Anatomia kontraktu

Anatomia kontraktu

  • Dlaczego literalne brzmienie umowy i ustalenia stron są równie ważne
  • Czemu nie warto ignorować tytułu
  • Które oświadczenia są kluczowe
  • Kiedy hierarchia dokumentów jest istotna
  • Dlaczego integralność umowy ma znaczenie
  • Jak tworzyć definicje
  • Kiedy kontrahent będzie sędzią w swojej sprawie
  • Dlaczego spójniki i wyliczenia są ważne
  • Jak zabezpieczyć się przed nieważnością
  • Które umowy warto czytać od końca
  • Co zrobić, gdy umowa ma kilka wersji językowych
  • Jak skonstruować kontrakt
Anatomia kontraktu
Anatomia kontraktu

Przystępując do pisania, negocjowania lub zawierania umowy – warto w sposób świadomy korzystać z rozwiązań, które ukształtowała praktyka kontraktowa. Pewne mechanizmy stosujemy intuicyjnie i zakładamy, że wywołają zamierzony skutek. A inne omijamy – bo ich „nie czujemy” lub o nich niewiele wiemy. Bywa, że największym ograniczeniem jest nasza własna rutyna kontraktowa.

W tej sekcji zachęcam Cię do refleksji, z których rozwiązań warto korzystać, a które możesz porzucić, bo są zbędnym przyzwyczajeniem. Omawiam konstrukcje, które na pewno warto stosować oraz takie, których skutek bywa wątpliwy, a jednak są konieczne – bo niekiedy innej alternatywy po prostu nie ma.

Jednak choć literalne brzmienie umowy jest kluczowe, to do wygrania procesu nie zawsze wystarczy – bo trzeba kontrolować, z jakiej perspektywy i w jakim kontekście interpretowane będą klauzule umowne. Dlatego zanim przejdę do mechanizmów kontraktowych, powiem o tym, co poza tekstem umowy, jest równie ważne.

Zasada interpretacji kontraktu

Interpretacja umowy (tzn. poszukiwanie ustalonego przez kontrahentów sensu zapisów kontraktowych) to etap, który następuje po jej podpisaniu. Z reguły w trakcie wykonywania projektu. Wtedy nierzadko okazuje się, że strony, jakkolwiek chętnie i zgodnie podpisały kontrakt, to jednak niekoniecznie rozumieją jego postanowienia w ten sam sposób. Język pisany nie do końca jest w stanie jednoznacznie wyrazić intencje i uzgodnienia stron. Niejednokrotnie transakcję negocjuje się pod presją czasu, idzie się na trudny kompromis lub akceptuje „mniejsze zło”. Wszystko to ma wpływ na ostateczny kształt umowy. Jej spójność, jednoznaczność i logikę. Dlatego kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania, jaki jest rzeczywisty sens zapisów kontraktowych. Czyli po prostu: ważne jest, co akceptujesz i ustalasz ze swoim kontrahentem przed zawarciem transakcji oraz jak wykonujesz swoją umowę.

Interpretując kontrakt, trzeba uwzględniać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy – dosłowne brzmienie klauzuli ma drugorzędne znaczenie.

Art. 65 Kodeksu cywilnegoOświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają ze względu na okoliczności, w których złożone zostało, zasady współżycia społecznego oraz ustalone zwyczaje.W umowach należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, aniżeli opierać się na jej dosłownym brzmieniu.

Powyższa zasada może Cię uratować lub pogrążyć. Dlatego trzeba o niej pamiętać nie tylko w sytuacji krytycznej, gdy powstaje nieporozumienie, ale przede wszystkim wtedy, gdy negocjujesz umowę i masz wpływ na swoją pozycję kontraktową.

Co to w praktyce oznacza?

Cel umowy
Cel umowy

Po prostu: nie chowaj głowy w piasek i nie przyjmuj strategii „jakoś to będzie”. Nie akceptuj milcząco lub w sposób dorozumiany rozwiązań, na które nie ma Twojej zgody. Podczas interpretacji umowy bierze się pod uwagę okoliczności, które towarzyszyły negocjacjom, zawarciu i wykonaniu kontraktu, czyli kontekst sytuacyjny. Uwzględnia się na przykład przebieg rozmów dotyczących projektu (jest to łatwe do ustalenia, jeśli prowadzone były mailem) lub doświadczenia z dotychczasowej współpracy kontrahentów (czy to w ramach samej umowy, czy wcześniejszych kontraktów).

Jeśli umowa nakłada na dostawcę obowiązek zabezpieczenia produktów, ale nie precyzuje rodzaju opakowania – i towar był zawsze dostarczany w kartonowych pudłach – to zamawiającemu trudno będzie wykazać po roku współpracy, że jest to niewystarczające i narusza kontrakt, bo planuje przenieść produkty do składu na wolnym powietrzu.

Celem interpretacji umowy nie jest ustalenie wewnętrznej woli, przeżyć psychicznych czy opinii kontrahentów. Interpretuje się umowę, a nie subiektywne przekonanie o treści kontraktu.

Zasada interpretacji pozwala na wyjście poza literalne brzmienie umowy, ale nie jest narzędziem do narzucenia drugiej stronie swojego subiektywnego przekonania. Nie daje prawa do twierdzenia, że określona interpretacja jest wyrazem „zgodnego zamiaru” obu stron, gdy drugi kontrahent konsekwentnie neguje takie rozumienie spornych postanowień.

Jeśli zatem z kontekstu sytuacyjnego wiadomo, że:

  • sporna kwestia była dyskutowana i wyjaśniana w sposób, który nie do końca jest spójny z literalnym brzmieniem klauzuli kontraktowej, ale jest zgodny z tym, czego żądasz od drugiej strony w ramach realizacji umowy,
  • wyraźnie godziłeś się na określone znaczenie lub skutki kontrowersyjnego postanowienia i druga strona to akceptowała lub
  • sprzeciwiałeś się proponowanemu rozwiązaniu i Twój kontrahent Ci ustąpił,

to masz argumenty, aby twierdzić, że umowa powinna być interpretowana zgodnie z Twoim stanowiskiem.

Jeżeli natomiast z okoliczności wynika, że w trakcie negocjacji, spornego zapisu nie kwestionowałeś, milcząco go akceptowałeś i przyjąłeś strategię: „podpiszemy, a potem zobaczymy”, to poniesiesz tego konsekwencje. Zapewne będziesz musiał zaakceptować to, co rezygnując z negocjacji, już tak naprawdę wcześniej zaaprobowałeś w sposób dorozumiany.

Kiedy zasada interpretacji nie zadziała?

Wykładnia kontraktu nie daje prawa do manipulacji tekstem. Ma swoje granice. W szczególności nie może prowadzić do ustaleń w sposób oczywisty sprzecznych z zapisaną treścią umowy.

Przedsiębiorcy, który zawarł pisemny kontrakt, trudno będzie wykazać, że tak naprawdę umówił się na coś, co jest z jego treścią sprzeczne.

Na przykład niewiarygodne będą twierdzenia przedsiębiorcy, że ma prawo do roszczeń z tytułu rękojmi, jeśli z umowy wynika, że z tego uprawnienia zrezygnował.

Dlatego literalne brzmienie klauzul Twojego kontraktu też jest bardzo ważne. Co więcej, nie chodzi tylko o samo sformułowanie zapisu umownego, ale również jego znaczenie wynikające z reguł językowych oraz kontekstu, w jakim został użyty. Na przykład w jakiej jednostce redakcyjnej (paragrafie czy rozdziale) lub części umowy został umieszczony.

Jeżeli zapis o ograniczeniu odpowiedzialności znajdzie się w paragrafie dotyczącym gwarancji jakości – to dasz drugiej stronie argument, że to ustalenie odnosi się wyłącznie do roszczeń wynikających z wad produktów. Trudno Ci będzie wykazać, że ograniczenie odpowiedzialności miało tak naprawdę objąć całe Twoje kontraktowe ryzyko, w tym z powodu nieterminowego zakończenia projektu.

Praktyka kontraktowa

Z mojego doświadczenia wynika, że w relacjach kontraktowych kluczowe znaczenie ma jednak tekst umowy. Jeśli chcesz uniknąć sporu sądowego i na swoją korzyść rozstrzygnąć transakcyjny konflikt – to musisz mieć kontraktowe argumenty. Tekst Twojej umowy będzie bardzo ważny i pomoże przekonać Twojego kontrahenta, aby Ci ustąpił.

Ale nie chciałabym, abyś zrozumiał, że kodeksowa zasada interpretacji nie działa w praktyce, bo to nie jest prawda. Po prostu w relacjach biznesowych trudno jest przekonać kontrahenta do ustępstw – jeśli argumenty nie są uwiarygodnione zapisami kontraktowymi.

Jeśli powstaje spór, to ludzie biznesu i prawnicy koncentrują się przede wszystkim na postanowieniach umowy i tam szukają rozstrzygnięcia problemu. Dopiero potem (gdy rozważają podjęcie kroków przed sądem) sięgają po maile czy notatki ze spotkań. Zatem jeśli o swój kontrakt nie zadbasz i powstanie konflikt, to prawdopodobnie staniesz przed ryzykiem procesu. A to oznacza koszty, wstrzymanie wykonania transakcji i wszystkie te niemiłe rzeczy, które wiążą się z postępowaniem sądowym. Dlatego warto dbać o to, aby zasada interpretacji była dla Ciebie tylko ostatecznością – deską ratunku, po którą nie musisz sięgać. Jednocześnie nie twórz sytuacji, w których mogłaby zostać wykorzystana przeciwko Tobie. Zrób wszystko, co w danej sytuacji możesz, abyś nie musiał rozstrzygać wątpliwości dotyczących sensu lub celu postanowień kontraktowych. Dbaj o to, aby tekst Twojej umowy był jednoznaczny i odzwierciedlał w sposób oczywisty to, na co się godzisz. Poniżej znajdziesz praktyczne rozwiązania, które Ci w tym pomogą.

Strona, która proponuje postanowienie umowne, bierze na siebie ryzyko, że podczas sporu ten zapis będzie interpretowany na jej niekorzyść.

Tytuł umowy

Wiele osób uważa, że tytuł umowy ma magiczną moc sprawczą i można nim zakląć rzeczywistość. Nic bardziej błędnego. Tytuł kontraktu go nie determinuje.

Tytuł umowy jej nie determinuje
Tytuł umowy jej nie determinuje

Przy interpretacji umowy o wiele istotniejsza jest jej treść niż nazwa. Kwalifikacja prawna transakcji – np. ustalenie, czy zawierasz umowę o dzieło (kontrakt rezultatu), czy umowę o usługę (kontrakt starannego działania) – wynika z ustaleń kontrahentów, a nie z jej tytułu. Oczywiście nie pozwalaj, aby kontrakt o wykonanie usługi był nazywany umową o dzieło lub odwrotnie, bo w wypadku sporu druga strona wykorzysta każdy dostępny argument na swoją korzyść. Po prostu nie licz na to, że jeśli nazwiesz umowę inaczej, niż to wynika z jej treści, skutecznie zmienisz jej sens.

Preambuła i oświadczenia

PreambułaZważywszy, że:Przedsiębiorca zwrócił się do Spółki z propozycją wykonania Projektu, zapewniając ją, że posiada rozwiązanie technologiczne oraz know-how pozwalające mu na zrealizowanie Projektu w terminie oraz w sposób oczekiwany przez Klienta Spółki, a w szczególności posiada prawo do rozwiązania objętego ochroną patentową opisanego w Załączniku nr ;Przedsiębiorcy znane są uwarunkowania techniczne i organizacyjne dotyczące realizacji Projektu zawarte w Załączniku nr ;Przedsiębiorca oświadcza, że z sukcesem wykonał inny projekt (opisany w ust. Umowy), o uwarunkowaniach technicznych i faktycznych podobnych do Projektu;Przedsiębiorca zapewnia, że nie zostały skierowane przeciwko niemu żadne roszczenia z tytułu nienależytego wykonania projektu wskazanego w pkt. 3 powyżej, w tym w szczególności z tytułu rękojmi i udzielonych gwarancji jakości;Przedsiębiorca zapewnia Spółkę, że Projekt może zostać wykonany w sposób i w terminie wskazanych w umowie z dnia zawartej pomiędzy Klientem i Spółką („Umowa z Klientem");w dobrej wierze i opierając swoją decyzję na powyższych zapewnieniach, Spółka zrezygnowała z renegocjowania Umowy z Klientem, w tym w szczególności co do terminu oraz technologii, w jakiej ma zostać wykonany Projekt, i Strony postanowiły zawrzeć Umowę o poniższej treści, jednocześnie potwierdzając, że powyższa Preambuła stanowi jej integralną część: .

Preambuła, czyli wstęp do umowy, to nieobligatoryjne zapisy kontraktowe, które pojawiają się na samym jej początku i zazwyczaj wskazują powody, dla których strony zawarły transakcję oraz cel, który chcą osiągnąć. Jest to ta część dokumentu, w której kontrahenci odwołują się do swoich intencji i planów oraz pokazują okoliczności mające znaczenie przy interpretacji kontraktu. Jeśli zatem chcesz wzmocnić przekaz postanowień kontraktowych, pokazać ich kontekst lub cel – preambuła jest miejscem, w którym możesz powiedzieć o tym wszystkim, co skłoniło Cię do zawarcia transakcji i czego od niej oczekujesz.

Na przykład jeżeli jesteś zamawiającym i nie jesteś pewien czy z umowy jasno wynika, że umawiasz się na określony skutek (np. wdrożenie rozwiązania IT, które pozwoli osiągnąć określone parametry techniczne urządzeń) i jest on dla Ciebie kluczowy – to możesz takie uzgodnienie potwierdzić w preambule. Albo odwrotnie, jako wykonawca możesz w preambule zaznaczyć, że podejmiesz starania, ale masz wątpliwość, czy efekt zostanie osiągnięty i tego nie obiecujesz.

Aby zapobiec sporom o status preambuły, czasami potwierdza się w umowie, że preambuła stanowi jej integralną część.

Oprócz preambuły często umieszcza się w kontrakcie także dodatkowe zapewnienia i oświadczenia. Ich zadaniem jest ukierunkowanie procesu interpretacji umowy i pokazanie, co było istotne dla stron, gdy podejmowały decyzję o jej zawarciu lub wyborze partnera kontraktowego. Oświadczenia i zapewnieniaOrganizator oświadcza i zapewnia, że:jego sytuacja finansowa, prawna oraz zobowiązania wobec osób trzecich umożliwiają mu należyte wykonanie Przedmiotu Umowy;posiada -letnie doświadczenie w realizacji oraz ma zasoby i personel wystarczające do należytego wykonania Umowy;nie uczestniczy w żadnym sporze i nie toczy się przeciwko niemu (lub z jego udziałem) żadne postępowanie sądowe, administracyjne czy arbitrażowe;posiada wszystkie wymagane przepisami prawa kwalifikacje, zezwolenia, koncesje, licencje, decyzje etc. niezbędne do prowadzenia swojej działalności i wykonania Przedmiotu Umowy oraz uzyskał wymagane prawem zgody na zawarcie Umowy tak podmiotów trzecich, jak i swoich organów;otrzymał od Klienta wszystkie informacje, dokumenty oraz dane, o które prosił lub które są mu niezbędne do należytej realizacji Umowy;zapoznał się z oraz zbadał i potwierdza, że wykonanie Przedmiotu Umowy jest technicznie i organizacyjnie możliwe zgodnie z założeniami Klienta zawartymi w Umowie i jest w stanie w sposób należyty zrealizować Umowę, osiągając wskazany w niej rezultat;nie wnosi żadnych zastrzeżeń co do miejsca wykonania Umowy oraz założeń, instrukcji, dokumentów, projektów oraz innych materiałów, które zostały przekazane mu przez Klienta, a które zostały zawarte w Załączniku nr . W tych postanowieniach kontrahenci potwierdzają pewne fakty, swoje kompetencje czy gwarancje. Mają też na celu pokazanie uwarunkowań, które doprowadziły do zawarcia umowy o określonym brzmieniu. Takie zapisy mogą wskazywać na wiedzę lub brak świadomości strony o pewnych okolicznościach, potwierdzać rzetelność czy prawidłową reprezentację kontrahentów przy podpisaniu umowy.

Zasadniczo można ukształtować oświadczenia i zapewnienia na 2 sposoby, mogą:

  • odnosić się do rzeczywistego stanu faktycznego związanego z zawieraną umową (w szczególności do przedmiotu umowy) – bez wskazywania skutków niezgodności stanu faktycznego ze złożonym zapewnieniem. W takiej sytuacji skutki naruszenia wynikać będą z kontraktu i przepisów prawa. Na przykład oświadczenia (zapewnienia):
    • można wykorzystać do wykazania, że strona została wprowadzona w błąd i w konsekwencji doprowadzić do wycofania się przez nią z umowy, Art. 84 Kodeksu cywilnegoW razie błędu co do treści czynności prawnej można uchylić się od skutków prawnych swego oświadczenia woli. Jeżeli jednak oświadczenie woli było złożone innej osobie, uchylenie się od jego skutków prawnych dopuszczalne jest tylko wtedy, gdy błąd został wywołany przez tę osobę, chociażby bez jej winy, albo gdy wiedziała ona o błędzie lub mogła z łatwością błąd zauważyć; ograniczenie to nie dotyczy czynności prawnej nieodpłatnej.Można powoływać się tylko na błąd uzasadniający przypuszczenie, że gdyby składający oświadczenie woli nie działał pod wpływem błędu i oceniał sprawę rozsądnie, nie złożyłby oświadczenia tej treści (błąd istotny).Art. 86 Kodeksu cywilnegoJeżeli błąd wywołała druga strona podstępnie, uchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli złożonego pod wpływem błędu może nastąpić także wtedy, gdy błąd nie był istotny, jak również wtedy, gdy nie dotyczył treści czynności prawnej.Podstęp osoby trzeciej jest jednoznaczny z podstępem strony, jeżeli ta o podstępie wiedziała i nie zawiadomiła o nim drugiej strony albo jeżeli czynność prawna była nieodpłatna.Art. 88 Kodeksu cywilnegoUchylenie się od skutków prawnych oświadczenia woli, które zostało złożone innej osobie pod wpływem błędu lub groźby, następuje przez oświadczenie złożone tej osobie na piśmie.Uprawnienie do uchylenia się wygasa: w razie błędu - z upływem roku od jego wykrycia, a w razie groźby - z upływem roku od chwili, kiedy stan obawy ustał.
    • mogą być podstawą odpowiedzialności za nienależyte wykonanie kontraktu – np. na podstawie rękojmi lub stanowić tytuł do zapłaty kar umownych, odszkodowania czy ograniczenia przedmiotu umowy albo rozwiązania kontraktu.
  • wskazywać „obiecywany” stan faktyczny i skutki prawne, gdyby oświadczenie okazało się nieprawdziwe. W takiej sytuacji powstaje między stronami zobowiązanie – na warunkach wskazanych w danym oświadczeniu.
  • Zapewnienie odnoszące się do rzeczywistego stanu faktycznego:

„Sprzedający zapewnia, że nabył wszystkie prawa do Produktu oraz dokonał odpowiednich rozliczeń z Właścicielem i Produkt nie ma wad prawnych.”

  • Zapewnienie odnoszące się do przyszłego stanu faktycznego i skutków jego niezgodności ze stanem faktycznym:

„Sprzedający potwierdza, że pomimo sporu o którym mowa w ust. , wyprodukowany Produkt nie będzie miał wad prawnych. Jeśli oświadczenie okaże się nieprawdziwe, Sprzedający zwolni Klienta z odpowiedzialności za naruszenie praw osób trzecich, na zasadach ustalonych w ust. .”

W ramach zapewnień kontraktowych, możesz też wymagać, aby druga strona złożyła oświadczenia, które odnoszą się do niej samej, na przykład że:

  • jest uprawniona do zawarcia transakcji w imieniu swojej spółki,
  • ma doświadczenie, wykształcenie i kompetencje, o których zapewniała lub napisała w swojej ofercie,
  • posiada środki finansowe czy otrzymała kredyt, które są konieczne do realizacji projektu lub
  • nie jest zaangażowania w spory, postępowania sądowe lub egzekucyjne.

W praktyce kluczowymi oświadczeniami są zapewnienia kontrahentów dotyczące wykonania kontraktu i zachęcam Cię, abyś w szczególności takie właśnie zapewnienia stosował.

Przykładowo wykonawca może:

  • wskazać, że widział miejsce realizacji projektu (np. teren budowy) i nie ma do niego zastrzeżeń,
  • potwierdzić, że sprawdził dokumentację, dane lub materiały i są one kompletne, niewadliwe oraz odpowiednie i wystarczające do wykonania umowy,
  • powiedzieć, że oszacował ryzyko związane z inflacją i odpowiednio uwzględnił je w wynagrodzeniu,
  • zapewnić, że zna uwarunkowania wynikające ze specyfiki zakładu produkcyjnego i jest w stanie tak prowadzić prace, aby nie zaburzyć procesu produkcji,
  • zagwarantować, że jest w stanie terminowo zrealizować kontrakt nawet w złych warunkach atmosferycznych lub
  • oświadczyć, że wyłącznie jemu przysługują autorskie prawa majątkowe do dokumentacji, filmu czy projektu i może je bez ograniczeń przenieść.

Warto pomyśleć, czego potrzebujesz i co jest dla Ciebie ważne, porozmawiać o tym z kontrahentem i zapisać w kontrakcie to, co usłyszałeś lub na co się godzisz. Wspominam o preambule i oświadczeniach nie po to, aby zachęcać Cię do zwiększania objętości umowy i pisania długich elaboratów. Nie chcę też, abyś pomyślał, że nie ma sensu z nich korzystać, bo Twoja umowa jest standardowa i Ciebie ten problem nie dotyczy. Chodzi mi o to, abyś się zastanowił, czy widzisz taką potrzebę i wiedział, że czasem warto takie rozwiązania wykorzystać. Niekiedy dodanie do kontraktu jednego przemyślanego zdania może diametralnie zmienić Twoją sytuację w przyszłości, gdy znajdziesz się w konflikcie kontraktowym.

Na przykład gdy wykonawca świadczy usługi IT (obsługuje jakieś oprogramowanie) i jego klient nie chce inwestować w nowe aktualizacje – to warto, aby programista wprowadził do umowy zapis, że klient wie o:

  • konieczności aktualizacji programu komputerowego i
  • potencjalnych zagrożeniach (np. możliwości utraty wszystkich danych).

Definicje

Umowa to miejsce, w którym często posługujemy się definicjami. Są bardzo potrzebne i pożądane, bo wskazują, jak strony rozumieją pojęcia, którymi posługuje się dokument kontraktu. Zapewniają jego spójność i przejrzystość.

Zdefiniowany termin – użyty w różnych postanowieniach umowy lub w odmiennym kontekście – powinien zawsze mieć to samo znaczenie.

Skoro dane pojęcie zostało zdefiniowane, to znaczy, że strony pochyliły się nad nim i zastanowiły nad jego znaczeniem. Uczyniły to po to, aby uniknąć wątpliwości i uprościć zapisy kontraktu. Jednym terminem można zastąpić wiele słów, czasem nawet całe akapity lub kilka stron umowy. Wprowadzenie zatem definicji do kontraktu jest zabiegiem bardzo pożytecznym. Jednak definicja spełni swoją funkcję pod warunkiem, że:

  • włożysz wysiłek w to, aby była precyzyjna i jednoznaczna;
  • będziesz używał jej w umowie (zdarza się, że w kontraktach definiowane są pojęcia, które nigdy nie są wykorzystywane);
  • zastosujesz ten instrument świadomie i konsekwentnie – nie będziesz używał zdefiniowanego pojęcia zamiennie z innym terminem lub w odmiennym znaczeniu.
Duże litery mają znaczenie
Duże litery mają znaczenie

Definicje kontraktowePrzez termin „” Strony rozumieją: .Strony ustalają, że określenie:” oznacza „”;” oznacza „”.

Jeśli zdefiniowałeś jakiś termin, zapisując go od wielkiej lub małej litery, to musisz zawsze trzymać się tej koncepcji. Nie możesz raz używać określenia „Wada”, a w innym miejscu „wada”. Jeśli termin „Wada” został zdefiniowany, to użycie tego słowa w zapisie od małej litery (czyli „wada”), sugeruje, że ma ono inny sens. Zakłada się logiczność i racjonalność w zapisach umownych, a zatem jeśli coś definiujesz, to powinieneś być w tym konsekwentny. Spójność postanowień kontraktu jest niezwykle istotna, bo to ona nierzadko determinuje ich znaczenie.

Przykładowo, nie ma większego znaczenia, jak nazwiesz strony umowy. Czy będzie to: Zamawiający, Zleceniodawca, Zlecający, Spółka, Przedsiębiorca, Klient lub inne oznaczenie. Ważne jednak, abyś zawsze stosował to samo określenie dla danego kontrahenta.

Definicje są niezwykle ważnym, i nieraz zaniedbywanym przez ludzi biznesu, elementem umowy. Kontrahenci koncentrują się na brzmieniu klauzul, ale tak naprawdę ich sens zależy od tego, jakie znaczenie ma pojęcie, o którym postanowienie mówi.

Na przykład jeśli:

  • termin „Wada” ma wąski zakres i odnosi się tylko do najistotniejszych wad, o niskim ryzyku pojawienia się, to długi okres gwarancji, wysoka kara umowna za wadliwy towar lub bardzo krótki czas naprawy – mogą okazać się akceptowalne. Jednak niekoniecznie tak będzie, gdy „Wada” oznaczać będzie jakąkolwiek (najdrobniejszą) niezgodność z umową.
  • termin „Informacje Poufne” zawężony jest do najważniejszych danych, które zostały wskazane przez kontrahenta jako poufne – to bardzo zaostrzony rygor obowiązku poufności i daleko idąca odpowiedzialność na zasadzie ryzyka lub zwolnienie z odpowiedzialności – mogą być akceptowalne. Natomiast jeśli ten termin obejmuje wszystkie informacje ujawnione w związku z umową – to rozbudowane obowiązki i standardy w zakresie poufności, mogą doprowadzić do rezygnacji z negocjacji.

Brak definicji (lub niewłaściwie skonstruowana definicja) może prowadzić do niepotrzebnych nieporozumień i ryzyka sporu. Dobrym przykładem na to, są często używane i nie zawsze przemyślane, definicje terminów: „dni robocze” i „informacje poufne”.

Dobre praktyki korzystania z definicji

Definiowanie ustawowych pojęć

Uważam, że nie jest dobrą praktyką kontraktową definiowanie w umowie pojęć, których znaczenie wynika wprost z przepisów prawa. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, gdy chcesz nadać im specyficzny sens lub gdy różne akty prawne posługują się odmiennymi definicjami.

Praktyka definiowania tego, „co zdefiniowane” prowadzi do niepotrzebnego zwiększania objętości umowy i wprowadza ryzyko, że termin zostanie zrozumiany inaczej. Skoro kontrahenci się nad nim pochylili i nie jest to w 100% definicja ustawowa, to można przyjąć, że ma inne znaczenie. Czasem drobna zmiana lub dodatkowy przecinek zmieniają sens kodeksowego pojęcia.

Jeśli obawiasz się, że może dojść do nieporozumienia i chcesz mieć pewność, że termin zostanie dobrze zrozumiany – możesz wprost napisać, że wszystkie (lub określone) pojęcia użyte w umowie, mają znaczenie przypisane im w konkretnym akcie prawnym i wyczerpać w ten sposób temat.

Opisywanie aktów prawnych

Powyższe uwagi odnoszą się również do definiowania i opisywania aktów prawnych – chyba, że istnieje realne ryzyko nieporozumienia lub jest to celowe działanie, aby zamrozić określony stan prawny.

„Kontrahent wykona Projekt zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie. W wypadku zmiany stanu prawnego w okresie wykonywania Umowy, koszty związane z dostosowaniem Projektu do nowych przepisów, poniesie Zamawiający i Strony ustalą nowy Termin Odbioru Końcowego.

Termin „Ustawa” oznacza Ustawę z dnia o (Dz.U. z r. poz., zm.: Dz.U. z r. poz.).”

Nie ma wątpliwości, co to jest: Kodeks cywilny, Kodeks postępowania cywilnego czy Kodeks pracy. Nie ma zatem potrzeby, aby te akty opisywać. Niekiedy podaje się w umowie datę i pozycję dziennika urzędowego, w którym akt prawny został opublikowane – a potem przepisy się zmieniają i pojawia się problem. Nie wiadomo, czy wskazanie konkretnej wersji aktu prawnego ma znaczenie i oznacza, że nowego brzmienia przepisu nie można w żadnym wypadku do umowy stosować.

„Kontrahent powinien stosować się do wymogów określonych w Ustawie z dnia o (Dz.U. z r. poz., zm.: Dz.U. z r. poz.).”

Oczywiście nie twierdzę, że nigdy takie rozwiązanie nie ma uzasadnienia, ale po prostu zachęcam Cię do rozważenia, czy naprawdę chcesz zamrozić stan prawny lub czy istnieje ryzyko nieporozumienia.

Zmiana celu definicji

Zachęcam Cię też do zwracania uwagi na praktykę wprowadzania do definicji ustaleń, które definicjami nie są. Nieraz kontrahenci budują rozbudowane słowniczki pojęć kontraktowych i „przemycają” w nich zapisy, które kształtują ich pozycję w umowie.

„Termin „Wynagrodzenie" oznacza kwotę wskazaną w ust. Umowy, która nie podlega potrąceniu i nie można wstrzymać jej zapłaty."

Aneks i rozwiązanie umowy

Definicje kontraktowe - aneks i porozumienieTerminy zapisane w Aneksie od wielkiej litery mają takie samo znaczenie, jakie nadano im w Umowie.W Porozumieniu określenie „” ma inne znaczenie niż przypisane mu w Umowie i oznacza „”.

Gdy aneksujesz lub rozwiązujesz umowę, warto posługiwać się tymi samymi terminami, które ustaliłeś w umowie. Aneks i porozumienie rozwiązujące stanowią integralną część kontraktu i oba dokumenty będą miały wpływ na interpretację uzgodnień. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, w której Twoim celem jest świadome nadanie określonemu terminowi nowego, zmodyfikowanego znaczenia. Odpowiednio ten komentarz odnosi się do sporządzania wypowiedzeń i odstąpień od umowy.

Układ jednostek redakcyjnych

W praktyce nie ma większego znaczenia, czy tekst umowy rozbity jest na paragrafy, ustępy lub artykuły, punkty czy rozdziały i w jakim układzie te jednostki są stosowane w kontrakcie.

Chociaż prawnicy przyjmują pewne konwencje dotyczące tego, z których jednostek redakcyjnych powinno się korzystać i w jakiej kolejności powinny być stosowane, to jednak nie ma to przełożenia na skuteczność zapisów kontraktowych.

Układ jednostek redakcyjnych
Układ jednostek redakcyjnych

Ważne jest natomiast, aby systematyka ta była konsekwentnie wykorzystywana. Oznacza to, że jeżeli przyjmiesz pewną strukturę oznaczania zapisów kontraktowych, to powinieneś jej skrupulatnie przestrzegać. Jeśli ustaliłeś, że stosujesz kolejno: paragraf, ustęp i punkt, to utrzymuj tę hierarchię w całym tekście umowy. Nie zmieniaj ustalonej kolejności i nie wprowadzaj incydentalnie innej jednostki redakcyjnej (np. artykułu) do dokumentu kontraktu.

Tytuły klauzul umownych

Pomocniczy charakter tytułówTytuły jednostek redakcyjnych zostały wprowadzone wyłącznie w celu ułatwienia posługiwania się dokumentem Umowy i nie stanowią jej merytorycznej części. Nie powinny być brane pod uwagę przy interpretacji Umowy, gdyż mają charakter wyłącznie techniczny.

Podczas interpretacji umowy, patrzymy nie tylko na jej treść, ale także na jej budowę i tytuły jednostek redakcyjnych. Na przykład tytuły rozdziałów czy paragrafów. Jakkolwiek tytuły same w sobie nie mają rozstrzygającego znaczenia – to jednak w praktyce są ważne, bo do pewnego stopnia mogą determinować wynik wykładni kontraktu.

Dlatego, aby odciąć się od interpretacji umowy przez pryzmat tego, jak dana jednostka redakcyjna została zatytułowana, możesz albo:

  • zrezygnować ze stosowania tytułów, albo
  • uzgodnić, że umiejscowienie zapisu kontraktowego nie jest rozstrzygające dla jego wykładni. To znaczy, że nie ma znaczenia, pod jakim tytułem został zaszeregowany.
    Taka klauzula zmniejszy ryzyko interpretacji opartej na usytuowaniu zapisu w „niewłaściwym” miejscu kontraktu, co może być wynikiem braku doświadczenia, pomyłki czy biznesowej presji, aby zakończyć negocjacje jak najszybciej.

Hierarchia dokumentów kontraktowych

Niekiedy w zapisach kontraktowych pojawiają się niespójności lub sprzeczności pomiędzy głównym dokumentem umowy a załącznikami. Wynikają często z tego, że choć strony mocno negocjują tekst kontraktu, to akceptują załączniki bez głębszej weryfikacji, gdyż „w umowie wszystko zostało ustalone” lub po prostu nie mają mocy negocjacyjnej, aby załącznik zmienić. Takie podejście generuje poważne ryzyko na etapie wykonywania kontraktu. Załączniki z reguły są równie ważne, jak tekst główny umowy – a nierzadko bywają kluczowe i zawierają najważniejszą treść biznesowo-prawną.

Bez względu na to, jakie dokumenty zostają załączone do umowy, powinieneś doprowadzić do tego, aby w Twoim kontrakcie nie pojawiły się żadne wewnętrzne niespójności czy sprzeczności.

Nie zawsze będziesz miał wpływ na strukturę umowy i rzadko będzie to jednolity pojedynczy dokument – dlatego warto zachować czujność i reagować, gdy widzisz, że pojawia się rozbieżność między dokumentami kontraktu. W praktyce spotkałam się z 5 rozwiązaniami, które negocjatorzy stosują. Możesz:

  • wynegocjować załączniki i ich zmodyfikowaną treść (tekst jednolity) załączyć do kontraktu,
  • załączyć do umowy dokument zawierający ustalone zmiany załączników oraz oryginalne załączniki,
  • wprowadzić do głównego tekstu umowy odstępstwa od załączników (ustalenia o ich zmianie) i pozostawić załączniki w oryginalnej wersji – jest to chyba najczęściej stosowane w praktyce rozwiązanie,
  • włączyć zmodyfikowane postanowienia załączników do głównego tekstu umowy (w całości zintegrować załączniki z umową) – jest to najlepszy wariant, bo powstaje jednolity i spójny tekst kontraktu lub
  • uzgodnić jaka jest relacja (hierarchia) pomiędzy tekstem umowy a załącznikami – jest to najprostszy, najszybszy, ale też obarczony największym ryzykiem, scenariusz.

Pierwszeństwo tekstu głównego

Pierwszeństwo teksu umowyW wypadku sprzeczności, niejasności, niespójności lub jakichkolwiek innych wątpliwości interpretacyjnych dokument główny Umowy ma pierwszeństwo przed jej załącznikami.Tekst Umowy ma charakter rozstrzygający (nadrzędny) w stosunku do jej załączników.

Nie ma wątpliwości, że najlepiej (najbezpieczniej) jest, gdy wszystkie składniki kontraktu pozostają ze sobą w pełnej zgodzie i spójności. Nie zawsze jednak będziesz miał taką opcję. Jeśli nie jesteś w stanie przekonać kontrahenta do zmiany załącznika i akceptujesz pewne ryzyko, to możesz zbudować hierarchię dokumentów umowy. Zadecydować, że tekst główny kontraktu ma pierwszeństwo i wyznacza ustalenia stron, gdy pojawi się rozbieżność między nim a załącznikami.

Stosując takie rozwiązanie, musisz jednak wiedzieć, że niektórzy prawnicy uznają je za zmianę kodeksowej reguły interpretacji kontraktów – co wykracza poza zasadę swobody umów i nie leży w gestii kontrahentów. Nie zgadzam się jednak z tą opinią, bo dla mnie taki sposób budowania umowy jest tylko techniką i niczym więcej – mechanizmem, który strony wykorzystują, aby wyrazić wolę ułożenia swoich stosunków kontraktowych. Mogą to zrobić w dowolny sposób. Nie ma znaczenia, które z 5 rozwiązań zastosują.

Jednak jeśli nawet przyjmiemy najbardziej restrykcyjne stanowisko – to niewątpliwie klauzula hierarchii dokumentów ma istotne znaczenie dowodowe i jej treść musi być brana pod uwagę przy wykładni umowy, bo wyznacza rzeczywistą wolę stron kontraktu i cel, który pragną osiągnąć.

Prawda jest taka, że w praktyce kontraktowej potrzeba stosowania hierarchii dokumentów jest ogromna i ta konstrukcja jest standardowo wykorzystywana. Nawet gdyby uznać, że niesie ze sobą pewne ryzyko, to w biznesie trudno będzie go kontrahentom uniknąć. Ani w trakcie negocjacji umowy, ani prowadząc negocjacje w kontekście sporu kontraktowego, nie spotkałam się z opinią, że hierarchia dokumentów nie obowiązuje – wręcz przeciwnie, ustalenia w tym zakresie były kluczowym argumentem, z którego prawnicy korzystali.

Jeśli załącznikiem do kontraktu są OWU, to w wypadku ich sprzeczności z umową, rozstrzygające znaczenie ma tekst wynegocjowany indywidualnie.

Art. 385 Kodeksu cywilnegoW razie sprzeczności treści umowy z wzorcem umowy strony są związane umową.Wzorzec umowy powinien być sformułowany jednoznacznie i w sposób zrozumiały. Postanowienia niejednoznaczne tłumaczy się na korzyść konsumenta. Zasady wyrażonej w zdaniu poprzedzającym nie stosuje się w postępowaniu w sprawach o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone.
Hierarchia jest istotna
Hierarchia jest istotna

Hierarchia załącznikówStrony nadają załącznikom wskazanym w ust. Umowy hierarchię ważności według określonej w tym ustępie kolejności załączników, tj. załącznik o niższym numerze ma pierwszeństwo przed załącznikiem o numerze wyższym.

Hierarchia załączników

Nie zawsze ustalenie pierwszeństwa umowy nad załącznikami będzie wystarczające. Niekiedy sytuacja może okazać się bardziej skomplikowana. Tak się zdarzy, gdy pomiędzy samymi załącznikami zaistnieją rozbieżności lub niespójności, i powstanie konieczność ustalenia hierarchii ich ważności – podjęcia decyzji, który z dokumentów ma rozstrzygające znaczenie.

Często taka „walka o pierwszeństwo” pojawia się w kontekście opisu przedmiotu umowy. Zamawiający definiuje go w zapytaniu ofertowym w sposób możliwie szeroki (aby zabezpieczyć sobie realizację celu, dla którego zawiera transakcję), a wykonawca szczegółowo określa zakres kontraktu w swojej ofercie (uwzględnia tylko to, co jest objęte wynagrodzeniem). Z reguły oba dokumenty (zapytanie o ofertę i oferta) mówią o tym samym, ale w inny sposób opisują przedmiot transakcji. Jeżeli zostaną załączone do kontraktu, to gdy powstanie wątpliwość, strony sięgną do zapisu o hierarchii załączników, traktując go jako koronny argument.

Ustalając wagę załączników, masz dużo swobody i możesz wykorzystać różne rozwiązania. Możesz na przykład zadecydować, że:

  • jeden z załączników jest najważniejszy, a pozostałe mają taką samą wagę,
  • załączniki mają pierwszeństwo według określonej kolejności lub
  • załączniki są podzielone na kategorie o różnym priorytecie.

Hierarchia całego kontraktu

Hierarchia kontraktu oraz załącznikówW wypadku sprzeczności, niejasności, niespójności lub jakichkolwiek innych rozbieżności pomiędzy załącznikami a tekstem głównym Umowy moc nadrzędną ma Umowa. A w wypadku sprzeczności, niejasności, niespójności lub jakichkolwiek innych rozbieżności pomiędzy załącznikami do Umowy – pierwszeństwo mają załączniki zgodnie z nadanym im priorytetem wskazanym w ust. Umowy.Umowa ma pierwszeństwo przed wszystkimi załącznikami, natomiast Załącznik nr ma priorytet przed innymi załącznikami.Na wypadek powstania wątpliwości, sprzeczności lub rozbieżności pomiędzy dokumentami wchodzącymi w skład Kontraktu Strony ustalają następującą hierarchię ważności (priorytet) dokumentów kontraktowych: .

Oczywiście można połączyć klauzulę pierwszeństwa umowy nad załącznikami z klauzulą hierarchii załączników. Wtedy najważniejsza będzie umowa, a dopiero gdy ona nie rozstrzygnie sporu – strony będą się posiłkować załącznikami, którym nadadzą wagę zgodnie z ustaloną w kontrakcie kolejnością.

Priorytet klauzuli kontraktowej

Niekiedy w trakcie negocjacji pojawia się konieczność ustalenia, że określona klauzula kontraktowa ma pierwszeństwo przed innymi postanowieniami umowy i jej załącznikami. Z mojego doświadczenia wynika, że najczęściej taka potrzeba pojawia się, gdy strona negocjuje dla siebie ograniczenie odpowiedzialności kontraktowej i chce mieć pewność, że to ustalenie będzie miało nadrzędny status w stosunku do innych postanowień umowy. O tym w jaki sposób zapisać takie uzgodnienie i na co zwracać uwagę, znajdziesz informację w sekcji: Ograniczenie ryzyk umownych.

Klauzula integralności

Klauzula integralności może mieć dwa wymiary – odnosić się do:

  • spójności umowy w sensie technicznym i interpretacyjnym (klauzula integralnej części umowy),
  • relacji kontraktu do ustaleń dokonanych przed zawarciem umowy (klauzula całości umowy).

Oba rozwiązania spełniają ważną rolę i są powszechnie stosowane w praktyce kontraktowej – bo adresują ważne ryzyka, z którymi kontrahenci muszą sobie radzić.

Integralność tekstu umowy

Umowy nie zawsze są zawierane klasycznie, w formie jednego dokumentu. Bardzo często jest to tekst, który składa się z wielu elementów – dlatego w praktyce powszechnie funkcjonują postanowienia, które potwierdzają, że załączniki stanowią „integralną” część kontraktu.

Taka klauzula wydaje się „oczywistą oczywistością” i zbędnym zapisem, ale z reguły bywa tak tylko do momentu – do chwili, gdy pojawiają się kłopoty. Na przykład gdy umowa musi być zawarta pisemnie pod rygorem nieważności, a strony podpisały jedynie dokument główny kontraktu (brak jest podpisu na załącznikach do umowy) lub podpis znalazł się tylko na ostatnim załączniku (nie ma go na tekście głównym). W takiej sytuacji, klauzula integralności pomoże uratować umowę.

Klauzula integralności tekstuWszystkie załączniki stanowią integralną część Umowy.Kontrakt i załączniki muszą być czytane jako całość.Załącznik nr został przekazany Kontrahentowi pocztą elektroniczną w dniu z adresu: na adres: . Kontrahent potwierdza otrzymanie, zapoznanie się i akceptację ww. Załącznika - Strony uznają go za część Kontraktu o takiej samej wadze, jak inne postanowienia Kontraktu.

Klauzula integralności jest także ważna, gdy załącznik jest dokumentem „zewnętrznym”, który nie był indywidualnie negocjowany lub gdy załącznik nie jest fizycznie dołączony do umowy, ale był przekazany w formie pliku wysłanego mailem lub ściągniętego z chmury. Celem takiej klauzuli jest potwierdzenie konsensusu stron na treść odrębnego dokumentu i nadanie mu takiego statusu, jaki mają inne postanowienia kontraktu. Wpływa to oczywiście na sposób interpretacji całej umowy, dlatego warto:

  • zadać sobie pytanie, czy warunki załącznika mają ten sam status, co tekst główny kontraktu i ewentualnie
  • rozważyć hierarchię dokumentów kontraktowych.

Jednak klauzula integralności nie jest cudownym remedium na wszystko i jeśli potwierdza fikcję doręczenia, to może nie spełnić swojego zadania. Będzie tak, gdy załącznik w postaci OWU nie zostanie kontrahentowi faktycznie doręczony, a zostanie klauzulą integralności wprowadzony do umowy. Doręczenie OWU jest kodeksowym warunkiem dla ich obowiązywania i klauzula umowna nie może tego zmienić.Art. 384 Kodeksu cywilnegoUstalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy.W razie gdy posługiwanie się wzorcem jest w stosunkach danego rodzaju zwyczajowo przyjęte, wiąże on także wtedy, gdy druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści. Nie dotyczy to jednak umów zawieranych z udziałem konsumentów, z wyjątkiem umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego.(uchylony).Jeżeli jedna ze stron posługuje się wzorcem umowy w postaci elektronicznej, powinna udostępnić go drugiej stronie przed zawarciem umowy w taki sposób, aby mogła ona wzorzec ten przechowywać i odtwarzać w zwykłym toku czynności.(uchylony).

Natomiast gdy załącznik jest „zwykłym” dokumentem – to klauzula integralności będzie koronnym argumentem, że kontrahent dokument zaakceptował nawet, gdy w rzeczywistości nigdy się z nim nie zapoznał.

Integralność ustaleń kontraktowych

Klauzula integralności może przybrać formę „klauzuli całości umowy” i jest szczególnie ważna w kontraktach zawieranych w wyniku długich i skomplikowanych negocjacji – bo podczas takich rozmów lub wymiany maili, strony składają sobie nawzajem różne oświadczenia i dokonują wielu ustaleń. Niekiedy zdarza się, że w oparciu o takie uzgodnienia, jeszcze podczas negocjacji, kontrahent rozpoczyna wykonywanie umowy.

Klauzula integralności ustaleńUmowa wraz z załącznikami stanowi całość porozumienia między Stronami. Uchyla i zastępuje wszystkie uprzednie oświadczenia, oferty, umowy i ustalenia Stron związane z Projektem, dokonane w jakikolwiek sposób i w jakiejkolwiek formie.Kontrakt stanowi całość ustaleń między Stronami w zakresie nim uregulowanym. Strony nie opierają się na żadnych oświadczeniach, porozumieniach czy zapewnieniach, które dotyczą Przedmiotu Kontraktu a nie są w nim zawarte. Niemniej celem uniknięcia stanu niepewności uchylają wszelkie oświadczenia, porozumienia i zapewnienia dotyczące Przedmiotu Kontraktu – gdyby takowe istniały – i zastępują je postanowieniami Kontraktu.

Za pomocą takiej klauzuli strony z reguły chcą:

  • uchylić obowiązywanie dotychczasowych ustaleń i oświadczeń – aby nie stały się częścią umowy,
  • zabezpieczyć się przed ich wpływem na interpretację kontraktu.

Niestety nie ma zgody prawników, czy można ten efekt klauzulą umowną osiągnąć:

  • Niektórzy uznają, że taka klauzula to tylko domniemanie prawne (które z założenia można obalić).
  • Inni przyjmują, że taki zapis jest jedynie środkiem do interpretacji umowy (można w inny sposób wykazać, że pierwotne ustalenia nadal wiążą).
  • Trzecie podejście opiera się na przekonaniu, że choć klauzula uchyla bądź zmienia wcześniejsze ustalenia – to jej realny skutek, zależy od treści konkretnego postanowienia. Podzielam takie rozumowanie.

Jeśli przed zawarciem kontraktu, strony podpisały porozumienie o poufności, a umowa nie zawiera obowiązku zachowania tajemnicy, to klauzula integralności o treści:

„Umowa stanowi całość ustaleń Kontrahentów w zakresie spraw nią objętych”

– nie uchyli porozumienia o poufności.

Inaczej będzie, gdy postanowienie rozstrzygnie, że:

„Kontrakt stanowi całość ustaleń Kontrahentów i zastępuje wszystkie umowy zawarte w okresie jego negocjacji – bez względu na ich formę i przedmiot.”

Oczywiste jest dla mnie, że kontrahenci nie mogą skutecznie wpływać na dopuszczalność określonych dowodów w procesie (sprzecznych z klauzulą integralności). Niemniej nie mam wątpliwości, że klauzula integralności stanowi wyraz woli stron. Ten wyraz może doprowadzić, w zależności od tego, jak klauzulę zbudujemy, albo do uchylenia obowiązywania innych umów, albo do zogniskowania zainteresowania sądu na treści samej umowy. A to w rezultacie doprowadzi do skutku, który strony pragnęły osiągnąć.

Bez względu na spory i wątpliwości prawników, klauzula integralności ma duży sens i istnieje ogromna potrzeba biznesowa, aby ją stosować – ale oczywiście nie chodzi o to, aby ją rutynowo wprowadzać do każdej umowy. Warto o niej pamiętać w sytuacjach, gdy pojawia się ryzyko i realna kontraktowa potrzeba.

Rozstrzyganie wątpliwości interpretacyjnych

Niekiedy jedna ze stron, mająca silniejszą lub dominującą pozycję negocjacyjną, stara się zabezpieczyć sobie prawo do:

  • dokonywania jednostronnej, wiążącej interpretacji umowy w wypadku powstania sporu lub
  • zadecydowania o tym, który z dokumentów stanowiących część umowy ma pierwszeństwo, gdy pojawi się niezgodność między klauzulami kontraktu.

Na przykład jeżeli jeden z zapisów umowy mówi, że wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i jest skalkulowane za cały projekt, a w załączniku wykonawca wycenia usługi swojego konsultanta według stawki godzinowej – to zapewne pojawi się spór, czy praca konsultanta jest ujęta w ryczałcie. Jeśli zamawiający będzie miał prawo do samodzielnego rozstrzygnięcia tej niezgodności, to wykonawca znajdzie się w sytuacji trudnej.

Prawo do rozstrzygającej wykładni umowyW wypadku gdy treść załączników i Umowy będzie pozostawała względem siebie w sprzeczności lub niespójności, pierwszeństwo (rozstrzygające znaczenie) będzie miał ten z dokumentów (zapisów), który zostanie wskazany przez Klienta. Dotyczy to także sytuacji, gdy sprzeczności lub niespójności wystąpią w ramach tekstu Umowy, poszczególnych załączników lub pomiędzy załącznikami.Dokument główny Umowy ma rozstrzygające znaczenie. W wypadku pojawienia się niespójności lub rozbieżności między załącznikami, Wykonawca niezwłocznie zawiadomi Klienta, który wyda wiążącą instrukcję - wskaże, który dokument ma pierwszeństwo.

Takie rozwiązanie pozwala stronie uprzywilejowanej nie tylko na samodzielne decydowanie o hierarchii dokumentów kontraktowych, ale przyznaje jej kompetencję do rozstrzygnięcia wątpliwości lub sporu. Stawia się ona w pewnym sensie w roli sądu. Postanowienie boli swoją niesprawiedliwością, tym bardziej, że niekiedy pojawia się w preambule lub przepisach końcowych. Tam gdzie czujność mniej doświadczonych negocjatorów bywa uśpiona.

Długo zastanawiałam się, w jaki sposób taką klauzulę negocjować i czy jest skuteczna. Wiem, że opinie prawników nie są zgodne, ale uważam, że jest to ustalenie, które wykracza poza ramy swobody umów. Odnosi się nie do samej relacji kontrahentów, ale wprowadza nową, korzystną dla jednego partnera regułę interpretacyjną. A kodeksowa zasada wykładni umów nie podlega naszej woli. Stoi ponad tym, co ustalamy w kontrakcie.

Ale niestety, nie mam dla Ciebie innej podpowiedzi niż: uważaj na takie pułapki w umowie.

Nawet jeśli uznamy taki zapis za nieskuteczny, to warto go z umowy usunąć lub chociaż rozbroić ułomnym: „strony wspólnie przedyskutują i ustalą” – bo mam podejrzenie bliskie pewności, że w sytuacji sporu, Twój kontrahent wykorzysta tę klauzulę przeciwko Tobie i nie ustąpi bez rozstrzygnięcia sądowego. Dlatego warto negocjować takie niesymetryczne mechanizmy i odrzucać propozycje kontraktowe w tym zakresie. Z mojego doświadczenia wynika, że rozmowa na ten temat ma sens i powyższe argumenty działają. Nie spotkałam się z sytuacją, w której druga strona nie wycofałaby swojej propozycji po negocjacyjnej konfrontacji. Albo usuwała zapis, albo godziła się na wspólne rozstrzyganie przez kontrahentów ewentualnych wątpliwości interpretacyjnych.

Pozycja dominująca
Pozycja dominująca

Jeżeli jednak jesteś konsumentem, który zawiera umowę z przedsiębiorcą, to z takim niebezpiecznym rozwiązaniem raczej się nie spotkasz. W takich umowach niedozwolone są zapisy, które przyznają przedsiębiorcy uprawnienie do dokonywania wiążącej i jednostronnej interpretacji umowy. Mogą go narazić na zarzut stosowania niedozwolonych postanowień umownych.Art. 385(3) Kodeksu cywilnegoW razie wątpliwości uważa się, że niedozwolonymi postanowieniami umownymi są te, które w szczególności:[…];przyznają kontrahentowi konsumenta uprawnienia do dokonywania wiążącej interpretacji umowy;[…];przyznają tylko kontrahentowi konsumenta uprawnienie do stwierdzania zgodności świadczenia z umową;[…]. Odpowiednio dotyczy to umów zawieranych z uprzywilejowanym przedsiębiorcą.

Spójniki i wyliczenia

Podczas interpretacji kontraktu istotną rolę odgrywają zapisy oparte na spójnikach oraz wyliczeniach. Są one ważne nie dlatego, że mają jakiś szczególny status w tekście umowy, ale ponieważ kontrahenci nie zawsze są w stanie ocenić ich konsekwencje. A czasem skutki takich klauzul mogą niemile ich zaskoczyć.

Poniżej omówię dwie banalne kwestie, z którymi ludzie biznesu sobie nie radzą, bo nie wiedzą, że jest problem. Spotykam je często w kontraktach negocjowanych bez wsparcia prawnika i dlatego uważam, że warto o nich wspomnieć.

Spójniki

Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstszym „problemem spójnikowym”, który pojawia się w zapisach kontraktowych, jest brak świadomości negocjujących, że spójniki „albo” oraz „lub” mają w języku kontraktowym odmienne znaczenie. Kontrahenci zakładają, że ich sens jest taki sam jak w języku potocznym i stosują je zamiennie. A niekiedy okazuje się to dużym błędem.

W języku kontraktowym:

„albo” = „X bądź Y”

„lub” = (X bądź Y) bądź (X i Y)

Spójnik: „albo”

„W wypadku wykonania Etapu I z naruszeniem wymagań określonych w ust. Umowy, Klient uprawniony jest do:

  • skorzystania z wykonawstwa zastępczego, o którym mowa w ust. Umowy,
  • żądania zapłaty kary umownej zgodnie z ust. Umowy albo
  • zawieszenia wykonania Umowy na warunkach wskazanych w ust. Umowy, do czasu ponownego wykonania Etapu I.”

Ponieważ spójnik „albo” ma charakter rozłączny i oznacza „X bądź Y”, to Klient może wykonać tylko jedno z powyższych uprawnień. To znaczy, może wykorzystać wykonawstwo zastępcze bądź zażądać kary umownej, bądź zawiesić kontrakt. Skorzystanie z jednego z wariantów automatycznie spowoduje, że pozostałe opcje Klienta wygasną.

Spójnik: „lub”

„W wypadku wykonania Etapu I z naruszeniem wymagań określonych w ust. Umowy, Klient uprawniony jest do:

  • skorzystania z wykonawstwa zastępczego, o którym mowa w ust. Umowy,
  • żądania zapłaty kary umownej zgodnie z ust. Umowy lub
  • zawieszenia wykonania Umowy na warunkach wskazanych w ust. Umowy, do czasu ponownego wykonania Etapu I.”

Skoro spójnik „lub” zawiera w sobie 2 opcje: (X bądź Y) bądź (X i Y), w powyższym przykładzie Klient będzie mógł dokonać swobodnego wyboru. To znaczy zadecydować, czy skorzysta z:

  • wykonawstwa zastępczego, kary i zawieszenia;
  • wykonawstwa zastępczego i kary;
  • wykonawstwa zastępczego i zawieszenia;
  • kary i zawieszenia;
  • tylko jednego z ww. uprawnień.

W zależności zatem od tego z jakiej konstrukcji kontrahenci skorzystają podczas ustalania ww. zapisu umownego, ich sytuacja kontraktowa będzie diametralnie różna. Oczywiście Klient będzie negocjował możliwość kumulowania swoich uprawnień (a zatem będzie forsował spójnik „lub”), a Wykonawca będzie zabiegał o ich ograniczenie. Czyli nalegał na zapis z wykorzystaniem spójnika „albo”.

Warto być uważnym i wrażliwym na konsekwencje, jakie niosą spójniki w ramach umowy. Jeśli masz wątpliwości, warto przeformułować postanowienie kontraktowe – na przykład w następujący sposób:

Spójnik: „albo”

„W wypadku wykonania Etapu I z naruszeniem wymagań określonych w ust. Umowy, Klient ma prawo do wykorzystania wyłącznie jednego z poniżej wskazanych uprawnień: .”

Spójnik: „lub”

„W wypadku wykonania Etapu I z naruszeniem wymagań określonych w ust. Umowy, Klient uprawniony jest wykonać jedno, wszystkie lub niektóre z poniżej wskazanych uprawnień: .”

Gdy negocjujesz umowę, przyjrzyj się, czy widzisz jakiś „problem spójnikowy” – spójnik, który zadziała na Twoją szkodę – i podejmij świadomą decyzję, czy jest to zapis warty Twojego czasu negocjacyjnego. Czasem spójnik będzie bardzo ważny, a niekiedy nie będzie miał żadnego znaczenia.

Jeśli wykonawca zobowiąże się, że: „zapłaci kaucję gwarancyjną lub co najmniej przedstawi gwarancję bankową – to wiadomo, że zamawiający nie może żądać obu tych zabezpieczeń jednocześnie. Nawet jeśli logicznie czy językowo możemy się spierać, to z biznesowego (kontraktowego) punktu widzenia, nie ma znaczenia, czy użyjemy w ww. zdaniu spójnik „lub”  czy „albo” – bo w obu wariantach sens ustalenia będzie jasny.

Na koniec kilka słów o konstrukcji „i/lub”, którą czasem można spotkać w umowach. Z mojego doświadczenia wynika, że za tego potworka odpowiada kalka językowa. Międzynarodowe korporacje wprowadzają na polski rynek swoje standardy kontraktów i tłumaczą na język polski konstrukcję „and/or” bez odpowiedniej refleksji. Doskonale wiem, że walka z korporacyjnymi machinami wymaga czasu i dużej motywacji, dlatego mam zrozumienie, gdy widzę w umowie kontrahenta tę kontrowersyjną konstrukcję. Jeśli nie mam wątpliwości, przyjmuję, że jest to polski spójnik „lub” i tak go w umowie traktuję.

Wyliczenia

Elementami konstrukcji kontraktu, które wydają się czasem nieistotne lub są niezauważane, a mogą mieć kluczowe znaczenie, są listy (wyliczenia) wprowadzane do postanowień umownych. Kontrahenci nie zawsze widzą różnicę pomiędzy listami (wyliczeniami) o charakterze zamkniętym (wyczerpującym) i otwartym (przykładowym).

Wyliczenia
Wyliczenia

Dlaczego jest to istotne?

Ponieważ jeżeli zakres Twoich zobowiązań kontraktowych jest ujęty w formie listy zamkniętej, to wiesz, że liczba Twoich obowiązków jest jasno określona i nie musisz robić nic więcej (chyba że wynika to z regulacji kodeksowych). Natomiast w wypadku listy otwartej Twoja sytuacja jest diametralnie inna. Celem wyliczenia jest przedstawienie przykładów i oczekiwań, które druga strona może mieć wobec Ciebie w kontekście całokształtu zapisów kontraktowych. A to oznacza, że zakres Twoich zobowiązań nie został doprecyzowany.

Różnica między listą zamkniętą i otwartą jest szczególnie istotna przy ustalaniu zapisów zawierających przedmiot umowy i obowiązki kontraktowe. Upraszczając, można powiedzieć, że kontrahenci negocjują, aby:

  • zakres ich obowiązków umownych był ujęty listą zamkniętą (wyczerpującą), natomiast
  • zakres ich własnych praw i zobowiązań drugiej strony miał charakter listy otwartej (przykładowej).

Lista otwarta

„Przedsiębiorca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z Urządzeniem narzędzi koniecznych do jego montażu i uruchomienia, a w szczególności powinien dostarczyć: , oraz .”

Lista zamknięta

„Przedsiębiorca zobowiązany jest do dostarczenia wraz z Urządzeniem następujących narzędzi koniecznych do jego montażu i uruchomienia: , oraz .”

Z pierwszego przykładu wynika, że dostawca ma obowiązek dostarczyć wszelkie narzędzia niezbędne do montażu oraz uruchomienia dostarczanego produktu. Musi zatem zadbać o to, aby mieć wiedzę, co jest potrzebne. Jeśli czegoś nie przewidzi, to poniesie tego konsekwencje.

Natomiast w drugim przykładzie zakres tego, co ma zostać dostarczone, strony ustalają na etapie podpisywania kontraktu. Ryzyko pominięcia ponosi zatem zamawiający.

O charakterze wyliczenia z reguły decyduje brzmienie zapisu umownego, a czasem jego kontekst. Dlatego warto zwracać na to uwagę.

Sformułowania, które z reguły sugerują, że lista ma charakter otwarty (przykładowy):

„szczególnie”, „zwłaszcza”, „w szczególności”, „między innymi”, „w tym”, „przede wszystkim”, „na przykład”, „głównie”, „itp.” czy „etc.”.

Zapisy, które zazwyczaj wskazują, że lista ma charakter zamknięty (wyczerpujący):

„wyłącznie”, „tylko” czy „jedynie”.

Na zamknięty charakter wyliczenia wskazywać może także brak jakiegokolwiek doprecyzowania np.:

„Kontrahent zobowiązywany jest do dostawy: , oraz .”

Ryzyko nieważności kontraktu

Klauzula salwatoryjnaW wypadku stwierdzenia nieważności postanowienia umownego, inne ustalenia pozostają w mocy i wykonanie Umowy powinno być kontynuowane, chyba że z jej treści wyraźnie wynika, że bez zapisu dotkniętego nieważnością Umowa nie zostałaby zawarta.Strony zobowiązują się niezwłocznie zastąpić nieważne postanowienie innym ustaleniem, które będzie wywoływało skutki (w szczególności ekonomiczne i finansowe) możliwie najbardziej zbliżone do zapisu dotkniętego nieważnością.Jeśli ustalenie zawarte w ust. Kontraktu uznane zostanie za nieważne, Strony nadadzą mu następujące brzmienie: .Postanowienia Umowy mają rozłączny charakter, dlatego uznanie któregokolwiek z nich za nieważne, nie ma wpływu na skuteczność pozostałych postanowień.

Dosyć powszechną praktyką jest wprowadzanie do umowy klauzuli salwatoryjnej. Jest to zapis mający na celu utrzymanie w mocy umowy, gdyby niektóre z jej postanowień uznane zostały za nieważne. Z pozoru takie uzgodnienie może wydawać się pozbawione sensu i świadczyć o niekompetencji negocjującego prawnika, skoro akceptuje z góry, że stworzona przez niego umowa może zawierać nieskuteczne postanowienia. Rzeczywistość kontraktowa nie jest jednak czarno-biała. Umowa stanowi zazwyczaj wynik ścierania się różnych stanowisk i nie zawsze bezpiecznego kompromisu, a opinie prawników oraz sądów orzekających bywają rozbieżne i zmienne.

Nie zawsze ma sens korzystanie z tego rozwiązania, gdy wyraża ono jedynie zamiar utrzymania w mocy kontraktu w razie nieważności niektórych jego zapisów – gdyż taki mechanizm przewidują już przepisy prawa.Art. 58 Kodeksu cywilnegoCzynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy.Nieważna jest czynność prawna sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.Jeżeli nieważnością jest dotknięta tylko część czynności prawnej, czynność pozostaje w mocy co do pozostałych części, chyba że z okoliczności wynika, iż bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana. Umieszczenie takiej klauzuli w umowie można jednak wtedy uznać za dowód wykluczający potrzebę badania, czy bez nieważnych postanowień transakcja byłaby w ogóle zawarta i dlatego dosyć często takie rozwiązanie pojawia się w umowach.

Warto wprowadzić do klauzuli salwatoryjnej brzmienie zastępczych postanowień, które będą obowiązywały w miejsce nieważnych zapisów.

W prawie autorskim licencję można zawrzeć maksymalnie na okres 5 lat. Jeśli będzie udzielona na 10 lat lub dłużej, to tak naprawdę po upływie okresu 5 lat staje się umową na czas nieokreślony, którą licencjodawca może łatwo wypowiedzieć. Jest to oczywiście bardzo niekomfortowa sytuacja dla licencjobiorcy, który inwestuje nieraz duże środki (np. na oprogramowanie dla swojego biznesu) i nie ma zapewnionej trwałości umowy. Dlatego prawnicy z reguły budują mechanizmy zabezpieczające licencjobiorcę przed swobodnym rozwiązaniem kontraktu. Ale niekiedy powstaje niepewność, czy wprowadzony zapis będzie na pewno skuteczny – bo licencja jest umową ciągłą i prawnicy nie są zgodni, w jakim zakresie można ograniczyć jej rozwiązanie.

Z tego powodu do umowy licencji wprowadza się także postanowienia zastępcze (klauzulę salwatoryjną). Na przykład ustala się, że gdy zapis o ograniczeniu rozwiązania okaże się nieważny – okres wypowiedzenia będzie odpowiednio długi.

W klauzuli salwatoryjnej można ustalić, że kontrahenci zastąpią nieważny zapis postanowieniem, które wywoła efekt maksymalnie zbliżony do tego, jakiego strony oczekiwały od oryginalnego uzgodnienia.

W umowie kontrahenci dosyć często zobowiązują się do podjęcia negocjacji w celu uzgodnienia postanowień zastępczych, gdy klauzula kontraktu okaże się nieważna. W praktyce oznacza to, że tak naprawdę nie mają obowiązku zmiany umowy (wprowadzenia zastępczego zapisu) – bo takie postanowienie ma podobny skutek, jak klauzula negocjacyjna i nie gwarantuje realnego efektu biznesowego.

Ponieważ jestem zwolennikiem koncentrowania się w umowach na kwestiach, które nie są uregulowane przepisami, nie wprowadzam ogólnych klauzul salwatoryjnych do kontraktów, choć ich także nie usuwam – gdy druga strona proponuje takie rozwiązanie. Wychodzę z założenia, że ten zapis i tak nie chroni mnie bezwzględnie przed uznaniem umowy za nieważną. Poza tym, nawet gdy tej klauzuli nie ma, sąd i tak oprze się na kodeksowym domniemaniu, że cała umowa pozostaje skuteczna – choć oczywiście łatwiej będzie to założenie obalić.Art. 58 Kodeksu cywilnegoCzynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy.Nieważna jest czynność prawna sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.Jeżeli nieważnością jest dotknięta tylko część czynności prawnej, czynność pozostaje w mocy co do pozostałych części, chyba że z okoliczności wynika, iż bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana.

Wielość wersji językowych

Wielość wersji językowych
Wielość wersji językowych

Są takie sytuacje, w których warto umowy czytać od końca. I nie jest to wcale przewrotne stwierdzenie. Jeśli otrzymuję dwujęzyczną umowę, to pierwszą rzeczą, na którą patrzę są… jej przepisy końcowe. Stosuję takie podejście po kilku niemiłych doświadczeniach, gdy błędnie założyłam, że wersja polska lub angielska ma większy sens i na pewno rządzi – a druga strona miała zupełnie inną koncepcję na naszą transakcję.

Weryfikowałam na przykład wersję anglojęzyczną, a przy ostatnim paragrafie okazywało się, że powinnam była przede wszystkim skupić się na tekście polskim. Jeśli umowa ma kilka stron, to frustracja nie jest duża, ale przy wielostronicowych dokumentach, nie jest to wcale miłe doświadczenie.

Nie mam absolutnie żadnych wątpliwości, że nawet najlepsze tłumaczenie jest ułomne i może prowadzić do wątpliwości i kontraktowych sporów. Dlatego bez względu na to, czy to ja proponuję sporządzenie dwóch wersji językowych, czy dostaję taką propozycję od kontrahenta – zawsze pilnuję, aby była w kontrakcie klauzula pierwszeństwa języka. Czyli ustalenie, która wersja językowa determinuje sens i konsekwencje umowy.

Jakkolwiek kontrahenci mają czasem rozbieżne zdania co do tego, który język ma rozstrzygać o skutkach transakcji, to nigdy – naprawdę nigdy – nie spotkałam się z sytuacją, aby ktoś potrzebę takiego ustalenia zakwestionował. Rozmowa na ten temat przyjmowana była z zadowoleniem, że ten brak będzie uzupełniony. Dlatego uznaję takie postanowienie za standard, który służy interesom obu kontrahentów i go mocno pilnuję. W praktyce strony decydują się zazwyczaj na język, w którym prowadziły negocjacje umowy lub język, w którym orzekają sądy kompetentne do rozstrzygania sporów wynikłych z danej transakcji. Ale oczywiście kontrahenci podejmują różne decyzje w tym zakresie.

Pierwszeństwo wersji językowejUmowa sporządzona została w i wersji językowej. W wypadku jakichkolwiek sprzeczności, rozbieżności lub niespójności pomiędzy tymi wersjami - wersja będzie miała priorytet i charakter rozstrzygający.Kontrakt sporządzony został w wersjach językowych, jednakże tylko wersja językowa jest wiążąca. Pozostałe wersje językowe Kontraktu mają charakter pomocniczy.Umowa została sporządzona w egzemplarzach wersji i w egzemplarzach wersji . Każda Strona otrzymuje egzemplarz każdej wersji językowej Umowy. W wypadku jakichkolwiek rozbieżności wersja Umowy ma pierwszeństwo.Na prośbę Klienta Umowa została podpisana w wersjach językowych: oraz . Wersja jest dla Stron wiążąca, samodzielnie wyznacza ustalenia Stron i jako jedyna powinna być uwzględniana przy interpretacji Umowy. Wersja ma wyłącznie znaczenie techniczne, wynika z wewnętrznych potrzeb Klienta i nie była przez Wykonawcę sprawdzana i negocjowana.Umowa została sporządzona w języku oraz . Jeśli wersja będzie zawierać postanowienia, których nie ma w wersji lub będą one sprzeczne czy niespójne z wersją – podstawą wykładni Umowy będzie wersja .

Jednak uzgodnienia kontraktowe nie mogą prowadzić do naruszenia zasady interpretacji umów, dlatego uważam, że:

  • wybór języka nie zmienia kodeksowej reguły – sąd nadal będzie uwzględniał zamiar stron i cel umowy, przy czym będzie kierował się regułami języka, który strony uznały za wiążący;
  • jeśli sporne postanowienie jest wieloznaczne na gruncie języka priorytetowego, a jednocześnie:
    • w „drugorzędnej” wersji językowej ma oczywisty sens i
    • mieści się w ramach jednego ze znaczeń języka priorytetowego (nie jest z nim sprzeczne)
      – to język „drugorzędny” wpłynie na interpretację zapisu
      (np. gdy wersja angielska umowy będzie rozstrzygająca i pojawi się wątpliwość co do skutku słowa: „to terminate”, to jego przetłumaczenie na termin: wypowiedzenie”, może rozstrzygnąć o tym, jaki efekt wywoła rozwiązanie kontraktu);
  • wybór priorytetowej wersji językowej, nie rozstrzyga automatycznie, że można pominąć zapis, który nie znalazł się w tej wersji – bo taka decyzja nie pozbawia wersji „drugorzędnej” znaczenia prawnego. Dlatego zgoda na dwie wersje językowe, to dodatkowa praca dla negocjatora i konieczność kontroli obu wersji językowych. Jeśli nie masz zasobów czasowych, aby weryfikować oba dokumenty, to nie wyrażaj zgody na takie rozwiązanie lub przynajmniej wyraźnie zaznacz, że druga wersja językowa nie ma znaczenia dla interpretacji umowy (nie była przedmiotem negocjacji i ma znaczenie odtwórcze).

Jeśli z okoliczności lub umowy nie wynika nic innego, język wskazany jako priorytetowy, można uznać za właściwy do korespondencji związanej z umową.

Ustalenie języka umowyUmowa została podpisana w oraz wersji językowej, przy czym wersja ma pierwszeństwo przed wersją . Pod rygorem nieważności – wszelkie zmiany Umowy oraz jej rozwiązanie wymagają formy pisemnej i taki dokument powinien zostać sporządzony w obu wersjach językowych.Komunikacja Stron (pisemna i mailowa) związana z wykonywaniem Umowy odbywać się będzie w języku . Ustalenie to dotyczy także składania oświadczeń woli zawiązanych z Umową (w tym jej rozwiązania i zmiany), które dodatkowo wymagają zachowania formy pisemnej lub elektronicznej, pod rygorem nieważności.Korespondencja między Stronami będzie prowadzona w języku . Wszystkie dokumenty przekazywane lub wykonywane w związku z Umową będą sporządzone lub przetłumaczone na język .

Niekiedy w umowach zawieranych w kilku wersjach językowych, strony wprowadzają zapis, że zmiana lub rozwiązanie kontraktu musi nastąpić w określonym języku (lub we wszystkich językach umowy). Nie ma zgody prawników, jakie skutki w praktyce rodzi naruszenie tego zapisu (np. czy może prowadzić do nieważności czynności). Uważam, że naruszenia postanowienia o języku komunikacji, nie można zrównywać w skutkach z naruszeniem formy, ale nie znalazłam orzeczenia, na którym mogłabym swoją opinię oprzeć. Mogę jednak potwierdzić, że w praktyce takie ustalenie działa. Działa w tym sensie, że kontrahenci i prawnicy są niezwykle uważni – nie chcą ryzykować i przestrzegają kontraktowej instrukcji w sprawie języka umowy.

Wskazanie języka wymaganego do zmiany lub rozwiązania umowy, sugeruje, że jest to język uznawany za priorytetowy.

Poddanie umowy prawu polskiemu, nie rozstrzyga automatycznie, że tylko wersja polska ma charakter wiążący.

Chyba najbardziej ryzykowna dla umowy jest sytuacja, gdy strony ustalą, że obie wersje językowe mają to samo znaczenie (żadna z nich nie jest rozstrzygająca). Jest to ryzykowne, bo jeśli sąd nie ma podstaw, aby oprzeć się na innych parametrach (np. okolicznościach zawarcia umowy) i ma do dyspozycji wyłącznie tekst kontraktu, a wersje językowe (tak samo jak stanowiska stron) są ze sobą sprzeczne – to pojawia się ryzyko uznania, że do zawarcia kontraktu nie doszło, bo strony nie uzgodniły postanowień umowy.

Język w umowach z konsumentami

O ile między przedsiębiorcami regułą jest możliwość wyboru języka, w jakim zawarta zostanie transakcja, o tyle w dokumentach z udziałem konsumentów istnieją ograniczenia w tym zakresie. Obowiązuje zasada, że umowa powinna zostać sporządzona w języku polskim, jeżeli:

  • w chwili jej podpisania konsument mieszka w Polsce i
  • kontrakt ma być wykonany także na terytorium Polski.Art. 7 Ustawy o języku polskimNa terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy orazumowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.[…].

Od powyższej reguły istnieje jednak wyjątek, bo umowa może zostać zawarta w języku obcym, jeżeli zawnioskuje o to sam konsument–obcokrajowiec władający językiem, w którym kontrakt będzie sporządzony. Musi jednak zostać uprzednio pouczony o prawie do zawarcia umowy w wersji polskiej.

Nie ma natomiast zakazu sporządzenia umowy z konsumentem jednocześnie w wersji polskiej i obcojęzycznej. Przy czym w wypadku zawarcia kontraktu w dwóch wersjach językowych, podstawą wykładni będzie polska wersja, jeśli konsument jest obywatelem polskim.Art. 7 Ustawy o języku polskimNa terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w obrocie z udziałem konsumentów oraz przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli:konsument lub osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili zawarcia umowy orazumowa ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.[…].Art. 8 Ustawy o języku polskimDokumenty w zakresie, o którym mowa w art. 7, w tym w szczególności umowy z udziałem konsumentów i umowy z zakresu prawa pracy, sporządza się w języku polskim, z zastrzeżeniem ust. 1b.Dokumenty w zakresie, o którym mowa w art. 7, mogą być jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycznych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę lub konsument są obywatelami Rzeczypospolitej Polskiej.Umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy, a także umowa, której stroną jest konsument lub inne niż umowa dokumenty stosowane w obrocie z udziałem konsumentów, mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę lub konsumenta, władających tym językiem, niebędących obywatelami polskimi, pouczonych uprzednio o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim.[…].

Struktura umowy

Elementy istotne umowy

Z uwagi na obowiązującą w prawie kontraktowym zasadę swobody umów, regulacje ustawowe nie narzucają kontrahentom obowiązku stosowania określonej konstrukcji w procesie tworzenia kontraktu. Oczywiście pisząc umowy, prawnicy opierają się na przyjętych konwencjach, które są zdeterminowane do pewnego stopnia logiką procesu kontraktowania. Nie rozpoczyna się zatem treści kontraktu od ustalenia zasad jego rozwiązywania czy nie dokonuje się identyfikacji (opisu) stron transakcji w postanowieniach końcowych umowy. Struktura kontraktu zależy też od preferencji negocjatora i celu, jaki ma zostać osiągnięty. To znaczy buduje się umowę w sposób, który w pełni i jednoznacznie odda ustalenia kontrahentów.

Struktura umowy
Struktura umowy

A zatem, gdy pojawiają się w umowie pojęcia wieloznaczne, wprowadza się ich definicję do kontraktu. Jeśli przewiduje się zapłatę kar umownych, to najpierw opisuje się zobowiązanie kontrahenta, a dopiero później wskazuje, że jego naruszenie będzie penalizowane. Jeżeli strony chcą przedstawić kontekst zawieranej transakcji, to wprowadzają preambułę na początku zapisów kontraktowych, a nie na końcu umowy.

Dlatego nie mam przekonania, że generalizowanie i podanie Ci gotowej „recepty na kontrakt” (tj. kolejności w jakiej powinieneś umieścić w umowie poszczególne elementy transakcji), będzie dla Ciebie wartością dodaną. Ale oczywiście nie oznacza to, że możesz zawrzeć transakcję bez wskazania: kto do niej przystępuje, co jest jej przedmiotem lub bez określenia kwoty wynagrodzenia kontraktowego.

Najlepszym punktem wyjścia są regulacje kodeksowe, specyficzne dla Twojej umowy. Wskazują co stanowi minimum, to znaczy elementy istotne transakcji. Podpowiedzą Ci także, o czym warto przed zawarciem umowy pomyśleć i co w niej ustalić.

Jeśli na przykład zamawiasz wykonanie zabudowy meblowej do Twojego sklepu (zawierasz umowę o dzieło), to w zapisach art. 627 k.c. znajdziesz istotne elementy tego kontraktu. Tworząc zatem taką umowę, powinieneś wskazać co najmniej:

  • kto jest stroną kontraktu: kto zamawia i realizuje prace,
  • co powinno zostać wykonane (jakie dzieło ma zostać stworzone) oraz
  • na jakie wynagrodzenie się umawiasz.

Oczywiście nie zachęcam Cię do budowania umów w oparciu o „minimum treści”. Wręcz przeciwnie. Uważam, że w interesie obu stron jest pochylenie się nad wszystkimi elementami transakcji, uzgodnienie jej parametrów w sposób wyczerpujący i z uwzględnieniem 5 zasad prowadzenia negocjacji.

Warto zatem wskazać w umowie o dzieło nie tylko jej elementy istotne, ale wszystko to, co jest dla Ciebie ważne. Co spowoduje, że efekt wykonania kontraktu będzie dla Ciebie satysfakcjonujący i sprawi, że nie powstanie wątpliwość jak Twoja transakcja ma zostać zrealizowana. Jak to ustalić i zrobić, dowiesz się z sekcji: Prowadzenie negocjacji.

A zatem konstruując umowę o wykonanie zabudowy meblowej do Twojego sklepu, możesz uzgodnić w niej m.in.:

  • harmonogram realizacji (np. terminy: dokonania pomiarów, wykonania projektu, zbudowania mebli, dostawy do sklepu, montażu oraz podpisania protokołu odbioru);
  • zasady dostępu do lokalu sklepowego (np. kto, w jakich godzinach i z jakimi utrudnieniami dla Twoich pracowników czy innych wykonawców może wykonywać prace);
  • proces realizacji (np. procedurę akceptacji: projektu, etapów wykonania czy zamiennych rozwiązań estetycznych, technicznych lub materiałowych);
  • zasady współpracy (np. kierowników nadzorujących prace i sposób ich komunikacji lub dostępność, prawo do wydawania instrukcji czy obowiązek opiniowania propozycji w określonym czasie, sposób współpracy z innymi osobami, np. malarzami, hydraulikami, elektrykami etc.);
  • reguły wprowadzania modyfikacji czy poprawek do projektu lub wykonanych mebli (np. dopuszczalny zakres zmian lub termin, do którego można je wprowadzić lub ewentualne koszty dodatkowe takich modyfikacji i ich wpływ na datę zakończenia umowy);
  • harmonogram płatności (np. czy płacisz z góry, po montażu czy w transzach za poszczególne etapy realizacji);
  • procedurę odbioru mebli (np. kto, kiedy i w jaki sposób dokonuje odbioru lub z jakich powodów masz prawo odmówić przyjęcia mebli);
  • moment transferu prawa własności na Ciebie (czy nabycie własności nastąpi w momencie: podpisania protokołu odbioru, fizycznej dostawy, montażu lub zapłaty wynagrodzenia);
  • terminy i zasady usuwania wad oraz warunki i okres gwarancji;
  • zasady odpowiedzialności (np. kto odpowiada za ewentualne zniszczenie mebli do chwili ich odbioru lub wyłączenie odpowiedzialności wykonawcy za rozwiązania, które mu narzucasz) albo Twoje prawo do kar umownych w wypadku wadliwego lub nieterminowego wykonania umowy.

Potrzeby transakcji - zakres Wspornika

Pisząc lub negocjując umowę, powinieneś mieć na uwadze, że będą mieć do niej zastosowanie nie tylko rozwiązania ustalone podczas negocjacji. Jej częścią staną się także:

  • przepisy o charakterze bezwzględnie obowiązującymArt. 58 Kodeksu cywilnegoCzynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż na miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wchodzą odpowiednie przepisy ustawy.Nieważna jest czynność prawna sprzeczna z zasadami współżycia społecznego.Jeżeli nieważnością jest dotknięta tylko część czynności prawnej, czynność pozostaje w mocy co do pozostałych części, chyba że z okoliczności wynika, iż bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana. oraz
  • regulacje kodeksowe w zakresie, w jakim pewnych zagadnień nie rozstrzygniesz w postanowieniach swojej umowy.Art. 56 Kodeksu cywilnegoCzynność prawna wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów.

Jeśli zatem o niektórych kwestiach nie wspomnisz w kontrakcie, to pozwalasz, aby stanowiły o nich przepisy ustawowe. Jest to zapewne dobra wiadomość, jeżeli kodeksowe rozwiązania Ci odpowiadają, ale przecież nie zawsze tak będzie. I dlatego przystępując do transakcji, powinieneś rozważyć, które zagadnienia i w jakim zakresie chcesz uregulować w swojej umowie.

Zapewne niejednokrotnie przy zawieraniu transakcji, zależeć Ci będzie na specyficznym dla Twoich potrzeb ustaleniu: przedmiotu transakcji (np. określeniu czy zawierasz umowę rezultatu czy zobowiązanie do podjęcia starań), obowiązków i praw kontrahentów, jakości towaru lub możliwości wykonania umowy w częściach, terminu realizacji umowy, wynagrodzenia kontraktowego (np. czy jest ono ryczałtowe, czy kosztorysowe), terminu płatności, poziomu odsetek lub innych konsekwencji opóźnienia w zapłacie, miejsca realizacji transakcji, zakresu zaangażowania podwykonawców, warunków zapłaty zaliczki lub zadatku, klauzuli waloryzacji, kursu wymiany walut, a także waluty, w jakiej nastąpi zapłata czy reguł naliczania kary umownej lub odszkodowania uzupełniającego.

Być może niekiedy zaistnieje konieczność, abyś wprowadził także do Twojej umowy: obowiązek zachowania poufności, jakiś warunek, specyficzną formę dla aneksowania lub rozwiązania transakcji, zapisy Twojego OWU, mechanizm wykonawstwa zastępczego, prawo do zawieszenia bądź przedterminowego rozwiązania kontraktu, obowiązek zapłaty odstępnego, zastrzeżenie własności do chwili zapłaty ceny, uprawnienie do transferu kontraktu na inny podmiot, modyfikację reguł potrącenia, wybór sądu, który rozstrzygnie spór kontraktowy lub konsekwencje wystąpienia siły wyższej.

Z pewnością nieraz znajdziesz się także w sytuacji, w której zawierana przez Ciebie transakcja będzie ryzykowna i będziesz chciał ograniczyć lub wyłączyć swoją odpowiedzialność na wypadek, gdy wykonanie kontraktu się nie powiedzie. Powinieneś wtedy zadecydować, czy pragniesz:

Jeżeli natomiast będziesz dążył do rozszerzenia lub zaostrzenia warunków odpowiedzialności Twojego kontrahenta, to być może będziesz chciał, aby odpowiadał za:

  • osiągnięcie określonego rezultatu, a nie tylko podjęcie ustalonych działań;
  • realizację transakcji ze starannością wyższą niż wymagana przepisami prawa lub
  • naruszenie kontraktu:

Nie wykluczam także, że będzie Ci zależało, aby kontrahent zwolnił Cię z odpowiedzialności wobec innych osób, w określonych sytuacjach lub zakresie.

Które z powyższych elementów kontraktowych wynegocjujesz zależeć będzie od Ciebie. Natomiast na pewno w żadnej umowie, nie możesz pominąć wskazania stron i ustalenia, czy działają osobiście, czy z udziałem pełnomocnika. Powinieneś także zawrzeć kontrakt w odpowiedniej formie, która zagwarantuje Ci ważność i pełną skuteczność Twojej transakcji.

Warto także z pewnością określić miejsce oraz datę podpisania umowy i wskazać, kiedy transakcja wchodzi w życie (jeśli będzie to termin przyszły lub kontrakt powinien mieć moc wsteczną). Należy także potwierdzić, że Twoja umowa podlega prawu polskiemu i sądom polskim (jeśli taka jest Twoja decyzja) gdy: zawierasz transakcję z podmiotem zagranicznym, będzie wykonywana poza Polską lub kontrakt zawiera inny „element międzynarodowy”.

Natomiast w sytuacji gdy w ramach transakcji pojawią się kwestie prawnoautorskie (np. Twoim celem jest nabycie praw do utworu, uzyskanie licencji czy upoważnienia do modyfikacji dzieła), to oczywiście warunki na jakich chcesz to zrobić, powinieneś także uwzględnić w umowie. Nie ma znaczenia, czy kwestie prawnoautorskie są głównym celem zawarcia kontraktu (np. nabywasz prawa do oprogramowania), czy tylko jego „uboczną konsekwencją” (np. zlecasz stworzenie strony internetowej).

Konstrukcje kontraktowe w zakresie praw autorskich mają specyficzny i raczej mało intuicyjny charakter, dlatego warto rozważyć:

  • kiedy te kwestie stają się dla Ciebie ważne;
  • jaki aspekt praw autorskich ma dla Ciebie kluczowe znaczenie oraz
  • jak, w sposób odpowiadający Twoim potrzebom, zagadnienia prawnoautorskie uregulować.

Cel negocjatora

Do czego warto dążyć – tworząc i negocjując umowy?

Każdy z prawników ma zapewne inną opinię na ten temat. Moim zdaniem jakkolwiek umowę negocjujesz na złe czasy i oczywiście powinna zabezpieczać Twoje interesy, to jednak głównym celem kontraktu nie jest penalizowanie kontrahenta, ale satysfakcjonujące wykonanie przedmiotu umowy. To jest powód, dla którego przystępujesz do transakcji. Dlatego dobra umowa to taka, która pozwala z sukcesem przeprowadzić projekt – jest napisana tak, aby każdy kontrahent wiedział: co, kiedy, gdzie i jak powinien zrobić.

Miernikiem sukcesu jest: wykonanie całego zakresu transakcji, osiągnięcie zakładanego celu, terminowe zakończenie oraz utrzymanie ustalonego budżetu.

O tym, jak tworzyć i negocjować takie umowy oraz jakie masz opcje i co warto w praktyce robić – dowiesz się w następnych sekcjach modułu eLearning.