Czy podpis to rzecz banalna – gdy zawierasz umowę?

• Czy podpis musi być czytelny i zawierać imię?

• Czy można mieć kilka podpisów?

• Jak bardzo podpis może być skrócony?

• Czy miejsce podpisu ma znaczenie?

• Czy skan umowy to forma pisemna?

• Jaki podpis potrzebujesz do transferu praw autorskich?

Czy podpis musi zawierać imię?

Jeśli swoje kontrakty sporządzasz na piśmie (w szczególności, gdy robisz to na masową skalę), to mam dla Ciebie bardzo dobrą wiadomość.

Sprawa niby oczywista, niby intuicyjnie czujemy, jaka powinna być odpowiedź – ale chyba nie do końca tak jest, skoro na tym tle powstawały kontraktowe spory i mamy w tej sprawie wyroki sądowe.

A zatem, jeśli chcesz oszczędzić swój czas i minimalizować energię angażowaną w podpisywanie Twoich umów, to wcale nie musisz używać imienia. Samo nazwisko wystarczy.

Czy podpis może być nieczytelny i jak bardzo może być skrócony?

Podpis nie musi mieć też formy czytelnej. Może też być nieco skrócony (pomijać niektóre litery czy końcówkę nazwiska).

Masz jednak ważne ograniczenie.

Nie może być zbyt krótki. Być parafą. Same inicjały nie wystarczą do zawarcia umowy.

Dlaczego?

Bo są zbyt szczątkowe, aby potwierdzić, że to Ty właśnie, podpisałeś kontrakt. Dlatego użycie inicjałów, to nie jest dobry pomysł.

Choć prawo nie mówi nam, czym jest podpis, stawiamy mu 2 warunki. Powinien:

• być powtarzalny (być znany większej grupie osób) i

• identyfikować osobę, która go składa.

Tylko jeśli Twój mocno skrócony, nieczytelny podpis, spełnia te wymogi, możesz go stosować.

Czy można mieć kilka podpisów?

Jeśli, tak jak ja, masz długie nazwisko, to może zastanawiasz się, czy dobrze robisz korzystając z dwóch podpisów: formy pełnej i skróconej. Także w tej kwestii prawnicy są elastyczni, bo nie ma ograniczeń, abyś używał obu form jednocześnie – chyba że nie spełniają ww. warunków stawianych podpisowi.

Czy miejsce podpisu ma znaczenie?

Z reguły podpisujemy się w miejscu wskazanym przez prawników w umowie. Wyznaczają to miejsce nie po to, aby dokument wyglądał elegancko, ale aby mieć pewność, że podpis znajdzie się tam gdzie trzeba.

A tym właściwym miejscem jest przestrzeń tuż po zakończeniu linii tekstu umowy.

Podpis powinien być umieszczony w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że zaakceptowana jest cała treść transakcji. Dlatego jeśli bez prawnika zawierasz umowę i dokument nie ma miejsca przeznaczonego na podpis – sam dopilnuj, aby kontrahent nie podpisał się z boku lub w inny kontrowersyjny sposób.

Na przykład jeśli tekst umowy kończy się na stronie, która zawiera tylko 3 linijki tekstu, potem cała kartka jest pusta i podpis jest na samym dole strony, to powstaje wątpliwość – czy rzeczywiście kontrahent umowę zaakceptował.

I nie jest to sytuacja teoretyczna, bo uczestniczyłam w dyskusji, w której prezes zarządu zaprzeczał, że sporną (źle wykonywaną) umowę podpisał. Twierdził, że dokument tylko wstępnie parafował i dlatego jego podpis znalazł się na marginesie, z daleka od tekstu kontraktu.

To z czym ja mam problem i czego nie lubię, to umieszczania podpisu na nowej „czystej” kartce, gdy brakuje już miejsca pod ostatnią linią umowy. Mam wtedy dyskomfort i niepewność, bo taką kartkę można podłączyć pod każdy inny kontrakt. Jeśli wypadnie i zgubi się, tracisz nad nią kontrolę, bo można ją wykorzystać w bardzo różnych celach.

Dlatego jeśli mam wpływ na rozmieszczenie umowy, zmniejszam czcionkę lub manipuluję tekstem tak, aby zaoszczędzić miejsce na podpis (tuż pod tekstem kontraktu).

Jeśli na rozmieszczenie tekstu nie mam wpływu (np. umowa jest już parafowana czy podpisana), to nad pustą kartką z podpisem odręcznie piszę: tytuł, datę i strony kontraktu – w ten sposób wiadomo jaka umowa została podpisana. Nie można podpisu w inny sposób wykorzystać.

Czy skan kontraktu to forma pisemna?

Podpis nie zawsze jest w umowie ważny. Możemy bez niego zawrzeć wiele kontraktów. W wielu sytuacjach może też być automatycznie czy cyfrowo odtworzony. Własnoręczny podpis staje się jednak kluczowy, gdy zachowanie formy pisemnej ma dla transakcji znaczenie.

I to wszystko wydaje się oczywiste do momentu, gdy zaczyna ludziom biznesu zależeć na szybkim podpisaniu umowy lub innego kontraktowego dokumentu, który musi być sporządzony na piśmie. Gdy pojawia się presja sprzedażowa czy mija jakiś termin. Wtedy ludzie biznesu bywają kreatywni. Zastanawiają się, czy podpis może zostać mechanicznie odtworzony. Pomysły, z którymi się spotkałam, to wykorzystanie: ksero, skanera i facsimile.

No niestety. Nie ma formy pisemnej bez własnoręcznego podpisu.

Jeśli teraz myślisz: mnie ten problem nie dotyczy, bo swoje umowy podpisuję osobiście. To zastanów się, czy czasem przesyłasz mailem (lub otrzymujesz) zeskanowane umowy.

Jeśli oryginałów dokumentów nie wysyłasz (lub nie otrzymujesz), to tak naprawdę nie wymieniasz się własnoręcznym podpisem. Jest to podpis zeskanowany. A to oznacza, że zawierasz swoją umowę w formie dokumentowej. Masz zatem kontrakt w tej same formie, co zawarty mailem, SMS-em czy MMS-em.

Jest to ważny problem, choć powiedzmy szczerze dla wielu umów nie będzie miał krytycznego znaczenia, bo prawo rzadko przewiduje formę pisemną pod rygorem nieważności lub w inny sposób penalizuje przedsiębiorców za jej zignorowanie. Nie martwią mnie też strategiczne, jednorazowo zawierane umowy. Bo jeśli będziesz sprzedawał swój biznes czy brał park maszynowy w leasing, to nie mam wątpliwości, że nad formą umowy pochylisz się. Domyślisz się lub dowiesz, że ani sprzedaż przedsiębiorstwa, ani zbycie udziałów w spółce, ani umowa leasingu, nie mogą być dokonane skanem.

Są jednak codzienne umowy zawierane przez przedsiębiorców masowo, dla których podpis własnoręczny jest istotny, a nie zawsze przywiązuje się do niego wagę, bo transakcje są „drobne” i z reguły odbywają się zdalnie.

Jaki podpis potrzebujesz do transferu praw autorskich?

Wiele osób standardowo w biznesie zawiera online umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych. A niestety, taka umowa wymaga tradycyjnej formy pisemnej.

Jeśli jesteś startupem i „kupujesz” logo, to nie nabędziesz praw autorskich bez formy pisemnej i jak będziesz je wykorzystywać jako znak towarowy, to możesz mieć ogromny problem. Tak samo jest, gdy robisz sobie zdjęcie biznesowe, zamawiasz grafiki na stronę internetową, dedykowane dla Ciebie oprogramowanie czy baner reklamowy dla Twojego biznesu. Wszędzie tam, gdzie chcesz nabyć prawa autorskie – forma pisemna Cię obowiązuje.

Nie ma znaczenia za jaką cenę (czy jak drobny) utwór zamawiasz. Bez właściwej formy transferu praw autorskich nie będzie.

W dobie cyfryzacji stosunków kontraktowych, coraz częściej przedsiębiorcy postulują złagodzenie formy dla zbycia praw autorskich i odejście „od przestarzałej” i „nie spełniającej dynamiki rynku” formy pisemnej.

Na to czy prawo złagodzi swój wymóg nie mamy wpływu. Trzeba tu i teraz radzić sobie z problemem. Co zatem zrobić, jeśli musisz się spieszyć bo terminy biegną i nie można czekać z rozpoczęciem projektu na dokończenie formalności?

Masz tutaj co najmniej 2 rozwiązania.

• Aby pokazać kontrahentowi, że umowę podpisałeś, możesz ją najpierw wysłać mailem – ale koniecznie dopilnuj późniejszej wymiany oryginałów. Jeśli zamawiasz utwór, zapłać wynagrodzenie dopiero po tym, jak oryginał do Ciebie dotrze. Nie ma przeszkód, aby takie ustalenie wprowadzić do umowy wysyłanej w formie skanu.

• Opcja druga to wersja „nowocześniejsza”, ale wymagająca nakładów finansowych.

Jeśli zainwestujesz w kwalifikowany podpis elektroniczny, to w praktyce uzyskasz skutek taki sam, jaki daje podpis własnoręczny. Dzieje się tak, bo umowa w formie elektronicznej (zawarta za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego) także prawa autorskie skutecznie przenosi (podpis elektroniczny zastępuje podpis własnoręczny).

To rozwiązanie jednak nie zadziała, jeśli Ty podpiszesz się elektronicznie, a twórca utworu dostarczy Ci tylko dokument podpisany w skanie. Jeśli natomiast, twórca podpisze Waszą umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to ryzyka nie ma. Nie mam wątpliwości, że jesteś w stanie doręczyć mu swój oryginał podpisany własnoręcznie.

Dlaczego dopuszczam takie rozwiązanie?

Bo każda ze stron może podpisać umowę w inny sposób. Ty własnoręcznie, a wykonawca utworu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Publikacja: 3 lipca 2022 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral