Negocjacyjny zespół – jak strategicznie go zbudować i jakimi kanałami negocjować?
Kto powinien być częścią negocjacyjnego zespołu, aby rozmowy przebiegły optymalnie?
O czym kancelaria powinna pomyśleć, aby nie stracić klienta?
Jaka jest rola prawnika podczas negocjacji?
Jakie są optymalne strategie zarządzania komunikacyjnymi kanałami?
Kto powinien być częścią negocjacyjnego zespołu, aby rozmowy przebiegły optymalnie?
Ustal kto spotka się z Tobą na negocjacjach.
Choć nie ma złotej reguły rozstrzygającej, kto powinien wziąć udział w negocjacyjnym spotkaniu, to jest jedna zasada, której warto przestrzegać. Ale zacznę nie od niej, ale od tego czego warto przypilnować. Warto przed spotkaniem ustalić, kto z drugiej strony się z nami spotka – aby nieodpowiedni skład zespołu nie pogorszył naszej negocjacyjnej pozycji lub aby nie okazało się, że nasz zabiegany prezes zarządu ma negocjować z osobą, która nie ma umocowania, aby podjąć kluczowe decyzje. Dotyczy to też ilości osób uczestniczących w negocjacjach.
Byłam kiedyś na spotkaniu, gdy sama reprezentowałam klienta – a po drugiej stronie siedziało 5 doświadczonych negocjatorów. Sytuacja wtedy jest nierówna i oczywiście można sobie z nią poradzić, ale na starcie mamy znacznie trudniej.
Dlatego jestem wielką zwolenniczką zasady lustra – do negocjacji powinni siadać partnerzy o tej samej pozycji, tym samy zakresie kompetencji i najlepiej aby ich liczba też była porównywalna. Oczywiście nie zawsze w praktyce jest to możliwe, ale zawsze można podjąć próbę, aby spotkanie odpowiednio przygotować.
O czym Kancelaria powinna pomyśleć, aby nie stracić klienta?
Klient musi wiedzieć ilu prawników będzie go reprezentować.
I teraz podpowiedź z perspektywy klienta biznesowego. Wydaje się oczywista, ale chyba nie do końca tak jest, skoro zdarzają się nieporozumienia.
Jeśli na negocjacje wybiera się więcej niż jeden prawnik z kancelarii – to klient musi o tym wiedzieć i mieć szansę zaoponować.
Dlaczego jest to ważne?
Bo liczba prawników przy negocjacyjnym stole to jest ważny przekaz, który może źle zadziałać na biznesowe relacje. Gdy pracowałam w kancelarii partner zaprosił mnie i kolegę z zespołu na swoje negocjacje. Podczas spotkania nasz klient czuł się z tym rozwiązaniem niezręcznie i tłumaczył się nieporadnie kontrahentowi dlaczego przyszedł w towarzystwie aż 3 prawników. Sytuacja była niezręczna, bo po drugiej stronie był tylko członek Zarządu i jego prawnik wewnętrzny. Naszemu klientowi zależało na dobrych relacjach i zamknięciu umowy, a jego kontrahent odebrał tę sytuację jako próbę przyparcia go do muru. Tę lekcję zapamiętałam na zawsze.
Natomiast jeśli kancelaria planuje obciążyć klienta za czas wszystkich prawników obecnych na negocjacjach – to klient musi wiedzieć dlaczego udział więcej niż jednej osoby jest konieczny i takie rozwiązanie z góry wyraźnie zaakceptować.
Jaka jest rola prawnika podczas negocjacji?
Prawnik powinien ustalić jaką będzie odgrywać rolę w danych negocjacjach i nie warto z góry niczego zakładać. Warto ocenić czy nasz klient ma doświadczenie w zawieraniu umów i czy jest to osoba, która chce lub wie, jak zarządzić procesem negocjacji. W zależności od kompetencji i oczekiwań przedsiębiorcy, możemy go tylko wspierać, doradzać i pisać umowę albo zarządzić całym procesem i poprowadzić klienta do momentu podpisania kontraktu – prosząc przedsiębiorcę tylko o decyzje biznesowe.
Ustal oczekiwania klienta i swoją rolę w danych negocjacjach.
Jeśli przedsiębiorca ma doświadczenie i ma motywację do bycia leaderem w negocjacjach, jeśli widzimy, że chce sam prowadzić rozmowy, to rola prawnika jest ograniczona. Klient sam wie na jakich warunkach chce zawrzeć umowę i jak rozłożyć obowiązki i ryzyka w swoim kontrakcie. Wtedy prawnik oczywiście nadal musi się do negocjacji przygotować, udziela rady i wsparcia, ale jego głównym zadaniem jest upewnić się, że to co zostało ustalone znajdzie się w umowie i będzie w pełni skuteczne.
Inne podejście trzeba przyjąć w stosunku do przedsiębiorcy, który nie ma doświadczenia w negocjacjach lub brakuje mu rozeznania na danym rynku lub z różnych powodów nie chce lub nie ma czasu, aby prowadzić rozmowy lub zaangażować się w nie w 100 procentach. Wtedy rola prawnika może polegać na zorganizowaniu całego procesu negocjacji i bycia ich motorem. Musi zarządzić rozmowami tak, aby negocjacje odbyły się sprawnie i ich wynik był satysfakcjonujący dla klienta. W takiej sytuacji nie możemy czekać, aż nasz klient lub jego kontrahent wyznaczy termin spotkania. Musimy go sami uzgadniać oraz pilnować, aby każdy uczestnik negocjacji wiedział, kiedy i co ma zrobić, oraz powinniśmy regularnie przypominać się w tej sprawie.
Musimy też porozmawiać z klientem o tym, co powinno się w umowie znaleźć. Ustalić jakie są jego potrzeby i oczekiwania. Zadać odpowiednie pytania i dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem – tak z perspektywy prawnej, jak i z perspektywy swoich rynkowych czy branżowych doświadczeń.
Warto podpowiedzieć klientowi, jakie są standardy danej branży, na co inni przedsiębiorcy zwracają uwagę i jakie problemy się pojawią. Doradzić czy warunki umowy są zgodne z tym, co jest przyjęte na danym rynku i ewentualnie wskazać niekorzystne odstępstwa. Na przykład w niektórych umowach i branżach, wysokie kary lub ograniczenie odpowiedzialności nie są akceptowane, a w innych jest to codzienność przedsiębiorców. Za taką wiedzę klient zazwyczaj dziękuje lojalnością lub rekomendacją na rynku.
Uzgodnij zasady podejmowania kluczowych decyzji w organizacji klienta.
Warto też dzielić się swoim biznesowym doświadczeniem. Oczywiście zawsze z szacunkiem i założeniem, że ostateczna decyzja należy do klienta. Możemy też pokazywać, które kwestie są kluczowe, które ważne a które nieistotne i pomóc przedsiębiorcy podjąć decyzję lub zachęcić go do skonsultowania negocjacyjnych propozycji z jego organizacją. Zdarza się, że dyrektor działu godzi się na jakieś rozwiązanie, ale Zarząd go nie akceptuje. To my prawnicy wiemy co jest kluczowe i powinno być eskalowane – jeśli osoba, z którą pracujemy nie ma doświadczenia, to warto ją zapytać czy trudna decyzja nie wymaga wewnętrznych konsultacji. Jeśli tego nie zrobimy to do nas Zarząd skieruje zarzut, że pozwoliliśmy na nieakceptowalne rozwiązanie, bo to on nam zaufał i założył, że znamy jego proces decyzyjny. Dlatego warto z klientem na początku współpracy o tym porozmawiać.
Jakie są optymalne strategie zarządzania komunikacyjnymi kanałami?
W zależności od tego, jaką umowę negocjujemy, czy jest bardzo (prawie lub biznesowo) skomplikowana, to warto odpowiednio zorganizować kanały negocjacyjnej komunikacji.
Dobierz optymalny kanał komunikacji do etapu swoich negocjacji.
Najczęściej najpierw przedsiębiorcy dokonują wstępnych ustaleń, a potem dopiero do negocjacji są dopraszani prawnicy i na tym etapie razem z osobami z biznesu, decydentami korporacyjnymi i ekspertami (np. inżynierami czy programistami) wspólnie prowadzą rozmowy.
Czasem bywa jednak tak, że po wstępnych uzgodnieniach biznesowych, przedsiębiorca mówi do prawnika: „wszystko ustalone, pozostała tylko umowa” i nie chce zajmować się kontraktem. Wielokrotnie przekazywano mi projekt właśnie z takim komentarzem i potem okazywało się, że zadanie jest wielopłaszczyznowe i skomplikowane a ustalono tylko podstawowe parametry. Wtedy rozmowy prowadzą prawnicy i zgodnie z potrzebami dopraszają ludzi biznesu czy ekspertów do negocjacji.
Można też przyjąć strategię parkowania problemu i zostawić kwestie biznesowo-merytoryczne na późniejszy etap, gdy do negocjacji włączą się osoby decyzyjne.
Niekiedy jest też tak, że negocjacje rozpoczynają się w biznesowo-prawnym gronie i duża grupa osób spędza czas na spotkaniu, na którym dyskutują tylko prawnicy lub tylko ludzie biznesu czy inżynierowie, a pozostałe kwestie nie posuwają się do przodu. Wtedy warto stworzyć podgrupy robocze, które będą pracowały w mniejszym gronie. Prawnicy będą dyskutować zapisy prawne, ludzie biznesu: terminy płatności, etapy realizacji czy harmonogramy a eksperci zakres merytoryczny usług lub dostaw.
Czasem, choć nie ma obiektywnej potrzeby aby takie kanały komunikacji budować, warto to zrobić dla szybszego osiągnięcia negocjacyjnego konsensusu. Często między probiznesowymi prawnikami szybciej pojawi się zgoda na klauzulę umowną, gdy w spotkaniu nie będzie uczestniczył ich klient. Podobnie bywa na poziomie biznesowym, czasem szybsza i bardziej produktywna będzie rozmowa między sprzedawcami i kupcami, gdy prawnik nie będzie w niej brał udziału.
Natomiast gdy negocjujemy sami z prawnikiem i pojawia się impas, to warto doprosić jego klienta, aby swojego doradcę ukierunkował lub zaakceptował teoretyczne ryzyka, które prawnik próbuje zabezpieczać, niwecząc umowę. Gdy poprosimy klientów, aby opowiedzieli o tym co jest istotą kontraktu i dla nich najważniejsze – jakie są realne ryzyka po obu stronach, na czym w rzeczywistości im zależy, to często szybko pojawia się kompromisowe rozwiązanie lub ustępstwo z jednej strony.
Na przykład bywa, że prawnik nalega na transfer praw autorskich do standardowego produktu-oprogramowania, a jego klient (nabywca) doskonale wie, że to jest niemożliwe i wystarczą mu odpowiednio zabezpieczone warunki licencyjne.
Czasem jest też potrzeba, aby odizolować trudną osobę z zespołu kontrahenta od procesu negocjacyjnego i wtedy warto zastanowić się, jak zorganizować spotkanie, aby nie było potrzeby udziału w nim takiej osoby.
Negocjacje to proces nieprzewidywalny i niepowtarzalny, dlatego warto monitorować co najlepiej zadziała na danym etapie naszych negocjacji i na bieżąco zarządzać tym procesem lub podpowiadać klientowi optymalne rozwiązania.
Natomiast gdy pojawia się impas w ważnych sprawach, które sprawiają, że zawarcie umowy może się nie udać i trzeba podjąć decyzję na wysokim szczeblu, np. zaakceptować odstępstwa od dotychczasowych wytycznych korporacji czy standardu według którego działa przedsiębiorca – to warto zasugerować osobie, która reprezentuje klienta, że to jest moment, aby eskalować problem wyżej, bo transakcja może się nie udać i jest potrzeba, aby podjąć trudną decyzję na odpowiednim szczeblu.
