W dobie Internetu znakomita większość negocjacji odbywa się drogą poczty elektronicznej. Ogromnie zwiększa to szansę na sukces mniej doświadczonych negocjatorów, bo daje im więcej czasu na analizę zapisów kontraktowych i przygotowanie własnych propozycji umownych. Takiego komfortu z reguły nie ma w trakcie rozmów bezpośrednich.
Jednak negocjacje mailem, to nie tylko ułatwienia.
Od wielu lat naukowcy badają, czy i jak, komunikacja pocztą elektroniczną wpływa na przebieg negocjacji umów. Zastanawiają się nad tym, bo zdają sobie sprawę, że mail jest narzędziem, którym się chętnie posługujemy, a przecież w negocjacjach musimy zmierzyć się z takimi problemami jak: początkowy brak zaufania, różnice temperamentu lub osobowości negocjatorów – które w normalnych warunkach nie sprawiają nam problemu, bo na osobistym spotkaniu równolegle prowadzimy komunikacją werbalną i niewerbalną. Na przykład ściskamy sobie dłoń, uśmiechamy się czy ucinamy pogawędkę. A tego mailem raczej zrobić się nie da.
Dlatego w sytuacji, gdy pojawia się negocjacyjne napięcie – trudniej jest sobie z nim poradzić, gdy nie widzimy się i nie słyszymy. Trudniej jest zgadnąć, co myśli druga strona. Jak bardzo to, co nam pisze w mailu, jest dla niej ważne i co zrobi, gdy jej nie ustąpimy.
Badania potwierdziły, że relacje jakie tworzą się między negocjatorami dzięki niewerbalnym sygnałom emocjonalnym sprawiają, że osobiste rozmowy są bardziej udane.
Negocjacje prowadzone mailem są bardziej narażone na niepowodzenie, niż rozmowy twarzą w twarz – bo maile, chociaż świetnie przekazują informacje, nie nadają się zbyt dobrze do komunikacji tonu i nastawienia czy budowania osobistych relacji.
Skoro negocjacje pocztą elektroniczną są ułomne – to pojawia się pytanie, co możemy zrobić, aby zrekompensować brak bezpośredniego kontaktu. W dobie, w której poczta elektroniczna jest naszym głównym narzędziem komunikacji, nie możemy przecież z niej zrezygnować.
Na szczęście badacze mają dla nas dobrą wiadomość, bo znaleźli rozwiązanie.
Pozytywny wydźwięk komunikacji mailowej oraz 5-minutowy kontakt bezpośredni pomagają osiągnąć negocjacyjny sukces.
- Warto wysyłać maile, które pozytywnie budują i wspierają naszą relację z kontrahentem. Powinniśmy komunikować w swoich wiadomościach pozytywne emocje i zamiary oraz doceniać dobre gesty swojego partnera. Czyli wprost wyrażać nasze zadowolenie, podziękowanie, dostrzegać wysiłki lub ustępstwa drugiej strony czy jej otwartość lub zrozumienie dla nas. Pozytywna mailowa komunikacja, zastępuje gesty i ton głosu.
- Z badań wynika także, że warto zadbać o to, aby nasze mailowe negocjacje zostały poprzedzone lub uzupełnione jakąś namiastką kontaktu bezpośredniego: rozmową telefoniczną lub audiowizualną. Naukowcy wykazali, że jeśli negocjacje pisemne są wzbogacone jakąś osobistą interakcją bezpośrednią, to chroni ona naszą mailową relację negocjacyjną przed spiralą błędnej interpretacji czy nieufności.
Jeśli porozmawiamy z kontrahentem, zakomunikujemy sobie pozytywne intencje i wzbudzimy zaufanie – to nasza późniejsza korespondencja mailowa będzie się na tych pozytywnych wrażeniach opierać.
Z badań wynika, że nawet 5-minutowa rozmowa spełni takie zadanie.
Zgadzam się z radami, które dają nam naukowcy. Z własnego doświadczenia wiem, że rozmowa telefoniczna lub audiowizualna naprawdę wiele zmienia w kontaktach z drugą stroną. Można za jej pomocą zakomunikować serdeczność, okazać motywację do zawarcia umowy i otwartość na rozwiązania kontraktowe – wyjaśnić trudne kwestie czy uwarunkowania w jakich prowadzimy negocjacje. Nie wszystko można napisać. O wiele więcej można powiedzieć w rozmowie telefonicznej.
Bywa też, że wyjaśnienie lub ustalenie niektórych kwestii negocjacyjnych mailem, zajmuje dużo czasu lub jest trudne. Znacznie łatwiej i szybciej można zamknąć temat rozmawiając o nim przez chwilę.
Jeśli negocjacje sprawnie posuwają się do przodu, to można je przeprowadzić w całości mailem. Jeśli jednak pojawia się negocjacyjny impas, nie można czegoś ustalić lub wymiana mailowa się przedłuża – to warto zorganizować rozmowę lub spotkanie za pomocą jakiegoś komunikatora. Ta bezpośrednia komunikacja z reguły posuwa negocjacje do przodu – a jeśli tak się nie dzieje, jeśli nie można osiągnąć konsensusu – to taka rozmowa pokazuje nam gdzie jesteśmy, w czym jest problem i jaką decyzję należy podjąć. To też jest ważna biznesowa informacja, bo wiadomo na jakim etapie negocjacji jesteśmy i co należy zrobić: przedstawić inne rozwiązanie lub wycofać się z negocjacji.
Data publikacji: 27 grudnia 2022 rok
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral
