Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli jak doprowadzić do podpisania umowy

• Do kiedy można z negocjacji zrezygnować i jak zrobić to bezkarnie?

• Kiedy kontrakt zostaje skutecznie zawarty – z chwilą ustalenia kluczowych, czy wszystkich (nawet marginalnych) kwestii?

• Jak bezpiecznie podpisać umowę?

• Kto składa podpis jako pierwszy?

• Czy można uchylić ryzyko, że druga strona opóźni zawarcie umowy i termin wykonania stanie się nierealnie krótki?

• Jak zabezpieczyć się, gdy sądzisz, że kontrahent może zrezygnować z transakcji?

• W jaki sposób wprowadzić drobne korekty do kontraktu, po jego podpisaniu przez jedną ze stron?

• Co zrobić, gdy rozpoczęto wykonywanie umowy przed jej podpisaniem?

• Jak na piśmie potwierdzić treść zrealizowanej transakcji?

• Czy można podpisać tę samą umowę na 2 sposoby: własnoręcznie i podpisem elektronicznym?

• Jak zachować się, aby zwiększyć szansę, że Twój kontrahent zaproponuje Ci następną transakcję?

Moduł kontraktowy – jak zawrzeć umowę

W tym podcaście opowiem Ci o procesie przygotowywania kontraktu do podpisu – jak zrobić to: efektywnie, profesjonalnie i bezpiecznie. Ale zanim przejdę do omawiania tego procesu, to chciałabym upewnić się, że wiesz kiedy kończą się negocjacje – czyli kiedy tak naprawdę dochodzi do zawarcia umowy.

Moment zawarcia kontraktu

Wydaje się to oczywiste, ale czasem przestaje takie być, gdy stajemy w konkretnej sytuacji biznesowej. Na przykład, gdy po długich oraz burzliwych rozmowach, ustalisz wszystkie kluczowe warunki transakcji i druga strona nalega na jej zamknięcie – a Ty nie jesteś pewien co zrobić. To znaczy, czy rzeczywiście chcesz zawrzeć umowę. Po prostu pojawia się czasem wątpliwość, czy zawierasz kontrakt z chwilą ustalenia najważniejszych warunków transakcji, czy wszystkich istotnych kwestii. A może to nie wystarczy i konieczne jest uzgodnienie wszystkich detali (nawet adresów do korespondencji)?

Odpowiedź na to pytanie jest istotna, w szczególności wtedy, gdy to Ty prowadzisz negocjacje, ale ostateczną decyzję o podpisaniu umowy ma podjąć ktoś inny w Twojej organizacji. Jest to ważne także wtedy, gdy chcesz, aby umowa miała określoną formę (np. formę pisemną) w sytuacji, gdy negocjacje były prowadzone ustnie lub mailowo. A wreszcie ta odpowiedź jest ważna także po to, abyś wiedział kiedy jest granica, po której nie możesz wycofać się z transakcji.

Więc jaka jest zasada?

Regułą jest, że umowa zostaje zawarta, gdy ustalisz wszystkie postanowienia, które były przedmiotem negocjacji. Bez względu na to, czy dyskutowane zapisy mają charakter kluczowy, czy drugorzędny. A więc czy jest to cena, termin lub zakres usługi, czy może sposób transportu, opakowania, a może tryb komunikacji w trakcie realizacji kontraktu.

Jest to jednak tylko reguła i dlatego nie uwzględnia oczywiście sytuacji szczególnych. W szczególności nie będzie ona miała zastosowania w wypadku, gdy do zawarcia transakcji konieczne jest wykorzystanie określonej formy wymaganej przepisami prawa (np. formy aktu notarialnego lub formy pisemnej). Chodzi o sytuację, w których prawo mówi, że do finalizacji kontraktu dochodzi tylko wtedy, jeżeli określona forma zostanie zachowana.

Na przykład sprzedaż nieruchomości (mieszkania lub gruntu) nie może zostać dokonana ustnie lub w formie pisemnej. Na pewno wiesz że trzeba taką umowę podpisać u notariusza. Także umowa leasingu, która jest bardzo popularna na rynku, musi mieć formę pisemną i jej niezachowanie skutkować będzie nieważnością transakcji.

Druga sytuacja szczególna ma miejsce wtedy, gdy strony, które wszystko już uzgodniły, nie wyrażą (w sposób wyraźny lub dorozumiany) woli (chęci) zawarcia umowy.

Być może spotkałeś się z praktyką, że prawnik robi zastrzeżenie (ustnie lub mailem), w którym komunikuje, że jego negocjacje (np. przesyłany projekt umowy lub propozycja) nie stanowią oferty czy zobowiązania do zawarcia jakiejkolwiek transakcji przez jego klienta. Takie działanie ma podkreślić i potwierdzić, że prawnicy nie są uprawnieni i nie chcą w imieniu klienta podejmować decyzji o zawarciu transakcji, nawet gdy ustalone zostaną wszystkie jej warunki.

A co Ty powinieneś robić? Bo to jest przecież najważniejsze dla Ciebie pytanie.

Warto, abyś jasno komunikował kontrahentowi, że decyzja o ostatecznym zawarciu kontraktu nie należy do Ciebie – oczywiście, jeśli jesteś w takiej sytuacji.

Możesz wprost powiedzieć, że zawarcie transakcji wymaga, np. zgody Twojego zarządu, przeprowadzenia określonych procedur w Twojej organizacji lub potrzebujesz się z kimś (może prawnikiem) skonsultować przed zawarciem umowy. W ten sposób unikniesz nieporozumienia, negatywnych emocji oraz ryzyk, które mogą się pojawić, jeżeli kwestii tej nie przedstawisz transparentnie i druga strona uzna, że kontrakt został już zawarty.

Warto informować kontrahenta, o tym, że zawarcie kontraktu wymaga dodatkowych konsultacji lub akceptacji.

I do takiej otwartej komunikacji Cię zachęcam i sama ją też stosuję. Często mówię wprost drugiej stronie, że dla mnie pod względem prawnym dokument jest już zamknięty lub dany zapis jest akceptowalny, ale nie do mnie należy decyzja biznesowa o zawarciu kontraktu.

W praktyce dosyć często strony uprzedzają się nawzajem, że cokolwiek zostanie na spotkaniu ustalone, musi być dodatkowo zaakceptowane lub sprawdzone przez inne osoby z ich organizacji – i nie budzi to zdziwienia oraz nie generuje problemów. Jeśli negocjacje prowadzi biznes (np. sprzedawcy), to zrozumiałe jest, że dokument może potrzebować akceptacji działu prawnego. Jeżeli rozmowy prowadzi prawnik – to oczywiste jest, że musi uzyskać potwierdzenie biznesu.

Nawet zarządy międzynarodowych korporacji, muszą w pewnych sytuacjach uzyskać zgodę na transakcję i jest to standardowe postępowanie. Każdy z nas ma jakiś zakres swoich kompetencji.

Tak samo, jeśli w toku negocjacji idzie się na ustępstwo – wyjątkowo odstępuje się od standardów danej organizacji, wyrażając zgodę na jakiś kontrowersyjny zapis – to też jest oczywiste, że z reguły trzeba uzyskać na to zgodę odpowiedniej osoby. Nikt się temu nie dziwi i wszyscy rozumieją te uwarunkowania. Nie spotkałam się nigdy z negatywną reakcją na takie zastrzeżenie.

Natomiast moim zdaniem, frustracja rodzi się wtedy, gdy nic drugiej stronie nie powiesz (nie uprzedzisz jej o konieczności uzyskania wewnętrznych zgód) i potwierdzisz warunki kontraktu, a potem będziesz chciał zmienić swoją decyzję lub uchylisz się od zawarcia kontraktu.

Będzie to na pewno znacznie trudniejszy i mniej przyjazny dla dalszych rozmów scenariusz. Byłam świadkiem takich sytuacji i nie są to dobre negocjacyjne doświadczenia.

Rezygnacja i zmiana negocjacyjnego stanowiska

W tym miejscu warto zatrzymać się nad tym, do kiedy możesz wycofać się z transakcji lub zmienić swoje zdanie – i jak to bezboleśnie zrobić.

Zasadą jest, że do chwili zawarcia umowy możesz swoje stanowisko zmienić lub wycofać się z negocjacji.

Zakończenie rozmów – pomimo uzgodnienia większości lub kluczowych postanowień – jest Twoim prawem i nie można Cię do zawarcia kontraktu zmusić. Również wymieniane w toku rozmów projekty umów, nie mogą być podstawą do narzucenia Ci transakcji.

Jednak prawo do wycofania się z umowy, czy zmiany negocjacyjnego stanowiska, nie może być nadużywane lub wykorzystywane po to, aby wyrządzić drugiej stronie szkodę. Bo nie możesz prowadzić negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów.

Naruszenie „dobrych obyczajów” to zachowania nielojalne lub dokonywane w nieuczciwych celach.

Takie działania są nieakceptowalne i możesz zostać zobowiązany do naprawienia szkody, którą wyrządziłeś swojemu kontrahentowi.

Na przykład za naruszające dobre obyczaje mogą zostać uznane negocjacje prowadzone:

• w celu wprowadzenia kontrahenta w błąd (lub w sposób wywołujący taki efekt),
• z zamiarem zawarcia umowy z zupełnie innym podmiotem (np. w celu podbicia ceny), a także
• wszczęte albo kontynuowane z jakiegokolwiek innego powodu bez zamiaru przystąpienia do kontraktu (np. dla zbadania rynku czy struktury cenowej kontrahenta).

Fakt, iż masz prawo wycofać się z rozmów (zmienić zdanie) wcale nie oznacza, że:

• zawsze będziesz mógł z niego skorzystać. Nie będziesz miał takiej swobody, na przykład jeśli wcześniej zobowiążesz się do zawarcia umowy lub ograniczysz swoje prawo do decydowania o przebiegu negocjacji (np. zawrzesz porozumienie negocjacyjne);
• nie poniesiesz negatywnych konsekwencje wycofania się z rozmów – jeśli rezygnacja z negocjacji (lub zmiana stanowiska negocjacyjnego) będzie naruszać dobre obyczaje i Twój kontrahent poniesie szkodę.

Jakkolwiek, niektórzy prawnicy uznają za niedopuszczalne (czyli za naruszające dobre obyczaje), takie zachowania jak:

• odstąpienie od zaawansowanych negocjacji bez podania powodu lub z nieistotnego powodu,
• renegocjację ustalonych już warunków kontraktowych, czy
• zerwanie negocjacji w impasie

– to nie podzielam tego stanowiska. Nie zgadzam się z nim.

Uważam, że takie postępowanie mieści się w ramach dozwolonych zachowań przedkontraktowych i negocjacyjnej swobody – o ile nie zostało poprzedzone zapewnieniami, że transakcja na pewno zostanie zawarta (tj. deklaracjami, które wzbudziły u kontrahenta nieuzasadnione oczekiwanie, że kontrakt dojdzie do skutku).

Nie oznacza to oczywiście, że moim zdaniem należy tak postępować w trakcie negocjacji. Po prostu wiem, że czasem kontrahenci są w sytuacji, która nie daje im wyboru. Uważam, że wykorzystując przysługujące im uprawnienia, w celu ochrony własnych interesów, nie naruszają dobrych obyczajów.

Jednak czasem nawet dozwolone prawnie działania mogą w sposób negatywny wpłynąć na Twoje kontraktowe relacje. I prawdę powiedziawszy takie jest moje negocjacyjne doświadczenie. To znaczy nie spotkałam się z sytuacją, w której negocjujący partnerzy negowali uprawnienie kontrahenta do zmiany zdania lub wycofania się z transakcji. Ale to nie znaczy, że przyjmowali taką decyzję dobrze, gdy negocjacje były mocno zaawansowane lub dla nich ważne – a partner bez uzasadnienia zmieniał swoje zdanie. Dlatego uważam, że warto unikać takich sytuacji.

Jeśli musisz się z rozmów wycofać, to uważam, że warto przestrzegać 2 zasad.

• Należy niezwłocznie wstrzymać negocjacje (wycofać się z nich), gdy zrozumiesz, że kontraktu nie zawrzesz.

• Warto wytłumaczyć partnerowi dlaczego z rozmów zrezygnowałeś. Nie chodzi o to, aby powiedzieć to, czego ujawnić nie możesz. Nie powinieneś też mijać się z prawdą. Ale warto przekazać konieczne minimum. To znaczy zakomunikować tyle, ile trzeba, aby pokazać, że prowadziłeś negocjacje lojalnie i uczciwie w celu zawarcia kontraktu – że nie były dla Ciebie tylko grą biznesową czy badaniem rynku.

A jak wygląda praktyka kontraktowa?

Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli odpowiednio przeprowadzi się proces wycofywania się z transakcji lub zmiany negocjacyjnego stanowiska – to nie niszczy to relacji kontraktowych. Ludzie biznesu są rozsądni. Rozumieją, że biznes i nasza sytuacja w nim jest dynamiczna, to znaczy ustalenia poczynione kilka miesięcy wcześniej mogą nie być już akceptowalne.

Kilka lat temu negocjowałam umowę dotyczącą wejścia dużej międzynarodowej sieci franszyzowej na rynek polski. Była ona już praktycznie gotowa do podpisania. Ale w ostatnim momencie, jedna ze stron wycofała się z pomysłu na biznes. Wysiłek wielomiesięcznych, żmudnych i czasochłonnych negocjacji poszedł na marne. Pomimo tego strony rozstały się w dobrych stosunkach i ze zrozumieniem, Zapewne dlatego, że była między stronami otwarta, uczciwa komunikacja. Prawda jest taka, że raczej nikt nie chce zawierać umowy z partnerem, któremu nie zależy, który nie ma środków finansowych na zrealizowanie projektu lub gdy przewidujemy, że źle wykona naszą umowę.

Z mojego doświadczenia wynika, że jeśli partnerowi rzeczywiście zależy na zawarciu transakcji, to motywuje on drugą stronę do szybkiego zawarcia kontraktu – zanim kontrahent zmieni swoje zdanie. Prowadzi więc rozmowy dynamicznie, szybko odpowiada na transakcyjne propozycje i wymaga, aby druga strona także przedstawiała swoje stanowisko w określonym czasie. Jednym słowem: tworzy czasową presję.

Opłaca się być zorganizowanym i aktywnym – jeżeli zależy Ci na zawarciu transakcji.

Jest to moim zdaniem dobry sposób przeprowadzenia negocjacji transakcji, na której Ci zależy. To znaczy staranne przygotowanie się do negocjacji i sprawne (ekonomiczne czasowo) zarządzenie tym procesem. Moim zdaniem to działa. Dlatego, jeżeli transakcja jest dla Ciebie ważna, to nie opóźniaj jej zawarcia.

Oczywiście nie zawsze będziesz miał wpływ na partnera – w szczególności, jeśli ma on dominującą pozycję w negocjacjach – ale na pewno możesz sam szybko prowadzić swoje działania (czyli niezwłocznie przesyłać swoje propozycje transakcyjne) i uprzejmie zapytać o to, kiedy otrzymasz stanowisko partnera. Warto także regularnie przypominać się z tym pytaniem.

Zdecydowanie przyspieszają negocjacje także spotkania czy rozmowy przez telefon lub online. Więc warto zabiegać o to, aby przynajmniej część negocjacji – może ta najważniejsza lub najtrudniejsze – lub ta, w której powstanie impas – była przeprowadzona osobiście albo za pomocą jakiegoś środka bezpośredniego porozumiewania się.

6 kroków, które warto wykonać przed podpisaniem umowy

A teraz chciałbym skupić się na ostatnim etapie negocjacji – czyli okresie od chwili ustalenia wszystkich warunków kontraktu do momentu podpisania umowy. Powiem o 6 krokach, o których warto pomyśleć.

Załóżmy zatem, że już wynegocjowałeś cały tekst umowy, osiągnąłeś sukces i jesteś zadowolony. Co teraz powinno się wydarzyć?

Przede wszystkim powinieneś pamiętać, że zakończenie negocjacji, to ustalenie treści nie tylko umowy głównej, ale także wszystkich jej załączników. Bez względu na to, jakiej wagi i jakiego rodzaju są to dokumenty.

Niekiedy załączniki niosą najważniejszy bagaż biznesowy i uzgodnienie ich zajmuje sporo czasu. Dlatego warto o nich pamiętać i omawiać je przed, lub równolegle, z głównym tekstem umowy. W ten sposób unikniesz pośpiechu i presji, gdy kontrakt zostanie ustalony, ale treść załączników nadal będzie przedmiotem dyskusji.

W pierwszym kroku sprawdź finalnie tekst całego kontraktu.

Czyli co w praktyce powinieneś zrobić?

Warto, na etapie przygotowania umowy do podpisu, sprawdzić cały jej tekst.

Przeczytaj cały tekst umowy i sprawdź, czy wszystko jest zgodne z tym, co zostało ustalone. Zobacz, czy jakiś zapis nie wymaga jeszcze uzupełnienia lub zmiany. Takie ostateczne spojrzenie na tekst (który jest z reguły wielokrotnie modyfikowany) pozwala na znalezienie merytorycznego dystansu i upewnienie się, czy wszystko jest w porządku (tj. czy o niczym nie zapomniałeś). Pozwali Ci ono uchwycić kwestie, które wcześniej nie zostały przez Ciebie zauważone lub wymagają uzupełnienia.

W następnym kroku, sprawdź wszystkie referencje pomiędzy jednostkami redakcyjnymi (paragrafami, ustępami, punktami kontraktu) – czy są one spójne i prawidłowe.

Jeśli kontrakt mówi, że umowa powinna zostać wykonana w terminie wskazanym w paragrafie X – to zobacz, czy rzeczywiście paragraf X wskazuje właściwy termin realizacji projektu.

Natomiast jeśli kontrakt stanowi, że można go rozwiązać w wypadku naruszenia paragrafu Y – to zobacz, o czym jest ten paragraf. Czy rzeczywiście mówi o właściwej podstawie do rozwiązania umowy. Inaczej mówiąc, tak po prostu sprawdź, czy wszystko się zgadza i w trakcie negocjacji numeracja nie poprzesuwała się w Twojej umowie.

Banalne? Oczywiste?

Chyba nie do końca tak jest, bo wielokrotnie spotykałam się z podpisanymi już umowami, w których zapis odwoływał się do złej klauzuli lub klauzuli, która nie istnieje (zapewne została usunięta w trakcie negocjacji). Wtedy powstaje realny problem, bo nie wiadomo, co strony tak naprawdę ustaliły.

Na przykład jeżeli:

• zapis mówi, że kontrahent uprawniony jest do zmiany terminu wykonania kontraktu, w sytuacji wskazanej w klauzuli X, a klauzuli X po prostu nie ma – to powstaje pytanie, czy strona może skorzystać z prawa do zmiany terminu, czy nie, i kiedy może to zrobić;

• umowa stanowi, że kara umowna wynosi 2 % wynagrodzenia ustalonego w klauzuli Y, a klauzula Y nie mówi nic o wynagrodzeniu i jednocześnie umowa ustala kilka stawek wynagrodzenia (za różne etapy lub prace) – to nie wiadomo, czy karę można naliczyć i w jakiej wysokości.

W trzecim etapie upewnij się, czy nie ma miejsc w tekście umowy, które należy uzupełnić brakującymi danymi (np.: ceną, numerem konta bankowego, terminem, miejscem wykonania czy dostawy).

Dobrą praktyką jest zaznaczanie w trakcie negocjacji celowych luk (pustych miejsc) w tekście kontraktu, które trzeba będzie uzupełnić w przyszłości. Na etapie podpisywania dokumentu takie rozwiązanie procentuje, gdyż masz pewność, że o niczym nie zapomniałeś.

Może wydaje Ci się to oczywistością, ale widziałam teksty podpisanych już umów, które miały puste (wykropkowane) miejsca tam, gdzie powinien znaleźć się: termin realizacji kontraktu, dane osób do kontaktu lub nawet cena. Jeśli dokument jest obszerny lub składa się z kilku części, to łatwo jest o czymś zapomnieć – w szczególności gdy zamyka się umowę w pośpiechu (pod presją czasu).

Następnie (w 4-tym kroku) – skompletuj wszystkie załączniki do kontraktu.

Jeżeli jest ich wiele, pomyśl o sporządzeniu listy załączników. Taka lista z reguły umieszczana jest na końcu lub na początku umowy. Ułatwi Ci ona ustalenie, czy wszystkie konieczne dokumenty zostały dołączone do oryginału. Pomoże Ci także w poruszaniu się po umowie, gdy po nią sięgniesz w trakcie realizacji transakcji. Jest to naprawdę przydatne i warto to zrobić.

I teraz krok 5–ty, który wynika z dobrej praktyki biznesowej i do którego stosowania chciałabym Cię gorąco zachęcić.

W sytuacji, gdy to Ty sam przygotowujesz umowę do podpisu – to taką finalną (gotową do wydruku) wersję kontraktu – prześlij do ostatecznej akceptacji drugiej stronie.

Jest to profesjonalny ruch, która pozwali Ci uniknąć niekomfortowej sytuacji, gdy po podpisaniu przez Ciebie dokumentu okaże się, że jakiś zapis nadal budzi kontrowersje lub coś Ci umknęło i w konsekwencji druga strona odmówi podpisania umowy.

Kroki, o których do tej pory powiedziałam dotyczyły sytuacji, w której to Ty przygotowywałeś kontrakt do podpisu.

A teraz rozważmy scenariusz, w którym to druga strona sporządza finalny dokument.

W takiej sytuacji warto, abyś poprosił, aby Twój kontrahent, przed wydrukowaniem kontraktu, wysłał Ci jego ostateczną wersję. A kiedy to zrobi, to wtedy powinieneś zastosować regułę ograniczonego zaufania. Czyli, koniecznie porównaj tekst, który otrzymasz, z dokumentem, który Twoim zdaniem został uzgodniony. Nie zajmie to wiele czasu, a da Ci pewność, że jest to w 100% kontrakt na który się zgodziłeś.

A co w etapie ostatnim, 6-stym?

Ten etap to parafowanie umowy.

Zachęcam Cię do parafowania każdej strony kontraktu, w tym jego załączników. Parafując kontrakt indywidualizujesz i akceptujesz całą umowę. Nie ma zatem wątpliwości i możliwości pomyłki. Wiadome jest, który dokument czy kartka, jest częścią kontraktu.

Parafę składa się zwyczajowo w jednym z dolnych rogów dokumentu, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby był to róg górny – taka praktyka też istnieje. Przy czym ważne jest, by parafa nie została umieszczona w miejscu przeznaczonym na podpis (chodzi o to, aby nie było wątpliwości, czy parafa jest podpisem i kontrakt został podpisany).

Myślę że, dobrym rozwiązaniem jest trzymanie się jednej stałej konwencji. Stawianie parafki zawsze w tym samym miejscu. Ułatwia to pracę z dokumentem innym osobom, które wiedzą gdzie szukać Twoich inicjałów.

W dużych korporacjach przed podpisaniem dokumentu często parafować kontrakt musi kilka osób. Przez złożenie parafki potwierdzają one zarządowi, że dokument czytały oraz zaakceptowały i jest on zgodny z wewnętrznymi standardami (jeśli takie standardy dana organizacja posiada). Oczywiście jest to tylko pewna konwencja, wynikająca z praktyki lub procedury w danej organizacji.

Kolejność złożenia podpisów na kontrakcie

Na tym etapie pojawia się pytanie (być może brzmiące nieco trywialnie): „kto jako pierwszy składa podpis na dokumencie kontraktu?”.

To zasadniczo nie ma znaczenia, ale trzeba mieć na uwadze, że może powstać pewien problem. Z mojego doświadczenia niestety mogę potwierdzić, że nie ma on charakteru czysto teoretycznego, dlatego co się może wydarzyć pokażę Ci na praktycznym kazusie.

Kazus kontraktowy

Spółka farmaceutyczna postanowiła zorganizować noworoczny wyjazd integracyjny. Do tego projektu zaangażowała renomowaną agencję eventową, bo wydarzenie miało być wyjątkowe i na dużą skalę. Połączone było z promocją działalności spółki na rynku.

Ustalenie programu atrakcji zajęło wiele tygodni i ostatecznie strony zamknęły negocjacje dopiero pod koniec października. Dlatego agencja szybko podpisała umowę, wysłała jej oryginał do spółki farmaceutycznej i zaczęła rezerwację hoteli, sal konferencyjnych i organizację planowanych atrakcji.

Jednak, ponieważ projekt był duży, dyrektor finansowy agencji odmówił płatności zaliczek i ponoszenia jakichkolwiek kosztów, do chwili otrzymania oryginału podpisanej umowy.

Minęło kilka dni, a spółka nie odsyłała kontraktu. Podwykonawcy, zaczęli grozić, że bez natychmiastowej wpłaty zaliczek i podpisania zleceń uwolnią zarezerwowane terminy. Dyrektor agencji skontaktował się z prezesem spółki i usłyszał, że umowa przechodzi korporacyjne procedury, bo wartość kontraktu przekracza milion złotych. Gdy dyrektor ostrzegł, że czas biegnie i noworoczny termin jest zagrożony, dowiedział się, że spółka jest zainteresowana realizacją wydarzenia, ale bez zakończenia procedur nie może przyjąć na siebie żadnego zobowiązania.

Agencja postanowiła zaryzykować. Kontynuowała wykonanie kontraktu i ponosiła koszty nie mając pewności, że transakcja zostanie w ogóle zawarta. Cierpliwe czekała na podpisanie umowy przez kontrahenta.

W jaki sposób mogła wcześniej bezpiecznie zarządzić tym ryzykiem?

Jeżeli podpisujesz umowę jako pierwszy, to masz komfort, że to Ty ją kompletujesz i drukujesz. Wiesz zatem, że wszystko jest w porządku. Jednak składając swój podpis jako pierwszy, godzisz się na pewien stan niepewności. Powstaje on, gdy przesyłasz podpisany oryginał drugiej stronie, a ona nie informuje Cię od razu o zawarciu kontraktu i nie oddaje Ci podpisanego egzemplarza. W takiej sytuacji pojawia się niepewność, czy i kiedy, transakcja została zawarta.

Najczęściej chyba tego typu problemy pojawiają się w transakcjach z dużymi podmiotami gospodarczymi, w których podpisanie kontraktu wymaga zachowania określonej procedury (uzyskania akceptacji osób z kilku działów, np.: działu prawnego, działu compliance, działu realizacji czy działu ubezpieczeń).

Czasem umowy podpisywane są tylko na posiedzeniach zarządu spółki, które odbywają się w określonych terminach i nie ma możliwości podpisania kontraktu w innym dniu. Mówię tu oczywiście o dużych korporacjach.

Niemniej zdarza się także, że po otrzymaniu podpisanego już dokumentu, druga strona zmienia zdanie lub waha się, czy umowę w ogóle podpisać. Wtedy pojawia się problem, bo jeżeli zgodziłeś się zrealizować kontrakt do określonej (konkretnej) daty, to jeśli nie masz informacji, czy umowa została podpisana – nie będziesz wiedział co robić. Realizować projekt, czy nie? A przecież termin wykonania będzie biegł.

Taka sytuacja wystąpiła w kazusie, który wcześniej usłyszałeś. Agencja na pewno mogła zarządzić ryzykiem w inny sposób. Co mogła zrobić wiedząc, że harmonogram realizacji jest napięty?

• Agencja mogła ustalić z kontrahentem kluczowe warunki kontraktu, które spółka farmaceutyczna przedstawiłaby do korporacyjnej akceptacji jeszcze przed podpisaniem umowy – pozwoliłoby to stronom zyskać na czasie. Równolegle biegłyby negocjacje kontraktu i procedura jego akceptacji w spółce farmaceutycznej.

• Agencja mogła także zażądać, aby spółka podpisała umowę jako pierwsza. Jeśli podpisanie kontraktu nastąpiłoby zbyt późno, wykonawca mógłby odmówić zawarcia umowy mówiąc, że harmonogram realizacji jest już niewykonalny.

• Inną opcją mogło być zawarcie porozumienia, że koszty wszystkich zaliczek i podjętych przygotowań ponosi spółka farmaceutyczna – jeśli nie podpisze umowy w określonym czasie (jeżeli nie otrzyma korporacyjnej zgody).

• Dobrym rozwiązaniem byłoby także skorzystanie z mechanizmu oferty. To znaczy agencja mogła złożyć spółce ofertę zawarcia umowy na wynegocjowanych wcześniej warunkach ze wskazaniem jej daty granicznej. Ustalając okres związania ofertą, agencja kontrolowałaby ryzyko, bo wiedziałaby, że po tym czasie nie ma musi umowy realizować.

Oczywiście znaleźć można by także inne rozwiązania, w zależności od sytuacji. Najprostszym było jednoczesne podpisanie umowy przez obie strony – ale w praktyce nie zawsze jest to możliwe.

Jeśli jednak żadna z powyższych opcji nie jest możliwa, to można także ryzyko długiego oczekiwania na podpis zaadresować w samym tekście kontraktu.

Dlatego chciałabym podzielić się teraz z Tobą 2-oma sposobami dzięki, którym możesz zminimalizować ryzyko, które generuje bieg terminu, gdy podpisujesz umowę i nie wiesz, czy i kiedy, kontrakt zostanie przez drugą stronę zawarty. To znaczy możesz:

• ustalić, że termin wykonania projektu to nie jest określona data, ale pewien okres (np. 10 tygodni) liczony od dnia zawarcia kontraktu (czyli od dnia podpisania go przez obie strony);
• uzgodnić, że termin wykonania kontraktu rozpoczyna swój bieg od dnia doręczenia Ci oryginału podpisanej umowy przez kontrahenta, czyli np. 2 tygodnie od dostarczenia Ci oryginału.

Chciałabym, abyś mnie dobrze zrozumiał. Nie jest moim celem straszenie Cię i demonizowanie ryzyka przedłużania procesu podpisywania kontraktu. To znaczy nie twierdzę, że takie scenariusze są częste. Ale ponieważ spotkałam się kilkakrotnie z sytuacją, w której druga strona, po otrzymaniu podpisanej umowy, zamilkła i wstrzymała jakąkolwiek komunikację (nie wiadomo było, czy kontrakt realizować: kupować materiały, angażować podwykonawców i ponosić inne koszty) – to chciałabym, abyś miał świadomość co może się wydarzyć i pomyślał na ile jest to dla Ciebie ważne (czy ryzykowne) w konkretnej transakcji, którą negocjujesz. Może wcale takie nie będzie.

Oczywiście jeśli jako drugi w kolejności podpisujesz umowę, to stan niepewności nie powstaje, bo posiadasz dokument z podpisem kontrahenta i to Ty podejmujesz decyzję kiedy transakcja zostanie zawarta.

Pozostaje zatem sprawdzenie, czy kontrakt odzwierciedla pełną treść ostatecznie przez Ciebie zaakceptowaną.

Zmiana umowy na etapie jej podpisywania

W tym miejscu chciałabym powiedzieć kilka słów o sytuacji, w której na tym etapie (tzn. gdy umowa została już podpisana przez jedną stronę) pojawia się konieczność wprowadzenia korekty drobnych pomyłek lub uzupełnienia danych, które przeoczyłeś i nie wpisałeś do kontraktu (np. adresu czy numeru telefonu).

Jeśli spotkasz się z koniecznością wprowadzenia drobnych korekt lub uzupełnień do podpisanego już przez jedną stronę dokumentu – to w takim wypadku masz z reguły 3 możliwości. Możesz:

• ponownie podpisać umowę,
• podpisać dokument kontraktu z błędami lub brakami i jednocześnie zawrzeć aneks nr 1, który je skoryguje,
• wprowadzić odręczne modyfikacje do oryginału umowy.

Wszystkie 3 rozwiązania są stosowane w praktyce, ale wprowadzanie odręcznych korekt – czyli przekreślenie tekstu długopisem lub zrobienie na dokumencie dopisku – nie jest rozwiązaniem „prawnie idealnym” lub bardzo profesjonalnym. Ma charakter bardziej roboczym i prowizorycznym. Twój prawnik może Ci go nie zarekomenduje, ale w praktyce to rozwiązanie bywa niekiedy stosowane w biznesie, bo pozwala na szybkie dokończenie procesu zamykania transakcji. Dlatego jeśli już się na nie zdecydujesz, to musisz wiedzieć, jak taką korektę odpowiednio zrobić. Nie może ona budzić żadnych wątpliwości, czyli:

• musi być jasne, co i jak, zmieniasz lub dodajesz albo wykreślasz z kontraktu oraz

• ważne jest, aby fakt zaakceptowania przez obie strony odręcznej korekty był oczywisty.

Po takiej modyfikacji nie może być po prostu wątpliwości, jaka jest ostatecznie uzgodniona treść umowy.

Co to w praktyce oznacza?

Oznacza to, że przy zmienionym fragmencie tekstu (każdym skreśleniu i każdym dopisku) powinny podpisać się osoby, które zawarły umowę w imieniu kontrahentów, czyli np. zarząd. Potwierdzają one w ten sposób, że wyrażają zgodę na dokonaną odręcznie modyfikację i że decyzji o zmianie kontraktu nie podjęła osoba nieupoważniona.

Nie zachęcam Cię do stosowania tej procedury, ale rozumiem, że czasem jest ona jedynym rozwiązaniem, dlatego jeśli musisz ją przeprowadzić, to proszę pamiętaj o tych zasadach.

Rozpoczęcie wykonywania umowy przed podpisaniem kontraktu

I już na sam koniec chciałabym Ci podpowiedzieć co możesz zrobić, jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której wykonanie umowy rozpoczęło się zanim ustaliłeś wszystkie warunki kontraktu. Taka sytuacja jest prawnie ryzykowna i nie powinna się wydarzyć. Wiem jednak, że tak dzieje się w praktyce i jakoś trzeba sobie z tym problemem poradzić.

W takiej sytuacji możesz wprowadzić do umowy zapis, że wchodzi ona w życie ze skutkiem wstecznym, tj. wywołuje skutki prawne wcześniej niż został uzgodniony (podpisany) dokument kontraktu. Zakładam, że będzie to dzień, w którym rozpoczęta została realizacja transakcji, a może nawet wcześniej.

Możesz wprost opisać w kontrakcie zaistniałą sytuację, to znaczy, że realizacja projektu została wszczęta w określonej dacie i dopiero teraz, w formie pisemnej, strony ustalają warunki, na których zawarły kontrakt i potwierdzają że warunki te wiążą je wstecz. To znaczy od chwili rozpoczęcia wykonywania umowy. Natomiast wszystkie inne dotychczasowe ustalenia (dokonane np. ustne lub mailem) zostają uchylone i wiążące jest tylko to, co mówi pisemny kontrakt.

Potwierdzenie wykonanej umowy na piśmie

Zdarza się też tak, że najpierw zawieramy umowę mailem, ustnie lub w inny sposób, następnie ją wykonujemy, a dopiero potem pojawia się potrzeba, aby nadać naszej transakcji formę pisemną (np. dla celów podatkowych, korporacyjnego audytu albo dla uzyskania stanu pewności, tj. w celu potwierdzenia warunków kontraktu – co jest zawsze dobrym posunięciem).

W takiej sytuacji nie udawaj, że w umowa od początku miała formę pisemną, po prostu napisz, że warunki umowy ustnej (która została zawarta w określonym dniu i następnie została wykonana), potwierdzasz w formie pisemnej w podpisywanym dokumencie.

Sprawdzenie prawa kontrahenta do zawarcia transakcji

I na koniec kwestia niezwykle ważna. Kwestia sprawdzenia czy osoba, z którą podpisujesz umowę, jest tą, z którą chcesz rzeczywiście zawrzeć kontrakt i czy ma prawo to zrobić (np. jako członek zarządu spółki). Nie jest to tematem dzisiejszego odcinka, ale chciałabym tę kwestię w tym odcinku chociaż zasygnalizować

O ile u notariusza, w urzędzie czy w sądzie legitymowanie się dowodem osobistym, pełnomocnictwem czy dokumentami korporacyjnymi jest powszechnie akceptowalne, o tyle gdy podpisuje się umowę w warunkach biznesowych, niekiedy prośba o te same dane wydaje się niestosowna lub krępująca: „no bo przecież się znamy”, „mamy do siebie zaufanie” lub „nie wypada”.

W żadnym wypadku nie ulegaj tej presji. Dbaj nie tylko o to, co podpisujesz, ale także dołóż starań, aby mieć pewność, że ten, kto zawiera z Tobą umowę, może to skutecznie zrobić. Natomiast ze swojej strony wykaż także zrozumienie dla próśb Twojego kontrahenta, o dostarczenie informacji i dokumentów pozwalających zweryfikować Twoją tożsamość i uprawnienie do zawarcia transakcji. Świadczy to o jego profesjonalizmie, a nie o braku zaufania do Ciebie.

Wiele lat temu, znalazłam się dokładnie w takiej sytuacji. Gdy po odejściu z kancelarii przeniosłam się do korporacyjnych struktur, jedną z pierwszych umów które negocjowałam była ugoda z międzynarodową spółką.

Rozmowy prowadzone były mailem. Nie były łatwe, ale ostatecznie – zarówno biznesowe jak i prawne – negocjacje zakończyły się sukcesem i pozostało tylko podpisanie umowy. Ustalone zostało, że prezes kontrahenta w trakcie swojej wizyty służbowej w Warszawie odwiedzi biuro mojej spółki, aby podpisać transakcję.

Gdy nadszedł dzień zawarcia kontraktu, dla pewności, drugi raz sprawdziłam, czy dane spółki kontrahenta i członków zarządu się nie zmieniły i wydrukowałam dokument umowy. Kiedy otrzymałam informację, że spotkanie się rozpoczęło weszłam dziarskim krokiem do gabinetu prezesa, aby dopilnować by parafki i podpisy zostały złożone w odpowiednich miejscach.

Weszłam i zamarłam, bo dopiero wtedy zdałam sobie sprawę, że tak naprawdę nie wiem, czy ten sympatyczny i uśmiechnięty Pan po drugiej stronie stołu, który gawędzi z prezesem mojej spółki, popija kawę i zajada ciasteczko, to jest naprawdę prezes korporacji, która ma podpisać wynegocjowaną ugodę. Nigdy go nie widziałam, ani nie spotkałam.

Jednym sposobem, aby zweryfikować tożsamość przybysza, było poproszenie go o okazanie dowodu osobistego. Nie ukrywam, że czułam się niekomfortowo i niezręcznie – bo nie byłam już w kancelarii, gdzie takie zachowanie nie dziwi i nie znałam korporacyjnych standardów. Jednak, po chwili wahania, stwierdzałam, że lepiej obrazić gościa niż spędzić bezsennie, w stresie, następne tygodnie i narazić bezpieczeństwo transakcji. Zebrałam się w sobie, uśmiechając się, poprosiłam, aby gość pozwolił się wylegitymować.

I co się wydarzyło?

Nie było burzy, obrazy czy niemiłej uwagi. Prezes bez zawahania wyciągnął dokument z portfela i uśmiechając się mi go podał. Po tym zdarzeniu nigdy więcej nie miałam psychicznej bariery, aby prosić w warunkach biznesowych o okazanie dokumentów. Bez względu na to, czy negocjacje odbywały się za granicą, o 2-giej w nocy czy z udziałem międzynarodowych kancelarii lub korporacyjnych gigantów. Nie miało też znaczenia, czy był to członek zarządu, prawnik czy notariusz, który przybył na spotkanie, aby zamknąć transakcję.

Opowiadam Ci tę historię, aby ci pokazać, że jeśli obawiasz się, że sytuacja będzie niezręczna – to nie jesteś w tym sam, bo warunki biznesowe w pewien sposób zmieniają naszą optykę i czujność. Wszystko jest mniej formalne i takie trochę bardziej na luzie. Opowiadam Ci tę historię także po to, abyś wiedział, że takie zachowania procentują. Nie tylko tym, ze bezpiecznie zawierasz swoją transakcję, ale także tym, że druga strona zauważy i doceni Twój profesjonalizm. Przynajmniej takie jest moje doświadczenie.

Tyle historia z praktyki negocjacyjnej, a teraz krótkie podsumowanie.

Zależy mi, abyś z dzisiejszego odcinka zapamiętał, że do chwili podpisania umowy możesz ją uzupełnić, poprawić czy zmienić – jeśli czegoś w niej brakuje, pomyliłeś się lub sytuacja biznesowa się zmieniła. Zauważysz to jednak tylko wtedy, jeżeli uważnie zweryfikujesz kontrakt przed podpisaniem dokumentu.

Nieoczywiste Oczywistości – podpis własnoręczny i elektroniczny na jednej umowie

W negocjacjach mamy coraz mniej bezpośrednich kontaktów i umowy przede wszystkim negocjowane są mailem, dlatego z moich obserwacji wynika, że coraz większej transformacji ulega sposób, w jaki biznes zawiera swoje kontrakty i coraz większą popularnością się cieszy forma elektroniczna umowy. Powiem nawet, że forma pisemna, która do tej pory dominowała w korporacjach, powoli doganiana jest – choć jeszcze nie jest wypierana – przez coraz bardziej popularną formę elektroniczną.

Podpis elektroniczny przydaje się wszędzie tam, gdzie strony nie mogą osobiście zawrzeć transakcji (nadać jej wagi formy pisemnej), a chcą ją szybko i bezpiecznie sfinalizować. Jest bardzo dobrą alternatywą dla zawarcia umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej, która wprowadza ze swojej natury pewien stan niepewności: kto tak naprawdę podpisał wiadomość, czy miał do tego prawo i czy z dobrego adresu ją otrzymaliśmy.

Bez względu na to, co jest powodem rosnącej popularności podpisu elektronicznego, czy rozwój technologiczny, czy adaptacja biznesu do rzeczywistości związanej z pandemią – jest to już chyba nieodwracalny trend.

Czym jest zatem umowa zawarta w formie elektronicznej?

Jest to kontrakt oparty na oświadczeniach kontrahentów wyrażających wolę (chęć) zawarcia umowy – złożonych w formie elektronicznej i opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

A tak w praktyce?

Jest to po prostu plik z tekstem umowy zabezpieczony rozwiązaniami technicznymi gwarantującymi jednoznaczne powiązanie dokumentu z osobą, która go podpisuje.

Ale tak dla jasności, nie każdy podpis elektroniczny ma status podpisu kwalifikowanego. Bo podpis kwalifikowany jest to zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą urządzenia posiadającego określone, wymagane parametry techniczne, który jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie. Jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu i umożliwia ustalenie jego tożsamości. Dlatego jeśli rozważasz posługiwaniem się tym podpisem, powinieneś się upewnić, czy rozwiązanie, które będziesz stosować ma kwalifikowany certyfikat.

Podpis elektroniczny jest powiązany z dokumentem w taki sposób, że gwarantuje integralność całości pliku.

To znaczy, że jego jakakolwiek późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. W konsekwencji oznacza to, że zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – który nanosi się na cały plik cyfrowy – czyni zbędnym parafowanie poszczególnych stron dokumentu.

Podpis elektroniczny bez kwalifikowanego certyfikatu

Co się wydarzy jeśli posługiwać się będziesz podpisem elektronicznym, który nie ma kwalifikowanego certyfikatu?

W takiej sytuacji nie zawrzesz umowy w formie elektronicznej, tylko w formie słabszej – tj. formie dokumentowej. Nie wywoła ona zatem skutków, o których zaraz powiem. Zawrzesz po prostu swój kontrakt w tej samej formie, jakbyś zaakceptował go mailem czy SMS-em.

Moc kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Jaka jest największa korzyść podpisu elektronicznego? Dlaczego z prawnego punktu widzenia zyskuje on popularność?

Oczywiście jest on wygodny, ale tak naprawdę jego moc leży w tym, że forma elektroniczna kontraktu została zrówna z formą pisemną. To znaczy, jeśli przepisy mówią nam, że umowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej, to możemy to zrobić także w formie elektronicznej.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy taką możliwość wyłącza nam kontrakt. I dlatego powinieneś uważać na standardowo wpisywane do kontraktów klauzule, które mówią, że umowa może zostać zmieniona lub rozwiązana wyłącznie w formie pisemnej.

Trzeba na te klauzule uważać, bo taki zapis, który był kiedyś normą (dlatego, że nie było podpisu elektronicznego) – może uniemożliwić Ci skorzystanie w przyszłości z formy elektronicznej lub wprowadzić wątpliwość, czy jest to możliwe.

Co zatem warto zrobić?

Po prostu możesz wyraźnie napisać, że kontrakt może zostać skutecznie zmieniony lub rozwiązany nie tylko pisemnie, ale także w formie elektronicznej.

Możesz także zachować dotychczasowy standardowy zapis, że umowa może zostać zmieniona lub rozwiązana na piśmie, ale bez wskazywania, że można to zrobić jedynie w takiej formie.

W kontekście podpisu elektronicznego, z uwagi na to, że nie jest on jeszcze powszechnie stosowany – w praktyce pojawia się ważne pytanie.

Podpisanie umowy własnoręcznie i elektronicznie

Co w sytuacji, gdy Ty chcesz podpisać umowę własnoręcznie, a Twój kontrahent chce to zrobić w formie elektronicznej?

Czy musisz poprosić o „wersję papierową” lub kupić dla jednorazowej transakcji elektroniczny podpis?

Moim zdaniem nie ma problemu, aby jedna strona podpisała umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a drugi kontrahent zawarł ją na piśmie. Warto jednak w takiej sytuacji pamiętać o 3 kwestiach:

• egzemplarz papierowy umowy oraz jej egzemplarz elektroniczny powinny być identyczne (zawierać dokładnie taką samą treść),

• obaj kontrahenci powinni przechowywać umowę w obu wersjach (pisemnej i elektronicznej), oraz

• umowa powinna zawierać adresy elektroniczne właściwe do przesyłania plików elektronicznych – czyli oprócz zwyczajowego adresu fizycznego do przesyłania korespondencji, należy wskazać adresy mailowe obu stron transakcji.

A jak wygląda biznesowa praktyka?

Niektórzy przedsiębiorcy, którzy mają podpisy elektroniczne, pytają się, czy jest możliwość podpisania kontraktu w tej formie, zanim wyślą wynegocjowaną umowę. Natomiast inni kontrahenci po prostu wysyłają kontrakt podpisany elektronicznie i nie zastanawiają się, czy partner może w ten sam sposób podpisać dokument. Nie spotkałam się natomiast z sytuacją, w której kontrahent zakwestionowałby możliwość podpisania kontraktu w formie pisemnej, gdy sam wysłał ją w formie elektronicznej.

Dlatego z mojego doświadczenia wynika, że jeśli nie masz i nie planujesz korzystać z podpisu elektronicznego, to nie jest to problem i brak podpisu elektronicznego nie powinien przeszkodzić Ci w prowadzeniu działalności biznesowej.

Jeśli forma elektroniczna kontraktu Cię interesuje , to regulacje na ten temat znajdują się w art. 78(1) Kodeksu cywilnego.

A teraz zapraszam Cię do „Negocjacyjnego Kącika Naukowego” – opowiem co powinniśmy robić, aby zwiększyć nasze szanse na otrzymanie zaproszenia do zawarcia następnej transakcji.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – co zrobić, aby zaproponowano Ci transakcję

Przed rozpoczęciem negocjacji kontrahenci muszą zdecydować, z kim chcą prowadzić swoje rozmowy. Co prawda w biznesie nie zawsze mamy wybór od kogo kupimy towar lub kogo zaprosimy do negocjacyjnego stołu – jednak nie jest to regułą i często (a może raczej zazwyczaj) mamy wpływ na to, komu zaproponujemy następną transakcję i rozpoczęcie rozmów kontraktowych. Oczywiście sami też chcielibyśmy być zapraszani do negocjacji nowych projektów i mieć wpływ na to, czy dostaniemy kolejną propozycję.

I mam dla Ciebie (i oczywiście też dla mnie) dobrą wiadomość. Okazuje się bowiem, że przeprowadzono badania, w celu ustalenia wpływu wcześniejszych negocjacji na to:

• czy zostaniemy ponownie zaproszeni do rozmów lub

• czy sami będziemy mieć ochotę zaproponować następny projekt partnerowi, z którym już negocjowaliśmy.

Tym właśnie problemem zajął się profesor Jochen Reb z Singapore Management University. Wyszedł z założenia, że przygotowując się do negocjacji, kontrahenci nie tylko określają swoje cele, alternatywy, strategie, ale także muszą podjąć poszukiwania potencjalnych partnerów, a następnie dokonać wyboru kogo zaproszą do swoich rozmów. Na przykład od kogo gotowi są kupić materiały do ​​produkcji lub od kogo kupić samochód.

Ponieważ angażowanie się w negocjacje może być kosztowne oraz czasochłonne i zwykle nie jest możliwe, abyśmy prowadzili rozmowy ze wszystkimi potencjalnymi kontrahentami – dlatego z reguły zależy nam, aby dokonać dobrego wyboru. Negocjując ze złym partnerem ryzykujemy zerwanie negocjacji lub prowadzenie rozmów w atmosferze czy w sposób, który nam nie odpowiada. Jeśli wiemy, że negocjator jest trudny, to możemy podejrzewać, że nie będzie nam łatwo osiągnąć cel, do którego dążymy.

Profesor Reb przeprowadził kilka badań, aby ustalić jak doświadczenia z wcześniejszych negocjacji wpłynęły na to, czy kontrahent został zaproszony do udziału w rozmowach o następnej transakcji. W eksperymencie kilkudziesięciu studentów zostało przydzielonych do 2 negocjacyjnych zespołów. Obie grupy podzielone zostały na kupców i sprzedawców. Zadaniem wszystkich negocjatorów było uzyskanie jak najlepszej ceny. Oczywiście dla sprzedawców oznaczało to sprzedaż po najwyższej możliwej cenie, a dla kupców jak najtańszy zakup.

Różnica pomiędzy negocjacyjnymi grupami polegała na tym, że jedna z nich miała sporą elastyczność w ustaleniu poziomu cenowego i miała sporą szansę wynegocjowania ceny, która zapewniłaby satysfakcję obu stronom oraz umożliwiała osiągnięcie bonusu transakcyjnego – który był nagrodą za dobry wynik negocjacji.

Natomiast w drugiej grupie negocjujących, możliwość kształtowania ceny była ograniczona. Ceny brzegowe sprzedawcy i kupującego były tak ustalone, że ich interesy były mocno sprzeczne ze sobą i mieli duże trudności, aby wynegocjować transakcję, w której cena byłaby akceptowalna dla obu stron – a szanse na otrzymanie bonusu transakcyjnego były w ich wypadku minimalne.

I jakie były wyniki przeprowadzonego eksperymentu?

Doświadczenie wykazało jasno, że partnerzy, którzy negocjowali w trudnej sytuacji, w której pojawiło się napięcie i bezpośredni konflikt interesów – wykazali mniejszą chęć prowadzenia negocjacji z tą samą osobą w przyszłości. Natomiast kontrahenci biorący udział w transakcji, która pozwalała łatwo osiągnąć sukces – zainteresowani byli ponownym prowadzeniem negocjacji z tym samym partnerem.

Co to dla nas w praktyce oznacza?

Niestety obiektywna sytuacja, trudne warunki kontraktowe zadecydowały o tym, czy negocjator polubił swojego partnera na tyle, aby chciał w przyszłości z nim ponownie negocjować. I nie miało znaczenia, że kontrahenci tak naprawdę nie mieli wpływu na sytuację w jakiej rozmawiali.

Badania wykazały więc, że im korzystniejsza ekonomicznie dla naszego partnera jest wcześniej wynegocjowana umowa, im więcej na tych negocjacjach zyskał – tym większa jest szansa, że zaprosi nas do nowego projektu. Ponadto okazało się, że negocjatorzy darzą większą sympatią tych partnerów, z którymi poprzednie negocjacje poszły im dobrze i w konsekwencji częściej zapraszają ich do nowych rozmów.

Te wyniki chyba nie dziwią, ale martwią jednak swoją niesprawiedliwością i pojawia się pytanie: „czy oceniając wynik wcześniejszych negocjacji i na tej podstawie podejmując decyzję o wyborze negocjacyjnego partnera, bierzemy pod uwagę sytuację biznesową, czyli ograniczenia w których prowadziliśmy negocjacje”?

Na przykład, czy uwzględniamy, że strona znajdowała się na trudnej negocjacyjnej pozycji i nie mogła pójść nam na duże ustępstwa – i tylko dlatego nie uzyskaliśmy zbyt dużo. Na przykład marża sprzedawcy na produkcie była tak niska, że nie mógł bardziej obniżyć nam ceny lub projekt był bardzo skomplikowany więc kontrahent nie mógł nam obiecać szybszego terminu realizacji.

Profesor Reb zaczął zatem rozważać, czy ten brak chęci do ponownych negocjacji nie wynika przypadkiem z tego, że kontrahenci nie mieli świadomości, iż warunki transakcji są obiektywnie trudne dla obu stron. To znaczy, że brak ustępstw nie wynika z braku elastyczności, nastawienia na maksymalny zysk czy niechęci do kompromisu.

Dlatego profesor postanowił zbadać, czy przekazanie drugiej stronie informacji o trudnej sytuacji biznesowej, w jakiej prowadzone są negocjacje, uchyli ten „efekt niechęci do partnera” i zmieni decyzję o rezygnacji z następnych negocjacji lub chociaż ten efekt osłabi.

I co się okazało?

Po ponownym przeprowadzeniu tego samego eksperymentu i wzbogaceniu go o dodatkowy etap, w którym ocena negocjacyjnego partnera była dokonywana, przed i po, otrzymaniu informacji o tym, że: negocjacje były trudne, że żadna ze stron nie miała szansy na zdobycie bonusu i że każdy z partnerów negocjował jedynie minimalne warunki dla siebie, aby móc zamknąć transakcję – okazało się, że wzajemny stosunek negocjatorów diametralnie zmienił się. Dramatycznie spadła liczba osób, które odmówiły negocjacji ze swoim partnerem w przyszłości i strony zaczęły oceniać się pozytywnie.

Co to dla nas oznacza?

Moim zdaniem badania potwierdzają, że w negocjacjach warto się komunikować. Mówić sobie o uwarunkowaniach, w których prowadzimy transakcję, pokazywać problemy które mamy i przyczyny, z powodu których nie możemy wyrazić zgody na jakieś rozwiązanie.

W ten sposób zwiększamy szansę, że pomimo trudnych negocjacji nasz negocjacyjny partner nie zniechęci się do nas na tyle, aby wykluczyć nas z nowego projektu lub wręcz nasza postawa zachęci go do tego, aby zaproponować nam nową transakcję w przyszłości. Na przykład uzna, że pomimo trudnej sytuacji byliśmy w stanie sprostać jego oczekiwaniom lub zachować się uczciwie.

Jeśli o mnie chodzi to, jeśli wiem że druga strona negocjuje w trudnej sytuacji, szczególnie doceniam to, że umie się dobrze w niej odnaleźć. Buduje konstruktywne propozycje kontraktowe, zachowuje się transparentnie i nie ulega presji czy stresowi, które z pewnością doświadcza – czyli nie zachowuje się agresywnie czy nie próbuje negocjacyjnych manipulacji. Po prostu wzbudza w ten sposób mój szacunek.

Tym odcinkiem zamknęliśmy tak literalnie i merytorycznie temat negocjacji. Mam nadzieję, że te 8 podcastów zmieniło Twoje spojrzenie na kontrakty i teraz, gdy będziesz pisał lub negocjował umowę, zobaczysz w niej nie tylko tekst suchego dokumentu prawnego, ale przed Twoim oczami pojawi się: Twój biznes, Twój projekt, Twoje bezpieczeństwo i interesy – i łatwiej Ci będzie przelać to wszystko na papier czy raczej na ekran Twojego komputera.

Ale negocjacje to oczywiście nie jedyny sposób zawierana transakcji, dlatego w następnym odcinku ruszymy dalej. Porozmawiamy o drugim bardzo powszechnym sposobie zawierania umów, czyli procesie składania oferty. Mówić będę nie tylko o sformalizowanych procesach ofertowania, ale o każdej komunikacji zawierającej propozycję zawarcia kontraktu – czy to pisemnej czy mailowej lub w mediach społecznościowych.

Ale od razu powiem, że to nie jest tak, że zawsze zawierając umowę stosujemy albo negocjacje, albo ofertowanie. Bo niekiedy w procesie zamykania transakcji używa się więcej niż jednego sposobu kontraktowania. Na przykład czasem, a nawet dosyć często, złożenie oferty (która z jakiś powodów nie zostaje przyjęta) – otwiera etap negocjacji kontraktu.

Można także spotkać sytuacje odwrotne, w których na zakończenie rozmów kontraktowych jeden z kontrahentów występuje z ofertą.

I o tym właśnie będę mówić w następnym podcaście.

Życzę Ci sukcesu w zamykaniu Twoich negocjacji i zapraszam wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 5 luty 2022 rok