Czy trzeba napisać datę umowy? Kiedy umowa wchodzi w życie? Czy można ustalić wsteczną datę?

• Od czego zależy data zawarcia umowy?

• Dlaczego warto wskazać datę w kontrakcie?

• Czy data decyduje o ważności umowy?

• Kiedy umowa wchodzi w życie (z jaką datą)?

• Czy można uzgodnić wsteczną datę obowiązywania umowy?

• Co zrobić, gdy zaczęto realizować umowę przed jej zawarciem?

• Co zrobić, gdy umowa została wykonana przed podpisaniem kontraktu?

Od czego zależy data zawarcia umowy?

Data zawarcia umowy zależy do tego, w jaki sposób transakcja jest zawierana. Czy są to negocjacje czy tryb ofertowy. W każdym z tych sposobów, data zawarcia kontraktu będzie inna, niemniej w każdym z nich, ustalenie daty przystąpienia do umowy, ma znaczenie praktyczne.

Dlaczego warto wskazać datę w kontrakcie?

Ponieważ od 15 lat pracuję jako prawnik korporacyjny, który musi sobie radzić z różnymi, często zaskakującymi, sytuacjami biznesowymi – wiem, że data to nie tylko formalność, ale ważna potrzeba biznesowa. Poniżej znajdziesz listę sytuacji, kiedy data okazała się niezbędna lub powstał problem, bo umowa jej nie zawierała.

Utrwalenie daty na dokumencie umowy przydaje się:

• w wypadku zmiany przepisów prawa – bo nie ma wątpliwości, które regulacje należy stosować do kontraktu;

• jeśli termin na uiszczenie daniny publicznoprawnej lub wykonanie jakiegoś obowiązku (prawa) ustawowego, liczony jest od daty zawarcia umowy;

• gdy okres obowiązywania kontraktu biegnie od chwili jego zawarcia – np. 3 lata od podpisania transakcji;

• jeżeli uprawnienie kontraktowe można wykonać dopiero po upływie pewnego okresu od zawarcia umowy – np. można ją wypowiedzieć dopiero po 2 latach od podpisania;

• gdy kontrakt odnosi się do jakiegoś parametru lub wskaźnika z dnia jego zawarcia – np. gdy dla kalkulacji wynagrodzenia opartego na wyznacznikach (lub dla jego waloryzacji), ma znaczenie, jakie były koszty materiału (wartość miernika waloryzacji) w dniu podpisania umowy;

• jeśli transakcja jest zawierana przez pełnomocnika – dzięki dacie można wykazać (zweryfikować) ważność pełnomocnictwa w chwili zawierania umowy (dotyczy to też sprawdzenia, czy reprezentant kontrahenta był umocowany do jej zawarcia);

• dla ustalenia, czy na dzień zawarcia transakcji, udzielono odpowiedniej zgody na zawarcie umowy lub czy kontrahent był pełnoletni;

• w celu rozstrzygnięcia, która umowa lub aneks jest ostatnim ustaleniem kontrahentów na dany temat. Często kontrakty i aneksy nie mają numerów, a regulują to samo zagadnienie (np. wysokość czynszu czy termin) – wtedy data umowy będzie kluczowa.

Czy data decyduje o ważności umowy?

Choć umieszczenie w kontrakcie daty ma ogromny sens i jest istotne, to nie ma automatycznego wpływu na skuteczność transakcji – dlatego, jeśli z jakiegoś ważnego powodu nie chcesz daty wskazywać, to nie będę Cię do tego przekonywać. Niemniej na pewno warto to zrobić i do tego Cię mocno zachęcam. Jest to standard warty rekomendowania w profesjonalnej i prywatnej praktyce kontraktowej.

Nie zawsze będziesz miał wybór, czy data znajdzie się na dokumencie umowy. Niekiedy szczególna forma konieczna do skutecznego zawarcia umowy łączy się automatycznie z obowiązkiem wskazania daty dokumentu, np. forma aktu notarialnego czy forma pisemna z datą pewną. Również jeśli zawierasz swój kontrakt mailem, to automatycznie wiadomo będzie kiedy umowa została zawarta, bo zadecyduje o tym chwila, gdy Twoja zgoda wprowadzona została do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby kontrahent mógł zapoznać się z jej treścią.

Kiedy umowa wchodzi w życie (z jaką datą)?

Nie ma w Kodeksie cywilnym literalnej zasady, że skutki umowy powstają z chwilą jej zawarcia. Jednak można ją wyinterpretować z art. 61 k.c., który zawiera ogólną regułę doręczania oświadczeń woli. Ponieważ umowa składa się co najmniej z 2 oświadczeń woli – które muszą dojść do obu stron transakcji – zasadę doręczenia stosuje się również w kontraktach.

Czy można uzgodnić wsteczną datę obowiązywania umowy?

Umowa nie musi wywoływać skutków prawnych (lub wszystkich skutków prawnych) od daty jej podpisania. Nie ma przeszkód, aby kontrahenci ustalili inny moment. Mogą wskazać:

• termin w przyszłości,

• termin w przeszłości (nadając umowie moc wsteczną), albo

• warunek

– od którego powstaną skutki umowy. W praktyce te opcje są bardzo często wykorzystywane. Także Kodeks cywilny zawiera takie rozwiązania (np. art. 499 k.c. oraz art. 806 k.c.).

Co zrobić, gdy zaczęto realizować umowę przed jej zawarciem?

Zdarza się, że strony rozpoczynają wykonywanie umowy zanim ustalą ostatecznie jej pełną treść (np. prowadzą negocjacje równolegle z realizacją kontraktu). Jest to ryzykowne prawnie rozwiązanie, bo nie wiadomo na jakich warunkach transakcja jest wykonywana i nie powinno mieć miejsca. Niemniej pojawia się w praktyce kontraktowej i trzeba sobie z tym scenariuszem jakoś radzić. Taka sytuacja nierzadko wymuszana jest warunkami biznesowymi transakcji i koniecznością podjęcia natychmiastowej realizacji kontraktu.

Jeśli spotkasz się z tym problemem, to warto uchylić ryzyko, wprowadzając odpowiedni zapis do negocjowanej umowy. Potwierdzić, że jej wykonanie odbywa się na warunkach opisanych w kontrakcie i umowa wchodzi w życie ze skutkiem wstecznym – od dnia wcześniejszego. Na przykład dnia rozpoczęcia realizacji projektu.

Co zrobić, gdy umowa została wykonana przed podpisaniem kontraktu?

Bywa też tak, że kontrahenci kończą wykonanie transakcji (zawartej ustnie lub mailem) i dopiero wtedy dochodzą do wniosku, że zależy im na pisemnym potwierdzeniu jej warunków. W takiej sytuacji nie udawaj, że umowa od początku miała formę pisemną – po prostu napisz, że warunki umowy ustnej czy zawartej mailem (która została zawarta w określonym dniu i następnie wykonana) potwierdzasz w formie pisemnej.

Takie rozwiązanie pozwala na odzwierciedlenie rzeczywistego stanu faktycznego i transparentne przedstawienie okoliczności, w jakich kontrakt został zawarty lub zrealizowany.

Data publikacji: 13 stycznia 2023 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral