Prowadzenie negocjacji

Zacznijmy od terminu „negocjacje”. Przez to pojęcie rozumiem nie tylko spotkania i uzgodnienia dokonywane przy negocjacyjnym stole, ale wszelkie formy komunikacji prezentujące stanowiska stron. W dobie Internetu znakomita większość negocjacji odbywa się drogą poczty elektronicznej. Ogromnie zwiększa to szanse na sukces mniej doświadczonych negocjatorów, bo daje im więcej czasu na analizę zapisów kontraktowych i przygotowanie własnych propozycji umownych. Takiego komfortu z reguły nie ma w trakcie rozmów bezpośrednich.

Nie jest moim celem omawianie teorii czy technik negocjacji. Chciałabym natomiast podzielić się z Tobą kilkoma rozwiązaniami, które sama stosuję – jestem przekonana, że także Tobie pomogą w optymalnym prowadzeniu profesjonalnych negocjacji.

Zasada starannego przygotowania

Przygotowanie do negocjacji, to niezwykle istotny element, który w dużym stopniu decyduje o ich skuteczności. Nie rozpoczynaj rozmów bez dobrej znajomości kontraktu oraz powiązań między poszczególnymi jego zapisami. Żyjemy i działamy pod presją czasu, ale jeśli chcesz odnieść negocjacyjny sukces, to musisz znaleźć wolny moment.

Powinieneś dokładnie poznać dokument umowy i kompleksowo opracować swoje komentarze. Jeżeli w danej chwili nie masz wystarczającej ilości czasu, opóźnij moment przekazania swojego stanowiska. Zazwyczaj nie jest dobrze przyjmowane wielokrotne dosyłanie lub zmienianie propozycji kontraktowych. Negocjujesz do momentu zawarcia transakcji i do tej chwili możesz zmienić zdanie, jednak wiele osób uznaje takie zachowanie za nieakceptowalne. Prowadzi do frustracji, a w konsekwencji może usztywnić stanowisko drugiej strony – dlatego Twoje pierwsze komentarze powinny zawierać „wersję maksimum”. Oczywiście w trakcie rozmów mogą pojawić się kwestie, o których nie było wcześniej mowy, lub masz przemyślenia, które są dla Ciebie istotne. Nie wahaj się wtedy i rozmawiaj o nich. Jest to jednak sytuacja inna niż przesyłanie nowych lub zmienianych propozycji kontraktowych „na raty”.

Czasem może się zdarzyć, że Twój kontrahent będzie mocno nalegał, abyś jak najszybciej przesłał najważniejsze uwagi do umowy. Wtedy wypunktuj to, co jest dla Ciebie najistotniejsze, i wyraźnie zastrzeż, że jest to tylko Twoje wstępne stanowisko. Niestety może tak być, że mimo zastrzeżenia, akceptując Twoje pierwsze komentarze, druga strona będzie oczekiwała, że pozostałe uwagi będą miały charakter jedynie marginalny. Dlatego nawet przed przesłaniem wstępnej analizy warto uważnie przeczytać całą umowę i pochylić się nad nią w sposób kompleksowy.

Alternatywnym rozwiązaniem może być podpisanie listu intencyjnego, w którym ustalisz z kontrahentem najważniejsze parametry stanowiące punkt wyjściowy dla dalszych negocjacji. Dzięki temu będzie wiedział, że zgadzasz się na podstawowe warunki transakcji i jest sens, aby czekał na Twoje uwagi do kontraktu. Jest to dobre rozwiązanie, gdy umowa jest obszerna, skomplikowana lub wymaga ważnych decyzji biznesowych i potrzeba czasu na jej opracowanie (np. umowa franczyzowa czy na sprzedaż przedsiębiorstwa).

Gdy sprawdzasz kontrakt:

• Przeczytaj umowę ze zrozumieniem. Jeśli to konieczne, nawet kilka razy. Jeżeli jest to krótki i prosty tekst, nie sprawi Ci zapewne większych trudności. Jeśli natomiast jest obszerniejszy i nie masz doświadczenia – na pewno musisz go przeczytać więcej niż jeden raz.Powiązania między zapisami umownymiPartner uprawniony jest do żądania zapłaty kary umownej w wypadku zwłoki w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w ust. Umowy, w terminie wskazanym w ust. Umowy – w wysokości % (słownie:) Wynagrodzenia netto, o którym mowa w ust. Umowy.Współpartner uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, w wypadku nieusunięcia przez Partnera wady w Oprogramowaniu, w terminie wskazanym w ust. Umowy.Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. Umowy, podlega zapłacie na warunkach wskazanych w Umowie i jego płatność może zostać wstrzymana zgodnie z ust. Umowy.Analizując powyższy zapis, powinieneś:Ustalić, jaki obowiązek przewiduje umowa we wskazanym ustępie i jaki termin określa przywołany zapis kontraktowy. Musisz także sprawdzić kwotę wynagrodzenia (a w konsekwencji wysokość kary). Dopiero na podstawie tych informacji będziesz mógł podjąć decyzję, czy godzisz się na zapłatę kary umownej w zaproponowanej sytuacji oraz wysokości lub pragniesz negocjować warunki zapłaty kary.Pomyśleć, czy zawsze i wszystkie wady muszą zostać usunięte przez Partnera, a w związku z tym - czy prawo do rozwiązania kontraktu powinno Współpartnerowi przysługiwać w każdym wypadku zaistnienia wady. Należy także sprawdzić, czy na pewno kontrakt zobowiązuje Partnera do usunięcia wady w ww. terminie. Jeżeli powyższe kwestie ustalisz, warto zastanowić się na przykład, czy: (1) każda nieusunięta wada Oprogramowania (nawet o charakterze nieistotnym) powinna skutkować prawem do wypowiedzenia kontraktu, (2) czy godzisz się na brak okresu wypowiedzenia, (3) w jakiej formie wypowiedzenie powinno zostać sporządzone oraz (4) czy przed dokonaniem rozwiązania Partner powinien dostać szansę naprawy naruszenia, tj. dodatkowy termin na usunięcie wady. Warto także zastanowić się, jakie skutki powinno wywołać rozwiązanie umowy w zakresie rozliczenia stron i ewentualnej naprawy szkody.Sprawdzić, jakie postanowienia przewiduje umowa w zakresie wypłaty wynagrodzenia i w jakich sytuacjach kontrakt zezwala na wstrzymanie płatności. Wynagrodzenie to z reguły najważniejsze świadczenie dla wykonawcy lub zbywającego, dlatego warunki do jego wypłaty powinny być enumeratywnie i jednoznacznie wskazane w umowie. Powinieneś unikać ogólnych i niedookreślonych pojęć.
• Poszukaj powiązań pomiędzy poszczególnymi zapisami kontraktu. Sprawdź, jakie znaczenie i konsekwencje mają na gruncie umowy. Dopiero jak to zweryfikujesz, będziesz znał jej pełną treść.
• Zaznacz zapisy, które są nieadekwatne do przedmiotu umowy (przykładowo: Ty negocjujesz sprzedaż, a w umowie jest mowa o usługach), nieakceptowalne lub niezgodne ze wstępnymi ustaleniami. Także postanowienia, które są niezrozumiałe lub budzą Twój niepokój.
  Zapisy nieadekwatne, nieakceptowalne lub niezgodne z ustaleniami usuń. Jeżeli będziesz prowadzić negocjacje ustne, przygotuj argumenty, dlaczego powinny zostać wyeliminowane z umowy. Jeśli negocjujesz drogą mailową, dokonane usunięcia opatrz komentarzem w tekście kontraktu. Znając przyczynę eliminacji zapisu, kontrahent ma szansę zrozumieć Twoje stanowisko co zwiększa prawdopodobieństwo akceptacji dokonanego wykreślenia.
  Nie wahaj się powiedzieć wprost, których zapisów nie rozumiesz lub które postanowienia budzą Twój niepokój. Poproś o wyjaśnienie. Zapytaj, dlaczego zostały wprowadzone lub jaki mają cel. W ten sposób dajesz sobie szansą na zrozumienie problemu i podjęcie najlepszej dla Ciebie decyzji lub zaproponowanie alternatywnego rozwiązania.
  Nie obawiaj się zadawać pytań. Wielokrotnie znajdowałam w przesyłanych projektach zapisy pozostawione z innej transakcji lub wynikające ze stosowanego wzorca umowy. Niedostosowane do negocjowanego kontraktu. Zwrócenie uwagi kontrahenta na te postanowienia prowadziło do autokorekty zapisów umowy.
• Przeprowadź szczegółową i kompleksową analizę kontraktu. Przemyśl cały proces realizacji transakcji – wszystkie jej etapy. Zastanów się, co powinno i co może się wydarzyć w toku projektu. Pomyśl, co będziesz chciał w określonych sytuacjach zrobić oraz jakie opcje czy prawa posiadać. Jak druga strona powinna lub może postąpić, gdy pojawią się problemy. Użyj swojej wyobraźni, wiedzy i doświadczenia. A jeśli pierwszy raz prowadzisz taki projekt, warto abyś porozmawiał z osobami, które mają kompetencje, których Ci brakuje.
• Zaznacz zapisy, które chciałbyś zmodyfikować lub uchylić. Pomyśl, co chciałbyś dodać. Przygotuj argumenty i komentarze. Zastanów się w szczególności:
  • co jest przedmiotem umowy i stanowi jej istotne elementy – czy to zostało jasno odzwierciedlone w zapisach;
  • co chciałbyś, i w jaki sposób, za pomocą kontraktu osiągnąć;
  • jakich kwestii transakcja nie adresuje, a powinna;
  • jakie prawa musisz dla siebie zabezpieczyć lub jakie obowiązki nałożyć na Twojego kontrahenta;
  • gdzie pojawiają się dla Ciebie ryzyka czy stan niepewności i jak je uchylić lub zminimalizować;
  • co musisz sobie w umowie zagwarantować, aby z Twojej perspektywy kontrakt został z sukcesem zrealizowany;
  • na co wyrażasz zgodę, a gdzie Twojej aprobaty nie ma oraz
  • czego nie wiesz i jak ten brak wiedzy, bezpiecznie dla Ciebie, w umowie zaadresować.

Naprawdę warto, abyś poświęcił swój czas na przygotowanie się do negocjacji. Poznał dobrze treść kontraktu i przemyślał co chcesz w nim zmienić oraz co, za jego pomocą, osiągnąć – a potem jak możesz to zrobić.

Rozpoczynając negocjacje, powinieneś mieć jasną wizję, do jakiego punktu dążysz i na co się możesz zgodzić, a czego w żadnym wypadku nie wolno Ci zaakceptować. Jestem przekonana, że bez przygotowania się do rozmów dramatycznie maleją szanse na negocjacyjny sukces. Czyli osiągnięcie kontraktowego celu w sposób optymalny – najlepiej jak to jest możliwe w danych, czasem może trudnych, okolicznościach biznesowych.

Zachęcam Cię do korzystania, podczas analizy i negocjacji kontraktu, z:

• Checklisty – która pomoże Ci sprawdzić umowę. Zobaczysz jakie pytania zadaję i jakie problemy rozważam, gdy przygotowuję się do negocjacji. Pozwoli Ci to w praktyce skorzystać z wiedzy, którą znajdziesz we Wsporniku. Checklista to bardzo wszechstronne narzędzie. Problemów i zagadnień, które tam znajdziesz jest naprawdę wiele i ujęte są w sposób kompleksowy. Twoim zadaniem jest wybrać te które są dla Ciebie ważne i relewantne dla Twojej transakcji – a potem przeanalizować je w sposób, który uznasz za optymalny dla siebie.
• Kompendium – które w sposób syntetyczny przedstawia zagadnienia omówione we Wsporniku:
  • na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę lub
  • do których warto powrócić, przygotowując się do negocjacji.
    
• Katalogu – który wspomoże Cię w opracowaniu własnych propozycji umownych. Zawiera przykłady zapisów kontraktowych, które możesz dostosować do Twoich potrzeb lub wykorzystać jako punkt wyjścia dla własnej propozycji negocjacyjnej. Jednak nie ma klauzul uniwersalnych. Każde postanowienie umowne funkcjonuje w określonym kontekście kontraktowym i w zależności od niego będzie spełniało – albo nie – swoje zadanie. Dlatego warto spojrzeć na każdy zapis z perspektywy:
  • całej transakcji,
  • kontekstu jednostki redakcyjnej (części) umowy, w której chcesz go umieścić,
  • okoliczności, w których planujesz go zastosować oraz
  • celu, który pragniesz osiągnąć.
    Takie podejście pomoże Ci dokonać modyfikacji lub odpowiedniego wykorzystania klauzuli w sposób prowadzący do skutku, na którym Ci zależy.

Przystępując do sprawdzania kontraktu, powinieneś przeczytać przepisy specyficzne dla Twojej umowy (na przykład jeśli negocjujesz leasing, warto, abyś poznał regulacje kodeksowe na ten temat). Z sekcji: Kodeksowe regulacje kontraktów dowiesz się, gdzie szukać przepisów mających zastosowanie do Twojego kontraktu.

Analiza umowy i jej negocjacje nie odnoszą się tylko do głównej treści kontraktu. Jeżeli z postanowień umownych wynika, że w skład dokumentu wchodzą także jakieś załączniki – koniecznie dokonaj ich weryfikacji i wynegocjuj tak, jak główny tekst umowy. Rozważ też ustalenie hierarchii dokumentów w kontrakcie i wykorzystanie klauzuli integralności.

Jeśli do Twojego kontraktu zastosowanie mają OWU drugiej strony, sprawdź je zgodnie z zasadami zawartymi w sekcji: Standardowe wzory.

Zasada wytrwałości i dokładności

Analizuj, pytaj i negocjuj, a przede wszystkim nie poddawaj się. Jak w każdej innej sferze życia, również w negocjacjach często osiąga sukces ten, komu naprawdę zależy i jest wytrwały w swoim dążeniu. Nierzadko zdarza się, że na początku strony okopują się na swoich stanowiskach, jednak z upływem czasu i przy wymianie kolejnych wersji projektu umowy, kontrahent, który jest bardziej zmotywowany i nie poddaje się, ostatecznie przekonuje drugą stronę do swojej propozycji kontraktowej.

Wytrwałość to jednak nie jest nachalność, butność czy narzucanie swojego stanowiska. Musisz wyczuć, kiedy druga strona mówi zdecydowane „nie” i uszanować jej odmowę oraz zrobić wszystko, co możesz, aby zrozumieć, dlaczego zapis został odrzucony. W ten sposób dajesz sobie szansę na opracowanie atrakcyjnej dla Twojego kontrahenta alternatywnej propozycji kontraktowej.

Oprócz wytrwałości kluczowa jest także dokładność. Jest to bardzo ważna cecha każdej osoby negocjującej umowę. Niezwykle istotna jest drobiazgowa analiza zapisów, tak na etapie ich czytania czy tworzenia, jak i w trakcie negocjacji. Twoje klauzule umowne powinny być skonstruowane w sposób, który precyzyjnie opisze sens kontraktowych uzgodnień.

Co możesz zrobić, jeśli nie jesteś pewien, czy konkretne postanowienie rzeczywiście oddaje istotę tego, co zostało ustalone?

Po pierwsze, zawsze warto czytać trudne klauzule kilka razy i najlepiej w pewnym odstępie czasowym. Po napisaniu umowy lub postanowienia kontraktowego nie śpiesz się z ich wysłaniem drugiej stronie. Daj sobie czas na zdobycie dystansu. Zapis, który bezpośrednio po napisaniu wydaje się idealny, niekoniecznie uznajemy za taki dnia następnego. Dlatego rozkładając w czasie swoją pracę nad kontraktem, zwiększasz szansę, że to, co napiszesz, będzie naprawdę dobrze przemyślane i precyzyjnie sformułowane – a w konsekwencji przetrwa próbę czasu. To znaczy będzie miało jasny sens nie tylko w chwili podpisywania kontraktu, ale także wtedy, gdy sięgniesz po dokument umowy w trakcie jej wykonywania czy podczas sporu kontraktowego.

Drugim rozwiązaniem, które warto stosować, jest zasięgnięcie opinii zaufanej osoby, która nie bierze udziału w negocjacjach. Zapytaj ją, jak rozumie klauzulę, która budzi Twoją wątpliwość. Jeśli interpretuje ją inaczej niż Ty lub uzna, że postanowienie jest niejasne, to na pewno powinieneś zapis dopracować.

Czasem zapisy kontraktowe wydają się negocjatorom oczywiste, bo znają kontekst i cel zawieranej transakcji. Trudno jest im popatrzeć na klauzulę z pełnym obiektywizmem. Dla nich negocjowany tekst ma już ściśle określony sens. Natomiast jeśli powstaje wątpliwość, to postanowienia kontraktowe czytają osoby, które nie brały udziału w negocjacjach. Osoby, które realizują umowę (np. kierownicy projektu), a w sytuacji sporu – prawnicy czy sędziowie. Dlatego jeśli na etapie negocjacji zaufana osoba potwierdzi, że zapis jest jednoznaczny, to jest duża szansa, że także wykonawca kontraktu, prawnik lub sąd zrozumie go w taki sam sposób.

Język umowy

Na to, czy postanowienia kontraktowe są jasno sformułowane, ma wpływ wiele czynników, ale 4 z nich wydają mi się szczególnie ważne i warto na nie zwracać uwagę. Są to:

• język umowy,
• definicje kontraktowe,
• spójniki oraz
• wyliczenia.

Na temat spójników, wyliczeń oraz definiowania niejasnych pojęć znajdziesz informację w sekcji: Anatomia kontraktu, dlatego w tym miejscu skoncentruję się na języku umowy.

Z reguły kontrakt – zastrzegam, że jest to uproszczone spostrzeżenie – posługuje się 3 językami:

• językiem potocznym, którym operujemy w naszej codziennej komunikacji,
• językiem prawniczym – opartym na pojęciach z przepisów prawa oraz
• językiem biznesu, to znaczy językiem danej dziedziny, branży, rynku czy profesji.

Negocjując kontrakt, warto zastanawiać się, którym z języków posługuje się konkretna klauzula umowna. To pozwoli Ci zrozumieć, gdzie szukać znaczenia pojęć, które dany zapis zawiera, i podjąć decyzję czy zgadzasz się na ich sens.

Podobnie jest z językiem biznesu. Także ten język mylony jest czasem z językiem potocznym, a przecież ma swoje specyficzne terminy. Na przykład w języku potocznym często zamiennie posługujemy się wyrażeniami: przychód i dochód czy wydatek i koszt. A przecież nie są to pojęcia tożsame i mają różne znaczenie w ujęciu podatkowym, rachunkowym czy ekonomicznym. Specyficznymi terminami będą posługiwać się także architekci, inżynierowie czy informatycy. Na przykład pojęciami z języka biznesu, będą: klonowanie dysku, jego obrazowanie albo kod źródłowy.

Dlatego ważne jest, abyś ustalił, w jakim języku używasz danego terminu w kontrakcie i upewnił się, że obie strony tak samo go rozumieją.

Klauzule z wyjaśnieniami

Jeśli nie jesteś pewien, czy jakieś ustalenie jest jednoznacznie odzwierciedlone w umowie (przewidujesz, że może pojawić się wątpliwość), nie obawiaj się „tłumaczyć” zapisami umownymi, jaki jest rzeczywisty sens uzgodnień i znaczenie klauzuli.Doprecyzowanie zapisuInwestor uprawniony jest do odmowy odbioru Instalacji i podpisania Protokołu Odbioru w wypadku, gdy Instalacja ma Wady.Przez termin „Wady” rozumie się: wady prawne, niekompletność Instalacji oraz wady wskazane w Załączniku nr do Umowy.W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że jeżeli żadna z Wad nie wystąpi, a Instalacja nie będzie prawidłowo funkcjonowała, Umowę uznaje się za należycie zrealizowaną przez Wykonawcę i uprawniony jest on do żądania zapłaty całego Wynagrodzenia.Zapis umowny mógłby się składać tylko z ust. 1 i 2, bo „oczywiste wydaje się”, co stanowi Wadę. Mogłaby jednak w przyszłości powstać wątpliwość, czy i jakie roszczenia przysługują Inwestorowi w wypadku wad innych niż wskazane w ust. 2. To znaczy, Inwestor nie mógłby odmówić odbioru i podpisania protokołu, ale mogłaby powstać wątpliwość, czy ma roszczenia z tytułu nienależytego wykonania umowy. Dodanie ust. 3 jednoznacznie rozstrzyga, że Inwestor bierze na siebie ryzyko pojawienia się wad innych niż wskazane w ust. 2.

Zapewne wielokrotnie spotykałeś postanowienia:

• „Celem uniknięcia wątpliwości strony potwierdzają, że: ” lub
• „Przez powyższy zapis strony rozumieją, że ”.

Zadaniem takich klauzul jest doprecyzowanie znaczenia zapisów, które mogą być różnie interpretowane. Warto z nich korzystać, gdy widzisz taką potrzebę.

Elementy precyzyjnej umowy

Warto również, abyś zwracał uwagę, jaki tytuł nadajesz swojej umowie i jej poszczególnym klauzulom oraz posługiwał się dobrze skonstruowanymi definicjami. Pamiętaj także o strukturach kontraktowych, które pomogą Ci w pełni oddać sens Twoich negocjacyjnych ustaleń. Takich na przykład jak:

• preambuła,
• oświadczenia i zapewnienia,
• zapisy wyznaczające hierarchię dokumentów,
• klauzula salwatoryjna czy
• wybór wersji językowej.

Nie powinieneś również lekceważyć ryzyka wynikającego z prawa Twojego kontrahenta do rozstrzygania wątpliwości interpretacyjnych.

Ale to nie wszystko.

Utrzymanie numeracji usuniętych postanowieńObowiązki Wykonawcy:Wykonawca zobowiązany jest do dostawy Materiałów i Urządzeń do dnia .Nie dotyczy.Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminie rozpoczęcia Prac w formie do dnia .Nie dotyczy.Nie dotyczy.Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji listę podwykonawców, którymi będzie się posługiwał przy wykonaniu Przedmiotu Umowy, w terminie dni od daty zawarcia Umowy.

Kontrola nad jednostkami redakcyjnymi

Także spójność kontraktu ma istotne znaczenie dla wyeliminowania ewentualnych wątpliwości na etapie jego wykonywania. Jeżeli na skutek negocjacji dokonujesz zmian tekstu umowy, warto zwrócić uwagę, jak taka modyfikacja wpłynie na inne postanowienia kontraktowe i do jakich doprowadzi konsekwencji. Czasem zapomina się po prostu, że usunięcie lub zmiana klauzuli może mieć znaczenie dla innego postanowienia, które odnosi się do uchylonego lub zmodyfikowanego zapisu. Jeśli dobrze przygotowałeś się do negocjacji, to śledzenie zmian i ich skutków (w kontekście wszystkich zapisów transakcyjnych) nie powinno stanowić dla Ciebie większej trudności. I warto, abyś to konsekwentnie robił. Nie licz na to, że druga strona uczyni to za Ciebie. Zrobi to zapewne tylko tam, gdzie będzie to ważne dla zabezpieczenia jej własnych interesów kontraktowych.

Podczas wprowadzania zmian ważne jest również, abyś świadomie kontrolował, jak „przesuwa się” numeracja jednostek redakcyjnych kontraktu, gdy dodajesz nowy zapis lub usuwasz dotychczasowe postanowienie.

Dodatkowa numeracja dla nowych zapisówProcedura usuwania wad:Sprzedawca udziela gwarancji jakości na Towar na okres miesięcy od dnia zawarcia Umowy na warunkach wskazanych w ust. .Klient zawiadomi Sprzedawcę o wystąpieniu wady w terminie dni od jej ujawnienia się.Zawiadomienie o wadzie zostanie dokonane w formie na adres wskazany w ust. Umowy.Sprzedawca przystąpi do analizy wady w terminie dni od otrzymania zawiadomienia od Klienta.Przy obliczaniu terminów, o których mowa w ust. 2 i ust. 4, nie uwzględnia się sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy.Usunięcie wady dokonane zostanie w terminie dni, licząc od dnia dokonania zawiadomienia o wadzie przez Klienta, na koszt Sprzedawcy w drodze wymiany lub naprawy wadliwego elementu.Okres gwarancji ulega przedłużeniu o czas, w którym Klient nie mógł korzystać z Towaru z powodu jego wady (w tym o okres jego naprawy oraz wymiany).

Jeśli umowa jest obszerna – aby uprościć sobie pracę przy sprawdzaniu każdej nowej wersji projektu i zminimalizować potrzebę zmian numeracji w całej umowie – warto zastosować poniższe rozwiązania.

• Nie usuwaj numeru jednostki redakcyjnej skreślonego zapisu – w miejsce uchylonego postanowienia wprowadź sformułowanie „nie dotyczy”, „skreślono”, „nie obowiązuje” lub inne podobne – w ten sposób numeracja innych jednostek tekstu nie ulegnie przesunięciu.
• Jeśli tylko jest to możliwe (nie zawsze jednak można tak zrobić), nowe zapisy dodawaj jako ostatni punkt (ustęp itp.) w danej jednostce redakcyjnej (paragrafie, artykule itp.) lub nadawaj im specyficzną numerację (np. „5 bis”) – aby nie zaburzyć ustalonej wcześniej kolejności i referencji pomiędzy uzgodnionymi postanowieniami umowy.

Stosując powyższe zasady, zminimalizujesz ilość sytuacji, w których na skutek negocjacji numeracja paragrafów, ustępów czy punktów ulegnie zmianie i w konsekwencji zmniejszysz ryzyko wystąpienia pomyłek. Są to rozwiązania często stosowane podczas negocjacji obszernych umów, gdy kontrahenci chcą uniknąć dodatkowej pracy.

Zasada alternatywnych scenariuszy

Jeśli między kontrahentami jest zgoda co do biznesowych warunków kontraktu oraz dobra wola, to raczej rzadko negocjowanie prawnych klauzul umowy ma wymiar zero-jedynkowy i strony stają przed alternatywą „zawrzeć czy nie zawierać transakcji” – bo prawo daje negocjatorom daleko posuniętą swobodę w kształtowaniu postanowień transakcyjnych.

To jest trochę tak, jak z ceną: jedna strona chciałaby otrzymać 100, a druga jest gotowa zapłacić 80. Można umówić się na kompromisowe 95, 90, 85 itd. Ale można podejść do negocjacji alternatywnie, także z satysfakcją dla obu stron. Umówić się na 100 lub na 80, modyfikując odpowiednio inne parametry kontraktu, np. zakres, cechę lub jakość przedmiotu umowy, termin wykonania czy zapłaty, warunki odpowiedzialności kontrahenta albo sposób zrealizowania projektu.

Jeżeli włączysz myślenie scenariuszami alternatywnymi i otworzysz się na kreatywną analizę sytuacji, dasz sobie szansę na uzyskanie efektu, który chciałeś osiągnąć lub jesteś gotowy zaakceptować. Aby jednak to było możliwe, warto, abyś uważnie słuchał swojego kontrahenta – poznał jego potrzeby i uwarunkowania, w jakich prowadzi z Tobą negocjacje.

Zakładając, że Twój kontrahent rzeczywiście planuje zawrzeć umowę, to im więcej propozycji masz przygotowanych, tym większe jest prawdopodobieństwo, że unikniesz zdecydowanego „nie” i osiągniesz to, na czym Ci zależy. Po zapoznaniu się ze wszystkimi sekcjami Wspornika zobaczysz, że opcji alternatywnych, tj. rozwiązań, które możesz zaproponować, jest naprawdę wiele.

Warto, abyś zastanowił się co takiego możesz negocjacyjnemu partnerowi zaproponować, by zmienić jego decyzję. To znaczy:

• co przyniesie mu taką korzyść, że będzie gotowy ze swojego sprzeciwu zrezygnować lub
• co spowoduje, że kontrowersyjny zapis okaże się dla niego na tyle niegroźny lub uzasadniony, że go jednak zaakceptuje.

Jednocześnie sam pomyśl na co jesteś gotowy się zgodzić, jeśli druga strona kategorycznie odrzuci Twoją propozycję. Gdzie jest Twój margines na ustępstwa, a gdzie musisz podejść do kontrowersyjnej kwestii od innej strony. Czasem lepiej wyjść ze stanowiska bardziej radykalnego, aby dotrzeć do kompromisowej pozycji środka.

Oczywiście niekiedy spontanicznie w trakcie negocjacji wpadamy na dobre rozwiązania kontraktowe, ale z reguły najlepsze pomysły powstają, gdy sumiennie przygotowujemy się do rozmów. Dlaczego? Bo na tym etapie jest czas na to, aby poszukać różnych opcji i zastanowić się, czy są to optymalne i bezpieczne rozwiązania.

Z mojego doświadczenia wynika, że kreatywność w negocjacjach rodzi się nie tylko z merytorycznej wiedzy czy doświadczenia, ale także z uważności i zrozumienia potrzeb drugiej strony. Rozumienia, czemu podejmuje określone decyzje. Dlatego warto, abyś wiedział:

• w jakich uwarunkowaniach druga strona prowadzi z Tobą negocjacje,
• co chce dla siebie zabezpieczyć i
• czego się obawia.

Dzięki temu Twoje propozycje kontraktowe mają szansę rozwiązać jej problemy i tym samym zmniejszysz ryzyko powstania negocjacyjnego impasu.

Stawianie negocjacyjnych pytań

Warto nie tylko stawiać przemyślane pytania, ale także zwracać uwagę na to, jak je formułujesz. Uważam, że pytania, które negocjatorzy zadają w trakcie negocjacji często ich definiują. Mogą zadecydować o tym, czy kontrahent będzie postrzegać Cię jako przeciwnika, czy jako partnera do wspólnego przedsięwzięcia.

Co o tym rozstrzyga?

Ma znaczenie, czy Twoje pytania są egocentryczne (nakierowane tylko na Twoje negocjacyjne potrzeby), czy uwzględniają korzyści dla obu stron.

Inny wydźwięk ma pytanie typu: „czy mogę dowiedzieć się, bo chciałbym zrozumieć”, niż agresywne zdanie w rodzaju: „dlaczego nie?”.

Pierwszy model pytań nastawiony jest na diagnozę problemu. Pokazuje otwartą postawę i chęć zrozumienia sytuacji. A pytania typu: „czemu nie?” – spychają raczej kontrahenta na pozycję defensywną. A na tym trudniej jest budować wspólne rozwiązania. Nie chodzi oczywiście o to, jakich słów konkretnie używasz, ale o ich wydźwięk w kontekście konkretnej sytuacji negocjacyjnej.

Ciekawe jest to, że badacze, którzy podpatrywali negocjacje prowadzone przez wybitnych i „statystycznych” negocjatorów – ustalili, że najlepsi negocjatorzy stawiają 2-krotnie więcej pytań, niż ich „statystyczni” koledzy. Badacze uznali to za bardzo dobrą strategię negocjacyjną, bo ich zdaniem pytania nie tylko dają szansę na znalezienie kompromisu, ale także:

• zapewniają kontrolę nad negocjacjami,
• są dobrą alternatywą, gdy nie dążysz do bezpośredniej konfrontacji, a chcesz okazać swój sprzeciw,
• zmuszają drugą stronę do aktywności, a jednocześnie dają pytającemu chwilę wytchnienia na uporządkowanie własnych myśli.

Oczywiście druga strona rzadko Ci wszystko transparentnie powie i nie zawsze poznasz całą prawdę. Sam też zapewne wielu informacji nie będziesz chciał ujawnić. Natomiast z reguły w negocjacjach jest obszar, w którym strony mogą i chcą się komunikować, bo zależy im na zawarciu transakcji. Czasem też sam się domyślisz, dlaczego spotkałeś się z odmową i co blokuje zgodę Twojego kontrahenta.

„Parkowanie” problemu

Jeśli w jakimkolwiek punkcie negocjacji czujesz, że utknąłeś w miejscu i żadna ze stron nie ma pomysłu, jak znaleźć zapis akceptowalny dla wszystkich – zaproponuj odłożenie dyskusji nad sporną kwestią i prowadź negocjacje dalej. Istnieje duża szansa, że w trakcie omawiania pozostałych zapisów umownych pojawi się zgoda na ustępstwo (może nawet Twoja zgoda) w zamian za kompromis w innej sprawie, która jest bardziej kluczowa. Może się też zdarzyć, że w toku zamykania negocjacji druga strona, zadowolona z ich wyniku lub tracąca energię negocjacyjną, zgodzi się na propozycję, której wcześniej nie akceptowała.

Wykorzystywanie parametrów biznesowych

Dobrze jest negocjować kluczowe biznesowe kwestie, w szczególności takie jak cena, w powiązaniu z treścią umowy. Nie zamykaj w tym zakresie ostatecznie rozmów przed sfinalizowaniem treści kontraktu, w szczególności jeśli przeczuwasz lub wiesz, że jego treść będzie dla Ciebie trudna do zaakceptowania. Zostaw dla siebie pole manewru.

Oczywiście każda sytuacja jest inna i to Ty musisz w określonych okolicznościach zdecydować, jakie podejście zastosujesz. Pamiętaj jednak o tej możliwości. W momencie, kiedy będziesz miał problem z zapisami umownymi i ryzykami, których nie jesteś w stanie zaakceptować, możesz powrócić do warunków handlowych. Zakomunikować drugiej stronie, że nie jesteś w stanie zaaprobować określonego postanowienia, ale jesteś gotowy na renegocjację parametru biznesowego w zamian za ustępstwo w zapisach umownych. Takiego instrumentu negocjacyjnego się pozbawisz, jeżeli z góry ustalisz wszystkie warunki handlowe.

Presja czasu

Nie poddawaj się presji czasu. Nie obawiaj się mówić, że nie wiesz, że musisz się zastanowić czy poradzić swojego klienta, szefa czy partnera. Takie zachowanie naprawdę nie świadczy o Twojej niekompetencji. Wręcz przeciwnie, pokazuje, że Twoja decyzja jest przemyślana i zachowujesz profesjonalną ostrożność, a w konsekwencji – można Ci zaufać. Z mojego doświadczenia wynika, że taka otwartość rozbraja kontrargumenty kontrahenta. Skoro czegoś nie wiesz, to przecież nie można Cię przekonać do akceptacji określonego stanowiska, bo nie potrafisz go zweryfikować. Druga strona musi zatem zgodzić się na rozwiązanie, które proponujesz lub poczekać, aż pozyskasz brakujące informacje.

Wiele osób ma potrzebę bycia wszechwiedzącymi i decyzyjnymi, a to nie zawsze opłaca się w negocjacjach. Jest wiele sytuacji, w których lepiej jest się z decyzją wstrzymać (zastanowić lub rozważyć wszystkie alternatywne opcje) niż szybko, w ferworze negocjacyjnych emocji, wyrazić zgodę i później ją wycofać. Nie jest to oczywiście niemożliwe, ale nie sprzyja dobrej atmosferze i podważa wiarygodność negocjatora. Niekiedy zmiana stanowiska może okazać się także mocno frustrująca dla kontrahenta i usztywnić jego negocjacyjną pozycję.

Zasada ograniczonego zaufania

Śledzenie modyfikacji kontraktu

Podobnie jak podczas prowadzenia samochodu, tak i w negocjacjach powinieneś zachować ostrożność i dbałość o własne bezpieczeństwo. Nie sugeruję, że celem drugiej strony jest ukrycie wprowadzonych przez nią modyfikacji do projektu negocjowanego kontraktu. Wielokrotnie zdarzyło się jednak, że przesyłano mi dokument umowy z „ukrytymi zmianami” – nie wszystkie wprowadzone przez kontrahenta modyfikacje były zaznaczone w tekście kontraktu. Taka sytuacja może być wynikiem nieuwagi, błędu czy technicznego psikusa, niemniej jeśli nie wiesz co i jak zostało zmienione, to generuje dla Ciebie istotne ryzyka, które trzeba wykluczyć.

Obecnie nie ma już potrzeby żmudnego sczytywania słowo w słowo (manualnie) projektu umowy, dlatego zachęcam Cię (bez względu na to, czy otrzymujesz kontrakt w trybie „śledzenia zmian”, czy też nie) do porównywania każdej otrzymanej wersji z dokumentem przesłanym przez Ciebie drugiej stronie. Funkcja porównania, którą na pewno masz w swoim edytorze tekstu, jest łatwa do zastosowania i jej aktywacja trwa tylko kilkanaście sekund.

Warto ją wykorzystać nie tylko w trakcie negocjacji umowy, ale także na etapie zamykania transakcji, gdy otrzymujesz od drugiej strony dokument do podpisu. Taka ostrożność procentuje, bo masz pewność, że przystępujesz do transakcji (lub rekomendujesz zawarcie kontraktu) na warunkach, które rzeczywiście zaakceptowałeś. Wiesz, że wszystko się zgadza.

Jeśli negocjujesz osobiście i musisz podpisać umowę od razu po zamknięciu rozmów, przeczytaj ją uważnie, z dystansem i ze zrozumieniem. Porównaj z wcześniejszymi wersjami negocjacyjnymi. Nie poddawaj się presji czasu i towarzyszącemu napięciu. Do chwili podpisania kontraktu jest czas, aby wprowadzić korekty. Takiej możliwości się pozbawisz, jeśli wszystkiego nie sprawdzisz i zbyt szybko zawrzesz umowę.

Negocjacja zapisów ochronnych

Nie warto ulegać sugestiom typu:

• „to jest oczywiste, nie ma sensu tego zapisywać”,
• „my też tak rozumiemy to postanowienie, nie ma potrzeby go uszczegóławiać”,
• „taka sytuacja nigdy się nie wydarzy, po co zatem komplikować kontrakt” czy
• „taka klauzula będzie oznaczała brak zaufania do nas”.

Jeśli coś jest jasne i oczywiste, a strony się na to godzą, to wprowadzenie odpowiedniego zapisu nie powinno być kontrowersyjne dla nikogo.

Jeżeli w trakcie wykonania umowy powstaje spór, strony wyjmują podpisaną umowę i zaczynają analizować treść dokumentu. Gdy znajdzie się w nim zapis, który wynegocjowałeś, unikniesz być może nie tylko ryzyka sporu sądowego, ale także przejścia na etap, w którym angażowani są prawnicy czy osoby zarządzające. W takiej sytuacji z reguły „argument kontraktowy” pozwoli na uniknięcie eskalacji i zatrzyma konflikt na poziomie osób realizujących umowę (np. kierownika projektu). Jest to jeden z powodów, dla których warto w klauzulach kontraktowych zapisywać także ustalenia, które wydają się „oczywiste”, a są dla Ciebie ważne. Dlatego ja też nie unikam takich postanowień, jeśli przewiduję, że mogą okazać się sporne.

Zasada kompleksowych i wyczerpujących ustaleń

Z założenia umowa powinna rozstrzygać wszystkie istotne dla stron sprawy. Powinieneś dążyć do tego, aby wszystko przewidzieć – w stopniu, w jakim jest to możliwe i w zakresie, w jakim jesteś w stanie to zrobić. Pomoże Ci w tym dobre przygotowanie się do negocjacji. Dzięki niemu będziesz wiedział, co powinieneś w umowie ustalić i dlatego warto zainwestować swój czas w ten proces.

Jeżeli w trakcie wykonywania umowy powstanie sytuacja konfliktowa, to będziesz mógł się oprzeć na kodeksowej zasadzie interpretacji, która mówi, że należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel transakcji, niż opierać się na dosłownym brzmieniu kontraktu. Jednak jeśli takiego zgodnego zamiaru lub celu strony nie deklarują na etapie zawarcia umowy (bo zapomniały przedyskutować dany parametr kontraktu), to raczej trudno będzie wykazać, że ustalenie negocjacyjne było takie, jakie Ty zakładałeś i na które się godziłeś. Warto zatem zadbać, aby umowa jasno stanowiła o wszystkich istotnych dla Ciebie sprawach, w tym szczegółowo opisywała przedmiot transakcji i obowiązki kontrahentów.

Znajomość wszystkich parametrów

Nie wyrażaj zgody na wprowadzenie do kontraktu zapisów zawierających Twoje zobowiązanie do przestrzegania norm, zasad, regulacji lub dokumentów, których nie znasz. Nie potwierdzaj stanu faktycznego, który nie jest Ci wiadomy, oraz nie zapewniaj, że o czymś wiesz lub coś jest ci znane, jeśli nie jest to zgodne z prawdą. Zapoznaj się, a dopiero potem akceptuj wprowadzenie do kontraktu oświadczenia, że masz określoną wiedzę lub godzisz się stosować konkretne zasady lub regulacje.

Kontrola modyfikacji kontraktu

Ustalenie procedury przez obie strony po zawarciu umowyW związku z tym, że w dniu zawarcia Kontraktu nie jest możliwe ustalenie procedury akceptacji Produktu („Procedura”), Strony ustalają, że zostanie ona przygotowana przez Wykonawcę i przedstawiona Klientowi do zatwierdzenia w terminie tygodni od dnia odbioru prototypu Produktu.Przedstawiona przez Wykonawcę Procedura stanie się dla Stron wiążąca, jeżeli zostanie zaakceptowana przez Klienta.
Jeżeli Klient nie dokona akceptacji Procedury lub jej odrzucenia w terminie dni od dnia jej otrzymania, uznaje się, że Procedura została przez niego zatwierdzona.W sytuacji gdy Procedura zostanie przez Klienta odrzucona, Strony dokonają wspólnego ustalenia jej treści, mając na uwadze cel zawarcia Kontraktu określony w jego Preambule, możliwości organizacyjno-techniczne Wykonawcy, konieczność zapewnienia zgodności Procedury z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymaganiami Klienta, które zostały przedstawione Wykonawcy w ust. Umowy.Jeżeli w terminie 30 dni od odrzucenia Procedury przez Klienta, Strony nie uzgodnią jej treści, to każda z nich może zlecić opracowanie tego dokumentu przez i tak stworzona Procedura będzie dla Stron wiążąca. Koszty przygotowania Procedury przez poniesione zostaną przez Strony w równej wysokości.

Nie pozwalaj na to, aby druga strona mogła swobodnie dokonywać modyfikacji umowy w jakimkolwiek jej aspekcie bez Twojej zgody, najlepiej wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Dotyczy to wszystkich parametrów transakcji.

Jeśli pewne kwestie nie mogą być uzgodnione na etapie podpisania kontraktu, to przypilnuj, aby ich ustalenie w terminie późniejszym wymagało Twojej akceptacji.

Z mojego doświadczenia wynika, że w umowach funkcjonujących na rynku pojawiają się niejednokrotnie zapisy, które dają tylko jednej stronie prawo do samodzielnej decyzji o istotnych kwestiach kontraktowych. Takie postanowienia często opierają się na zaufaniu kontrahentów i przekonaniu, że wszystko potoczy się dobrze. Jednak w sytuacji konfliktu czy nieporozumienia stają się groźnym narzędziem, które może zmusić Cię do czegoś, na co nie wyrażasz zgody – dlatego akceptacja takiej klauzuli, to ważna decyzja biznesowa.

Opracowywanie klauzul umownych

Jeśli analizując umowę, nie czujesz się na siłach, aby zmieniać postanowienia umowne (proponować ich nową treść), znajdź inne rozwiązanie.

Na przykład przygotuj komentarz, jak chciałbyś dany zapis zmienić lub jaki cel przy jego pomocy osiągnąć. Jeśli z częścią zapisów sobie poradzisz, wprowadź zmiany tam, gdzie możesz, a w pozostałym zakresie przygotuj swoje stanowisko lub pytania. Kto powiedział, że prowadząc negocjacje, musisz proponować projekt postanowienia kontraktowego? Możesz wykorzystać do tego prawnika drugiej strony. Z reguły osoby mające doświadczenie w negocjacjach lubią samodzielnie wprowadzać zmiany, mają własny styl, z którym czują się komfortowo, i nie sądzę, abyś spotkał się z odmową. Wiele razy tworzyłam zapisy wynegocjowane na korzyść drugiej strony, i prośba kontrahenta (lub jego prawnika) o stworzenie klauzuli, nie jest dla mnie zaskakująca.

Po otrzymaniu propozycji oczywiście musisz zweryfikować, czy postanowienie odpowiada dokonanym uzgodnieniom, a jeśli nie – powtórzyć proces.

Sposób negocjacji

Na koniec kilka słów o sposobie prowadzenia negocjacji. Napisano o tym i powiedziano wiele – z łatwością możesz sięgnąć do licznych źródeł opisujących techniki prowadzenia negocjacji. Uważam jednak, że warto, abyś wypracował własne podejście. Dzięki temu będziesz czuł się w tym procesie swobodnie, a dla Twojego partnera będziesz autentyczny i wiarygodny. Dlatego poniżej podzielę się z Tobą tylko kilkoma radami, które są dla mnie ważne i które stosuję w praktyce.

Pozycja leadera negocjacji

Bez względu na to, kto jest po drugiej stronie stołu negocjacyjnego, dążę do tego, aby ta osoba czuła się w rozmowie ze mną komfortowo. Nigdy nie narzucam stylu i sposobu negocjacji.

Jeżeli mój kontrahent lubi prowadzić rozmowy ofensywnie i energicznie – dostosowuję się do tego. Jeśli woli opowiedzieć o swoim biznesie, problemach w realizacji, kontekście zawierania umowy i potrzebuje na to sporo czasu – nie przyspieszam tempa. Czas to jest coś, co zawsze jestem gotowa dać, aby osiągnąć cel negocjacyjny.

Są osoby, które wolą, aby ciężar prowadzenia rozmów przejął ktoś inny, a są kontrahenci, którzy od razu stawiają się na pozycji leadera negocjacji. Staram się wyczuć te potrzeby.

Uważam, że nie warto zabiegać o pozycję osoby dominującej w negocjacjach, tylko pilnować, aby rozmowy posuwały się do przodu w kierunku, na którym Ci zależy. Lepiej skupić się na celu, na tym: co i jak chcesz wynegocjować. W sposób zaplanowany dążyć do tego, co jest dla Ciebie ważne. Moja rada: negocjuj merytorycznie, a nie charakterologicznie.

Kontrola emocji

Dbam o prowadzenie negocjacji w miłej atmosferze i szanuję czas mojego kontrahenta. Jeżeli zobowiązuję się przesłać komentarze do umowy w określonym terminie, to słowa dotrzymuję lub dzwonię z przeprosinami i usprawiedliwieniem. Przygotowuję się do negocjacji, aby szły sprawnie i szybko. Zwracam też uwagę na oczywiste pomyłki drugiej strony. Wierzę, że warto okazać życzliwość i pomoc także w sytuacji, gdy bronimy różnych interesów.

Staram się zrozumieć potrzeby kontrahenta. Uwarunkowania, w których prowadzi ze mną negocjacje, i to co nim kieruje. Unikam pytań typu: „dlaczego nie?”, aby nie stawiać drugiej strony na pozycji defensywnej. Próbuję budować przestrzeń opartą na zaufaniu, zrozumieniu i chęci wspólnego przeprowadzenia projektu. Opieram się zatem na podejściu: „proszę mi wytłumaczyć, bo chciałabym zrozumieć”.

Unikam również emocji. Doskonale wiem, że bywa to trudne, gdy druga strona w dużym napięciu wchodzi w transakcję i pozwala sobie na niekontrolowane zdenerwowanie. Absolutnie nie możesz sam tego robić. Przy umowach o dużym znaczeniu czy wartości presja biznesowa nieuchronnie się pojawia i trzeba nad emocjami zapanować. Przy podpisywaniu umowy zapomina się o napięciu i nerwowych reakcjach negocjacyjnych. Pojawia się satysfakcja stron i zadowolenie z zamknięcia transakcji. Jednak wrażenia o nas jako profesjonalistach pozostają u kontrahenta głównie w kontekście tego, jak zachowaliśmy się w trudnym momencie, gdy pojawiła się napięta atmosfera. Jak zareagowaliśmy na burzę przy negocjacyjnym stole.

Zawsze zakładam, że spotkam się z tymi samymi osobami przy następnej transakcji. Dlatego postępuję tak, aby było miło się ponownie zobaczyć. Nie wolno nikogo lekceważyć. Tak w negocjacjach, jak i całym biznesie, niezwykle ważne są relacje między ludźmi. Niekiedy od tego, w jaki sposób prowadziłeś rozmowy i jakie nawiązałeś wtedy relacje, zależeć będzie, jak druga strona potraktuje Cię, gdy będziesz mieć problemy z wykonaniem kontraktu, czy pójdzie Ci na rękę w następnych negocjacjach lub w ogóle zaproponuje udział w nowej transakcji. Zatem radzę Ci: daj się polubić.

Znajomość ryzyk kontraktowych

Prowadząc negocjacje, nie zawsze uzyskasz to, na czym Ci zależy. Dlatego zmuszony będziesz dokonywać wyboru priorytetów. Będziesz umiał podjąć dobrą decyzję tylko wtedy, gdy starannie przygotowałeś się do rozmów, wiesz na czym Ci zależy, zidentyfikowałeś wszystkie ryzyka i zastanowiłeś się nad ich konsekwencjami. Wtedy akceptowalne opcje będą dla Ciebie oczywiste i wyznaczą Twoje negocjacyjne stanowisko.

Wystąpią zapewne takie sytuacje, w których nie uda Ci się wynegocjować kwestii kluczowych. W których staniesz przed wyborem: przystąpić do transakcji czy wycofać się z negocjacji. Warto wtedy poszukać rozwiązań w biznesowej warstwie umowy. Zastanowić się, czy tego, o co zabiegasz, nie można osiągnąć inaczej.

Czasem zdarza się też – gdy negocjacje są dobrze prowadzone (merytorycznie oraz transparentnie), a kontrahent zmuszony brakiem elastyczności partnera odstępuje od stołu negocjacyjnego – że nagle pojawia się zgoda na modyfikację umowy. Strona odrzucająca dotąd kontraktowe propozycje uświadamia sobie, że ograniczenia jej kontrahenta nie były taktyką negocjacyjną, a prawdziwymi warunkami brzegowymi.

Nie namawiam Cię do zachowań va banque, ale musisz wiedzieć, kiedy powiedzieć: „nie”. Jakie są parametry, bez których nie wejdziesz do umowy.

Każdy negocjator będzie postrzegał ryzyka kontraktowe w inny sposób, ale uważam, że 2 założenia zawsze będą prawdziwe:

• rzeczywistość jest dużo bogatsza niż sobie wyobrażamy, i często nas zaskakuje, dlatego w postanowieniach kontraktowych nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć;
• ryzyka w kontraktach są i zawsze będą, bo bez ryzyka raczej trudno w biznesie o sukces.

Co z tych „oczywistych oczywistości” wynika? Dlaczego o nich wspominam?

Ponieważ niezależnie od tego, że zapewne wszystkich możliwych scenariuszy nie przewidzisz, to jednak powinieneś starać się wyobrazić sobie, co może potencjalnie wydarzyć się w Twojej transakcji. Kluczowe jest to, aby ryzyka które istnieją lub pojawią się w trakcie projektu, a które widzisz przed podpisaniem umowy, zostały przez Ciebie:

• zaakceptowane,
• ograniczone do akceptowalnego poziomu lub
• wyeliminowane.

Nie powinieneś stosować podejścia: „podpiszemy umowę, a potem będziemy się martwić”. Zamiatanie problemów kontraktowych pod dywan powoduje, że one wybuchają w najmniej oczekiwanym momencie i… ze zdwojoną siłą. To właśnie w chwili negocjacji masz moc decyzyjną i kreujesz swoją pozycję kontraktową. Po podpisaniu umowy szansa na zmianę kontraktu jest raczej niewielka i zależeć będzie od dobrej woli drugiej strony.

Oczywiście nie mówię, że jest to niemożliwe. Widziałam sytuacje, w których poważnie i w sposób oczywisty naruszano wielomilionowe kontrakty, a mimo to druga strona rezygnowała z kar i ugodowo rozwiązywała umowę. Większą wartością była marka, reputacja czy chęć biznesowego rozwiązania impasu – niż penalizacja kontrahenta lub sądowe egzekwowanie swoich praw.

Ale na przychylność partnera w sytuacji trudnej nie możesz i nie powinieneś liczyć – dlatego nie możesz udawać, że ryzyka nie ma. Na koniec zatem radzę Ci: szanuj swój podpis.