Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli jak przygotować się krok po kroku

• Jak przygotować się do samodzielnego prowadzenia negocjacji (bez prawnika)?

• Jak sprawdzić projekt umowy? Co zrobić z zapisami, na które się nie zgadzasz?

• Dlaczego ważne jest, aby pierwsze komentarze do umowy zawierały Twoją „wersję maksimum”?

• O czym warto pomyśleć i jakie pytania sobie zadać?

• Jak optymalnie pracować z prawnikiem?

• Czym różni się umowa przedwstępna od listu intencyjnego?

• Czy do podpisania kontraktu wystarczy samo nieczytelne nazwisko?

• Jak ekstremalna powinna być pierwsza oferta (ile zaproponować)? Jak ją napisać i jaki jest optymalny moment na jej złożenie?

Moduł Kontraktowy – sprawdzanie umowy

W poprzednim odcinku mówiłam o 5 zasadach prowadzenia negocjacji, które stosuję od 20 lat. Znakomicie sprawdzają się w prowadzonych przeze mnie transakcjach i myślę, że to dzięki temu, że jestem im wierna odnoszę sukcesy w rozmowach kontraktowych.

Dzisiaj jest czas na pierwszą z nich, czyli regułę starannego przygotowania.

Myślę, że się ze mną zgodzisz, że trudno jest zawrzeć z sukcesem jakąkolwiek transakcję bez znajomości umowy i celu jaki chcesz osiągnąć. Trudno Ci będzie odnieść sukces bez ustalenia zagrożeń, które mogą się w trakcie realizacji umowy pojawić.

Dotyczy to także wyznaczenia Twoich warunków brzegowych, czyli tego, co w sytuacji podbramkowej, możesz ostatecznie zaakceptować.

Dlatego staranne przygotowanie się do negocjacji jest niezwykle istotne. I dotyczy to wszystkich kontraktów, bez względu na stopień ich skomplikowania i wartość, oraz bez względu na to, w jaki sposób je zawierasz. 

Co mam na myśli mówiąc o przygotowaniu?

Chodzi mi o analizę dokumentu kontraktu oraz nauczenie się i zrozumienie treści umowy. Nie możesz, po prostu nie możesz, osiągnąć negocjacyjnego celu, jeśli nie wiesz:

• co nim jest,
• dlaczego Ci na nim zależy i
• jak chcesz ten cel zdobyć – czyli jakie mechanizmy prawne i klauzule powinieneś wprowadzić do kontraktu.

Oczywiście przez „nauczenie się umowy” nie rozumiem zapamiętania jej tekstu na pamięć, ale po prostu dobre jej poznanie. Poznanie jej w sposób, który pozwoli Ci ocenić w pełni skutki kontraktu i poruszać się po nim szybko i sprawnie w trakcie negocjacji.

Jeśli przeprowadzisz uczciwą, wszechstronną analizę projektu umowy, to dasz sobie szansę nie tylko na poznanie jej literalnego brzmienia, ale także przejdziesz na warstwę głębszą – tę najważniejszą – biznesową. Będziesz w stanie ocenić, czy ustalenia kontraktowe odzwierciedlają rzeczywistość i potrzebę, dla której kontrakt jest zawierany. Bo przecież na tym, tak naprawdę Ci zależy.

Literalne i biznesowe sprawdzenie kontraktu

Załóżmy, że jesteś wykonawcą i Twoim zadaniem jest zrealizowanie jakiegoś projektu. Nie ma znaczenia na czym on polega, Załóżmy tylko, że otrzymałeś propozycję warunków umowy i Twoim zadaniem jest upewnić się, czy wszystko w kontrakcie akceptujesz. Możesz do tego podejść na 2 sposoby.

• Pierwszy polega na przeczytaniu kontraktu ze zrozumieniem i zatrzymaniu się na warstwie literalnej tekstu umowy. Sprawdzeniu, czy opis projektu jest zgodny z tym, na co się umawiałeś, jaki jest termin jego realizacji, czy umowa przewiduje kary, kiedy wynagrodzenie ma być zapłacone i jakie są prawa oraz obowiązki stron. Czytając w ten sposób umowę, oczywiście znajdziesz ustalenia, z którymi się nie zgadzasz i zapewne będziesz je negocjował w rozmowach ze swoim kontrahentem. Ale to nie wystarczy. Powinieneś zrobić więcej.
• Powinieneś oprócz zapoznania się z tekstem umowy przeprowadzić mentalnie proces realizacji kontraktu. To znaczy wyobrazić sobie, na czym polega wykonanie Twojego projektu i jakie problemy mogą się pojawić – no i oczywiście, co wtedy powinno się zadziać. Jeśli to zrobisz, to wejdziesz na głębszą (biznesową czy wykonawczą) warstwę zrozumienia umowy. Powinieneś tak zawsze robić, jeśli chcesz dobrze poprowadzić swoje rozmowy. To jest ten element negocjacji, który wykorzystuje Twoją wyobraźnię i kreatywność oraz znajomość biznesu, który prowadzisz lub dla którego pracujesz. Musisz sobie po prostu odpowiedzieć na odpowiednio zadane pytania. Jak to zrobić, pokażę Ci na studium przypadku, koncentrując się na terminie realizacji kontraktu.

Kazus kontraktowy

Producent opakowań kartonowych postanowił wdrożyć innowacyjny system informatyczny w swoim zakładzie. Jednocześnie ubiegał się o kredyt na przebudowę centrum zarządzania produkcją.

Ponieważ plan sprzedaży na okres następnych miesięcy był bardzo napięty, zakład nie mógł sobie pozwolić na długie zatrzymanie produkcji. Dlatego przedsiębiorcy bardzo zależało, aby wdrożenie nowego systemu nastąpiło szybko i przez doświadczonego wykonawcę. Po wstępnej selekcji wybrał renomowaną spółkę informatyczną. Producent chciał, by samodzielnie wykonała całą pracę, ale gotowy był zaakceptować sprawdzonego podwykonawcę, aby przyspieszyć realizację projektu.

Strony ustaliły harmonogram wykonania i podzieliły się obowiązkami. Do zadań producenta należało przekazanie danych wejściowych, zakup licencji oraz akceptacja architektury budowanego systemu. W ramach zadań spółki było wdrożenie i dostawa sprzętu. Natomiast, gdyby producent otrzymał kredyt – przebudowę centrum zarządzania produkcją miał zrealizować inny podmiot.

Ponieważ czas miał dla producenta kluczowe znaczenie – chciał, aby w wypadku opóźnień, spółka zapłaciła wysokie kary. Negocjował też prawo do natychmiastowego rozwiązania umowy i zlecenia wykonania prac innemu wykonawcy na koszt spółki.

Zaproponowane przez producenta rozwiązania stanowiły dotkliwą penalizację za naruszenie terminu, ale dla spółki harmonogram projektu był akceptowalny, bo już realizowała podobne zlecenia i wiedziała jak projekt przeprowadzić.

Co byś zrobił, gdybyś był członkiem zarządu spółki? Co byś negocjował?

Spróbujmy teraz rozwiązać kazus spółki informatycznej i zastanówmy się nad tym, o czym spółka powinna porozmawiać z producentem.

Literalne sprawdzenie umowy

Jeśli byłbyś prezesem tej spółki i termin realizacji umowy byłby dla Ciebie akceptowalny, to zapewne negocjowałbyś wysokość kar umownych i warunki ich zapłaty lub próbował w ogóle usunąć karę z umowy.

Zakładam także, że na wszelki wypadek starałbyś się usunąć lub zmniejszyć inne negatywne konsekwencje nieterminowej realizacji. Na przykład negocjowałbyś, aby producent miał prawo do rozwiązania kontraktu tylko wtedy, gdy doszłoby do dużego opóźnienia. Chciałbyś także zapewne, aby – pomimo rozwiązania kontraktu – zapłacił Twojej spółce za już wykonane pracy.

Myślę, że próbowałbyś również zminimalizować konsekwencje zaangażowania nowego wykonawcy i negocjowałbyś, aby Twoja odpowiedzialność za koszty dokończenia projektu ograniczona była do pewnej kwoty.

I to oczywiście powinieneś zrobić. Ale to nie wystarczy.

Biznesowe sprawdzenie umowy

Jeśli zaproponowany termin wykonania umowy byłby dla Twojej spółki akceptowalny i wykonalny, to powinieneś zadać sobie pytania:

• co musisz spółce zagwarantować, aby rzeczywiście terminu realizacji dotrzymać?

• jakie postanowienia kontraktu uniemożliwiają spółce terminowe wykonanie projektu lub mogą spowodować, że prawidłowa realizacja będzie trudna lub zagrożona?

• jakie problemy mogą pojawić się w toku wykonania, które jesteś w stanie przewidzieć i czy umowa decyduje, jak powinny one zostać rozwiązane lub zapewnia, że spółka nie zostanie ukarana.

Jeśli zadasz sobie tego typu pytania, to zapewne zauważysz, że spółka nie może w terminie wykonać umowy, jeśli producent nie przygotuje w odpowiednim czasie infrastruktury technicznej do instalacji oprogramowania, nie przekaże danych wejściowych, nie zakupi odpowiednich licencji oraz nie podejmie decyzji odnośnie architektury systemu, który spółka ma tworzyć i instalować.

Automatycznie zatem sprawdzisz w umowie, czy zobowiązuje ona producenta do podjęcia tych działań w terminie, który Ci odpowiada. A jeśli tak nie będzie – wprowadzisz do kontraktu odpowiednie obowiązki dla niego i wyznaczysz terminy, w jakich musi je wykonać pod groźbą przesunięcia terminu realizacji lub kar, a może nawet rozwiązania kontraktu.

W sytuacji, gdy sobie wszystko rozważysz i przeanalizujesz, to zapewne zauważysz, że producent chciałby mieć prawo do zawieszenia projektu na okres przebudowy centrum zarządzania produkcją – jeśli dostanie kredyt. I będziesz wiedział, że musisz wprowadzić procedurę, która umożliwi spółce opóźnienie terminu realizacji projektu, gdy kontrakt zostanie zawieszony. Zastanowisz się także, jak długo możesz czekać i z pewnością ustalisz termin graniczny, po którym projekt musi zostać podjęty lub będziesz mieć prawo rozwiązać umowę.

Jeżeli się przez chwilę zastanowisz i zadasz sobie odpowiednie pytania, to zapewne zauważysz też, że producent chce mieć prawo do akceptacji podwykonawcy, którego planujesz zaangażować. Musisz zatem wyznaczyć mu termin, w którym może to zrobić i ustalić, co się wydarzy, jeśli producent na podwykonawcę się nie zgodzi

Nie wykluczam także, że zażądasz prawa do automatycznego wstrzymania projektu i opóźnienia terminu jego wykonania, jeśli producent nie zapłaci ci za I-szy etap prac i naruszy harmonogram płatności.

Oczywiście są to tylko przykłady, które mają Ci wskazać jaki tok rozumowania warto przyjąć. Chcę Ci pokazać, w którą stronę warto podążyć.

Pomoc prawnika w negocjacjach

Umiejętność zadawanie sobie odpowiednich pytań ma ogromne znaczenie i jest moim zdaniem istotnym elementem, który decyduje o kompetencjach negocjatorów.

Z mojego doświadczenia wynika, że najbardziej efektywnym sposobem współpracy prawnika i biznesu w sprawdzeniu czy budowaniu umowy jest właśnie przejście przez proces zadania sobie odpowiednich pytań. Na przykład takich jak:

• co, jak i kiedy chcemy zrobić lub co, jak i kiedy druga strona powinna zrobić?
• jakie chcemy mieć prawa i jakie akceptujemy dla siebie obowiązki lub zakres odpowiedzialności?
• co się wydarzy gdy… i jaka powinna być sekwencja wydarzeń w realizacji umowy?

Moje doświadczenie jest takie, że jeśli poświęcę swój czas przed spotkaniem i przygotuję odpowiedni zestaw pytań dla ludzi biznesu, to jestem w stanie opracować projekt umowy, który oscyluje pomiędzy 80–100% trafności. Czyli zadowolenia ludzi biznesu z tego, jak umowa została skonstruowana i w jakim stopniu odpowiada ich potrzebom. Oczywiście seria pytań i odpowiedzi odbywać się może także mailowo – jest wtedy mniej interaktywna, ale jak najbardziej możliwa i praktykowana.

Jeśli natomiast pomijam proces przygotowania się – jego przeprowadzenie jest niemożliwe – i opieram się na standardowym wzorze kontraktu, to ostatecznie pracy mam znacznie więcej i proces spotkań, wyjaśnień i korekt jest dużo bardziej pracowity i czasochłonny.

I dlatego mam dla Ciebie podpowiedź. Jeśli czasem pracujesz z prawnikiem lub będziesz to robił w przyszłości – to zachęcam Cię do tego, abyś nie zostawiał go sam na sam z budowaniem czy analizą Twojej umowy. Sam przeprowadź proces pytań i odpowiedzi i prześlij prawnikowi swoje założenia do kontraktu, albo daj mu szansę na zadanie odpowiednich pytań – zanim zacznie swoją pracę dla Ciebie. Moim zdaniem jest to najbardziej efektywny i najbardziej satysfakcjonujący dla obu stron, sposób współpracy – przy pisaniu lub weryfikacji umowy – prawnika i jego klienta.

I z tym wiąże się druga ważna kwestia, to znaczy, abyś nie rozpoczynał swoich rozmów bez dobrej znajomości kontraktu oraz powiązań pomiędzy poszczególnymi jego zapisami.

Znajomość umowy

Oczywiście zdaję sobie sprawę z tego, że czas to jest coś, czego nam nieustannie brakuje – ale jeśli chcesz dobrze przeprowadzić negocjacje – to musisz wolny moment znaleźć. Widziałam wiele osób, które przystępowały do rozmów nieprzygotowane i w konsekwencji marnowały czas innych, czytając dokument kontraktu dopiero na spotkaniu. Umykały im ważne problemy kontraktowe, które powinny były uwzględnić. Nie miały zrozumienia i pełnego obrazu transakcji.

Abstrahując od ryzyk jakie brak przygotowania generuje, zapewne czujesz i wiesz, że jest to mocno lekceważące i nieprofesjonalne, gdy siadasz do rozmów i dopiero na tym etapie rozpoczynasz czytanie umowy. Takie zachowanie z pewnością nie buduje dobrych relacji, czy to biznesowych, czy negocjacyjnych.

Nie ignoruj swojego kontrahenta. Jeśli chcesz dobrze przeprowadzić swoje negocjacje musisz się skupić na tym procesie i w niego zaangażować. Umowę musisz po prostu znać, jeśli chcesz ją z sukcesem zamknąć.

I dlatego bardzo zależy mi na tym, aby Cię przekonać, że wysiłek włożony w poznanie i zrozumienie umowy, naprawdę procentuje i się opłaca.

Jeżeli w danej chwili nie masz wystarczającej ilości czasu, aby prowadzić negocjacje, spróbuj opóźnić moment przekazania swojego stanowiska – ale nie przesyłaj swoich propozycji na raty. Nie jest to dobrze przyjmowane. Tak samo nie jest mile widziane wielokrotne zmienianie własnych propozycji kontraktowych.

Negocjujesz do momentu zawarcia transakcji i oczywiście do tej chwili możesz zmienić zdanie, jednak wiele osób odbiera takie zachowanie jako nieakceptowalne. Prowadzi ono do frustracji, a w konsekwencji przekłada się nieraz na usztywnienie stanowiska drugiej strony.

Ważne jest, aby pierwsze komentarze do umowy zawierały Twoją „wersję maksimum”.

Oczywiście w trakcie rozmów mogą pojawić się kwestie, o których nie było wcześniej mowy, lub masz przemyślenia, które są dla Ciebie bardzo ważne. Nie wahaj się wtedy i przedstawiaj je. Jest to jednak sytuacja inna, niż ciągłe przesyłanie, dosyłanie nowych lub zmienianych propozycji kontraktowych.

Różnica między listem intencyjnym a umową przedwstępną

Jeśli potrzebujesz więcej czasu, nie możesz od razu prowadzić negocjacji a drugiej stronie zależy na potwierdzeniu, że jesteś zainteresowany projektem, pomyśl o znalezieniu jakiegoś rozwiązania. Może nim być podpisanie listu intencyjnego, w którym ustalisz najważniejsze parametry stanowiące punkt wyjściowy dla dalszych negocjacji. W liście możesz wskazać, jakich uzgodnień już dokonałeś oraz jakie kwestie będą przedmiotem dalszych rozmów. Ale musisz uważać, aby nie zamienić listu intencyjnego w umowę przedwstępną. To znaczy musisz zwrócić uwagę, aby list intencyjny nie stanowił Twojego zobowiązania do zawarcia transakcji.

Ważne jest nie to, jak dany dokument nazwiesz, ale na co się w nim umówisz.

Umowa przedwstępna zawiera zobowiązanie do zawarcia umowy docelowej. Może zatem doprowadzić do tego, że wyrokiem sądowym zmuszony zostaniesz do zawarcia kontraktu. Natomiast w liście intencyjnym strony wyrażają jedynie chęć przystąpienia do transakcji w przyszłości – jeśli się porozumieją, co do wszystkich negocjowanych parametrów.

Oczywiście, jeśli na dokumencie napiszesz tytuł „list intencyjny”, ale w jego treści w rzeczywistości zobowiążesz się do zawarcia kontraktu, to będzie to nadal umowa przedwstępna.

Co warto zrobić?

Wprost zapisać to, na co się umawiasz, czyli że:

• nie masz obowiązku zawarcia umowy i że możesz odejść od negocjacji w każdej chwili (bez żadnych konsekwencji) oraz
• ustalenia zawarte w liście intencyjnym mają charakter wstępny i stanowią punkt wyjściowy do prowadzenia negocjacji, które mogą zakończyć się podpisaniem umowy, lub nie.

Jeśli temat umowy przedwstępnej Cię interesuje, to sięgnij do art. 389 i art. 390 Kodeksu cywilnego. Kodeks cywilny znajdziesz w sekcji ePrawo Wspornika Kontraktowego (narzędzia do nauki i wsparcia negocjacji prawnych), którego jestem autorem.

Ponieważ analiza kontraktu jest bardzo ważna, to chciałbym skupić się teraz na tym procesie i pokazać Ci, jak w praktyce możesz go przeprowadzić.

Etapy sprawdzania umowy

Zacznijmy od tego, że oczywiście powinieneś przeczytać umowę ze zrozumieniem. Jeśli to jest konieczne, nawet kilka razy. Jeżeli jest to krótki i prosty tekst, nie sprawi Ci zapewne większych trudności. Jeśli natomiast jest obszerniejszy i nie masz doświadczenia, to na pewno musisz go przeczytać więcej niż jeden raz. Ja też standardowo czytam umowy wielokrotnie.

Powinieneś także poszukać powiązań między poszczególnymi zapisami kontraktu. Sprawdzić, jakie znaczenie i konsekwencje mają na gruncie umowy. Dopiero jak to zweryfikujesz, będziesz znał jej pełną treść.

Prosty przykład. Jeśli postanowienie kontraktowe zastrzega karę za niewykonanie obowiązku, który opisany jest w innym paragrafie, to musisz sięgnąć do tej klauzuli, aby sprawdzić co jest w niej zapisane. To znaczy powinieneś dowiedzieć się, jakie naruszenie zostało okarowane (poddane karze).

A teraz przejdę do tego, co w praktyce warto zrobić.

Nieadekwatne postanowienia umowy

Podczas czytania kontraktu zaznacz sobie zapisy, które są nieadekwatne do zakresu umowy, to znaczy tego, o czym mówi kontrakt. Przykładowo Ty negocjujesz sprzedaż, a w umowie jest mowa o usługach. Ty umawiasz się na realizację określonego projektu (wykonanie dzieła), a kontrakt mówi o zawarciu umowy na czas nieoznaczony.

Nieakceptowalne zapisy kontraktowe

Zwróć także uwagę na to, co jest nieakceptowalne dla Ciebie: biznesowo, prawnie czy na jakiejkolwiek płaszczyźnie. Na przykład zapisy narzucają Ci odpowiedzialność w zakresie, na jaki Twojej zgody nie ma, termin realizacji jest zbyt krótki lub harmonogram płatności jest nieakceptowalny.

Klauzule niezgodne z ustaleniami

Popatrz także na to, co jest niezgodne ze wstępnymi ustaleniami, których dokonałeś ze swoim kontrahentem. Na przykład umawiasz się, że wykonawca osobiście wykona usługę – a umowa daje mu prawo na zaangażowanie podwykonawców i na to Twojej zgody nie ma.

Informując swojego kontrahenta o przyczynie eliminacji zapisu, dajesz mu szansę na zrozumienie Twojego stanowiska i akceptację dokonanego wykreślenia. Takie usunięcie wzbudza mniej emocji i frustracji drugiej strony oraz daje szansę na konstruktywną dyskusję.

Jak już postanowienia nieadekwatne, nieakceptowalne lub niezgodne z ustaleniami znajdziesz, to oczywiście pojawia się pytanie: co powinieneś z nimi zrobić? Moja rada jest taka, abyś usunął je z projektu umowy. Jeżeli będziesz prowadzić negocjacje ustne – przygotuj argumenty, dlaczego powinny zostać wyeliminowane. Natomiast jeśli negocjujesz drogą mailową – dokonane usunięcia opatrz komentarzem w projekcie kontraktu.

Niezrozumiałe i niepokojące postanowienia

W następnym kroku zaznacz postanowienia, które są niezrozumiałe lub budzą Twój niepokój.

Mówiąc o zapisach niezrozumiałych mam na myśli klauzule niezrozumiałe w jakimkolwiek aspekcie: biznesowo, prawnie lub w jakikolwiek sposób niejasne.

Umowę musisz rozumieć w całości. Jeżeli jakiś zapis jest niezrozumiały, powinieneś doprowadzić albo do jego usunięcia, albo do zmiany tak, aby miał on dla Ciebie jasny sens.

Jeśli w momencie przystępowania do transakcji czegoś nie rozumiesz, to na pewno nie stanie się to jasne w trakcie realizacji kontraktu – będzie powodem dyskusji, a może nawet sporu sądowego.

Jeśli chodzi o zapisy, które budzą Twój niepokój, to mam na myśli postanowienia, które niby rozumiesz, niby wiesz co jest ich celem, ale nie do końca masz wiedzę, jakie mają konsekwencje i nie czujesz się z nimi komfortowo.

Na przykład może to być zapis, który posługuje się pojęciem „zwłoki” i „opóźnienia” – zastanawiasz się, jaka jest różnica i co jest dla Ciebie korzystniejsze. Te pojęcia należą do świata kontraktowego (języka prawniczego) – i masz prawo ich nie znać.

Co zatem powinieneś zrobić z zapisami, których nie rozumiesz lub które budzą Twój niepokój?

Nie wahaj się powiedzieć wprost dlaczego masz z nimi problem i poproś drugą stronę o ich wyjaśnienie. Zapytaj, dlaczego zostały wprowadzone, jaki sens mają dla Twojego kontrahenta, jaki cel chciał nimi osiągnąć lub do jakich skutków dąży. W ten sposób dajesz drugiej stronie możliwość przedstawienia swojego stanowiska, a sobie szansę i czas na zrozumienie wątpliwego zapisu i jego skutków dla Ciebie.

Naprawdę nie obawiaj się pytać i być dociekliwym. Wielokrotnie znajdowałam w otrzymywanych projektach zapisy pozostawione z innej transakcji lub wprowadzone standardowo czy pomyłkowo, nieadekwatnie do negocjowanej umowy. Zwrócenie uwagi kontrahenta na te postanowienia, z reguły prowadziło do autokorekty.

Cel umowy

Następnym etapem przygotowania do negocjacji jest analiza kontraktu z perspektywy celu, jaki ma zostać osiągnięty.

Warto przede wszystkim zadać sobie pytanie, co jest istotą umowy, czyli na czym realizacja Twojego projektu (dostawy lub usługi) polega i czy to jasno widać w klauzulach kontraktu. Zastanów się, co chciałbyś, i w jaki sposób, osiągnąć. Pomyśl jakich kwestii umowa nie adresuje (nie reguluje), a powinna – czego brakuje.

Na przykład jeśli źle (nienależycie) zrealizowałeś umowę i negocjujesz ugodę oraz płacisz odszkodowanie, to Twoim celem zapewne będzie ustalenie, aby to odszkodowanie wyczerpywało wszelkie roszczenia drugiej strony z tytułu naruszenia kontraktu. Czyli krótko mówiąc, chcesz mieć pewność, że nie zapłacisz nic więcej.

Musisz zatem wprowadzić zapisy, które uniemożliwią zamawiającemu wystąpienie do Ciebie z innymi żądaniami i skierowanie sprawy na drogę sądową.

Rozważ także, jakie prawa musisz dla siebie zabezpieczyć lub jakie obowiązki nałożyć na Twojego kontrahenta. Co musisz sobie w umowie zagwarantować, aby z Twojej perspektywy, kontrakt został z sukcesem zrealizowany. Na przykład jeśli zamawiasz wykonanie dzieła, to może chcesz mieć prawo akceptacji jego projektu lub jakości zakupionych materiałów, zanim dzieło zostanie wykonane.

Pomyśl też, gdzie pojawiają się dla Ciebie ryzyka czy stan niepewności, na czym one polegają, i jak je możesz uchylić lub zminimalizować do poziomu, który jest dla Ciebie akceptowalny.

Na przykład jeśli dla terminowego wykonania robót budowlanych potrzebujesz określonych warunków atmosferycznych, to powinieneś w umowie zaznaczyć, że termin wykonania nie biegnie w okresie, w którym temperatura spada poniżej określonej wartości lub deszcze trwają dłużej niż ustalony czas. Pomyśl także, czego nie wiesz i jak ten brak wiedzy, bezpiecznie dla Ciebie, w umowie zaadresować.

Na przykład jeśli projekt jest długi i obawiasz się zmian regulacji prawnych, które mogą spowodować, że będziesz musiał prace wykonać inaczej lub jeszcze raz – to ustal, że realizujesz umowę zgodnie z wymogami z dnia zawarcia kontraktu lub że wszelkie koszty, będące rezultatem zmiany przepisów, obciążać będą Twojego kontrahenta.

Weryfikacja i negocjacje umowy odnoszą się nie tylko do głównej treści kontraktu, ale wszystkich jego dokumentów.

Jeżeli w skład umowy wchodzą jakieś załączniki lub umowa odwołuje się do innych dokumentów – koniecznie je przeanalizuj i potraktuj, jak główny dokument umowy.

Na przykład jeżeli kontrakt mówi, że wykonując projekt musisz postępować zgodnie z procedurami obowiązującymi w zakładzie Twojego kontrahenta, to powinieneś te procedury także przeczytać, aby sprawdzić, czy jesteś w stanie je przestrzegać.

Nie poddawaj się presji czasu, czasem załączniki niosą najważniejszy bagaż biznesowy i dlatego mogą być kluczowe. Warto je równolegle z umową sprawdzać i negocjować.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w procesie przygotowania się do negocjacji, nie wiesz jakie pytania zadać i co jest ważne, możesz sięgnąć do Checklisty zawartej we Wsporniku Kontraktowym, która pomoże Ci zweryfikować umowę.

Checklista zbudowana jest z pytań stworzonych na bazie mojego negocjacyjnego doświadczenia. Składa się z ponad 200 pytań kontrolnych, za pomocą których można sprawdzić kontrakt z bardzo różnej perspektywy.

Bardzo zależy mi, abyś z dzisiejszego odcinka wyniósł przekonanie, że naprawdę warto poświęcić czas na przygotowanie się do negocjacji. Warto opanować (poznać) treść kontraktu i przemyśleć, co chcesz w nim zmienić i nim osiągnąć – a potem, jak możesz to zrobić.

Zaczynając negocjacje powinieneś mieć jasną wizję do jakiego punktu dążysz i na co możesz się zgodzić, a czego w żadnym wypadku nie wolno Ci zaakceptować.

Ja wiem że niektórzy z nas lubią iść na żywioł, lubią szybką wymianę argumentów, adrenalinę, która pojawia się w dobrych, emocjonujących negocjacjach oraz wiem, że miło jest czuć zadowolenie z błyskotliwych rozwiązań, które przychodzą do głowy w sytuacjach negocjacyjnego impasu. I doskonale czuję, że z tej perspektywy, etap przygotowań do negocjacji nie wydaje się specjalnie atrakcyjny czy emocjonujący. Ale uwierz mi, że te błyskotliwe argumenty i kreatywne rozwiązania, które wymyślisz w trakcie negocjacji – wezmą się przede wszystkim z dobrego przygotowania się do rozmów. I udowodnię Ci to w następnych podcastach

W następnym odcinku powiem o tym, dlaczego warto, abyś w swoich negocjacjach był wytrwały, czemu to się opłaca. Pokażę także, jak sprawić, aby Twoje zapisy umowne były precyzyjne oraz jakie błędy często popełniają ludzie biznesu, gdy samodzielnie ustalają postanowienia kontraktowe.

A teraz już czas, aby odpowiedzieć na postawione wcześniej pytanie: jak powinien wyglądać nasz podpis?

Nieoczywiste oczywistości – podpis na umowie

Myślę, że warto wyjść od tego, że sama treść pisemnej umowy może zostać sporządzona przez dowolną osobę – może to być Twoja asystentka lub znajoma. Nie ma też znaczenia, czy umowa napisana będzie odręcznie, czy na komputerze.

Czy podpis musi być własnoręczny?

Co jest jednak ważne to, to, że kontrakt powinien zostać podpisany przez kontrahentów własnoręcznie (lub własnoręcznie przez ich pełnomocników – jeśli za ich pośrednictwem zawierają transakcję).

I to wydaje się oczywiste do momentu, gdy zaczyna nam zależeć na szybkim podpisaniu kontraktu, bo mamy presję biznesową, mija jakiś termin i zaczynamy być kreatywni – zastanawiać się, czy nasz podpis może zostać mechanicznie odtworzony. Na przykład za pomocą ksero, skanera czy faksymile. I z takimi pytaniami spotkałam się kilkakrotnie.

Czy podpis musi być czytelny i powinien zawierać imię?

Niekiedy pojawia się też wątpliwość, czy:

• podpisując umowę trzeba to zrobić czytelnie lub
• podpis musi zawierać imię.

I od razu powiem, że nie ma takiej potrzeby – bo Sąd Najwyższy rozstrzygnął, że samo nazwisko wystarczy i dla swojej ważności wcale Twój podpis nie musi mieć formy czytelnej.

Same inicjały, tzw. parafy, to nie jest podpis i nie wystarczą do zawarcia przez Ciebie umowy, bo jednoznacznie nie identyfikują tożsamości kontrahenta.

Ważne jest jednak, aby podpis znajdował się pod treścią kontraktu w wyznaczonym na to miejscu. Jeśli takiego miejsca nie ma, to powinieneś podpisać się tuż po zakończeniu linii tekstu umowy – w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że zaakceptowałeś całą treść transakcji.

Czy umowę trzeba parafować?

I jeszcze dla uzupełnienia powiem, że nie masz obowiązku parafowania wszystkich stron kontraktu, ale jest to dobra praktyka i warto to zrobić, aby uniknąć zbędnych dyskusji czy wątpliwości, co do treści Twojej transakcji.

Moja rada jest jednak taka: nie stawiaj swojej parafki w miejscu przeznaczonym na podpis, aby nie pojawiła się wątpliwość, czy kontrakt został przez Ciebie podpisany.

Zwyczajowo stawia się parafę w samym rogu kartki (na górze lub na dole), bo wtedy cel jej złożenia jest dla wszystkich jasny.

A teraz zapraszam Cię do „Negocjacyjnego Kącika Naukowego”. Spojrzymy na negocjacje z perspektywy naukowców i ich podpowiedzi dla nas – co warto robić w negocjacjach, a z czego lepiej zrezygnować.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – wysokość oferty

Jeśli słuchałeś poprzedniego podcastu, to wiesz, że naukowcy nam udowodnili, że inicjatywa w negocjacjach – to znaczy złożenie pierwszej oferty – opłaca się. Że taki ryzykowny ruch, często prowadzi do korzystnego wyniku dla tej strony, która ma odwagę się odsłonić i pierwsza przedstawi swoją propozycję. Ale oczywiście pojawia się pytanie: jak ekstremalna, to znaczy jak wysoka (jeśli coś chcemy sprzedać) lub jak bardzo niska (jeśli coś chcemy kupić) powinna być nasza pierwsza oferta? W jaki sposób oszacować, jak daleko możemy się posunąć?

Jak ustalić wysokość oferty?

Profesor Adam Galinsky, naukowiec zajmujący się procesami negocjacyjnymi (wykładowca na Kellog School of Management), mówi nam wprost: nie należy obawiać się składania ekstremalnej (agresywnej) pierwszej oferty. Nie powinniśmy martwić się, że zbyt wysoka cena przestraszy lub zirytuje drugą stronę.

Naukowcy dowodzą, że ta nasza obawa jest przesadzona i w rzeczywistości większość negocjatorów nie składa swojej oferty wystarczająco agresywnie.

Ale oczywiście badacze nie zachęcają nas do składania propozycji absurdalnie ekstremalnej. Nie o to chodzi. Po prostu twierdzą, że konstruując naszą ofertę powinniśmy koncentrować się na 3 kwestiach.

• Musimy się skupić na alternatywach, które mamy, jeśli do zawarcia kontraktu nie dojdzie – czyli np. czy mamy możliwość zawarcia transakcji z kimś innym i czy naprawdę musimy do danej umowy przystąpić (jak bardzo jej potrzebujemy).
• Trzeba także ustalić wartość graniczną, po osiągnięciu której wolimy raczej zrezygnować, niż zawrzeć kontrakt. Czyli powinniśmy dokonać analizy i zbadać nasz próg bólu.
• Należy także określić – i to jest bardzo ważne – swój idealny wynik negocjacyjny, czyli na przykład cenę (lub brzmienie zapisu), na której nam zależy.

Jak już ustalimy swoje alternatywy, próg bólu oraz idealny dla nas wynik negocjacji, to składając swoją ofertę powinniśmy je uwzględniać. Przy czym najważniejsze jest, abyśmy skoncentrowali się na docelowej wartości, tym co chcemy w scenariuszu idealnym osiągnąć – bo to pozwoli nam na odpowiednio agresywne skonstruowanie naszej propozycji.

Naukowcy radzą nam także, jak upewnić się, że nasza oferta nie będzie aż tak ekstremalna, że zniechęci drugą stronę do dalszych rozmów. Ich zdaniem powinniśmy ustalić, czy i jakie, alternatywy ma nasz kontrahent – czyli czy ma inne opcje niż zawrzeć z nami kontrakt. A także powinniśmy oszacować wartość graniczną naszego partnera, czyli rozwiązanie kontraktowe, które będzie dla niego nieakceptowalne i spowoduje, że będzie chciał wycofać się z umowy.

Profesorowie John Oesch i Glenn Whyte z Rotman School of Management (Uniwersytet Toronto) ustalili, że najlepsze oferty to te, które zawierają propozycję blisko wartości granicznej, czyli progu bólu drugiej strony kontraktu.

Na przykład jeśli graniczna cena sprzedawcy uplasowana jest na poziomie 100.000 PLN, to możemy mu zaproponować cenę trochę wyższą, np. 105.000 PLN.

Badania dowiodły także, że ekstremalne pierwsze oferty, które następnie zostały poddane negocjacjom i doprowadziły do niewielkich ustępstw – były nie tylko najlepszą negocjacyjną strategią, ale dały obu stronom poczucie zwycięstwa i satysfakcję z zawartej transakcji.

Dlaczego?

Bo złożenie wysokiej oferty daje większą szansę na stworzenie sytuacji win-win. Składając ambitną propozycję, dajemy sobie przestrzeń na ustępstwo, które nie pozbawia nas przekonania o własnym sukcesie (bo uzyskaliśmy rezultat, który jest blisko naszej pierwszej propozycji). Jednocześnie druga strona ma satysfakcję, że udało się jej uzyskać korzystną zmianę naszego stanowiska. Takiej przestrzeni na ustępstwa i dalsze negocjacje nie ma, jeśli pierwotna oferta nie jest wystarczająco ekstremalna.

Jakie kwoty proponować w ofercie?

Ale to nie wszystko! Okazuje się, że warto nie tylko składać ambitne oferty, ale także przedstawiać swoją propozycję – zawarte w niej wartości kwotowe – w odpowiedni sposób.

Profesor David Loschelder z Saarbrucken University, doświadczalnie wykazał, że wpływ, jaki ma na wynik negocjacji pierwsza oferta, można zwiększyć poprzez przedstawienie proponowanych kwot w sposób precyzyjny.

W badaniach udowodnił, że zaokrąglone ceny typu 1.200 PLN czy 2.000 PLN miały mniejszy wpływ na wynik negocjacji, niż oferty oparte na precyzyjnych (dokładnych) kwotach, takich na przykład jak: 1.134 PLN czy 1.895 PLN. Co więcej ten efekt „precyzyjnej oferty” był widoczny najbardziej w doświadczeniach, które dotyczyły transakcji o większej wartości.

Osobiście myślę, że efekt precyzyjnej oferty działa, bo sprawia, że cena, która jest dokładnie wyliczona wzbudza zaufanie, przekonuje, że została ona przemyślana, przekalkulowana, a zatem wydaje się uzasadniona.

Te odkrycia naukowe mają też oczywiście przełożenie na negocjacje prawne. Wskazują, że warto wyjść od pozycji ekstremalnej, aby dojść do rozwiązania, które chcemy tak naprawdę osiągnąć. Można na przykład rozpocząć od usunięcia zapisu o karze umownej, aby znacznie obniżyć jej wysokość lub zniwelować jej negatywny efekt w inny sposób.

Okazuje się jednak, że jest jednak pewne „ale” i zasada pierwszej oferty nie zawsze wywrze oczekiwany skutek.

Kiedy nie warto składać pierwszej oferty?

Zdaniem profesora Adama Galinsky taka sytuacja będzie mieć miejsce, gdy nasz kontrahent ma od nas znaczenie więcej informacji o przedmiocie naszych rozmów lub o branży czy rynku, których dotyczą negocjacje.

Na przykład agencja rekrutacyjna i pracodawca mają więcej danych o warunkach zatrudnienia, niż kandydat ubiegający się o pracę. To samo dotyczy kupującego (lub sprzedawcy) wspieranego przez agenta nieruchomości. Dzięki agentowi mamy więcej informacji o rynku i wartości mieszkania niż druga strona, która samodzielnie przystępuje do transakcji.

Nie oznacza to jednak, że powinniśmy zupełnie zrezygnować ze złożenia oferty jako pierwsi. Zanim jednak zrobimy ten krok, warto poznać rynek i branżę, na których prowadzimy transakcję oraz musimy uzyskać informacje: o drugiej stronie i alternatywnych opcjach, którymi dysponuje (jeżeli nie zawrze z nami umowy). Na przykład z kim może podpisać kontrakt, jeśli nasze negocjacje zakończą się niepowodzeniem.

Ale jest jeszcze inny powód, dla którego nie powinniśmy składać oferty jako pierwsi. Profesor David Loschelder udowodnił, że złożenie pierwszej propozycji zadziała na naszą niekorzyść, gdy ujawnimy w niej informacje, które druga strona może wykorzystać przeciwko nam.

Na przykład, jeśli z propozycji wynika, że oferentowi zależy na szybkim wykonaniu projektu, to drugi kontrahent może tę wiedzę wykorzystać, aby wynegocjować dla siebie korzystniejszą cenę – w zamian za przyspieszenie terminu realizacji – w sytuacji, gdy jemu samemu także na szybkim terminie zależy.

Naukowcy mówią nam również, że nie musimy, a nawet nie powinniśmy przedstawiać swojej pierwszej oferty od razu, na samym początku negocjacji. Warto, abyśmy dali sobie czas i szansę na poznanie tego, co myśli druga strona, dowiedzieli się, jakie ma problemy i ukryte cele.

Ta wiedza ułatwi nam złożenie oferty w sposób, który uwzględni optymalne dla obu partnerów rozwiązania. Wynika to z tego, że zbyt wczesne złożenie oferty pozbawia osobę, która ją składa, możliwości zaoferowania rozwiązań dostosowanych do sytuacji, w której prowadzone są negocjacje. Jest to szczególnie istotne w skomplikowanych, wielowymiarowych umowach, gdzie negocjowanych jest wiele parametrów, a nie tylko sama cena.

Całkowicie się z tą opinią naukowców zgadzam, bo wiem, że poznanie stanowiska, uwarunkowań, ograniczeń i interesów drugiej strony – pozwala nam złożyć optymalną propozycję kontraktową i zwiększa szansę, że zostanie ona zaakceptowana.

W następnym „Negocjacyjnym Kąciku Naukowym” opowiem o tym, czy forma prowadzenia negocjacji ma wpływ na ich przebieg, a konkretnie, czy negocjowanie mailem jest lepszym, czy gorszym rozwiązaniem niż bezpośrednie spotkanie. Powiem też jak – zdaniem naukowców – powinniśmy prowadzić naszą mailową komunikację.

Dziękuję, że znalazłeś czas, aby go ze mną spędzić. Jeśli kompetencje negocjacyjne są dla Ciebie ważne, to już teraz zapraszam Cię na następny odcinek. Do usłyszenia już wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 16 październik 2021