Logo Zakontraktuj Swój Biznes

Biznesowy manual do oferty – czyli czym różni się od reklamy i jak budować opcje kontraktowe

  • Jak za pomocą oferty zamrozić sobie cenę zakupu na przyszłość lub skusić klienta, aby zamówił u Ciebie nową usługę lub towar?
  • Co oferta powinna zawierać i jak przeprowadzić test, czy komunikacja dotycząca zawarcia kontraktu jest już wiążącą ofertą?
  • Czym różni się oferta od reklamy?
  • Czy ogłoszenia, cenniki, katalogi, foldery lub ulotki są tylko reklamą, czy też stanowią ofertę?
  • Czy termin „oferta” musi pojawić się w dokumencie?
  • Kiedy możesz umieścić znak towarowy (logo) klienta na swojej stronie internetowej? Czy musisz uzyskać na to jego zgodę lub zawrzeć umowę? Co warto w praktyce zrobić?
  • Jakich argumentów użyć, aby klient pozwolił Ci umieścić swoje logo na Twojej stronie?
  • Kto częściej mija się z prawdą w negocjacjach (kobiety czy mężczyźni) i w jakich sytuacjach najczęściej pojawia się negocjacyjne kłamstwo?
Zajączek informuje psa o nowym podcaście
Podcast [M. Prawelska]

Moduł Kontraktowy – pisanie i składanie oferty

W poprzednich 8 podcastach rozmawialiśmy o procesie negocjowania umowy – o tym co jest ważne i jak odnieść kontraktowy sukces, czyli przeprowadzić proces negocjacji w sposób, który pozwoli Ci uzyskać optymalne warunki dla Twojej umowy.

Ale oczywiście negocjacje to nie jest jedyny sposób zawarcia kontraktu.

Prowadząc swój biznes lub pracując w biznesie, a nawet w swoim życiu prywatnym – bardzo często na pewno posługujesz się także ofertą.

Przy czym, to nie jest jednak tak, że do zawarcia umowy dochodzi wyłącznie w wyniku albo oferty, albo negocjacji – czasem te procesy się przenikają (współgrają ze sobą). Niekiedy stosuje się więcej niż jeden sposób kontraktowania. Na przykład odrzucenie oferty otwiera etap negocjacji.

Dzieje się tak, gdy warunki biznesowe transakcji są akceptowalne dla obu kontrahentów, ale warunki prawne zawarte w ofercie, wymagają dalszych rozmów. Na przykład oferta zawiera projekt umowy, który jest mocno jednostronny i nieakceptowalny dla drugiego kontrahenta.

W takiej sytuacji rozpoczyna się rozmowa, w celu ustalenia zapisów umowy. A więc de facto rozpoczynają się negocjacje.

Można także spotkać w biznesie sytuacje odwrotne, w których na zakończenie negocjacji, jeden z kontrahentów składa ofertę na warunkach wcześniej ustalonych. Jest to dobre rozwiązanie, gdy druga strona potrzebuje czasu, aby podjąć decyzję o zawarciu kontraktu i chce mieć pewność, że jej partner nie wycofa się z ustaleń. Na przykład kontrahent musi uzyskać korporacyjną zgodę na transakcję lub zorganizować sobie finansowanie, konieczne na przystąpienie do projektu, który wynegocjował.

Bez względu jednak na to, w jaki sposób transakcja zostaje zawarta, to znaczy czy w drodze negocjacji, czy poprzez złożenie oferty – to  jest ona nadal zwyczajną umową i stosuje się do niej ogólne kodeksowe zasady kontraktowania.

Przy czym jakkolwiek teoretycznie procedura negocjacji zakłada największy element swobody i elastyczność, w kształtowaniu umowy przez obu kontrahentów –– o tyle w praktyce takie założenie może okazać się błędne. Całkiem często zdarza się, że dominująca pozycja jednego z kontrahentów wyklucza wprowadzenie znaczących zmian do kontraktu i negocjacje są tak naprawdę iluzoryczne. Słabszy partner zostaje postawiony przed alternatywą, że albo zaakceptuje praktycznie wszystkie zapisy umowne, albo do transakcji w ogóle nie dojdzie. Natomiast w trybie ofertowym, gdzie teoretycznie nie ma miejsca na żadne rozmowy i wspólne ustalanie treści umowy – całkiem często dochodzi do sytuacji, w której kontrahent wprost pyta, jak ma ofertę napisać, aby została przyjęta.

Oferta jako opcja kontraktowa

Jednak to co jest dla mnie bardzo ważne, co chciałabym abyś wyniósł z dzisiejszego odcinka, to przekonanie, że oferta to nie jest tylko mechanizm do zawierania umowy. Bywa też tak, że powstaje biznesowa potrzeba, aby ofertę włączyć do treści negocjowanej transakcji i staje się ona wtedy jej elementem. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie dla wielu sytuacji biznesowych, dlatego warto z takiej możliwości korzystać.

Przykładowo, jeśli zawierasz umowę o współpracy na okres 5 lat i Twój kontrahent chce mieć prawo jej samodzielnego przedłużenia na następne 3 lata – to w kontrakcie możesz złożyć mu ofertę na wydłużenie okresu umowy.

Takie rozwiązanie były na przykład standardowo stosowane w umowach najmu lokali w centrach handlowych – przed zmianą Kodeksu cywilnego w 2009 roku.  Przed nowelizacją Kodeksu cywilnego zawarcie najmu możliwe było tylko na okres 10 lat i po tym okresie umowa stawała się najmem na czas nieokreślony, którą strony mogły łatwo wypowiedzieć. Było to dużym problemem dla przedsiębiorców, którzy inwestowali ogromne kwoty w wykończenie i wyposażenie sklepu i nie mogli sobie zagwarantować najmu na okres dłuższy niż 10 lat.

Z drugiej strony także wynajmujący chcieli mieć pewność, że poziom komercjalizacji centrum handlowego będzie zapewniony. Dlatego w umowach najmu obie strony (lub jedna z nich) składały ofertę przedłużenia umowy na kolejne lata – w zależności od sytuacji i potrzeby jaką kontrahenci mieli.

Ale tak naprawdę oferta może być także wykorzystana w inny sposób.

Niekiedy tak jest, że w trakcie negocjacji jakiejś usługi, dzieła czy dostawy – zamawiający mówi, że być może będzie chciał, aby wykonawca zrealizował dodatkowy zakres lub dodatkowy etap umowy za odrębne wynagrodzenie – ale jeszcze nie jest pewien, czy do tego dojdzie.

Na przykład inwestor zlecając pracowni architektonicznej zaprojektowanie hotelu może rozważać zaangażowanie tej samej pracowni do opracowania także projektu aranżacji wnętrz – w przyszłości, jeśli budowa hotelu pójdzie zgodnie z planem lub otrzyma dodatkowe finansowanie.

I właśnie do stworzenia takie opcji, rozszerzenia zakresu umowy, można wykorzystać mechanizm ofertowania.

Po prostu w umowie na zaprojektowanie hotelu pracownia architektoniczna może złożyć inwestorowi ofertę na wykonanie projektu aranżacji wnętrza, którą inwestor będzie mógł przyjąć – w określonym, dogodnym dla niego czasie. Przez przyjęcie takiej oferty, zakres umowy ulegnie automatycznie rozszerzeniu o dodatkowy etap, na warunkach, które zostaną z góry ustalone.

Dla inwestora takie rozwiązanie jest korzystne, bo zamraża cenę, która jest z góry ustalona, i ma wykonawcę, który nie może się z oferty wycofać. Natomiast pracownia ma klienta, który z dużym prawdopodobieństwem do niej wróci z nowym zamówieniem.

Oczywiście budując taką opcję musisz pomyśleć nie tylko o tym, jak długo będzie ona wiązać i jakie będą jej warunki, ale na ile wynegocjowana umowa  pasuje do dodatkowego zakresu, na który się umawiasz.

Czyli na przykład, jeśli w pierwszym etapie umowy umawiasz się na konfigurację programu komputerowego dla swojego klienta, a on chce otrzymać opcję,  że napiszesz dla niego także jakieś oprogramowanie – to musisz to również uwzględnić, bo zakres umowy będzie diametralnie różny. Na przykład będziesz musiał ustalić, czy przeniesiesz na klienta prawa autorskie do stworzonego programu, czy udzielasz mu tylko licencji – i na jakich warunkach godzisz się to zrobić.

Podaję Ci te przykłady, aby pokazać, że oferta to nie jest tylko instrument wykorzystywany do zawarcia umowy (jeden ze sposobów zawierania kontraktu), bo wiem, że z reguły, tak my prawnicy, tłumaczymy mechanizm ofertowy biznesowi i prawdę powiedziawszy, tak uczymy się go na studiach prawniczych. Przynajmniej mnie tak uczono.

W praktyce oferta to także bardzo przydatny biznesowo mechanizm, który daje nam wiele elastyczności w kreowaniu relacji kontraktowych. Może zostać wykorzystany do modyfikacji warunków umowy w sytuacji, gdy jedna ze stron gotowa jest zobowiązać się do wykonania kontraktu w 2-óch lub kilku opcjach, a drugi kontrahent nie jest pewny, czy i kiedy, z tej możliwości skorzysta, ale zależy mu aby taki dodatkowy wariant sobie zagwarantować.

Jeżeli świadczysz jakąś usługę (na przykład prowadzisz kursy marketingu dla biznesu) i umawiasz się na szkolenie w module podstawowym, a chcesz jednocześnie uniknąć nowych negocjacji oraz zachęcić kontrahenta do wykupienia modułu zaawansowanego – to możesz w umowie zawrzeć ustalenia dotyczące modułu podstawowego oraz złożyć ofertę na moduł zaawansowany. Twój klient  będzie mógł ją w przyszłości zaakceptować, lub też nie – w zależności od decyzji jaką podejmie.

Jeśli sprzedajesz kontrahentowi samochód dostawczy i chcesz go zachęcić, aby to u Ciebie zakupił następne pojazdy do swojej floty (w ramach tej samej umowy) – a klient jest zainteresowany zakupem, ale dopiero rozwija swój biznes, nie ma jeszcze partnera lub nie dostał jeszcze kredytu bankowego – to możesz do umowy wprowadzić opcję, w której złożysz klientowi ofertę sprzedaży 10 kolejnych pojazdów, za tą samą lub atrakcyjniejszą cenę. Klient będzie mógł z niej skorzystać, gdy jego biznes się rozwinie lub otrzyma kredyt.

Takie ustalenie pozwala uniknąć nowych negocjacji i jest korzystne dla nabywcy, bo zamraża cenę, a z drugiej strony jest też atrakcyjne dla sprzedawcy, bo zachęca klienta do skorzystania z dodatkowej opcji. Klient zna kontraktowego partnera i formalności kontraktowe są już dopełnione.

Ryzyko związane z rozszerzeniem zakresu umowy

Kiedy jednak, taka opcja zmiany kontraktu, nie będzie (z prawnej perspektywy) dobra dla wykonawcy?

Będzie tak z reguły wtedy, gdy obawia się on wykonania projektu i widzi ryzyko niepowodzenia.

Kumulowanie dwóch różnych projektów lub powiększanie zakresu usługi w ramach jednej umowy, z reguły zwiększy ryzyko wykonawcy, gdy umowa zakończy się niepowodzeniem. Gdy opcja 2-ga się nie uda – pomimo wykonania kontraktu w zakresie podstawowym – z reguły uznać będzie można, że cała umowa nie została należycie wykonana i zmaterializuje się ryzyko skorzystania przez zamawiającego z instrumentów penalizujących wykonawcę. Na przykład rozwiązania umowy, kar umownych, żądania odszkodowania lub skorzystania z wykonawstwa zastępczego. Oczywiście zależy to, od warunków na jakich kontrakt zostanie zawarty.

Rozszerzenie zakresu umowy o dodatkową opcję może być także niekorzystne, gdy wykonawcy zależy na maksymalnym ograniczeniu swojej odpowiedzialności kontraktowej. Jeśli na przykład ustalił, że jego ryzyko z tytułu niewykonania umowy, nie przekroczy wartości wynagrodzenia lub uzgodnił, że kwota kary umownej stanowi pewien procent wynagrodzenia. Dlaczego? Gdyż zwiększenie zakresu kontraktu i podwyższenie ceny, zwiększy ryzyko wykonawcy, bo jego granica odpowiedzialności z reguły automatycznie wzrośnie.

Jak jeszcze możemy ofertę wykorzystać?

Możemy nią zmienić kontrakt także w inny sposób. Nie tylko w drodze rozszerzenia jego zakresu (przedmiotu umowy). Można na przykład wykorzystać ofertę do przyspieszenia terminu realizacji projektu, do zmiany cech nabywanego towaru czy sposobu wykonania usługi. Wszystko zależy od uwarunkowań, w których negocjujesz swoją transakcję i jakie są Twoje potrzeby biznesowe.

Ofertą możesz posłużyć się także inaczej. W każdym momencie, za jej pomocą – nawet, gdy umowa tego nie przewiduje – możesz złożyć swojemu partnerowi ofertę zawarcia aneksu zmieniającego Waszą umowę lub złożyć ofertę rozwiązaniu kontraktu na mocy porozumienia stron. Jest to możliwe, bo nikt nigdzie nie zabronił nam składać oferty na zmianę lub rozwiązanie umowy. Sądy wielokrotnie potwierdziły taką możliwość. Tak naprawdę, z perspektywy prawnej, będzie to oferta zawarcia umowy zmieniającej lub rozwiązującej Twój kontrakt.

W praktyce biznesowej pojawiają się takie sytuacje całkiem często i czasem po prostu jest brak refleksji nad tym, z jakiej konstrukcji tutaj korzystamy, bo w dokumencie, który jest przedstawiany nie pojawia się w ogóle słowo „oferta”.

Tworząc opcję kontraktową musisz zadecydować, czy udzielasz partnerowi jednostronnie egzekwowalnego prawa, czy tylko umawiasz się na wspólne podjęcie decyzji w przyszłości i chcesz mieć wpływ na to, czy umowa zostanie zmieniona.

W tym momencie chciałabym się zatrzymać, aby powiedzieć, że opcje (różne warianty) w Twoim kontrakcie, wcale nie muszą być zawsze budowane w oparciu o ofertę. Są inne sposoby. Na przykład możesz po prostu zapisać, że strony w przyszłości wspólnie ustalą, czy chcą angażować się w dodatkowy etap lub wariant kontraktu i mogą ten wariant (etap) dokładnie opisać. Ważne jest jednak, że w takim scenariuszu, aby skorzystać z dodatkowej opcji, strony muszą się porozumieć i wyrazić zgodę. Natomiast jeśli kontrahent złoży wiążącą ofertę, to trudno mu będzie się z niej wycofać. Ta oferta daje jednej ze stron wybór, który należy wyłącznie do niej.

Jak taką ofertę napisać, co jest ważne i czy można ją będzie wycofać? Będę o tym mówić w następnych odcinkach podcastu. Natomiast w tym miejscu chciałabym Cię uwrażliwić na ten problem, bo moje doświadczenie jest takie, że ludzie biznesu nie bardzo zdają sobie sprawę (nie mają refleksji nad tym), jaka jest natura opcji, którą budują w umowie. Czy uzgadniają mocne i jednostronnie egzekwowalne zobowiązanie w postaci oferty (z której trudno wycofać się), czy też tylko miękkie porozumienie. To znaczy, bardziej wyrażenie biznesowych intencji, niż rzeczywisty obowiązek kontraktowy w zakresie wykonania opcji. A jest to przecież ogromnie ważne dla obu stron. Tego podmiotu, który chce opcję posiadać i tego kontrahenta, który opcję będzie musiał wykonać. Pochylenie się nad tym problemem, w trakcie negocjacji umowy, pozwala obu stronom zdefiniować swoje oczekiwania i zastanowić się, czy i jak, chcą budować swoje zobowiązania kontraktowe – aby w przyszłości nie doszło do sporu kontraktowego.

Mam nadzieję, że pokazałam Ci, iż oferta to nie tylko standardowa propozycja kupna lub sprzedaży, ale także instrument dający nam sporo elastyczności w budowaniu, zmianie lub rozwiązywaniu stosunków kontraktowych – i warto z niej korzystać. Generalnie, mam taką ogólną refleksję, że oferta to temat dla wielu osób oczywisty i banalny, ale nie jest tak do końca, bo mamy całkiem sporo orzecznictwa sądowego na gruncie konfliktów związanych z ofertą.

Dlatego dziś powiem o tym, co nie jest ani oczywiste, ani banalne – przynajmniej nie dla prawnika, do którego przychodzi Biznes z pytaniem, czy komunikacja mailowa z klientem naprawdę doprowadziła do zawarcia umowy – bo obiecanego projektu jednak wykonać się nie da, a na pewno nie w obiecanym terminie i za zaproponowaną cenę.

Składniki oferty – czyli co oferta musi zawierać

Przejdźmy zatem do istoty oferty, co nią jest, a co nią nigdy nie będzie. Myślę, że jest to dobry punkt wyjściowy, bo pokaże Ci, kiedy oferta tak naprawdę działa i o czym warto pomyśleć.  

Czym jest zatem oferta – tak w praktyce?

Jest to, po prostu oświadczenie. Deklaracja, która zawiera stanowczą wolę, czyli wyraża chęć (potwierdza decyzję) zawarciu kontraktu na określonych warunkach.

Wskazanie warunków kontraktowych, to znaczy przynajmniej tych istotnych, jest z prawnej perspektywy ważne, bo bez nich nie dojdzie do zawarcia umowy. I o tym mówi nam wyraźnie i kategorycznie art. 66 Kodeksu cywilnego.

Jeśli powiesz że sprzedajesz swój samochód, ale nie zaproponujesz ceny – to nie wiadomo, ile należy zapłacić – więc oferty nie złożysz.

Jeżeli napiszesz, że oddasz jeden ze swoich lokali w najem, za miesięczny czynsz w kwocie 3.000 PLN – a nie powiesz, o które mieszkanie chodzi, to też oferta nie powstanie.

Z prawnego punktu widzenia oferta nie musi być detaliczna. Powinna tylko wskazywać istotne postanowienia kontraktu. Postanowienia istotne, nie w rozumieniu biznesowym, ale z perspektywy prawnej. Chodzi o to, aby było wiadomo, na jaką umowę się godzisz. Ważne są postanowienia, które decydują o istocie danej umowy i wyróżniają ją pod względem prawnym spośród innych kontraktów.

Musi być zatem oczywiste, czy oddajesz swój samochód za darmo – i jest to darowizna – czy też go pożyczasz, a może sprzedajesz – i wtedy oferta powinna określić cenę.

A zatem w umowie sprzedaży, elementami istotnymi będą: cena i to, co sprzedajesz. Nie musisz pisać, kiedy samochód będzie wydany, w jakim będzie stanie, co się wydarzy, gdy zepsuje się lub czy umowę możesz rozwiązać. Dla ważności oferty, te dodatkowe elementy, nie mają znaczenia – bo wtedy stosuje się ogólne regulacje Kodeksu cywilnego o sprzedaży.

Natomiast te dodatkowe elementy (warunki kontraktowe) są jednak ważne, z perspektywy biznesowej i tego co chcesz swoją umową osiągnąć.

Jeśli na przykład chcesz sprzedać samochód, ale nie chcesz odpowiadać za wady pojazdu lub chcesz ograniczyć swoją kontraktową odpowiedzialność w inny sposób –  to takie ustalenie musisz wprowadzić do oferty, choć prawo tego nie wymaga.

Jeżeli składasz ofertę najmu, to z perspektywy prawnej, wystarczy, że wskażesz lokal i czynsz, jaki trzeba zapłacić. Natomiast, jeżeli chcesz ustalić 3-letni okres wypowiedzenia, uzgodnić, że w lokalu nie mogą mieszkać zwierzęta lub nie można w nim palić – to takie ustalenie, powinno znaleźć się w ofercie.

Test – czy propozycja jest ofertą?

No dobrze, ale tak w praktyce – co oznacza „stanowcza wola czy decyzja o zawarciu umowy”, której prawo w ofercie od nas oczekuje? O co tak naprawdę chodzi? Jak należy rozumieć dokument, zatytułowany „oferta”, zawierający zastrzeżenia typu:

  • „niewiążąca oferta”,
  •  „oferta wymaga potwierdzenia”,
  •  „oferta nierodząca skutków prawnych”, lub
  • o podobnym brzmieniu?

Czy do złożenia oferty doszło, czy też nie?

Z reguły odpowiedź na tę wątpliwość dostarczy wynik prostego testu.

Zadaj sobie pytanie, czy aby zawrzeć umowę na podstawie Twojego dokumentu, wystarczy tylko odpowiedzieć: „tak”, „akceptuję” lub „zgadzam się”. Czy też konieczne jest przeprowadzenie dalszych uzgodnień, otrzymanie dodatkowego potwierdzenia?

Jeśli zawarcie kontraktu wymaga dalszych ustaleń, potwierdzeń i nie wystarczy samo: „tak akceptuję” czy „świetnie przyjmuję” – to dokument jest zaproszeniem do negocjacji, a nie ofertą.

W podanych powyżej przykładach widać, że strona proponująca zawarcie transakcji, wprowadza zastrzeżenia. Potrzebuje dodatkowej aprobaty i nie ma determinacji (stanowczej woli) koniecznej do zawarcia umowy.

Podobna sytuacja będzie miała z reguły miejsce wtedy, gdy kontrahent posłuży się trybem warunkowym: „rozważałbym zawarcie umowy” lub „proponowałabym podpisać kontrakt” albo użyje inne sformułowanie wskazujące, że jest zainteresowany transakcją, ale nie podjął jeszcze ostatecznej decyzji o zawarciu kontraktu.

Nie ma rozstrzygającego znaczenia, że dokument ma tytuł: „oferta” lub czy słowo to zostało w ogóle użyte.

Tak samo będzie, gdy kontrahent napisze do Ciebie, że prosi o rozwiązanie umowy i prześle Ci wstępny projekt porozumienia, prosząc o Twoje uwagi czy komentarze i jednocześnie zadeklaruje gotowość do rozmów na temat warunków ostatecznego porozumienia. Z takiej komunikacji wynikać będzie, że jej celem nie jest wywołanie skutku prawnego (rozwiązanie kontraktu ), lecz podjęcie rozmów na ten temat.

Czy ogłoszenia, cenniki, katalogi, ulotki są ofertą?

Chyba najczęściej w praktyce – w kontekście oferty – pojawiają się wątpliwości, czy mamy do czynienia z ofertą, gdy przedsiębiorcy posługują się ogłoszeniami, cennikami, katalogami, folderami, ulotkami lub gazetkami, które są skierowane do potencjalnych klientów.

Dlatego mamy art. 71 Kodeks cywilnego, który rozstrzyga nam wprost, że ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do osób trzecich uznaje się, w razie wątpliwości, nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

Katalog dokumentów wskazanych w art. 71 Kodeksu cywilnego ma charakter otwarty (przykładowy) i obejmuje nie tylko materiały drukowane, lecz także oferowane w telewizji, radiu i Internecie czy pocztą elektroniczną.  

Jednak ta kodeksowa reguła ma tylko charakter subsydiarny. To znaczy ma zastosowanie tylko wtedy, gdy powstaje wątpliwość. Jeśli jest oczywiste, że w Twojej komunikacji (cenniku, katalogu czy ulotce) zawarta została oferta, to art. 71 Kodeksu cywilnego Ci nie pomoże – jeśli będziesz chciał wycofać się z oferty i twierdzić, że jej nie złożyłeś.

Prawda jest jednak taka – że pomimo kodeksowego rozstrzygnięcia – niekiedy powstaje wątpliwość, czy mamy do czynienia tylko z reklamą, czy już z konkretną ofertą, która nas wiąże lub z której chcemy skorzystać. Dlatego na tym tle powstają zarówno biznesowe, jak i prawne spory.

Jak różnicę pomiędzy reklamą a ofertą wychwycić? Pokażę Ci to na konkretnym kazusie sądowym.

Kazus z sali sądowej

Rolnik postanowił zakupić w hurtowni ogrodniczej kilka kilogramów nasion ogórków. Zależało mu na tym, aby wybrać odmianę, która zagwarantuje mu wysokie plony, bo miał nadzieję, że podpisze korzystny kontrakt z producentem przetworów warzywnych.  

Aby zachęcić rolnika do transakcji, sprzedawca hurtowni wręczył mu ulotkę reklamową, która zawierała wyniki badań naukowych, które potwierdzały wysoką wydajność rekomendowanej przez sprzedawcę odmiany ogórka. Z broszury wynikało, że plony mogą kształtować się na poziomie 67 ton z 1 hektara. Pracownik hurtowni nie tylko wręczył rolnikowi ulotkę reklamową, ale także osobiście potwierdził, że tak wysokie zbiory są realnie osiągalne.

Opierając się na otrzymanych od sprzedawcy informacjach, rolnik zakupił 7 kilogramów nasion i obsadził nimi 5 hektarów pola. Mając nadzieję na dobre plony, zawarł także umowę na dostawę 200 ton ogórków, w ramach której zaakceptował wysoką karę umowną, na wypadek gdyby zamówienia nie udało mu się zrealizować. 

Ogórki nie rozrosły jednak w optymalny sposób, a wolny wzrost spowodował późniejsze owocowanie. Pierwszy zbiór nastąpił z 2-tygodniowym opóźnieniem i z różnych przyczyn – między innymi związanych z pogodą oraz sposobem nawożenia – rolnik osiągnął drastycznie niski zbiór. W rezultacie nie wywiązał się z umowy dostawy i zapłacił karę umowną w wysokości 70.000 PLN. W sumie jego dochód z uprawy wyniósł nie 390.000 PLN – jak to sobie zakładał – ale 10-krotnie mniej. Zarobił tylko 39.000 PLN.

Kazus, który usłyszałeś jest oparty na prawdziwym stanie faktycznym, choć potraktujemy go wybiórczo i skoncentrujemy się tylko na elemencie związanym z ofertą. Nie będziemy zastanawiać się – tak jak czyniły to sądy – na ile błędy w uprawie czy złe warunki atmosferyczne, przyczyniły się do drastycznie niskich plonów i kto ponosi za to odpowiedzialność.

Wybrałam ten kazus, bo wydaje mi się, że jest obrazowy a jednocześnie możemy sobie podstawić w jego miejsce wiele podobnych sytuacji biznesowych – w których zachęca się klientów, w różnych materiałach reklamowych lub na spotkaniach, do skorzystania z usługi lub zakupu towaru. I powstaje wątpliwość, czy ta komunikacja jest ofertą i czy składane obietnice stanowią jej cześć.

W stanie faktycznym, który usłyszałeś, 3 sądy: Sąd Okręgowy, Sąd Apelacyjny i Sąd Najwyższy rozważały kwestię, czy do sprzedaży nasion doszło rzeczywiście w procedurze ofertowania i czy folder reklamowy i zapewnienia sprzedawcy o poziomie plonów (wydajności nasion) stanowił tylko luźną informację, czy wiążącą cześć oferty, złożonej przez hurtownię.

W jakim zatem kierunku poszło orzecznictwo sądowe?

Ani Sąd Okręgowy ani Sąd Apelacyjny, nie uznały folderu reklamowego za ofertę, lecz za informację – zaproszenie do zawarcia umowy. Sądy stwierdziły, że rolnik działał w zaufaniu do treści folderu i zapewnień pracownika hurtowni o plenności wybranej odmiany ogórka, uznały jednak, że jako doświadczony plantator, rolnik nie powinien opierać zakupu na informacjach z folderów. Nie powinien ufać zapewnieniom sprzedawcy o możliwości uzyskania tak wysokich plonów. Zdaniem sądów, dla każdego rozsądnie myślącego człowieka, jest oczywiste, iż wyniki uprawy zależą od wielu czynników, a zawarte w materiałach reklamowych dane, nie mogą być traktowane, jako zapewnienie, że rolnik takie wyniki rzeczywiście uzyska.

Inaczej jednak spojrzał na ten problem Sąd Najwyższy. Uznał, że prawidłowe odróżnienie oferty od zaproszenia do zawarcia umowy, wymaga przeprowadzenia oceny:

  • czy w konkretnym wypadku, do kontrahenta kierowana jest tylko informacja o możliwości zawarcia umowy i płynących z niej korzyściach – i jeśli tak jest, to mamy do czynienia z zaproszeniem do zawarcia transakcji,
  • czy została złożona jednoznaczna, konkretna propozycja zawarcia określonej umowy – jeśli tak, to oznacza, że złożona została oferta.

W naszym kazusie Sąd Najwyższy ustalił, że rolnik przybył do hurtowni ze skonkretyzowanym zamiarem nabycia nasion i sprzedawca z hurtowni pokazał mu towar, który miał spełniać jego wymagania. Sprzedawca podał cenę, sprecyzował cechy towaru (tzn. wysoką wydajność nasion) i zapewnił rolnika o dobrej ich jakości – nie tylko ustnie, ale także wręczając broszurę, zawierającą wyniki badań, które potwierdzały zapewnienia sprzedawcy. Sąd Najwyższy stwierdził, że to co mówił rolnikowi pracownik hurtowni, nosiło cechy oferty. Celem sprzedawcy była bowiem bezzwłoczna sprzedaż nasion i ten efekt został zrealizowany.

Kazus który usłyszałeś nie jest oczywiście jedynym sporem w kontekście: oferta vs. zaproszenie do negocjacji – którym zajmowały się sądy.  I na podstawie orzecznictwa, które mamy, można w sposób ogólny powiedzieć, jak rozróżnić ofertę od reklamy.

Różnica między ofertą i reklamą

Oferta musi zawierać wyraźną chęć zawarcia sprecyzowanego (konkretnego) kontraktu (a nie, jakiegokolwiek nieokreślonej umowy).

Natomiast reklama, zawiera w sobie element wartościowania w postaci: zachwalania, rekomendowania czy też zachęty do nabycia określonych produktów (czy skorzystania z określonych usług), i nie ma w niej stanowczej woli zawarcia transakcji, na określonych warunkach i przez określonych kontrahentów.

Zaproszenie do zawarcia umowy (na przykład przy użyciu ogłoszenia, cennika czy reklamy) nie rodzi po stronie zapraszającego, jakiegokolwiek zobowiązania w sensie prawnym. Nie ma takiego zobowiązania ani dla podmiotu, który składa zaproszenie, ani dla tego kto to zaproszenie otrzymuje. Podmiot, który zaprasza do zawarcia umowy – wcale nie ma obowiązku jej negocjowania czy podpisania. Może wycofać się  bezboleśnie z zaproszenia.

Ale wróćmy do problemów kontraktowych. Co z tego wszystkiego, o czym powiedziałam, wynika dla Ciebie w kontekście zawierania kontraktów?

Warto zwracać uwagę, jak budujesz swoją komunikację z kontrahentem. Świadomie decydować, czy:

  • jesteś na etapie tylko luźnej rozmowy o transakcji (chcesz jedynie zareklamować swój towar lub usługę),
  • chcesz rozpocząć negocjacje warunków umowy,
  • zdecydowany jesteś zawrzeć umowę – złożyć lub przyjąć ofertę, która doprowadzi do powstania kontraktu.

Dlatego, jeśli robisz tylko wstępną wycenę (prowadzisz luźną komunikację na temat transakcji), to warto unikać sformułowań, które sugerować będą, że składasz ofertę lub jesteś gotowy zawrzeć kontrakt.

Aby uniknąć nieporozumienia, możesz też wyraźnie napisać, że Twoja wycena czy opis usługi, nie stanowi oferty lub jest jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy. Takie zastrzeżenia można nierzadko znaleźć w mailach czy wycenach przesyłanych przez przedsiębiorców

Warto o tym wszystkim pomyśleć, bo niekiedy tak jest, że ludzie biznesu prowadzą z klientem niewiążącą – w swoim przekonaniu – mailową komunikację i nagle pojawia się konsternacja, gdy kontrahent pisze, że ofertę przyjmuje – a przedsiębiorca jeszcze nie sprawdził, czy towar jest rzeczywiście dostępny u dostawcy, lub czy zakres usługi może być w danym momencie zrealizowany

Czasem przedsiębiorcy mają przekonanie, że w procedurze ofertowania, koniecznie musi pojawić termin „oferta” i dopóki się nim nie posłużą, to są po bezpiecznej stronie – prowadzą niewiążącą rozmowę z klientem.

Termin „oferta” nie ma żadnej magicznej mocy sprawczej i wcale nie musi się w ofercie pojawić – choć oczywiście w znakomitej większości wypadków Biznes się nim posługuje.

Innymi stosowanymi na rynku terminami są na przykład: „zamówienie”, „formularz sprzedaży” lub „zapytanie zakupowe czy sprzedażowe”.

Nie ma rozstrzygającego znaczenia jak nazywasz swój dokument – ważne jest, co i jak, swojemu kontrahentowi komunikujesz.

Zależy mi, abyś z dzisiejszego odcinka zapamiętał, że oferta to przydatny mechanizm do budowania rozwiązań kontraktowy i warto ją dla swoich biznesowych potrzeb wykorzystywać.

Zależy mi też, abyś pamiętał, jak odróżnić ofertę od zaproszenia do negocjacji i wiedział, gdzie leży ta granica i w sposób świadomy ją przekraczał. To znaczy tylko wtedy, gdy jesteś gotowy związać się kontraktem.

Wiem, że rzadko sytuacje biznesowe bywają czarno-białe, ale jestem przekonana, że jeśli będziesz uważny i wyczulony na to jak prowadzisz komunikację w swoim biznesie – co tak naprawdę chcesz powiedzieć – to unikniesz zaskoczenia i niepotrzebnego stresu, który może się pojawić, jeżeli nie będziesz transparentnie pisał swoich propozycji kontraktowych.

Jeśli temat oferty Cię interesuje, to zachęcam Cię do posłuchania następnych odcinków podcastu, w których będę ten temat kontynuować oraz zapraszam zachęcam Cię do skorzystania z bezpłatnej części Wspornika Kontraktowego. Omawiam w niej problematykę składania i przyjmowania oferty. Jeśli sięgniesz do Wspornika, to warto także, abyś skorzystał z „ofertowej checklisty” oraz przykładów klauzul, które znajdziesz we Wsporniku, a które możesz w swoich ofertach wykorzystywać.

Mózg i żarówka
Nieoczywiste Oczywistości [M. Prawelska]

Nieoczywiste Oczywistościczy można umieścić logo klienta na swojej stronie internetowej

Znak towarowy to ogromna wartość dla każdego biznesu, który osiągnął sukces. Jeśli znak należy do nas, to dbamy o niego i go skrupulatnie chronimy. Natomiast jeśli mamy do czynienia z renomą i znakiem naszego klienta – to pojawia się pokusa, aby pogrzać się trochę w blasku jego sukcesu i sławy. Bo przecież dla niego pracowaliśmy i dobrze swoją usługę wykonaliśmy.

O tym, czy bez zawarcia umowy możemy logo lub nazwę naszego klienta umieścić na swojej stronie internetowej, porozmawiam z człowiekiem, który o znakach towarowych wie wszystko. Zarejestrował tysiące znaków towarowych dla swoich klientów i jest autorem nagrodzonego przez Urząd Patentowy bloga o znakach towarowych, który ma półtoramilionowe grono wiernych czytelników.  Kim jest ten spec od znaków? Moim gościem jest rzecznik patentowy Mikołaj Lech.

Małgorzata Fitrzyk-Barral: Mikołaju, jak to naprawdę jest ze znakami towarowymi? Wszyscy wiemy, że podlegają ochronie i nie powinniśmy używać cudzych znaków, aby reklamować swoje produkty lub usługi, ale… czy możemy tak trochę pogrzać się w cieple sławy swojego klienta i pochwalić na naszej stronie internetowej, że renomowany podmiot nam zaufał. Kupił od nas towar, zamówił usługę lub jest naszym partnerem w jakimś projekcie?

Mikołaj Lech: Jak zawsze będę musiał powiedzieć, że to zależy. Mam wrażenie, że w kontekście znaków towarowych wiele osób ma przeświadczenie (dotyczy to też podmiotów, które te znaki zarejestrowały), że właściciel znaku towarowego ma nad nim władzę absolutną. Czyli nikt, i w żadnym wypadku, nie może posługiwać się cudzym znakiem towarowym.

A jest całkiem wiele wyjątków od tej zasady. Na przykład można posługiwać się cudzymi znakami towarowymi, o ile jest to zgodne z uczciwymi praktykami w przemyśle i handlu.

Jednak nie będzie to już zgodne z prawem, jeżeli będziemy chcieli bardzo mocno się tym znakiem towarowym ogrzewać. To znaczy, wyobrażam sobie taki przykład, że Coca-Cola zleca nam wyprodukowanie lub dostawę partii ołówków, a później chwalimy się na naszej stronie, że Coca-Cola to nasz partner biznesowy albo współpracujemy z Coca-Colą – w związku z czym, jesteśmy niesamowicie wiarygodnym partnerem. Tak nie możemy robić. To by była sytuacja, która moim zdaniem, zdecydowanie przekracza dozwolony użytek.

Cudzego znaku towarowego można używać tylko w kontekście informacyjnym.

Czyli jeżeli nie mamy pisemnej zgody na posługiwanie się znakiem, to dla własnego bezpieczeństwa, możemy posługiwać się cudzym znakiem tylko w sposób absolutnie informacyjny – aby nikt nie miał najmniejszej wątpliwości, że to nie jest nasz wielki partner biznesowy. To nie jest podmiot, z którym mamy jakieś szczególne związki zaufania.

Taka komunikacja mogłaby wprowadzać w błąd – czyli ktoś może powiedzieć, że to jest czyn nieuczciwej konkurencji. Z drugiej strony, przy takich bardzo rozpoznawalnych znakach, ktoś może zarzucić nam, że wykorzystujemy jego znak towarowy w celach reklamowych.

Rozumiem, że nie możemy powiedzieć: „naszym partnerem jest Coca-Cola”, ale czy moglibyśmy napisać: „ołówki od nas kupuje Coca-Cola”?

Powiedziałbym: „realizowaliśmy to zamówienie dla takich firm jak […]” i wymieniłbym te firmy, dla których wykonaliśmy zlecenie. Może nie zdradzałbym szczegółów, że było to 100 ołówków, ale też nie mówiłbym: „naszym partnerem biznesowym jest Coca-Cola”. Powiedziałbym raczej: „realizowaliśmy w naszej branży zamówienie dla Coca-Coli”, pisząc nazwę partnera w wersji słownej.

Jestem ciekawa, czy ma znaczenie, jakiej wersji znaku użyjemy w takiej sytuacji. Czy będzie to nazwa Coca-Cola w wersji słownej, czy logo graficzne. Czy z prawnej perspektywy jest jakaś różnica?

Zarówno wersja słowna, jak i graficzna (logo), są znakiem towarowym. Natomiast większą siłę przyciągania ma na pewno logo. Dla bezpieczeństwa można to zrobić w wersji słownej,  ale to nie jest tak, że logo jest zawsze ryzykowne, a wersja słowna jest zawsze bezpieczna. Ważniejszy jest ogólny kontekst informacyjny, w jakim znak występuje. Czyli gdybyśmy podali tylko informację, że zrealizowaliśmy zamówienia dla określonej firmy, to wydaje mi się, że byłoby to do obronienia (tzn. że użyliśmy tego znaku tylko w celach informacyjnych).

Czyli nie nadpisujmy historii, nie kreujmy wielkie biznesowej współpracy z jednorazowego zakupu towaru lub jednej usługi, czy tak? Czy o to, tak naprawdę chodzi?

Zgadza się. Ja bym to porównał do takiej ćmy, która lata wokół ognia. Możemy się trochę ogrzać i uwiarygodnić, ale jak za bardzo przesadzimy, to możemy sobie nasze skrzydełka spalić.

Znam przykład jednej firmy, która miała na swojej stronie oświadczenie, że bardzo przeprasza pewną znaną markę za to, że wykorzystała jej znak towarowy. To był właśnie przykład wykorzystania sugerującego jakąś współpracę. Budowania swojego wizerunku na rozpoznawalnej marce.

Czyli jeżeli nie mamy żadnych uregulowań z firmą, to dla bezpieczeństwa powinniśmy się zastanowić, czy jest uzasadnione, że znak towarowy wskazujemy. Nie powinniśmy więc eksponować tego zbyt mocno i zawsze robić to w kontekście informacyjnym. Oczywiście to jest ogólna teoria i później pojawia się pytanie, jak ktoś to zrealizuje w praktyce, gdy nie ma pisemnej zgody swojego klienta.

Rozumiem zatem, że najlepiej byłoby uzyskać z góry taką zgodę w naszej umowie (na usługę czy na dostawę), którą negocjujemy z klientem. Czasem może to być jednak trudne, bo z reguły zależy nam na współpracy i mamy wiele parametrów biznesowych oraz wiele parametrów prawnych, do wynegocjowania. A  taki zapis otwiera nowy obszar dla negocjacji. Mamy oczywiście także drugą opcję, czyli możemy zwrócić się do marki o zgodę, już po zamknięciu projektu. Wtedy wie, że może nam ufać i jest zadowolona ze współpracy. To jest chyba dobry moment, ale wtedy brak jest trochę biznesowej motywacji dla drugiej strony, bo projekt jest już zamknięty i uzyskała to, na czym jej zależało.

Mówi się, że cel osiągnięty przestaje motywować i zgadzam się z tym, że trzeba utrafić w dobry moment. Może to też jest rozwiązanie. Przygotować to, na co się umówiliśmy. Gdy klient jest zachwycony, bo wygląda to bardzo dobrze, to można wykorzystać właśnie ten moment, aby poprosić go o zgodę.

A jak już tę zgodę uzyskamy, to trzeba zastanowić się, czy tę zgodę wyraziła osoba, która faktycznie takiej zgody może udzielić.

Uważam, że warto odpowiedni zapis wprowadzić w swojej procedurze albo w ramach umowy, którą zawieramy z klientami (na przykład w umowie o dzieło). Jeżeli jest to agencja reklamowa, warto, aby zapisała w umowie, że jej partner biznesowy godzi się na to, aby umieściła w swoim portfolio informację, że wykonała daną usługę dla klienta. I to załatwia tak naprawdę totalnie sprawę. Ale i tak uważam, że pomimo tego zapisu, i tak nie wolno nam wszystkiego.

Cały czas wracam do tego, co powiedziałem na początku. Możemy wykorzystać znak tylko w kontekście ewidentnie informacyjnym, to znaczy wskazać, że dana firma z nami współpracowała. Najlepiej w standardzie umowy wprowadzić to, co często widzę u grafików, którzy tworzą logo dla firm. Zaznaczają sobie, że chcieliby, aby to logo znalazło się u nich w portfolio. Tak naprawdę rzadko kiedy ktoś się na to nie zgadza.

W takim razie załóżmy, że odnieśliśmy sukces i że mamy biznesową zgodę naszego klienta na umieszczenie jego logo na naszej stronie internetowej. Co powinniśmy w takiej sytuacji zrobić? O co powinniśmy zadbać? Czy wystarczy na przykład umówić się tylko pocztą elektroniczną? Czy musi to być jednak forma pisemna?

Nie musi być forma pisemna. Myślę, że spokojnie takie uregulowanie może być w formie umowy ustnej, ale jak wiemy nie ma po tym śladu. Co z tego, że była udzielona zgoda, jeżeli później nie da się tego wykazać?

Myślę, że w ogóle wszelkie problemy są eliminowane, jeżeli taki punkt zostanie dodany do umowy. Jeżeli już prezes podpisuje umowę, to tak naprawdę mamy pewność, że podpisuje ją osoba mogąca reprezentować dany podmiot. Często jest tak, że umowę podpisuje osoba decyzyjna, ale jej realizację czy rozmowy, co do konkretnych rzeczy, finalnie prowadzą jacyś pracownicy. Może być tak, że pracownik się zgadza, ale on nie ma uprawnień do tego, żeby wyrażać zgodę na korzystanie ze znaku towarowego. W związku z czym to tu widzę problem.

Można się nam fantastycznie współpracować, ale na papierze wyjdzie na to, że osoba nieuprawniona wyraziła zgodę. Wtedy będziemy żyć w złudnym poczuciu, że dostaliśmy zgodę, a taki pracownik może po jakimś czasie już nie pracować w danej organizacji. Spotkałem się z taką sytuacją, że klient powiedział mi, że uzyskał zgodę na wykorzystanie znaku od działu marketingu. Przecież dział marketingu nie może decydować o tym, kto może posługiwać się znakiem towarowym. Więc zachęcam wszystkich, żeby zawsze pracować na podstawie umowy, która reguluje obowiązki stron i dodawać ten zapis. Naprawdę wszystkie problemy znikają.

Zastanówmy się zatem, co w takiej klauzuli zgody powinno się znaleźć. Tak jak mówiłeś, po pierwsze musimy zwracać uwagę na to, aby zgoda była udzielona przez osobę, która jest do tego uprawniona. Ale jak powinniśmy ten znak towarowy wskazać? Chodzi mi o to, że spółki mają czasem wiele znaków towarowych. Niekiedy mają one formę słowną, a czasem mają formę słowno-graficzną. Czy powinniśmy załączyć logo do umowy lub wskazać numer znaku? Jak po prostu powinniśmy taki znak zidentyfikować, aby było dla nas najbezpieczniej?

Najbezpieczniej jest to zrobić w takiej formie, która nie budzi żadnych wątpliwości – również dla naszego partnera. Aby partner nie obawiał się, że za chwilę przed lokalem naszej siedziby wywiesimy flagi z jego logo. Oczywiście specjalnie przejaskrawiam. Ja bym to ujął w ten sposób, że klient wyraża zgodę na to, aby informacja o współpracy w określonym zakresie, znalazła się w zakładce na naszej stronie internetowej, która zawiera listę obsłużonych klientów.

Jeżeli rozmawiamy z dużymi podmiotami to na 99% będą miały zarejestrowane swoje znaki towarowe. Bardzo często będą miały te rejestracje zarówno na nazwę, jak i logo. Czyli będą to zarówno znaki słowne, jak i słowno-graficzne. W takiej sytuacji można oczywiście podać sygnatury tych znaków, aczkolwiek jeśli firma ma kilkadziesiąt lat to tych znaków może być wiele. Może je chronić na różne terytoria i na różne zakresy. Więc jeżeli jest taka możliwość, to można zrobić to poprzez zgodę na umieszczenie na naszej stronie informacji o nazwie spółki, czyli formalnie o jej firmie. Na przykład Coca-Cola spółka z o.o. W ten sposób wskazujemy nie tyle znak towarowy, co pełną nazwę spółki. I to jest jedno rozwiązanie. W wersji słownej możemy napisać (i będzie to wersja uproszczona) nazwę Coca-Cola. Ewentualnie, jeżeli mówimy o logo, to logo można zlokalizować właśnie wskazując numer znaku towarowego. Wtedy mamy pewność, że chodzi o konkretny znak słowno-graficzny.

Na pewno starałbym się opisać znak towarowy, w taki sposób, aby nie przestraszyć naszego partnera biznesowego. Powiedziałbym właśnie, że użycie znaku nastąpi w celach informacyjnych i umieszczony zostanie w zakładce „Klienci”. W tym celu możemy posłużyć się oznaczeniem sławnym oraz oznaczeniem słowno-graficznym lub numerem znaku towarowego. Wtedy nie ma wątpliwości, na jakie logo została wydana zgoda.

Natomiast zastanowiłbym się nad jeszcze jedną rzeczą. To jest kwestia dosyć ocenna kiedy, korzystając z cudzego znaku, przekraczamy dozwolony użytek. To nie jest coś, co na pewno eliminuje jakiekolwiek ryzyko, ale przydaje się umieszczenie na stronie zastrzeżenia, że wszelkie znaki towarowe klientów (czyli wszystkie marki), które są wskazane na naszej stronie – są użyte jedynie w celach informacyjnych (w celu poinformowania o współpracy, która miała miejsce), a my nie mamy żadnych szczególnych związków gospodarczych z naszymi klientami. Przy czym od razu mówię, że takie zastrzeżenie nie spełni swojej roli, jeśli jednocześnie logo klienta będzie mocno wyeksponowane, np. na pół strony. Chodzi o to, że jeżeli już używamy logo klienta, to choć tematu nie ma, gdy mamy zgodę, to jednak nawet gdy ją mamy – to sam znak towarowy powinien być wykorzystany subtelnie i w kontekście, np. obsłużonych klientów. Przykładowo możemy napisać „Nasi klienci” i dodać małe logo tych firm. Wtedy, moim zdaniem, cel umieszczenia znaku nie budzi żadnej wątpliwości.

Jeszcze raz podkreślę, jeżeli nasz klient wyrazi zgodę, a my później będziemy stwarzać wrażenie, że łączy nas z nim jakaś wielka współpraca, to i tak można powiedzieć, że przekroczyliśmy granicę. Za każdym razem powinniśmy mieć z tyłu głowy, czy prawnicy danej marki mogliby się tutaj przyczepić, że my przesadzajmy z tą współpracą. Coś co wydaje się być najmniej ryzykowne, to wskazanie w wersji słownej, że naszymi klientami są określone podmioty.

Oczywiście jeśli mamy w umowie zakaz wspominania o współpracy, to takie rozwiązanie nam nie zadziała, bo pewne firmy nie za bardzo chcą chwalić się współpracą. Myślę, że takie kwestie zawsze powinny być poruszane na początku współpracy z klientami.

Uważam, że bardzo ważna jest etyka biznesowa. Jak popatrzymy z tej perspektywy, jak rozważamy na co się tak naprawdę umówiliśmy – to każdy chyba z nas czuje co jest uczciwe i biznesowo akceptowalne. Jeszcze wrócę do tego o czym rozmawialiśmy wcześniej, myślę że dobrym negocjacyjnym argumentem jest pokazanie partnerowi, że szanujemy jego znak i myślę że też dobrym rozwiązaniem jest pokazanie mu w praktyce, jak chcemy ten jego znak wykorzystać. W jakiej wielkości, gdzie on będzie umieszczony na naszej stronie, w jakim kontekście i obok jakich innych znaków towarowych (jakich innych marek). I wydaje mi się, że jak wykażemy się taką empatią biznesową, to jest duża szansa, że właściciel znaku da nam zgodę na pokazanie go na naszej stronie.

Tak. Proponuję w ogóle stworzyć u siebie na stronie zakładkę „Klienci” i zacząć od naszych partnerów biznesowych, z którymi mamy świetne relacje. Od firm, które na pewno dadzą nam zgodę na umieszczenie znaku towarowego. Jak będziemy mieć kilka takich firm i będzie widać jak te loga są prezentowane, to można później wdrożyć to wszystko również z większymi partnerami. Jak zapytają, gdzie ich logo ma zostać umieszczone, to wtedy możemy przesłać im link. Jak zobaczą, że loga są subtelnie przedstawione, to oni też zapewne zgodzą się na takie rozwiązanie.

Świetny pomysł bardzo mi się podoba. Ale wróćmy jeszcze do aspektu kontraktowego. Moje pytanie jest takie, czy powinniśmy wskazywać jakiś okres, w którym znak klienta będzie prezentowany na naszej stronie internetowej. Czy powinniśmy się umówić z góry na jakiś czas, np. 5 lub 10 lat? Czy to ma znaczenie i czy powinniśmy w ogóle o tym mówić?

Jeżeli już tak rozmawiamy i taką burzę mózgów trochę robimy, co taki zapis miałby zawierać – to można powiedzieć klientowi, że jeżeli chciałby, abyśmy zaprzestali posługiwania się znakiem, to może to łatwo osiągnąć. Łatwo go wycofać.

Można mu pokazać, że wystarczy na przykład wiadomość na dany adres mailowy albo na dany numer telefonu albo po prostu wystarczy że zostaniemy poinformowani, że chce wycofać znak. Aby klient nie czuł, że będzie miał problemy w tym zakresie. Rozważałbym ustalenie, że informacja z portfolio na naszej stronie zostanie usunięta od razu po tym, kiedy właściciel znaku sobie tego zażyczy. Dla mnie jest to oczywiste i nie miałbym zupełnie z tym problemu. Z różnych powodów klient może chcieć się wycofać. Może jego polityka zmieniła się. Nikogo do miłości nie zmusimy, więc jeżeli jest zgoda na znak towarowy, to tak samo łatwo jak została udzielona, klient powinien móc ją odwołać.

Chodzi o to, że jak taki zapis znajdzie się w umowie, to nie ma poczucia, że to jest umowa kredytowa na 30 lat. Wystarczy jeden mail i tematu nie ma, więc po co się nie zgadzać, skoro tak łatwo można odwołać swoją zgodę (można to zrobić w każdej chwili).

Zgadzam się z Tobą absolutnie. Może to być też dodatkowy argument, aby przekonać naszego kontrahenta, że może nam zaufać, bo jeśli tego zaufania nadużyjemy, jeśli naruszymy ustalenia, to będzie mógł w każdej chwili wycofać się i jego logo zostanie zdjęte ze strony. Jakbyś miał podsumować jednym zdaniem naszą rozmowę, to co chciałbyś, aby pozostało z naszej rozmowy?

Bez względu na to, czy mamy zgodę, czy też nie (oczywiście lepiej mieć to wszystko na papierze), to miejmy świadomość, że wykorzystanie znaku towarowego klienta musi być ewidentnie w celach informacyjnych. Każde wykroczenie, eksponowanie w celu reklamy czy między słowami sugerowanie, że to jest nasz świetny partner – sprawia, że jesteśmy tą ćmą, która coraz bardziej zbliża się do ognia.

Zwierzątka piszące na maszynie do pisania długi tekst
Negocjacyjny Kącik Naukowy [M. Prawelska]

Negocjacyjny Kącik Naukowykto najczęściej sięga po negocjacyjne kłamstwo

Negocjacje ze swojej natury są obszarem, w ramach którego mamy dużą motywację do działania na swoją korzyść i w którym chcemy zabezpieczać swoje interesy – co kusi kontrahentów, w sposób oczywisty, do mijania się z prawdą. Dlatego porozmawiamy o tym co sprawia, że ​​ludzie, którzy w życiu codziennym są na wskroś prawdomówni i zachowują się transparentnie oraz etycznie – niekoniecznie tacy są w trakcie negocjacji.

Nie ukrywam, że bardzo zdziwiła mnie duża ilość artykułów naukowych na ten temat, ale na potrzeby tego odcinka wybrałam badania, które przeprowadzono całkiem niedawno, bo zostały opublikowane w marcu 2021 roku przez profesora Leigh Thompson z Kellogg School of Management na Northwestern University.

Profesor Thomson przeprowadził kilka badań, aby sprawdzić – nie to, czy mijamy się z prawdą w negocjacjach (bo jak zrozumiałam z artykułu nie budzi to raczej wątpliwości naukowców) – ale, jak płeć kontrahentów i sytuacja negocjacyjna, wpływają na prawdomówność negocjatorów.

W swoim eksperymencie profesor Thompson umieścił uczestników badania w scenariuszu, w którym przyjęli oni rolę brokera rzadkich monet – zainteresowanego jak najkorzystniejszą ich sprzedażą. Celem badania było ustalenie, czy mężczyźni i kobiety – odgrywający rolę brokera – w ten sam sposób sięgną po kłamstwo, aby z sukcesem sprzedać towar. Czyli, czy tak samo będą mijać się z prawdą na temat tego, czy mają innego klienta, który gotowy jest zapłacić więcej niż kupujący, z którym prowadzone były negocjacje.

W eksperymencie zadbano o to, aby brokerzy odczuwali 3 różne stany emocjonalne wobec kupującego. Naukowcy chcieli ustalić, czy i jak, te stany wpłyną na prawdopodobieństwo kłamstwa. To znaczy, osoby odgrywające brokera zostały postawione w relacji:

  • emocjonalnie neutralnej wobec nabywcy,
  • zabarwionej elementem konkurencyjności (gdzie pojawiło się współzawodnictwo), oraz
  •  w której pojawił się stan empatii.

I co okazało się?

Gdy strony prowadziły negocjacje w stanie neutralnym (gdy nie pojawiły się dodatkowe bodźce) zaobserwowano dramatyczne różnice, w skłonności do kłamstwa, między mężczyznami oraz kobietami. Aż 28% mężczyzn potwierdziło, że posłużyłoby się kłamstwem, aby korzystanie zamknąć transakcję. Natomiast tylko 11 % kobiet przyznało, że dopuściłoby się takiej manipulacji.

Sytuacja zmieniła się jednak diametralnie, gdy wprowadzono do eksperymentu element współzawodnictwa (konkurencyjności). Liczba mężczyzn, którzy byli gotowi na kłamstwo lekko wzrosła, bo już nie 28%, ale 36% mężczyzn gotowych było dopuścić się manipulacji. Natomiast jeśli chodzi o kobiety – element współzawodnictwa podwoił liczbę osób gotowych na ukrycie prawdy. Nie 11%, ale aż 24% kobiet, gotowe było powiedzieć, że ma innego kupca.

Inaczej natomiast wyglądała sytuacja, gdy pojawił się element empatii, ponieważ liczba osób skłonnych do kłamstwa znacząco spadła. W wypadku mężczyzn, liczba ta obniżyła aż 4-krotnie, bo tylko 6% mężczyzn było gotowych na ukrycie prawdy. Natomiast w wypadku kobiet – liczba ta obniżyła się o 50%. Czyli tylko 5% kobiet było skłonne do kłamstwa

Konkluzja eksperymentu jest zatem taka, że zasadniczo w sytuacji emocjonalnie neutralnej, mężczyźni są prawie 3-krotnie częściej, niż kobiety, gotowi na negocjacyjne kłamstwo. Ale wszystko diametralnie zmienia się, gdy pojawia się element współzawodnictwa – bo kobiety kłamią wtedy prawie tak samo często, jak mężczyźni. Z kolei w wypadku pojawienia się okoliczności, które wzbudzają empatię wobec kontrahenta – mężczyźni są prawie tak samo uczciwi i tak samo prawdomówni, jak kobiety.

I co z tych badań, tak w praktyce dla nas wynika?

Naukowcy mówią nam, że płeć negocjatorów ma znaczenie i ponieważ nie możemy tego zmienić, zachęcają nas do strategii „zaufaj, ale weryfikuj”. Jeśli będziemy negocjować z mężczyznami, to powinniśmy być bardziej czujni, bo wykazują oni większą skłonność do manipulowania prawdą.

Jednocześnie badacze pokazują, że ogromnie ważny jest element zewnętrzny – kontekst sytuacji negocjacyjnej w której się znajdujemy i na ten element mamy już wpływ. Bo rzadko negocjacje odbywają się w emocjonalnej próżni. W rzeczywistości większość negocjacji zawiera czynniki, które mogą wywołać rywalizację lub empatię. I to daje nam narzędzie do tego, aby wpłynąć na zachowanie naszego kontrahenta.

Możemy zarządzić sytuacją i zmienić kontekst naszych rozmów, aby wpłynąć na reakcję drugiej strony i zagwarantować sobie jej współpracę.

Na przykład, jeśli mamy spotykać się z kontrahentem, z którym prowadziliśmy trudne rozmowy w przeszłości, to warto odwołać się do miłych wspomnień. Przykładowo miłej kolacji, którą po trudnych negocjacjach wspólnie zjedliśmy lub sukcesu w postaci dobrze zrealizowanego wspólnego projektu. A jeśli mamy nowego kontrahenta, którego nigdy nie spotkaliśmy, badacze radzą nam, abyśmy znaleźli z nim jakąś wspólną płaszczyznę, o której możemy porozmawiać przed negocjacjami. Na przykład możemy pogawędzić o problemach z nastoletnimi dziećmi, jeśli dowiemy się, że kontrahent ma dzieci w tym samym wieku co nasze potomstwo.

W następnym kąciku będę mówić już nie o naszych kontrahentach, ale o nas samych. O naszych uprzedzeniach i o tym, jak one kształtują zachowania drugiej strony oraz jak to wpływa na nasze negocjacje.

Będę też opowiadać o tym, z jaką chwilą oferta zostaje złożona. Powiem także, czy faktura pro forma to oferta oraz kiedy możesz z oferty wycofać się. Od razu powiem, że czasem będziesz mógł to zrobić.

Życzę Ci wielu interesujących ofert w Twoim biznesie lub na zawodowej drodze i do zobaczenia – już wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 5 marca 2022 rok

Zerwana linia podłączenia
Następny podcast już wkrótce [M. Prawelska]

Jeżeli moje podcasty oraz artykuły blogowe Ci się podobają i szukasz narzędzia LegalTech, z którym możesz samodzielnie pracować nad swoimi umowami — to zapraszam Cię do wypróbowania Wspornika Kontraktowego.