Jak negocjować umowy w biznesie – czyli o tym, co negocjator umów powinien wiedzieć

• Dlaczego umów nie zawieramy na trudne czasy?

• Dlaczego kreatywność jest kluczem do sukcesu w negocjowaniu kontraktu?

• Dlaczego warto negocjować umowy „na słonia”?

• Dlaczego negocjacyjna strategia „drugiej szansy” i okres naprawczy są ważne w umowach?

• Dlaczego cisza jest istotnym elementem negocjacji?

• Dlaczego synonimy pomagają w negocjowaniu umowy?

• Dlaczego format dokumentu kontraktu ma znaczenie?

• Dlaczego warto samemu przedstawić pierwszą propozycję klauzuli umownej?

• Dlaczego rola prawnika w negocjacjach umowy bywa bardzo różna?

Dlaczego umów nie zawieramy na trudne czasy?

Często mówimy, że umowę zawiera się na trudne czasy, na czas gdy jest problem z jej wykonaniem. Tak na pewno umowa się wtedy przydaje, jednak znacznie lepiej podejść do kontraktu z innej perspektywy  – bo Biznes oczekuje udanego projektu i profilaktyki, a nie samego penalizowania.

Co to w praktyce oznacza?

Oznacza to, że naszym zadaniem jako negocjatorów jest uzgodnienie umowy tak, aby  trudne czasy między przedsiębiorcami nigdy nie nadeszły. I oczywiście łatwo to powiedzieć, ale jak to w praktyce zrobić? I tu odpowiedź jest banalna, ale jednocześnie bardzo wymagająca dla nas prawników. Trzeba uzgodnić umowę tak, aby umożliwiała kontrahentom wykonanie umowy z sukcesem – czyli aby każdy z nich dokładnie wiedział:

• co,
• w jakim zakresie,
• w jakim celu,
• na jakich warunkach,
• z jakim efektem,
• kiedy,
• w jaki sposób i
• gdzie ma zrobić lub
• czego robić nie powinien oraz
• z jakimi skutkami musi się liczyć.

To na nas prawnikach spoczywa odpowiedzialność, aby zadać klientowi odpowiednie pytania i aby dowiedzieć się wszystkiego co jest istotne, a potem … zapisać w umowie.

Z perspektywy mojego 20-letniego doświadczenia mogę powiedzieć, że problemy w umowach i kontraktowe spory biorą się przede wszystkim z tego, że strony czegoś jasno nie ustaliły – naprawdę bardzo rzadko wynikają ze złej woli – decyzji przedsiębiorcy, że umowy nie wykona bo na przykład się rozmyślił.

Dlaczego kreatywność jest kluczem do sukcesu w negocjowaniu kontraktu?

Jeśli między kontrahentami jest porozumienie co do biznesowych warunków umowy oraz dobra wola, to bardzo sporadycznie negocjowanie czystoprawnych klauzul blokuje umowę – bo w ramach swobody umów mamy wiele elastyczności w kształtowaniu warunków kontraktu. Jeśli będziemy kreatywni w znajdowaniu rozwiązań, nie będziemy skupiać się tylko na zabezpieczaniu naszych interesów, to damy sobie szansę na uzgodnieniu warunków umowy, które możemy Biznesowi zarekomendować.

Aby jednak to było możliwe, warto, uważnie słuchać swojego kontrahenta – poznać jego potrzeby i uwarunkowania, w jakich prowadzi z nami negocjacje.

Zakładając, że nasz kontrahent rzeczywiście planuje zawrzeć umowę, im więcej propozycji mamy przygotowanych, tym większe jest prawdopodobieństwo, że unikniemy zdecydowanego „nie” i osiągniemy to, na czym nam zależy. Warto, na przykład zastanowić się co takiego możemy zaproponować, by zmienić decyzję kontrahenta:

• co przyniesie mu taką korzyść, że będzie gotowy ze swojego sprzeciwu zrezygnować lub
• co spowoduje, że kontrowersyjny zapis okaże się dla niego na tyle niegroźny lub uzasadniony, że go jednak zaakceptuje.

Jednocześnie warto pomyśleć na co sami jesteśmy gotowi się zgodzić, gdy druga strona kategorycznie odrzuci naszą propozycję. Gdzie jest nasz margines na ustępstwa, a gdzie musimy podejść do kontrowersyjnej kwestii od innej strony.

Nie warto koncentrować się tylko na sobie i swoich interesach, na swoim zdenerwowaniu czy obawach, ale na tym co jest dla partnera ważne, jakie ma uwarunkowania i ograniczenia. Jak to zrobimy, to możemy się na przykład dowiedzieć, że tak naprawdę druga strona nie potrzebuje od nas majątkowych praw autorskich do oprogramowania, o co mocno walczy i których przenieść nie możemy, ale tak naprawdę chce mieć możliwość zintegrowania programu ze swoim produktem – co łatwo możemy jej zaoferować na podstawie odpowiedniej umowy licencyjnej.

Kreatywność w negocjacjach rodzi się nie tylko z merytorycznej wiedzy czy doświadczenia, ale także z uważności i zrozumienia potrzeb drugiej strony. Rozumienia, czemu podejmuje określone decyzje. Warto się tego dowiedzieć. Dzięki temu nasze propozycje kontraktowe mają szansę rozwiązać jej problemy i nie pojawi się negocjacyjny impas.

Dlaczego warto negocjować umowy „na słonia”?

W biznesie spotykamy bardzo różne podejścia do procesu negocjacji. Z reguły to partner, który ma silniejszą pozycję w negocjacjach lub większe doświadczenie w danej transakcji (kupujemy jego usługę lub towar) proponuje tok postępowania. Czasem zmiany do otrzymanego projektu umowy wprowadza się w aneksie #1 do umowy, który jest podpisywany razem ze standardem kontraktu kontrahenta, bo nie ma jego zgody na jakiekolwiek zmiany bezpośrednio w samym wzorze umowy. Czasem zapisuje się uzgodnienia w protokole z negocjacji, który potem staje się najważniejszą częścią kontraktu. Negocjowałam też klauzule wielomilionowej umowy w tabeli Excela i kontrahent nie wyobrażał sobie innego procedowania.

Natomiast gdy patrzymy na negocjacje umowy od strony merytorycznej, to z reguły negocjatorzy stosują jedną z dwóch opcji:

• rozmawiają o umowie „od deski do deski”, rozpoczynając od preambuły i kończąc na klauzulach końcowych lub
• najpierw koncentrują się na meritum kontraktu i jak już wszystko ustalą, to dopiero przechodzą do poszczególnych klauzul umowy.

W tym kontekście pojawia się pytanie o to, jaką strategię przyjąć. Czy od razu rozpocząć negocjacje od kontrowersyjnych kwestii, czy zostawić je sobie na później.

Jeden z moich kolegów z biznesu mawia, że optymalnie jest „negocjować na słonia” – zacząć od trąby a zakończyć na ogonie. I mnie ta „słoniowa taktyka” bardzo odpowiada. Na czym polega?

Nie zaczynamy od kwestii najbardziej kontrowersyjnych dla drugiej strony, bo negocjacje nie rozpoczną się dobrze i utkniemy w impasie zanim nawiąże się relacja, pojawi sympatia i zaufanie. Zaczynamy od trąby, czyli kwestii mniej trudnych. Jak zbudujemy platformę porozumienia i zrobimy negocjacyjny postęp, to na tym co zostało zbudowane i na tej obietnicy transakcji, która już jest zaawansowana, można rozmawiać o kwestiach wymagających trudniejszych dyskusji. A na koniec „zostawiamy sobie ogonek” i zajmujemy się drugorzędnymi ustaleniami.

Jednak negocjacje to nigdy nie jest sytuacja powtarzalna i zero-jedynkowa, dlatego trzeba rozważyć, czy jest szansa na porozumienie i czy w konkretnej sytuacji takie podejście ma sens, bo czasem możemy uznać, że ekonomika negocjacji wymaga, aby od razu skonfrontować stanowiska i ustalić czy jest w ogóle sens angażować się w rozmowy.

Dlaczego negocjacyjna strategia „drugiej szansy” i okres naprawczy są ważne w umowach?

Okres naprawczy to rozwiązanie, które poznałam negocjując umowy franczyzowe. W takich kontraktach obu kontrahentom zależy, aby udał się nowy biznes. Oczywiście franczyzodawca chce zabezpieczać swój know-how, własność intelektualną, sposób działania i rozwój franczyzy, ale nie jest w jego interesie, aby partnera automatycznie penalizować. Więc często godzi się najpierw pogrozić palcem, a dopiero później realnie interweniuje.

Tak jak w biznesie franczyzowym, tak w innych umowach, gdzie stronom leży na sercu dobro wspólnego projektu, warto korzystać z tego rozwiązania. Przedsiębiorcy wiedzą, że rzeczywistość rynkowa bywa nieprzewidywalna i problemy się pojawiają – dlatego często akceptują to ustępstwo, bo z góry zakładają, że penalizacja to środek, po który sięgną na samym końcu.

Okres naprawczy to kompromis, który często zamyka długie i trudne dyskusje, a w sytuacji naruszenia kontraktu daje umowie drugą szansę. Kontrahent, który otrzymuje ostrzeżenie jasno widzi gdzie jest problem oraz wie: co i w jakim terminie musi zrobić. Można z góry ustalić formę i procedurę zawiadomienia oraz okres w jakim naruszenie musi ustać. Opcji jest tutaj wiele i łatwo można dostosować ustalenia do konkretnych potrzeb.

Okres naprawczy można wprowadzić w wielu sytuacjach, na przykład przed rozwiązaniem lub zawieszeniem wykonania umowy, rozpoczęciem naliczania kary umownej lub przed skorzystaniem z wykonawstwa zastępczego. Warto jednak z tego rozwiązania z rozwagą korzystać, bo są naruszenia kontraktu na które będziemy musieli zareagować natychmiast. Na przykład gdy stanie linia produkcyjna lub pojawi się niebezpieczeństwo dla zdrowia, życia czy dużego mienia. Wtedy nie mamy komfortu czasowego, aby pouczać kontrahenta i z reguły będziemy chcieli działać natychmiast.

Dlaczego cisza jest istotnym elementem negocjacji?

Cisza odgrywa ważną rolę w negocjacjach. Nie mówię o naszej ciszy, gdy słuchamy argumentów kontrahenta, ale o tym, gdy po obu stronach słychać tylko odgłosy wentylatorów w laptopie.

Negocjacyjna cisza ma wiele odcieni i stawia nas w różnej sytuacji, bo: cisza ciszy nie jest równa.

Cisza: przyjacielska i wroga

Cisza przyjacielska zapada po uwadze typu: „zgadzam się z Państwem, ale nie wiem, czy możemy teraz coś zaproponować”.

Cisza wroga pojawia się, gdy kontrahent mówi: „musimy się zabezpieczyć, bo Państwa spółka już nas kiedyś zawiodła ” lub „godzicie się Państwo na propozycję albo kończymy negocjacje”.

Cisza: kreatywna i destrukcyjna

Cisza kreatywna występuje, gdy jest zgoda na ustalenie lub przemyślenie, ale nikt nie ma jeszcze pomysłu jak je skonkretyzować w umowie lub myślimy co drugiej stronie atrakcyjnego zaproponować, aby zrezygnowała ze swojego żądania.

Cisza destrukcyjna następuje najczęściej po niewyważonych emocjonalnie słowach, które uderzają personalnie w negocjatora lub po nieprofesjonalnej uwadze, która nadszarpuje relacje zbudowane podczas negocjacji.

Dlaczego warto analizować jakiej ciszy doświadczamy?
 

• Po pierwsze dlatego, że musimy wiedzieć, czy i jak powinniśmy na nią zareagować. Czasem to prawnik powinien sytuacją zarządzić, a czasem powinien poczekać, aż osoba biznesowa się wypowie.
  
  
• Po drugie dlatego, że szczególnie w dobie negocjacji online, warto komunikować, że nasza cisza jest ciszą przyjacielską lub kreatywną – by druga strona czuła się z nią komfortowo. Słowa typu: „proszę dać mi chwilę na…” lub „ milczę bo zastanawiam się nad …” zastępują niewerbalne sygnały, których na spotkaniach online bardzo nam brakuje.
  
  

• Po trzecie, jeśli to my ciszę wywołaliśmy – trzeba kontrolować czy rodzaj ciszy, który spowodowaliśmy jest tym, jaki zaplanowaliśmy i jeśli nasze słowa zostały źle odebrane, można szybko zareagować.
  
  

Bywa, że przez naszą ciszę okazujemy zrozumienie i szacunek dla drugiej strony w negocjacjach ugodowych. Jeśli naruszyliśmy umowę i kontrahent dzieli się swoimi problemami – to cisza, która zapada po jego zarzutach, potwierdza, że traktujemy je poważnie – bez względu na to, czy potem przyznamy mu pełną rację lub zaakceptujemy jego żądanie.

Dlaczego synonimy pomagają w negocjowaniu umowy?

Każdy negocjator ma inne przemyślenia oraz preferencje i inne spojrzenie na literalne brzmienie zapisów umownych. Ponieważ perspektywa stron bywa mocno odmienna – to zdarza się, że jedno zdanie jest zupełnie inaczej interpretowane przez prawników obu stron, a gdy do dyskusji włączą się ludzie biznesu – opinii bywa więcej.

W takiej sytuacji użycie synonimu niekiedy potrafi rozwiązać problem. Nie ma tu dobrych i złych opcji, po prostu każdy z nas ma swoją własną optykę i negocjacyjne doświadczenia. Jednak warto używać synonimu świadomie, bo może uratować negocjacje, ale także wprowadzić rozwiązanie, na które nie ma naszej zgody.

Przykładem „synonimowego rozwiązania” może być między innymi warunek. Gdy tworzymy umowę to precyzyjnie opisujemy językiem prawniczym ten mechanizm, wskazując jaki charakter ma warunek (rozwiązujący czy zawieszający) i z jakim momentem wywołuje skutek. Jednak w negocjacyjnej rzeczywistości okrągłe prawnicze zdania nie zawsze są akceptowane i wtedy można ten sam efekt uzyskać potocznym i mniej formalnym: „jeżeli”, „jeśli” czy „o ile”.

Synonim to narzędzie, które niekiedy świetnie dla nas zadziała, ale to także niebezpieczeństwo, którego musimy być świadomi. Wymaga od nas czujności i wrażliwości – bo o ile przy terminie „warunek” od razu zapala się nam czerwona lampka, o tyle jego niepozorny synonim „jeśli” łatwo przeoczyć lub zignorować.

Dlaczego format dokumentu kontraktu ma znaczenie?

Budowa relacji negocjacyjnej to proces, na który ma wpływ wiele czynników, bo opiera się nie tylko na tekście umowy, słowach czy zachowaniach pozawerbalnych. Czasem na negocjacje ma wpływ nawet taki niuans jak format, w jakim przesyłamy dokument.

Jeśli dostaję projekt umowy w wersji, której nie można edytować (np. PDF) – to takie zachowanie odbieram jako sygnał, że druga strona nie godzi się na zmiany. Jeśli kontrahent jest na tak silnej pozycji, że może narzucić cały tekst umowy, to tak naprawdę nie ma negocjacji. Pozostaje nam tylko decyzja, czy kontrakt zawieramy.

Dlatego jeśli zależy Ci na relacjach biznesowych i zawarciu umowy, to unikałabym „zablokowanych na zmiany” formatów. Nie jest to dobrze widziane i taki dokument nie buduje zaufania. Jest to jasny sygnał, że „kontrola dokumentu należy do mnie i ja decyduję o tym, jak będziemy rozmawiać”.

Co zrobić, jeśli taki dokument otrzymamy?

Stosuję dwa podejścia, w zależności od sytuacji:

• konwertuję dokument do wersji edytowalnej i na nim pracuję – nie przejmuję się tym, że dokument jest źle sformatowany i oczekuję, że po negocjacjach druga strona doprowadzi do porządku „rozsypany” projekt;
  
  

• kontaktuję się z kontrahentem i stanowczo proszę o przesłanie „przyjaznej” wersji umowy.
  
  

Kilkakrotnie uległam namowom ludzi biznesu, aby pracować na zablokowanym formacie i za każdym razem kończyło się to katastrofą. Negocjacje trwały dłużej i wymagały dużo więcej pracy. Ustalanie uzgodnień w mailu lub w samych komentarzach jest nieefektywne i niewygodne, a kolejnych wersji nie można automatycznie porównać. Na koniec i tak musimy przenieść ustalenia na tekst umowy, a wtedy okazuje się, że trzeba dokonać dodatkowej zmiany lub pojawia się nieporozumienie. Nie polecam takich negocjacji i nigdy takiej formy nie proponuję. Uważam, że jest to nieekonomiczne i destrukcyjne zarządzenie procesem zawierania umowy. Nawet jeśli kontrakt podpiszemy, to takie procedowanie powoduje dyskomfort, który wywołuje poczucie, że zostaliśmy nieprofesjonalnie potraktowani.

Dlaczego warto samemu przedstawić pierwszą propozycję klauzuli umownej?

W każdych negocjacjach ktoś pierwszy musi wyjść z kontraktową propozycją, na przykład z brzmieniem klauzuli z karą umowną czy kwotą odszkodowania w celu zamknięcia sporu. Jednak bywa, że czasem obawiamy się wystąpić z pierwszą ofertą. Boimy się, że druga strona obrazi się i zerwie rozmowy lub zaproponujemy zbyt mało. Czekamy więc aż druga strona podejmie to ryzyko.

Jednak badania naukowe dowodzą, że pierwsza oferta ma ogromny wpływ na tok negocjacji i często determinuje ich sukces, dlatego negocjatorzy, którzy pokonali swoje obawy i złożyli pierwszą ofertę – są tymi, którzy najczęściej odnoszą sukces w negocjacjach.

Dlaczego tak się dzieje?

Dlatego, że pierwsza propozycja jest punktem odniesienia dla naszych oczekiwań i postrzegania rzeczywistej wartości rzeczy. To jak oceniamy wartość przedmiotu transakcji lub sporu jest mocno uzależnione od pierwszej cyfry, która pojawia się w negocjacjach i nie jest ważne czy jesteśmy niedoświadczonym konsumentem czy przedsiębiorcą. Nawet gdy negocjatorzy wiedzą, że nie powinni zwracać uwagi na pierwszą ofertę – ma ona nadal na nich realny wpływ. Dlatego niezależnie jaką negocjacyjną taktykę zastosujemy – to jedno jest dla naukowców pewne – strategia pierwszej oferty działa i musimy ten fakt uwzględniać w swoich negocjacjach.

Dlaczego rola prawnika w negocjacjach umowy bywa bardzo różna?

Z mojego doświadczenia wynika, że to często Biznes kreuje rolę jaką odgrywa prawnik w negocjacjach. Dlaczego? Bo to Biznes decyduje czy oczekuje od prawnika tylko wskazania i mitygacji ryzyka, czy też przyznaje mu rolę kreatywnego leadera i rozlicza z zamknięcia transakcji, obdarzając zaufaniem i akceptując jego wybory.

Czasem sytuacja jest taka, że wchodzimy na salę negocjacyjną ze świadomością, że nie tylko umowa musi być podpisana, ale musi być podpisana w danej chwili i na określonych warunkach – i innej opcji po prostu prawnik nie ma, wie że to on musi osiągnąć ten cel.

Bywa też, że prawnik odgrywa rolę złego policjanta, aby Biznes mógł w przyjacielski sposób dotrzeć do kompromisu ze swoim ważnym klientem. A czasem wręcz przeciwnie, dobre relacje i zrozumienie między prawnikami dwóch stron, pozwalają uratować transakcję, gdy atmosfera biznesowa mocno eskaluje.

Byłam w roli, w której warunki wielomilionowych transakcji całkowicie zależały ode mnie i byłam na pozycji, w której Biznes oczekiwał tylko raportowania potencjalnych ryzyk – dlatego uważam, że warto dociekać jakie Klient ma oczekiwania wobec prawnika-negocjatora. Problem pojawia się wtedy, gdy prawnik nie wyczuje i nie porozmawia z Biznesem na ten temat – bo wtedy łatwo o frustrację i niezadowolonego klienta, który może uznać, że prawnik jest albo za mało aktywny albo wręcz przeciwnie nadmiernie zdominował negocjacje a może … był zbyt agresywny w swoich żądaniach i utrudniał zamknięcie transakcji.

Jeśli pracujemy jako in-house to znamy się dobrze z ludźmi biznesu i mamy bliskie relacje więc sytuacja jest z tej perspektywy komfortowa, bo wiemy czego od nas oczekują – jeśli jednak jesteś z kancelarii, to warto porozmawiać z Klientem o strategii negocjacyjnej i o tym na czym mu zależy.

Biznes lubi i docenia gdy prawnik wychodzi poza kwestie czystoprawne i dzieli się swoim doświadczeniem z rynku, bo wtedy widzi, że prawnik to partner w transakcji i członek zespołu, a nie zdystansowany doradca.

Data publikacji: 13 wrzesień 2023 rok
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral