Biznesowy manual do oferty – kiedy można się wycofać i jak doręczać dokumenty kontraktowe

• Jak zaproponować klientowi – w jednej ofercie – kilka opcji na wykonanie usługi czy dostawę towaru, aby mógł wybrać wariant, który go interesuje?

• Czy faktura pro forma to oferta i generuje kontraktowe zobowiązanie?

• Co jest momentem doręczenia oferty? Chwila jej: otrzymania, otwarcia czy przeczytania?

• Kiedy i w jaki sposób można ofertę wycofać?

• Czy warto napisać w ofercie, że możesz ją w każdej chwili anulować?

• Jakie są zasady doręczania dokumentów kontraktowych, np. wypowiedzenia, odstąpienia czy kompensaty?

• Kiedy dokument przesłany mailem zostaje doręczony?

• Czy możesz w umowie skutecznie ustalić sposób komunikacji kontraktowej?

• W jaki sposób uprzedzenia wpływają na przebieg negocjacji? Do czego mogą doprowadzić oraz jak można sobie z nimi radzić?

Moduł Kontraktowy – anulowanie (wycofanie) oferty

W poprzednim odcinku mówiłam o tym, jak odróżnić ofertę od zaproszenia do negocjacji i czym tak naprawdę jest oferta, co powinno się w niej znaleźć i jakie są jej elementy minimum. Ale tak już jest, że relacje biznesowe bywają często mocno skomplikowane i prosta oferta ze wskazaniem: zakresu usługi, wynagrodzenia, terminu i miejsca wykonania nie zawsze jest wystarczająca. Co zrobić, jeżeli chcesz uwzględnić w niej bardziej skomplikowane warunki kontraktowe?

W takiej sytuacji nie wahaj się, tylko zapisz w ofercie wszystkie parametry biznesowo-prawne transakcji. Możesz to zrobić w głównym dokumencie oferty lub w załącznikach do niego. Częstą praktyką jest załączanie do oferty projektu umowy lub ogólnych wzorców umownych – czyli różnego rodzaju warunków: sprzedaży, świadczenia usług czy zakupu towarów.

Oczywiście takie rozwiązanie jest korzystne dla składającego ofertę, ale już niekoniecznie akceptowalne dla jego kontrahenta, bo jeśli nie podoba mu się w 100% projekt umowy, to musi odrzucić propozycję, nawet jeśli warunki biznesowe mu odpowiadają.

Jeżeli wprowadzasz projekt umowy jako załącznik do oferty lub budujesz ją w ten sposób, że składa się ona z kilku dokumentów – to warto zapisać, że załączniki stanowią integralną cześć oferty (stanowią z ofertą pewną całość).

Oferta może przybrać różną postać. Wcale nie musi zawierać tylko jednego wariantu umowy. Może uwzględniać alternatywne propozycje (różne wersje kontraktu), pozostawiając drugiemu kontrahentowi prawo do swobodnego wyboru.

Na przykład możesz zaproponować w ofercie 2 opcje wykonania prac wykończeniowych lokalu. To znaczy:

• wariant szybszego remontu w standardzie premium – za wyższą cenę oraz

• wariant z dłuższym terminem prac i z wykorzystaniem gorszych materiałów – za niższe wynagrodzenie.

Jeżeli w ten sposób budujesz swoją ofertę, to warto abyś w niej wyraźnie powiedział, że wybór przez klienta jednego z wariantów ofertowych automatycznie powoduje wygaśnięcie opcji alternatywnej. To znaczy, że kontrahent nie może zaakceptować obu propozycji jednocześnie (remontu lokalu w wersji premium i w wersji standardowej) – bo to po prostu nie miałoby sensu.

Przykładowo możesz napisać, że:

• z chwilą wyboru jednej z opcji ofertowych – uznaje się, że druga opcja zostaje odrzucona i w stosunku do niej oferta przestaje wiązać oraz

• w wypadku przyjęcia obu opcji lub w sytuacji braku wyboru – przyjmuje się, że oferta została w całości odrzucona i nie dochodzi do zawarcia umowy.

Czy faktura pro forma jest ofertą?

Myślę, że mówiąc o ofercie nie możemy pominąć kwestii, tak mocno obecnej na rynku i w biznesie, jak faktura pro forma.

Prawdę powiedziawszy, tak naprawdę nie planowałam mówić o tym temacie – a nawet szczerze mówiąc nie miałam refleksji na temat roli jaką faktura pro forma odgrywa z perspektywy zawierania umowy – dopóki nie zapytał o to mój syn. Obawiał się, że umknie mu zakup po okazyjnej cenie i sprzedawca wycofa się z rabatu, którego mu udzielił na fakturze pro forma. Zdałam sobie wtedy sprawę, że nigdy nad tym problemem się nie zastanawiałam. A przecież tak naprawdę, z perspektywy prawnej, wątpliwość mojego syna dotyczyła tego, czy faktura pro forma (którą wysyłamy lub którą otrzymujemy), jest ofertą i wiąże, czy też nie.

Prawda jest taka, że faktura pro forma jest tworem ustalonych zwyczajów handlowych. Już sama nazwa „pro forma” sugeruje, że dokument wystawiany jest dla formy, czyli dla pozoru. A zatem wydawać by się mogło, że nie powinien wywoływać skutków prawnych skoro ma charakter niejako fikcyjny.

A jednak tak nie jest.

Na podstawie faktury pro forma można zawrzeć wiążącą umowę.

Jeśli tylko faktura pro forma zawiera elementy konieczne do stworzenia oferty – to taką ofertą będzie.

A zatem, nawet jeśli uznamy, że faktura pro forma podatkowo nas nie boli, to jednak wcale nie jest obojętna z kontraktowej perspektywy. Dlatego jeśli wysyłasz ją swojemu klientowi, to powinieneś mieć pewność, że kontrakt możesz zrealizować na warunkach, które w niej proponujesz.

Czy można ofertę wycofać (anulować)?

Życie nas często zaskakuje i niekiedy będziesz musiał zmienić zdanie. Czy możesz wtedy przeprosić i wycofać się z transakcji – anulować ofertę? Na przykład wysłać nową fakturę pro forma?

Niestety nie jest to takie proste.

Co do zasady oferta nie może zostać odwołana lub cofnięta bez zgody osoby, do której została skierowana, czyli bez zgody Twojego potencjalnego kontrahenta.

Sytuacja nie jest jednak beznadziejna, bo jeśli szybko zareagujesz, masz prawo wycofać się z oferty w dwóch wypadkach.

Możesz odwołać ofertę, gdy informacja o Twojej rezygnacji dotrze do kontrahenta jednocześnie z ofertą lub wcześniej – o takiej możliwości mówi nam art. 61 Kodeksu cywilnego.

Na przykład, jeśli wysłałeś dokument pocztą lub kurierem i w międzyczasie zmieniłeś zdanie lub zauważyłeś, że się pomyliłeś (np. czegoś w zaproponowanej cenie nie ująłeś), to możesz – do momentu, w którym Twój klient otrzyma ofertę – powiadomić go, że wycofujesz swoją propozycję.

Oczywiście zgadzam się z Tobą, jeśli teraz myślisz: „co mi to tak naprawdę daje ta zasada, skoro ja swoje oferty składam mailem i mój klient natychmiast otrzymuje moją propozycję”.

W dobie cyfryzacji relacji biznesowych, rzeczywiście kodeksowa reguła zadziała nam głównie w bardziej sformalizowanych sytuacjach kontraktowych – tam gdzie oferty składane są na piśmie lub w formie aktu notarialnego. Dlatego w praktyce większe znaczenie ma drugi wyjątek (druga sytuacja pozwalająca nam wycofać się z oferty), która wynika z art. 66 (2) Kodeksu cywilnego. Jednak musisz pamiętać, że dotyczy ona tylko relacji między przedsiębiorcami. Nie zadziała zatem w umowie przedsiębiorca vs. konsument.

A zatem jeśli jesteś przedsiębiorcą i swoją ofertę wysłałeś klientowi lub wykonawcy, to możesz się z niej wycofać, jeśli szybko zareagujesz i zrobisz to zanim Twój kontrahent wyśle maila, że Twoją propozycję akceptuje.

Moim zdaniem takie kodeksowe rozwiązanie jest uczciwe biznesowo i całkiem praktyczne, ale ma jednak dwa ograniczenia:

• nie możesz odwołać oferty, jeśli w niej zaznaczysz, że jest nieodwołalna lub będzie to wynikać (będzie można to wyinterpretować) z jej treści oraz

• nie wolno Ci anulować oferty, gdy wskazałeś termin w którym Twój kontrahent może ofertę przyjąć. Na przykład powiedziałeś, że oferta wiąże przez okres 1 miesiąca.

Oferta stanowi zobowiązanie, z którego trudno jest wycofać się.

Ten wyjątek wynika z tego, że nie możesz penalizować kontrahenta za to, że Ci zaufał i był przekonany, że z odpowiedzią na ofertę nie musi się spieszyć, bo dałeś mu czas na jej przyjęcie lub zapewniłeś go, że nie wycofasz się.

Ponieważ istnieje tylko kilka wyjątków, które pozwolą Ci anulować ofertę, jest ona instrumentem, który powinien być traktowany z uwagą i bardzo poważnie. Tak samo poważnie jak podpisanie wynegocjowanej umowy.

Uczestniczyłam w stresujących sytuacjach biznesowych, gdzie oferta na wielomilionowe projekty została złożona zbyt szybko i pojawił się problem, bo trzeba ją było anulować, a z prawnej perspektywy nie można było tego zrobić.

Oczywiście, jeśli kontrahent wyraża zgodę na wycofanie oferty, to nie ma przeszkód, aby ją anulować. W takim scenariuszu mamy taki skutek, jakby w ogóle do złożenia oferty nie doszło.

Z mojego doświadczenia wynika, że zgoda na wycofanie oferty pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorcy mają dobre relacje biznesowe. Jest to na przykład stały klient, partner lub wykonawca. Ale zdarza się też i tak, że te relacje nie mają znaczenia i wygrywa zwykły pragmatyzm, bo niewielu przedsiębiorców chce realizować umowę z partnerem, który nie ma motywacji do jej wykonania i chce z niej zrezygnować. Ale oczywiście zależy to od sytuacji. Jeśli mówimy na przykład o sprzedaży towaru po okazyjnej cenie lub sytuacji, gdy jest on deficytowy, to istniej duże prawdopodobieństwo, że anulowanie sprzedaży okaże się niemożliwe.

Ponieważ trudno jest wycofać ofertę, to w praktyce pojawia się pytanie, czy można napisać, że przedsiębiorca może się z niej swobodnie (bez ograniczeń) wycofać. Czyli na przykład, czy możesz złożyć ofertę, której okres obowiązywania wynosi 30 dni i wskazać, że masz prawo ją w każdej chwili anulować?

Moim zdaniem takie rozwiązanie jest bardzo ryzykowne i nie zadziała. Uważam, że tego typu zastrzeżenie będzie nieskuteczne i nie warto ryzykować, czyli składać oferty pisząc, że jest ona odwołalna w każdej chwili – licząc, że będzie się można się z umowy skutecznie (bezkarnie) zawsze wycofać.

W jaki sposób wycofać ofertę?

Na koniec tego wątku jeszcze jedno pytanie, na które być może teraz chciałbyś otrzymać odpowiedź. Czyli w jakiej formie możesz z oferty wycofać się? Na przykład jeśli przesłałeś ją pocztą, to czy możesz zadzwonić do kontrahenta i anulować swoją propozycję?

Tak możesz tak zrobić. Kanał komunikacyjny nie musi być ten sam, co przy składaniu oferty. I oczywiście ma to sens, bo tak naprawdę, w praktyce w wielu sytuacjach można skutecznie ofertę anulować tylko, gdy wykorzystamy szybszy sposób komunikacji. Oczywiście zawsze warto zadbać o dowód, że do wycofania oferty doszło.

Moment doręczenia (złożenia) oferty

A kiedy następuje moment związania ofertą? Kiedy tak naprawdę oferta zostaje złożona i wywołuje skutki prawne?

Na to pytanie odpowiedź daje nam art. 61 Kodeksu cywilnego. Regulacja kodeksowa mówi, że oferta jest złożona z chwilą, gdy doszła do kontrahenta w taki sposób, że mógł zapoznać się z jej treścią.

Dla skutecznego doręczenia nie ma rozstrzygającego znaczenia, czy adresat rzeczywiście zapoznał się z ofertą. Możliwość poznania jej treści nie może być rozumiana jako faktyczne: odebranie, otwarcie czy przeczytanie oferty. Chodzi raczej o fikcję prawną (pewne założenie). Nawet gdy kontrahent w rzeczywistości oferty nie przeczytał i nie zna jej treści, ale miał realną możliwość, aby to zrobić – uznaje się, że zapoznał się z dokumentem.

Możliwość poznania treści oferty nie oznacza jej faktycznego: odebrania, otwarcia czy przeczytania.

Oczywiście możliwość poznania warunków oferty ustala się w kontekście konkretnych okoliczności, ale chodzi tu zasadniczo o takie sytuacje, jak: odmowa przyjęcia listu lub nieprzekazanie (albo zgubienie) przesyłki przez pracownika.

Przyjmuje się również, że odbiór przesyłki przez domownika (nawet niepełnoletniego) rodzi skutki prawne w kontekście doręczenia.

Kiedy doręczona jest oferta zawarta w mailu, SMS-e czy MMS-e?

A co w sytuacji gdy oferta ma postać elektroniczną – np. jest złożona SMS-em, MMS-em czy mailem?

W takiej komunikacji uznaje się, że oferta została doręczona w chwili, gdy wprowadzona była do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, aby odbiorca mógł zapoznać się z jej treścią.

W praktyce po prostu zakłada się, iż w wypadku maila, dojście oferty na serwer (skrzynkę poczty elektronicznej) jest wystarczające i spełnia kodeksowy warunek. Wystarczy samo przejście wiadomości do systemu informatycznego kontrolowanego przez odbiorcę. Decyduje możliwość ściągnięcia maila do komputera odbiorcy, a samo odebranie wiadomości nie jest konieczne.

Co to oznacza?

Nadawca dokumentu ponosi ryzyko problemów technicznych, przy dostarczaniu oferty mailem.

Jeśli to Ty wysyłasz maila z ofertą, to ponosisz ryzyko braku dostępu do Internetu i niesprawności serwerów pośredniczących w przekazie. Dopiero po wprowadzeniu maila, SMS-a czy MMS-a do środka komunikacji Twojego kontrahenta, ryzyko niemożności zapoznania się z treścią oferty przechodzi na odbiorcę.

Od profesjonalistów (przedsiębiorców) oczekuje się gotowości odbierania wiadomości przez cały czas funkcjonowania ich biznesu (a co najmniej raz dziennie powinni sprawdzać swoje kanały komunikacji).

Oferta jest złożona w chwili, w której adresat powinien był sprawdzić swoją skrzynkę pocztową lub włączyć telefon komórkowy.

Nie uchylisz się od otrzymania dokumentu i nie zmienisz chwili jego doręczenia unikając otwarcia skrzynki pocztowej, czy wyłączając telefon komórkowy. Nie ma też znaczenia, czy wiadomość usuniesz – do doręczenia i tak dojdzie.

Dlaczego tyle mówię o zasadzie doręczania?

Zasada doręczania dokumentów kontraktowych

Kodeksowa reguła doręczeń, o której powiedziałam, tak naprawdę nie odnosi się tylko do oferty. Ma zastosowanie także do innych sytuacji kontraktowych, w których strony chcą wpłynąć na warunki lub istnienie umowy (chcą ją zawrzeć, zmienić lub rozwiązać). Stosuje się ją wszędzie tam, gdzie składane są oświadczenia woli, czyli wyrażana jest chęć zawarcia, zmiany lub rozwiązania kontraktu, albo gdy strona chce wywrzeć jakieś inne skutki prawne związane z kontraktem. To znaczy chce wpłynąć na swoją sytuację lub sytuację swojego kontrahenta.

Na przykład zasada doręczenia reguluje składanie wypowiedzenia i odstąpienia. Stosuje się też ją do jednostronnego potrącenia wierzytelności, czyli gdy mówisz kontrahentowi, że kompensujesz wynagrodzenie, które Ci ma zapłacić za usługę, z ceną za towar, który od niego otrzymałeś. Albo, gdy mówisz wykonawcy, że potrącasz karę umowną z jego wynagrodzeniem.

Zasada doręczenia ma niewiele wyjątków, ale one oczywiście istnieją. Ten który jest najbardziej znany (i z którego zapewne korzystasz) dotyczy sytuacji, gdy jako konsument zakupujesz towar przez Internet i chcesz go zwrócić (od umowy odstąpić). Masz na wykonanie tego prawa określony czas i w tym wypadku nie stosuje się zasady doręczenia – bo dla zachowania ustawowego terminu nie ma znaczenia, kiedy sprzedawca będzie mógł zapoznać się z Twoją rezygnacją. Liczy się wyłącznie dzień, w którym Ty wyślesz swoje odstąpienie.

No dobrze, ale jak to wszystko o czym powiedziałam przekłada się w praktyce na Twoje umowy i Twoje postępowanie?

Załóżmy, że chcesz kupić mieszkanie. Znalazłeś idealny lokal, ale nie masz środków, aby zapłacić za niego gotówką, więc planujesz uzyskać bankowy kredyt – przyjmijmy taki typowy rynkowy scenariusz. I załóżmy, że zawarłeś umowę przedwstępną lub rezerwacyjną i zapłaciłeś zadatek, aby dać komfort sprzedającemu, że masz poważne zamiary i bez powodu nie wycofasz się z transakcji. W takim scenariuszu, największą niewiadomą jest z reguły to, czy i kiedy, kredyt rzeczywiście otrzymasz. A ryzykiem jest przepadek zadatku, jeśli do umowy sprzedaży nie przystąpisz.

Jednym ze sposobów zmniejszenia tego ryzyka jest potwierdzenie w umowie, że masz prawo odstąpić od umowy przedwstępnej (lub rezerwacyjnej) w sytuacji, gdy na przykład 3 banki odmówią Ci kredytu. Czyli możesz umówić się, że masz prawo kontrakt rozwiązać i odzyskasz zadatek, jeśli do umowy nie dojdzie na skutek negatywnych decyzji kredytowych. Oczywiście trzeba też ustalić termin do kiedy z odstąpienia możesz skorzystać.

W sytuacji, którą opisałam, musisz pamiętać o kodeksowej zasadzie doręczeń. Bo to nie jest tak, że jeśli termin upływa na przykład 31 grudnia – to do tego dnia możesz wysłać pocztą swoje odstąpienie. Taki mechanizm działa nam z pismami sądowymi czy w kontaktach z urzędami, ale w relacjach kontraktowych mamy regułę doręczenia i sytuacja jest inna.

Rezygnacja z umowy w ostatnim dniu, nie będzie dobrym posunięciem, gdyż raczej nie ma szansy, aby tego samego dnia list nadany pocztą dotarł do sprzedawcy. Musisz zatem wysłać go odpowiednio wcześnie, aby odbiorca mógł zapoznać się z nim zanim termin upłynie.

Jednak sytuacja będzie inna gdy ustalisz, że możesz rozwiązać kontrakt mailem. Dlaczego? Bo w takim wypadku z reguły do odstąpienia dojdzie natychmiast – w dniu, w którym wiadomość trafi na serwer sprzedawcy. Oczywiście deską ratunku jest także osobiste doręczenie pisma, ale jeśli kontrahent mieszka na drugim końcu Polski lub za granicą, to nie zawsze taka opcja będzie możliwa.

W relacjach kontraktowych nie ma mechanizmów, które znajdujemy w procedurach sądowych czy administracyjnych. Liczy się nie data nadania przesyłki na poczcie, ale realna możliwość zapoznania się przez odbiorcę z Twoim dokumentem.

Z tej perspektywy oczywiście ma istotne znaczenie, gdzie powinieneś swój dokument wysłać.

Generalnie chodzi o to, aby do doręczenia doszło za pomocą zazwyczaj wykorzystywanych (albo specjalnie udostępnionych) przez kontrahenta kanałów (miejsc) komunikacyjnych.

Jeśli kontrahentem jest osoba fizyczna, to miejscem doręczenia może być na przykład jego miejsce zamieszkania czy też, w razie dłuższego wyjazdu, miejsce faktycznego pobytu.

Może to też być adres, pod którym prowadzona jest działalność przedsiębiorcy czy też adres jego siedziby. Nie ma tutaj jednej reguły, bo zależy to od sytuacji. Po prostu jako nadawca oświadczenia kontraktowego musisz dołożyć należytej staranności, aby odbiorca miał realną możliwość, aby je odebrać. Jeżeli na przykład wiesz, że druga strona przebywa stale pod adresem innym niż jej miejsce zamieszkania – to z reguły powinieneś dokonać doręczenia na adres jej faktycznego pobytu. Ale nie zawsze tak będzie.

Dlatego teraz o tym co ważne i takie niby oczywiste, ale nie do końca chyba tak jest, skoro powstają na tym tle sądowe spory. Powiem zatem – w oparciu o rzeczywisty kazus sądowy – o tym, czy możesz kodeksową regułę doręczeń zmienić i jakie skutki to wywoła. 

Nieoczywiste Oczywistości – doręczanie dokumentów kontraktowych (adres korespondencyjny)

Kazus z sali sądowej

We wrześniu 2013 roku dwaj kontrahenci zawarli umowę kredytu na podstawie, której bank przekazał im 210.000 złotych na zakup nieruchomości. W umowie kredytobiorcy wskazali swój adres korespondencyjny i zobowiązali się do informowania banku o każdej jego zmianie. Jednocześnie bank oświadczył, że będzie wykorzystywał ten właśnie adres do komunikacji kontraktowej.

Bank miał prawo wypowiedzieć kredyt w sytuacji, gdyby kontrahenci naruszyli warunki umowy – musiał jednak najpierw dostarczyć im pisemne upomnienie i wezwać do spłaty zaległości w terminie 7 dni.

Po kilku miesiącach, w związku z brakiem płatności, bank wezwał kredytobiorców do zapłaty zaległości pod rygorem wypowiedzenia umowy. Pismo zostało wysłane nie na adres korespondencyjny wskazany w umowie, ale na adres kredytowanej nieruchomości i miejsce zamieszkania kontrahentów.

Pomimo wezwania, kredytobiorcy nie uiścili zaległości i w konsekwencji bank wysyłał do nich rozwiązanie umowy i żądanie zwrotu kredytu. Ponownie, wysyłka dokumentów nastąpiła na adres inny, niż wskazany w umowie. Poczta dwukrotnie awizowała dokumenty, ale nie zostały odebrane. Adresaci nie skontaktowali się także z bankiem, dlatego wystąpił na drogę sądową, aby odzyskać kwotę kredytu wraz z odsetkami za opóźnienie w płatności.

Rozwiązanie kazusu, który usłyszałeś sprowadza się tak w zasadzie do odpowiedzi na pytanie, czy wezwanie do zapłaty spóźnionych rat, wypowiedzenie umowy kredytowej oraz żądanie zwrotu całej kwoty kredytu, było prawnie skuteczne skoro bank swoje pisma kierował na adres inny, niż ustalony w kontrakcie.

Dlaczego ta odpowiedź jest ważna?

Bo gdy bank złożył pozew, aby odzyskać swoje pieniądze, to kredytobiorcy podnieśli, że wysłał korespondencję na niewłaściwy adres. Pojawiła się wątpliwość: czy ma znaczenie, że kredytobiorcy być może mieli realną możliwość, aby odebrać pisma z banku (i tego celowo nie zrobili), czy też najważniejsze (rozstrzygające) jest to, że pisma zostały skierowane na niewłaściwy adres (inny niż ustalony w umowie).

Nad tymi pytaniami pochyliły się dwa sądy: Sąd Okręgowy i Sąd Apelacyjny. Oba były w swoim rozstrzygnięciu zgodne. Uznały, że skoro strony ustaliły w umowie adres do korespondencji, to na ten właśnie adres, bank powinien doręczać pisma związane z umową.

Bez znaczenia było dla sądów, że bank przesyłał korespondencję na adres kredytowanej nieruchomości i adres, pod którym kontrahenci zamieszkiwali. Sądy uznały za bezsporne dwie okoliczności:

• kontrahenci pism nie odebrali oraz
• wezwania banku były wysłane na niewłaściwy adres (niezgodny z umową).

Zdaniem Sądu Okręgowego kredytobiorcy nie mieli obowiązku przebywać pod adresem, gdzie są zameldowani (czy też pod adresem kredytowanej nieruchomości). Po to strony ustaliły adres korespondencyjny, aby właśnie ten adres był wykorzystywany do doręczeń dokumentów kontraktowych.

W konsekwencji Sąd Okręgowy przyjął, że zarówno wezwanie do zapłaty, jak i wypowiedzenie umowy kredytowej, nie zostały skutecznie doręczone. Dlaczego? Bo bank nie dopełnił aktu staranności, do której był zobowiązany, zgodnie umową – a w konsekwencji jej nie rozwiązał.

Natomiast Sąd Apelacyjny potwierdził, że można zmienić kodeksową zasadę doręczeń – bo Kodeks cywilny nie wyłącza takiej możliwości. Sąd Apelacyjny uznał, że kontrahenci mogą ustalić, jaki będzie kanał komunikacji (miejsce dokonywania doręczeń) i stwierdził, że skoro bank dokonał nieprawidłowego doręczenia, to sankcją za to powinna być nieskuteczność jego działań.

Sąd uznał, że to na banku – jako naruszającym umowę – spoczywał ciężar wykazania okoliczności usprawiedliwiających zmianę adresu, czego jednak nie zrobił.

Co to oznacza?

Oznacza to, że pisma banku nie wywołały prawnego skutku, czyli nie doprowadziły do rozwiązania umowy kredytowej oraz powstania roszczenia o zwrot niespłaconego kredytu.

Co dla Ciebie – w kontekście zawierania umów – wynika z tego kazusu? Dlaczego on jest ważny?

• Po pierwsze potwierdza, że strony mogą ustalić kanały komunikacji do składania różnych oświadczeń związanych z umową i jest to prawnie skuteczne. Naruszenie tych ustaleń powoduje, że dokument nieprawidłowo dostarczony nie będzie rodził skutków prawnych. Oczywiście to nie jest tak, że możesz umówić się na cokolwiek (bez ograniczeń) – bo nie możesz przekroczyć ram swobody umów. Czyli na przykład ustalić, taki sposób doręczenia, który nie daje drugiej stronie możliwości zapoznania się z korespondencją.

• Po drugie z kazusu wynika, że warto zwracać uwagę na adresy do korespondencji, które podajesz swojemu kontrahentowi. Jeśli przekazujesz mu adres poczty elektronicznej, numer telefonu czy adres fizyczny – to musisz liczyć się z tym, że na ten adres możesz otrzymać korespondencję związaną z transakcją.

W umowach często znajdują się uzgodnienia na temat tego, jak strony powinny komunikować się w związku z kontraktem. Ponieważ te zapisy mają niejako wymiar czysto techniczny, to niekiedy są akceptowane czy wpisywane do kontraktu, nieco mechanicznie (bez większej refleksji). Dlatego kazus, który przeanalizowaliśmy potraktowałabym jako podpowiedź, że warto:

• zastanowić się, czy sposób komunikacji, który proponuje Ci druga strona – jest dla Ciebie najlepszy (najpraktyczniejszy);

• sięgnąć po kontrakt, jeśli w trakcie wykonywania umowy podejmujesz z kontrahentem jakąś komunikację, aby sprawdzić, jaki sposób doręczeń uzgodniłeś – to znaczy w jaki sposób (np. osobiście, kurierem lub pocztą) i na jaki adres, powinieneś przesyłać swoją korespondencję.

Weryfikacja kontraktowych sposobów komunikacji jest ważna nie tylko, gdy:

• chcesz wyrazić sprzeciw czy zgodę lub wydać jakieś instrukcje swojemu kontrahentowi, ale także

• wtedy, gdy powstaje konflikt i chcesz wezwać partnera do wykonania jakiegoś obowiązku kontraktowego (np. żeby coś naprawił lub zmienił) albo

• gdy dokonujesz potrącenia naliczonej kary umownej z wynagrodzeniem kontrahenta czy rozwiązujesz umowę.

W praktyce jest tak, że jeśli prawnik przygotowuje pismo kontraktowe dla swojego klienta, (np. wezwanie do zapłaty, żądanie pewnego działania lub wykonuje prawo do rozwiązania transakcji), to zawsze sprawdza w kontrakcie nie tylko to co co strony ustaliły (jakie mają prawa), ale także w jakiej formie oraz na jaki adres takie pismo powinno zostać doręczone.

Natomiast, bywa, że ludzie biznesu nie zwracają uwagi na to, jakie kanały komunikacji przewidziała umowa. Czasem strony godzą się na doręczanie pism tylko pocztą i wykluczają możliwość przesyłania ich kurierem – a potem zapominają przeczytać umowę i pojawia się problem, gdy kontrahent kwestionuje prawidłowość otrzymanego dokument (ponieważ dostał go przesyłką kurierską, a nie od listonosza).

Warto świadomie decydować w umowie: gdzie (na jaki adres) i w jaki sposób będziesz kontaktował się z kontrahentem.

Czasem kontrakt mówi, że zamówienia muszą być składane na piśmie i przesyłane do siedziby kontrahenta, a w praktyce cała współpraca opiera się na komunikacji mailowej lub siedziba kontrahenta jest w zupełnie innym mieście niż jego zespół, który zajmuje się zamówieniami.

Czasami podawany jest w umowie numer faxu, którego już nikt nie używa i tak naprawdę urządzenia faxu kontrahent w swoim biurze nie ma.

Może powinnam też jasno powiedzieć, może to nie jest dla Ciebie jasne, że to nie jest tak, że musisz ustalić jeden adres czy sposób komunikacji dla całej umowy. Możesz zastosować równolegle różne rozwiązania, w zależności od swoich potrzeb.

Na przykład można uzgodnić, że składanie zamówień odbywać się będzie mailem, ale awarie urządzeń zgłaszane będą za pomocą platformy serwisowej, a rozwiązanie umowy powinno nastąpić w formie pisemnej i musi zostać wysłane do siedziby spółki.

W tym kontekście pojawia się pytanie, czy możesz adres dla doręczeń zmienić po zawarciu kontraktu. Aby uniknąć wątpliwości w tym zakresie – w praktyce całkiem często strony wyraźnie przewidują procedurę zmiany adresów do korespondencji albo wprost mówią, że zmiana takiego adresu nie wymaga aneksowania kontraktu. Ale z oczywistych względów chcą (i muszą) wiedzieć, że do takiej zmiany doszło, dlatego wprowadzają ustalenie, że choć zmiana adresu nie wymaga zgody drugiej strony, to jednak jest skuteczna wobec niej dopiero, gdy otrzyma odpowiednią informację.

Podsumowując, z dzisiejszego odcinka chciałabym, abyś wyniósł przekonanie, że kontraktowe zapisy, które ustalają zasady komunikacji kontrahentów, są ważne – nie mają wyłącznie wymiaru technicznego. Choć z reguły nie będą generowały dla Ciebie ryzyka i zapewne będą standardowe, to warto nad nimi na moment pochylić się. Zarówno wtedy, gdy negocjujesz swoją umowę, jak również w sytuacji, gdy chcesz ją rozwiązać lub musisz coś kontrahentowi przekazać i chcesz mieć pewność, że to co napiszesz wywoła skutki prawne.

A jeśli otrzymujesz komunikację od klienta i chciałbyś podważyć jej skuteczność – to sprawdź – może wysłał ją do Ciebie na zły adres lub w nieprawidłowy sposób.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – stereotypy w negocjacjach

Zdaniem profesora Jamesa Sebenius z Harvard Business School, jednym z bardzo częstych negocjacyjnych błędów jest to, że prowadzimy rozmowy kontraktowe nie biorąc korekty na nasze uprzedzenia. Po prostu nie myślimy o nich i nie potrafimy zachować odpowiedniego dystansu.

Zdaniem profesora jako negocjatorzy jesteśmy zbyt pewni swojego stanowiska i zbyt szybcy w demonizowaniu drugiej strony – jej celów czy zachowań.

Profesor uważa, że choć w warstwie intelektualnej możemy właściwie zdefiniować negocjacyjny problem, dobrze go zrozumieć, to często nie będziemy w stanie go poprawnie rozwiązać, bo mamy wrodzoną nieuświadomioną skłonność do interpretowania informacji, które nas dotyczą, w sposób który jest dla nas wygodny – co w sposób naturalny zaburza nasze pole widzenia.

O co tak naprawdę chodzi?

Badacze z Harvardu przeprowadzili symulację typowej transakcji rynkowej polegającej na zakupie biznesu w postaci komercyjnej spółki.

Do eksperymentu zaproszono duże grono managerów pracujących w korporacjach, którzy mieli kompetencje, aby oszacować wartość biznesu prowadzonego przez spółkę – a tym samym ustalić jej obiektywną cenę. Managerowie otrzymali komplet danych finansowych i biznesowych oraz zostali losowo przypisani do roli albo kupującego, albo sprzedającego. Informacje przekazane każdej ze stron były identyczne.

Uczestnicy eksperymentu mieli dużo czasu na analizę otrzymanych danych, bo założenie było takie, że przeprowadzą rzetelne, profesjonalne badanie wartości spółki i ustalą jej realną rynkową cenę. Chodziło o rzeczywistą cenę, pod którą badani gotowi byli się podpisać, a nie o wartość, którą managerowie podaliby dla potrzeb negocjacji (aby zawyżyć czy obniżyć cenę) .

I co wynikło z eksperymentu?

Managerowie, którym przyznano status sprzedających, wycenili wartość tej samej spółki (i na podstawie tych samych informacji) wyżej niż osoby, którym przypisano rolę kupujących.

Zadziwiające jest nie tylko to, że powstała różnica, ale także fakt, że była ona ogromna. Cena podana przez managerów sprzedających spółkę była średnio dwukrotnie wyższa od ceny zaproponowanej przez ich kolegów, którzy mieli „nabyć” ten biznes.

Ta ogromna różnica nie miała, żadnego pokrycia w faktach i była – zdaniem naukowców – podyktowana wyłącznie rolami, jakie zostały przypisane managerom (tj. rolami: kupujących i sprzedających).

Co to w praktyce dla nas i dla naszych negocjacji oznacza?

Profesor Sebenius stawia tezę, że silne trzymanie się uprzedzeń (np. że negocjacyjny kontrahent jest uparty lub zachowuje się ekstremalnie), prawdopodobnie wywoła właśnie zakładane przez nas zachowanie. Nawet stosunkowo niewielkie uprzedzenia mogą unicestwić potencjalną transakcję, gdyż każda ze stron będzie przeceniać swoje szanse i przeceniać korzyści, jakie może zaproponować drugiej stronie.

Naukowcy idą nawet dalej. Mówią, że jako negocjatorzy nie tylko popełniamy systematycznie błędy w przetwarzaniu informacji, które są dla nas krytyczne, ale jeszcze gorzej idzie nam, gdy dokonujemy oceny drugiej strony. Badania pokazały, że oddziałuje na nas wewnętrzny mechanizm, który wzmacnia nasze przekonanie o tym, że jesteśmy bardziej utalentowani, uczciwsi i bardziej moralni od drugiej strony. Generalnie uważamy, że jesteśmy lepsi.

Z natury rzeczy prowadzi to do wyolbrzymiania stanowiska naszego kontrahenta (wagi czy wysokości jego żądań) i przeceniania merytorycznego znaczenia sporu kontraktowego, który prowadzimy.

Powiem szczerze, że gdy czytałam wyniki badań, pojawiła się we mnie nuta wątpliwości, czy rzeczywiście jest tak – jak przedstawiają to naukowcy. Nie bardzo byłam w stanie znaleźć potwierdzenie ich tez w moim doświadczeniu. Było tak jednak do momentu, gdy profesor Sebenius przywołał przykład ekstremalny – scenariusz konfliktu małżonków w rozpadającym się związku.

Gdy stoimy z boku i słuchamy relacji obu stron sporu, to okazuje się, że są one nie tylko diametralnie różne (partnerzy w inny sposób widzą tę samą sytuację), ale też małżonkowie mają zupełnie inną perspektywę niż osoba, która nie jest w sytuację zaangażowana.

I chyba rzeczywiście tak jest, że jak mamy dystans do jakiegoś sporu – to patrzymy na niego inaczej niż osoby, które w nim uczestniczą. Ich opinie o partnerze czy jego działaniach, wydają się niekiedy nieco przesadzone lub nieuzasadnione.

Najciekawsze moim zdaniem jest to, że naukowcy stawiają tezę, że nasze negocjacyjne uprzedzenia mogą odegrać rolę samospełniającej się przepowiedni i nas przed tym przestrzegają.

Przeprowadzone eksperymenty wykazały, że oczekiwania nauczycieli wobec uczniów, diagnozy pacjentów stawiane przez psychiatrów oraz oczekiwania dowódców wobec swoich podwładnych – potwierdzają, że nasza stronnicza percepcja często kształtuje zachowanie drugiej osoby. A zatem kurczowe trzymanie się przekonania, że nasz negocjacyjny partner jest uparty lub skrajny (ekstremalny) w swoich żądaniach – prawdopodobnie wywoła właśnie takie zachowanie. A to zmniejszy szanse na osiągnięcie konstruktywnego porozumienia.

Jaka jest zatem rada naukowców dla nas?

• Po pierwsze samodiagnoza. Powinniśmy być świadomi mechanizmów, które funkcjonują w trakcie negocjacji i przewidywać z góry, że w miarę eskalacji nieporozumienia i konfliktu, możemy spodziewać się u samych siebie (oraz u naszego partnera) mechanizmu stronniczej percepcji.

• Po drugie warto takim destrukcyjnym dla negocjacji mechanizmom przeciwdziałać. Zdaniem naukowców już sama wiedza – że takie negatywne zjawisko nami rządzi – pomaga, abyśmy je kontrolowali.

• Warto także poszukiwać wsparcia na zewnątrz. Sięgać po opinię osób, które nie są zaangażowane w negocjacje.

I chyba naukowcy mają rację, bo czasem tak jest, że gdy prowadzimy negocjacje z osobą, której mocno zależy (jest bardzo zaangażowana i odbiera wszystko niezwykle osobiście) – to widać, że jej percepcja sytuacji negocjacyjnej (stanowisk partnerów) jest nieco zaburzona. Bardziej jaskrawa lub krańcowa. Dlatego w takiej sytuacji tak dobrze działa obecność prawnika, partnera lub kolegi z zespołu. Osoby, która nie jest mocno zaangażowana w negocjacje i ma świeże (obiektywne) spojrzenie. Taka osoba potrafi przywrócić obiektywizm i skorygować kierunek, w którym idą negocjacje.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 2 kwietnia 2022 rok