Czy umowę trzeba parafować? Jak zrobić to profesjonalnie?

• Co to jest parafka (parafa)?

• Czym parafa różni się od podpisu?

• Po co kontrahenci parafują umowę?

• Czy trzeba parafować kontrakt zawierany w formie elektronicznej?

• Jak i gdzie umieścić parafkę?

• Czy parafę składać?

Parafa ocaliła mnie, gdy wpadłam w panikę, bo rozsypałam pliki dokumentów i nie wiedziałam, do którego kontraktu należą.

Uratowała też mojego zestresowanego klienta, gdy groził mu spór z wielką korporacją, o to, która wersja umowy została podpisana.

Dała mi wytchnienie, gdy zawieranie kontraktu przeciągnęło się do północy i nikt nie chciał przerwać spotkania w obawie, że straci kontrolę nad setkami kartek. Parafowanie rozwiązało problem – gdy następnego dnia kontynuowaliśmy spotkanie, wszyscy mieli komfort, że na stole leżą właściwe dokumenty.

Jaki jest cel parafowania umowy?

Nie musisz parafować umowy, ale warto to zrobić. Jest to dobra profesjonalna praktyka. Unikniesz w ten sposób zbędnych dyskusji czy wątpliwości, co do treści Twojej transakcji. Nie ma ryzyka, że druga strona coś pomyli i powoła się na niewłaściwy dokument. Tylko kartki z Twoją parafą będą Was obowiązywać. Dlatego zachęcam Cię do parafowania każdej strony kontraktu, w tym jego załączników.

Parafa spełnia także inną rolę. Potwierdza reprezentantom biznesu, którzy podpisują kontrakt – że osoby, które były odpowiedzialne za proces negocjacji, dokument czytały i zaakceptowały. Jest zgodny z wewnętrznymi standardami danej organizacji. Oczywiście jest to tylko pewna konwencja, wynikająca z praktyki lub procedury przyjętej w konkretnym biznesie.

Parafą można posłużyć się także, gdy musisz przerwać negocjacje i chcesz potwierdzić, że pewne dokumenty zostały uzgodnione i zamknięte, ale nie jesteś jeszcze gotowy ich podpisać, bo cała umowa nie jest jeszcze wynegocjowana lub czekasz na jakieś zdarzenie (np. aż wpłynie zapłata).

Gdy negocjujemy na spotkaniu, które zostaje przerwane, można parafować dokumenty i spokojnie do nich wrócić w późniejszym terminie. Nie ma znaczenia gdzie one będą (u Ciebie czy u Twojego kontrahenta), bo wiadomo, że nie można ich zmienić czy wymienić.

Z tych samych powodów, notariusz wymaga, aby parafa była stawiana na dokumentach zawieranych w formie aktu notarialnego. Musi dopilnować, aby nie było wątpliwości, jaką treść umowy, strony zaakceptowały, bo potwierdza to swoim podpisem i pieczęcią na akcie notarialnym.

Kiedy nie trzeba składać parafy?

Parafa jest zbędna, gdy podpisujesz umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis elektroniczny nanosi się na cały plik cyfrowy i jest powiązany z dokumentem kontraktu w taki sposób, że gwarantuje integralność całego pliku. To znaczy, że jego jakakolwiek późniejsza zmiana jest rozpoznawalna.

Choć z moich obserwacji wynika, że w biznesie, po okresie pandemii, podpis elektroniczny wypiera skutecznie podpis własnoręczny – to nadal nie można powiedzieć, że papier przechodzi do lamusa. Dlatego parafa ma się dobrze i na pewno w świecie kontraktów pozostanie.

Jak i gdzie parafować umowę?

Choć parafa zakrawa na banał i do ważności umowy jej nie potrzebujemy, to jednak czasem generuje stresujące sytuacje – bo złożona nieprawidłowo może sugerować, że kontrakt został przez Ciebie zawarty. Dlatego poniżej kilka prostych podpowiedzi, z codziennej praktyki kontraktowej.

Parafa to znak graficzny, który sam wymyślasz. Najczęściej jest inicjałem lub abstrakcyjnym bazgrołem. Choć granicą jest tu Twoja kreatywność, to jednego zrobić Ci nie wolno. Twoja parafa nie powinna być podpisem – bo jej celem nie jest potwierdzenie zawarcia transakcji. Dlatego ryzykownym błędem jest umieszczanie parafki tuż pod tekstem umowy. Bo jest to miejsce zarezerwowane na podpis. Jeśli to zrobisz, a Twoja parafa jest bardziej rozbudowana (przypomina podpis) – możesz zasugerować, że kontrakt został przez Ciebie zawarty.

Czym różni się parafa od podpisu? Tym, że jest zbyt szczątkowa. Stanowi zbyt wątłą podstawę, aby potwierdzić tożsamość  osoby, która ją składa. Po prostu nie identyfikuje jej w sposób niewątpliwy. Tak, jak robi to podpis.

Zwyczajowo stawia się parafę w samym rogu kartki (na górze lub na dole), bo wtedy cel jej złożenia jest dla wszystkich jasny i unika się ryzyka nieporozumienia, gdy swoim kształtem przypomina podpis.

Stawianie parafy zawsze w jednym miejscu jest dobrym pomysłem i ja się go zawsze trzymam. Nie tylko ułatwia to pracę moim kolegom z biznesu.  Pomaga także mnie samej, gdy podpisana umowa wraca na moje biurko z jakimś prawnym problemem. Od razu widzę, czy jest to dokument, nad którym pracowałam i wiem, że mogę sięgnąć do historii negocjacji, aby sobie pomóc. Takie rozwiązanie sprawdza się także wtedy, gdy Twoja parafa nie jest zbyt charakterystyczna lub ewoluuje w czasie i obawiasz się, że w przyszłości możesz mieć problem z jej rozpoznaniem.

Alternatywą dla parafy może być odbicie pieczątki (np. przedsiębiorcy, prawnika czy pracownika) na każdej stronie umowy. I taka praktyka szeroko funkcjonowała 20 lat temu. Teraz jednak pieczątek rzadko używamy i w biznesie spotykam się z nimi coraz rzadziej.

Jak wygląda biznesowa praktyka?

Prawdę powiedziawszy praktyka parafowania umów jest bardzo różnorodna. Są biznesy, w których nigdy nie stawia się parafy. Niektórzy przedsiębiorcy ograniczają się tylko do parafowania głównego kontraktu (bez załączników), a inni oznaczają tylko niektóre dokumenty.

W korporacjach często osoba odpowiedzialna za daną część kontraktu, tylko na niej składa swoje inicjały. Na przykład prawnik parafuje główny tekst umowy, sprzedawca składa parafę na załączniku z wyceną, a project manager parafuje harmonogram realizacji projektu. Wtedy nie ma wątpliwości, kto odpowiada za daną część ustaleń.

Czy parafę składać?

Nie mam wątpliwości, że parafa to przydatne narzędzie i warto z niej korzystać. Dlatego ja się parafy trzymam i do parafowania umów Cię zachęcam.

Publikacja: 20 marca 2022 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral