Logo Zakontraktuj Swój Biznes

Klauzula audytu – jak negocjować prawo kontrahenta do kontroli?

Od kilku lat coraz częściej spotykam w umowach zapisy dotyczące możliwości przeprowadzenia audytu kontrahenta. Kiedyś prawo do kontroli dotyczyło specyficznych umów i koncentrowało się wyłącznie na sposobie wykonania umowy lub zabezpieczeniu kontraktowych praw drugiej strony.

Na przykład:

  • podczas wykonania umowy dostawy kontrahent mógł żądać próbek, kontroli jakości i sprawdzenia zaawansowania produkcji towaru lub
  • gdy przedsiębiorca miał opcję zakupu biznesu, to mógł kontrolować jak ten biznes jest prowadzony w okresie obowiązywania oferty sprzedaży.

Teraz praktyka kontraktowa wygląda inaczej, bo prawo audytu agresywnie wchodzi we wszelkie sfery działalności przedsiębiorców, także te, w ogóle niezwiązane z przedmiotem umowy i dotyczy też standardowych, niespecjalnie wyrafinowanych kontraktów.
 
W umowach pojawia się na przykład audyt przestrzegania przepisów: sankcyjnych, BHP, prawa pracy, ochrony środowiska, podatkowych lub braku konfliktu interesów, niezatrudniania dzieci oraz… audyt ogólny – wszystkiego czego kontrahent zażąda.

A umowa?

Umowa dotyczy na przykład sprzedaży standardowego produktu za kilka tysięcy złotych i interesy kontrahenta, albo nie mają nic wspólnego z przedmiotem audytu, albo można je doskonale zabezpieczyć w „tradycyjny” sposób.

Na domiar złego klauzula audytu, choć pozwala na wejście do spółki i żądanie dowolnych informacji i dokumentów, jest z reguły oparta na jednym ogólnym zdaniu w rodzaju:

  • Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca umożliwi mu audyt swojego przedsiębiorstwa” lub
  • Zamawiający ma prawo do przeprowadzenia kontroli u Wykonawcy”.

Często zdarza się, że klauzula audytu pojawia się w standardowych dokumentach kontrahenta, typu: kodeksy postępowania, kodeksy zakupu czy zasady prowadzenia biznesu, które przedsiębiorca uznaje za nienegocjowalne i argumentuje, że są bez problemu akceptowane przez wszystkich. Bywa, że taki dokument jest umieszczany na stronie internetowej zamawiającego i nigdy nie jest faktycznie dostarczany.

Zdarza się też, że naruszenie klauzuli audytu (uniemożliwienie lub utrudnienie kontroli) jest penalizowane karą umową.

Sposób negocjacji klauzuli kontroli

Gdy w trakcie negocjacji próbuję postanowienie o audycie usunąć, czasem pojawia się szczere zdziwienie, że ten zapis mi przeszkadza – bo przecież jest tak absurdalny, że … nikt nigdy z niego nie korzysta i nie ma sensu się nad nim pochylać.

Usunięcie klauzuli

Krok 1– Usuń propozycję

Z mojego doświadczenia wynika, że zero-jedynkowa konfrontacja i usuwanie klauzuli – choć na pewno ma sens i warto próbować – rzadko skutecznie zadziała.

Obowiązek składania wyjaśnień

Krok 2 – Zaproponuj wyjaśnienia

Natomiast, całkiem często jest przez kontrahentów akceptowana zamiana klauzuli kontroli na prawo do żądania pisemnych wyjaśnień z obowiązkiem odpowiedzi w określonym czasie. Takie rozwiązanie boli nas znacznie mniej, bo nikt naszych dokumentów nie przegląda i mamy wpływ na to, jakie informacje ujawnimy.
 

Doprecyzowanie zasad audytu

Krok 3 – Doprecyzuj klauzulę

Gdy takie rozwiązanie nie satysfakcjonuje partnera, w drugim podejściu warto pochylić się nad samą klauzulą i ją maksymalnie doprecyzować.

O czym można pomyśleć?

Na pewno warto ustalić:

  • dokładny zakres audytu – co i w jakim obszarze będzie kontrolowane oraz co chcemy z audytu wyłączyć (np. dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa);
  • w jakich sytuacjach i kto może audyt przeprowadzić;
  • obowiązek pisemnego uprzedzenia o audycie wraz z uzasadnieniem jego potrzeby oraz okresem notyfikacji;
  • sposób uzgodnienia terminu oraz lokalizacji audytu;
  • sposób przeprowadzenia audytu (czy jest to obowiązek przesłania dokumentów, czy wpuszczenia audytora na obiekt);
  • zasady poufności audytu i jego wyniku;
  • reguły ponoszenia kosztów audytu i utrudnień, które może (lub nie powinien) powodować;
  • długość audytu i ile razy można go przeprowadzić;
  • w jakim celu można wynik audytu wykorzystać;
  • jak długo obowiązuje klauzula audytu (np. przez cały okres umowy lub także po jej wykonaniu).

Wszystkie powyższe parametry są racjonalne i kontrahentowi trudno będzie je zignorować, a jednocześnie taki zestaw pytań pokazuje, że negocjacje klauzuli wymagają czasowego i energetycznego zaangażowania. Zapewne dlatego, gdy takie podejście przyjmiemy, dosyć często zdarza się, że kontrahent rezygnuje z audytu i akceptuje wcześniej proponowany mechanizm pisemnego wyjaśnienia.

A jeśli tak się nie dzieje, to … mamy klauzulę, która jest mocno ograniczona i zracjonalizowana.

Data publikacji: 5 marca 2023 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral


 

Na maszynie do pisania powstaje nowy artykuł o zawieraniu umów
Umowy w praktyce, czyli kontraktowe „ABC” [M. Prawelska]

Jeżeli chcesz być probiznesowym negocjatorem i wyróżnić się na rynku usług prawnych, czuć się podczas negocjacji komfortowo i kontrolować prawne ryzyko oraz ograniczyć czas spędzany nad kontraktem a jednocześnie mieć pewność, że nie ma błędu i nic nie umknęło Twojej uwadze — to zapraszam Cię do wypróbowania pierwszego negocjacyjnego playbooka dla polskich prawników. Korzystają z niego właściciele kancelarii, prawnicy korporacyjni i aplikanci.