Czy negocjacje są poufne? Co zrobić, gdy powiedziałeś za dużo?

• W jaki sposób zapewnić sobie poufność negocjacji?

• Na czym polega kodeksowa poufność?

• Dlaczego warto zawrzeć umowę o poufności?

Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi tego, że powinni chronić informacje, które mają dla nich gospodarcze znaczenie – dlatego  z mojego doświadczenia wynika, że na rynku zawieranych jest coraz więcej umów o poufności. Czyli umów, które określają zasady zachowania w tajemnicy istotnych dla kontrahentów danych.

W jaki sposób zapewnić sobie poufność negocjacji?

Jednak o ile przedsiębiorcy z reguły wiedzą, że warto zawrzeć umowę o poufności, to nie zawsze mają świadomość, że także regulacje kodeksowe chronią tajemnicę negocjacji. Warto te przepisy wykorzystać, na etapie rozmowy o zawarciu umowy – jeśli przekazujesz poufne dane, które chcesz zabezpieczyć przed upublicznieniem.

Jeżeli w toku negocjacji kontrahent udostępni dane z zastrzeżeniem, że powinny być one zachowane w tajemnicy – to zgodnie z art. 72(1) Kodeku cywilnego, jego negocjacyjny partner nie będzie mógł:

• ujawniać i przekazywać tych informacji innym osobom oraz
• wykorzystywać otrzymanych danych dla własnych celów (tj. celów innych niż wyznaczone ramami negocjacji).

Z kodeksowego przepisu wynika zatem, że nie musisz zawierać umowy o poufności, aby zabezpieczyć swoje informacje. Powinieneś jednak wyraźnie zaznaczyć, że dane które ujawniasz są objęte tajemnicą i nie mogą być ani ujawnione, ani wykorzystane do celów innych niż prowadzenie negocjacji.

Na czym polega kodeksowa poufność?

Kodeksowej ochronie podlegają informacje o wartości majątkowej, np. informacje techniczne, finansowe, handlowe, organizacyjne oraz inne, których wykorzystanie lub ujawnienie mogłoby wyrządzić kontrahentowi szkodę. Chodzi oczywiście o informacje o charakterze poufnym, czyli takie które nie są powszechnie lub łatwo dostępne.

Zobowiązanie do poufności wiąże tak długo, jak długo upublicznienie przekazanych danych może narazić kontrahenta na szkodę (tzn. w okresie, w którym ma on interes w tym, aby określone dane były zachowane w tajemnicy).

Obowiązek poufności wiąże, nawet wtedy, gdy do zawarcia umowy ostatecznie nie dojdzie.

Co zrobić gdy powiedziałeś za dużo?

Realia biznesowe są bardzo dynamiczne i formalizm prawniczy nie zawsze za nimi nadąża. Jeżeli na spotkaniu z kontrahentem nieopatrznie powiedziałeś za dużo i nie masz jeszcze podpisanej umowy o poufności, to możesz skorzystać z dwóch opcji.

Po pierwsze warto od razu zastrzec, że to co zostało ujawnione w trakcie rozmowy, jest poufne i może zostać wykorzystane wyłącznie w ramach negocjacji. Dobrą praktyką jest potwierdzenie takiego zastrzeżenia także w mailu podsumowującym spotkanie, aby pozostał ślad po tym ustaleniu.

Po drugie, gdy zdecydujesz się na podpisanie umowy o poufności w terminie późniejszym, to możesz jej nadać niejako moc wsteczną. Po prostu ustalić, że obowiązuje także w odniesieniu do informacji ujawnionych przed podpisaniem zobowiązania o tajemnicy. Jest to często spotykana na rynku praktyka, która zabezpiecza interesy przedsiębiorców, którzy obawiają się, że ujawnili informacje zbyt szybko.

Dlaczego warto zawrzeć umowę o poufności?

Skoro kodeksowe regulacje zapewniają negocjatorom instrument do zabezpieczenia poufności informacji, to oczywiście pojawia się pytanie: dlaczego negocjatorzy w ogóle zawierają umowy o zachowanie tajemnicy – przed rozpoczęciem (lub w toku) rozmów na temat umowy?

Powodów jest wiele. Moim zdaniem najistotniejsze jest, to że:

• strony chcą stworzyć własny katalog informacji poufnych dostosowany do ich potrzeb;
• przepisy nie wskazują, w jaki sposób informacje powinny być zabezpieczone i wykorzystywane, a często przedsiębiorcy mają określone oczekiwania w tym zakresie;
• ustawa nie decyduje, komu i w jakich sytuacjach poufne dane mogą być przekazywane, a przecież nierzadko w negocjacji kontraktów bierze udział wiele podmiotów;
• strony wolą zawrzeć kontrakt, który jasno określi, co podlega ochronie i da im komfort, że nic im nie umknie;
• kontrahenci planują nałożyć na drugą stronę dodatkowe obowiązki i zakazy związane z poufnością;
• strony chcą zaostrzyć zasady odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy (np. zastrzec kary umowne lub prawo do wycofania się z negocjowanej transakcji – jeśli naruszenie poufności ujawni się po jej zawarciu).

Wszystko to sprawia, że zawieranie umów o poufności przed rozpoczęciem ważnych negocjacji, można już chyba uznać za rynkowy standard. Z pewnością warto, abyś także Ty rozważył, czy i jakie, informacje planujesz ujawnić w trakcie rozmów. Czy nie powinieneś zawrzeć umowy o poufności, zanim wyślesz swoje wrażliwe dane drugiej stronie.

Publikacja: 20 marca 2022 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral