Sposób zawarcia transakcji

Sposób zawarcia transakcji

  • Kiedy propozycja stanowi ofertę, a kiedy nią nie jest
  • W jakiej sytuacji adresat oferty może ją zmienić i jak temu zapobiec
  • Jak uchronić się przed mimowolną akceptacją oferty
  • Kiedy można ofertę wycofać
  • Jaki jest okres związania ofertą i jak go zmodyfikować
  • Do kiedy można zrezygnować z negocjacji lub zmienić zdanie
  • Czy ustalenie tekstu umowy oznacza zawarcie transakcji
  • Czego nie można robić w negocjacjach i jakie porozumienia warto zawrzeć
  • Czym różni się umowa przedwstępna od listu intencyjnego
  • Czy organizator może zmodyfikować zasady aukcji i przetargu albo z transakcji zrezygnować

Prawo uregulowało cztery podstawowe sposoby zawierania umów, o których z całą pewnością słyszałeś. Są to: oferta, negocjacje, aukcja oraz przetarg. Nie mam wątpliwości, że w obrocie największą rolę odgrywają: negocjacje i procedura ofertowa, chociaż także aukcja oraz przetarg stają się coraz bardziej popularne. Niekiedy w procesie zawierania transakcji stosuje się więcej niż jeden sposób kontraktowania. Na przykład odrzucenie oferty otwiera etap negocjacji. Można także spotkać sytuacje odwrotne, w których na zakończenie negocjacji jeden z kontrahentów występuje z ofertą.

Bez względu jednak na to, w którym z powyższych trybów transakcja zostaje zawarta, jest ona nadal zwyczajną umową i stosuje się do niej ogólne zasady kontraktowania. O ile procedura negocjacji zakłada największy element swobody i elastyczność w kształtowaniu umowy, o tyle w praktyce założenie to może okazać się błędne. Może się bowiem zdarzyć, że dominująca pozycja jednego z kontrahentów wykluczy wprowadzenie znaczących zmian do kontraktu. Natomiast przy trybie ofertowym, gdzie teoretycznie nie ma miejsca na żadne pertraktacje, może dojść do sytuacji, w której składający ofertę zapyta, jak ma ją skonstruować, aby została przyjęta.

Ponieważ nie zawsze będziesz miał pełną kontrolę nad tym, jak przebiegać będzie kontraktowanie Twojej transakcji, warto, abyś poznał zasady rządzące procesem zawierania umowy. A w szczególności wiedział, jak rozwiązać problemy, z którymi w praktyce się spotkasz.

Oferta
Oferta

Złożenie oferty

Nie będzie niczym odkrywczym, gdy napiszę, że do zawarcia umowy w drodze ofertowej dochodzi poprzez:

  • wyrażenie stanowczej woli (chęci) zawarcia transakcji wskazującej co najmniej istotne postanowienia kontraktu (złożenie oferty) oraz
  • zaakceptowanie jej przez drugiego kontrahenta (przyjęcie oferty).Art. 66 Kodeksu cywilnegoOświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.

Istotą oferty jest to, że kontrahent, który ją otrzymuje, przez samo przyjęcie oferty zawiera umowę na warunkach w niej określonych.

Jednak pomimo tego, że powyższa zasada wydaje się oczywista, to nie jest jednak już tak pewne:

  • co oznacza „stanowcza wola zawarcia umowy” lub
  • jak należy rozumieć dokument zatytułowany „oferta”, zawierający zastrzeżenia typu:

„niewiążąca oferta”, „oferta wymaga potwierdzenia”, „oferta nierodząca skutków prawnych”, „oferta niestanowiąca zobowiązania do zawarcia kontraktu”, „oferta wymagająca ustalenia warunków transakcji” lub o podobnym brzmieniu.

Czy do złożenia oferty doszło, czy też nie?

Z reguły odpowiedź na powyższe wątpliwości dostarczy wynik prostego testu. Zadaj sobie pytanie, czy aby zawrzeć umowę na podstawie otrzymanego dokumentu „ofertowego” wystarczy tylko odpowiedzieć: „tak”, „akceptuję”, „zgadzam się” lub w inny sposób dokonać aprobaty przesłanej propozycji zawarcia transakcji. Czy też konieczne jest przeprowadzenie dalszych uzgodnień, otrzymanie dodatkowego potwierdzenia lub oświadczenia strony inicjującej proces kontraktowy?

Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie jest negatywna, a na drugie pozytywna, to dokument jest zaproszeniem do negocjacji, a nie ofertą. W powyższych przykładach widać, że strona proponująca transakcję wprowadza zastrzeżenia, nie ma zatem determinacji (stanowczej woli) koniecznej do zawarcia umowy. Podobna sytuacja będzie miała z reguły miejsce, gdy kontrahent posłuży się trybem warunkowym: „rozważałbym zawarcie umowy” lub „proponowałabym podpisać kontrakt” albo inne wyrażenie wskazujące, że jest zainteresowany zawarciem transakcji, ale nie podjął jeszcze ostatecznej decyzji (np. „prosiłbym o zawarcie umowy”). Nie ma rozstrzygającego znaczenia, że dokument zatytułowany jest: „oferta” lub słowo to zostało użyte w jego tekście.

Wystawienie towaru, wraz z jego ceną, w publicznym miejscu sprzedaży uznaje się za ofertę sprzedaży. Jednakże – jeśli powstaje wątpliwość – ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje traktuje się za zaproszenie do zawarcia transakcji.

Art. 543 Kodeksu cywilnegoWystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.Art. 71 Kodeksu cywilnegoOgłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do ogółu lub do poszczególnych osób, poczytuje się w razie wątpliwości nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

Oferta oparta na OWUW imieniu spółki („Wykonawca”) składam ofertę zawarcia umowy na wykonanie usługi wdrożenia systemu informatycznego („Oferta”) na następujących warunkach:Zakres przedmiotu umowy i miejsce jej wykonania – zgodnie z Załącznikiem nr ;Zakres dostawy urządzeń – zgodnie z Załącznikiem nr ;Cena i harmonogram płatności – zgodnie z Załącznikiem nr ;Warunki licencji na oprogramowanie – zgodnie z Załącznikiem nr ;Pozostałe warunki umowy – zgodnie z Ogólnymi Warunkami Świadczenia Usług stanowiącymi Załącznik nr ;Termin wykonania – zgodnie z harmonogramem prac zawartym w Załączniku nr ;Wszystkie załączniki stanowią integralną część Oferty;Oferta obowiązuje w okresie miesięcy od dnia jej doręczenia i może zostać przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń i jakichkolwiek modyfikacji.

Czy dokument oferty dla swojej skuteczności musi zawierać słowo „oferta”? Zdecydowanie nie. Termin ten nie musi pojawiać się w propozycji zawarcia kontraktu, choć w znakomitej większości wypadków biznes się nim posługuje, gdyż stał się on częścią języka potocznego. Innymi przyjętymi w obrocie ekwiwalentnymi sformułowaniami są na przykład: „zamówienie”, „formularz sprzedaży” lub „zapytanie zakupowe”.

Faktura pro forma może stanowić ofertę zawarcia umowy na warunkach w niej wskazanych.

Relacje biznesowe bywają często mocno skomplikowane i prosta oferta ze wskazaniem: przedmiotu usługi, wynagrodzenia, terminu i miejsca wykonania nie jest chyba standardem. Co zrobić, jeżeli chcesz zawrzeć umowę w trybie ofertowym i uwzględnić bardziej skomplikowane warunki kontraktowe?

W takiej sytuacji należy zapisać w ofercie wszystkie parametry biznesowo–prawne transakcji (czy to w samym dokumencie oferty, czy też w załączniku do niej). Możesz to zrobić poprzez wprowadzenie do oferty projektu umowy lub Twoich OWU. Oczywiście takie rozwiązanie jest korzystne dla składającego ofertę, ale już niekoniecznie akceptowalne dla jego kontrahenta. Jeśli nie aprobuje on w 100% projektu umowy lub OWU, to musi odrzucić propozycję, nawet jeśli warunki biznesowe mu odpowiadają. W praktyce odrzucenie oferty w sytuacji, gdy warunki handlowe są satysfakcjonujące dla obu stron, z reguły inicjuje otwarcie procesu negocjacji.

Niekiedy OWU będą stanowić część umowy także wtedy, gdy nie zostaną załączone do oferty – dlatego, otrzymując propozycję zawarcia kontraktu, musisz się upewnić, czy:

  • OWU Twojego kontrahenta będą mieć zastosowanie do Waszej transakcji i
  • zweryfikować je, aby ustalić, czy ten dokument akceptujesz.

Oferta może zawierać alternatywne propozycje kontraktowe, pozostawiając drugiemu kontrahentowi prawo do ich wyboru (np. węższy zakres usługi i niższą cenę albo szerszy przedmiot umowy z wyższym wynagrodzeniem). Jeżeli w ten sposób konstruujesz swoją ofertę, powinieneś w niej wyraźnie wskazać, że wybór jednego z wariantów powoduje wygaśnięcie opcji alternatywnej. To znaczy, że kontrahent nie może zaakceptować obu propozycji kontraktowych.Oferta z alternatywnymi warunkamiW imieniu spółki („Wykonawca”) niniejszym składam ofertę („Oferta”) zawarcia umowy na wykonanie remontu lokalu biurowego, zlokalizowanego pod adresem („Lokal”) na warunkach przedstawionych w Opcji nr 1 albo Opcji nr 2, które zostały opisane poniżej:Opcja nr 1Zakres – usługa zostanie wykonana zgodnie z opisem zawartym w Załączniku nr ;Materiały – wykonanie obejmować będzie dostawę wyposażenia i materiałów opisanych w Załączniku nr ;Cena – PLN plus VAT (słownie: );Termin wykonania – miesiące od dnia przekazania Lokalu.alboOpcja nr 2Zakres – usługa zostanie wykonana zgodnie z opisem zawartym w Załączniku nr ;Materiały – wykonanie usługi obejmować będzie dostawę wyposażenia i materiałów opisanych w Załączniku nr ;Cena – PLN plus VAT (słownie: ) ;Termin wykonania – miesiące od dnia przekazania Lokalu.Przekazanie Lokalu powinno nastąpić w terminie miesięcy od dnia przyjęcia Oferty.Oferta jest ważna w okresie dni od dnia jej doręczenia.Oferta może być przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń i zmian.Oświadczenie o przyjęciu Oferty powinno wskazywać, czy umowa zostaje zawarta na warunkach określonych w Opcji nr 1 czy Opcji nr 2.Z chwilą wyboru jednej z Opcji uznaje się, że druga Opcja została odrzucona i w odniesieniu do takiej odrzuconej Opcji Oferta przestaje wiązać Wykonawcę.Celem uniknięcia wątpliwości, w wypadku przyjęcia Oferty na warunkach wskazanych w Opcji 1 i Opcji 2 lub niedokonania wyboru żadnej Opcji - uznaje się, że Oferta została w całości odrzucona i nie dochodzi do zawarcia umowy.Uwaga: zastosowanie spójnika „albo” jest istotne, wskazuje bowiem na alternatywę rozłączną (wybór jednej opcji wyklucza drugą opcję). Spójnik „lub” to alternatywa łączna oznaczająca możliwość wyboru jednej lub obu opcji.

Nie ma przeciwwskazań, aby w ofercie zapisane zostały nie tylko warunki proponowanej umowy, ale także procedura zawarcia przyszłej transakcji i w praktyce tak się często dzieje. W ofercie można na przykład:

Za pomocą oferty można zawrzeć nie tylko nowy kontrakt, ale także aneks do umowy czy porozumienie o rozwiązaniu transakcji.

Moment złożenia oferty

Oferta jest złożona z chwilą, gdy doszła do kontrahenta w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jej treścią.

Art. 61 Kodeksu cywilnegoOświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

W orzecznictwie sądowym pojawiły się rozbieżne stanowiska, co do tego, kiedy oferta zostaje dostarczona w sposób pozwalający kontrahentowi na zapoznanie się z nią. Dominuje jednak pogląd (który popieram), że możliwość poznania treści oferty nie może być rozumiana jako jej faktyczne: odebranie, otwarcie i przeczytanie. Chodzi raczej o fikcję prawną (pewne założenie).

Nawet gdy kontrahent w rzeczywistości oferty nie przeczytał i nie zna jej treści, ale miał realną możliwość, aby to zrobić – uznaje się, że zapoznał się z dokumentem. Oczywiście ustala się to w kontekście konkretnych okoliczności, ale chodzi tu zasadniczo o takie sytuacje, jak: odmowa przyjęcia listu, nieprzekazanie (lub zgubienie) przesyłki przez pracownika, nieprzeczytanie lub wykasowanie wiadomości.

Jeżeli jednak oferta ma postać elektroniczną – SMS, MMS, poczta elektroniczna lub inne podobne środki indywidualnego porozumiewania się na odległość – to uznaje się ją za złożoną z chwilą, gdy wprowadzona została do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby odbiorca mógł zapoznać się z jej treścią. Z reguły zakłada się, że dojście oferty na serwer (skrzynkę poczty elektronicznej), lub ściągnięcie oferty do innego urządzenia odbiorczego kontrahenta, spełnia ten warunek.

Powyższe zasady skutecznego doręczenia dotyczą nie tylko składania oferty, ale także innych sytuacji kontraktowych, w których strony chcą wpłynąć na warunki lub istnienie umowy poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia woli.

Na przykład stosuje się je do wypowiedzenia kontraktu, wykonania prawa odstąpienia, oświadczenia o przyjęciu lub wycofaniu oferty czy zrealizowania jednostronnego potrącenia.

Art. 61 Kodeksu cywilnegoOświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Przyjęcie oferty

O ile sporządzenie oferty uznaje się niekiedy za czynność, która może budzić pewne wątpliwości, to już jej przyjęcie postrzegane jest raczej jako akt nieskomplikowany. Nie do końca jednak faktycznie tak jest. Chociaż samo „akceptuję” nie budzi kontrowersji, to pojawia się ona, gdy mamy do czynienia z „akceptuję, ale…” lub z brakiem jakiejkolwiek odpowiedzi.

Zasadą jest reguła lustrzanego odbicia, czyli akceptacja oferty powinna być całkowita (dotyczyć wszystkich jej warunków). Przyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem:

  • zmiany lub
  • uzupełnienia jej treści

stanowi nową ofertę. To znaczy, że kontrahent odrzuca otrzymaną propozycję i składa własną ofertę, która może zostać przyjęta lub nie. Proces ofertowania rozpoczyna się zatem od początku.

Art. 68 Kodeksu cywilnegoPrzyjęcie oferty dokonane z zastrzeżeniem zmiany lub uzupełnienia jej treści poczytuje się za nową ofertę.

W stosunkach między przedsiębiorcami reguła lustrzanego odbicia zostaje ograniczona, gdyż w relacjach między nimi odpowiedź na ofertę, z zastrzeżeniem modyfikacji niezmieniających istotnie treści oferty, poczytuje się za jej przyjęcie.

W takim wypadku strony wiąże umowa na warunkach określonych w ofercie, z uwzględnieniem zmian zawartych w odpowiedzi na nią (w przyjęciu oferty).

Zakaz modyfikacji ofertyOferta może zostać przyjęta tylko w całości, tj. bez zastrzeżeń, uzupełnień i jakichkolwiek modyfikacji.

Przed niebezpieczeństwem modyfikacji oferty, przedsiębiorca może się jednak skutecznie zabezpieczyć:

  • wprowadzając do oferty zapis, że może zostać ona przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń (zmian) lub
  • niezwłocznie sprzeciwiając się dokonanej modyfikacji.Art. 68(1) Kodeksu cywilnegoW stosunkach między przedsiębiorcami odpowiedź na ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień niezmieniających istotnie treści oferty poczytuje się za jej przyjęcie. W takim wypadku strony wiąże umowa o treści określonej w ofercie, z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w odpowiedzi na nią.Przepisu paragrafu poprzedzającego nie stosuje się, jeżeli w treści oferty wskazano, że może ona być przyjęta jedynie bez zastrzeżeń, albo gdy oferent niezwłocznie sprzeciwił się włączeniu zastrzeżeń do umowy, albo gdy druga strona w odpowiedzi na ofertę uzależniła jej przyjęcie od zgody oferenta na włączenie zastrzeżeń do umowy, a zgody tej niezwłocznie nie otrzymała.
Przyjęcie oferty
Przyjęcie oferty

Skąd to szczególne rozwiązanie dla biznesu, tj. dlaczego zasada lustrzanego odbicia ma tu zastosowanie w sposób ograniczony? Wynika ono z potrzeb obrotu gospodarczego, w którym stronom zależy na szybkim i skutecznym zamawianiu lub sprzedaży towarów oraz usług, a drobne modyfikacje nie mają znaczenia i są wpisane w bogactwo życia gospodarczego. Oczywiście sformułowanie „zmiany niezmieniające istotnie treści oferty” jest dosyć niejednoznaczne. Trzeba tu uwzględnić konkretne okoliczności, kwestie ekonomiczne i cel zawieranej umowy. Przykładowo, dla jednego przedsiębiorcy kraj pochodzenia towaru, sposób jego zapakowania czy transportu nie będą miały znaczenia, a dla drugiego będzie to element kluczowy.

Z istotną modyfikacją oferty mamy do czynienia z reguły wtedy, gdy wpływa ona na rodzaj oraz zakres praw i obowiązków stron, utrudniając ich realizację lub ograniczając je. Logicznie rozumując, można przyjąć, że zmiany dokonywane na korzyść składającego ofertę nie będą stanowiły jej istotnej modyfikacji. Ale nie zawsze będzie to oczywiste. Na przykład gdy przyjmujący zamówienie (działając teoretycznie na korzyść klienta) przyspiesza termin dostawy towaru lub realizacji usługi. Zamawiającemu może zależeć na tym, aby umowa nie została wykonana wcześniej niż w terminie wskazanym w ofercie i może to być dla niego istotna zmiana transakcji.

Milczące i konkludentne przyjęcie oferty

Przyjąć ofertę można nie tylko poprzez odpowiednie oświadczenie. Można ją zaakceptować także przez:

  • brak jakiegokolwiek działania (milczące przyjęcie oferty) lub
  • podjęcie wykonania umowy (konkludentne przyjęcie oferty).

Do milczącego przyjęcia oferty może dojść między przedsiębiorcami pozostającymi ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych. Jeżeli profesjonalista otrzyma od swojego stałego partnera ofertę zawarcia umowy mieszczącej się w ramach jego działalności, wówczas brak niezwłocznej odpowiedzi zostanie uznany za akceptację oferty.

Art. 68(2) Kodeksu cywilnegoJeżeli przedsiębiorca otrzymał od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych, ofertę zawarcia umowy w ramach swej działalności, brak niezwłocznej odpowiedzi poczytuje się za przyjęcie oferty.

W prawie kontraktowym przyjmuje się, że milczenie oznacza brak zgody, dlatego powyższa zasada stanowi szczególny wyjątek i ma zastosowanie tylko między przedsiębiorcami.

Milczące przyjęcie oferty
Milczące przyjęcie oferty

Wyłączenie milczącego przyjęcia ofertyStrony wyłączają stosowanie do Umowy o Współpracy art. 68(2) Kodeksu cywilnego.Przyjęcie oferty przez Kupującego może zostać dokonane wyłącznie w drodze złożenia zamówienia w formie określonej w Załączniku nr przesłanego Dystrybutorowi pocztą elektroniczną na adres wskazany w ust. Umowy Ramowej.Strony ustalają, że brak odpowiedzi na ofertę nie oznacza jej przyjęcia.

Jak rozumieć „pozostawanie w stałych stosunkach gospodarczych”? Z reguły sytuacja ta ma miejsce, gdy strony łączą trwałe, aktywne relacje. Na przykład prowadzą działalność na podstawie umowy o współpracy czy ramowego kontraktu (np. sprzedaży, dostawy lub świadczenia usług) albo transakcji o podobnym charakterze, np. umowy franczyzy. To czy kontrakt ma formę pisemną nie ma rozstrzygającego znaczenia.

Aby uniknąć ryzyka mechanizmu milczącego przyjęcia oferty, warto w takich transakcjach uchylić jego obowiązywanie. W praktyce dosyć często wprowadza się w umowach takie rozwiązanie.

Konkludentne przyjęcie oferty następuje poprzez rozpoczęcie wykonywania umowy, tj. bez „oficjalnej” akceptacji oferty. Muszą jednak zostać spełnione dodatkowe warunki:

  • taka procedura powinna mieć charakter „zwyczajowy” (tj. być standardowo stosowana w danych relacjach kontraktowych) lub wynikać z treści samej oferty oraz
  • podjęcie wykonania kontraktu musi nastąpić w odpowiednim czasie (np. w terminie wskazanym w ofercie).
Art. 69 Kodeksu cywilnegoJeżeli według ustalonego w danych stosunkach zwyczaju lub według treści oferty dojście do składającego ofertę oświadczenia drugiej strony o jej przyjęciu nie jest wymagane, w szczególności jeżeli składający ofertę żąda niezwłocznego wykonania umowy, umowa dochodzi do skutku, skoro druga strona w czasie właściwym przystąpi do jej wykonania; w przeciwnym razie oferta przestaje wiązać.

Przykładem akceptacji oferty w sposób konkludentny jest sprzedaż internetowa, gdzie towar jest niekiedy wysyłany od razu, zanim klient otrzyma potwierdzenie przyjęcia zamówienia. Nabywca dowiaduje się o przyjęciu oferty (zamówienia) poprzez otrzymanie numeru nadanej już przesyłki kurierskiej.

Zapłata ceny lub zaliczki na podstawie oferty przesłanej w fakturze pro forma, oznaczać będzie jej przyjęcie i w konsekwencji doprowadzi do zawarcia umowy.

Do przyjęcia oferty i zawarcia kontraktu może dojść także poprzez odebranie przez kupującego faktury wraz z towarem. Jednak sam fakt przyjęcia faktury i jej ujawnienie w księgach nie przesądza jeszcze o zawarciu umowy.

Jeśli prowadzisz model biznesowy oparty na sprzedaży towarów lub usług w procedurze ofertowej (zamówień), to warto, abyś zastanowił się nad ryzykami, które mogą się dla Ciebie zmaterializować – jeśli masz w zwyczaju rozpoczynać realizację zamówienia i „w międzyczasie” prowadzić negocjacje warunków umowy. Może się okazać, że rozpoczęcie wykonania kontraktu pozbawi Cię jakiegokolwiek pola manewru, bo umowa zostanie zawarta i zdany będziesz na dobrą wolę drugiej strony, jeśli będziesz chciał swój kontrakt renegocjować.

Forma oferty oraz jej przyjęcia

Oferta oraz jej przyjęcie nie muszą mieć określonej formy. W szczególności nie muszą zostać sporządzone pisemnie, mogą być zakomunikowane ustnie lub mailem (w formie dokumentowej). Akceptowalny jest każdy sposób dozwolony przez prawo. Może to być wzięcie produktu z lady i podanie go kasjerowi lub publicznie wystawienie towaru w miejscu sprzedaży ze wskazaniem ceny.Art. 543 Kodeksu cywilnegoWystawienie rzeczy w miejscu sprzedaży na widok publiczny z oznaczeniem ceny uważa się za ofertę sprzedaży.

Jednakże – ponieważ oferta oraz jej przyjęcie stanowią oświadczenie woli i elementy kontraktu – powinny mieć formę, która jest dla danej umowy wymagana (czy to przez przepisy prawa, czy uzgodnienia dokonane przez kontrahentów). Dlatego składając ofertę lub przyjmując ją, powinieneś tę kwestię rozważyć.

O tym jakiej formy potrzebuje Twój kontrakt, dowiesz się w sekcji: Forma umowy.

Zawarcie umowy przez przyjęcie oferty nie wchodzi w rachubę, jeżeli w danym wypadku występuje konieczność zachowania formy zastrzeżonej pod rygorem nieważności i wymóg ten nie został spełniony. Forma musi być zachowana zarówno co do oferty, jak i jej przyjęcia.

Okres związania ofertą

Związanie ofertą
Związanie ofertą

Aby do transakcji doszło, przyjęcie oferty powinno zostać dokonane w okresie związania nią, tj. w czasie, w którym automatycznie dochodzi do zawarcia umowy, jeśli propozycja zostanie zaakceptowana. Okres związania wynika zazwyczaj z zapisów oferty. W tym czasie zawarcie umowy jest uzależnione wyłącznie od decyzji adresata oferty. Kontrahent, który proponuje transakcję, nie ma wpływu (poza wyjątkowymi sytuacjami) na to, czy do podpisania kontraktu rzeczywiście dojdzie (nawet jeśli jego plany biznesowe uległy zmianie).

Okres związania ofertą może być dowolnie długi. Problem pojawi się natomiast, gdy będzie on zbyt krótki – to znaczy za krótki, aby przyjęcie oferty było realnie możliwe. Wtedy będzie można zapewne uznać, że do złożenia oferty nie doszło, bo nie było stanowczej woli zawarcia kontraktu.

Okres obowiązywania ofertyOferta wiąże Wykonawcę w okresie dni liczonych od dnia jej otrzymania przez Zamawiającego i tylko w tym okresie może zostać przez niego przyjęta.Okres związania Ofertą wynosi dni.Przyjęcie Oferty może nastąpić do dnia .

Przykładowo oferta może przewidywać, że jej warunki wiążą w określonym czasie (np. w okresie 2 tygodni od dnia doręczenia propozycji) lub do oznaczonej daty.

Możliwe jest też wyznaczenie okresu związania ofertą poprzez wskazanie dnia, od którego jest on liczony (np. oferta wiąże od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego następującego po jej dostarczeniu, przez okres 60 dni). W takiej sytuacji nie można przyjąć oferty wcześniej niż wskazana data początkowa.

Dopuszczalne jest również określenie w ofercie dwojakiego terminu końcowego poprzez wskazanie, że oferta obowiązuje do wyczerpania towaru, ale nie dłużej niż do pewnej daty.

W sytuacji gdy oferta nie definiuje okresu związania nią, przyjmuje się, że:

  • propozycja złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. rozmowa audiowizualna lub telefoniczna) przestaje wiązać, jeżeli nie zostanie przyjęta niezwłocznie;
  • oferta złożona w inny sposób (np. listem, przez MMS lub SMS) przestaje obowiązywać z upływem czasu, w którym składający ją mógł w normalnych okolicznościach otrzymać odpowiedź (gdyby została wysłana bez nieuzasadnionego opóźnienia).

Jeżeli przyjęcie oferty nadeszło z opóźnieniem, lecz zostało ono wysłane w czasie właściwym (tj. bez nieuzasadnionego opóźnienia), to także dochodzi do zawarcia kontraktu. Składający ofertę kontrahent ma jednak w takiej sytuacji wybór, tzn.:

  • może uznać transakcję za zawartą albo
  • stwierdzić, że nie doszła ona do skutku.
Art. 66 Kodeksu cywilnegoOświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.Jeżeli oferent nie oznaczył w ofercie terminu, w ciągu którego oczekiwać będzie odpowiedzi, oferta złożona w obecności drugiej strony albo za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość przestaje wiązać, gdy nie zostanie przyjęta niezwłocznie; złożona w inny sposób przestaje wiązać z upływem czasu, w którym składający ofertę mógł w zwykłym toku czynności otrzymać odpowiedź wysłaną bez nieuzasadnionego opóźnienia.Art. 67 Kodeksu cywilnegoJeżeli oświadczenie o przyjęciu oferty nadeszło z opóźnieniem, lecz z jego treści lub z okoliczności wynika, że zostało wysłane w czasie właściwym, umowa dochodzi do skutku, chyba że składający ofertę zawiadomi niezwłocznie drugą stronę, iż wskutek opóźnienia odpowiedzi poczytuje umowę za niezawartą.

Jeżeli oferta składana jest na spotkaniu (osobistym lub za pośrednictwem Zoom, Microsoft Teams czy Cisco Webex), to okres związania nią w praktyce będzie zależał od tego, ile czasu potrzebuje kontrahent, aby propozycję o danej treści (z uwagi na jej wagę i skomplikowanie) rozważyć i podjąć decyzję. Niemniej z reguły przyjmuje się, że w takiej sytuacji okres związania wygasa z chwilą zakończenia spotkania (rozmowy). Jeśli czas ten jest dla kontrahenta zbyt krótki, powinien zaproponować wydłużenie okresu ważności oferty.

W sytuacji natomiast, gdy oferta zostaje złożona w inny sposób (gdy nie ma możliwości bezpośredniej interakcji między stronami, np. poczta elektroniczna czy tradycyjna), to dla ustalenia okresu związania nią uwzględnia się czas potrzebny na:

  • dojście oferty oraz przekazanie odpowiedzi na nią (w zależności od wykorzystanego środka komunikacji),
  • rozważenie warunków transakcji i podjęcie decyzji (uwzględnia się, co jest treścią oferty lub czy do podjęcia decyzji konieczne jest uzyskanie jakiejś zgody, np. w ramach korporacyjnych struktur) oraz
  • przygotowanie i wysłanie odpowiedzi (bierze się pod uwagę, w jakiej formie powinno nastąpić przyjęcie oferty).

Z powyższych zasad wynika, że jeżeli chcesz swojemu kontrahentowi dać dłuższy czas na rozważenie propozycji zawarcia umowy lub sam chcesz sobie ten czas zagwarantować, powinieneś dopilnować, aby oferta określała dłuższy niż wynikający z przepisów prawa termin, w którym może zostać zaakceptowana. Wskazanie okresu ważności uchyla także niepewność wynikającą z regulacji kodeksowych narzucających obowiązek przyjęcia oferty – „bezzwłocznie” lub „w czasie w którym kontrahent mógł w normalnych okolicznościach otrzymać odpowiedź” – tj. w terminie, który jest niedookreślony i może powodować stan niepewności.

Warto, abyś wiedział, że jakkolwiek przyjęcie oferty po upływie okresu związania nią nie doprowadzi do zawarcia umowy, to w pewnych sytuacjach może zostać uznane za złożenie nowej oferty (przez adresata oferty pierwotnej). Dlatego nie jest dobrą strategią biznesową przyjmowanie ofert po okresie ich obwiązywania, aby na przykład pokazać kontrahentowi, że chciałeś umowę zawrzeć, ale „nie zdążyłeś tego zrobić”.

A jak wygląda kontraktowa praktyka?

Przedsiębiorcy nie tylko nie mogą sobie pozwolić na stan niepewności, ale także z reguły potrzebują dodatkowego czasu na podjęcie decyzji o przystąpieniu do transakcji – dlatego dbają, aby oferty (które otrzymują lub składają) wyraźnie wskazywały biznesowo rozsądny okres, w jakim mogą zostać przyjęte. Bywa, że okres ważności oferty jest przedmiotem ustaleń stron, zanim propozycja zawarcia kontraktu zostanie złożona.

Związanie ofertą on-line

Nieco inaczej przedstawia się kwestia składania ofert on-line, co jest ważne, jeśli na tym rozwiązaniu opierasz biznesowy model Twojej działalności. Prowadząc działalność w Internecie, warto wiedzieć, że w stosunku do ofert (zamówień) składanych na stronach internetowych obowiązuje dodatkowy warunek, który musi zostać spełniony, aby oferta wiązała.

Jeżeli w oparciu o znajdujące się na stronie WWW rozwiązania elektroniczne (np. interaktywny formularz) klient złoży zamówienie (np. ofertę kupna) – to taka oferta będzie dla niego wiążąca, wtedy gdy sprzedawca bez nieuzasadnionej zwłoki potwierdzi jej otrzymanie. Dokonanie potwierdzenia nie jest jednak tożsame z przyjęciem oferty. Jest to tylko warunek konieczny do związania klienta taką ofertą.Art. 66(1) Kodeksu cywilnegoOferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.[…].Przepisy §1-3 nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Nie stosuje się ich także w stosunkach między przedsiębiorcami, jeżeli strony tak postanowiły.

W praktyce ta procedura z reguły przeprowadzana jest w ten sposób, że kupujący produkt on-line otrzymuje od sprzedawcy wygenerowane automatycznie potwierdzenie złożenia zamówienia. Dzięki temu wie, że jego zamówienie dotarło i jest procesowane przez sklep internetowy (nie znaczy to jednak, że zostało już przyjęte i umowa została zawarta).

Chwila zawarcia umowy w trybie ofertowym

Regułą jest, że umowę w trybie ofertowym uznaje się za zawartą w chwili:

  • otrzymania oświadczenia o przyjęciu oferty lub
  • przystąpienia do wykonania umowy albo upływu terminu na odrzucenie oferty – jeśli przyjęcie oferty nie jest wymagane.Art. 70 Kodeksu cywilnegoW razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane - w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.W razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w miejscu otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane albo oferta jest składana w postaci elektronicznej - w miejscu zamieszkania albo w siedzibie składającego ofertę w chwili zawarcia umowy.

Niezależnie od ww. zasady nie ma przeszkód, aby podmiot składający ofertę ustalił inny moment wejścia w życie kontraktu.

Na przykład kontrahent składający ofertę może postanowić, że umowa wchodzi w życie po przyjęciu oferty – w chwili doręczenia przez drugą stronę zabezpieczenia na wypadek nienależytego wykonania kontraktu (np. gwarancji bankowej, kaucji pieniężnej lub dokumentu poręczenia).

Wycofanie oferty

Życie często nas zaskakuje i niekiedy będziesz musiał zmienić zdanie. Czy możesz wtedy przeprosić i wycofać się z transakcji? Niestety nie jest to takie proste. Co do zasady oferta nie może zostać odwołana lub cofnięta bez zgody drugiej strony – jednak jeśli szybko zareagujesz, masz prawo to zrobić w dwóch wypadkach:

  • możesz odwołać ofertę złożoną pomiędzy przedsiębiorcami, jeżeli tego dokonasz przed wysłaniem informacji o jej akceptacji. Nie będzie to jednak skuteczne, jeżeli:
    • oferta zawiera zastrzeżenie, że jest nieodwołalna (lub inne równoznaczne) albo
    • gdy w ofercie określony został termin jej przyjęcia;Art. 66(2) Kodeksu cywilnegoW stosunkach między przedsiębiorcami oferta może być odwołana przed zawarciem umowy, jeżeli oświadczenie o odwołaniu zostało złożone drugiej stronie przed wysłaniem przez nią oświadczenia o przyjęciu oferty.Jednakże oferty nie można odwołać, jeżeli wynika to z jej treści lub określono w niej termin przyjęcia.
  • możesz odwołać ofertę, gdy informacja o Twojej rezygnacji dotrze do kontrahenta jednocześnie z ofertą lub wcześniej.Art. 61 Kodeksu cywilnegoOświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Skuteczne odwołanie oferty powoduje taki skutek, jakby w ogóle nie doszło do jej złożenia. Oczywiście jeśli druga strona wyraża zgodę na wycofanie oferty, to nie ma przeszkód, abyś zrezygnował z transakcji w późniejszym, ustalonym przez kontrahentów, momencie.

W praktyce biznesowej pojawia się czasem pytanie, czy można w ofercie zastrzec prawo do jej wycofania (w sytuacjach innych niż dozwolone przez prawo). Zdania prawników w tej kwestii są podzielone, ale wydaje mi się, że dominuje pogląd (który popieram) o nieskuteczności takiego zastrzeżenia. Dlatego nie warto ryzykować i składać oferty w ten sposób, licząc, że będzie można się później z umowy skutecznie wycofać.

Odwołanie oferty
Odwołanie oferty

Negocjacje

Niezwykle często stosowanym sposobem zawarcia umowy jest procedura negocjacji. Mogą być one prowadzone na spotkaniach, za pomocą komunikacji audiowizualnej, środków elektronicznych lub w inny sposób. Z mojego doświadczenia wynika, że obecnie negocjacje najczęściej odbywają się z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Tylko w razie potrzeby ich poszczególne etapy przeprowadzane są osobiście lub za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się (np. telefonicznie, za pośrednictwem: Zoom, Skype, Microsoft Teams czy Cisco Webex). O procesie prowadzenia negocjacji znajdziesz obszerne informacje w sekcjach: Prowadzenie negocjacji oraz Zamknięcie negocjacji, w tym miejscu natomiast chciałabym skupić się na ich aspekcie prawnym oraz porozumieniach, które są w ich toku zawierane.

Nie możesz prowadzić negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów (tzn. nielojalnie lub w nieuczciwych celach). Takie zachowanie jest nieakceptowalne i możesz zostać zobowiązany do naprawienia szkody, którą wyrządziłeś swojemu kontrahentowi.

Art. 72 Kodeksu cywilnegoJeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

W procesie negocjacji strony i ich interesy podlegają ochronie pomimo tego, że nie łączy ich jeszcze żadna umowa. Obrazowo można by powiedzieć, że przystępując do negocjacji – w zamian za poświęcony czas, wysiłek i poniesione koszty – strony w sposób dorozumiany zobowiązują się, że będą szanować swoje interesy. To znaczy nie wyrządzą sobie szkody poprzez nieakceptowalne w relacjach biznesowych, kontraktowych czy społecznych zachowania. Naruszenie dobrych obyczajów to pojęcie bardzo szerokie i niedookreślone, chodzi tu jednak o wszelkiego typu nieakceptowalne etycznie postępowanie. Na przykład za naruszające dobre obyczaje mogą zostać uznane negocjacje prowadzone:

  • w celu wprowadzenia kontrahenta w błąd (lub w sposób wywołujący taki efekt);
  • z zamiarem zawarcia umowy z zupełnie innym podmiotem (np. w celu podbicia ceny) lub
  • z innych powodów wszczęte lub kontynuowane bez zamiaru przystąpienia do kontraktu.

Niedopuszczalne jest także:

  • wykorzystywanie przeciwko drugiej stronie informacji, które ujawniła w toku prowadzenia rozmów;
  • składanie propozycji niemożliwych do zaakceptowania;
  • prowadzenie negocjacji ze świadomością, że zawarcie transakcji jest niemożliwe, np. zarząd wie, że nie otrzyma korporacyjnej zgody na przystąpienie do umowy.

Niewątpliwie każde celowe dezinformowanie kontrahenta jest także działaniem stanowiącym naruszenie dobrych obyczajów i jest nieakceptowalne w negocjacyjnej praktyce. Ciężko jest jednak udzielić jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak daleko sięga obowiązek pozytywny. To znaczy obowiązek udzielania informacji. Oczywiste jest, że w negocjacjach kontrahenci chronią często sprzeczne interesy i informacja jest tym, co z reguły daje im negocjacyjną przewagę lub sprawia, że muszą kontrakt zawrzeć. Trudno oczekiwać, aby strony, otwierając negocjacje, musiały automatycznie przekazywać poufne, ważne dla ich biznesu informacje. Jednak niewątpliwie powinny rozważyć, kiedy brak komunikacji wyrządzi szkodę negocjacyjnemu partnerowi i podjąć odpowiednie działania, aby uniknąć takiej sytuacji.

Na przykład brak informacji o tym, że w jakimś aspekcie negocjowany kontrakt jest dla jednej ze stron niewykonalny (kontrahent z góry zakłada, że czegoś nie zrobi lub zrobi niezgodnie z ustaleniami) – jest nieakceptowalnym działaniem. Jest to nie tylko zachowanie naruszające dobre obyczaje, ale także prosta droga do zmaterializowania się ryzyka kontraktowego (jeśli transakcja zostanie zawarta) i potencjalna podstawa do wycofania się przez drugiego partnera z wynegocjowanej umowy.Art. 387 Kodeksu cywilnegoUmowa o świadczenie niemożliwe jest nieważna.Strona, która w chwili zawarcia umowy wiedziała o niemożliwości świadczenia, a drugiej strony z błędu nie wyprowadziła, obowiązana jest do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o niemożliwości świadczenia.Art. 84 Kodeksu cywilnegoW razie błędu co do treści czynności prawnej można uchylić się od skutków prawnych swego oświadczenia woli. Jeżeli jednak oświadczenie woli było złożone innej osobie, uchylenie się od jego skutków prawnych dopuszczalne jest tylko wtedy, gdy błąd został wywołany przez tę osobę, chociażby bez jej winy, albo gdy wiedziała ona o błędzie lub mogła z łatwością błąd zauważyć; ograniczenie to nie dotyczy czynności prawnej nieodpłatnej.Można powoływać się tylko na błąd uzasadniający przypuszczenie, że gdyby składający oświadczenie woli nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę rozsądnie, nie złożyłby oświadczenia tej treści (błąd istotny).Art. 86 Kodeksu cywilnegoJeżeli błąd wywołała druga strona podstępnie, uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu może nastąpić także wtedy, gdy błąd nie był istotny, jak również wtedy, gdy nie dotyczył treści czynności prawnej.Podstęp osoby trzeciej jest jednoznaczny z podstępem strony, jeżeli ta o podstępie wiedziała i nie zawiadomiła o nim drugiej strony albo jeżeli czynność prawna była nieodpłatna.Art. 88 Kodeksu cywilnegoUchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli, które zostało złożone innej osobie pod wpływem błędu lub groźby, następuje przez oświadczenie złożone tej osobie na piśmie.Uprawnienie do uchylenia się wygasa: w razie błędu - z upływem roku od jego wykrycia, a w razie groźby - z upływem roku od chwili, kiedy stan obawy ustał

Zmiana negocjacyjnego stanowiska

Prawo do zmiany negocjacyjnego stanowiska nie może być nadużywane lub wykorzystywane po to, aby wyrządzić drugiej stronie szkodę.

Art. 72 Kodeksu cywilnegoJeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

Zasadą jest, że do chwili zawarcia umowy możesz swoje stanowisko zmienić lub wycofać się z negocjacji. Zakończenie rozmów – pomimo uzgodnienia większości lub kluczowych postanowień – jest Twoim prawem. Również wymieniane w toku rozmów projekty umów nie mogą być podstawą do narzucenia Ci transakcji.

Zmiana stanowiska
Zmiana stanowiska

Jednak to, że masz prawo wycofać się z rozmów (zmienić zdanie), nie oznacza, że:

  • zawsze będziesz mógł z niego skorzystać – np. nie będziesz miał takiej swobody, jeśli zaakceptujesz uzgodnienie, w którym zobowiążesz się do zawarcia umowy lub ograniczysz swoje prawo do decydowania o przebiegu negocjacji oraz
  • nigdy nie poniesiesz negatywnych konsekwencji takiej decyzji – np. zapłacisz odszkodowanie, jeśli rezygnacja z negocjacji (zmiana stanowiska) będzie naruszać dobre obyczaje i Twój kontrahent poniesie szkodę lub naruszysz porozumienie negocjacyjne.

Jakkolwiek niektórzy prawnicy uznają za niedopuszczalne (za naruszające dobre obyczaje), takie zachowania, jak:

  • odstąpienie od zaawansowanych negocjacji bez podania powodu lub z nieistotnego powodu,
  • renegocjację ustalonych już warunków czy
  • zerwanie negocjacji w impasie

– to nie podzielam tego stanowiska. Uważam, że takie postępowanie mieści się w ramach dozwolonych zachowań przedkontraktowych i negocjacyjnej swobody – o ile nie zostało poprzedzone działaniami (oświadczeniami), które zapewniały, że transakcja na pewno zostanie zawarta (czy wzbudzały u kontrahenta nieuzasadnione oczekiwanie jej zawarcia).

Nie oznacza to oczywiście, że uważam, iż należy tak postępować w trakcie negocjacji. Po prostu wiem, że czasem kontrahenci są w sytuacji, która nie daje im wyboru. Uważam, że wykorzystując przysługujące im uprawnienia w celu ochrony własnych interesów, nie naruszają przepisów prawa.

Jednak czasem nawet dozwolone prawnie działania mogą w sposób negatywny wpłynąć na Twoje kontraktowe relacje. I prawdę powiedziawszy takie jest moje negocjacyjne doświadczenie. To znaczy nie spotkałam się z sytuacją, w której negocjujący negowali uprawnienie kontrahenta do zmiany zdania lub wycofania się z transakcji. Ale to nie znaczy, że przyjmowali taką decyzję dobrze, gdy negocjacje były zaawansowane lub dla nich ważne – a partner bez powodu zmieniał swoje stanowisko. Dlatego uważam, że należy unikać takich sytuacji.

Jeśli musisz się z rozmów wycofać, to myślę, że warto przestrzegać dwóch zasad, tj. należy:

  • niezwłocznie wstrzymać negocjacje (wycofać się z nich), gdy zrozumiesz, że kontraktu nie zawrzesz;
  • uzasadnić, dlaczego z rozmów zrezygnowałeś.
    Nie chodzi o to, aby powiedzieć to, czego ujawnić nie możesz. Nie powinieneś też mijać się z prawdą. Ale warto przekazać konieczne minimum. To znaczy pokazać, że prowadziłeś negocjacje lojalnie i uczciwie w celu zawarcia kontraktu – że nie były dla Ciebie grą biznesową czy badaniem rynku.

Moment zawarcia umowy w negocjacjach

Dla negocjujących nie zawsze jest jasne, kiedy dochodzi do zawarcia transakcji. Z chwilą ustalenia istotnych warunków umownych czy z momentem uzgodnienia wszystkich detali? Jest to istotne, jeżeli to Ty prowadzisz negocjacje, ale ostateczną decyzję o podpisaniu umowy ma podjąć ktoś inny w Twojej organizacji lub gdy chcesz, aby umowa miała określoną formę (np. pisemną) w sytuacji, gdy negocjujesz ustnie lub mailem.

Umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień, które były przedmiotem negocjacji. Bez względu na to, czy dyskutowane zapisy mają charakter kluczowy, czy drugorzędny.

Art. 72 Kodeksu cywilnegoJeżeli strony prowadzą negocjacje w celu zawarcia oznaczonej umowy, umowa zostaje zawarta, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji.Strona, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy, jest obowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

Powyższa zasada nie pozbawia Cię jednak prawa do uznania umowy za zawartą pomimo braku porozumienia co do wszystkich negocjowanych elementów. Możesz ze swoim kontrahentem ustalić, że odrzucacie nieuzgodnione kwestie (nie wejdą one do umowy) lub postanowić, że będziesz je dalej negocjować po zawarciu kontraktu.

W tym drugim wypadku możesz w terminie późniejszym (po uzgodnieniu kontrowersyjnych zagadnień) podpisać aneks modyfikujący wcześniej zawartą umowę. Jest to niewątpliwie rozsądne biznesowo rozwiązanie, gdy masz do kontrahenta zaufanie, szybkie rozpoczęcie projektu jest dla obu stron ważne, a nieuzgodnione kwestie mają dla Ciebie drugorzędne znaczenie i ryzyko, że do zawarcia aneksu nie dojdzie, jest dla Ciebie akceptowalne.

Nie warto jednak stosować tego scenariusza, jeśli sporne zagadnienia są dla Ciebie istotne, a w szczególności gdy dotyczą postanowień, bez których nie chcesz lub nie możesz przystąpić do transakcji. Zawierając umowę bez pewności, że do dalszych (ważnych dla Ciebie) uzgodnień rzeczywiście dojdzie – ponosisz ryzyko wykonania transakcji, na warunkach których tak naprawdę nie akceptujesz.

Podejmując taki krok, warto także rozważyć, czy nie pozbawiasz się jednocześnie szansy na osiągnięcie tego, co jest dla Ciebie ważne. Dlaczego? Bo być może uchylasz presję, którą ma druga strona, aby kontrakt zawrzeć. Ta presja (czasowa lub biznesowa) może pomóc Ci skłonić kontrahenta do ustępstw i akceptacji Twojego stanowiska.

Pomimo uzgodnienia wszystkich postanowień transakcji – do zawarcia jej jednak nie dojdzie, jeżeli strony po ustaleniu treści kontraktu nie wyrażą (w sposób wyraźny lub dorozumiany) woli jego zawarcia. Czasem prawnicy, negocjując umowę w imieniu swojego klienta, robią zastrzeżenia, że ich komunikacja w przedmiocie zawarcia kontraktu nie stanowi oferty czy zobowiązania do zawarcia jakiejkolwiek umowy. Taka praktyka ma na celu uchylenie wszelkich wątpliwości i podkreślenie, że nie są oni uprawnieni i nie chcą w imieniu klienta podejmować decyzji o zawarciu umowy, nawet gdy ustalone zostaną wszystkie jej parametry.

Warto zatem na początku negocjacji jasno komunikować kontrahentowi, że decyzja o ostatecznym zawarciu kontraktu nie należy do Ciebie (np. wymaga uchwały jakiegoś organu, weryfikacji umowy przez prawnika lub przeprowadzenia określonych procedur w Twojej organizacji). W ten sposób unikniesz nieporozumienia, negatywnych emocji oraz ryzyk, które mogą się pojawić, jeżeli kwestii tej nie zakomunikujesz transparentnie i druga strona uzna, że kontrakt został zawarty.

Jeżeli strony podpisują jeden egzemplarz umowy w różnym miejscu i czasie, to samo złożenie podpisu, nie będzie wystarczające do zawarcia transakcji. Konieczne jest, aby o fakcie podpisania dokumentu dowiedziała się strona, która podpisała kontrakt jako pierwsza.

Art. 78 Kodeksu cywilnegoDo zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.(uchylony).Art. 61 Kodeksu cywilnegoOświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

W wypadku gdy dla umowy wymagana jest określona forma pod rygorem nieważności (np. forma aktu notarialnego), do zawarcia kontraktu dochodzi, jeżeli zostanie ona zachowana.

List intencyjnyList Intencyjny zawarty został wyłącznie w celu ustalenia kierunku prowadzenia przez Strony negocjacji umowy . Dlatego wyraża jedynie wstępne intencje Stron i nie może być interpretowany jako umowa przedwstępna lub jakiekolwiek inne zobowiązanie do zawarcia umowy lub prowadzenia negocjacji.Każda ze Stron, mając na uwadze ochronę swoich interesów oraz strategię biznesową, uprawniona jest do wycofania się z negocjacji oraz zmiany swojego negocjacyjnego stanowiska.List Intencyjny nie stanowi podstawy do dochodzenia jakichkolwiek roszczeń w wypadku podjęcia przez Stronę decyzji o wycofaniu się z negocjacji lub zmiany negocjacyjnego stanowiska (dotyczy to także postanowień, które zostały przez Strony już uzgodnione).Jeżeli Strony dokonają uzgodnienia wszystkich zapisów umowy , zostanie ona zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

List intencyjny

List intencyjny
List intencyjny

Przed rozpoczęciem negocjacji lub w ich trakcie strony nierzadko zawierają umowy, które mają na celu potwierdzenie, że jest pomiędzy nimi zgoda co do podstawowych (lub uprzednio spornych) warunków przyszłego kontraktu. Są to tzw. listy intencyjne lub protokoły uzgodnień.

Dokumenty te stanowią punkt wyjścia dla dalszych negocjacji i dają kontrahentom komfort, że jest sens angażować czas i środki w proces negocjacji, bo prawdopodobnie kontrakt zostanie zawarty. W liście intencyjnym strony często wskazują, jakich uzgodnień już dokonano oraz jakie kwestie będą przedmiotem dalszych rokowań. Niemniej z reguły umowy te nie zawierają zobowiązania do zawarcia transakcji. Wręcz przeciwnie, zazwyczaj potwierdzają, że nie ma obowiązku podpisania docelowego kontraktu. W konsekwencji takie porozumienia stanowią wyłącznie potwierdzenie rozpoczęcia rozmów i wstępną deklarację zamiaru zawarcia umowy pod warunkiem satysfakcjonującego zamknięcia negocjacji.

Konieczność zawarcia listu intencyjnego wynika czasami z wewnętrznych procedur przedsiębiorców. Zobowiązują one pracowników do potwierdzenia kluczowych warunków handlowych przed rozpoczęciem negocjacji umowy. To znaczy uzyskania akceptacji dla głównych parametrów transakcji przed zaangażowaniem w proces rokowań środków finansowych pracodawcy.

Nie wolno Ci mylić listu intencyjnego z umową przedwstępną. Umowa przedwstępna zawiera wiążące zobowiązanie do zawarcia określonej umowy, którego wykonania (w postaci zawarcia kontraktu) można dochodzić na drodze postępowania sądowego. Natomiast w liście intencyjnym strony jedynie wyrażają chęć przystąpienia do transakcji w przyszłości, jeśli się porozumieją co do wszystkich negocjowanych parametrów.

Art. 389 Kodeksu cywilnegoUmowa, przez którą jedna ze stron lub obie zobowiązują się do zawarcia oznaczonej umowy (umowa przedwstępna), powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej.Jeżeli termin, w ciągu którego ma być zawarta umowa przyrzeczona, nie został oznaczony, powinna ona być zawarta w odpowiednim terminie wyznaczonym przez stronę uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. Jeżeli obie strony są uprawnione do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej i każda z nich wyznaczyła inny termin, strony wiąże termin wyznaczony przez stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie. Jeżeli w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej nie został wyznaczony termin do zawarcia umowy przyrzeczonej, nie można żądać jej zawarcia.Art. 390 Kodeksu cywilnegoJeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy przyrzeczonej. Strony mogą w umowie przedwstępnej odmiennie określić zakres odszkodowania.Jednakże gdy umowa przedwstępna czyni zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności wymaganiom co do formy, strona uprawniona może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej.Roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta. Jeżeli sąd oddali żądanie zawarcia umowy przyrzeczonej, roszczenia z umowy przedwstępnej przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym orzeczenie stało się prawomocne.

Jeżeli w liście intencyjnym zapiszesz swoje zobowiązanie do podpisania kontraktu lub obowiązek taki będzie wynikał z okoliczności lub celu jego sporządzenia – może zostać uznany za umowę przedwstępną. Warto zatem, abyś zachował ostrożność i zweryfikował pod tym kątem dokument, który podpisujesz. To znaczy, abyś wyraźnie wskazał, na co się umawiasz ze swoim kontrahentem i uzgodnił, czy masz prawo odejść od stołu negocjacyjnego bez ponoszenia negatywnych konsekwencji swojej decyzji, czy też nie.

Zachowanie tajemnicy w negocjacjach

Umowa o poufności
Umowa o poufności

Innym rodzajem porozumień, które zawierane są w związku z prowadzonymi negocjacjami, są umowy o zachowaniu poufności. Określają one:

  • zasady zachowania w tajemnicy istotnych dla kontrahentów danych ujawnianych w toku negocjacji oraz
  • sposób i cel wykorzystania takich informacji.

Niekiedy umowy te stanowią nawet, że już sam fakt zaangażowania kontrahentów w negocjacje (informacja, że rozmawiają o zawarciu kontraktu) ma charakter poufny.

Szczegółowe informacje na temat: jak budować i analizować umowy (klauzule) o poufności, co jest ważne i na co warto zwracać uwagę oraz jak wygląda praktyka rynkowa, znajdziesz w sekcji: Poufność. Jednak niezależnie od tego, czy do zawarcia umowy o poufności dojdzie, jeżeli w toku negocjacji kontrahent udostępni dane z zastrzeżeniem, że powinny być one zachowane w tajemnicy (może to zrobić w dowolnej formie) – to drugą stronę będzie obowiązywał zakaz:

  • ujawniania i przekazywania tych informacji innym osobom oraz
  • wykorzystywania otrzymanych danych dla własnych celów (tj. celów innych niż wyznaczone ramami negocjacji).Art. 72(1) Kodeksu cywilnegoJeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Jakie dane podlegają ochronie?

Są nią objęte informacje o wartości majątkowej, np. informacje techniczne, finansowe, handlowe, organizacyjne oraz inne, których wykorzystanie lub ujawnienie mogłoby wyrządzić kontrahentowi szkodę. Chodzi oczywiście o informacje o charakterze poufnym, czyli takie które nie są powszechnie lub łatwo dostępne.

Negocjacyjny obowiązek zachowania poufności jest niezależny od tego, czy umowa została rzeczywiście zawarta i jaki był cel rozmów kontraktowych.

Zobowiązanie do poufności wiąże tak długo, jak długo upublicznienie przekazanych danych może narazić kontrahenta na szkodę (tzn. w okresie, w którym ma on interes w tym, aby określone dane były zachowane w tajemnicy).

Skoro regulacje kodeksowe zapewniają negocjatorom instrument do ochrony poufności informacji, to oczywiście pojawia się pytanie: dlaczego negocjatorzy zawierają umowy o zachowanie tajemnicy przed rozpoczęciem (lub w toku) rozmów?

Powodów jest wiele. Moim zdaniem najistotniejsze jest, to że:

  • strony chcą stworzyć własny katalog informacji poufnych dostosowany do ich potrzeb;
  • przepisy nie wskazują, w jaki sposób informacje powinny być zabezpieczone i wykorzystywane, a często przedsiębiorcy mają określone oczekiwania w tym zakresie;
  • ustawa nie decyduje, komu i w jakich sytuacjach poufne dane mogą być przekazywane, a przecież nierzadko w negocjacji kontraktów bierze udział wiele podmiotów, np. doradcy, podwykonawcy, partnerzy biznesowi, inwestorzy czy banki finansujące projekt;
  • strony nie chcą pilnować procesu zastrzegania poufności informacji, wolą zawrzeć kontrakt, który jasno określi, co podlega ochronie i da im komfort, że nic im nie umknie (będą mieć dowód, że poufność została uzgodniona);
  • kontrahenci planują nałożyć na drugą stronę dodatkowe obowiązki i zakazy (np. obowiązek zwrotu udostępnionych materiałów czy wykasowania ich z nośników cyfrowych);
  • strony chcą zaostrzyć zasady odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy (np. zastrzec kary umowne lub prawo do wycofania się z negocjowanej transakcji – jeśli naruszenie poufności ujawni się po jej zawarciu).

To wszystko powoduje, że zawieranie umów o poufności przed rozpoczęciem ważnych dla kontrahentów negocjacji można już chyba uznać za rynkowy standard. Z pewnością warto, abyś także Ty rozważył, czy i jakie informacje planujesz ujawnić w trakcie rozmów. Czy nie powinieneś zawrzeć umowy o poufności zanim siądziesz do negocjacyjnego stołu.

Porozumienia negocjacyjne

Niekiedy przed rozpoczęciem negocjacji (lub nawet w ich trakcie) kontrahenci zawierają porozumienia, w których uzgadniają warunki lub procedurę prowadzenia rozmów. Ustalają w nich na przykład:

  • miejsce i terminy (harmonogram) spotkań;
  • osoby negocjatorów;
  • tryb dokumentowania negocjacji;
  • zakaz prowadzenia równoległych negocjacji z inną osobą;
  • podział kosztów negocjacji;
  • zobowiązanie do nierenegocjowania ustalonych już postanowień;
  • obowiązek przesyłania propozycji umownych w określony sposób lub w określonym czasie;
  • reguły udziału określonego mediatora;
  • obowiązek pokrycia kosztów drugiej strony w wypadku nieuzasadnionego wycofania się z rozmów;
  • zasady ujawniania, przechowywania i ochrony poufnych informacji (w tym obowiązek zachowania w poufności faktu prowadzenia negocjacji, ich warunków oraz etapu zaawansowania);
  • termin, do którego prowadzone będą rozmowy lub
  • zasady wycofania się z negocjacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że porozumienia negocjacyjne są w praktyce biznesowej stosowane znacznie rzadziej niż umowy o poufności lub listy intencyjne. Dzieje się tak, ponieważ z reguły dotyczą one transakcji o naprawdę istotnej wartości lub znaczeniu. Warto jednak pamiętać o możliwości ich zawarcia – jeśli jest to uzasadnione okolicznościami, w jakich zawierana jest Twoja transakcja.

Tak jak w wypadku listu intencyjnego, również gdy zawierasz porozumienie negocjacyjne, powinieneś zwrócić uwagę, czy nie przybiera ono kształtu umowy przedwstępnej. To znaczy czy nie zawiera obowiązku zawarcia negocjowanej przez Ciebie umowy. W obu tych kontraktach (porozumieniu negocjacyjnym i umowie przedwstępnej) celem kontrahentów jest zawarcie docelowej transakcji, ale zakres ich obowiązków jest inny. Uogólniając, można powiedzieć, że:

  • umowa przedwstępna – to kontrakt rezultatu (zawiera zobowiązanie do osiągnięcia celu w postaci zawarcia transakcji), a
  • porozumienie negocjacyjne – to umowa starannego działania (zobowiązanie do podjęcia kroków mających na celu uzgodnienie warunków transakcji, bez obowiązku jej podpisania).

W sytuacji gdy zawierasz porozumienie negocjacyjne, powinieneś wyraźnie wskazać do czego się zobowiązujesz: czy tylko do rozmów, czy do zawarcia transakcji docelowej. Warto także, abyś pomyślał, czy chcesz wprowadzić limit kosztów, jakie jesteś gotowy ponieść z tytułu organizacji negocjacji, lub czy chcesz ograniczyć swoją odpowiedzialność za naruszenie warunków takiego porozumienia. Możesz to zrobić na takich samych zasadach jak w wypadku innych transakcji. Natomiast jeżeli obawiasz się, że to Twój kontrahent może naruszyć Wasze porozumienie, na pewno warto rozważyć wprowadzenie kar umownych.

Aukcja i przetarg

Aukcja i przetarg to dosyć specyficzne sposoby zawarcia umowy. Składają się one z trzech etapów:

  • ogłoszenia,
  • oferty i
  • wyboru oferty przez organizatora.

Ich celem jest wyłonienie podmiotu proponującego najlepsze warunki kontraktowe (założeniem jest, że w aukcji i przetargu uczestniczy więcej niż jeden podmiot). Do udziału w przetargu i aukcji organizator może zaprosić wszystkie chętne osoby lub dokonać uprzedniej selekcji i wskazać, kto ma prawo złożyć ofertę. Ważne jest to, że wszyscy uczestnicy znajdują się w takiej samej sytuacji, przysługują im bowiem jednakowe prawa i obowiązki.Art. 70(1) Kodeksu cywilnegoUmowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu.W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków.Ogłoszenie, a także warunki aukcji albo przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści.Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu.

Postępowanie aukcyjne ma z reguły jawny i ustny charakter oraz służy zasadniczo zawieraniu prostych umów. Podmioty biorące w nim udział walczą zazwyczaj o jeden parametr (cenę).

Przetarg jest natomiast ze swojej natury tajny i ma formę pisemną, chociaż nie ma przeszkód, aby był przeprowadzony w inny sposób. Służy on zazwyczaj zawieraniu transakcji bardziej kompleksowych niż te, które są przedmiotem aukcji. W ramach przetargu oferty składane są w sposób, miejscu i czasie wyznaczonych przez organizatora. Organizator ustala także parametry, na podstawie których ocenia przedstawione warunki ofertowe i wybiera najkorzystniejszą ofertę lub zamyka przetarg, nie zawierając żadnej transakcji.

Aukcja
Aukcja

Reguły prowadzenia aukcji oraz przetargu ustala organizator, który może, ale nie musi, posiłkować się w tym procesie zasadami kodeksowymi. Ma on w tym zakresie dużą swobodę.

W ogłoszeniu aukcji (przetargu) organizator powinien określić jej:

  • czas (moment rozpoczęcia i ewentualnie zakończenia);
  • miejsce (może nim być strona internetowa lub adres składania ofert);
  • przedmiot (wskazana, choćby w sposób ogólny, treść umowy) oraz
  • warunki (zasady, na jakich będzie się odbywać aukcja lub przetarg, czyli sposób postępowania uczestników i organizatora) bądź określić sposób ich udostępnienia.

Przed organizacją aukcji (przetargu) albo przed wzięciem w niej udziału, powinieneś odpowiednio: sporządzić zasady prowadzenia aukcji (przetargu) bądź zapoznać się z nimi. Najczęściej organizator zawiera je w regulaminie. To na ich podstawie dochodzi do zawarcia umowy i to one decydują o przysługujących stronom prawach.Art. 70(1) Kodeksu cywilnegoUmowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu.W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków.Ogłoszenie, a także warunki aukcji albo przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści.Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu.

Swoboda organizatora w ustaleniu regulaminu jest ograniczona ponieważ:

  • nie może wyłączyć prawa do unieważnienia umowy, jeżeli strona kontraktu, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji (przetargu) w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami;
  • jest obowiązany postępować zgodnie z warunkami i ogłoszeniem aukcji (przetargu) od chwili udostępnienia ich;
  • może zmieniać lub odwoływać ogłoszenie oraz warunki aukcji (przetargu) tylko wtedy, gdy takie prawo wynika z ich treści.
Art. 70(1) Kodeksu cywilnegoUmowa może być zawarta w drodze aukcji albo przetargu.W ogłoszeniu aukcji albo przetargu należy określić czas, miejsce, przedmiot oraz warunki aukcji albo przetargu albo wskazać sposób udostępnienia tych warunków.Ogłoszenie, a także warunki aukcji albo przetargu mogą być zmienione lub odwołane tylko wtedy, gdy zastrzeżono to w ich treści.Organizator od chwili udostępnienia warunków, a oferent od chwili złożenia oferty zgodnie z ogłoszeniem aukcji albo przetargu są obowiązani postępować zgodnie z postanowieniami ogłoszenia, a także warunków aukcji albo przetargu.Art. 70(5) Kodeksu cywilnegoOrganizator oraz uczestnik aukcji albo przetargu może żądać unieważnienia zawartej umowy, jeżeli strona tej umowy, inny uczestnik lub osoba działająca w porozumieniu z nimi wpłynęła na wynik aukcji albo przetargu w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami. Jeżeli umowa została zawarta na cudzy rachunek, jej unieważnienia może żądać także ten, na czyj rachunek umowa została zawarta, lub dający zlecenie.Uprawnienie powyższe wygasa z upływem miesiąca od dnia, w którym uprawniony dowiedział się o istnieniu przyczyny unieważnienia, nie później jednak niż z upływem roku od dnia zawarcia umowy.

Regułą jest (organizator może w tym zakresie wprowadzić modyfikacje), że oferty złożone podczas aukcji wiążą licytantów na takich samych zasadach jak oferty składane w procesie oferowania (przy czym okres związania ofertą kończy się w momencie złożenia propozycji korzystniejszej przez innego uczestnika aukcji). Z tego wynika, że w okresie związania ofertą organizator może propozycję kontrahenta przyjąć i zawrzeć kontrakt. Dokonuje tego w drodze tzw. przybicia (tj. zamknięcia aukcji po stwierdzeniu, że określona osoba złożyła najkorzystniejszą ofertę). Jest to chwila zawarcia umowy.Art. 70(2) Kodeksu cywilnegoOferta złożona w toku aukcji przestaje wiązać, gdy inny uczestnik aukcji (licytant) złożył ofertę korzystniejszą, chyba że w warunkach aukcji zastrzeżono inaczej.Zawarcie umowy w wyniku aukcji następuje z chwilą udzielenia przybicia.Jeżeli ważność umowy zależy od spełnienia szczególnych wymagań przewidzianych w ustawie, zarówno organizator aukcji, jak i jej uczestnik, którego oferta została przyjęta, mogą dochodzić zawarcia umowy.

Natomiast w przetargu oferta przestaje wiązać, gdy została wybrana inna propozycja kontraktowa lub przetarg został zamknięty bez wybrania oferty. Chwilą zawarcia transakcji nie jest moment rozstrzygnięcia przetargu, ale chwila przyjęcia oferty. Art. 70(3) Kodeksu cywilnegoOferta złożona w toku przetargu przestaje wiązać, gdy została wybrana inna oferta albo gdy przetarg został zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej.Organizator jest obowiązany niezwłocznie powiadomić na piśmie uczestników przetargu o jego wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru.Do ustalenia chwili zawarcia umowy w drodze przetargu stosuje się przepisy dotyczące przyjęcia oferty, chyba że w warunkach przetargu zastrzeżono inaczej. Przepis art. 70(2) §3 stosuje się odpowiednio.

Rola przetargów i aukcji na rynku rośnie coraz bardziej, wiele podmiotów – w szczególności o pozycji dominującej w swoim sektorze lub branży – wprowadza własne elektroniczne platformy zakupowe lub sprzedażowe oparte na tych sposobach zawierania umów. Zmuszają one w ten sposób swoich kontrahentów do akceptacji określonych zasad kontraktowania.

Niekiedy także prawo, w interesie publicznym, nakłada na określone podmioty obowiązek zawierania kontraktów w postępowaniu aukcyjnym czy przetargowym. W takim wypadku organizator i uczestnicy zobowiązani są do stosowania zasad określonych w przepisach szczególnych (np. w prawie zamówień publicznych, przepisach dotyczących gospodarki nieruchomościami czy w prawie upadłościowym). Jeśli w takim szczególnym trybie zawierasz swoją umowę, to na pewno powinieneś poznać jego zasady (swoje prawa i obowiązki) zanim zaangażujesz się w proces zawierania kontraktu. Reguły przeprowadzania tych procedur zawarte są w odpowiednich przepisach ustawowych, do których bezpłatny dostęp znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP).