Biznesowy manual do oferty – czyli jak nie zawrzeć umowy z pośpiechu czy przez swoje milczenie

• Czy akceptacja oferty musi być stuprocentowa?

• Kiedy druga strona ma prawo Twoją ofertę zmienić lub uzupełnić i jak się przed tym zabezpieczyć?

• Kiedy brak odpowiedzi na ofertę oznaczać będzie Twoją zgodę i doprowadzi do zawarcia umowy?

• Na co warto zwracać uwagę, gdy nie chcesz wykonywać usług w weekendy lub święta – co tak naprawdę oznacza w umowach termin „dni robocze”?

• Co powinniśmy robić, aby zostać dobrymi negocjatorami?

Moduł Kontraktowy – przyjęcie oferty bez formalnej akceptacji

Żyjemy i działamy pod presją czasu – bo czas to jest coś, czego nam nieustannie brakuje. I oczywiste jest, że nie sprzyja to relacjom kontraktowym, które przecież ze swojej natury wymagają uwagi i zaangażowania. Nie wszyscy jednak wiedzą, że nieprzemyślane milczenie oraz przedwczesne rozpoczęcie wykonywania umowy, generuje ryzyko zawarcia transakcji na warunkach, których nie akceptujesz.

W poprzednich 2 odcinkach koncentrowałam się na działaniach przedsiębiorcy, który tworzy ofertę. Mówiłam o tym, jak może ją wykorzystać w ramach zawieranej umowy. Co w ofercie powinno się znaleźć, i kiedy można się z oferty wycofać. Natomiast teraz zmienimy perspektywę. Zmodyfikujemy spojrzenie na problem ofertowy, bo skoncentrujemy się na kontrahencie, który ofertę otrzymuje. Na tym, czy po jego stronie pojawiają się jakieś ryzyka i o czym warto pomyśleć.

I może teraz zastanawiasz się, czy w ogóle warto pochylać się nad tym tematem i myślisz: „cóż takiego specjalnego trzeba wiedzieć, skoro jest oczywiste, że generalnie mamy 2 wyjścia – możemy ofertę albo odrzucić, albo zaakceptować”.

Nie do końca jednak sytuacja jest zero-jedynkowa.

Reguła lustrzanego odbicia

Chociaż sama decyzja „akceptuję – ofertę przyjmuję” nie budzi raczej kontrowersji, to pojawia się ona, gdy przedsiębiorca na ofertę się zgadza, ale ma jakieś zastrzeżenia. Po prostu, gdy chce otrzymaną propozycję w pewien sposób zmodyfikować lub uzupełnić.

Wątpliwość pojawia się także wtedy, gdy mamy do czynienia z ciszą. Brakiem jakiejkolwiek odpowiedzi. W szczególności jest to ważne, gdy wykonawca, który otrzymał Twoje zamówienie, milczy – a mimo to zaczyna umowę realizować.

Oferta powinna być zaakceptowana w 100%.

Dlatego myślę, że warto wyjść od tego co stanowi fundament. Od tego, że przy zawieraniu umów na drodze ofertowej, obowiązuje nas reguła lustrzanego odbicia. Czyli akceptacja oferty powinna być całkowita (dotyczyć wszystkich jej warunków).

Dlatego częściowe przyjęcie oferty (z zastrzeżeniem jej zmiany lub uzupełnienia) z perspektywy prawnej stanowi tak naprawdę nową ofertę.

To znaczy, gdy słyszysz: „akceptuję Twoją ofertę, ale chcę coś w niej zmienić” – to tak naprawdę kontrahent odrzuca otrzymaną od Ciebie propozycję i składa własną ofertę. Którą możesz przyjąć lub nie. W takiej sytuacji – z perspektywy prawnej – proces ofertowania rozpoczyna się od początku.

Przykładowo, załóżmy, że oferta sprzedaży zawiera: produkt, jego cenę, termin i miejsce dostawy. Jeśli przedsiębiorca potwierdzi, że ofertę akceptuje, ale chciałbym otrzymać towar, nie w Warszawie, a w Berlinie. Lub powie, że dostawa ma być nie za miesiąc, ale już za 2 tygodnie. To znaczy, że tak naprawdę Twojej propozycji nie przyjmuje. Natomiast składa własna ofertę – na warunkach, które mu odpowiadają.

Jego oferta będzie zawierać tę samą cenę i ten sam produkt – zmieni się tylko jeden parametr. Odpowiednio: albo miejsca dostawy, albo termin realizacji.

Tak samo będzie, gdy złożysz swojemu klientowi ofertę na szkolenie. Podasz cenę, termin, program i liczbę uczestników. Jeśli klient powie, że na wszystko się zgadza, ale za tę samą cenę chce przeszkolić grupę nie 10 a 20 osób – to tak naprawdę, składa swoją własną ofertę. Zamawia szkolenie na warunkach zaproponowanych przez Ciebie, ale dla większej liczby pracowników.

Podobnie będzie, gdy Twój klient powie, że na wszystko się zgadza, ale szkolenie ma odbyć się nie online, a stacjonarnie.

Ponieważ formalnie to Twój klient składa ofertę, to teraz Ty musisz zadecydować, czy ją rzeczywiście przyjmiesz. Czy większa ilość osób albo zmiana formuły szkolenia – jest dla Ciebie akceptowalną opcją.

Tyle ogólna zasada, tzn. o regule lustrzanego odbicia, którą znajdziesz w art. 68 Kodeksu cywilnego. A teraz o wyjątku, który jest ważny i wynika z art. 68(1) Kodeksu.

Jest on istotny, bo w stosunkach między przedsiębiorcami reguła lustrzanego odbicia doznaje ograniczenia.

Dlaczego?

Bo odpowiedź na ofertę, która wprowadza do niej nieistotne zmiany lub nieistotne uzupełnienia – uznaje się za przyjęcie pierwotnej propozycji (akceptację otrzymanej oferty).

W takim wypadku strony wiąże umowa o treści wynikającej z oferty plus nieistotne zmiany wprowadzone w odpowiedzi na nią przez przedsiębiorcę, który ofertę przyjmuje.

Czyli jeśli zamawiasz towar i żądasz, aby dostarczył Ci go kurier – a sprzedawca ofertę przyjmuje i mówi, że jego magazyn jest blisko Twojego biura i osobiście, za darmo Ci produkt dostarczy to – choć Twoja oferta została zmieniona – jednak do zawarcia umowy dojdzie. Cena, produkt, termin dostawy pozostaną te same – zmianie ulegnie sam sposób dostawy.

Skąd to szczególne rozwiązanie dla biznesu? Dlaczego zasada lustrzanego odbicia ma tutaj charakter ograniczony?

Zapewne wynika to z potrzeb obrotu gospodarczego, w którym stronom zależy na szybkich i skutecznych transakcjach, a drobne modyfikacje nie mają znaczenia i są wpisane w bogactwo życia gospodarczego.

Oczywiście ocena, czy zmiana oferty przez przedsiębiorcę (który ofertę przyjmuje) ma charakter istotny, czy nie – może budzić wątpliwości.

Rozstrzygając je, trzeba uwzględnić konkretne okoliczności (kwestie ekonomiczne i cel zawieranej umowy).

Przykładowo, dla jednego przedsiębiorcy kraj pochodzenia towaru, data jego produkcji czy sposób zapakowania nie będą miały znaczenia, a dla innego kontrahenta będzie to element kluczowy.

Jak sprawdzić czy wprowadzona do oferty zmiana jest rzeczywiście istotna?

Z istotną zmianą mamy do czynienia z reguły wtedy, gdy wpływa ona na rodzaj oraz zakres praw lub obowiązków przedsiębiorców – utrudnia ich wykonanie lub ogranicza je w jakiś sposób.

Na przykład wydłużenie terminu zapłaty, ogranicza prawa sprzedawcy i moim zdaniem stanowi istotną zmianę oferty.

Tak samo jest w wypadku zmiany miejsca dostawy. Gdy miejscem odbioru jest nie Gdańsk a Paryż. Dochodzi wtedy do istotnej zmiany oferty, bo zwiększa ona zakres obowiązków sprzedawcy. Obciąża go wyższymi kosztami i dodatkowymi ryzykami związanymi z dłuższym transportem.

Logicznie rozumując, można moim zdaniem założyć, że zmiana warunków oferty na korzyść tego, kto taką ofertę składa – nie stanowi jej istotnej modyfikacji.

Ale nawet jeśli takie założenie przyjmiemy, to nie możemy się go trzymać kurczowo i musimy analizować każdą sytuację. Bo nie zawsze będzie to oczywiste.

Na przykład nie będzie to dla mnie oczywiste, gdy wykonawca przyspieszy termin dostawy. Zamawiającemu może zależeć na tym, aby umowa została wykonana dokładnie w określonej dacie i wcześniejsza dostawa może być dla niego istotną zmianą. Problemem, bo nie będzie miał miejsca, aby towar składować.

Myślę, że nie ma wątpliwości, że wyjątek od zasady lustrzanego odbicia (możliwość zmiany oferty przez kontrahenta, który ją przyjmuje), wprowadza dla składającego ofertę pewne ryzyko. Dlatego nie zawsze będziesz chciał, aby Twoja oferta została w jakikolwiek sposób zmieniona.

Co możesz zrobić? Jak się zabezpieczyć?

Przed zmianą oferty możesz ochronić się na 2 sposoby:

• Możesz napisać, że Twoja oferta może zostać przyjęta wyłącznie bez zastrzeżeń (bez jakichkolwiek zmian). Po prostu, że jest niemodyfikowalna. I jest to często stosowane rozwiązanie przez przedsiębiorców, którzy nie chcą być zaskakiwani i nie godzą się na żadne zmiany – chcą mieć pełną kontrolę nad warunkami kontraktu

• A jeśli o takim zastrzeżeniu zapomniałeś (nic w swojej ofercie nie napisałeś) i Twój kontrahent ją przyjął (proponując zmiany na które nie ma Twojej zgody) – to możesz niezwłocznie sprzeciwić się takiej modyfikacji. I na pewno warto to od razu zrobić. A więc gdy dostaniesz maila, w którym Twój klient ofertę przyjmuje i wprowadza do niej jakieś zmiany – powinieneś od razu odpowiedzieć, że bardzo dziękujesz, ale takiej zmiany nie akceptujesz. W ten sposób propozycja Twojego kontrahenta nie wywrze skutków prawnych i do zawarcia umowy nie dojdzie.

Ponieważ w wielu sytuacjach powstanie wątpliwość, czy zmiana oferty jest istotna, czy jeszcze nie – to warto w swoim biznesie zastosować jedną z 2 procedur. Możesz:

• wprowadzać do swoich ofert zapis, że są one niemodyfikowalne i można je przyjąć tylko w całości (bez żadnych zmian i uzupełnień), albo

• odrzucać wszelkie zmiany wprowadzane do Twoich ofert (te, które Ci nie odpowiadają). Ale to oznacza, że bierzesz na siebie ryzyko, że coś Ci umknie lub zapomnisz powiadomić kontrahenta.

W jakiej formie możesz sprzeciwić się wprowadzeniu zmiany do oferty?

Nie mamy tu jakiś szczególnych wymogów, ale oczywiście, jeśli oprzesz się tylko na komunikacji ustnej, to w przyszłości nie będziesz miał dowodu, że ze swoim kontrahentem rozmawiałeś. Więc komunikacja mailowa jest dla mnie tutaj rozsądnym minimum.

Milczące i dorozumiane (nieoficjalne) przyjęcie oferty

Innym problemem, który pojawia się w kontekście przyjmowania oferty, jest przekonanie ludzi biznesu (może Ty też tak myślisz), że ofertę można przyjąć tylko przez wyraźne formalne jej potwierdzenie. Nie jest to jednak prawda.

Ofertę może być przyjęta też przez brak jakiegokolwiek działania. Czyli, gdy w ogóle na otrzymany dokument nie zareagujesz. Oferty nie odrzucisz. Taki sposób zawarcia kontraktu nazywany jest milczącym przyjęciem.

Jest jeszcze druga sytuacja, w której można przyjąć ofertę bez jej formalnej akceptacji. Z mojego doświadczenia wynika, że zdarza się ona całkiem często, bo pojawia się wtedy, gdy po otrzymaniu zamówienia, zaczynasz od razu wykonywać kontrakt (potwierdzając w ten sposób swoim zachowaniem, że ofertę przyjmujesz). I taki scenariusz nazywamy konkludentnym (dorozumianym) przyjęciem oferty, bo z takiego zachowania możemy wywnioskować, że oferta została w rzeczywistości przyjęta. Choć nie została formalnie zaakceptowana.

Rozłóżmy teraz te 2 sytuacje na czynniki pierwsze.

Wyjdę od tego, że w prawie kontraktowym mamy ogólną zasadę, która mówi, że milczenie oznacza …. brak zgody.

Warto, o tej regule pamiętać. Wiedzieć, że milczenie wcale nie jest akceptacją, bo wiele razy spotkałam się z sytuacją, w której przedsiębiorcy próbowali wywrzeć biznesową presję (wprowadzali jednostronnie do relacji biznesowych odwrotne rozwiązanie).

Na przykład pisali, że brak odpowiedzi w określonym czasie – oznacza, że kontrahent coś akceptuje lub kontrakt zostaje zawarty. I w takiej sytuacji może pojawić się stres, gdy okaże się, że mail lub list, otwarty został zbyt późno, bo pracownik zachorował, były święta lub wydarzyło się coś innego – a propozycja jest dla Ciebie nieakceptowalna lub tego czego żąda kontrahent – wykonać nie możesz.

Tak jak powiedziałam, taki nacisk jest bardziej naciskiem biznesowym niż wywołującym skutki prawne, w postaci zawarcia kontraktu i nie warto poddawać się tej presji.

Jest to ogólna zasada i oczywiście nie mogę odpowiedzialnie powiedzieć, że nigdy nie znajdziesz się w sytuacji wyjątkowej.

Są takie sytuacje, gdy milczenie można będzie uznać za zgodę. Tak będzie, gdy:

• przepis mówi nam, że brak reakcji oznacza akceptację (o takiej sytuacji zaraz powiem);

• strony to ustaliły w kontrakcie lub wynika to ze zwyczaju.

Możesz się więc umówić, że gdy na jakieś Twoje określone działanie kontrahent nie zareaguje (nic Ci nie odpowie), to znaczy, że się z Tobą zgadza.

Mamy zatem ogólną zasadę, że milczenie nie oznacza zgody na zawarcie umowy, ale (jak już powiedziałam) prawo może wprowadzić w tym zakresie pewne ograniczenia

Takim wyjątkiem jest regulacja art. 68(2) Kodeksu cywilnego, która mówi, że gdy przedsiębiorca (w ramach prowadzonego przez siebie biznesu) otrzymał ofertę od osoby, z którą pozostaje w stałych stosunkach gospodarczych to – gdy milczy i niezwłocznie nie odpowie – przyjmuje się, że ofertę przyjął.

I oczywiście pojawia się pytanie: jak rozumieć kodeksowe: „pozostawanie w stałych stosunkach gospodarczych”? Bo jest ono bardzo ogólne i niedookreślone.

Czy klient, który kupuje od Ciebie towar co miesiąc lub raz na rok, pozostaje z Tobą w stałych stosunkach gospodarczych? Czy na składane przez niego zamówienia musisz szybko odpowiadać, aby oferty w sposób milczący nie przyjąć?

Z reguły prawnicy przyjmują, że „stałe stosunki gospodarcze” to sytuacje, gdy kontrahentów łączą trwałe, aktywne relacje.

Na przykład przedsiębiorcy prowadzą ze sobą biznes na podstawie umowy o współpracy czy ramowego kontraktu (np. ramowej umowy: sprzedaży, dostawy lub świadczenia usług) albo gdy kontrahentów łączy umowa franczyzy.

Przy czym liczy się sytuacja faktyczna. Ważne jest, czy kontrakt o współpracy obowiązuje. Nie ma znaczenia, czy formalnie zawarty został na piśmie.

A zatem ta zasada będzie mieć zastosowanie także do tych relacji biznesowych, które opierasz na mailach czy ustaleniach telefonicznych. Gdy po prostu de facto współpracujesz z klientem, bez pisemnej umowy.

Natomiast wracając do pytania, które postawiłam. Moim zdaniem incydentalne kontrakty (zawierane co jakiś czas), nie mieszczą się w pojęciu „stałych stosunków” i nie dają podstaw do milczącego przyjęcia oferty.

No, ale jednak nie mam wątpliwości, że ta zasada wprowadza ryzyko dla biznesu. Ryzyko, że przedsiębiorca na czas nie odpowie i „niechcący” zawrze niekorzystny kontrakt. Na przykład, gdy mail lub korespondencja się przeleży (otworzone zostaną zbyt późno).

To ryzyko jest realne, szczególnie w tych biznesach, które opierają się na zamówieniach na masową skalę. I dlatego warto to ryzyko oszacować oraz przemyśleć, czy je akceptujesz i czy chcesz z nim coś zrobić.

I teraz mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Prawo nie uznaje zasady milczącego przyjęcia oferty za uregulowanie bezwzględne. To znaczy, będzie Cię ona dotykać tylko wtedy, gdy jej na to pozwolisz. Możesz się umówić ze swoim kontrahentem, że art. 68 (2) Kodeksu cywilnego Was nie obowiązuje. Że akceptacja oferty może nastąpić tylko „tradycyjnie” – przez jej wyraźne i formalne przyjęcie.

Czasem nawet wymaga się, aby oferta została przyjęta w określonej formule. Przyjęcie zawierało konkretne informacje lub było na formularzu. W praktyce prawnicy całkiem często wprowadzają takie rozwiązanie do umów o współpracy.

Jak taki zapis sformułować?

Najprościej jak tylko się da. Możesz na przykład wprost napisać, że do Twojej umowy nie stosuje się art. 68(2) Kodeksu cywilnego.

Tyle jeśli chodzi o milczące przyjęcie oferty, a teraz przejdźmy do jej akceptacji w sposób dorozumiany tj. przez rozpoczęcie wykonania umowy. O tym sposobie mówi nam art. 69 Kodeksu cywilnego.

Dorozumiane (konkludentne) przyjęcie oferty

Aby oferta była zaakceptowana w sposób dorozumiany, zasadniczo muszą zostać spełnione 2 warunki:

• Taka procedura powinna mieć charakter „zwyczajowy” (to znaczy być standardowo stosowana w danych relacjach kontraktowych) lub wynikać z treści samej oferty. To znaczy oferta powinna mówić, że kontrahent nie oczekuje komunikacji, ale czeka na konkretne działanie.
• Rozpoczęcie wykonywania kontraktu musi nastąpić w odpowiednim czasie. Czyli nie kiedykolwiek, nie za miesiąc lub rok – ale w terminie wskazanym w ofercie lub wynikającym ze zwyczaju.

Może brzmi to trochę zawile, ale sprawa jest bardzo prosta i na pewno spotykasz się z tym rozwiązaniem na co dzień.

Na przykład z akceptacją oferty w sposób konkludentny mamy do czynienia w sprzedaży internetowej, gdy towar jest wysyłany od razu, zanim klient otrzyma potwierdzenie przyjęcia zamówienia. Kupujący dowiaduje się o przyjęciu oferty w momencie, gdy dostaje numer nadanej już przesyłki.

Innym przykładem jest zapłata ceny na podstawie oferty zawartej w fakturze pro forma. Przez terminową zapłatę, kupujący potwierdza, że przyjął ofertę sprzedawcy. 

Dlaczego znajomość tej procedury jest ważna?

Jeśli prowadzisz model biznesowy oparty na sprzedaży towarów lub usług w procedurze ofertowej (na podstawie zamówień), to musisz mieć świadomość ryzyk, które mogą się dla Ciebie zmaterializować – jeśli masz w zwyczaju rozpoczynać wykonanie zamówienia i „w międzyczasie” prowadzić negocjacje umowy.

Może okazać się, że rozpoczęcie wykonywania kontraktu pozbawi Cię jakiegokolwiek pola manewru, bo de facto umowa zostanie zawarta i zdany będziesz na dobrą wolę drugiej strony – jeśli będziesz chciał zawrzeć swój kontrakt, na warunkach innych niż przewidziane w ofercie.

I jest to ryzyko, które całkiem często pojawia się w biznesie, dlatego warto o nim pomyśleć, gdy w pośpiechu zaczynasz wykonywać umowę na podstawie zamówienia, którego warunków w pełni nie akceptujesz – licząc, że później przeprowadzisz negocjacje.

I dlatego teraz – tak trochę ku przestrodze – rozważymy spór ofertowy na kanwie prawdziwego kazusu sądowego.

Kazus z sali sądowej

W 2009 roku jednoosobowy przedsiębiorca zawarł ze spółką – będącą inwestorem budowlanym – 3 umowy na rozbudowę pawilonu biurowo-magazynowego. Dodatkowo w październiku tego samego roku, inwestor przekazał przedsiębiorcy dwa zapytania ofertowe na wykonanie uzupełniających prac (wiaty i 40 miejsc parkingowych). Zapytania opisywały zakres robót, ale nie zawierały wynagrodzenia. Kwotę wynagrodzenia miał zaproponować przedsiębiorca w swoim kosztorysie.

W odpowiedzi na zapytania, przedsiębiorca złożył oferty na łączne wynagrodzenie przekraczające 100.000 PLN – i kilka miesięcy później, pracownik inwestora (kierownik kontraktu), wezwał go do realizacji robót.

Kierownik kontraktu nie miał upoważnienia do zawierania umów. Uprawnionym do jednoosobowej reprezentacji spółki był prezes zarządu. Dlatego przedsiębiorca po złożeniu oferty prowadził ze spółką korespondencję odnośnie treści umowy i przesłał jej podpisany przez siebie oryginał.

Prezes zarządu akceptował fakt wykonywania prac przez przedsiębiorcę, zakres robót oraz wynagrodzenie, ale nigdy umowy nie podpisał.

Po zakończeniu prac, przedsiębiorca wystawił fakturę i bezskutecznie kilkakrotnie wzywał spółkę do zapłaty wynagrodzenia. A następnie – w związku z brakiem płatności – zdecydował się skierować sprawę na drogę sądową.

W czasie procesu, spółka twierdziła, że nie zawarła umowy z przedsiębiorcą. Ani w drodze negocjacji, ani w trybie ofertowym. Bo nie uzyskała decyzji administracyjnej pozwalającej jej na rozpoczęcie robót. Co więcej, inwestor twierdził, że przedsiębiorca wykonał prace bez wynagrodzenia, w zamian za rezygnację przez inwestora z kar umownych (naliczonych przedsiębiorcy na podstawie innych kontraktów).

Czy do zawarcia umowy rzeczywiście doszło? Czy przedsiębiorca pieniądze odzyskał?

W sporze, który powstał na bazie ww. kazusu, pojawiło się wiele zarzutów procesowych, ale nimi się nie będziemy zajmować. Skupimy się tylko na meritum w kontekście procesu zawierania umowy – bo interesuje nas rozstrzygnięcie sądowe z perspektywy problemów ofertowych. Czyli, czy sądy uznały, że umowa w ogóle została zawarta oraz w jakim trybie to nastąpiło – skoro przedsiębiorcy, ani nie podpisali kontraktu, ani nie doszło do formalnego przyjęcia oferty.

Ten kazus jest ważny, bo odzwierciedla nam praktykę biznesową. Dlatego że w rzeczywistości rynkowej nie zawsze jest tak, jak my prawnicy byśmy chcieli. Grzecznie i po kolei – najpierw podpisana umowa a potem działanie. Często rzeczywistość biznesowa wymaga szybkiej reakcji i rozpoczęcia wykonywania umowy (a formalności kontraktowe odkładane są na później).

No, ale niestety, to „później” – tak jak w naszym kazusie – może nigdy nie nastąpić. Może okazać się, że to co miało być zyskownym zleceniem jest kontraktową porażką. Bo druga strona wycofuje się z ustaleń lub przyjmuje inną interpretację zdarzeń.

Przejdźmy zatem do konkretów, i zacznijmy od stanowiska Sądu Okręgowego.

Sąd ustalił, że w ramach współpracy strony przyjęły pewien model zawierania umowy, który polegał na przesyłaniu przez inwestora zapytania o cenę określonych prac. Następnie wykonawca dokonywał wyceny i proponował wynagrodzenie. Jeśli kwota była interesująca, to inwestor akceptował otrzymaną propozycję, a wykonawca przystępował do wykonania projektu. Kontrahenci nie od razu podpisywali umowę. Działo się to dopiero na etapie, gdy prace były już w toku.

Sąd Okręgowy doszedł do wniosku, że przy takim scenariuszu współpracy, to wykonawca robót, a nie inwestor – składał ofertę zawarcia umowy.

Dlaczego?

Bo do złożenia oferty dochodziło dopiero, gdy została podana cena. A w praktyce ta cena była proponowana nie przez inwestora, ale przez wykonawcę robót. Dopiero na etapie, gdy istotne warunki umowy były znane. To znaczy, w szczególności zakres prac i cena, można było mówić o złożeniu oferty.

A zatem sąd przyjął, że inwestor nie złożył oferty, a jedynie zapytania ofertowe. Najpierw na wykonanie dodatkowych miejsc parkingowych, a później na budowę wiaty. I te zapytania z prawnej perspektywy nie stanowiły oferty, bo nie zawierały wszystkich elementów istotnych dla umowy o roboty budowlane. W szczególności brakowało wynagrodzenia.

W konsekwencji Sąd Okręgowy uznał, że to nie inwestor, ale wykonawca złożył dwie oferty. Ofertę na wykonanie miejsc parkingowych za 75.000 PLN oraz ofertę na zbudowanie wiaty magazynowej za 65.000 PLN.

Oferty zostały przekazane pracownikowi inwestora (kierownikowi kontraktu), który oba dokumenty przekazał swojemu prezesowi. Dlatego sąd uznał, że do zawarcia umowy mogło dojść jedynie przez przyjęcie oferty przez inwestora. Przy czym takie przyjęcie mogło nastąpić (zostać wyrażone) w jakikolwiek sposób – czyli w praktyce przez jakiekolwiek działanie przedstawiciela spółki.

Na podstawie zeznań świadka, Sąd Okręgowy przyjął, że prezes zarządu, nie tylko akceptował wykonawcę jako realizatora miejsc parkingowych i wiaty, ale także godził się na zaproponowane przez niego warunki (w szczególności wynagrodzenie). Prezes wiedział też, w jaki sposób przebiegają prace – i dlatego sąd przyjął, że inwestor w sposób dorozumiany wyraził zgodę na przyjęcie oferty.

A co powiedział Sąd Apelacyjny?

Zdaniem Sądu Apelacyjnego można było pójść jeszcze dalej i uznać, że inwestor przyjął ofertę wykonawcy za pośrednictwem swojego dorozumiany pełnomocnika (kierownika kontraktu). To on właśnie zlecił wykonanie wiaty i miejsc parkingowych, nadzorował te prace i przekazywał uwagi techniczne. Wszystko to robił nie tylko za wiedzą, ale także zgodą prezesa zarządu.

Zdaniem Sądu Apelacyjnego takie świadome tolerowanie działania innej osoby jako pełnomocnika (wiedza o tych działaniach i brak sprzeciwu), stanowi konkludentne (dorozumiane) udzielenie pełnomocnictwa. W konsekwencji sąd stwierdził, że działając za zgodą i wiedzą swojego prezesa, kierownik kontraktu miał prawo przyjąć ofertę i w imieniu inwestora to zrobił.

Bez względu na to którą konstrukcję prawną przyjmiemy (zarówno w jednym, jak i drugim przypadku), nastąpiło przyjęcie oferty przez inwestora, a tym samym doszło do zawarcia umowy. I nie miało dla sądu znaczenia, że dokument umowy nie został nigdy podpisany. W konsekwencji sąd uznał, że za zrealizowane prace należało się wynagrodzenie A zatem spór wygrał wykonawca.

Co z tego kazusu dla Ciebie, w kontekście Twojego zawierania umów, wynika?

• Potraktowałabym go jako ostrzeżenie, że nie jest dobrym podejściem wykonywanie umowy i jednoczesne negocjowanie warunków kontraktu. Że jest to poważne ryzyko, z którym musisz się liczyć, nawet w relacjach z zaprzyjaźnionym partnerem. Nie wiadomo, w którym momencie może pojawić się konflikt interesów – a wtedy łatwo o nieporozumienie.

• Po drugie, z kazusu, który usłyszałeś wyraźnie wynika, że zawarcie umowy przez przyjęcie oferty w sposób konkludentny (dorozumiany), to nie tylko teoria kodeksowa, ale realna praktyka biznesowa – i mechanizm takiego przyjęcia działa skutecznie w praktyce.

• Po trzecie, z kazusu widać, że w sposób dorozumiany może ofertę przyjąć, nie tylko wykonawca, ale także zamawiający (klient). I dlatego trzeba wiedzieć, jak odróżnić ofertę od zapytania ofertowego. A więc zapytania, które nie spełnia warunków oferty i tylko inicjuje proces jej złożenia.

Nieoczywiste oczywistości – co oznacza „dzień roboczy” w kontrakcie

Z wyznaczaniem i ustalaniem terminów, standardowo spotykamy się w życiu codziennym. Termin to pojęcie z języka potocznego – i jako takie, nie wydaje się wzbudzać większych problemów lub wątpliwości. Ale jeśli spojrzysz na termin w kontekście zapisów umownych, to wtedy okaże się, że prawo nieco inaczej rozumie to pojęcie i może powstać niepewność, jak powinieneś termin liczyć.

W tym odcinku powiem nie o rozwiązaniach kodeksowych – ale o kwestiach czysto kontraktowych i praktycznych, które często pozostają niezauważone przez biznes, gdy negocjuje swoje terminy, a są one bardzo proste.

Są one niekiedy pomijane i zupełnie niepotrzebnie generują sytuacje konfliktowe (wątpliwości, jak umowa ma być realizowana – na co strony umówiły się).

Zacznę od tego, że niekiedy kontrahenci nie ustalają w umowie, ile dni w tygodniu ma być wykonywana usługa lub dzieło. Po prostu, nie uzgadniają czy godzą się na jakieś dni wolne.

Często na przykład mówi się, że usługa będzie realizowana 8 godzin dziennie lub od 9-tej do 17-stej i strony nie precyzują, czy dni tygodnia mają dla nich jakiekolwiek znaczenie lub czy projekt ma być wykonywany także w weekendy i święta. A potem pojawia się dyskusja, bo zamawiający chce, aby roboty budowlane szły sprawnie i oczekuje codziennej obecności ekipy na swoim obiekcie.

Dlatego zachęcam Cię, gdy planujesz pracować tylko od poniedziałku do piątku – to zapisz to wyraźnie w swoim kontrakcie. Dzięki temu klient nie będzie nękał Cię swoimi mailami w weekend i nie będzie rozczarowany, że na to nie reagujesz.

Drugi problem to sytuacja, w której strony transparentnie ustalają, że umowa będzie wykonywana tylko w dni robocze, ale nie pochyliły się nad tym, aby termin „dni robocze” wyraźnie zdefiniować.

I gdy widzę taki zapis, to pojawiają się automatycznie w mojej głowie 2 pytania:

• czy zdaniem kontrahentów sobota to dzień roboczy (czy wykonawca musi wtedy umowę realizować) i

• co zrobić, gdy obaj kontrahenci pracują w inne (różne) dni tygodnia (np. jeden przyjmuje zamówienia od poniedziałku do środy, a drugi ma otwarty biznes od czwartku do soboty). Czyje dni robocze powinniśmy uwzględniać?

Dlatego zachęcam Cię do tego, abyś termin „dni robocze” wyraźnie w swoich umowach precyzował. I jak już będziesz to robił, to proszę nie popełnij następnego typowego błędu.

Bardzo często przedsiębiorcy piszą w umowach: „dni robocze są to dni ustawowo wolne od pracy” lub w inny sposób odnoszą się do ustawy o dniach wolnych od pracy.

W czym jest tutaj problem?

Ludzie biznesu nie mają czasem świadomości, że z perspektywy prawnej – sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy.

Mamy ustawę o dniach wolnych od pracy, która zawiera listę kilkunastu dni wolnych i która rozstrzyga wprost, że niedziela to także do takich dni należy.

Sobota nie jest dniem ustawowo wolnym od pracy.

Problem pojawia się jednak przy sobocie. Ten dzień ma już zupełnie inny status. Z perspektywy prawnej nie uznajemy go za dzień wolny od pracy.

I o tym „problemie z sobotą” warto pomyśleć.

Czyli, jeśli w umowie definiujesz dni robocze i piszesz, że są to dni ustawowo wolne od pracy – to tak naprawdę, godzisz się na wykonywanie umowy od poniedziałku do soboty.

Jeśli to ustalenie Ci nie odpowiada (jeśli w sobotę nie chcesz pracować) – to musisz zbudować swój zapis inaczej.

Na przykład możesz powiedzieć, że: „dniami roboczymi są dni ustawowo wolne od pracy oraz soboty”. Jeśli taki zapis przyjmiesz, to nie będzie wątpliwości w jakie dni dla klienta pracujesz.

Nieoczywiste oczywistości – jak wybitni negocjatorzy przygotowują negocjacje

Nie ulega wątpliwości, że praktyka czyni mistrza, dlatego teraz o tym, co działa w negocjacyjnej praktyce i czego – zdaniem badaczy – warto uczyć się od negocjatorów, którzy odnoszą sukcesy w swoich negocjacyjnych rozmowach.

Opowiem o tym jakie podejście i jakie strategie stosują wybitni negocjatorzy. Zaglądniemy, tak trochę, do ich warsztatu, aby dowiedzieć się co zrobić, by znaleźć się w negocjacyjnej czołówce.

Mamy taką możliwość, bo badacze postanowili odegrać rolę podglądaczy i spróbowali znaleźć wspólny mianownik sukcesu. Złotą receptę na udane negocjacje. To znaczy obserwowali wybitnych negocjatorów w akcji i zrobili to, nie w laboratorium czy na zaaranżowanych sztucznie spotkaniach, ale w trakcie rzeczywistych negocjacji.

Badania dotyczyły zarówno tego, jak wybitni negocjatorzy przygotowują się do rozmów, jak i etapu prowadzenia negocjacji.

W tym odcinku skupimy się na przygotowaniach. Na tym, co takiego szczególnego i wyjątkowego robią wybitni negocjatorzy (co ich wyróżnia i determinuje sukces). Natomiast w następnym podcaście powiem, w jaki sposób wybitni negocjatorzy prowadzą swoje negocjacje.

Zapewne teraz zapytasz: „kogo badacze uznali za wybitnego negocjatora?”.

Zastosowano tutaj 3 kryteria:

• Przyjęto, że wybitnym negocjatorem jest ten, kto został uznany za efektywnego negocjatora przez obu kontrahentów. Wszystkie strony negocjacji musiały być co do tej oceny zgodne (chodziło o to, aby uniknąć subiektywnego spojrzenia opartego na przekonaniu tylko jednej strony).

• Za wybitnego negocjatora uznano osobę, która w przeszłości odniosła udokumentowane negocjacyjne sukcesy. Te sukcesy musiały być nie tylko potwierdzone, ale także wielokrotne. Badaczom zależało na tym, aby uniknąć jednorazowych (być może przypadkowych) sukcesów.

• Ustalenia wynegocjowane przez wybitnych negocjatorów musiały być zrealizowane zgodnie z negocjacyjnymi założeniami. Sukces nie mógł być teoretyczny.

Jeśli chodzi o skalę badań to wzięło w nich udział 49 wybitnych negocjatorów, którzy spełniali wszystkie 3 kryteria i przeprowadzono z ich udziałem 103 negocjacyjne sesje. W trakcie tych spotkań badacze starali się ustalić, jakie wspólne parametry mają wybitni negocjatorzy. Co takiego szczególnego robią, że odnoszą sukcesy.

Jednocześnie oprócz wybitnych negocjatorów (dla porównania) obserwowano także grupę innych osób. Nazwę ją dla odróżnienia „grupą statystycznych negocjatorów”. Była to grupa negocjatorów, którzy nie spełniali z jakiegoś powodu wszystkich ww. kryteriów lub co do których badacze nie mieli danych pozwalających na dokonanie takiej klasyfikacji.

Na czym w praktyce polegał projekt?

W pierwszym kroku badacze spotkali się z negocjatorami przed samymi negocjacjami i zachęcali ich, aby opowiedzieli o swoich strategiach i celach, które chcą osiągnąć w trakcie rozmów.

A na drugim etapie badacze podglądali proces negocjacji. Brali udział w spotkaniach i zapisywali częstotliwość, z jaką negocjatorzy z obu grup prezentowali pewne zachowania czy reakcje.

I co ustalono? Co odróżniało wybitnych negocjatorów od ich statystycznych kolegów?

• Po pierwsze, ciekawe jest to, że nie zauważono różnicy odnośnie czasu poświęconego na przygotowanie do negocjacji. Dlatego badacze stawiają tezę, że ważne jest nie to, ile czasu przygotowujemy się do negocjacji, ale w jaki sposób go wykorzystujemy.

• Jednocześnie z obserwacji wynikło, że przygotowując się do spotkania, wybitni negocjatorzy rozważali bogate spektrum opcji i scenariuszy, które mogą pojawić się w trakcie rozmów. Koncentrowali się nie tylko na tym, co sami chcieli zaproponować i jakie działania planowali zainicjować ale – niczym szachiści – rozważali ruchy (propozycje), z którymi potencjalnie może wyjść ich kontrahent. Inaczej natomiast było w wypadku statystycznych negocjatorów. Oni skupiali się raczej na własnych posunięciach i scenariuszach. Nie zastanawiali się nad tym, co może zaproponować, czy jak może zareagować druga strona, i co warto w takiej sytuacji zrobić.

• Innym aspektem, który interesował badaczy, było to, na czym koncentrują się wybitni negocjatorzy. To znaczy, czy analizują przede wszystkim obszary, gdzie istnieje największe prawdopodobieństwo pojawienia się konfliktu (zderzenia się rozbieżnych interesów obu stron), czy raczej skupiają się na obszarach, gdzie kontrahenci mogą znaleźć porozumienie. Okazuje się, że obie grupy koncentrowały się zarówno na sprawach, które mogły stanowić zarzewie konfliktu, jak i na kwestiach, które będą korzystne dla obu stron. Niemniej wybitni negocjatorzy spędzili 3-krotnie więcej czasu rozważając kwestie, co do których widzieli szansę na znalezienie wspólnego negocjacyjnego gruntu. I zdaniem naukowców takie podejście procentuje. Zachęcają nas do jego stosowania.

• Badacze zastanawiali się także, jak negocjatorzy wyznaczają swoje cele. Czy celują w jakąś konkretną wartość, jakieś konkretne ustalenie albo zapis kontraktu, czy raczej pozwalają sobie na elastyczność. Wyznaczają jakiś obszar, który ich zadowoli (górne i dolne limity). I tutaj nie było już żadnych wątpliwości, że wybitni negocjatorzy mają zupełnie inne podejście niż ich koledzy. Zdecydowanie preferowali wyznaczanie sobie obszaru własnej satysfakcji (maksymalnych i minimalnych ram). Nie koncentrowali się na sztywno na jednej wartości (konkretnej kwocie czy zapisie, które chcieli uzyskać). Dlatego rekomendacja badaczy dla nas jest taka, że warto podchodzić do negocjacji elastycznie i nie warto koncentrować się na jednym właściwym i preferowanym rozwiązaniu – bo staniemy się zakładnikiem naszego własnego sztywnego stanowiska.

• Innym ważnym parametrem, który był analizowany to kwestia, czy negocjatorzy planują, że w swoich rozmowach zastosują jakąś sekwencję zdarzeń. Na przykład czy zakładają, że najpierw porozmawiają o problemie X, a potem przejdą do kwestii Y. Oczywiste jest, że zachowanie określonej sekwencji rozmów wymaga współpracy drugiej strony. Zawsze można i warto proponować, ale na reakcję drugiej strony nie bardzo mamy wpływ – bo często ma własny pomysł na prowadzenie rozmów. I co ustalili naukowcy? Okazało się, że statystyczni negocjatorzy kładą ogromny nacisk na kolejność spraw, które będą omawiać. Tworzą swoisty plan akcji i przywiązują do niego wagę. Ale w praktyce takie podejście nie było dobrym pomysłem. W wielu rozmowach druga strona nalegała na prowadzenie negocjacji według własnego scenariusza. I oczywiście taka sytuacja była niekorzystna dla negocjatora, który zbudował swoją strategię wokół określonej sekwencji dyskusji – a druga strona miała inny pomysł na rozmowy i nie chciała w tym zakresie współpracować. Co zatem robią wybitni negocjatorzy? Jak planują swoje działa? Przygotowują się w sposób, który nie uzależnia ich od kolejności dyskusji. Koncentrują się na omawianiu poszczególnych kwestii, tak, aby każdy scenariusz negocjacji był dla nich akceptowalny. Dzięki takiemu podejściu mają dużo elastyczności. Bez względu na to, jak wyglądają rozmowy każdy problem mogą omawiać w optymalny sposób. Po prostu z każdego miejsca potrafią nawiązać do parametrów, które mają wpływ na negocjowany zapis.

Data publikacji: 7 maj 2022

Małgorzata Fitrzyk-Barral