Biznesowy manual do oferty – czyli czy może być bezterminowa i jaki musi mieć minimalny okres ważności

• Jak długo oferta wiąże, jeśli nie ma terminu ważności?

• W jaki sposób zapisać okres związania ofertą? Jakie rozwiązania można stosować?

• Jaki jest minimalny okres ważności oferty?

• Czy oferta może być bezterminowa?

• Dlaczego akceptacja oferty, po okresie jej obowiązywania, nie jest dobrym rozwiązaniem?

• Jaka formę powinna mieć oferta i jej przyjęcie?

• Czy można żądać zapłaty odszkodowania, gdy kara nie pokrywa całej szkody? Dlaczego przepisy kodeksowe nie działają w praktyce?

• Jakich argumentów nie powinniśmy używać w trakcie negocjacji?

• Czy lepiej od razu wyłożyć na stół wszystkie argumenty, czy też przedstawiać je kolejno, jeden po drugim – w zależności od potrzeb?

Moduł kontraktowy – jak długo oferta jest ważna

W tym odcinku skupię się na tym, jak długo oferta wiąże. Na tym, czy prawo przewiduje jakiś standardowy okres jej obowiązywania. Jest to ważne zarówno wtedy, gdy to Ty jesteś autorem oferty i ją składasz (bo na pewno chcesz wiedzieć do kiedy jesteś nią związany) i jest to ważne, gdy ofertę otrzymujesz. Bo jeśli jest dla Ciebie interesująca i chcesz z niej skorzystać – to musisz wiedzieć ile masz czasu. Czy musisz się spieszyć, aby ofertę przyjąć.

Powiem, czym różni się sytuacja, gdy ofertę dostajesz na piśmie (lub mailem) od tej, gdy propozycję otrzymujesz na bezpośrednim spotkaniu (lub rozmawiając przez telefon, Zoom czy Webex).

Podzielę się też swoim doświadczeniem ze współpracy z biznesem, w którym oferty są składane codziennie i na projekty o niebagatelnej wartości. Pragnę Cię w ten sposób zainspirować do pomyślenia, czy chcesz wyznaczać (i w jaki sposób) – okres ważności swoich ofert.

Podpowiem także w jakiej formie trzeba ofertę złożyć i przyjąć – jakie mamy tutaj ograniczenia.

Postanowiłam też upiec dwie pieczenie na jednym ogniu i dlatego przeanalizujemy kazus sądowy, który pokaże Ci, dlaczego termin ważności oferty ma ogromne znaczenie – że nie jest to sprawa oczywista (nawet dla prawników czy sądów). Tym kazusem udowodnię Ci też, że procedurę ofertowania znajdziesz nie tylko w umowach handlowych, ale także tam, gdzie wydawałoby się, że Kodeks cywilny przedsiębiorców w ogóle nie obowiązuje.

Kazus sądowy

W redakcji T. Polskiej Spółce Akcyjnej w miejscowości W. zatrudniony był Redaktor X., który ze względu na swoje długoletnie doświadczenie zawodowe zajmował stanowisko redaktora prowadzącego.

W styczniu 2007 r. Dyrektor Programu wezwał Redaktora na spotkanie. Pracownik pojawił się u przełożonego zakładając, że będzie to zwykła służbowa rozmowa. Stało się jednak inaczej, bo przełożony bez ogródek przedstawił konkretne zarzuty odnośnie pracy Redaktora. Zarzucił mu między innymi konfliktowość i wyjazd w podróż służbową bez zgody przełożonego. Powiedział, że obecność Redaktora jest zbędna i w związku z tym zostanie z nim rozwiązana umowa o pracę.

Dyrektor Programu wyjął dwie zapisane kartki mówiąc, że ma podstawy, aby zwolnić Redaktora w trybie dyscyplinarnym – ale ma on także inną opcję. Może zwolnić się sam, w związku z nabyciem uprawnień emerytalnych.

Rozmowa miała mocno burzliwy przebieg, bo obaj panowie krzyczeli. Redaktor był ogromnie zdenerwowany. Był w szoku, bo obawiał się, że z dnia na dzień zostanie pozbawiony środków do życia i będzie musiał opuścić służbowe mieszkanie. 

Stan Redaktora, był tak poważny, że pracownica, która uczestniczyła w spotkaniu zaproponowała, aby panowie przerwali rozmowę i Redaktor udał się do jej pokoju. Gdy zostali sami, Redaktor – nadal wzburzony – zapytał koleżankę, co ma robić i czy rozwiązanie dyscyplinarne zostało podpisane. Pracownica poradziła mu, aby szybko – zanim Dyrektor go zwolni – napisał prośbę o rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. I Redaktor jej rady posłuchał.

Tego samego dnia Dyrektor Programu zapoznał się z pismem Redaktora, ale – ani wtedy, ani później – nie podjął decyzji o jego zwolnieniu.

Po kilku miesiącach na stanowisko Dyrektora Programu została zatrudniona nowa osoba. Zapoznała się z prośbą Redaktora o rozwiązanie umowy i wyraziła na nią zgodę, uznając, że pomimo upływu kilku miesięcy jego oferta jest nadal ważna. Redakcja przyjęła, że do rozwiązania umowy doszło i w konsekwencji Redaktor otrzymał świadectwo i nie został dopuszczony do pracy. Jednak nie zaakceptował tej sytuacji i wniósł pozew do sądu pracy.

Kazus, który usłyszałeś jest tylko pewnym uproszczaniem stanu faktycznego, który rozpatrywały sądy i ma kilka wątków prawnych, ale my zajmiemy się 2-oma kluczowymi pytaniami z perspektywy mechanizmu ofertowego:

• czy oświadczenie (pismo) pracownika z propozycję rozwiązania umowy o pracę można uznać za ofertę w znaczeniu Kodeksu cywilnego oraz
• czy można przyjąć ofertę po kilku miesiącach – czy i jakie ograniczenia w tym zakresie mamy.

W poprzednich odcinku mówiłam o tym, że oferta to nie jest taki nudny, sztywny mechanizm kontraktowy – jak się może z pozoru wydawać. Że można wykorzystać go do kreatywnego budowania rozwiązań kontraktowych. Nie tylko opcji czy wariantów, ale także do zmiany lub rozwiązania kontraktu.

Natomiast na bazie kazusu, który usłyszałeś sądy wyraźnie potwierdziły, że mechanizm ofertowy działa nam nie tylko w ramach Kodeksu cywilnego i relacji kontraktowych, ale także w stosunkach pracy, które kreujesz w biznesie. Czy to jako pracodawca, czy jako pracownik.

Sądy oparły swoje stanowisko na art. 300 Kodeksu pracy, który mówi nam, że w sprawach w których Kodeks pracy milczy (których nie reguluje) – możemy zastosować Kodeks cywilny, jeżeli tylko nie jest on sprzeczny z zasadami prawa pracy.

A ponieważ Kodeks pracy nic nie mówi o ofercie i trudno raczej uznać mechanizm ofertowy za sprzeczny z prawem pracy, sądy uznały, że nie ma problemu, aby pismo Redaktora uznać za ofertę zawarcia porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy. Oczywiście przy założeniu, że spełnia ono warunki stawiane ofercie.

Po drugie na tle tego kazusu 3 sądy zastanawiały się, czy dopuszczalna jest sytuacja, w której składasz ofertę kontrahentowi – leży ona na jego biurku przez kilka miesięcy – a potem niejako „z zaskoczenia” kontrahent potwierdza jej przyjęcie i zawierasz kontrakt, którego się już nie spodziewałeś. A może w ogóle już go zawrzeć nie chciałeś, bo ceny się zmieniły lub jesteś zaangażowany w inne projekty.

Po prostu sądy rozważały jak długi jest okres związania ofertą, która składasz lub otrzymujesz.

Zanim jednak przejdę dalej i powiem jakie wyroki zapadły, to odpowiem na ważne pytanie, które chciałbym, aby wyraźnie wybrzmiało:

„Czym jest okres związania ofertą (okres jej obowiązywania) i jakie rozwiązania w tym zakresie daje nam Kodeks cywilny”?

Okres obowiązywania oferty to czas, w którym przyjęcie jej automatyczne doprowadzi do zawarcia umowy.

W tym okresie kontrahent, który złożył ofertę, ma tak naprawdę niewiele do powiedzenia. Piłeczka jest na boisku jego partnera, który może:

• podać ją zwrotnie (zaakceptować propozycję) i dojdzie do zawarcia umowy,

• nic nie zrobić, po prostu zignorować sytuację, albo

• wybić piłkę poza boisku (odrzucić ofertę).

W poprzednim odcinku mówiłam o tym, w jakich warunkach brak reakcji może powodować przyjęcie oferty, ale teraz skoncentrujemy się na najbardziej typowym scenariuszu. Czyli jeśli ofertę otrzymujesz, nic nie robisz (nie reagujesz) i mija okres związania, to nic się nie dzieje. Nie ma skutków kontraktowych.

Natomiast jeśli ofertę przyjmujesz w okresie jej obowiązywania, to Ty kreujesz kontrakt, bo akceptacja oferty przekłada się na zawarcie umowy. Kontrahent, który proponuje transakcję, nie ma za bardzo wpływu na to, czy do podpisania kontraktu rzeczywiście dojdzie (nawet jeśli jego plany biznesowe uległy zmianie). Chyba że ofertę wycofa – jest to jednak możliwe tylko w wyjątkowych sytuacjach. W praktyce raczej taka możliwość pojawia się rzadko.

Ustalenie okresu ważności oferty

Z czego wynika okres związania ofertą – co o nim decyduje?

Generalnie mamy tu dwa scenariusze:

• oferta mówi nam jak długo wiąże i sytuacja jest oczywista, albo

• oferta milczy na ten temat i wtedy musimy sięgnąć do regulacji kodeksowych, a konkretnie do artykułu 66 Kodeksu cywilnego, który tę kwestię rozstrzyga.

Okres ważności oferty wynikający z Kodeksu cywilnego

Zacznijmy od opcji 2-giej, mniej oczywistej i wzbudzającej najwięcej problemów. Wystąpiła ona w kazusie, który usłyszałeś.

Załóżmy że ofertę otrzymujesz i ona nie rozstrzyga, jak długi jest jej okres obowiązywania.

W takiej sytuacji musisz sięgnąć po regulacje kodeksowe, które mówią, że okres związania ofertą zależy od tego, w jakiej sytuacji ją otrzymujesz. To znaczy, czy oferta jest złożona w trakcie jakiegoś spotkania (twarzą w twarz albo na odległość, np. wirtualnego), czy też inaczej (np. listem czy mailem).

Jeśli ofertę otrzymujesz na spotkaniu, to aby nie stracić okazji, musisz działać szybko – bo propozycja powinna zostać przyjęta niezwłocznie.

I to kodeksowe „niezwłocznie” oczywiście wzbudza wątpliwości i dyskusje – bo powstaje niepewność, co to w praktyce znaczy. Czy bez namysłu musimy wszystko zaakceptować, gdy druga strona rzuca niespodziewanie kontraktową propozycję?

W takiej sytuacji z reguły przyjmujemy, że okres związania ofertą będzie zależał od tego, ile czasu potrzebuje kontrahent, aby propozycję o danej treści (z uwagi na jej wagę i skomplikowanie) rozważyć i podjąć decyzję.

I gdybym tak miała powiedzieć w uproszczeniu, to przyjmuje się, że można ofertę przyjąć do końca spotkania, na którym została złożona. Czyli jeśli kontrahent oferuje Ci na spotkaniu przy kawie sprzedaż swojego samochodu – to czas Waszego kawowego spotkania wyznacza okno ofertowe. Jeśli się rozejdziecie Twoja szansa na dobry zakup minie.

Co to w praktyce oznacza?

To znaczy, że jeśli kodeksowy czas na przyjęcie oferty jest dla Ciebie zbyt krótki, powinieneś poprosić o wydłużenie okresu ważności oferty. Jeśli tego nie zrobisz i z kawiarni wyjdziesz lub wyłączysz się ze spotkania na Zoomie, Teamsach czy Webexie – to moment na działanie minie.

Mówiąc szczerze, w biznesie oferty na spotkaniach nie są składane zbyt często. W trakcie rozmów z reguły przedsiębiorcy zapraszają kontrahentów do rozpoczęcia negocjacji lub ustalają, że konkretna oferta zostanie złożona później. Po prostu z reguły w biznesie oferty składane są mailem, listownie lub przez portale internetowe.

Z ofertami ustnymi spotykamy się raczej w sytuacjach prywatnych (dnia codziennego) – rzadko w profesjonalnej biznesowej rzeczywistości. Przynajmniej takie jest moje doświadczenie. Dlatego w praktyce ważniejsza jest sytuacja, gdy ofertę dostajesz listem, kurierem lub mailem i milczy ona na temat okresu ważności przesłanej propozycji.

I tu pojawia się problem bo Kodeks cywilny daje nam rozsądne, acz bardzo enigmatyczne rozwiązanie, które w praktyce budzić może wiele wątpliwości.

Artykuł 66 Kodeksu cywilnego mówi, że jeśli otrzymujesz ofertę mailem lub listem, to przestaje ona wiązać z upływem czasu, w którym składający propozycję mógł w normalnych okolicznościach otrzymać Twoją odpowiedź (przyjęcie oferty) wysłane bez nieuzasadnionego opóźnienia.

I co – to mało konkretne – kodeksowe rozwiązanie dla Ciebie w praktyce oznacza?

Bierzemy po prostu pod uwagę czas konieczny na dotarcie oferty i otrzymanie odpowiedzi zwrotnej. Ale oczywiste jest, że korespondencja pocztowa wymaga znacznie więcej czasu niż wymiana mailowa – dlatego ustalając okres związania ofertą uwzględnia się środek komunikacji, jaki strony wykorzystują.

Nie jest to jednak jedyny parametr.

Sądy i prawnicy są racjonalni i uwzględniają także uwarunkowania biznesowe. Nie oczekuje się, że kontrahent podejmie w ciągu 24 godzin decyzję o zakupie nieruchomości za kilka milionów, podpisaniu międzynarodowej franczyzy czy sprzedaży swojego biznesu.

Dlatego uwzględnia się też czas konieczny na rozważenie warunków transakcji i podjęcie decyzji. Po prostu dla ustalenia czasu związania bierze się pod uwagę to, co jest treścią oferty. Stopień wagi czy skomplikowania transakcji oraz czy do podjęcia decyzji konieczne jest uzyskanie jakiejś zgody (np. w ramach korporacyjnych struktur). A także, czy konieczne jest uzyskanie jakiejś porady, np. prawnej, podatkowej czy ekspertyzy fachowej.

Bierze się także pod uwagę formę, w jakiej ma nastąpić przygotowanie odpowiedzi. Jeśli konieczne jest podpisanie aktu notarialnego – to oczywiście czas obowiązywania oferty będzie dłuższy.

I tak przy okazji powiem, że możesz w ofercie wskazać, w jaki sposób kontrahent ma Twoją ofertę przyjąć (jakiego środka komunikacji powinien użyć). W ten sposób masz pewien wpływ na to, jak długo Twoja oferta będzie wiązać, bo obliczanie terminu nastąpi wtedy z uwzględnieniem wybranej przez Ciebie procedury.

A zatem skoro znasz już regulacje kodeksową i problemy, które wzbudza – wróćmy do kazusu i zobaczmy, czy zdaniem sądów oferta rozwiązania umowy o pracę (złożona przez Redaktora) mogła zostać przyjęta dopiero kilka miesięcy później.

Rozpatrując spór, sąd I instancji uznał, że nie można zaakceptować sytuacji, w której strona przyjmuje prostą ofertę rozwiązania umowy o pracę dopiero po długich miesiącach. Zdaniem sądu, Redaktor oczekiwał niezwłocznej reakcji na złożone pismo, a okoliczności sprawy nie uzasadniały kilkumiesięcznej zwłoki w akceptacji oferty. Stwierdził, że redakcja nie przyjęła oferty we właściwym okresie, co oznacza, że propozycja przestała wiązać z upływem czasu, w którym Redaktor mógł bez problemu otrzymać odpowiedź pracodawcy. Po upływie tego terminu oferta wygasła. A zatem przyjęcie oferty, dopiero po kilku miesiącach, nie rodziło skutków prawnych. Do rozwiązania umowy nie doszło.

Z tym rozstrzygnięciem nie zgodził się jednak sąd II instancji. Sąd Okręgowy uznał, że nie było zwłoki w przyjęciu oferty, bo pracodawca musiał rozważyć propozycję Redaktora – co było uzasadnione w sytuacji, gdy zamierzał zrezygnować z dyscyplinarnego zwolnienia.

Sąd uwzględnił także zmianę na stanowisku Dyrektora Programu I, która wymusiła konieczność zapoznania się z sytuacją przez nowego przełożonego. Sąd Okręgowy wziął także pod uwagę skomplikowaną strukturę organizacyjną redakcji – w szczególności ilość pracowników, która uzasadniała dłuższy okres konieczny na podjęcie decyzji.

Tak podsumowując, sąd II instancji uznał, że sytuacja uzasadniała wielomiesięczne związanie ofertą i przyjęcie jej przez redakcję po kilku miesiącach. Uznał zatem, że przyjęcie oferty nastąpiło w odpowiednim czasie.

A co, na te dwa rozbieżne stanowiska, powiedział Sąd Najwyższy? Które z nich podzielił?

Sąd Najwyższy przyjął, że Sąd Apelacyjny powinien wziąć pod uwagę, że od złożenia oferty do chwili jej przyjęcia upłynęło prawie 5 miesięcy. Okoliczność, że pracodawca rozważał dyscyplinarne zwolnienie nie może usprawiedliwiać tak długiego zwlekania z podjęciem decyzji. Zdaniem Sądu Najwyższego sprawa była dosyć prosta i decyzja nie wymagała kilkumiesięcznego namysłu. Także zmiany organizacyjne i personalne zachodzące u pracodawcy nie usprawiedliwiały takiego opóźnienia. Sąd Najwyższy uznał zatem, że oferta wygasła zanim została przyjęta.

Co z tego wszystkiego w praktyce dla Ciebie wynika?

Jeżeli chcesz swojemu kontrahentowi dać dłuższy czas na rozważenie zawarcia umowy lub sam chcesz sobie ten czas zagwarantować, gdy ofertę dostaniesz – powinieneś dopilnować, aby określała konkretny (dłuższy niż kodeksowy) termin, w którym można ją przyjąć.

I właśnie w kazusie, który usłyszałeś dokładnie widać tę niepewność i dyskomfort, który powstaje, gdy oferta terminu ważności nie wskazuje. Z kazusu widać jak różnie można interpretować rozwiązania kodeksowe.

A zatem teraz pochylmy się nad scenariuszem drugim, gdy chcesz w ofercie wskazać jej okres obowiązywania.

Okres ważności wynikający z oferty

Zastanawiając się nad terminem ważności oferty, warto odpowiedzieć sobie na pytanie: czy jest tu jakiś minimalny okres lub czy masz tu jakieś ograniczenia.

I zasadniczo odpowiedź jest taka, że okres związania ofertą może być dowolnie długi. Czasem będą to nawet lata i jest to dozwolone – bo potrzeby rynkowe mogą być bardzo różne. Problem pojawi się natomiast, gdy okres związania ofertą będzie zbyt krótki – to znaczy za krótki, aby przyjęcie oferty było realnie możliwe.

Dlaczego tak będzie?

Kluczowym elementem oferty jest stanowcza wola (chęć zawarcia kontraktu). Jeśli tej woli (chęci) nie ma – to tak naprawdę nie ma oferty.

I jeśli popatrzymy na problem krótkiego okresu obowiązywania oferty z tej właśnie perspektywy – to, jeśli czas związania oferty będzie za krótki, aby można było ją realnie przyjąć – to można uznać, że de facto, Twój dokument, który uznajesz za ofertę – tą ofertą nie jest. Bo nie masz stanowczej woli zawarcia kontraktu. Po prostu gdybyś ją miał, to ustaliłbyś taki termin, aby można było propozycję przyjąć (aby można było zawrzeć kontrakt).

W takiej sytuacji dokument jest co najwyżej zaproszeniem do zawarcia umowy (zaproszeniem do negocjacji).

I spotkałam się z sytuacją, w której przedsiębiorca otrzymał 24 godziny na przyjęcie oferty zakupu wielomilionowych wierzytelności i oferta zawierała skomplikowany wielostronicowy wzór umowy. Z biznesowej perspektywy tak krótki okres na podjęcie istotnej decyzji i analizę załączonych dokumentów był po prostu nierealny.

Nie tylko powstała wątpliwość, czy jest to w ogóle oferta, ale także biznesowo ta propozycja nie została przyjęta dobrze. Bo oczywistym było że odpowiedzialny przedsiębiorca raczej nie podejmie tak istotnej decyzji, w tak krótkim czasie. To zdarzenie nadszarpnęło relacje biznesowe – bo nikt nie lubi być manipulowany lub wykorzystywany do pozornych działań.

Odłóżmy jednak taką specyficzną sytuację na bok i przyjmijmy typowy scenariusz, gdzie okres obowiązywania oferty jest standardowy – na przykład 30 dni.

Oczywiście możesz ten 30-dniowy okres ustalić w różny sposób.

• Najczęstszym chyba rozwiązaniem jest wyznaczanie okresu związania ofertą w odniesieniu do dnia jej doręczenia. Czyli w dokumencie napisane jest, że oferta wiąże 30 dni od dnia jej otrzymania. Oczywiście musisz wtedy doręczyć ją w taki sposób, abyś wiedział jaki to jest dzień. Bo tylko wtedy będziesz miał pewność do kiedy oferta Cię wiąże.

• Czasem oferta nie odnosi się jednak do dnia doręczenia – ma tylko zapis, że wiąże przez okres 30 dni i wtedy powstaje niepewność od jakiego momentu należy liczyć okres 30 dni. Czy od dnia jej sporządzenia czy doręczenia? Oczywiście okoliczności danej sytuacji mogą mieć tu wpływ, ale z reguły przyjmiemy, że chodzi tu o 30 dni od dnia doręczanie oferty (czyli jej złożenia).

• Innym sposobem na ustalenie okresu obowiązywania oferty jest odniesienie się do daty kalendarzowej. To znaczy możesz ustalić, że oferta wiąże Cię do dnia X i wtedy nie ma stanu niepewności – dokładnie wiesz kiedy mija termin.

• Jeszcze inne rozwiązanie polega na wskazaniu zarówno dnia początkowego od którego liczymy związanie ofertą, jak i okresu jej obowiązywania. Czyli można napisać: „oferta wiąże przez 30 dni liczonych od 15 grudnia”, a oferta zostanie doręczona już 1 grudnia. Mogą wystąpić po prostu sytuacje, w których nie będziesz chciał, aby oferta została przyjęta zbyt wcześnie.

I na koniec tego wątku rozwiązanie, które jest przydatne dla sprzedawców, jeśli chcą złożyć ofertę wielu osobom, ale mają ograniczone zasoby magazynowe.

Możesz ustalić okres obowiązywania oferty odnosząc się jednocześnie do stanu Twojego magazynu i konkretnego dnia. Czyli możesz napisać że oferta obowiązuje do wyczerpania towaru, ale nie dłużej niż do pewnej daty. Jest to dobre rozwiązanie w wielu sytuacjach sprzedażowych i warto o nim pamiętać.

Czy można złożyć ofertę, która wiąże cały czas (bezterminową)?

I teraz może zastanawiasz się, czy można napisać, że oferta wiąże bezterminowo. Czasem kontrahenci skłaniają partnerów, aby tak napisali w swoich ofertach.

Uważam, że oferta musi mieć charakter terminowy, dlatego moim zdaniem zapis, że „wiąże ona bezterminowo” lub „może zostać przyjęta w każdym czasie” będzie po prostu nieważny.

Dlaczego prawo jest tutaj takie kategorycznie, jest nieelastyczne?

Wynika to z tego, że trudno jest wycofać się z oferty i stan związania ofertą jest dla kontrahenta niekomfortowy prawnie i biznesowo, bo musi być w gotowości do zawarcia i wykonania umowy. A praktycznie na tym etapie nie ma już wpływu na to, czy do transakcji dojdzie.

Stąd konieczność ograniczenia tego stanu uciążliwości jakimś terminem. I jeśli oferta tego terminu nie przewiduje to ochronę dają nam przepisy kodeksowe, które nie pozwalają na to, by oferta wiązała w nieskończoność.

Skutki przyjęcia oferty po okresie jej ważności

I teraz jeszcze wrócę do tego, o czym powiedziałam na samym początku. Na początku powiedziałam, że akceptacja oferty musi nastąpić w okresie związania nią. Czyli z tego wynikałoby, że po upływie tego okresu przyjęcie oferty nie doprowadzi do zawarcia umowy. Ale muszę Cię od razu uprzedzić, że nie jest dobrą strategią biznesową przyjmowanie oferty po okresie jej obowiązywania, aby na przykład pokazać kontrahentowi, że chciałeś umowę zawrzeć, ale „nie zdążyłeś tego zrobić” i to nie Twoja wina, że do umowy nie doszło.

Takie „sprytne” posunięcia biznesowe mogą zakończyć się zupełnie inaczej niż myślisz, bo nie wykluczam, a w ręcz obawiam się, że takie zachowanie może zostać uznane przez Twojego gorliwego kontrahenta za złożenie przez Ciebie nowej oferty. Na tych samych warunkach, na których on Ci przedstawił propozycję. W takim scenariuszu, to on będzie decydował o zawarciu umowy – czyli czy przyjmie Twoją ofertę, czy też nie.

Oczywiście to zależy od konkretnych okoliczności, bo taka komunikacja może też być zaproszeniem do negocjacji, ale widzę tu ryzyko. Dlatego przestrzegam Cię przed takimi zrachowaniami.

Okres oferty w praktyce kontraktowej

A jak wygląda kontraktowa praktyka? Jak przedsiębiorcy ustalają okres obowiązywania oferty w swoim biznesie?

Moje doświadczenie jest takie, że przedsiębiorcy nie chcą polegać na nieostrych regulacjach kodeksowych. Dbają o pewność i jednoznaczność relacji kontraktowych. Potrzebują też rozsądnego czasu na podjęcie decyzji o przystąpieniu do transakcji. Dlatego zabiegają, aby oferty (które otrzymują lub składają) wyraźnie wskazywały biznesowo rozsądny okres, w jakim mogą zostać przyjęte.

Bywa, że okres ważności oferty jest przedmiotem ustaleń stron, zanim propozycja zawarcia kontraktu zostanie złożona – zanim oferta zostanie napisana. Czyli strony ustalają jaka będzie dla nich optymalna długość obowiązywania oferty, aby zwiększyć szansę, że do kontraktu dojdzie.

Forma oferty oraz jej przyjęcia

Mówiąc o ofercie nie mogę pominąć problemu jej formy – sposobu w jaki będzie ona wyrażona (ucieleśniona).

Reguła jest taka że ani oferta ani oświadczenie o jej przyjęciu nie muszą mieć jakiejś szczególnej formy. Wcale nie muszą zostać sporządzone pisemnie, mogą być zakomunikowane ustnie lub mailem. Akceptowalny jest każdy sposób dozwolony przez prawo. Może to być publicznie wystawienie towaru w miejscu sprzedaży ze wskazaniem ceny.

Jednak ponieważ oferta oraz jej przyjęcie stanowią elementy kontraktu – powinny mieć formę, która jest dla danej umowy wymagana (czy to przez przepisy prawa, czy uzgodnienia kontrahentów).

Czyli na przykład jeśli w umowie ramowej o współpracy ustaliłeś, że Twoje zamówienia (czyli tak naprawdę oferty zakupu towaru) muszą być złożone i przyjęte pisemnie pod rygorem nieważności – to powinieneś takie ustalenie respektować.

Albo jeżeli otrzymujesz ofertę leasingu samochodu to musi być ona w formie pisemnej i w ten sam sposób musisz ją przyjąć, bo umowa leasingu musi być zawarta na piśmie – inaczej nie będzie ważna.

Nieoczywiste oczywistości – czy można żądać więcej niż ustalona kara umowna

Problem kary umownej pojawia się niezwykle często w relacjach kontraktowych i z oczywistych względów wzbudza wiele emocji, bo kara jest prostym i skutecznym instrumentem pozwalającym nam na wzmocnienie swojej pozycji w umowie i zabezpieczenie prawidłowego wykonania transakcji.

Jest tak dlatego, że obowiązek zapłaty kary jest niezależny od tego, czy szkoda w ogóle powstała i jaką ma wysokość. Nie ma zatem stanu niepewności: w jaki sposób szkoda powinna być kalkulowana i jak taką szkodę w praktyce wykazać. Kwota kary jest z góry ustalona i po prostu wiadomo jak ją wyliczyć.

Teraz jednak nie chciałabym mówić o karze jako takiej, ale o tym co budzi nieporozumienie, czyli o przekonaniu ludzi biznesu, że kara zabezpiecza ich przed odszkodowaniem. To znaczy przedsiębiorcy nieraz myślą, że jak umówią się na określoną kwotę kary, to w ten sposób ograniczą ryzyko nieudanej transakcji. Czyli jeśli naruszą umowę to zapłacą karę i nic więcej (nie będzie można od nich dochodzić innego odszkodowania).

W praktyce takie założenie bywa błędne – choć z prawnej perspektywy jest jak najbardziej prawidłowe – bo mamy artykuł 484 Kodeksu cywilnego, który mówi wprost, że jeśli kontrahenci umówili się na karę, to nie można żądać odszkodowania uzupełniającego. To znaczy dodatkowej należności, gdyby szkoda rzeczywiście powstała i była wyższa niż uzgodniona kara.

I tak dla przykładu, załóżmy, że urządzenie na linii produkcyjnej wymaga konserwacji (wymiany jakiejś części). Producent zamawia ją u swojego serwisanta i kontrahenci umawiają się, że dostawa nastąpi w określonym terminie.

A ponieważ producent boi się, że linia może stanąć z powodu niesprawnego urządzenia – aby zmotywować serwisanta do terminowej dostawy – strony uzgadniają, że w wypadku zwłoki serwisant zapłaci 1.000 PLN za każdy dzień opóźnienia. I ponieważ wykonawca będzie chciał ograniczyć swoje ryzyko, to może na karę się zgodzić, ale ustalić, że w sumie nie zapłaci więcej niż 10.000 PLN.

Jest to dobra kontraktowa praktyka, bo w takiej sytuacji wykonawca będzie wiedział, że jego ryzyko ogranicza się do konkretnej kwoty nawet, jeśli szkoda producenta będzie wyższa (np. produkcja stanie i producent straci zamówienia o wartości 50.000 PLN).

Dlaczego prawo wprowadza takie rozwiązanie?

Moim zdaniem wynika to z ducha kodeksowych regulacji, które dbają o zachowanie kontraktowej równowagi. Zbalansowanej pozycji kontrahentów. Motywują ich one do rozważnego stosowania kar poprzez powiązanie tego mechanizmu z ryzykiem – po stronie kontrahenta żądającego kary – że w pewnych sytuacjach cała szkoda nie zostanie naprawiona.

No, ale jednak relacjami kontraktowymi rządzi zasada swobody umów i w kodeksowych granicach kontrahenci mogą modyfikować regulacje ustawowe. Dlatego brak prawa do odszkodowania, gdy zastrzegamy karę, nie ma charakteru bezwzględnego.

I w przykładzie, który podałam, producent mógłby żądać od serwisanta pokrycia pełnej szkody, czyli dodatkowej zapłaty, gdyby kontrahenci tak w umowie ustalili. Czyli jeśli szkoda wyniosłaby 50.000 PLN, otrzymałby 10.000 PLN tytułem kary i 40.000 PLN tytułem odszkodowania uzupełniającego.

Co to oznacza?

To oznacza, że przedmiotem negocjacji kontraktowych powinna być nie tylko sama kara, tj. w jakiej będzie wysokości i w jakim wypadku będzie należna. Powinieneś także negocjować prawo do odszkodowania uzupełniającego.

Dlaczego założenie ludzi biznesu jest błędne – dlaczego jest tu problem?

Wynika on z tego, że w ciągu 20 lat mojej pracy z umowami widziałam naprawdę niewiele kontraktów, w których strony uzgodniły kary umowne bez możliwości dochodzenia odszkodowania uzupełniającego. Dlatego z mojej perspektywy taki zapis jest standardem i w praktyce – choć prawo ogranicza możliwość żądania kwot wyższych niż kara – strony będą mieć z reguły taką możliwość na podstawie zapisów umowy.

W moim odczuciu taka praktyka kontraktowa wynika z tego, że podmiot, który ma wystarczająco mocną pozycję, aby przekonać kontrahenta do zaakceptowania kary, ma także argumenty biznesowe, aby zmusić go do zgody na zapis o odszkodowaniu uzupełniającym.

Negocjacyjny kącik naukowy – jak wybitni negocjatorzy negocjują umowy

W poprzednim odcinku mówiłam o tym w jaki sposób wybitni negocjatorzy przygotowują się do negocjacji i co ich wyróżnia. Natomiast teraz skupię się na etapie samych negocjacjach i opowiem, jak wybitni negocjatorzy prowadzą swoje rozmowy. Mam nadzieję, że zainspiruje Cię to do przemyśleń, w jaki sposób chcesz prowadzić swoje negocjacje.

I myślę, że warto zacząć od tego, że badacze twierdzą, że pewne zwroty, które często pojawiają się w trakcie negocjacji, mogą zniweczyć naszą szansę na sukces. Nie wnoszą one wartości merytorycznej do prowadzonych rozmów, a mogą wyrządzić nam szkodę.

Jakie to słowa?

Powinniśmy unikać sformułowań typu: „hojna oferta”, „uczciwa propozycja” czy „rozsądne rozwiązanie” – jeśli używamy ich do opisu własnej propozycji, aby zachęcić drugą stronę do akceptacji naszego stanowiska.

Takie słowa drażnią, zamiast przekonywać – bo gdzieś tam, w sposób pośredni, sugerują, że druga strona jest skąpa, nieuczciwa, czy mało rozsądna.

Większość negocjatorów unika obraźliwych zwrotów i niekorzystnych ocen wartościujących – bo wie, że w ten sposób niewiele uzyska. Jednak to nie wystarczy. Musimy mieć świadomość, że puste słowa (zachwalanie własnych propozycji) także mogą irytować negocjacyjnego partnera.

W trakcie badań ustalono, że wybitni negocjatorzy unikają słów, które mogą drażnić drugą stronę. Wiedzą, że takie zachowanie antagonizuje i nie przekonuje.

Natomiast badacze sprawdzili, że statystyczni negocjatorzy nie stronią od wartościowania i afirmacji własnych propozycji. Wykorzystują je w trakcie rozmów i mają nadzieję, że ta subiektywna ocena przekona ich partnera. A to po prostu w praktyce nie działa.

Innym parametrem, który mocno różni wybitnych i statystycznych negocjatorów, jest stopień dbałości o transparentność (o unikanie nieporozumień).

Wybitni negocjatorzy potwierdzają, sprawdzają i wyjaśniają – gdy tylko podejrzewają, że jakieś uzgodnienie może być niejasne (unikają niedopowiedzeń). Dbają w ten sposób o zmaksymalizowanie szansy na sukces realizacji projektu, który negocjują. Po prostu nie chowają głowy w piasek.

Natomiast statystyczni negocjatorzy działają inaczej. Wolą pozostawić niedopowiedzenia – liczą, że można zawsze coś wyjaśnić później. Obawiają się, że otwarta dyskusja może sprowokować odmowę. Nie wnikają zbyt głęboko w dyskutowanie kontrowersyjnych spraw – nawet, jeśli mogłoby to spowodować trudności na etapie realizacji.

Inną ciekawą obserwacją, było to, że wybitni negocjatorzy stawiali 2-krotnie więcej pytań, niż ich statystyczni koledzy.

Badacze uznali to za bardzo dobrą strategię negocjacyjną, bo pytania nie tylko dają szansę na znalezienie kompromisu, ale także:

• zapewniają kontrolę nad dyskusją,
• są dobrą alternatywą, gdy nie dążymy do konfrontacji, a chcemy okazać swój sprzeciw,
• zmuszają drugą stronę do aktywności – pozbawiają ją czasu koniecznego na analizę sytuacji, a jednocześnie dają pytającemu chwilę wytchnienia na uporządkowanie własnych myśli.

Badacze doszli też do wniosku, że choć wybitni negocjatorzy są często uważani za ludzi, którzy zachowują swoje myśli dla siebie, to jednak w praktyce chętniej niż ich statystyczni koledzy, dzielą się własnymi (nie zawsze w 100% prawdziwymi) przemyśleniami, co daje drugiej stronie pewne poczucie bezpieczeństwa.

Najczęściej wybitni negocjatorzy opowiadają o swoich uczuciach i wpływie, jaki ma na nie druga strona.

Na przykład przeciętny negocjator, który wątpi w to co mówi kontrahent (nie zgadza się z czymś lub myśli, że druga strona kłamie) – prawdopodobnie analizować będzie to, co usłyszał w niewygodnej ciszy.

Natomiast wybitny negocjator jest bardziej skłonny do dzielenia się swoimi komentarzami. Powie na przykład, że nie wie, jak zareagować na to co usłyszał, że ma wątpliwości i oczekuje, że druga strona problem wyjaśni lub przedstawi więcej argumentów.

I na koniec kilka słów o sposobie prezentowania argumentów negocjacyjnych. Jest to niezwykle ważne i myślę, że warto to przemyśleć, bo na pierwszy rzut oka wydaje się, że jeśli przedstawimy dużo argumentów na poparcie swojego stanowiska, to mamy większe szanse, że druga strona zaakceptuje nasze zdanie.

Dlatego statystyczni negocjatorzy często prezentują od razu wszystkie swoje argumenty. W ich odczuciu: ilość daje siłę (negocjacyjną moc). Bo tak intuicyjnie wydaje się, że im więcej dowodów nałożymy na negocjacyjną szalę, tym większe jest prawdopodobieństwo, że przechyli się ona naszą korzyść.

Okazuje się jednak, że wybitni negocjatorzy postępują odwrotnie. Przedstawiają mniej argumentów niż ich statystyczni koledzy. W ten sposób nie odsłaniają się od razu i nie pozwalają na to, aby kontrahent wybrał sobie najsłabszy argument, aby zakwestionować go i w ten sposób udowodnić, że jednak ma rację (że jego propozycja jest lepsza).

Po prostu jeśli przedstawimy 5 powodów, które popierają naszą propozycję i jeden z nich jest słaby, druga strona się na nim skupi i wykorzysta dla swoich celów. Tym samym zdeprecjonuje (pozbawi wagi) argument, który był najmocniejszy.

Co robią zatem wybitni negocjatorzy?

Przedstawiają każdy argument osobno. Prezentują dodatkowy (nowy) dowód, tylko wtedy, gdy poprzedni nie wywarł oczekiwanego efektu (został podważony).

Myślę, że warto taką strategię rozważyć i samemu zobaczyć, czy i kiedy, ona działa w Twoich negocjacjach. Zawsze warto pochylić się nad tym, w jaki sposób ulepszyć swój negocjacyjny warsztat, aby zwiększyć szansę na sukces. Ale warto podejść do tego procesu nieco krytycznie, bo czasem w praktyce jest tak, że mamy tylko jedną szansę na przedstawienie swojego stanowiska. Nie zawsze możemy negocjować osobiście i mamy możliwość dostosowania się do tego, jak zachowuje się nasz partner. Czasem będzie to tylko jedna runda wymiany dokumentów czy argumentów i trzeba z rozmysłem tę szansę wykorzystać.

Data publikacji: 11 czerwca 2022 roku

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral