Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli w jaki sposób pisać umowy

• Jak pisać ustalenia z negocjacji (klauzule umowne) jasno i zrozumiale?

• Co możesz w praktyce zrobić, jeśli nie jesteś pewien, czy konkretny zapis kontraktu oddaje to, co zostało ustalone?

• Na jakie problemy ludzie biznesu nie zwracają uwagi – a szkoda – bo nie jest to nic trudnego i często okazuje się niezwykle istotne na etapie wykonania kontraktu?

• Kto ponosi ryzyko transferu pieniędzy i kiedy tak naprawdę płacisz?  Czy z chwilą, gdy klikasz przycisk „zapłać”, czy gdy zasilasz czyjeś konto?

• Czy odsetki to jedyne odszkodowanie, które możesz dostać, gdy Twoje wynagrodzenie wpływa na Twoje konto po terminie?

• W jaki sposób negocjować mailem, aby zmaksymalizować szanse na  sukces w negocjacjach?

Moduł Kontraktowy – pisanie ustaleń negocjacyjnych

Jak w każdej innej sferze życia, również w negocjacjach (a może przede wszystkim właśnie w negocjacjach), ta osoba odnosi sukces, której naprawdę zależy i jest wytrwała w swoim dążeniu. Dlatego w tym podcaście opowiem Ci o drugiej zasadzie prowadzenia negocjacji, czyli o wytrwałości i dokładności.

Negocjacyjna wytrwałość

Ogromnie zachęcam Cię do tego, abyś w trakcie Twoich negocjacji – bez względu na to, jak je prowadzisz – analizował, pytał i nie poddawał się.

Niejednokrotnie zdarza się, że na początku rozmów strony okopują się na swoich stanowiskach, jednak z upływem czasu i wymiany kolejnych propozycji postanowień umownych, kontrahent, któremu bardziej zależy, który jest bardziej zmotywowany i negocjuje do samego końca – osiąga to, co jest dla niego ważne.

Z upływem czasu i przedłużania się rozmów kontraktowych, z reguły energii negocjacyjnej w sposób naturalny ubywa – pojawia się niekiedy zmęczenie lub chęć ostatecznego zamknięcia transakcji. Dlatego warto rozmawiać do końca, jeśli widzisz światełko w tunelu, czyli szansę na zmianę stanowiska drugiej strony lub bardzo Ci na czymś zależy.

Oczywiście nie powiem, że zawsze uzyskasz to, na czym Ci zależy, i że w każdej transakcji masz takie same szanse, ale jeśli nie spróbujesz, jeśli nie zawalczysz – to się nie dowiesz i na pewno nie osiągniesz tego, co jest dla Ciebie ważne.

Ale pamiętaj, wytrwałość to nie jest nachalność, butność czy narzucanie swojego stanowiska. Musisz wyczuć, kiedy druga strona mówi zdecydowane „nie” i odmowę Twojego kontrahenta uszanować oraz robić wszystko co możesz, aby zrozumieć dlaczego spotkałeś się z odmową – bo to pozwoli Ci na zbudowanie alternatywnych propozycji, o których będę mówić szczegółowo w następnym podcaście.

Ale wytrwałość to nie wszystko. Oprócz niej ważna jest także dokładność. Niezwykle istotna jest, aby klauzule umowne dokładnie i jednoznacznie komunikowały to, na co się godzisz i powinieneś do tego dążyć.

Negocjacyjna precyzja

Co możesz w praktyce zrobić, jeśli nie jesteś pewien, czy konkretne postanowienie rzeczywiście oddaje to, co zostało ustalone?

Polecam Ci dwa sposoby, oba bardzo proste i oba sama stosuję w praktyce. Naprawdę mi pomagają, bo przecież ja też mam wątpliwości i zastanawiam się, czy to co napisałam jest precyzyjnie sformułowane.

Sposoby na jednoznaczne postanowienia umowne

• Po pierwsze zawsze warto czytać trudne klauzule kontraktowe kilka razy i najlepiej w pewnym odstępie czasowym. Jeśli napiszesz umowę lub postanowienie kontraktowe, nie śpiesz się z wysłaniem swojej propozycji drugiej stronie. Daj sobie czas na uzyskanie dystansu. Poddaj po prostu swój tekst próbie czasu. Tak to jest, że zapis, który bezpośrednio po napisaniu wydaje się idealny, niekoniecznie uznajemy za taki dnia następnego. Dlatego rozłożenie pracy w czasie zwiększa szansę, że to co napiszesz będzie naprawdę dobrze przemyślane i precyzyjnie sformułowane – a w konsekwencji przetrwa próbę czasu. To znaczy będzie miało jasny sens nie tylko w chwili podpisywania kontraktu, ale także wtedy, gdy sięgniesz po dokument umowy, jeśli powstanie dyskusja lub spór z Twoim kontrahentem.

• Drugim rozwiązaniem, które warto stosować to skorzystanie z pomocy osoby, której ufasz a która nie bierze udziału w negocjacjach. Zapytaj ją, jak rozumie zapis, którego nie jesteś pewien. Jeśli interpretuje go inaczej niż Ty lub uzna, że postanowienie jest niejasne – to na pewno powinieneś klauzulę zmienić. Dlaczego jest to dobre rozwiązanie? Bo czasem trudno nam (negocjatorom) stanąć z boku i popatrzeć na zapis obiektywnie. W naszym umyśle (po przeprowadzonych rozmowach czy analizach) tekst klauzuli ma już ściśle określony, przypisany mu sens. Natomiast jeśli powstaje spór, to zapisy umowne czytają osoby, które nie brały udziału w negocjacjach. Osoby, które realizują umowę (np. kierownicy projektu), a w sytuacji sporu – prawnicy czy sędziowie. Dlatego jeśli na etapie tworzenia zapisu osoba z zewnątrz, której ufasz (nie powiązana z negocjacjami), potwierdzi Ci, że zapis ma sens, na którym Ci zależy – to jest duża szansa, że później wykonawca kontraktu, prawnik lub sąd – również zrozumie Twoją klauzulę, w taki sam sposób.

Aby Ci pokazać jak istotne jest precyzyjne konstruowanie zapisów kontraktowych, przejdziemy teraz do studium przypadku, który za chwilę przeanalizuję.

Kazus kontraktowy

Właściciel 4 osiedlowych przychodni pediatrycznych w Warszawie zatrudnił jednoosobowego przedsiębiorcę do serwisowania swojej sieci informatycznej. Ponieważ od prawidłowego działania sytemu zależała praca przychodni, właściciel chciał mieć pewność, że w wypadku problemów, informatyk szybko usunie usterkę.

Dlatego było dla niego ważne i negocjował, aby ustalone w kontrakcie terminy na usunięcie awarii systemu były gwarantowane karę umowną naliczaną za każdą godzinę opóźnienia. Chciał, aby kara była naliczana odrębnie dla każdego serwera i za każdy incydent awarii. Serwerów było w sumie cztery – po jednym w każdej przychodni.

Informatyk nie chciał się zgodzić na takie rozwiązanie, ale ostatecznie je zaakceptował, postanawiając zabezpieczyć się w inny sposób. Wynegocjował, że wysokość kar umownych nie przekroczy 10.000 PLN i uznał, że jest to zapis, który ograniczy jego ryzyko do poziomu, na który mógł się zgodzić.

Niestety, pewnego dnia serwer jednej z przychodni został zaatakowany przez ransomware. Oprogramowanie szantażujące zaszyfrowało wszystkie dane uniemożliwiając ich odczyt. Sytuacja jeszcze bardziej się skomplikowała, gdy okazało się, że wirus dotarł także do pozostałych 3 serwerów, a właściciel przychodni otrzymał żądanie okupu w wysokości 1 Bitcoina, czyli około 40.000 PLN.

Informatyk przez kilka dni bezskutecznie próbował uwolnić dane, przekraczając znacząco ustalony czas na usuniecie awarii. Stresował się mocno, ale wiedział, że choć naruszył umowę i zapłaci karę, to nie będzie to więcej niż 10.000 PLN – dlatego mocno się zdenerwował, gdy właściciel zażądał od niego 40.000 PLN, aby sfinansować wysoki okup.

Informatyk udał się więc do prawnika, aby ustalić, czy żądanie właściciela przychodni jest zasadne, skoro wysokość kar ograniczona została do 10.000 PLN.

Jeśli informatyk przyjdzie do prawnika, a może powiem bardziej konkretnie, jeśli przyjdzie do mnie i pokaże mi kontrakt, w którym zapisane, jest że wysokość kar w umowie nie może przekroczyć 10.000 PLN – to zapytam go, ile było awarii, które nie zostały terminowo usunięte.

Usłyszę, że było ich cztery – jedna na każdym serwerze. Dowiem się też, że kwota każdej z wyliczonych kar jest wyższa niż 10.000 PLN, bo system nie działał przez bardzo długi czas.

Oczywiste zatem będzie dla mnie, że żadna z tych kar nie może przekroczyć tej kwoty, czyli 10.000 PLN. Nie będzie dla mnie jednak jasne, czy właściciel przychodni i informatyk:

• umówili się na to, że kwota żadnej z 4 kar nie może być wyższa niż 10.000 PLN, czy

• ustalili, że suma wszystkich kar nie może przekroczyć tej wartości.

Dlaczego będę mieć taką wątpliwość?

Bo kontraktowy zapis: „wysokość kar umownych nie przekroczy 10.000 PLN” – nie rozstrzyga, czy ograniczenie to odnosi się do wysokości każdej z kar liczonych osobno, czy sumy wszystkich kar naliczonych w umowie.

Jeśli zdamy sobie sprawę z tej niejednoznaczności, to okaże się, że żądanie zapłaty 40.000 PLN przez właściciela przychodni (4 kar po 10.000 PLN) ma także sens i jest konsekwencją niejasnego zapisu kontraktowego, który pozwala na przyjęcie dwóch różnych interpretacji.

Czy, aby zauważyć ten problem na etapie negocjacji umowy, trzeba być prawnikiem? Na pewno nie. Trzeba po prostu być uważnym i dbać o precyzyjność klauzul, które negocjujesz.

Przykład problemu który podałam wcale nie jest teoretyczny, wręcz przeciwnie, pochodzi z praktyki biznesowej. Wielokrotnie spotkałam się z niejasno sformułowanym progiem kar umownych i trudno było ustalić, jaki miał on sens dla stron na etapie podpisywania umowy.

Jeśli chcesz ograniczyć swoją odpowiedzialność z tytułu wszystkich kar w umowie, to napisz to prosto i wyraźnie. Powiedz, że suma wszystkich kar nie przekroczy wartości, na który się umawiasz.

To nie jest tak, że w umowie musisz używać jakiegoś szczególnie skomplikowanego lub wysublimowanego języka. Najważniejsza jest, aby z kontraktu wprost wynikało, to co akceptujesz – bez wieloznaczności i potencjalnych wątpliwości.

Na przykład możesz zapisać cenę w umowie, tak jak prawnik: „kupujący zobowiązuje się do zapłaty na rzecz sprzedawcy kwoty w wysokości 50.000 PLN tytułem ceny umownej za samochód”. Ja wiem, że to trochę skomplikowane, ale jest to dosyć typowy kontraktowy zapis. Ale bez obawy, możesz napisać to prościej. Po prostu powiedzieć: „cena za samochód wynosi 50.000 PLN” lub (opcja druga): „kupujący zapłaci za samochód 50.000 PLN”. Oczywiście wariantów jest znacznie więcej.

Uwaga! A teraz sobie pozwolę na mały test Twojej uważności, a raczej czujności. Wszystkie przykłady, które podałam, znaczą to samo – ale we wszystkich zabrakło jednej ważnej informacji. Jakiej?

W żadnym z przykładów nie powiedziałam, czy 50.000 PLN to cena netto czy brutto (czyli z podatkiem VAT). A to jest informacja bardzo ważna i jej brak w umowie, to prosta droga do potencjalnego sporu lub interpretacji transakcji w sposób, na który się nie godziłeś (którego nie przewidziałeś).

Tak podsumowując, nie ma znaczenia, jak sformułujesz zapis o swojej cenie, ale istotne jest, aby z Twojej umowy jasno było widać, na co się konkretnie umawiasz.

Jeśli powstaje wątpliwość i znaczenie zapisu nie jest oczywiste – sytuacja staje się trudna, bo z reguły powstaje konflikt – ale nie jest beznadziejna. Możesz wtedy sięgnąć po regułę interpretacji kontraktów, która pomoże Ci rozstrzygnąć zaistniały spór.

O tym jak interpretować kontrakty i co jest ważne, będę mówić dokładnie w jednym z następnych podcastów – bo każdy odpowiedzialny negocjator musi znać zasady interpretacji, aby widzieć co może lub powinien robić, a jakie jego zachowania stanowią zagrożenie dla interesów kontraktowych.

4 elementy precyzyjnego pisania umowy

Teraz natomiast chciałabym Ci opowiedzieć o czynnikach, które mają wpływ na to, czy tekst umowy będzie miał jasny sens. Jest ich niewątpliwie wiele, ale 4 z nich wydają mi się szczególnie ważne i o nich chciałbym Ci teraz powiedzieć. Tymi czynnikami są:

• język, którym się posługujesz pisząc klauzule umowne,
• pojęcia kontraktowe, czyli sformułowania z których w swojej transakcji korzystasz,
• spójniki, których używasz w klauzulach kontraktowych oraz
• wyliczenia – to znaczy listy, które budujesz w ramach postanowień umownych.

Zależy mi bardzo, abyś zwracał na te elementy szczególną uwagę, gdy ustalasz brzmienie swojego kontraktu.

Język umowy

Zacznijmy od języka, w którym budowane są umowy. Z góry zastrzegam, że jest to takie uproszczone spostrzeżenie, ale uważam, że każdy kontrakt posługuje się z reguły 3 językami. To znaczy:

• językiem potocznym, którym operujemy w naszej codziennej komunikacji,
• językiem prawniczym, czyli językiem specyficznym dla prawników, opartym na przepisach prawa oraz
• językiem biznesu, to znaczy językiem danej dziedziny, branży, rynku czy profesji.

I myślę, że warto wyjść od tego, że negocjując swój kontrakt, musisz mieć świadomość i zastanawiać się, którym z języków posługujesz się w konkretnym zapisie, w swojej klauzuli umownej. Ustalenie tego pozwoli Ci zrozumieć, gdzie szukać sensu pojęć, które dany zapis zawiera – a to umożliwi Ci poznanie ich pełnego znaczenia. Wtedy będziesz wiedział, czy się nie zgadzasz, czy też nie.

Przykładowo w języku potocznym zdarzenie takie, jak nieterminowa realizacja kontraktu może zostać nazwane w dwojaki sposób. Możesz określić je jako opóźnienie lub zwłoka. Mówimy: „opóźnia się Pan z tym remontem” lub powiemy: „jest Pani w zwłoce z tą płatnością” – bo w potocznym języku opóźnienie i zwłoka mają ten sam sens. Ale w umowie jest inaczej.

Pojęcie „opóźnienie” i „zwłoka” mają inne znaczenie i nie powinny być ze sobą mylone lub używane zamiennie. Jaka jest zatem różnica? W uproszczeniu: „zwłoka” to zawiniona nieterminowa realizacja obowiązku kontraktowego, a „opóźnienie” może być niezależne od winy.

O „opóźnieniu” i „zwłoce” będę jeszcze mówić w podcaście, w którym omawiać będę zasady odpowiedzialności kontraktowej – ale bardzo ważne jest, abyś już teraz wiedział i zapamiętał, że „opóźnienie” i „zwłoka”, to dwa diametralnie różne terminy kontraktowe i zanim, któregoś z nich użyjesz lub na niego się zgodzisz musisz się zastanowić, co chcesz tak naprawdę powiedzieć. Jaki ma być sens Twoich ustaleń kontraktowych.

Podobnie jest z językiem biznesu. Także ten język mylony jest czasem z językiem potocznym, a przecież ma swoje specyficzne terminy, pojęcia – które musisz zauważać, aby dać sobie szansę na decyzję, czy je akceptujesz, czy też nie.

Na przykład w języku potocznym często zamiennie posługujemy się pojęciami: „przychód” i „dochód”, czy „wydatek” i „koszt”. A przecież nie są to pojęcia tożsame i mają różne znaczenie w zależności, czy patrzymy na nie w ujęciu podatkowym, rachunkowym czy ekonomicznym. Oczywiście język biznesu może być bardzo różny. Innymi pojęciami będą się posługiwać architekci, inżynierowie czy informatycy.

Dlatego ważne jest – i tak naprawdę o to mi chodzi – abyś ustalił w jakim języku używasz określonego pojęcia w swojej umowie. A jeśli zauważysz ryzyko nieporozumienia, powinieneś zapisać w kontrakcie, to na co się umawiasz.

Definicje kontraktowe

Możesz stworzyć własną definicję niejasnego terminu lub odwołać się do terminologii zawartych w przepisach prawa lub innych – znanych obu stronom – dokumentach.

Jeśli chodzi o pojęcia z języka prawniczego, kontraktowego, to podstawowym źródłem, do którego powinieneś sięgnąć jest oczywiście Kodeks cywilny. I do tego, abyś pracował z Kodeksem cywilnym, przygotowując się do negocjacji i prowadząc je, nieustannie gorąco Cię zachęcam. Jeśli nie masz Kodeksu cywilnego i nie wiesz gdzie go szukać, to bezpłatny dostęp do niego znajdziesz we Wsporniku Kontraktowym.

Myślę, że zgodzisz się z tym, iż definicje są bardzo potrzebne i pożądane w świecie kontraktowym. Zapewniają spójność i przejrzystość umowy. Pozwalają na wprowadzenie do niej precyzji, która jest taka ważna. Jednym terminem można zastąpić wiele słów, czasem nawet całe akapity tekstu lub kilka stron umowy.

Wiem, że to brzmi nieco śmiesznie, ale zdarza się, że w kontraktach definiowane są pojęcia, które nigdy nie są wykorzystywane i oczywiście jest to rozwiązanie bez większego sensu.

Ważne jest także to, abyś stosował zdefiniowane w kontrakcie terminy świadomie i konsekwentnie – to znaczy nie powinieneś ich używać zamiennie z innym sformułowaniem lub w innym znaczeniu. Jeśli zdefiniowałeś jakieś pojęcie, zapisując je od wielkiej litery – to musisz zawsze trzymać się tej koncepcji.

Jeśli ustaliłeś że w Twoim kontrakcie termin „Wada” ma określone znaczenie i pisany jest wielką literą, to w taki sposób musisz go zawsze zapisać. Jeśli użyjesz małej litery, to można będzie przyjąć, że chciałeś powiedzieć w danym paragrafie coś zupełnie innego.

Spójniki w umowach

Jednakże w kontrakcie powinieneś zwracać uwagę nie tylko na terminologię i pojęcia, którymi umowa się posługuje, ale także na takie mało istotne – wydawałoby się – elementy jak: spójniki i wyliczenia.

Mogą mieć one w pewnych sytuacjach naprawdę kluczowe znaczenie. Są one ważne nie dlatego, że mają jakiś szczególny status w tekście umowy, ale dlatego, że kontrahenci nie zawsze są w stanie ocenić ich konsekwencje. A czasem skutki takich klauzul mogą niemile Cię zaskoczyć. Są to kwestie dosyć proste i oczywiste dla prawnika, ale ludzie biznesu sobie z nimi często nie radzą, bo nie wiedzą, że jest problem. Dlatego zależy mi na tym, abyś Ty o nich wiedział i odpowiednio adresował tę kwestię w toku swoich negocjacji. O co mi chodzi?

Z mojego doświadczenia wynika, że najczęstszym „problemem spójnikowym”, który pojawia się w zapisach kontraktowych, jest brak świadomości negocjujących, że spójnik „albo” oraz spójnik „lub” mają na gruncie umowy inne znaczenie niż w języku potocznym. W języku potocznym używamy zamiennie obu tych spójników przyjmując, że mają ten sam sens. Ale w kontrakcie tak zrobić nam nie wolno.

Musisz (po prostu musisz) wiedzieć i zapamiętać, że w języku kontraktowym spójnik „albo” ma charakter rozłączny.

Inaczej mówiąc spójnik „albo” oznacza: „zjem bądź jabłko bądź gruszkę”, czyli na pewno nie zjem obu tych owoców.

Jeśli zatem umowa mówi, że: „w wypadku naruszenia kontraktu, kontrahent może rozwiązać kontrakt albo żądać zapłaty kary umownej”, to tak naprawdę ten zapis oznacza, że kontrahent może wybrać tylko jedną opcję. Może bądź rozwiązać kontrakt bądź zażądać uiszczenia kary.

Inaczej jest natomiast w wypadku spójnika „lub”, który nie ma charakteru rozłącznego i zawiera w sobie wszystkie opcje, wszystkie możliwe warianty. W naszym przykładzie z gruszką i jabłkiem, jeśli powiem: „zjem jabłko lub gruszkę” – to znaczy, że mogę zjeść jeden z tych owoców albo oba. A zatem, jeśli w umowie napiszemy, że: „kontrahent ma prawo do rozwiązania umowy lub żądania zapłaty kary”, to znaczy to, że ma realnie 3 opcje, bo może:

• zażądać zapłaty kary umownej,
• zażądać rozwiązania kontraktu, lub
• rozwiązać umowę i żądać płatności kary – a zatem skorzystać z obu tych instrumentów jednocześnie.

W zależności zatem od tego z jakiej konstrukcji w postanowieniu umownym skorzystasz (to znaczy, czy ze spójnika „lub”, czy ze spójnika „albo”) – to znaczenie Twojego postanowienia będzie diametralnie różne.

Listy kontraktowe

Ostatnim elementem, o którym chciałabym powiedzieć, są struktury wyliczeń wprowadzanych do umowy, czyli listy. Na przykład wyliczenia obowiązków lub wyliczenia praw kontraktowych. Listy tego co możesz zrobić lub co masz obowiązek zrobić.

Co jest tu takiego problematycznego i na co powinieneś uważać?

Ludzie biznesu nie zawsze widzą różnicę pomiędzy wyliczeniami o charakterze zamkniętym (to znaczy wyczerpującym) i otwartym (to znaczy przykładowym). Dlaczego zauważenie tej różnicy jest istotne?

Jeżeli Twoje obowiązki są ujęte w formie wyliczenia zamkniętego, to wiesz, że liczba ich jest jasno określona i nie musisz robić nic więcej (chyba, że dodatkowy obowiązek wynika z Kodeksu cywilnego). Natomiast w wypadku wyliczenia otwartego, Twoja sytuacja jest zupełnie inna. W takiej sytuacji celem wyliczenia jest jedynie przedstawienie przykładów i oczekiwań, które druga strona może mieć wobec Ciebie w kontekście całokształtu zapisów kontraktowych. A to oznacza, że zakres Twoich obowiązków nie został doprecyzowany. Pokażę Ci to na przykładzie.

Załóżmy, że w swojej umowie masz zapis, mówiący o tym, że Twój dostawca musi dostarczyć dokumentację (która zgodnie z wymaganiami producenta) konieczna jest do zamontowania produktu, a w szczególności powinien dostarczyć: instrukcję montażu oraz instrukcję obsługi.

W tak sformułowanym postanowieniu, to na dostawcy spoczywa obowiązek ustalenia jaka dokumentacja jest konieczna do zamontowania towaru. To znaczy musi wiedzieć, czego wymaga producent.

Wskazanie dokumentów (czyli instrukcji montażu i obsługi) – jest po prostu tylko przykładowe, bo zostało ujęte w formie wyliczenia otwartego. Jeśli do montażu jest też konieczne dostarczenie czegoś innego, np. jakiegoś manuala uruchomienia, certyfikatu, rysunku – to dostawca musi to także doręczyć.

Inaczej byłoby jednak w sytuacji, gdyby postanowienie brzmiało: „dostawca musi dostarczyć: instrukcję montażu oraz instrukcję obsługi”.

Myślę, że nie masz wątpliwości, że przy takim zapisie obowiązek dostawcy ogranicza się wyłącznie do przekazania tylko tych dwóch dokumentów (instrukcji montażu i obsługi) i nie musi robić nic więcej. Jest to więc wyliczenie zamknięte.

Upraszczając, można powiedzieć, że kontrahenci negocjują, aby zakres ich własnych obowiązków umownych był ujęty wyliczeniem zamkniętym (aby nie musieli robić nic więcej), natomiast chcą i walczą o to, aby zakres ich własnych praw (i oczywiście obowiązków drugiej strony) miał charakter wyliczenia otwartego.

To znaczy strony nie chcą ograniczać tego, do czego mają prawo lub czego mogą żądać od swojego kontrahenta.

Jak zatem rozróżnić oba rodzaje wyliczeń? Jak ustalić, czy Twoje wyliczenie ma charakter otwarty lub zamknięty?

O tym z reguły decydują sformułowania, którymi się posługujesz, a czasem też kontekst zapisu w jakim wyliczenie jest umieszczone.

Sformułowaniami, które z reguły sugerują, że wyliczenie ma charakter otwarty, są na przykład: „szczególnie”, „zwłaszcza”, „w szczególności”, „między innymi”, „w tym”, „przede wszystkim”, „na przykład”, „głównie”, „i tym podobne” czy „etc.”.

Natomiast postanowieniami, które zazwyczaj wskazują, że wyliczenie ma charakter zamknięty, są takie wyrażenia jak: „wyłącznie”, „tylko” czy „jedynie”.

Z dzisiejszego podcastu chciałabym, abyś wyniósł przekonanie, że naprawdę warto, abyś zwracał uwagę na to, jak budujesz swoje zapisy kontraktowe – co i w jaki sposób, chcesz za ich pomocą w rzeczywistości przekazać. A w szczególności ważne jest, abyś nie lekceważył spójników oraz świadomie budował swoje wyliczenia, decydując: czy powinny mieć one charakter zamknięty, czy otwarty.

Jeśli tematy omówione przeze mnie w tym podcaście Cię interesują i chcesz dowiedzieć się więcej, to zapraszam Cię do dostępnej bezpłatnie pierwszej sekcji modułu eLearning Wspornika Kontraktowego (jest to narzędzie online do nauki i wsparcia samodzielnych negocjacji prawnych). Możesz też zajrzeć do modułu eNarzędzia, gdzie znajdziesz katalog klauzul umownych. W katalogu zawarłam ponad 200 przykładów postanowień umownych. Pokazują, jak zapisać ustalenia negocjacyjne, które omawiam we Wsporniku i wskażą Ci, w którym kierunku warto podążać.

A teraz czas, abym odpowiedziała na zadane wcześniej pytanie, o ryzyko i moment zapłaty – ceny lub wynagrodzenia – gdy swojej płatności dokonujesz przelewem.

Nieoczywiste Oczywistości – moment zapłaty

Zacznę od tego, i może Cię zdziwię, że nie jest wcale oczywiste, że masz wybór – czy w swojej transakcji dokonać płatności gotówką, czy przelewem. Bo nie zawsze tak będzie. Po prostu prawo nie zawsze daje nam taką możliwość.

Takiego wyboru nie ma w transakcjach zawieranych między przedsiębiorcami, jeżeli na ich podstawie dochodzi do zapłaty lub przyjęcia należności pieniężnych związanych z działalnością gospodarczą. Mówię tu o sytuacji, gdy wartość umowy przekracza 15.000 PLN. W takim scenariuszu zapłata przelewem jest Twoim obowiązkiem – nawet, jeśli poszczególne transze ceny mają mniejszą wartość.

Na przykład dotyczy to sytuacji, gdy nabyłeś jakieś urządzenie za 16.000 PLN i dokonujesz zapłaty w miesięcznych ratach, po 1.000 PLN.

Skoro zatem masz obowiązek lub decydujesz się dobrowolnie dokonać zapłaty przelewem – warto, abyś się zastanowił – na jakich zasadach to robisz.

Reguła Kodeksu cywilnego jest niestety nieintuicyjna, bo mówi – że chwilą płatności nie jest moment, gdy klikasz przycisk „zapłać”, ale późniejszy. Dopiero chwila, gdy Twoje pieniądze zasilają konto drugiej strony, np. sprzedawcy czy wykonawcy. W konsekwencji do tego momentu to Ty, jako płacący, ponosisz ryzyko, że pieniądze na rachunek wpłyną zbyt późno.

Jeśli płacisz za drobny zakup lub usługę, to ryzyko nie jest dla Ciebie z reguły duże, ale jeśli płacisz za coś na czym Ci zależy, np. kupujesz biznes, wymarzone mieszkanie, płacisz wadium w przetargu lub nabywasz samochód po okazyjnej cenie – to już sytuacja może stać się dla Ciebie poważna, a czasem bywa nawet krytyczna. I z własnego transakcyjnego doświadczenia wiem, że zaczyna się wtedy nerwowe dzwonienie do banku z pytaniem, kiedy środki dotrą i czy można ten proces przyspieszyć.

Brak terminowej zapłaty to chyba najczęstsze w praktyce biznesowej naruszenie kontraktu. Z reguły kojarzy się ono z obowiązkiem zapłaty odsetek, a to przecież nie jest ani jedyne, ani najpoważniejsze ryzyko nieterminowej zapłaty.

Od terminowej płatności może zależeć naprawdę wiele, np. czy szansy na transakcję nie stracisz, czy cena nie wzrośnie, czy przepadnie Ci zadatek lub zapłacisz odszkodowanie.

Nie wiem czy wiesz, dlatego powiem to wprost, bo jest to ważne: żądanie zapłaty odsetek nie jest jedynym roszczeniem, jakie przysługuje w wypadku nieterminowej zapłaty.

Fakt, że prawo wprowadza szczególny „instrument odsetkowy”, aby nas zabezpieczyć przed nieterminową płatnością – wcale nie oznacza, że pozbawia nas jednocześnie możliwości skorzystania z ochrony na ogólnych zasadach Kodeksu cywilnego.

A zatem, gdy kontrahent poniesie szkodę, bo nie otrzymał płatności w terminie, może żądać jej naprawienia w pełnej wysokości, a nie tylko żądania zapłaty samych odsetek – oczywiście muszą wystąpić wtedy przesłanki odpowiedzialności z Kodeksu cywilnego.

Skoro mamy ryzyka wynikające z nieterminowej zapłaty i nie do końca kontrolujemy czas potrzebny na sfinalizowanie przelewu, to pojawia się pytanie: jak możemy to niebezpieczeństwo uchylić?

I tu właśnie przydaje się wiedza kontraktowa. Świadomość, że możesz zmienić regułę Kodeksu cywilnego w zakresie dokonywania zapłaty. Nie ma problemu, abyś od niej odszedł.

Możesz zatem ustalić – i jest to chyba najpowszechniejsze rozwiązanie – że chwilą zapłaty będzie moment, w którym to Ty obciążysz swoje konto, czyli moment, w którym pieniądze z niego zostaną wytransferowane. W ten sposób przyspieszysz dokonanie swojej płatności i poza Twoim ryzykiem znajdzie się proces transferu pieniędzy pomiędzy bankami.

Jak to w praktyce zrobić?

Po prostu zapisz w umowie, to co zostało ustalone. To znaczy, wskaż, jaki moment jest uznawany za chwilę zapłaty – na przykład powiedz, że jest to moment, w którym Twój rachunek zostaje obciążony ceną lub wynagrodzeniem.

A jak wygląda biznesowa praktyka?

Jest niejednolita. Bardzo różna. Moje doświadczenie jest takie, że w niektórych transakcjach nie ma absolutnie zgody wierzyciela, czyli osoby na rzecz której ma być dokonana zapłata (np. wykonawcy, sprzedawcy), na zmianę momentu płatności. Natomiast w niektórych branżach i sektorach jest to standardowo akceptowana praktyka i nie negocjuje się nawet tego, że chwilą zapłaty jest moment obciążenia konta, a nie chwila wpływu środków na rachunek.

Jeśli to jest dla Ciebie ważne i obawiasz się konsekwencji nieterminowej zapłaty, to negocjuj i próbuj zmienić regułę Kodeksu cywilnego w swoim kontrakcie, a jeśli się nie uda – pamiętaj o tym, kiedy moment zapłaty nastąpi i uchyl ryzyko opóźnienia wykonując przelew odpowiednio wcześnie.

Natomiast jeżeli to Tobie przysługuje płatność (jesteś zbywcą lub wykonawcą), zwróć uwagę, czy w kontrakcie druga strona nie próbuje się zabezpieczyć, zmieniając regułę Kodeksu cywilnego na Twoją niekorzyść – a jeśli tak będzie – zastanów się, czy takie rozwiązanie naprawdę akceptujesz.

A teraz już zapraszam Cię do „Negocjacyjnego Kącika Naukowego”, w którym popatrzymy na proces negocjacji z perspektywy naukowców. Być może uznasz, że warto wykorzystać wyniki ich badań do osiągnięcia Twoich własnych negocjacyjnych celów.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – negocjacje mailem

Już od wielu lat naukowcy zastanawiają się, czy i jak, wykorzystywanie poczty elektronicznej w negocjacjach wpływa na przebieg rozmów kontraktowych. Zastanawiają się nad tym problemem, bo zdają sobie sprawę z tego, że mail jest środkiem, którym coraz chętniej się posługujemy, a przecież w negocjacjach musimy zmierzyć się z takimi problemami jak: początkowy brak zaufania czy różnice temperamentu lub osobowości negocjatorów – które w normalnych warunkach nie sprawiają nam problemu. Bo równolegle prowadzimy komunikacją werbalną i niewerbalną (np. ściskamy sobie dłoń, uśmiechamy się czy ucinamy pogawędkę). A tego mailem raczej zrobić się nie da.

Dlatego w sytuacji, gdy pojawia się napięcie (konfliktowe zachowanie), trudniej jest sobie z nim poradzić, gdy nie widzimy się i nie słyszymy. Trudniej jest zgadnąć co myśli druga strona. Jak bardzo to, co nam pisze w mailu, jest dla niej ważne.

Profesor Morris z Uniwersytetu Stanford zbadał to, jak negocjacje za pośrednictwem maila, wpływają na przebieg rozmów kontraktowych.

Eksperymentalnie potwierdził, że relacje jakie tworzą się między negocjatorami dzięki niewerbalnym sygnałom emocjonalnym sprawiają, że rozmowy kontraktowe są bardziej udane, jeśli prowadzone są osobiście.

Profesor Morris ustalił, że rozmowy kontraktowe prowadzone przez e-mail są bardziej narażone na niepowodzenie, niż rozmowy twarzą w twarz. Dlaczego?

Bo maile, chociaż świetnie przekazują informacje, nie nadają się zbyt dobrze do komunikacji tonu i nastawienia.

Przykładowo e–mail: „oczekuję obniżenia ceny, bo jest nieakceptowalna”, może wydawać się niegrzeczny, choć nadawca, który go napisał, zrobił to w pośpiechu i nie miał złych intencji. Pomimo tego, w takiej sytuacji znalezienie porozumienia może okazać się trudne – bo zwyczajnie możemy obrazić się lub uprzedzić do autora otrzymanej wiadomości.

Skoro negocjacje mailem są ułomne, bo nie pozwalają na zbudowanie relacji, przekazanie emocji i nastawienia – to pojawia się automatycznie pytanie, czy możemy coś zrobić, aby to zrekompensować. W dobie, w której nasza komunikacja i negocjacje oparte są przede wszystkim na mailach, tak naprawdę nie możemy z nich zrezygnować.

Naukowcy to wiedzą, dlatego zaczęli rozważać co możemy zrobić, aby zbudować lepszą relację z naszym kontrahentem, czyli stworzyć rodzaj substytutu komunikacji niewerbalnej.

Badania pokazują, że aby sobie pomóc w negocjacjach mailowych powinniśmy zwracać uwagę na to, co i jak, piszemy w naszych wiadomościach. Po prostu warto wysyłać maile, które pozytywnie budują i wspierają nasze relacje z odbiorcą wiadomości. Powinniśmy komunikować pozytywne emocje i zamiary oraz doceniać dobre gesty swojego partnera, czyli wprost wyrażać nasze zadowolenie, podziękowanie, dostrzegać wysiłki lub ustępstwa drugiej strony, czy jej otwartość lub zrozumienie dla nas.

Co jeszcze warto zrobić?

Z badań profesora Morrisa wynika, że warto zadbać o to, aby nasze mailowe negocjacje zostały poprzedzone lub uzupełnione jakąś namiastką kontaktu bezpośredniego: rozmową telefoniczną lub audiowizualną.

Wykazał, że jeśli nasze negocjacje pisemne są wzbogacone jakąś osobistą interakcją bezpośrednią, to chroni ona naszą mailową relację negocjacyjną przed spiralą błędnej interpretacji czy nieufności. Jeśli my jako kontrahenci porozmawiamy, zakomunikujemy sobie wzajemnie pozytywne intencje i wzbudzimy zaufanie – to nasza późniejsza korespondencja mailowa będzie się na tych pozytywnych wrażeniach opierać.

Z badań wynikło, że nawet krótka, pięciominutowa rozmowa spełni takie zadanie.

Również z mojego doświadczenia wiem, że jest to prawda. Moim zdaniem już sama rozmowa telefoniczna naprawdę wiele zmienia w kontaktach z drugą stroną. Można za jej pomocą zakomunikować serdeczność, dobre nastawienie i otwartość na rozwiązania kontraktowe – wyjaśnić trudne kwestie czy uwarunkowania w jakich prowadzimy negocjacje (które nie zawsze można przecież przekazać mailem).

Zachęcam Cię więc, abyś korzystał z możliwości bezpośredniego kontaktu z Twoim kontrahentem przed rozpoczęciem negocjacji lub w ich trakcie – zawsze kiedy masz taką szansę. Warto to zrobić, bo zapewne pozytywnie wpłynie to, na Twoje relacje negocjacyjne. Prawda jest taka, że wyjaśnienie lub ustalenie niektórych kwestii negocjacyjnych mailem bywa czasochłonne lub trudne. Znacznie łatwiej i szybciej, można zamknąć temat rozmawiając o nim chwilę przez telefon, Zoom, Teams czy Webex.

Jeśli negocjacje idą dobrze, to można je przeprowadzić w całości mailem. Jeśli jednak pojawia się problem, nie można czegoś ustalić lub wymiana mailowa się przedłuża – to organizuje się rozmowę lub spotkanie za pomocą jakiegoś komunikatora. Moje doświadczenie jest takie, że ta bezpośrednia komunikacja z reguły posuwa negocjacje do przodu – a jeśli tak się nie dzieje, jeśli nie można osiągnąć konsensusu – to taka rozmowa pokazuje nam gdzie jesteśmy, w czym jest problem i jaką decyzję trzeba podjąć. To też jest ważna informacja, dzięki której zrozumiesz na jakim etapie negocjacji jesteś i pozwoli Ci podjąć decyzję, co powinieneś zrobić.

W następnym „Kąciku” opowiem o badaniach, które ustaliły 4 kluczowe parametry sukcesu negocjacyjnego – czyli powiem o co warto zadbać, co warto pozyskać, aby moc negocjacyjna (czyli szansa na uzyskanie negocjacyjnego celu) była realnie po naszej stronie.

W następnym podcaście opowiem Ci, jak sobie poradzić w sytuacji trudnej. To znaczy, gdy Twoja propozycja napotyka na opór i negocjacje prawne nie idą do przodu. Będę mówić o tym, jak budować alternatywne rozwiązania kontraktowe – czyli jak wejść oknem, gdy wyrzucają Cię drzwiami.

Cieszę się, że znalazłeś czas, aby go ze mną spędzić. Życzę Ci powodzenia w Twoich negocjacjach i do usłyszenia wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 23 październik 2021