Prowadzenie negocjacji

Prowadzenie negocjacji

  • Jak sprawdzić umowę i przygotować się do negocjacji
  • W jaki sposób proponować klauzule, wcale ich nie pisząc
  • Dlaczego język kontraktu jest ważny
  • Jak wykorzystać kwestie biznesowe w negocjacjach prawnych
  • Co zrobić, gdy rozmowy nie idą do przodu
  • Jak sprawdzić, czy klauzula jest zrozumiała
  • Co zrobić, gdy zapis wydaje się niejasny
  • Jak radzić sobie z ryzykami kontraktowymi
Negocjacje
Negocjacje

Zacznijmy od terminu „negocjacje”. Przez to pojęcie rozumiem nie tylko spotkania i uzgodnienia dokonywane przy negocjacyjnym stole, ale wszelkie formy komunikacji prezentujące stanowiska stron. W dobie Internetu znakomita większość negocjacji odbywa się drogą poczty elektronicznej. Ogromnie zwiększa to szanse na sukces tych kontrahentów, którzy nie mają w tym obszarze dużego doświadczenia. Daje im bowiem czas na analizę zapisów kontraktowych i przygotowanie własnych propozycji. Takiego komfortu z reguły nie ma w trakcie rozmów bezpośrednich.

Nie jest moim celem omawianie teorii czy technik negocjacji. Chciałabym natomiast podzielić się z Tobą kilkoma zasadami, które sama stosuję. Wierzę, że to dzięki nim odnoszę sukcesy w osiąganiu celów transakcyjnych i jestem przekonana, że także Tobie pomogą w optymalnym prowadzeniu profesjonalnych negocjacji.

Zasada starannego przygotowania

Zanim rozpoczniesz rozmowy na temat transakcji, zastanów się, czy:

  • będziesz w trakcie negocjacji przekazywać lub ujawniać jakieś poufne informacje i powinieneś zawrzeć umowę o zachowaniu tajemnicy lub
  • warto, abyś podpisał: list intencyjny albo porozumienie negocjacyjne.

Przygotowanie do negocjacji, poprzez nauczenie się i zrozumienie treści umowy, to niezwykle istotny element ich skuteczności. Nie rozpoczynaj rozmów bez dobrej znajomości kontraktu oraz powiązań pomiędzy poszczególnymi jego zapisami. Żyjemy i działamy pod presją czasu, ale jeśli chcesz dobrze przeprowadzić negocjacje, to musisz znaleźć wolny moment.

Zanim zaczniesz rozmowy, powinieneś dokładnie poznać dokument umowy i kompleksowo opracować swoje komentarze. Jeżeli w danej chwili nie masz wystarczającej ilości czasu, opóźnij moment przekazania swojego stanowiska. Zazwyczaj nie jest dobrze przyjmowane wielokrotne dosyłanie lub zmienianie propozycji kontraktowych. Negocjujesz do momentu zawarcia transakcji i do tej chwili możesz zmienić zdanie, jednak wiele osób odbiera takie zachowanie jako nieakceptowalne. Prowadzi ono do frustracji, a w konsekwencji może usztywnić stanowisko drugiej strony.

Dlatego ważne jest, aby pierwsze komentarze do umowy zawierały Twoją „wersję maksimum”. Oczywiście w trakcie rozmów mogą pojawić się kwestie, o których nie było wcześniej mowy, lub masz przemyślenia, które są dla Ciebie istotne. Nie wahaj się wtedy i rozmawiaj o nich. Jest to jednak sytuacja inna niż przesyłanie nowych lub zmienianych propozycji kontraktowych „na raty”.

Przygotowanie do negocjacji
Przygotowanie do negocjacji

Czasem może się zdarzyć, że Twój kontrahent będzie mocno nalegał, abyś jak najszybciej przesłał najważniejsze dla Ciebie uwagi do umowy. W takiej sytuacji wypunktuj to, co jest dla Ciebie najistotniejsze, i wyraźnie zastrzeż, że jest to tylko Twoje wstępne stanowisko. Niestety może tak być, że pomimo poczynionego zastrzeżenia, akceptując Twoje pierwsze komentarze, druga strona będzie oczekiwała, że pozostałe uwagi będą miały charakter jedynie marginalny. Dlatego nawet przed przesłaniem wstępnej analizy warto uważnie przeczytać całą umowę i pochylić się nad nią w sposób kompleksowy.

Alternatywnym rozwiązaniem może być podpisanie listu intencyjnego, w którym ustalisz z Twoim kontrahentem najważniejsze parametry stanowiące punkt wyjściowy dla dalszych negocjacji. Dzięki temu będzie wiedział, że zgadzasz się na najważniejsze warunki transakcji i jest sens, aby czekał na Twoje uwagi do umowy.

W procesie weryfikacji kontraktu:

  • Przeczytaj umowę ze zrozumieniem. Jeśli to konieczne, nawet kilka razy. Jeżeli jest to krótki i prosty tekst, nie sprawi Ci zapewne większych trudności. Jeśli natomiast jest obszerniejszy i nie masz doświadczenia – na pewno musisz go przeczytać więcej niż jeden raz.Powiązania między zapisami umownymiPartner uprawniony jest do żądania zapłaty kary umownej w wypadku zwłoki w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w ust. Umowy, w terminie wskazanym w ust. Umowy – w wysokości % (słownie:) Wynagrodzenia netto, o którym mowa w ust. Umowy.Współpartner uprawniony jest do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, w wypadku nieusunięcia przez Partnera wady w Oprogramowaniu, w terminie wskazanym w ust. Umowy.Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. Umowy, podlega zapłacie na warunkach wskazanych w Umowie i jego płatność może zostać wstrzymana zgodnie z ust. Umowy.Analizując powyższy zapis, powinieneś:Ustalić, jaki obowiązek przewiduje umowa we wskazanym ustępie i jaki termin określa przywołany zapis kontraktowy. Musisz także sprawdzić kwotę wynagrodzenia (a w konsekwencji wysokość kary). Dopiero na podstawie tych informacji będziesz mógł podjąć decyzję, czy godzisz się na zapłatę kary umownej w zaproponowanej sytuacji oraz wysokości lub pragniesz negocjować warunki zapłaty kary.Pomyśleć, czy zawsze i wszystkie wady muszą zostać usunięte przez Partnera, a w związku z tym - czy prawo do rozwiązania kontraktu powinno Współpartnerowi przysługiwać w każdym wypadku zaistnienia wady. Należy także sprawdzić, czy na pewno kontrakt zobowiązuje Partnera do usunięcia wady w ww. terminie. Jeżeli powyższe kwestie ustalisz, warto zastanowić się na przykład, czy: (1) każda nieusunięta wada Oprogramowania (nawet o charakterze nieistotnym) powinna skutkować prawem do wypowiedzenia kontraktu, (2) czy godzisz się na brak okresu wypowiedzenia, (3) w jakiej formie wypowiedzenie powinno zostać sporządzone oraz (4) czy przed dokonaniem rozwiązania Partner powinien dostać szansę naprawy naruszenia, tj. dodatkowy termin na usunięcie wady. Warto także zastanowić się, jakie skutki powinno wywołać rozwiązanie umowy w zakresie rozliczenia stron i ewentualnej naprawy szkody.Sprawdzić, jakie postanowienia przewiduje umowa w zakresie wypłaty wynagrodzenia i w jakich sytuacjach kontrakt zezwala na wstrzymanie płatności. Wynagrodzenie to z reguły najważniejsze świadczenie dla wykonawcy lub zbywającego, dlatego warunki do jego wypłaty powinny być enumeratywnie i jednoznacznie wskazane w umowie. Powinieneś unikać ogólnych i niedookreślonych pojęć.
  • Poszukaj powiązań pomiędzy poszczególnymi zapisami kontraktu. Sprawdź, jakie znaczenie i konsekwencje mają na gruncie umowy. Dopiero jak to zweryfikujesz, będziesz znał jej pełną treść.
  • Zaznacz zapisy, które są nieadekwatne do przedmiotu umowy (przykładowo: Ty negocjujesz sprzedaż, a w umowie jest mowa o usługach), nieakceptowalne lub niezgodne ze wstępnymi ustaleniami. Także postanowienia, które są niezrozumiałe lub budzą Twój niepokój.
    Zapisy nieadekwatne, nieakceptowalne lub niezgodne z ustaleniami usuń. Jeżeli będziesz prowadzić negocjacje ustne, przygotuj argumenty, dlaczego powinny zostać wyeliminowane z umowy. Jeśli negocjujesz drogą mailową, dokonane usunięcia opatrz komentarzem w tekście kontraktu. Znając przyczynę eliminacji zapisu, kontrahent ma szansę na zrozumienie Twojego stanowiska co zwiększa prawdopodobieństwo akceptacji dokonanego wykreślenia.
    Nie wahaj się powiedzieć wprost, których zapisów nie rozumiesz lub które postanowienia budzą Twój niepokój. Poproś o wyjaśnienie. Zapytaj, dlaczego zostały wprowadzone lub jaki mają cel. W ten sposób dajesz sobie szansą na zrozumienie problemu i podjęcie najlepszej dla Ciebie decyzji lub zaproponowanie alternatywnego rozwiązania.
    Nie obawiaj się zadawać pytań. Wielokrotnie znajdowałam w przesyłanych projektach zapisy pozostawione z innej transakcji lub wynikające ze stosowanego wzorca umowy. Niedostosowane do negocjowanego kontraktu. Zwrócenie uwagi kontrahenta na te postanowienia prowadziło do autokorekty zapisów umowy.
  • Przeprowadź szczegółową i kompleksową analizę kontraktu. Przemyśl cały proces realizacji transakcji – wszystkie jej etapy. Zastanów się, co powinno i co może się wydarzyć w toku projektu. Pomyśl, co będziesz chciał w określonych sytuacjach zrobić oraz jakie opcje czy prawa posiadać. Jak druga strona powinna lub może postąpić, gdy pojawią się problemy. Użyj swojej wyobraźni, wiedzy i doświadczenia. A jeśli pierwszy raz prowadzisz taki projekt, warto abyś porozmawiał z osobami, które mają kompetencje, których Ci brakuje.
  • Zaznacz zapisy, które chciałbyś zmodyfikować lub uchylić. Pomyśl, co chciałbyś dodać. Przygotuj argumenty i komentarze. Zastanów się w szczególności:
    • co jest przedmiotem umowy i stanowi jej istotne elementy – czy to zostało jasno odzwierciedlone w zapisach;
    • co chciałbyś, i w jaki sposób, za pomocą kontraktu osiągnąć;
    • jakich kwestii transakcja nie adresuje, a powinna;
    • jakie prawa musisz dla siebie zabezpieczyć lub jakie obowiązki nałożyć na Twojego kontrahenta;
    • gdzie pojawiają się dla Ciebie ryzyka czy stan niepewności i jak je uchylić lub zminimalizować;
    • co musisz sobie w umowie zagwarantować, aby z Twojej perspektywy kontrakt został z sukcesem zrealizowany;
    • na co wyrażasz zgodę, a gdzie Twojej aprobaty nie ma oraz
    • czego nie wiesz i jak ten brak wiedzy, bezpiecznie dla Ciebie, w umowie zaadresować.

Przykładowo jeżeli:

  • negocjujesz porozumienie o rozwiązaniu kontraktu, bo projekt nienależycie wykonałeś, to Twoim celem powinno być:
    • nie tylko ustalenie zasad wycofania się z transakcji,
    • ewentualnie uzgodnienie kwoty oraz terminu zapłaty odszkodowania, ale także
    • powinieneś dopilnować, aby Twój kontrahent zrezygnował z wszelkich innych roszczeń z tytułu naruszenia umowy;
  • obawiasz się, że w trakcie realizacji długotrwałego projektu przepisy prawa mogą się zmienić i rezultat Twojej umowy może wymagać korekty lub ponownego wykonania – to możesz ryzyko braku wiedzy i stanu niepewności uchylić:
    • postanawiając, że realizujesz projekt według przepisów na dzień zawarcia kontraktu lub
    • ustalając, że koszty ewentualnej modyfikacji poniesie Twój kontrahent i termin zakończenia kontraktu zostanie odpowiednio wydłużony;
  • w trakcie wykonywania umowy musisz uzyskać akceptację Twojego kontrahenta (np. na jakieś: założenia, rozwiązania, materiały lub prototyp czy projekt), to warto ustalić:
    • kiedy, w jaki sposób (w jakiej procedurze) i przez kogo oraz w jakiej formie ta zgoda zostanie udzielona,
    • co się wydarzy, gdy jej nie będzie lub spotkasz się z odmową oraz
    • w jakich sytuacjach Twój kontrahent może Ci zgody odmówić.

Naprawdę warto, abyś poświęcił swój czas na przygotowanie się do negocjacji. Poznał dobrze treść kontraktu i przemyślał co chcesz w nim zmienić oraz co, za jego pomocą, osiągnąć – a potem jak możesz to zrobić.

Rozpoczynając negocjacje, powinieneś mieć jasną wizję, do jakiego punktu dążysz i na co się możesz zgodzić, a czego w żadnym wypadku nie wolno Ci zaakceptować. Jestem przekonana, że bez przygotowania się do rozmów dramatycznie maleją szanse na negocjacyjny sukces. Czyli osiągnięcie kontraktowego celu w sposób optymalny – najlepiej jak to jest możliwe w danych, czasem może trudnych, okolicznościach biznesowych.

Zachęcam Cię do korzystania, w procesie analizy i negocjacji kontraktu, z narzędzi, które w tym celu przygotowałam:

  • Checklisty – która pomoże Ci sprawdzić umowę. Zobaczysz jakie pytania zadaję i jakie problemy rozważam, gdy przygotowuję się do rozmów. Pozwoli Ci to zrozumieć proces weryfikacji kontraktu i w praktyce skorzystać z wiedzy, którą znajdziesz we Wsporniku. Checklista to bardzo wszechstronne narzędzie. Problemów i zagadnień, które tam znajdziesz jest naprawdę wiele i ujęte są one w sposób bardzo kompleksowy. Twoim zadaniem jest zatem, aby wybrać te które są dla Ciebie ważne i relewantne dla Twojej transakcji – a potem przeanalizować je w sposób, który uznasz za optymalny dla siebie.
  • Kompendium – które w sposób syntetyczny przedstawia zagadnienia omówione we Wsporniku:
    • na które powinieneś zwrócić szczególną uwagę lub
    • do których warto powrócić (przypomnieć sobie), przygotowując się do negocjacjacji umowy.
  • Katalogu – który wspomoże Cię w opracowaniu własnych propozycji umownych. Zawiera przykłady zapisów kontraktowych, które możesz dostosować do Twoich potrzeb transakcyjnych lub wykorzystać jako punkt wyjścia dla własnej propozycji negocjacyjnej. Nie ma jednak klauzul uniwersalnych. Każde postanowienie umowne funkcjonuje w określonym kontekście kontraktowym i w zależności od niego będzie spełniało – albo nie – swoje zadanie. Dlatego ryzykowną praktyką może okazać się bezrefleksyjne i automatyczne kopiowanie klauzul ze Wspornika. Po prostu warto spojrzeć na każdy zapis z perspektywy:
    • całej transakcji,
    • kontekstu jednostki redakcyjnej (części) umowy, w której chcesz go umieścić,
    • okoliczności, w których planujesz go zastosować oraz
    • celu, który pragniesz osiągnąć.
      Takie podejście pomoże Ci dokonać modyfikacji lub odpowiedniego wykorzystania klauzuli kontraktowej w sposób prowadzący do skutku, na którym Ci zależy.

Umowę musisz rozumieć w całości. Jeżeli jakiś zapis jest niejasny, powinieneś doprowadzić albo do jego usunięcia, albo do zmiany – tak aby miał on dla Ciebie oczywisty sens. Żadne postanowienie kontraktowe nie powinno budzić wątpliwości na etapie zawierania umowy, bo to oznacza, że jego znaczenie będzie sporne także w trakcie jej realizacji.

Przystępując do sprawdzania kontraktu, powinieneś przeczytać przepisy specyficzne dla Twojej umowy (na przykład jeśli negocjujesz leasing dla swojego biznesu, warto, abyś poznał regulacje kodeksowe na ten temat). Z sekcji: Kodeksowe regulacje kontraktów dowiesz się, gdzie szukać w Kodeksie cywilnym przepisów mających zastosowanie do Twojego kontraktu.

Analiza umowy i jej negocjacje nie odnoszą się tylko do głównej treści kontraktu. Jeżeli z postanowień umownych wynika, że w skład transakcji wchodzą także jakieś załączniki – koniecznie dokonaj ich weryfikacji i wynegocjuj tak, jak główny tekst umowy. Rozważ też ustalenie hierarchii dokumentów w Twojej transakcji.

Jeśli do Twojego kontraktu zastosowanie mają OWU drugiej strony, sprawdź je zgodnie z zasadami zawartymi w sekcji: Standardowe wzory.

Jeżeli zrezygnujesz z zapoznania się z dokumentem stanowiącym część Twojej umowy (np. załącznikiem) i podpiszesz kontrakt, to i tak będziesz związany jego postanowieniami.

Zasada wytrwałości i dokładności

Analizuj, pytaj i negocjuj, a przede wszystkim nie poddawaj się. Jak w każdej innej sferze życia, również w negocjacjach często osiąga sukces ten, komu naprawdę zależy i jest wytrwały w swoim dążeniu. Nierzadko zdarza się, że na początku strony okopują się na swoich stanowiskach, jednak z upływem czasu i przy wymianie kolejnych wersji projektu umowy kontrahent, który jest bardziej zmotywowany i nie poddaje się, ostatecznie przekonuje drugą stronę do swojej propozycji kontraktowej.

Wytrwałość to jednak nie jest nachalność, butność czy narzucanie swojego stanowiska. Musisz wyczuć, kiedy druga strona mówi zdecydowane „nie” i uszanować jej odmowę oraz zrobić wszystko, co możesz, aby zrozumieć, dlaczego spotkałeś się z odrzuceniem Twojego zapisu. W ten sposób dajesz sobie szansę na opracowanie atrakcyjnej dla Twojego kontrahenta alternatywnej propozycji kontraktowej.

Zasada wytrwałości
Zasada wytrwałości

Oprócz wytrwałości kluczowa jest także dokładność. Jest to bardzo ważna cecha każdej osoby negocjującej umowę. Niezwykle istotna jest drobiazgowa analiza zapisów tak na etapie ich czytania czy tworzenia, jak i w trakcie negocjacji. Twoje klauzule umowne powinny być skonstruowane w sposób, który precyzyjnie opisze sens kontraktowych uzgodnień.

Co możesz zrobić, jeśli nie jesteś pewien, czy konkretne postanowienie rzeczywiście oddaje istotę tego, co zostało ustalone?

Po pierwsze, zawsze warto czytać trudne klauzule kilka razy i najlepiej w pewnym odstępie czasowym. Po napisaniu umowy lub postanowienia kontraktowego nie śpiesz się z ich wysłaniem drugiej stronie. Daj sobie czas na zdobycie dystansu. Zapis, który bezpośrednio po napisaniu wydaje się idealny, niekoniecznie uznajemy za taki dnia następnego. Dlatego rozkładając w czasie swoją pracę nad kontraktem, zwiększasz szansę, że to, co napiszesz, będzie naprawdę dobrze przemyślane i precyzyjnie sformułowane – a w konsekwencji przetrwa próbę czasu. To znaczy będzie miało jasny sens nie tylko w chwili podpisywania kontraktu, ale także wtedy, gdy sięgniesz po dokument umowy w trakcie jej wykonywania czy podczas sporu kontraktowego.

Drugim rozwiązaniem, które warto stosować, jest zasięgnięcie opinii zaufanej osoby, która nie bierze udziału w negocjacjach. Zapytaj ją, jak rozumie klauzulę, która budzi Twoją wątpliwość. Jeśli interpretuje ją inaczej niż Ty lub uzna, że postanowienie jest niejasne, to na pewno powinieneś zapis dopracować.

Dlaczego jest to ważne?

Czasem zapisy kontraktowe wydają się negocjatorom oczywiste, bo znają kontekst i cel zawieranej transakcji. Trudno jest im popatrzeć na klauzulę z pełnym obiektywizmem. Dla nich negocjowany tekst ma już ściśle określony sens. Natomiast jeśli powstaje wątpliwość, to postanowienia kontraktowe czytają osoby, które nie brały udziału w negocjacjach. Osoby, które realizują umowę (np. kierownicy projektu), a w sytuacji sporu – prawnicy czy sędziowie. Dlatego jeśli na etapie negocjacji zaufana osoba potwierdzi, że zapis jest jednoznaczny, to jest duża szansa, że także wykonawca kontraktu, prawnik lub sąd zrozumie go w taki sam sposób.

Zasada dokładnego zapisu
Zasada dokładnego zapisu

Na to, czy postanowienia kontraktowe są jasno sformułowane, ma wpływ wiele czynników, ale 4 z nich wydają mi się szczególnie ważne i warto na nie zwracać uwagę. Są to:

Na temat spójników, wyliczeń oraz definiowania niejasnych pojęć kontraktowych znajdziesz informację w sekcji: Anatomia kontraktu, dlatego w tym miejscu skoncentruję się na języku umowy.

Z reguły kontrakt – zastrzegam, że jest to uproszczone spostrzeżenie – posługuje się 3 rodzajami języków. To znaczy:

  • językiem potocznym, którym operujemy w naszej codziennej komunikacji,
  • językiem prawniczym, czyli językiem specyficznym dla prawników (opartym na pojęciach z przepisów prawa) oraz
  • językiem biznesu, to znaczy językiem danej dziedziny, branży, rynku czy profesji.

Negocjując swój kontrakt, powinieneś mieć świadomość, którym z języków posługuje się konkretna klauzula umowna. To pozwoli Ci zrozumieć, gdzie szukać znaczenia pojęć, które dany zapis zawiera, i podjąć decyzję czy zgadzasz się na ich sens.

Przykładowo w języku potocznym naruszenie terminu wykonania kontraktu może zostać nazwane:

  • opóźnieniem lub
  • zwłoką

– bo w tym języku oba te pojęcia są uznawane za tożsame.

Ale na gruncie języka prawniczego jest inaczej. Opóźnienie i zwłoka mają różne znaczenie i nie powinny być ze sobą mylone lub używane zamiennie.

Jeśli umowa odwołuje się do opóźnienia lub zwłoki, to znaczenie zapisu kontraktowego determinowane jest językiem prawniczym. Klauzula sugeruje odpowiednio: albo że naruszenie umowy jest zawinione (jest zwłoką), albo że może być niezależne od winy kontrahenta (stanowi opóźnienie).

Jeżeli więc zobowiązany jesteś zapłacić karę umowną za zwłokę w wykonaniu obowiązku kontraktowego, to wiesz, że ją zapłacisz, tylko wtedy gdy naruszenie terminu będzie wynikało z Twojej winy. Jeśli natomiast kara jest należna za opóźnienie, to sugerujesz swoim zapisem, że Twoja wina nie ma znaczenia (godzisz się na karę umowną gwarancyjną).

Podobnie jest z językiem biznesu. Także ten język mylony jest czasem z językiem potocznym, a przecież ma on swoje specyficzne terminy. Na przykład w języku potocznym często zamiennie posługujemy się pojęciami: przychód i dochód czy wydatek i koszt. A przecież nie są to pojęcia tożsame i mają różne znaczenie w ujęciu podatkowym, rachunkowym czy ekonomicznym.

Innymi pojęciami w umowie będą się posługiwać także architekci, inżynierowie czy informatycy. Na przykład pojęciami z języka biznesu, będą: klonowanie dysku czy jego obrazowanie albo termin kodu źródłowego.

Dlatego ważne jest, abyś ustalił, w jakim języku używasz danego pojęcie w kontrakcie i upewnił się, że obie strony tak samo je rozumieją.

Jeśli chodzi o pojęcia z języka prawniczego, to podstawowym źródłem, do którego powinieneś sięgać, jest oczywiście Kodeks cywilny. Co jest istotne oraz w jaki sposób rozumieć i wykorzystywać terminy kodeksowe, dowiesz się w następnych sekcjach Wspornika.

Natomiast w sytuacji, w której nie jesteś pewien, czy jakieś ustalenie jest jednoznacznie odzwierciedlone w kontrakcie (przewidujesz, że może pojawić się wątpliwość), nie obawiaj się „tłumaczyć” zapisami umownymi, jaki jest rzeczywisty sens uzgodnień i znaczenie klauzul transakcyjnych.Doprecyzowanie zapisuInwestor uprawniony jest do odmowy odbioru Instalacji i podpisania Protokołu Odbioru w wypadku, gdy Instalacja ma Wady.Przez termin „Wady” rozumie się: wady prawne, niekompletność Instalacji oraz wady wskazane w Załączniku nr do Umowy.W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że jeżeli żadna z Wad nie wystąpi, a Instalacja nie będzie prawidłowo funkcjonowała, Umowę uznaje się za należycie zrealizowaną przez Wykonawcę i uprawniony jest on do żądania zapłaty całego Wynagrodzenia.Zapis umowny mógłby się składać tylko z ust. 1 i 2, bo „oczywiste wydaje się”, co stanowi Wadę. Mogłaby jednak w przyszłości powstać wątpliwość, czy i jakie roszczenia przysługują Inwestorowi w wypadku wad innych niż wskazane w ust. 2. To znaczy, Inwestor nie mógłby odmówić odbioru i podpisania protokołu, ale mogłaby powstać wątpliwość, czy ma roszczenia z tytułu nienależytego wykonania umowy. Dodanie ust. 3 jednoznacznie rozstrzyga, że Inwestor bierze na siebie ryzyko pojawienia się wad innych niż wskazane w ust. 2.

Zapewne wielokrotnie spotykałeś w umowach zapisy zaczynające się od sformułowań:

  • „Celem uniknięcia wątpliwości strony potwierdzają, że: ” lub
  • „Przez powyższy zapis strony rozumieją, że ”.

Zadaniem takich klauzul jest doprecyzowanie znaczenia potencjalnie niejednoznacznych postanowień kontraktu (zapisów, które mogą być różnie interpretowane). Takie rozwiązania wykorzystują prawnicy i nie ma przeszkód, abyś Ty także z nich korzystał.

Warto również, abyś zwracał uwagę na to, jaki tytuł nadajesz swojej umowie i jej poszczególnym klauzulom oraz posługiwał się dobrze skonstruowanymi definicjami. A także wykorzystywał rozwiązania, które pomogą Ci w pełni oddać sens Twoich negocjacyjnych ustaleń. Takie na przykład jak:

Nie powinieneś również lekceważyć ryzyka wynikającego z prawa Twojego kontrahenta do rozstrzygania wątpliwości interpretacyjnych.

Ale to nie wszystko.

Utrzymanie numeracji usuniętych postanowieńObowiązki Wykonawcy:Wykonawca zobowiązany jest do dostawy Materiałów i Urządzeń do dnia .Nie dotyczy.Wykonawca poinformuje Zamawiającego o terminie rozpoczęcia Prac w formie do dnia .Nie dotyczy.Nie dotyczy.Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji listę podwykonawców, którymi będzie się posługiwał przy wykonaniu Przedmiotu Umowy, w terminie dni od daty zawarcia Umowy.

Także spójność kontraktu ma istotne znaczenie dla wyeliminowania ewentualnych wątpliwości na etapie jego wykonywania. Jeżeli na skutek negocjacji dokonujesz zmian projektu umowy, warto zwrócić uwagę, jak taka modyfikacja wpłynie na inne postanowienia kontraktowe i do jakich doprowadzi konsekwencji.

Czasem zapomina się po prostu, że usunięcie lub zmiana klauzuli może mieć znaczenie dla innego postanowienia, które odnosi się do uchylonego lub zmodyfikowanego zapisu. Jeśli dobrze przygotowałeś się do negocjacji, to śledzenie zmian i ich skutków (w kontekście wszystkich zapisów transakcyjnych) nie powinno stanowić dla Ciebie większej trudności. I warto, abyś to konsekwentnie robił. Nie licz na to, że druga strona uczyni to za Ciebie. Zrobi to zapewne tylko tam, gdzie będzie to ważne dla zabezpieczenia jej własnych interesów kontraktowych.

W procesie wprowadzania zmian ważne jest również, abyś świadomie kontrolował, jak „przesuwa się” numeracja jednostek redakcyjnych kontraktu, gdy dodajesz nowy zapis lub usuwasz dotychczasowe postanowienie.

Dodatkowa numeracja dla nowych zapisówProcedura usuwania wad:Sprzedawca udziela gwarancji jakości na Towar na okres miesięcy od dnia zawarcia Umowy na warunkach wskazanych w ust. .Klient zawiadomi Sprzedawcę o wystąpieniu wady w terminie dni od jej ujawnienia się.Zawiadomienie o wadzie zostanie dokonane w formie na adres wskazany w ust. Umowy.Sprzedawca przystąpi do analizy wady w terminie dni od otrzymania zawiadomienia od Klienta.Przy obliczaniu terminów, o których mowa w ust. 2 i ust. 4, nie uwzględnia się sobót oraz dni ustawowo wolnych od pracy.Usunięcie wady dokonane zostanie w terminie dni, licząc od dnia dokonania zawiadomienia o wadzie przez Klienta, na koszt Sprzedawcy w drodze wymiany lub naprawy wadliwego elementu.Okres gwarancji ulega przedłużeniu o czas, w którym Klient nie mógł korzystać z Towaru z powodu jego wady (w tym o okres jego naprawy oraz wymiany).

Jeśli umowa jest obszerna, aby uprościć sobie pracę przy sprawdzaniu każdej nowej wersji projektu i zminimalizować potrzebę zmian numeracji w całej umowie, warto zastosować poniższe rozwiązania.

  • Nie usuwaj numeru jednostki redakcyjnej skreślonego zapisu – w miejsce uchylonego postanowienia wprowadź sformułowanie „nie dotyczy”, „skreślono”, „nie obowiązuje” lub inne podobne – w ten sposób numeracja innych jednostek tekstu nie ulegnie przesunięciu.
  • Jeśli tylko jest to możliwe (nie zawsze jednak można tak zrobić), nowe zapisy dodawaj jako ostatni punkt (ustęp itp.) w danej jednostce redakcyjnej (paragrafie, artykule itp.) lub nadawaj im specyficzną numerację (np. „5 bis”) – aby nie zaburzyć ustalonej wcześniej kolejności i referencji pomiędzy uzgodnionymi postanowieniami umowy.

Stosując powyższe zasady, zminimalizujesz ilość sytuacji, w których na skutek negocjacyjnych modyfikacji umowy numeracja paragrafów, ustępów czy punktów ulegnie zmianie i w konsekwencji zmniejszysz ryzyko wystąpienia pomyłek.

Zasada alternatywnych scenariuszy

Zasada alternatywnych scenariuszy
Zasada alternatywnych scenariuszy

Jeśli między kontrahentami jest zgoda co do biznesowych warunków kontraktu oraz dobra wola, to raczej rzadko negocjowanie prawnych klauzul umowy ma wymiar zero-jedynkowy i strony stają przed alternatywą „zawrzeć czy nie zawierać transakcji” – bo prawo daje im daleko posuniętą swobodę w kształtowaniu postanowień transakcyjnych.

To jest trochę jak z ceną: jedna strona chciałaby otrzymać 100, a druga jest gotowa zapłacić 80. Można umówić się na kompromisowe 95, 90, 85 itd. Ale można podejść do negocjacji alternatywnie, także z satysfakcją dla obu stron. Umówić się na 100 lub na 80, modyfikując odpowiednio inne parametru kontraktu, np. zakres, cechę lub jakość przedmiotu umowy, termin wykonania czy zapłaty, warunki odpowiedzialności kontrahenta albo sposób zrealizowania projektu (w zależności od tego, na którą cenę przystaniesz).

Jeżeli włączysz myślenie scenariuszami alternatywnymi i otworzysz się na kreatywną analizę sytuacji, dasz sobie szansę na uzyskanie efektu, który chciałeś osiągnąć lub jesteś gotowy zaakceptować. Aby jednak to było możliwe, warto, byś uważnie słuchał swojego kontrahenta – poznał jego potrzeby i uwarunkowania, w jakich prowadzi z Tobą negocjacje.

Zakładając, że Twój kontrahent rzeczywiście planuje zawrzeć umowę, im więcej propozycji masz przygotowanych, tym większe jest prawdopodobieństwo, że unikniesz zdecydowanego „nie” i osiągniesz to, na czym Ci zależy. Po zapoznaniu się ze wszystkimi sekcjami Wspornika zobaczysz, że opcji alternatywnych, tj. rozwiązań, które możesz zaproponować swojemu kontrahentowi, jest naprawdę wiele.

Warto, abyś zastanowił się co takiego możesz negocjacyjnemu partnerowi zaproponować, by zmienić jego decyzję. To znaczy:

  • co przyniesie mu taką korzyść, że będzie gotowy ze swojego sprzeciwu zrezygnować lub
  • co spowoduje, że kontrowersyjny zapis okaże się dla niego na tyle niegroźny lub uzasadniony, że go jednak zaakceptuje.

Jednocześnie sam pomyśl na co jesteś gotowy się zgodzić, jeśli druga strona kategorycznie odrzuci Twoją propozycję. Gdzie jest Twój margines na ustępstwa, a gdzie musisz podejść do kontrowersyjnej kwestii od innej strony. Czasem lepiej wyjść ze stanowiska bardziej radykalnego, aby dotrzeć do kompromisowej pozycji środka.

Oczywiście niekiedy spontanicznie w trakcie negocjacji wpadamy na dobre rozwiązania kontraktowe, ale z reguły najlepsze pomysły powstają, gdy sumiennie przygotowujemy się do rozmów – przynajmniej takie jest moje doświadczenie. Dlaczego? Bo na tym etapie jest czas na to, aby poszukać różnych opcji i zastanowić się, czy są to optymalne i bezpieczne rozwiązania.

Z mojego doświadczenia również wynika, że kreatywność w negocjacjach rodzi się nie tylko z merytorycznej wiedzy czy doświadczenia, ale także z uważności i zrozumienia potrzeb drugiej strony. To znaczy świadomości, czemu podejmuje określone decyzje. Dlatego warto, abyś wiedział:

  • w jakich uwarunkowaniach druga strona prowadzi z Tobą negocjacje,
  • co chce dla siebie zabezpieczyć i
  • czego się obawia.

Dzięki temu Twoje propozycje kontraktowe mają szansę rozwiązać jej problemy i tym samym zmniejszysz ryzyko powstania negocjacyjnego impasu.

Poznaj punkt widzenia swojego kontrahenta. Pytaj o cel i przyczynę wprowadzenia zapisu, który jest dla Ciebie nieakceptowalny. Zrozumienie drugiej strony i interesów, które chroni, da Ci szansę na znalezienie kompromisowego lub alternatywnego rozwiązania.

Poświęć czas i energię na wytłumaczenie swojego stanowiska. Im więcej dialogu i otwartej komunikacji o potrzebach obu stron, tym większa szansa nie tylko na zawarcie umowy, ale także na jej satysfakcjonującą realizację.

Oczywiście druga strona rzadko Ci wszystko transparentnie powie i nie zawsze poznasz całą prawdę. Sam też zapewne wielu informacji nie będziesz chciał ujawnić. Natomiast z reguły w negocjacjach jest obszar, w którym strony mogą i chcą się komunikować, bo zależy im na zawarciu transakcji. Czasem też sam się domyślisz, dlaczego spotkałeś się z odmową i co blokuje zgodę Twojego kontrahenta.

Przykładowo w trakcie negocjacji niekiedy pojawia się sytuacja, w której:

  • wykonawca planuje zaangażować do projektu inne podmioty (podwykonawców), bo chce skalować swój biznes (czasem jego działalność operacyjna skonstruowana jest tak, że udział podwykonawcy nie jest opcjonalny, ale jest po prostu niezbędny),
  • natomiast zamawiający sprzeciwia się temu i nalega, aby wykonawca samodzielnie zrealizował umowę.

Powstaje wtedy negocjacyjny impas.

Jeżeli wykonawca zrozumie obawy i potrzeby zamawiającego, dowie się co ma dla niego kluczowe znaczenie, to ma szansę przedstawić propozycję kontraktową, która pozwoli na rozwiązanie problemu. Powinien zatem zapytać, z czego wynika, że jego klient odmawia swojej zgody. Czy jest to:

  • potrzeba zamawiającego, aby miał bezpośredni kontakt z osobą, którą zna;
  • niepewność, co się wydarzy, gdy projekt będzie źle wykonywany – obawa o brak wpływu na sposób jego realizacji;
  • przekonanie, że określone działania wykonawca musi przeprowadzić osobiście;
  • chęć, aby prace były wykonywane przez podmiot o określonym doświadczeniu, konkretnych kompetencjach czy cechach;
  • niepewność, czy wykonawca poniesie odpowiedzialność za działania podwykonawcy;
  • obawa, że wykonawca nie zapłaci podwykonawcom i zamawiający będzie musiał to zrobić;
  • niechęć, aby podwykonawcą był jakiś konkretny podmiot, czy
  • brak zgody na udostępnienie obiektu, biura czy zakładu produkcyjnego nieznanej osobie.

Sposobów na rozwiązanie takiej sytuacji, jest wiele i przykłady 5-ciu z nich znajdziesz w sekcji: Podwykonawcy. Być może gdy je poznasz, to uznasz je za oczywiste i… będziesz mieć niewątpliwie rację. Ale niekoniecznie takie „oczywiste” rozwiązania negocjatorzy znajdują we właściwym momencie – jeśli nie dbają o przygotowanie się do rozmów czy zrozumienie potrzeb lub obaw drugiej strony.

„Parkowanie” problemu

Jeśli w jakimkolwiek punkcie negocjacji czujesz, że utknąłeś w miejscu i żadna ze stron nie ma pomysłu, jak znaleźć zapis akceptowalny dla wszystkich – zaproponuj odłożenie dyskusji nad sporną kwestią i prowadź negocjacje dalej. Istnieje duża szansa, że w trakcie omawiania pozostałych zapisów umownych pojawi się zgoda na ustępstwo (może nawet Twoja zgoda) w zamian za kompromis w innej sprawie, która jest bardziej kluczowa. Może się też zdarzyć, że w toku zamykania negocjacji druga strona, zadowolona z ich wyniku lub tracąca energię negocjacyjną, zgodzi się na propozycję, której wcześniej nie akceptowała.

Parkowanie problemu
Parkowanie problemu

Nie nadużywaj mechanizmu „parkowania”. Jeżeli problemów nie będziesz rozwiązywał, tzn. będziesz systematycznie pozostawiał sporne kwestie do rozstrzygnięcia później, to tak naprawdę nie będziesz się przybliżał do rzeczywistego zamknięcia negocjacji.

Wykorzystywanie parametrów biznesowych

Dobrze jest negocjować kluczowe biznesowe kwestie, w szczególności takie jak cena, w powiązaniu z treścią umowy. Nie zamykaj w tym zakresie ostatecznie rozmów przed sfinalizowaniem treści kontraktu, w szczególności jeśli przeczuwasz lub wiesz, że jego treść będzie dla Ciebie trudna do zaakceptowania. Zostaw dla siebie pole manewru.

Kontraktowe pole manewru
Kontraktowe pole manewru

Oczywiście każda sytuacja jest inna i to Ty musisz w określonych okolicznościach zdecydować, jakie podejście zastosujesz. Pamiętaj jednak o tej możliwości. W momencie, kiedy będziesz miał problem z zapisami umownymi i ryzykami, których nie jesteś w stanie zaakceptować, możesz powrócić do warunków handlowych. To znaczy zakomunikować drugiej stronie, że nie jesteś w stanie zaaprobować określonego postanowienia kontraktowego, ale jesteś gotowy na renegocjację parametru biznesowego w zamian za ustępstwo w zapisach umownych. Takiego instrumentu negocjacyjnego się pozbawisz, jeżeli z góry ustalisz wszystkie warunki handlowe.

Presja czasu

Nie poddawaj się presji czasu. Nie obawiaj się mówić, że nie wiesz, że musisz się zastanowić czy poradzić swojego prawnika, klienta, szefa czy partnera. Takie zachowanie naprawdę nie świadczy o Twojej niekompetencji. Wręcz przeciwnie, pokazuje, że Twoja decyzja jest przemyślana i zachowujesz profesjonalną ostrożność, a w konsekwencji – można Ci zaufać. Z mojego doświadczenia wynika, że taka otwartość rozbraja kontrargumenty kontrahenta. Skoro czegoś nie wiesz, to przecież nie można Cię przekonać do akceptacji określonego stanowiska, bo nie potrafisz go zweryfikować. Druga strona musi zatem zgodzić się na rozwiązanie, które proponujesz lub poczekać, aż pozyskasz brakujące informacje.

Wiele osób ma potrzebę bycia wszechwiedzącymi i decyzyjnymi, a to nie zawsze opłaca się w negocjacjach. Jest wiele sytuacji, w których lepiej jest się z decyzją wstrzymać (zastanowić lub rozważyć wszystkie alternatywne opcje) niż szybko, w ferworze negocjacyjnych emocji, wyrazić zgodę i później ją wycofać. Nie jest to oczywiście niemożliwe, ale nie sprzyja dobrej atmosferze i podważa wiarygodność negocjatora. Niekiedy zmiana stanowiska może okazać się także mocno frustrująca dla kontrahenta i usztywnić jego negocjacyjną pozycję.

Zasada ograniczonego zaufania

Śledzenie modyfikacji kontraktu

Podobnie jak podczas prowadzenia samochodu, tak i w negocjacjach powinieneś zachować ostrożność i dbałość o własne bezpieczeństwo. Nie sugeruję, że celem drugiej strony jest ukrycie wprowadzonych przez nią modyfikacji do projektu negocjowanego kontraktu. Wielokrotnie zdarzyło się jednak, że przesyłano mi dokument umowy z „ukrytymi zmianami”. To znaczy, że nie wszystkie wprowadzone przez kontrahenta modyfikacje były zaznaczone w tekście kontraktu. Taka sytuacja może być wynikiem nieuwagi, błędu czy technicznego psikusa, niemniej jeśli nie wiesz co i jak zostało zmienione, to generuje ona dla Ciebie istotne ryzyka, które trzeba wykluczyć.

Zasada ograniczonego zaufania
Zasada ograniczonego zaufania

W chwili obecnej nie ma już potrzeby żmudnego sczytywania słowo w słowo (manualnie) projektu umowy, dlatego zachęcam Cię (bez względu na to, czy otrzymujesz kontrakt w trybie „śledzenia zmian”, czy też nie) do porównywania każdej otrzymanej wersji z dokumentem przesłanym przez Ciebie drugiej stronie. Funkcja porównania, którą zapewne masz w swoim edytorze tekstu, jest łatwa do zastosowania i jej aktywacja trwa tylko kilkanaście sekund.

Warto ją wykorzystać nie tylko w trakcie negocjacji umowy, ale także na etapie zamykania transakcji, gdy otrzymujesz od drugiej strony dokument do podpisu. Taka ostrożność procentuje, bo masz pewność, że przystępujesz do transakcji (lub rekomendujesz zawarcie kontraktu) na warunkach, które rzeczywiście zaakceptowałeś. Wiesz, że wszystko się zgadza.

Jeśli negocjujesz osobiście i musisz podpisać umowę od razu po zamknięciu rozmów, przeczytaj ją uważnie, z dystansem i ze zrozumieniem. Porównaj z wcześniejszymi wersjami negocjacyjnymi. Nie poddawaj się presji czasu i towarzyszącemu napięciu. Do chwili podpisania kontraktu jest czas, aby wprowadzić korekty. Takiej możliwości się pozbawisz, jeśli wszystkiego nie sprawdzisz i zbyt szybko zawrzesz umowę.

Negocjacja zapisów ochronnych

Pamiętaj, że umowę podpisujesz na złe czasy, to jest w szczególności na moment, gdy powstanie wątpliwość, konflikt lub gdy jest ona nienależycie wykonywana. Dlatego nie powinny Twojej czujności usypiać zapewnienia drugiej strony, bagatelizujące Twoje obawy lub propozycje wprowadzenia do kontraktu zabezpieczających Cię uregulowań lub uszczegółowień.

Nie warto ulegać sugestiom typu:

  • „to jest oczywiste, nie ma sensu tego zapisywać”,
  • „my też tak rozumiemy to postanowienie, nie ma potrzeby go uszczegóławiać”,
  • „taka sytuacja nigdy się nie wydarzy, po co zatem komplikować kontrakt” czy
  • „taka klauzula będzie oznaczała brak zaufania do nas”.

Jeśli coś jest jasne i oczywiste, a strony się na to godzą, to wprowadzenie odpowiedniego zapisu do umowy nie powinno być kontrowersyjne dla nikogo.

Jeżeli w trakcie wykonania transakcji powstaje spór, strony wyjmują podpisaną umowę i zaczynają analizować treść dokumentu. W wypadku gdy znajdzie się w nim zapis, który wynegocjowałeś, unikniesz być może nie tylko ryzyka sporu sądowego, ale także przejścia na etap, w którym angażowani są prawnicy czy osoby zarządzające. W takiej sytuacji z reguły „argument kontraktowy” pozwoli na uniknięcie eskalacji i zatrzyma konflikt na poziomie osób realizujących umowę (np. kierownika projektu). Jest to jeden z powodów, dla których warto w klauzulach kontraktowych zapisywać także ustalenia, które wydają się „oczywiste”, a są dla Ciebie ważne. Dlatego ja także nie unikam takich postanowień, jeśli przewiduję, że mogą one okazać się istotne lub sporne w przyszłości.

Drugim argumentem, który powinieneś rozważyć, jest to, że może nie zawsze będziesz umiał ocenić rzeczywistą wagę zapisu, który proponujesz. To znaczy wiedział, czy kwestia podnoszona przez Ciebie jest naprawdę tak oczywista, jak twierdzi Twój kontrahent. Dlatego jeśli czujesz, że zapis jest dla Ciebie ważny, nie poddawaj się i negocjuj go. Możesz się powołać na brak wsparcia prawnego czy potrzebę formułowania uzgodnień w sposób, który będzie dla Ciebie zrozumiały. Ponownie zachęcam Cię: nie obawiaj się powiedzieć, że nie wiesz.

Zasada kompleksowych i wyczerpujących ustaleń

W umowie kluczową sprawą jest wyczerpujące ustalenie wszystkich kwestii. Na ile tylko możesz, dbaj o kompletność i szczegółowość ustaleń. Dąż do tego, aby zadecydować o wszystkim co jest dla Ciebie ważne.

Z założenia umowa powinna rozstrzygać wszystkie istotne dla stron sprawy. Powinieneś dążyć do tego, aby wszystko przewidzieć – w stopniu, w jakim jest to możliwe i w zakresie, w jakim jesteś w stanie to zrobić. Pomoże Ci w tym dobre przygotowanie się do negocjacji. Dzięki niemu będziesz wiedział, co powinieneś w umowie ustalić i dlatego warto zainwestować swój czas w ten proces.

Przykładowo jeśli uzgadniasz, że dajesz klientowi kwotowy rabat, to warto nie tylko ustalić jego wartość, ale także doprecyzować parametry jego wykorzystania, czyli:

  • powiedzieć, których produktów upust nie dotyczy,
  • określić jaki ma charakter (jednorazowy czy wielokrotny),
  • wskazać czy udzielasz go od ceny brutto czy netto,
  • zadecydować czy rabat łączy się z innymi bonusami,
  • rozstrzygnąć do kiedy klient może z niego skorzystać oraz
  • ustalić czy inna osoba może tę zniżkę zastosować.

Jeżeli na gruncie transakcji powstanie sytuacja konfliktowa, to będziesz mógł się oprzeć na kodeksowej zasadzie interpretacji stanowiącej, że w umowie należy raczej badać, jaki był zgodny zamiar stron i cel transakcji, niż opierać się na dosłownym brzmieniu kontraktu. Jednakże jeśli takiego zgodnego zamiaru lub celu strony nie deklarują na etapie zawarcia umowy (bo zapomniały przedyskutować dany parametr kontraktu), to raczej trudno będzie wykazać, że ustalenie negocjacyjne było takie, jakie Ty zakładałeś i na które się godziłeś. Warto zatem zadbać, aby umowa jasno stanowiła o wszystkich istotnych dla Ciebie sprawach, w tym szczegółowo opisywała przedmiot transakcji i obowiązki kontrahentów.

Znajomość wszystkich parametrów

Nie wyrażaj zgody na wprowadzenie do kontraktu zapisów zawierających Twoje zobowiązanie do przestrzegania norm, zasad, regulacji lub dokumentów, których nie znasz. Nie potwierdzaj stanu faktycznego, który nie jest Ci wiadomy, oraz nie zapewniaj, że o czymś wiesz lub coś jest ci znane, jeśli nie jest to zgodne z prawdą. Zapoznaj się, a dopiero potem akceptuj wprowadzenie do kontraktu oświadczenia, że masz określoną wiedzę lub godzisz się stosować konkretne zasady lub regulacje.

Jest to oczywiste i nie ma sensu o tym wspominać?

Niestety, w praktyce takie sytuacje się zdarzają, być może nawet Tobie. Zastanów się: czy w banku, zawierając umowę z operatorem telefonicznym, czy korzystając z serwisu internetowego akceptowałeś dokumenty, których nie przeczytałeś, a może nawet nie widziałeś? Różnego rodzaju regulaminy, polityki czy formularze? Stanowią one część kontraktu (tzw. OWU) i wiążą kontrahentów, tak jak każdy inny element umowy.

Wymagaj dostarczenia Ci wszystkich dokumentów, którymi będziesz związany – bez względu na ich status czy naturę. Weryfikuj, negocjuj i archiwizuj je.

Kontrola modyfikacji kontraktu

Ustalenie procedury przez obie strony po zawarciu umowyW związku z tym, że w dniu zawarcia Kontraktu nie jest możliwe ustalenie procedury akceptacji Produktu („Procedura”), Strony ustalają, że zostanie ona przygotowana przez Wykonawcę i przedstawiona Klientowi do zatwierdzenia w terminie tygodni od dnia odbioru prototypu Produktu.Przedstawiona przez Wykonawcę Procedura stanie się dla Stron wiążąca, jeżeli zostanie zaakceptowana przez Klienta.
Jeżeli Klient nie dokona akceptacji Procedury lub jej odrzucenia w terminie dni od dnia jej otrzymania, uznaje się, że Procedura została przez niego zatwierdzona.W sytuacji gdy Procedura zostanie przez Klienta odrzucona, Strony dokonają wspólnego ustalenia jej treści, mając na uwadze cel zawarcia Kontraktu określony w jego Preambule, możliwości organizacyjno-techniczne Wykonawcy, konieczność zapewnienia zgodności Procedury z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymaganiami Klienta, które zostały przedstawione Wykonawcy w ust. Umowy.Jeżeli w terminie 30 dni od odrzucenia Procedury przez Klienta, Strony nie uzgodnią jej treści, to każda z nich może zlecić opracowanie tego dokumentu przez i tak stworzona Procedura będzie dla Stron wiążąca. Koszty przygotowania Procedury przez poniesione zostaną przez Strony w równej wysokości.

Nie pozwalaj na to, aby druga strona mogła swobodnie dokonywać modyfikacji umowy w jakimkolwiek jej aspekcie bez Twojej zgody, najlepiej wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności. Dotyczy to wszystkich parametrów transakcji.

Jeśli pewne elementy kontraktu nie mogą być doprecyzowane czy uzgodnione na etapie jego podpisania, to przypilnuj, aby ich ustalenie w terminie późniejszym wymagało także Twojej akceptacji.

Na przykład nie zgadzaj się (lub rób to ostrożnie) na zapis, że druga strona:

  • wyznaczy Ci swobodnie jakiś termin (lub skróci czy wydłuży go),
  • zleci Ci prace dodatkowe do natychmiastowej realizacji (zanim ustalisz cenę oraz warunki ich wykonania),
  • obniży według własnego uznania Twoje wynagrodzenie (np. za wadliwy produkt),
  • jednostronnie zrezygnuje z części prac czy
  • wskaże (wychodząc poza ramy kontraktu i bez uzgodnienia z Tobą), jak masz umowę realizować (np. jakim sprzętem, materiałami lub jakie zastosować rozwiązania).

Wszystkie kwestie, które nie zostały ustalone na etapie zawierania umowy oraz wszelkie zmiany kontraktu – powinny być uzależnione od Twojej zgody.

Z mojego doświadczenia wynika, że w umowach funkcjonujących na rynku pojawiają się niejednokrotnie zapisy, które dają tylko jednej stronie prawo do samodzielnej decyzji o istotnych kwestiach kontraktowych. Takie postanowienia nierzadko opierają się na zaufaniu stron wyrażonym na etapie podpisywania umowy. Jednakże w sytuacji konfliktu czy nieporozumienia stają się one groźnym narzędziem, które może zmusić Cię do czegoś, na co nie ma Twojej zgody.

Opracowywanie klauzul umownych

Jeśli analizując umowę, nie czujesz się na siłach, aby zmieniać zapisy umowne (proponować ich nową treść), znajdź rozwiązanie praktyczne.

Rozwiązanie praktyczne
Rozwiązanie praktyczne

Na przykład przygotuj komentarz, jak chciałbyś dany zapis zmienić lub jaki cel przy jego pomocy osiągnąć. Jeśli z częścią zapisów sobie poradzisz, wprowadź zmiany tam, gdzie możesz, a w pozostałym zakresie przygotuj swoje stanowisko lub pytania. Kto powiedział, że prowadząc negocjacje, musisz proponować projekt postanowienia kontraktowego? Możesz wykorzystać do tego drugą stronę lub jej prawnika. Z reguły osoby mające doświadczenie w negocjacjach lubią samodzielnie wprowadzać zmiany, mają własny styl, z którym czują się komfortowo, i nie sądzę, abyś spotkał się z odmową. Ja sama wielokrotnie, na prośbę drugiego kontrahenta, tworzyłam zapisy wynegocjowane na jego korzyść.

Po otrzymaniu propozycji oczywiście musisz zweryfikować, czy postanowienie odpowiada dokonanym uzgodnieniom, a jeśli nie – powtórzyć proces.

Sposób negocjacji

Na koniec kilka słów o sposobie prowadzenia negocjacji. Napisano o tym i powiedziano wiele i z łatwością możesz sięgnąć do licznych źródeł podających techniki prowadzenia negocjacji. Uważam jednak, że warto, abyś wypracował własne podejście. Dzięki temu będziesz czuł się w tym procesie swobodnie, a dla Twojego partnera będziesz autentyczny i wiarygodny. Dlatego poniżej podzielę się z Tobą tylko kilkoma radami, które są dla mnie ważne i które stosuję w praktyce.

Pozycja leadera negocjacji

Leader nie jest ważny
Leader nie jest ważny

Bez względu na to, kto jest po drugiej stronie stołu negocjacyjnego, dążę do tego, aby osoba ta czuła się w tym procesie komfortowo. Nigdy nie narzucam stylu i sposobu negocjacji.

Jeżeli mój kontrahent lubi prowadzić rozmowy ofensywnie i energicznie – dostosowuję się do tego. Jeśli woli opowiedzieć o swoim biznesie, problemach w realizacji, kontekście zawierania umowy i potrzebuje na to sporo czasu – nie przyspieszam tempa. Czas to jest coś, co zawsze jestem gotowa dać, aby osiągnąć cel negocjacyjny.

Są osoby, które wolą, aby ciężar prowadzenia rozmów przejął ktoś inny, a są kontrahenci, którzy od razu stawiają się na pozycji leadera negocjacji. Staram się wyczuć te potrzeby.

Uważam, że nie warto zabiegać o pozycję osoby dominującej w negocjacjach, tylko pilnować, aby rozmowy posuwały się do przodu w kierunku, na którym Ci zależy. Lepiej skupić się na celu, na tym: co i jak chcesz wynegocjować. W sposób zaplanowany dążyć do tego, co jest dla Ciebie ważne. Moja rada: negocjuj merytorycznie, a nie charakterologicznie.

Kontrola emocji

Dbam o prowadzenie negocjacji w miłej atmosferze i szanuję czas mojego kontrahenta. Jeżeli zobowiązuję się przesłać komentarze do umowy w określonym terminie, to słowa dotrzymuję lub dzwonię z przeprosinami i usprawiedliwieniem. Przygotowuję się do negocjacji, aby szły sprawnie i szybko. Zwracam też uwagę na oczywiste pomyłki drugiej strony. Wierzę, że warto okazać życzliwość i pomoc także w sytuacji, gdy bronimy różnych interesów.

Staram się zrozumieć potrzeby kontrahenta. Uwarunkowania, w których prowadzi ze mną negocjacje, i to co nim kieruje. Unikam pytań typu: „dlaczego nie?”, aby nie stawiać drugiej strony na pozycji defensywnej. Próbuję budować przestrzeń opartą na zaufaniu, zrozumieniu i chęci wspólnego przeprowadzenia projektu. Opieram się zatem na podejściu: „proszę mi wytłumaczyć, bo chciałabym zrozumieć”.

Unikam również emocji. Doskonale wiem, że bywa to trudne, gdy druga strona w dużym napięciu wchodzi w transakcję i pozwala sobie na niekontrolowane zdenerwowanie. Absolutnie nie możesz sobie pozwolić na takie zachowanie. Przy umowach o dużym znaczeniu czy wartości presja biznesowa nieuchronnie się pojawia i trzeba nad emocjami zapanować. Przy podpisywaniu umowy zapomina się o napięciu i nerwowych reakcjach negocjacyjnych. Pojawia się satysfakcja stron i zadowolenie z zamknięcia transakcji. Jednakże wrażenia o nas jako profesjonalistach pozostają u kontrahenta głównie w kontekście tego, jak zachowaliśmy się w trudnym momencie, gdy pojawiła się napięta atmosfera. Jak zareagowaliśmy na burzę przy negocjacyjnym stole.

Kontrola emocji jest kluczowa
Kontrola emocji jest kluczowa

Zawsze zakładam, że spotkam się z tymi samymi osobami przy następnej transakcji. Dlatego postępuję tak, aby miło było ponownie się zobaczyć. Nie wolno nikogo lekceważyć. Tak w negocjacjach, jak i całym biznesie, niezwykle ważne są relacje między ludźmi. Niekiedy od tego, w jaki sposób prowadziłeś rozmowy i jakie nawiązałeś wtedy relacje, zależeć będzie, jak druga strona potraktuje Cię, gdy będziesz mieć problemy z wykonaniem kontraktu, czy pójdzie Ci na rękę w następnych negocjacjach lub w ogóle zaproponuje udział w nowej transakcji. Zatem radzę Ci: daj się polubić.

Znajomość ryzyk kontraktowych

Ryzyka trzeba znać
Ryzyka trzeba znać

Prowadząc negocjacje, nie zawsze uzyskasz to, na czym Ci zależy. Dlatego zmuszony będziesz dokonywać wyboru priorytetów. Będziesz umiał podjąć dobrą decyzję tylko wtedy, gdy starannie przygotowałeś się do rozmów, wiesz na czym Ci zależy, zidentyfikowałeś wszystkie ryzyka i zastanowiłeś się nad ich konsekwencjami. Wtedy akceptowalne dla Ciebie opcje będą oczywiste i wyznaczą Twoje negocjacyjne stanowisko.

Wystąpią zapewne takie sytuacje, w których nie uda Ci się wynegocjować kwestii kluczowych. W których staniesz przed wyborem: przystąpić do transakcji czy wycofać się z negocjacji. Warto wtedy poszukać rozwiązań w biznesowej warstwie umowy. Zastanowić się, czy tego, o co zabiegasz, nie można osiągnąć inaczej.

Na przykład gdy nie możesz uniknąć kar umownych za nieterminową realizację kontraktu lub skłonić kontrahenta do obniżenia ich wysokości, być może akceptowalnym rozwiązaniem będzie przesunięcie (opóźnienie) terminu wykonania projektu.

Czasem zdarza się także – gdy negocjacje są dobrze prowadzone (merytorycznie oraz transparentnie), a kontrahent zmuszony brakiem elastyczności partnera odstępuje od stołu negocjacyjnego – że nagle pojawia się zgoda na modyfikację umowy. Strona odrzucająca dotąd kontraktowe propozycje uświadamia sobie, że ograniczenia transakcyjne jej kontrahenta nie były taktyką negocjacyjną, a prawdziwymi warunkami brzegowymi.

Nie namawiam Cię do zachowań va banque, ale musisz wiedzieć, kiedy powiedzieć: „nie”. Jakie są parametry, bez których nie wejdziesz do umowy.

Nie warto podpisywać kontraktu za wszelką cenę. A na pewno nie powinieneś tego robić, kiedy nie znasz ryzyk, jakie transakcja za sobą pociąga lub ich nie akceptujesz.

Każdy negocjator będzie postrzegał ryzyka kontraktowe w inny sposób, ale uważam, że 2 założenia zawsze będą prawdziwe:

  • rzeczywistość jest dużo bogatsza niż sobie wyobrażamy, i często nas zaskakuje, dlatego w postanowieniach kontraktowych nie jesteśmy w stanie wszystkiego przewidzieć;
  • ryzyka w kontraktach są i zawsze będą, bo bez ryzyka raczej trudno w biznesie o sukces.

Co z tych „oczywistych oczywistości” wynika? Dlaczego o nich wspominam?

Ponieważ niezależnie od tego, że zapewne wszystkich możliwych scenariuszy nie przewidzisz, to jednak powinieneś starać się wyobrazić sobie, co może potencjalnie wydarzyć się w Twojej transakcji. Kluczowe jest to, aby ryzyka które istnieją lub pojawią się w trakcie projektu, a które widzisz przed podpisaniem umowy, zostały przez Ciebie:

  • zaakceptowane,
  • ograniczone do akceptowalnego poziomu lub
  • wyeliminowane.

Nie powinieneś stosować podejścia: „podpiszemy umowę, a potem będziemy się martwić”. Zamiatanie problemów kontraktowych pod dywan powoduje, że one wybuchają w najmniej oczekiwanym momencie i… ze zdwojoną siłą. To właśnie w chwili negocjacji masz moc decyzyjną i kreujesz swoją pozycję kontraktową. Po podpisaniu umowy szansa na zmianę kontraktu jest raczej niewielka i zależeć będzie od dobrej woli drugiej strony.

Oczywiście nie mówię, że jest to niemożliwe. Widziałam sytuacje, w których poważnie i w sposób oczywisty naruszano wielomilionowe kontrakty, a mimo to druga strona rezygnowała z kar i ugodowo rozwiązywała umowę. Większą wartością była marka, reputacja czy chęć biznesowego rozwiązania impasu – niż penalizacja kontrahenta lub sądowe egzekwowanie swoich praw.

Ale na przychylność partnera w sytuacji trudnej nie możesz i nie powinieneś liczyć – dlatego nie możesz udawać, że ryzyka nie ma. Na koniec zatem radzę Ci: szanuj swój podpis.