- W jaki sposób zapewnić sobie poufność negocjacji?
- Na czym polega kodeksowa poufność?
- Dlaczego warto zawrzeć umowę o poufności?
Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi tego, że powinni chronić informacje, które mają dla nich gospodarcze znaczenie – dlatego z mojego doświadczenia wynika, że na rynku zawieranych jest coraz więcej umów o poufności. Czyli umów, które określają zasady zachowania w tajemnicy istotnych dla kontrahentów danych.
W jaki sposób zapewnić sobie poufność negocjacji?
Jednak o ile przedsiębiorcy z reguły wiedzą, że warto zawrzeć umowę o poufności, to nie zawsze mają świadomość, że także regulacje kodeksowe chronią tajemnicę negocjacji. Warto te przepisy wykorzystać, na etapie rozmowy o zawarciu umowy – jeśli przekazujesz poufne dane, które chcesz zabezpieczyć przed upublicznieniem.
Jeżeli w toku negocjacji kontrahent udostępni dane z zastrzeżeniem, że powinny być one zachowane w tajemnicy – to zgodnie z art. 72(1) Kodeku cywilnego, jego negocjacyjny partner nie będzie mógł:
- ujawniać i przekazywać tych informacji innym osobom oraz
- wykorzystywać otrzymanych danych dla własnych celów (tj. celów innych niż wyznaczone ramami negocjacji).
Poufność informacji można zastrzec w dowolny sposób, np. pisemnie lub mailem.
Z kodeksowego przepisu wynika zatem, że nie musisz zawierać umowy o poufności, aby zabezpieczyć swoje informacje. Powinieneś jednak wyraźnie zaznaczyć, że dane które ujawniasz są objęte tajemnicą i nie mogą być ani ujawnione, ani wykorzystane do celów innych niż prowadzenie negocjacji.
Na czym polega kodeksowa poufność?
Negocjacyjny obowiązek zachowania poufności jest niezależny od tego, czy umowa została rzeczywiście zawarta i jaki był cel rozmów kontraktowych.
Kodeksowej ochronie podlegają informacje o wartości majątkowej, np. informacje techniczne, finansowe, handlowe, organizacyjne oraz inne, których wykorzystanie lub ujawnienie mogłoby wyrządzić kontrahentowi szkodę. Chodzi oczywiście o informacje o charakterze poufnym, czyli takie które nie są powszechnie lub łatwo dostępne.
Zobowiązanie do poufności wiąże tak długo, jak długo upublicznienie przekazanych danych może narazić kontrahenta na szkodę (tzn. w okresie, w którym ma on interes w tym, aby określone dane były zachowane w tajemnicy).
Obowiązek poufności wiąże, nawet wtedy, gdy do zawarcia umowy ostatecznie nie dojdzie.
Co zrobić gdy powiedziałeś za dużo?
Realia biznesowe są bardzo dynamiczne i formalizm prawniczy nie zawsze za nimi nadąża. Jeżeli na spotkaniu z kontrahentem nieopatrznie powiedziałeś za dużo i nie masz jeszcze podpisanej umowy o poufności, to możesz skorzystać z dwóch opcji.
Po pierwsze warto od razu zastrzec, że to co zostało ujawnione w trakcie rozmowy, jest poufne i może zostać wykorzystane wyłącznie w ramach negocjacji. Dobrą praktyką jest potwierdzenie takiego zastrzeżenia także w mailu podsumowującym spotkanie, aby pozostał ślad po tym ustaleniu.
Po drugie, gdy zdecydujesz się na podpisanie umowy o poufności w terminie późniejszym, to możesz jej nadać niejako moc wsteczną. Po prostu ustalić, że obowiązuje także w odniesieniu do informacji ujawnionych przed podpisaniem zobowiązania o tajemnicy. Jest to często spotykana na rynku praktyka, która zabezpiecza interesy przedsiębiorców, którzy obawiają się, że ujawnili informacje zbyt szybko.
Dlaczego warto zawrzeć umowę o poufności?
Skoro kodeksowe regulacje zapewniają negocjatorom instrument do zabezpieczenia poufności informacji, to oczywiście pojawia się pytanie: dlaczego negocjatorzy w ogóle zawierają umowy o zachowanie tajemnicy – przed rozpoczęciem (lub w toku) rozmów na temat umowy?
Powodów jest wiele. Moim zdaniem najistotniejsze jest, to że:
- strony chcą stworzyć własny katalog informacji poufnych dostosowany do ich potrzeb;
- przepisy nie wskazują, w jaki sposób informacje powinny być zabezpieczone i wykorzystywane, a często przedsiębiorcy mają określone oczekiwania w tym zakresie;
- ustawa nie decyduje, komu i w jakich sytuacjach poufne dane mogą być przekazywane, a przecież nierzadko w negocjacji kontraktów bierze udział wiele podmiotów;
- strony wolą zawrzeć kontrakt, który jasno określi, co podlega ochronie i da im komfort, że nic im nie umknie;
- kontrahenci planują nałożyć na drugą stronę dodatkowe obowiązki i zakazy związane z poufnością;
- strony chcą zaostrzyć zasady odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy (np. zastrzec kary umowne lub prawo do wycofania się z negocjowanej transakcji – jeśli naruszenie poufności ujawni się po jej zawarciu).
Wszystko to sprawia, że zawieranie umów o poufności przed rozpoczęciem ważnych negocjacji, można już chyba uznać za rynkowy standard. Z pewnością warto, abyś także Ty rozważył, czy i jakie, informacje planujesz ujawnić w trakcie rozmów. Czy nie powinieneś zawrzeć umowy o poufności, zanim wyślesz swoje wrażliwe dane drugiej stronie.
Publikacja: 20 marca 2022 rok
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral
