- Sprawdzanie treści umowy
- Śledzenie referencji jednostek redakcyjnych
- Uzupełnianie braków w zapisach umowy
- Kompletowanie załączników do kontraktu
- Potwierdzanie uzgodnień transakcyjnych
- Parafowanie dokumentu
Gdy myślimy o negocjacyjnym sukcesie i dobrze podpisanej umowie, to koncentrujemy się na ustalaniu jej warunków i tym co udało się uzyskać. Nie zauważamy lub ignorujemy fakt, że nieodłącznym elementem kontraktowego sukcesu jest przygotowanie umowy do podpisu, czyli po prostu: „kontraktowe sprzątanie”. I jak to bywa ze sprzątaniem, nikt go raczej nie lubi. Ani prawnicy, ani ludzie biznesu.
Nad przebiegiem negocjacji nigdy nie będziesz miał pełnej kontroli, ale nad tym, czy podpisujesz właściwy dokument, masz 100 % wpływu.
Jest to etap, który nie jest ani wdzięczny, ani spektakularny. Nikt raczej nie chwali się tym, że świetnie skompletował i sczytał kontrakt. Dlatego w biznesie raczej jest tak, że: „o sukces negocjacyjny chętnie powalczymy”, ale „sprzątaniem się nie zajmujemy”.
Jednak przedsiębiorcy i ludzie korporacji, którzy szanują swój podpis, chcą mieć pewność, że podpisują dokument rzeczywiście wynegocjowany. Że załącznik nie zaginął, że kartka się nie zawieruszyła, że ceny i terminu nie brakuje. Po prostu podpisują jakość i treść, na którą się godzą.
Jeśli dokumenty parafujesz lub podpisujesz, to zachęcam Cię, abyś odpowiedział sobie na pytanie: „kto (może Ty sam) jest odpowiedzialny za kontraktowe sprzątanie”.
Przygotowanie umowy do zawarcia (podpisania)
W biznesie zdarzają się: nieporozumienia, presja czasu i nieetyczne zachowanie. Nieraz dostawałam do podpisu niewłaściwe wersje i nieuzgodnione zapisy. Widziałam zawarte umowy, w których brakowało załącznika lub był on po prostu pusty. Dlatego poniżej podpowiem Ci 6 kroków, których nie uczą na studiach prawniczych, ale wykonuję je przed podpisaniem umowy. Nie są ani odkrywcze, ani trudne – wymagają po prostu motywacji i czasu. Uratowały mnie w wielu sytuacjach, dlatego ja się ich trzymam i mocno je polecam. Namawiam Cię, aby stały się częścią kontraktowej rutyny w Twoim biznesie.
A zatem, załóżmy, że wynegocjowałeś warunki umowy. Osiągnąłeś sukces i jesteś zadowolony. Co teraz powinno się wydarzyć?
Krok #1 – sprawdź treść
Przeczytaj cały tekst umowy i sprawdź, czy wszystko zgadza się z tym, co ustaliłeś.
Zobacz, czy jakiś zapis nie wymaga jeszcze uzupełnienia lub zmiany. Takie ostateczne spojrzenie na tekst (który jest w trakcie negocjacji wielokrotnie modyfikowany) pozwala na znalezienie merytorycznego dystansu i upewnienie się, czy wszystko jest w porządku. Że o niczym nie zapomniałeś.
Ostatnie spojrzenie pozwali Ci uchwycić kwestie, które wcześniej przeoczyłeś, skorygować to co się zmieniło, a może stwierdzić, że musisz jeszcze coś przedyskutować lub sprawdzić.
Krok #2 – prześledź referencje
W następnym kroku, sprawdź wszystkie referencje pomiędzy jednostkami redakcyjnymi umowy (paragrafami, ustępami, punktami kontraktu) – czy są one spójne i prawidłowe.
Jeśli kontrakt mówi, że umowa powinna zostać wykonana w terminie wskazanym w paragrafie X – to zobacz, czy rzeczywiście paragraf X wskazuje właściwy termin realizacji projektu.
Jeżeli ustaliłeś, że umowę można rozwiązać, gdy naruszony zostanie paragraf Y – to zobacz, o czym jest ten paragraf. Czy rzeczywiście wskazuje właściwą przyczynę rozwiązania umowy.
Po prostu sprawdź, czy wszystko się zgadza i kolejność numeracji nie jest zaburzona. Jest to szczególnie ważne przy obszerniejszych umowach lub zbudowanych z wielu dokumentów. Łatwo o pomyłkę, bo w trakcie ustalania umowy sytuacja jest dynamiczna i dokument jest wielokrotnie modyfikowany.
Banalne? Oczywiste?
Chyba nie do końca tak jest, bo nieraz spotykałam się z podpisanymi już umowami, w których zapis odwoływał się do złej klauzuli lub zapisu, który nie istnieje (zapewne został usunięty w trakcie negocjacji). W takiej sytuacji pojawia się realny problem, bo nie wiadomo, co strony tak naprawdę ustaliły.
Jeżeli zapis mówi, że kontrahent może sam zmienić termin wykonania kontraktu, w sytuacji ustalonej w klauzuli Y, a klauzuli Y po prostu nie ma – to powstaje pytanie, czy może skorzystać z prawa do zmiany terminu, czy nie, i kiedy może to zrobić.
Jeśli umowa przewiduje, że kara umowna wynosi 2 % wynagrodzenia ustalonego w klauzuli Z, a klauzula Z nie mówi nic o wynagrodzeniu i jednocześnie wykonawcy przysługuje kilka stawek wynagrodzenia (za różne etapy lub prace) – to nie wiadomo, czy karę można naliczyć i w jakiej wysokości.
Krok #3 – uzupełnij braki
Upewnij się, czy nie ma miejsc, które trzeba uzupełnić.
Może ten krok wydaje Ci się oczywistością, ale widziałam teksty podpisanych już umów, w których brakowała kluczowych biznesowych informacji: terminu wykonania, numeru konta, lub nawet ceny. Jeśli dokument jest skomplikowany, to łatwo o czymś zapomnieć – w szczególności, gdy zamyka się umowę w pośpiechu pod presją czasu, co w biznesie bywa standardem.
Dlatego, aby ułatwić sobie życie, warto w trakcie negocjacji zaznaczać celowe luki (puste miejsca), które trzeba będzie uzupełnić w przyszłości. Na etapie podpisywania dokumentu takie rozwiązanie procentuje, bo masz pewność, że o niczym nie zapomniałeś.
Krok #4 – skompletuj załączniki
Skompletuj wszystkie załączniki do kontraktu i ponumeruj je.
Jeśli załączników jest wiele, pomyśl o sporządzeniu listy załączników. Taka lista umieszczana jest na końcu lub na początku umowy. Warto ją tworzyć na etapie negocjowania umowy, bo wtedy wiadomo czego brakuje i co należy opracować lub omówić.
Lista załączników ułatwi Ci ustalenie, czy wszystkie dokumenty zostały dołączone do oryginału. Pomoże Ci także w poruszaniu się po umowie, gdy po nią sięgniesz w trakcie wykonywania transakcji. Jest przydatna i warto ją robić.
Krok #5 – potwierdź uzgodnienia
I teraz krok, który wynika z dobrej praktyki biznesowej i do którego wykonania chciałabym Cię zachęcić.
W sytuacji, gdy to Ty sam przygotowujesz umowę do podpisu – to taką finalną (gotową do wydruku) wersję kontraktu – prześlij do ostatecznej akceptacji drugiej stronie.
Jest to profesjonalny ruch, która pozwoli Ci uniknąć niekomfortowej sytuacji, gdy po podpisaniu przez Ciebie dokumentu, okaże się, że jakiś zapis nadal budzi kontrowersje lub coś Ci umknęło. A w konsekwencji druga strona odmówi podpisania umowy.
Krok #6 – parafuj umowę
Zachęcam Cię do parafowania każdej strony kontraktu, w tym jego załączników. Parafując umowę wskazujesz konkretne kartki, które zawierają zaakceptowaną przez Ciebie treść. Nie ma zatem wątpliwości i możliwości pomyłki. Wiadomo, który dokument czy strona, jest częścią kontraktu.
W dużych organizacjach przed podpisaniem dokumentu często parafować umowę musi kilka osób. Przez złożenie parafki potwierdzają zarządowi, że dokument czytały i zaakceptowały – jego zgodność z wewnętrznymi politykami czy standardami. Oczywiście jest to tylko pewna konwencja, wynikająca z praktyki lub procedury w danej organizacji.
Przygotowanie umowy w praktyce biznesowej
Z mojego doświadczenia wynika, że w praktyce proces przygotowania umowy do podpisu, kształtują 2 czynniki: organizacyjne procedury i podejście osób, które podpisują dokument.
Prawda jest taka, że nawet najbardziej sformalizowany proces można obejść, jeśli ludzki czynnik zawiedzie. Jeżeli przed podpisaniem umowy: pytasz, dociekasz i sprawdzasz, to wiadomo, że umowy są ważne i nie można Ci dać do podpisu niesprawdzonego dokumentu. Jeśli bezrefleksyjnie akceptujesz wszystko – przyzwalasz na zbędne ryzyko – to Twój zespół szybko zobaczy, że o Twój podpis nie musi „powalczyć”.
Nie mam wątpliwości, że działając w biznesie masz mało czasu i musisz wybierać priorytety. Jednak jeśli kontrolowanie ryzyk kontraktowych do tych priorytetów zaliczasz, to nie odpuszczaj tuż przed metą. Zadbaj o to, aby to, co ustaliłeś, rzeczywiście znalazło się w dokumencie, na którym składasz swój podpis.
Data publikacji: 8 lipca 2022
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral
