Spójność kontraktu może zadecydować o tym, czy na etapie wykonywania umowy pojawią się wątpliwości lub spory. Gdy dokument jest krótki to sprawa jest prosta, bo szybko zauważamy problem. Jednak gdy umowa jest obszerna a negocjacje się przedłużają i wielokrotnie wymieniamy się propozycjami tekstu umowy – to pracy jest znacznie więcej. Czasem to nie merytoryka, ale technikalia wywołują problem i frustrację. Bywa tak, gdy usunięcie lub zmiana klauzuli ma znaczenie dla innego kontraktowego postanowienia, a nasz kontrahent w ogóle o numerację nie dba.
Oczywiście teraz mamy rozwiązania techniczne które pozwalają na zarządzanie tekstem negocjowanej umowy i automatyczną zmianą numeracji, gdy usuwamy lub dodajemy jakąś klauzulę. Jednak nie zawsze takie rozwiązanie działa – gdy druga strona woli „odręcznie” kontrolować tekst kontraktu.
Sprawdzanie numeracji za każdym razem, gdy otrzymujemy kolejną wersję tekstu, nie jest szczególnie pasjonujące, a bywa stresujące, gdy pracujemy pod presją czasu. Dlatego, aby uprościć sobie pracę i zminimalizować potrzebę zmian w całej umowie stosuję 3 proste rozwiązania.
1. Nie dotyczy.
2. […].
2a. […].
3. […].
- Nie usuwam numeru jednostki redakcyjnej skreślonego zapisu – w miejsce uchylonego postanowienia wprowadzam komentarz: „nie dotyczy”, „skreślono”, „nie obowiązuje” – w ten sposób numeracja innych jednostek tekstu nie ulega przesunięciu.
- Jeśli tylko jest to możliwe (nie zawsze jednak można tak zrobić), nową klauzulę dodaję jako ostatni punkt (ustęp itp.) w danej jednostce redakcyjnej umowy.
- Gdy muszę dodatkowe ustalenie „wcisnąć” między inne klauzule, wykorzystuję dodatkową numerację – aby nie zaburzyć istniejącej kolejności i referencji między już uzgodnionymi postanowieniami umowy.
Jeśli zadbamy o to, aby zminimalizować ilość zmian numeracji paragrafów, ustępów czy punktów, to zmniejszymy ryzyko potencjalnych pomyłek. Rozwiązanie proste, ale świetnie działa w praktyce i oszczędza sporo negocjacyjnego czasu.
Data publikacji: 20 stycznia 2025 rok
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral