Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli dlaczego nie tylko umowa się liczy

• Dlaczego tekst umowy nie jest najważniejszy? Co jeszcze jest ważne?

• Na jakie klauzule warto zwracać uwagę? Co daje przewagę Twojemu kontrahentowi?

• Czy tytuł umowy jest istotny i ma wpływ na ustalenia kontraktowe?

• Co zrobić, gdy umowa ma klika wersji językowych? O czym należy pamiętać?

• Dlaczego warto wprowadzać rozwiązania, które zastąpią nieważne zapisy kontraktowe? Kiedy to jest istotne?

• Dlaczego umowa licencji nie może zostać zawarta na okres dłużysz niż 5 lat?

• O czym warto pomyśleć, pisząc o cenie lub wynagrodzeniu?

• Co stanie się gdy nie ustalisz, czy Twoja cena jest kwotą brutto (netto)?

• Co się wydarzy, gdy powstanie niejasność co do kwoty ceny lub wynagrodzenia?

• Jaki jest najlepszy sposób na skuteczne prowadzenie negocjacji? Czy powinniśmy być dla naszego negocjacyjnego partnera sympatyczni, czy raczej mocno zdystansowani?

Moduł Kontraktowy – cel i sens (interpretacja) zapisów umownych

W tym odcinku będę mówić o tym, o czym my prawnicy chyba niezbyt często mamy okazję porozmawiać z naszymi klientami – a raczej z reguły rozmawiamy z nimi na ten temat, gdy jest już za późno, bo już powstał konflikt kontraktowy. A wielka szkoda, bo zapewne w wielu sytuacjach ta wiedza mogłaby kontrahentów uchronić przed sporem transakcyjnym, a nawet pomóc w wygraniu konfliktu sądowego.

W poprzednich podcastach mówiłam o tym, jak poprowadzić negocjacje, aby doprowadzić do uzyskania optymalnego dla Ciebie brzmienia umowy. Jak przygotować się do rozmów, zweryfikować kontrakt i jak przejść przez proces negocjacji w sposób, który pomoże Ci uzyskać, to na czym Ci zależy. Ale prawda jest taka, że jest jeszcze jedna ważna kwestia, o której powinnam Ci powiedzieć.

To znaczy powinieneś zdawać sobie sprawę, że w stosunkach kontraktowych liczy się nie tylko literalne brzmienie samej umowy – czyli to co zapisujesz w kontrakcie – ale ważny jest także rzeczywisty cel, jaki Ty i Twój kontrahent, chcecie osiągnąć za pomocą transakcji i ma znaczenie, to na co rzeczywiście godzicie się. Zasada ta zapisana jest w art. 65 Kodeksu cywilnego.

Innymi słowy, klauzule kontraktowe nie są jedynym elementem, który determinuje treść transakcji, którą zawierasz. Co to oznacza? Oznacza to, że kluczowe jest to, w jaki sposób zachowujesz się przed zawarciem umowy. Czyli po prostu, ważne jest to, co akceptujesz i ustalasz ze swoim kontrahentem przed przystąpieniem do transakcji.

Ale jasno chciałabym powiedzieć, że zamiar i cel kontrahentów, które są ważne przy ustalaniu sensu kontraktu nie odnoszą się w żadnym razie do wewnętrznej woli, przeżyć psychicznych czy opinii kontrahentów.

To, że w umowach należy badać, zgodny zamiar stron i cel umowy, jest zapewne dla Ciebie dobrą informacją, jeśli nie masz dużego doświadczenia w budowaniu zapisów umownych i nie uda Ci się ująć czegoś zbyt jasno w Twoim kontrakcie. Będzie to dla Ciebie taka deska ratunku, po którą możesz sięgnąć. Dlatego jeśli stworzony przez Ciebie zapis nie będzie idealny i powstanie wątpliwość, co do jego znaczenia, to  – w sytuacji kontraktowego konfliktu  – możesz odwołać się do celu jakiemu miał służyć i co ustaliłeś z kontrahentem (celu dla którego zapis został wprowadzony).

Niemniej, aby Twój cel był oczywisty – aby to na co się godzisz było niesporne – ważne jest, jak zachowujesz się przed zawarciem umowy.

Przeprowadzając interpretację umowy – czyli badanie jej rzeczywistego znaczenia  – bierze się pod uwagę okoliczności, które towarzyszyły negocjacjom i zawarciu kontraktu, to znaczy określony kontekst sytuacyjny. Ten kontekst bada także sąd, gdy dochodzi do sporu sądowego. Uwzględnia się na przykład komunikację stron w trakcie negocjacji, czyli jak rozumiały dany zapis negocjując jego treść (co chciały za jego pomocą powiedzieć).

Bywa to dosyć łatwe do ustalenia, jeśli rozmowy prowadzone były pocztą elektroniczną. Negocjując często piszemy w mailach, co chcemy uzyskać od naszego kontrahenta, na co nie ma naszej zgody i dlaczego nie ma naszej akceptacji.

Na przykład jeśli napiszesz do kontrahentach w trakcie negocjacji, że:

• nie jesteś w stanie zaakceptować ryzyka kary umownej większego niż 5.000 PLN i dlatego prosisz o jej ograniczenie do tej kwoty – a w zamian wydłużysz gwarancję na produkt o 6 miesięcy albo
• w zamian za niższą cenę zgadzasz się ograniczyć odpowiedzialność wykonawcy z tytułu umowy do kwoty 200.000 PLN  

– to tak naprawdę z takiej korespondencji widać, co strony akceptowały, nawet jeśli ustalony ostatecznie zapis nie będzie idealnie zbudowany lub umieszczony będzie w złym miejscu kontraktu.

Innym elementem, który może mieć znaczenie dla interpretacji umowy, jest doświadczenie kontrahentów z dotychczasowej współpracy. Na przykład jeśli umowa mówi, że dostawca ma obowiązek pakować swoje produkty w sposób, który zabezpieczy je przed uszkodzeniem – i umowa nie rozstrzyga, jak dostawca powinien to zrobić – a kontrahent zawsze pakował swój towar w styropian i karton, to raczej trudno będzie wykazać zamawiającemu  – po roku współpracy – że takie opakowanie jest niewystarczające i ustalenia były inne. Bo planuje teraz składować produkty nie w magazynie, ale w składzie na wolnym powietrzu.

Jeśli zatem z kontekstu sytuacyjnego Twojej transakcji wiadomo, że:

• sporna kwestia była dyskutowana i wyjaśniana w sposób, który nie do końca jest spójny z brzmieniem umowy, ale jest zgodny z tym, czego żądasz od drugiej strony w ramach realizacji kontraktu,
• wyraźnie godziłeś się na określone znaczenie lub skutki kontrowersyjnego postanowienia i druga strona to akceptowała,
• sprzeciwiałeś się proponowanemu rozwiązaniu i Twój kontrahent Ci ustąpił

 – to masz argumenty na poparcie stanowiska, że umowa powinna być interpretowana w sposób, na którym Ci zależy.

Jeżeli natomiast z okoliczności wynika, że w trakcie negocjacji:

• spornego zapisu nie kwestionowałeś,
• milcząco go akceptowałeś i
• przyjąłeś strategię: „podpiszemy, a potem zobaczymy”

  – to niestety poniesiesz tego konsekwencje. To znaczy, będziesz musiał zaakceptować to, co rezygnując z negocjacji, już tak naprawdę wcześniej zaaprobowałeś w sposób dorozumiany.

Ale uwaga! Zasada interpretacji kontraktów nie zawsze Cię ochroni. Reguła ta nie oznacza pełnej swobody. Ma swoje granice i nie może powodować manipulacji tekstem kontraktu.

Na przykład przedsiębiorcy, który zawarł pisemną umowę trudno będzie wykazać, że tak naprawdę umówił się na coś innego – na ustalenie, które jest z kontraktem sprzeczne. Na przykład, że tak naprawdę nie zrezygnował z prawa do rękojmi za wady, choć kontrakt wyłącza takie prawo.

Musisz mieć też na uwadze, że interpretację kontraktu (badanie jego znaczenia) prowadzi się zazwyczaj wtedy, gdy pojawia się wątpliwość budząca sprzeciw jednej ze stron transakcji. To jest wtedy gdy, powstaje spór. Lepiej, aby on nigdy się nie pojawił. Oczywiście możesz wyciągnąć korespondencję mailową „z szuflady”, ale w sytuacji podbramkowej, gdy nie uda się osiągnąć porozumienia – tak naprawdę ostateczną interpretację umowy przeprowadzi sąd. A to oznacza koszty, wstrzymanie realizacji kontraktu i wszystkie te niemiłe rzeczy, które wiążą się z procesem sądowym.

Zatem pamiętaj proszę o zasadzie interpretacji umów. Nie twórz sytuacji, w których mogłaby zostać wykorzystana przeciwko Tobie. Jednocześnie zrób wszystko, co w danej sytuacji możesz, abyś nie musiał rozstrzygać wątpliwości dotyczących sensu lub celu postanowień kontraktowych – czyli staraj się konstruować umowy w oparciu o 5 reguł prowadzenia negocjacji, które omawialiśmy w poprzednich odcinkach.

Dbaj o to, aby tekst Twojej umowy był precyzyjny, jednoznaczny i odzwierciedlał w sposób oczywisty to, na co się godzisz lub na co Twojej zgody nie ma. Jak to zrobić mówiłam w 3-cim odcinku podcastu.

Pamiętaj, że ta deska ratunku, zasada interpretacji umów nie oznacza, że klauzule Twojego kontraktu są nieważne, bo to nie jest prawda. Co więcej, nie chodzi tylko o samo brzmienie zapisu umownego. Istotne jest także jego znaczenie wynikające z reguł językowych oraz kontekstu, w jakim dany zapis został użyty. Na przykład w jakiej jednostce redakcyjnej (paragrafie czy rozdziale) lub części umowy został umieszczony.

Tak dla przykładu – jeśli wprowadzisz zapis o ograniczeniu Twojej odpowiedzialności do rozdziału umowy mówiącego o odpowiedzialności za wady na podstawie gwarancji jakości – to dasz drugiej stronie argument, że owszem intencją kontrahentów było ustalenie limitu Twojego ryzyka kontraktowego, ale tylko dotyczącego wad produktu, a nie ryzyka z jakiegokolwiek tytułu (np. nieterminowego zakończenia projektu).

A jak wygląda biznesowa praktyka?

Z mojego doświadczenia wynika, że pomimo reguły Kodeksu cywilnego, w relacjach biznesowych kluczowe znaczenie ma jednak tekst kontraktu.

Jeśli jest spór to biznes i prawnicy koncentrują się przede wszystkim na postanowieniach umowy i tam szukają rozstrzygnięcia problemu, a dopiero potem sięgają po maile, nagrania czy notatki ze spotkań. Dlatego, jeśli o swój kontrakt nie zadbasz, nawet jeśli będziesz mieć rację, musisz się przygotować na dochodzenie swoich praw przed sądem

Ale nie chciałabym, abyś to co powiedziałam zrozumiał w ten sposób, że kodeksowa zasada interpretacji umów nie działa w praktyce – bo wcale tak nie jest i aby Ci to udowodnić przejdziemy zaraz do sądowego kazusu. Po prostu w biznesie jest tak, że trudno jest z reguły przekonać kontrahenta do ustąpienia w sytuacji konfliktu – jeśli nasze argumenty nie są jednoznaczne i niepodważalne lub przynajmniej uwiarygodnione, w jakiś sposób, zapisami kontraktowymi.

A jak wygląda praktyka sądowa? Jak sąd podchodzi do procesu interpretacji kontraktu, jeśli strony sobie z tym nie radzą? Pokażę Ci na kazusie, który został rozstrzygnięty na drodze sądowej.

Kazus z sali sądowej

Szpital i Narodowy Fundusz Zdrowia zawarli umowę na wykonywanie chirurgicznych zabiegów w 2013 roku. Strony ustaliły maksymalną wartość usług, jaką szpital mógł zrealizować w I-szej i II-giej połowie roku. Kwoty nie pokrywały się jednak z rzeczywistością, bo zapotrzebowanie na leczenie było znacznie wyższe i szpital realizował nadprogramowe operacje.

Ponieważ NFZ odmówił płatności za dodatkowe zabiegi, szpital wszczął sprawę sądową. W trakcie procesu Fundusz postanowił jednak zapłacić 70% należności, które jeszcze nie przedawniły się. Sporządził projekt umowy i szpital zaakceptował ugodę bez negocjacji.

Ugoda zawierała 3 kluczowe postanowienia:

•  Po pierwsze, ustalono ostateczną kwotę należną szpitalowi za wszystkie operacje z 2013 roku. Była ona wskazana w porozumieniu i wyliczona w załączniku.
• Po drugie, szpital zobowiązał się wycofać pozwy o zapłatę za zabiegi z I-szej połowy 2013 roku.
• Najważniejszym jednak ustaleniem było to, że szpital wyraźnie potwierdził, że kwota wskazana w ugodzie wyczerpuje wszystkie jego roszczenia za cały 2013 rok i zrzekł się prawa do żądania innych należności za ten okres.

Ugoda nie zakończyła jednak sporu.

W trakcie jej wykonywania okazało się, że zdaniem szpitala porozumienie obejmuje tylko operacje z I-szej połowy 2013 roku i nie dotyczy okresu lipiec – grudzień. Żądał zatem dodatkowych należności za te miesiące. Natomiast NFZ twierdził, że ustalona kwota jest wynagrodzeniem za wszystkie zabiegi wykonane w 2013 roku.

Kto miał rację i spór wygrał?

Zaczną od zastrzeżenia. Kazus, który usłyszałeś opiera się na prawdziwym sporze sądowym (o sygnaturze V ACa 367/19) i dostępnych publicznie informacjach, ale stanowi pewne uproszczenie (inspirację) i nie odpowiada w 100 % stanowi faktycznemu. Z dwóch powodów.

Po pierwsze, dlatego że opiera się na wyroku i uzasadnieniu sądowym, a nie aktach sprawy sądowej, a ponieważ na aplikacji sądowej – uczestnicząc w naradach sędziowskich i pisząc projekty uzasadnień do wyroków – przekonałam się, jak ważna jest znajomość wszystkich elementów stanu faktycznego, dlatego czuję się w obowiązku zrobić to zastrzeżenie.

Drugim powodem jest to, że moim celem jest pokazanie Ci toku rozumowania sądów, które orzekały w tej sprawie, a nie koncentrowanie się na faktach, które nie są w tym wypadku najważniejsze. To co jest ważne – co nas interesuje – to sposób, w jaki Sąd Apelacyjny przeprowadził bardzo ciekawą i wszechstronną interpretację ugody oraz pokazał, jak proces interpretacji kontraktu powinien wyglądać. I właśnie ten proces myślowy chcę razem z Tobą prześledzić, bo to on ma wartość dla Twojej praktyki kontraktowej.

Jaki był zatem tok rozumowania sądu?

Zacznijmy od początku, czyli od logiki przyjętej przez sąd I instancji. Sąd Okręgowy uznał, że w ugodzie szpital zrzekł się prawa do żądania jakichkolwiek zapłaty za zabiegi wykonane w I-szej i II-giej połowie 2013 roku w zamian za kwotę ustaloną w ugodzie  – i w związku z tym za 2013 rok nie może żądać niczego więcej.

Sąd I instancji zauważył pewną logiczną niespójność ugody, która polegała na tym, że szpital zobowiązał się wycofać jedynie z postępowań sądowych dotyczących zapłaty za zabiegi zrealizowane w I-szej połowie 2013 roku – natomiast ugoda nie mówiła nic o sprawach sądowych dotyczących wynagrodzenia za usługi wykonane w II-giej połowie roku. Jednak sąd uznał, że z ugody wprost wynika, iż celem stron było ostateczne uregulowanie całego wynagrodzenia (tak za I-szą jak i II-gą połowę 2013 roku) – niezależnie od liczby toczących się postępowań – i stwierdził, że jest to najważniejsze ustalenie. Przyjął zatem, że literalne brzmienie ugody jest rozstrzygające i na nim oparł swój wyrok. Czyli w I-szej instancji spór wygrał Narodowy Fundusz Zdrowia.

Sąd Apelacyjny zastosował natomiast zupełnie inną optykę.

Sąd Apelacyjny uznał, że nie można ustalać sensu uzgodnień kontrahentów tylko na podstawie samego dokumentu ugody. Trzeba się oprzeć na regule interpretacji kontraktów i zbadać, jaki był rzeczywisty cel ustaleń kontrahentów. Sąd Apelacyjny przyjął, że sąd I instancji nie powinien był poprzestać na analizie treści samej ugody, ale powinien był uwzględnić załącznik do niej, który zawierał wyliczenie kwot, jakie NFZ miał zapłacić szpitalowi.

Dlaczego było to ważne?

Bo z kalkulacji zawartej w załączniku wynikało, że NFZ zapłaci szpitalowi kwotę, która stanowiła 70% należności za zabiegi wykonane w I-szej połowie 2013. Sąd Apelacyjny przyjął, że gdyby faktycznie ugoda miała obejmować wynagrodzenie za oba półrocza 2013 roku, to powinno ono wynosić 70% kwoty dochodzonej przez szpital za cały 2013 rok – bo takie porozumienia NFZ zawierał z innymi szpitalami, z którymi także pozostawał w sporach sądowych dotyczących wynagrodzenia za ponadprogramowe zabiegi. Dyrektor Funduszu nie był w stanie wyjaśnić, dlaczego w ugodzie szpital był potraktowany inaczej (gorzej) niż inne jednostki będące w podobnych sporach z Narodowym Funduszem Zdrowia.

Ponadto sąd wziął pod uwagę to, że z korespondencji szpitala i Funduszu, która odbywała się przed zawarciem ugody, wynikało, iż NFZ uznawał roszczenia za zabiegi wykonane w II-giej połowie 2013 roku za przedawnione – co jednak po zawarciu ugody okazało się założeniem błędnym.

Sąd Apelacyjny uznał także, że skoro NFZ był przekonany o tym, że żądanie zapłaty za II-gą połowę 2013 roku jest przedawnione, to z pewnością nie było jego intencją zawarcie ugody w stosunku do płatności, których nie musiał uiścić. I na tej podstawie Sąd Apelacyjny uchylił wyrok sądu I-szej instancji.

Co nam tok rozumowania Sądu Apelacyjnego pokazuje?

Widać z niego, że rzeczywiście w postępowaniu sądowym, ma znaczenie treść pisemnej umowy – ale sądy nie polegają tylko na samym tekście kontraktu.

Rekonstruują na podstawie dostępnych dowodów zgodny zamiar stron i ich cel, a zatem do czego strony dążyły podpisując ugodę. Uwzględniają: zeznania świadków, korespondencję mailową i zachowanie się stron. Sądy biorą także pod uwagę, w jaki sposób strony kalkulują swoje należności – w naszym kazusie był to załącznik do ugody, który przedstawiał matematyczne obliczenie wynagrodzenia.

Ważne jest także to, że sądy ustalają sens umowy na moment jej zawarcia  – w naszym kazusie sąd przyjął, że w chwili podpisywania ugody NFZ był przekonany, że roszczenie szpitala o zapłatę wynagrodzenia za II-gą połowę 2013 roku było przedawnione – a zatem ugoda nie mogła go obejmować.

Widać też, że sąd przeprowadza wywód logiczny odnosząc się do zasad doświadczenia życiowego. Nie orzeka zatem w próżni prawnej, ale uwzględnia także realia w jakich podmioty operują i podejmują swoje decyzje. Sąd uwzględnił to, że w ugodach z innymi szpitalami NFZ zapłacił 70% całego spornego wynagrodzenia i nie było racjonalnych podstaw, aby miał ten konkretny szpital potraktować inaczej, gorzej.

Warto też w tym miejscu dodać, że projekt ugody przygotował Narodowy Fundusz Zdrowia i szpital nie miał żadnego wpływu na to, jak zostały ukształtowane postanowienia kontraktowe. A w orzecznictwie Sądu Najwyższego pojawiają się rozstrzygnięcia bazujące na zasadzie, że strona, która konstruuje postanowienie kontraktowe bierze na siebie ryzyko, że niejasny zapis będzie interpretowany na jej niekorzyść.

Tyle praktyka sądowa, a teraz wróćmy do praktyki kontraktowej.

Chciałabym Cię przestrzec przed zapisami, które być może spotkasz w swoich negocjacjach, a które będą uprzywilejowywać Twojego kontrahenta w sytuacji powstania sporu. Chodzi mi o to, abyś zwracał uwagę na wszelkie klauzule, które przyznają drugiej stronie prawo do samodzielnej interpretacji umowy lub rozstrzygania konfliktów kontraktowych.

Prawo do samodzielnego rozstrzygania o znaczeniu umowy

Niekiedy zdarza się, że kontrahent mający silniejszą lub dominującą pozycję, negocjuje dla siebie uprawnienie do:

• jednostronnego decydowania o znaczeniu lub skutkach danego zapisu, w wypadku powstania sporu lub
• chce samodzielnie rozstrzygać o tym, które z postanowień lub dokumentów kontraktowych ma pierwszeństwo, w wypadku gdy zaistnieje niezgodność pomiędzy klauzulami umowy.

Na przykład, jeżeli w jednym z zapisów kontraktowych pojawia się ustalenie, że cena jest ryczałtowa, niezmienna i skalkulowana za cały projekt, a w innym postanowieniu wycenisz pracę swojego konsultanta stawką godzinową za określone prace – to może się pojawić dyskusja, na co tak naprawdę się umówiłeś i jak wynagrodzenie powinno być skalkulowane. Jeśli w takiej sytuacji, dasz drugiej stronie prawo do samodzielnej interpretacji tej sprzeczności – to znajdziesz się w sytuacji trudnej.

Być może pamiętasz, o hierarchii dokumentów w kontrakcie mówiłam szczegółowo w poprzednim, 4-tym odcinku podcastu. Omawiałam wtedy przykłady rozwiązań i zapisów, które można wprowadzić do kontraktu, aby ustalić który dokument kontraktu, lub która klauzula, ma pierwszeństwo. Jednak czym innym jest sytuacja, w której to Ty razem z kontrahentem, ustalasz hierarchię dokumentów czy zapisów kontraktowych, a zupełnie czym innym jest scenariusz  – jeżeli to jedna strona ma prawo podjąć taką decyzję i to w momencie, gdy powstaje konflikt. Myślę, że czujesz, że to nie jest rozwiązanie, które jest łatwe do zaakceptowania z prawnej czy biznesowej perspektywy. Dlatego proszę zastanów się mocno zanim zaakceptujesz takie niekorzystne postanowienie.

Tytuł umowy

W kontekście interpretacji kontraktu chciałabym poruszyć też kwestię tytułu jaki nadajesz swojej umowie. Wiele osób uważa, że tytuł kontraktu ma taką magiczną moc sprawczą i można nim zakląć rzeczywistość. No niestety nic bardziej błędnego.

Kwalifikacja prawna transakcji, czyli czy umawiasz się na osiągnięcie określonego rezultatu (dzieła), czy tylko godzisz się na staranne działanie (np. usługi asystenckie), wynika z warunków kontraktowych, tego co w umowie zapiszesz  – a nie z tytułu kontraktu.

Oczywiście nie pozwalaj, aby kontrakt o wykonanie usługi był nazywany umową o dzieło i gwarantował uzyskanie określonego efektu.

Jeśli zajmujesz się zarządzaniem kryzysami wizerunkowymi w mediach społecznościowych i świadczysz usługi konsultanckie, to nie nazywaj swojej umowy kontraktem na zbudowanie wizerunku, abyś nie musiał tłumaczyć się, dlaczego wiarygodnego wizerunku  – klienta oskarżonego o wprowadzanie spleśniałych czekoladek na rynek – nie udało Ci się jednak stworzyć. Tak samo, jeżeli prowadzisz warsztaty nauki webinaru, to nie pisz, że zawierasz umowę o jego stworzenie.

Dlaczego warto dbać o spójność tytułu z umową skoro nie determinuje on transakcji?

Bo w wypadku sporu druga strona zapewne wykorzysta każdy dostępny argument na swoją korzyść i lepiej nie generować dla siebie dodatkowych ryzyk. Tytuł umowy nie zmieni jej istoty, ale może wpłynąć na jej interpretację w sposób, na który nie ma Twojej zgody.

Kilka wersji językowych

Ważną kwestią związaną z interpretacją kontraktu, jest także język w jakim jest on zapisywany. Jeśli prowadzisz swoją działalność w międzynarodowym kontekście (np. druga strona jest podmiotem zagranicznym lub należy do międzynarodowej grupy kapitałowej), to zapewne pojawią się sytuacje, w których będziesz chciał lub musiał zawrzeć swoją transakcję w więcej niż jednej wersji językowej. Taka potrzeba może wynikać z bardzo różnych powodów, ale generalnie uważam, że jeśli wielojęzyczność umowy służy jakiemuś akceptowanemu przez obie strony celowi – to nie ma powodów, aby się jej sprzeciwiać. Pod jednym warunkiem.

Powinieneś ustalić, który tekst będzie rozstrzygający w wypadku powstania sprzeczności lub niespójności pomiędzy poszczególnymi wersjami kontraktu.

Rozbieżności językowe zapewne powstaną i proszę nie przyjmuj, że ta sytuacja Cię nie dotknie. Dlatego bez względu na to, czy to Ty proponujesz sporządzenie kilku wersji językowych umowy, czy tylko akceptujesz propozycję drugiej strony  – zawsze powinieneś wprowadzić klauzulę pierwszeństwa. Czyli wskazać język najlepiej Ci znany, który będzie determinować sens i konsekwencje Twojego kontraktu.

W praktyce zazwyczaj jest to język, w którym kontrahenci prowadzili negocjacje swojej umowy lub język, w którym orzekają sądy, które będą rozstrzygać spory wynikłe z danej transakcji. Ale oczywiście strony podejmują różne decyzje w tym zakresie i mają tu sporo swobody.

Warto jednak pamiętać, że w umowach między konsumentami, a przedsiębiorcami – możliwość wyboru wersji językowej jest ograniczona, bo podstawą wykładni powinna być polska wersja, jeśli konsument jest obywatelem polskim.

Klauzula salwatoryjna – nieważność umowy

Na koniec jeszcze kilka zdań o sytuacji ekstremalnej, czyli ryzyku, że jakiś zapis okaże się nieważny i nie wywrze skutku na którym Ci zależy. Jest sposób, aby to niebezpieczeństwo zminimalizować.

Można wprowadzić do kontraktu zapis, który potwierdzi, że jeśli jakaś klauzula okaże się nieważna, to nie będzie to mieć wpływu na ważność i skuteczność całej umowy. My prawnicy nazywamy takie ustalenie klauzulą salwatoryjną (bo nas ratuje w sytuacji trudnej).

Z pozoru wprowadzenie tego zapisu do kontraktu może wydawać się pozbawione sensu i świadczyć o niekompetencji negocjującego prawnika, skoro akceptuje z góry, że jego umowa może zawierać rozwiązania, które mogą się okazać nieskuteczne. Rzeczywistość nie jest jednak czarno-biała. Umowa stanowi zazwyczaj wynik ścierania się różnych stanowisk i nie zawsze bezpiecznego kompromisu. Stanowiska prawników oraz sądów orzekających są rozbieżne i zmienne, dlatego wprowadzenie takiej klauzuli do umowy ma na celu uzgodnienie rozwiązania alternatywnego. To znaczy rozwiązania zastępczego pozwalającego na osiągnięcie (w zakresie w jakim jest to możliwe) pierwotnie zakładanego efektu biznesowego i ekonomicznego, w wypadku uznania zapisu za nieważny.

Możesz więc napisać, że w sytuacji gdy ustalenie zawarte w paragrafie X uznane zostanie za nieważne, strony nadadzą mu inne, określone w paragrafie Y brzmienie.

A jeśli nie masz na taki „zastępczy zapis” pomysłu, to możesz ogólnie ustalić, że w wypadku nieważności klauzuli zastąpiona zostanie postanowieniem, które wywoła efekt maksymalnie zbliżony do tego, jaki strony oczekiwały od oryginalnego zapisu.

Alternatywne postanowienia, czyli zapisy zastępcze na wypadek, gdyby klauzula okazała się nieważna są na przykład stosowane przez prawników w kontraktach, w których udzielana jest licencja na korzystanie z jakiegoś utworu chronionego prawem autorskim. Na przykład gdy przedsiębiorca nabywa licencję na oprogramowanie.

W prawie polskim umowa licencji może zostać zawarta maksymalnie na okres 5 lat. Jeśli zostanie zawarta na okres 10 czy 15 lat lub dłużej, to tak naprawdę po upływie okresu 5 lat staje się umową na czas nieokreślony, którą licencjodawca może łatwo wypowiedzieć.

I jest to oczywiście bardzo niekomfortowa sytuacja dla przedsiębiorcy, który inwestuje czasem spore środki w oprogramowanie konieczne do operacji swojego biznesu i nie ma pewności, że licencja nie zostanie rozwiązana.

Zawierając licencję na korzystanie z oprogramowania, filmu czy muzyki my także chcemy mieć pewność, że nie zostanie ona rozwiązana, bo przecież za nią zapłaciliśmy i program, film czy utwór muzyczny stanowią naszą „własność na zawsze”.

W takiej sytuacji prawnicy budują mechanizmy zabezpieczające. Na przykład wprowadzają postanowienie, że licencjodawca umowy nie wypowie. Jest to pewne ryzyko bo licencja jest umową ciągłą zawartą na czas nieokreślony, której rozwiązanie ze swojej istoty nie powinno być wyłączane, czy bez uzasadnienia mocno ograniczane

Ponieważ stanowiska sądów i doktryny prawa są w tej kwestii niejednolite –– to aby, się zabezpieczyć na sytuację, w której zapis o ograniczeniu rozwiązania licencji okaże się nieważny, wprowadza się rozwiązanie alternatywne. Czyli na przykład zapisuje się, że w wypadku, gdyby zapis o rezygnacji z prawa do rozwiązania licencji okazał się nieważny, to należy go zastąpić postanowieniem, które wprowadza długi okres wypowiedzenia (np. 15 lat). W konsekwencji zapis o niewypowiadalności licencji zostaje zamieniony na klauzulę o długim okresie wypowiedzenia, która daje nam podobny skutek – nieprzerwane korzystanie z utworu przez długi okres czasu.

Nie chcę w tym miejscu rozwodzić się nad tematem praw autorskich – to o czym mówię jest pewnym uproszczeniem, ale myślę, że przykład który podałam jest bardzo dobry, bo problem okresu licencji często pojawia się w kontraktach, gdzie mamy do czynienia z prawami autorskimi. Rozwiązania, które daje nam prawo są trudne do zaakceptowania z perspektywy biznesowej i zapisy kontraktowe muszą adresować problemy, z którymi w tym aspekcie boryka się rynek. Bo jeśli „kupujesz” jakieś oprogramowanie, to chcesz mieć pewność, że masz je „na zawsze” – a jednak tak naprawdę licencji na 100 czy 50 lat zawrzeć się nie da.

Ten odcinek nie jest poświęcony licencjom i prawu autorskiemu, więc tylko ten problem sygnalizuję – natomiast szczegółowo omawiam kwestie prawa autorskiego i rozwiązania, które można w umowach licencji zastosować we Wsporniku Kontraktowym. We Wsporniku poświęciłam całą obszerną sekcję prawom autorskim, licencjom i rozwiązaniom, które można w kontraktach w tym zakresie wykorzystywać.

I tak już tytułem podsumowania: opłaca się utrwalać przebieg procesu negocjacyjnego oraz stosować rozwiązania kontraktowe, które pomogą Ci wykazać jak, Ty i Twój kontrahent, rozumieliście Waszą transakcję, na etapie jej negocjacji. Powinna istnieć spójność pomiędzy tym, jak zachowujesz się w trakcie rozmów kontraktowych, a tym co zapisujesz w swojej umowie.

A teraz czas na „Nieoczywiste Oczywistości” porozmawiamy o cenie i wynagrodzeniu. Powiem o czym warto pomyśleć i co się stanie, gdy nie ustalisz, czy Twoja cena jest kwotą brutto czy netto. A także co nastąpi, gdy powstanie niejasność, co do kwoty wynagrodzenia.

Nieoczywiste Oczywistości – zasady pisania ceny (wynagrodzenia) w umowie

Kwestia zapisania w umowie ceny lub wynagrodzenia wydaje się nam chyba tak bardzo banalna i oczywista, że czasem w ogóle niewarta naszej uwagi i niekiedy naprawdę nie wiadomo, co tak naprawdę ustaliliśmy. Zdarza się nawet, że miejsce pozostawione na wpisanie ceny jest… puste.

Niewątpliwie nie jest to sytuacja, ani komfortowa, ani bezpieczna – tak z prawnej, jak i biznesowej perspektywy. Bywa też, że umowa nie wskazuje w ogóle waluty w jakiej cena zostaje ustalona. Albo czasem kwota zapisana słownie jest inna, niż wyrażona cyfrą. Niekiedy zdarza się też tak, że „brakuje kilku zer”. A czasem  – i to zdarza się chyba najczęściej – nie wiadomo, czy ustalona wartość jest kwotą netto, czy brutto.

Dlatego postanowiłam podzielić się z Tobą katalogiem kilku zasad, które warto mieć z tyłu głowy, gdy zakończysz negocjacje i w swojej umowie wpisujesz to, co masz płacić lub to, co chcesz otrzymać.

• Dbaj o to, aby sposób ustalenia (wyliczenia) kwoty wynagrodzenia nie budził żadnych wątpliwości. Jeżeli cena ma charakter prowizyjny, zależy od wyniku finansowego, oparta jest na cennikach osób trzecich, ilości zużytego materiału, uwzględnia roboczogodziny albo kalkulowana jest na podstawie jakiejś matematycznej formuły – upewnij się, że z zapisów kontraktowych jasno wynika, jak płatność ma zostać obliczona.
• Zapisz wyraźnie w kontrakcie, co dokładnie uwzględniasz w swojej cenie. Na przykład powiedz, że towar wyprodukujesz w ustalonej cenie, ale już jego opakowanie i transport – a może części zapasowe, czy usługi gwarancyjne – wymagać będą dodatkowej płatności. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i prowadzisz biznes oparty na relacjach z konsumentem, powinieneś mieć świadomość, że w wypadku rozbieżności lub wątpliwości, co do wysokości wynagrodzenia – konsument ma prawo do żądania zawarcia umowy po cenie dla niego najkorzystniejszej. A zatem zwracaj uwagę jak komunikujesz swoim klientom ceny. Jeśli coś będzie niejasne, to Ty  – a nie konsument  – na tym stracisz.
• Pomyśl, czy nie warto zapisać w kontrakcie kwoty na dwa sposoby: cyfrą i słownie – w szczególności, jeśli transakcja ma dla Ciebie istotne znaczenie. Nie ma prawnego wymogu, aby to zrobić – ale jest to dobra praktyka, która czasem procentuje, choć nie jest remedium na wszelkie zło.
• Następnym elementem, na który powinieneś zwracać uwagę, jest waluta w jakiej zapisujesz cenę. O tym, czy kwotę zapisaną w walucie obcej otrzymasz w tej walucie, czy w złotówkach mówiłam w 4-tym odcinku podcastu. Jeśli Ci umknął, to zapraszam Cię do jego posłuchania.
• Innym ważnym elementem jest wskazanie, czy ustalona kwota to cena brutto, czy netto. Co się wydarzy, jeśli będąc profesjonalnym sprzedawcą umówisz się z klientem na jakąś cenę i nie ustalisz, czy jest to kwota netto (brutto)? Na to pytanie odpowiada nam ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług, która rozstrzyga, że kwota ceny czy wynagrodzenia uwzględnia podatek VAT – jeśli kontrakt nie stanowi inaczej.

Nauczona przykrym doświadczeniem, tym, że kilkakrotnie analizowałam umowy, gdy powstał spór, czy cena jest kwotą z VAT, czy nie – traktuję problem: brutto – netto, jako pierwszy parametr, na który zwracam uwagę, gdy widzę klauzulę ustalającą wartość wynagrodzenia. Niestety nieraz musiałam modyfikować postanowienia kontraktowe z tej perspektywy. Dlatego zachęcam Cię do tego, abyś Ty także zwracał uwagę na ten parametr. Jestem przekonana, że taka czujność uchroni Cię przed niepotrzebną dyskusją, a może także kontraktowym sporem.

A teraz już czas na „Negocjacyjny Kącik Naukowy”, powiem o tym co podpowiadają nam badania naukowe. Czy lepiej być miłym i sympatycznym negocjatorem, czy twardym i zdecydowanym?

Negocjacyjny Kącik Naukowy – sposób prowadzenia negocjacji

W poprzednim podcaście mówiłam o tym, jaką rolę w negocjacjach odgrywają negatywne emocje: gniew i złość – ale przecież emocje to nie jest jedyny czynnik, którym możemy wpływać na przebieg naszych rozmów, bo przystępując do negocjacji, mamy także do wyboru różne style komunikacji.

Możemy być ciepli i przyjaźni lub twardzi i zdecydowani.

Dlatego w sposób niejako naturalny pojawia się pytanie: jaki jest najlepszy sposób, aby przekonać negocjacyjnego partnera do naszych argumentów lub stanowiska? Powinniśmy być sympatyczni, czy bardziej zdystansowani?

Zapewne każdy z negocjatorów będzie miał inną odpowiedź na to pytanie i zakładam, że pewne Ty też masz swoje doświadczenia i przemyślenia na ten temat. Natomiast naukowy, którzy zajęli się tym problemem uznali, że choć w społeczeństwie dominuje przekonanie, iż bycie miłym i ciepłym w negocjacjach się opłaca – to warto prawdziwość tej tezy eksperymentalnie zweryfikować.

Nad tym problemem pochyliła się m.in. profesor Martha Jeong z Harvard Business School. W swoich eksperymentach przetestowała zarówno ekonomiczne jak i interpersonalne konsekwencje bycia negocjatorem:

• ciepłym i przyjacielskim lub
• twardym oraz zdecydowanym.

Jak wyglądał jej eksperyment?

Profesor Jeong, stworzyła 2 rodzaje wiadomości mailowych. Każdy komunikat uwzględniał inny rodzaj języka – jeden był miły i przyjacielski, a drugi zdecydowany. Wiadomości miały charakter szablonowy, aby zagwarantować, że wyniki eksperymentu będą konsekwencją różnic w stylu komunikacji, a nie sposobu formułowania konkretnej wiadomości.

I-szy etap doświadczeń polegał na negocjacjach prowadzonych ze sprzedawcami używanych smartfonów, którzy ogłaszali swoje oferty na portalu sprzedażowym. Sprzedawcom tym, fikcyjni kupujący składali ofertę kupna smartfonu zawierającą propozycję obniżenia ceny. To żądanie było sformułowane w miły lub zdecydowany (roszczeniowy) sposób.

Natomiast II-gi etap doświadczeń, polegał na prowadzeniu negocjacji przez platformę negocjacyjną. Uczestnicy zostali losowo przydzieleni do roli kupujących lub sprzedających. Powiedziano im, aby składając swoje oferty używali 2 różnych stylów komunikacji – w zależności od scenariusza, który był badany – czyli odgrywali miłego lub zdecydowanego kupującego.

Aby zachować spójność badań, na obu etapach doświadczeń, jedynym parametrem negocjacyjnym była cena.

I jakie były wyniki? Co się okazało?

Rezultaty doświadczeń nie pozostawiają wątpliwości.

Style komunikacji negocjacyjnej miały znaczący wpływ na wyniki rozmów kontraktowych.

Za ten sam produkt ciepli i przyjaźni negocjatorzy zapłacili cenę o 15% wyższą niż twardzi i stanowczy negocjatorzy. Co więcej, sprzedawcy nie wydawali się mieć problemu z „twardszym podejściem” kontrahenta – na równi podobały im się negocjacje w obu stylach (w „trybie miłym i zdecydowanym”).

W praktyce oznacza to, że twardzi negocjatorzy zyskali w negocjacjach podwójnie: nie tylko ekonomicznie (zapłacili mniej), ale też w wymiarze interpersonalnym. Twarde podejście nie zaszkodziło ich relacjom ze sprzedającymi. Z doświadczeń wynikło zatem, że kupujący nie odnoszą korzyści  – ani ekonomicznych, ani interpersonalnych  – z ciepłego i przyjaznego stylu komunikacji negocjacyjnej i oczywiście pojawia się pytanie: dlaczego tak się dzieje?

Zdaniem naukowców, wynika to z tego, że sprzedawcy postrzegali swoich bardziej przyjaznych kontrahentów, jako mało dominujących (bardziej ustępliwych) i w związku z tym byli przekonani, że mogą od nich uzyskać większe ustępstwa. Negocjowali zatem mocniej.

Jeśli chodzi o powód, dla którego sprzedającym podobały się negocjacje tak samo z ciepłymi i twardymi kupującymi – badacze przypuszczają, że stało się tak dlatego, że negocjacje z miłymi sprzedawcami zabierały więcej czasu i być może sprawiały, że sprzedawca czuł się winny, bo wykorzystał miłego (nieporadnego) kupującego.

I co z tych doświadczeń dla nas wynika? Czy te badania pokazują, że powinniśmy bezkompromisowo stawiać nasze warunki i nie wkładać wysiłku w budowanie przyjaznych negocjacyjnych relacji?

Nie, tak wcale nie jest.

Chociaż wyniki eksperymentów naukowych podkreślają wyraźne koszty ekonomiczne bycia „ciepłym i przyjaznym” – czyli osiągnięcia mniejszego sukcesu w negocjacjach  – nie sugerują wcale, że każdy z nas powinien tak postępować, bo negocjacje polegają na tworzeniu i zdobywaniu wartości.

Naukowcy podpowiadają, że jako negocjatorzy powinniśmy zdawać sobie sprawę, że choć przyjazne zachowanie może utrudnić zdobycie lepszego wyniku w negocjacjach, to jednak czasami warto zapłacić tę cenę. Jednak powinniśmy ponosić te koszty świadomie i celowo. Czyli powinniśmy się zastanowić i dokładnie wiedzieć, kiedy ustąpić i dlaczego to chcemy zrobić.

Natomiast ja uważam, że każda negocjacyjna sytuacja jest inna. Nie tylko pod względem tego co negocjujemy i w jakiej sytuacji prowadzimy nasze negocjacje. Ale także w każdych negocjacjach mamy różne cele. Czasem tym celem wcale nie będzie to, aby zapłacić jak najmniej czy zarobić jak najwięcej. Czasem celem będzie to, aby druga strona chciała w ogóle dany projekt z nami przeprowadzić, bo ma to dla nas znaczenie lub chcemy, aby druga strona miała motywację, aby projekt zrobić w określony sposób (lub nawet w wyjątkowy sposób).

Innym parametrem może być to, że w negocjacjach spotykamy się i rozmawiamy z różnymi osobami  – ludźmi, którzy różnie reagują, różnie się zachowują i wpływają w odmienny sposób na nasze reakcje i zachowanie w konkretnej transakcji.

Dlatego wydaje mi się, że nie należy przywiązywać się do określonego stylu negocjacji, a raczej dostosowywać go do tego z kim, kiedy i co negocjujemy oraz w jakich warunkach to robimy.

W mojej ocenie odgrywanie sztucznych ról negocjacyjnych nie jest drogą do skutecznych negocjacji czy budowania dobrych relacji biznesowych.

Powinniśmy jednak oczywiście wyciągnąć wnioski z przeprowadzonego eksperymentu. To znaczy nie pozwolić na to, aby nasza uprzejmość i prowadzenie negocjacji w miłej atmosferze osłabiło naszą negocjacyjną pozycję, by druga strona uznała nas za słabych (niezdecydowanych) lub była przekonana o swojej dominującej pozycji i odmówiła nam ustępstw tylko dlatego, że byliśmy przyjacielscy i ciepli.

Warto też pamiętać, że badaniom, o których mówiłam poddany został określony model negocjacji  – oparty tylko na jednym parametrze, tj. cenie – gdzie sukces jednej strony skutkował automatycznie ustępstwem drugiego partnera. Z reguły jednak w negocjacjach prawnych negocjujemy wiele elementów i w takich umowach potrzebne są obopólne ustępstwa oraz potrzebna jest współpraca i wzajemne zrozumienie swoich potrzeb, przy znajdowaniu kreatywnych rozwiązań. Dlatego szczególnie w takich rozmowach kontraktowych przyjęcie twardego modelu negocjacji może okazać się zawodne.

Z mojego doświadczenia wynika, że im bardziej umowa jest skomplikowana i wielowątkowa (wielopłaszczyznowa), tym bardziej jest potrzebna współpraca i ważne są dobre (takie zdrowe), autentyczne relacje negocjacyjne.

W następnym kąciku powiem o tym, jakich wyborów negocjacyjnych dokonujemy. To znaczy z kim chcemy rozmawiać i komu proponujemy zawarcie transakcji. Czyli, co zdaniem naukowców warto robić, aby ponownie zaproszono nas do negocjacyjnego stołu.

Dziękuję, że spędziłeś ze mną ten czas, mam nadzieję, że zainspirowałam Cię do przemyśleń na temat tego, w jaki sposób chcesz negocjować swoje umowy. Jak chcesz budować swoje relacje kontraktowe. W następnym odcinku skupię się na etapie zamykania transakcji, czyli na tym momencie, który następuje tuż przed podpisaniem umowy i powiem Ci, jak przez ten proces przejść w kilku ważnych krokach.

Życzę Ci nie tylko skutecznych negocjacji, ale także prowadzonych w sposób sympatyczny i z miłymi kontrahentami.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 1 stycznia 2022