Biznesowy manual do oferty – czyli czym różni się od reklamy i jak budować opcje kontraktowe

• Jak za pomocą oferty zamrozić sobie cenę zakupu na przyszłość lub skusić klienta, aby zamówił u Ciebie nową usługę lub towar?

• Co oferta powinna zawierać i jak przeprowadzić test, czy komunikacja dotycząca zawarcia kontraktu jest już wiążącą ofertą?

• Czym różni się oferta od reklamy?

• Czy ogłoszenia, cenniki, katalogi, foldery lub ulotki są tylko reklamą, czy też stanowią ofertę?

• Czy termin „oferta” musi pojawić się w dokumencie?

• Kiedy możesz umieścić znak towarowy (logo) klienta na swojej stronie internetowej? Czy musisz uzyskać na to jego zgodę lub zawrzeć umowę? Co warto w praktyce zrobić?

• Jakich argumentów użyć, aby klient pozwolił Ci umieścić swoje logo na Twojej stronie?

• Kto częściej mija się z prawdą w negocjacjach (kobiety czy mężczyźni) i w jakich sytuacjach najczęściej pojawia się negocjacyjne kłamstwo?

Moduł Kontraktowy – pisanie i składanie oferty

W poprzednich 8 podcastach rozmawialiśmy o procesie negocjowania umowy – o tym co jest ważne i jak odnieść kontraktowy sukces, czyli przeprowadzić proces negocjacji w sposób, który pozwoli Ci uzyskać optymalne warunki dla Twojej umowy.

Ale oczywiście negocjacje to nie jest jedyny sposób zawarcia kontraktu.

Prowadząc swój biznes lub pracując w biznesie, a nawet w swoim życiu prywatnym – bardzo często na pewno posługujesz się także ofertą.

Przy czym, to nie jest jednak tak, że do zawarcia umowy dochodzi wyłącznie w wyniku albo oferty, albo negocjacji – czasem te procesy się przenikają (współgrają ze sobą). Niekiedy stosuje się więcej niż jeden sposób kontraktowania. Na przykład odrzucenie oferty otwiera etap negocjacji.

Dzieje się tak, gdy warunki biznesowe transakcji są akceptowalne dla obu kontrahentów, ale warunki prawne zawarte w ofercie, wymagają dalszych rozmów. Na przykład oferta zawiera projekt umowy, który jest mocno jednostronny i nieakceptowalny dla drugiego kontrahenta.

W takiej sytuacji rozpoczyna się rozmowa, w celu ustalenia zapisów umowy. A więc de facto rozpoczynają się negocjacje.

Można także spotkać w biznesie sytuacje odwrotne, w których na zakończenie negocjacji, jeden z kontrahentów składa ofertę na warunkach wcześniej ustalonych. Jest to dobre rozwiązanie, gdy druga strona potrzebuje czasu, aby podjąć decyzję o zawarciu kontraktu i chce mieć pewność, że jej partner nie wycofa się z ustaleń. Na przykład kontrahent musi uzyskać korporacyjną zgodę na transakcję lub zorganizować sobie finansowanie, konieczne na przystąpienie do projektu, który wynegocjował.

Bez względu jednak na to, w jaki sposób transakcja zostaje zawarta, to znaczy czy w drodze negocjacji, czy poprzez złożenie oferty – to  jest ona nadal zwyczajną umową i stosuje się do niej ogólne kodeksowe zasady kontraktowania.

Przy czym jakkolwiek teoretycznie procedura negocjacji zakłada największy element swobody i elastyczność, w kształtowaniu umowy przez obu kontrahentów –– o tyle w praktyce takie założenie może okazać się błędne. Całkiem często zdarza się, że dominująca pozycja jednego z kontrahentów wyklucza wprowadzenie znaczących zmian do kontraktu i negocjacje są tak naprawdę iluzoryczne. Słabszy partner zostaje postawiony przed alternatywą, że albo zaakceptuje praktycznie wszystkie zapisy umowne, albo do transakcji w ogóle nie dojdzie. Natomiast w trybie ofertowym, gdzie teoretycznie nie ma miejsca na żadne rozmowy i wspólne ustalanie treści umowy – całkiem często dochodzi do sytuacji, w której kontrahent wprost pyta, jak ma ofertę napisać, aby została przyjęta.

Oferta jako opcja kontraktowa

Jednak to co jest dla mnie bardzo ważne, co chciałabym abyś wyniósł z dzisiejszego odcinka, to przekonanie, że oferta to nie jest tylko mechanizm do zawierania umowy. Bywa też tak, że powstaje biznesowa potrzeba, aby ofertę włączyć do treści negocjowanej transakcji i staje się ona wtedy jej elementem. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie dla wielu sytuacji biznesowych, dlatego warto z takiej możliwości korzystać.

Przykładowo, jeśli zawierasz umowę o współpracy na okres 5 lat i Twój kontrahent chce mieć prawo jej samodzielnego przedłużenia na następne 3 lata – to w kontrakcie możesz złożyć mu ofertę na wydłużenie okresu umowy.

Takie rozwiązanie były na przykład standardowo stosowane w umowach najmu lokali w centrach handlowych – przed zmianą Kodeksu cywilnego w 2009 roku.  Przed nowelizacją Kodeksu cywilnego zawarcie najmu możliwe było tylko na okres 10 lat i po tym okresie umowa stawała się najmem na czas nieokreślony, którą strony mogły łatwo wypowiedzieć. Było to dużym problemem dla przedsiębiorców, którzy inwestowali ogromne kwoty w wykończenie i wyposażenie sklepu i nie mogli sobie zagwarantować najmu na okres dłuższy niż 10 lat.

Z drugiej strony także wynajmujący chcieli mieć pewność, że poziom komercjalizacji centrum handlowego będzie zapewniony. Dlatego w umowach najmu obie strony (lub jedna z nich) składały ofertę przedłużenia umowy na kolejne lata – w zależności od sytuacji i potrzeby jaką kontrahenci mieli.

Ale tak naprawdę oferta może być także wykorzystana w inny sposób.

Niekiedy tak jest, że w trakcie negocjacji jakiejś usługi, dzieła czy dostawy – zamawiający mówi, że być może będzie chciał, aby wykonawca zrealizował dodatkowy zakres lub dodatkowy etap umowy za odrębne wynagrodzenie – ale jeszcze nie jest pewien, czy do tego dojdzie.

Na przykład inwestor zlecając pracowni architektonicznej zaprojektowanie hotelu może rozważać zaangażowanie tej samej pracowni do opracowania także projektu aranżacji wnętrz – w przyszłości, jeśli budowa hotelu pójdzie zgodnie z planem lub otrzyma dodatkowe finansowanie.

I właśnie do stworzenia takie opcji, rozszerzenia zakresu umowy, można wykorzystać mechanizm ofertowania.

Po prostu w umowie na zaprojektowanie hotelu pracownia architektoniczna może złożyć inwestorowi ofertę na wykonanie projektu aranżacji wnętrza, którą inwestor będzie mógł przyjąć – w określonym, dogodnym dla niego czasie. Przez przyjęcie takiej oferty, zakres umowy ulegnie automatycznie rozszerzeniu o dodatkowy etap, na warunkach, które zostaną z góry ustalone.

Dla inwestora takie rozwiązanie jest korzystne, bo zamraża cenę, która jest z góry ustalona, i ma wykonawcę, który nie może się z oferty wycofać. Natomiast pracownia ma klienta, który z dużym prawdopodobieństwem do niej wróci z nowym zamówieniem.

Oczywiście budując taką opcję musisz pomyśleć nie tylko o tym, jak długo będzie ona wiązać i jakie będą jej warunki, ale na ile wynegocjowana umowa  pasuje do dodatkowego zakresu, na który się umawiasz.

Czyli na przykład, jeśli w pierwszym etapie umowy umawiasz się na konfigurację programu komputerowego dla swojego klienta, a on chce otrzymać opcję,  że napiszesz dla niego także jakieś oprogramowanie – to musisz to również uwzględnić, bo zakres umowy będzie diametralnie różny. Na przykład będziesz musiał ustalić, czy przeniesiesz na klienta prawa autorskie do stworzonego programu, czy udzielasz mu tylko licencji – i na jakich warunkach godzisz się to zrobić.

Podaję Ci te przykłady, aby pokazać, że oferta to nie jest tylko instrument wykorzystywany do zawarcia umowy (jeden ze sposobów zawierania kontraktu), bo wiem, że z reguły, tak my prawnicy, tłumaczymy mechanizm ofertowy biznesowi i prawdę powiedziawszy, tak uczymy się go na studiach prawniczych. Przynajmniej mnie tak uczono.

W praktyce oferta to także bardzo przydatny biznesowo mechanizm, który daje nam wiele elastyczności w kreowaniu relacji kontraktowych. Może zostać wykorzystany do modyfikacji warunków umowy w sytuacji, gdy jedna ze stron gotowa jest zobowiązać się do wykonania kontraktu w 2-óch lub kilku opcjach, a drugi kontrahent nie jest pewny, czy i kiedy, z tej możliwości skorzysta, ale zależy mu aby taki dodatkowy wariant sobie zagwarantować.

Jeżeli świadczysz jakąś usługę (na przykład prowadzisz kursy marketingu dla biznesu) i umawiasz się na szkolenie w module podstawowym, a chcesz jednocześnie uniknąć nowych negocjacji oraz zachęcić kontrahenta do wykupienia modułu zaawansowanego – to możesz w umowie zawrzeć ustalenia dotyczące modułu podstawowego oraz złożyć ofertę na moduł zaawansowany. Twój klient  będzie mógł ją w przyszłości zaakceptować, lub też nie – w zależności od decyzji jaką podejmie.

Jeśli sprzedajesz kontrahentowi samochód dostawczy i chcesz go zachęcić, aby to u Ciebie zakupił następne pojazdy do swojej floty (w ramach tej samej umowy) – a klient jest zainteresowany zakupem, ale dopiero rozwija swój biznes, nie ma jeszcze partnera lub nie dostał jeszcze kredytu bankowego – to możesz do umowy wprowadzić opcję, w której złożysz klientowi ofertę sprzedaży 10 kolejnych pojazdów, za tą samą lub atrakcyjniejszą cenę. Klient będzie mógł z niej skorzystać, gdy jego biznes się rozwinie lub otrzyma kredyt.

Takie ustalenie pozwala uniknąć nowych negocjacji i jest korzystne dla nabywcy, bo zamraża cenę, a z drugiej strony jest też atrakcyjne dla sprzedawcy, bo zachęca klienta do skorzystania z dodatkowej opcji. Klient zna kontraktowego partnera i formalności kontraktowe są już dopełnione.

Ryzyko związane z rozszerzeniem zakresu umowy

Kiedy jednak, taka opcja zmiany kontraktu, nie będzie (z prawnej perspektywy) dobra dla wykonawcy?

Będzie tak z reguły wtedy, gdy obawia się on wykonania projektu i widzi ryzyko niepowodzenia.

Kumulowanie dwóch różnych projektów lub powiększanie zakresu usługi w ramach jednej umowy, z reguły zwiększy ryzyko wykonawcy, gdy umowa zakończy się niepowodzeniem. Gdy opcja 2-ga się nie uda – pomimo wykonania kontraktu w zakresie podstawowym – z reguły uznać będzie można, że cała umowa nie została należycie wykonana i zmaterializuje się ryzyko skorzystania przez zamawiającego z instrumentów penalizujących wykonawcę. Na przykład rozwiązania umowy, kar umownych, żądania odszkodowania lub skorzystania z wykonawstwa zastępczego. Oczywiście zależy to, od warunków na jakich kontrakt zostanie zawarty.

Rozszerzenie zakresu umowy o dodatkową opcję może być także niekorzystne, gdy wykonawcy zależy na maksymalnym ograniczeniu swojej odpowiedzialności kontraktowej. Jeśli na przykład ustalił, że jego ryzyko z tytułu niewykonania umowy, nie przekroczy wartości wynagrodzenia lub uzgodnił, że kwota kary umownej stanowi pewien procent wynagrodzenia. Dlaczego? Gdyż zwiększenie zakresu kontraktu i podwyższenie ceny, zwiększy ryzyko wykonawcy, bo jego granica odpowiedzialności z reguły automatycznie wzrośnie.

Jak jeszcze możemy ofertę wykorzystać?

Możemy nią zmienić kontrakt także w inny sposób. Nie tylko w drodze rozszerzenia jego zakresu (przedmiotu umowy). Można na przykład wykorzystać ofertę do przyspieszenia terminu realizacji projektu, do zmiany cech nabywanego towaru czy sposobu wykonania usługi. Wszystko zależy od uwarunkowań, w których negocjujesz swoją transakcję i jakie są Twoje potrzeby biznesowe.

Ofertą możesz posłużyć się także inaczej. W każdym momencie, za jej pomocą – nawet, gdy umowa tego nie przewiduje – możesz złożyć swojemu partnerowi ofertę zawarcia aneksu zmieniającego Waszą umowę lub złożyć ofertę rozwiązaniu kontraktu na mocy porozumienia stron. Jest to możliwe, bo nikt nigdzie nie zabronił nam składać oferty na zmianę lub rozwiązanie umowy. Sądy wielokrotnie potwierdziły taką możliwość. Tak naprawdę, z perspektywy prawnej, będzie to oferta zawarcia umowy zmieniającej lub rozwiązującej Twój kontrakt.

W praktyce biznesowej pojawiają się takie sytuacje całkiem często i czasem po prostu jest brak refleksji nad tym, z jakiej konstrukcji tutaj korzystamy, bo w dokumencie, który jest przedstawiany nie pojawia się w ogóle słowo „oferta”.

Tworząc opcję kontraktową musisz zadecydować, czy udzielasz partnerowi jednostronnie egzekwowalnego prawa, czy tylko umawiasz się na wspólne podjęcie decyzji w przyszłości i chcesz mieć wpływ na to, czy umowa zostanie zmieniona.

W tym momencie chciałabym się zatrzymać, aby powiedzieć, że opcje (różne warianty) w Twoim kontrakcie, wcale nie muszą być zawsze budowane w oparciu o ofertę. Są inne sposoby. Na przykład możesz po prostu zapisać, że strony w przyszłości wspólnie ustalą, czy chcą angażować się w dodatkowy etap lub wariant kontraktu i mogą ten wariant (etap) dokładnie opisać. Ważne jest jednak, że w takim scenariuszu, aby skorzystać z dodatkowej opcji, strony muszą się porozumieć i wyrazić zgodę. Natomiast jeśli kontrahent złoży wiążącą ofertę, to trudno mu będzie się z niej wycofać. Ta oferta daje jednej ze stron wybór, który należy wyłącznie do niej.

Jak taką ofertę napisać, co jest ważne i czy można ją będzie wycofać? Będę o tym mówić w następnych odcinkach podcastu. Natomiast w tym miejscu chciałabym Cię uwrażliwić na ten problem, bo moje doświadczenie jest takie, że ludzie biznesu nie bardzo zdają sobie sprawę (nie mają refleksji nad tym), jaka jest natura opcji, którą budują w umowie. Czy uzgadniają mocne i jednostronnie egzekwowalne zobowiązanie w postaci oferty (z której trudno wycofać się), czy też tylko miękkie porozumienie. To znaczy, bardziej wyrażenie biznesowych intencji, niż rzeczywisty obowiązek kontraktowy w zakresie wykonania opcji. A jest to przecież ogromnie ważne dla obu stron. Tego podmiotu, który chce opcję posiadać i tego kontrahenta, który opcję będzie musiał wykonać. Pochylenie się nad tym problemem, w trakcie negocjacji umowy, pozwala obu stronom zdefiniować swoje oczekiwania i zastanowić się, czy i jak, chcą budować swoje zobowiązania kontraktowe – aby w przyszłości nie doszło do sporu kontraktowego.

Mam nadzieję, że pokazałam Ci, iż oferta to nie tylko standardowa propozycja kupna lub sprzedaży, ale także instrument dający nam sporo elastyczności w budowaniu, zmianie lub rozwiązywaniu stosunków kontraktowych – i warto z niej korzystać. Generalnie, mam taką ogólną refleksję, że oferta to temat dla wielu osób oczywisty i banalny, ale nie jest tak do końca, bo mamy całkiem sporo orzecznictwa sądowego na gruncie konfliktów związanych z ofertą.

Dlatego dziś powiem o tym, co nie jest ani oczywiste, ani banalne – przynajmniej nie dla prawnika, do którego przychodzi Biznes z pytaniem, czy komunikacja mailowa z klientem naprawdę doprowadziła do zawarcia umowy – bo obiecanego projektu jednak wykonać się nie da, a na pewno nie w obiecanym terminie i za zaproponowaną cenę.

Składniki oferty – czyli co oferta musi zawierać

Przejdźmy zatem do istoty oferty, co nią jest, a co nią nigdy nie będzie. Myślę, że jest to dobry punkt wyjściowy, bo pokaże Ci, kiedy oferta tak naprawdę działa i o czym warto pomyśleć.  

Czym jest zatem oferta – tak w praktyce?

Jest to, po prostu oświadczenie. Deklaracja, która zawiera stanowczą wolę, czyli wyraża chęć (potwierdza decyzję) zawarciu kontraktu na określonych warunkach.

Wskazanie warunków kontraktowych, to znaczy przynajmniej tych istotnych, jest z prawnej perspektywy ważne, bo bez nich nie dojdzie do zawarcia umowy. I o tym mówi nam wyraźnie i kategorycznie art. 66 Kodeksu cywilnego.

Jeśli powiesz że sprzedajesz swój samochód, ale nie zaproponujesz ceny – to nie wiadomo, ile należy zapłacić – więc oferty nie złożysz.

Jeżeli napiszesz, że oddasz jeden ze swoich lokali w najem, za miesięczny czynsz w kwocie 3.000 PLN – a nie powiesz, o które mieszkanie chodzi, to też oferta nie powstanie.

Z prawnego punktu widzenia oferta nie musi być detaliczna. Powinna tylko wskazywać istotne postanowienia kontraktu. Postanowienia istotne, nie w rozumieniu biznesowym, ale z perspektywy prawnej. Chodzi o to, aby było wiadomo, na jaką umowę się godzisz. Ważne są postanowienia, które decydują o istocie danej umowy i wyróżniają ją pod względem prawnym spośród innych kontraktów.

Musi być zatem oczywiste, czy oddajesz swój samochód za darmo – i jest to darowizna – czy też go pożyczasz, a może sprzedajesz – i wtedy oferta powinna określić cenę.

A zatem w umowie sprzedaży, elementami istotnymi będą: cena i to, co sprzedajesz. Nie musisz pisać, kiedy samochód będzie wydany, w jakim będzie stanie, co się wydarzy, gdy zepsuje się lub czy umowę możesz rozwiązać. Dla ważności oferty, te dodatkowe elementy, nie mają znaczenia – bo wtedy stosuje się ogólne regulacje Kodeksu cywilnego o sprzedaży.

Natomiast te dodatkowe elementy (warunki kontraktowe) są jednak ważne, z perspektywy biznesowej i tego co chcesz swoją umową osiągnąć.

Jeśli na przykład chcesz sprzedać samochód, ale nie chcesz odpowiadać za wady pojazdu lub chcesz ograniczyć swoją kontraktową odpowiedzialność w inny sposób –  to takie ustalenie musisz wprowadzić do oferty, choć prawo tego nie wymaga.

Jeżeli składasz ofertę najmu, to z perspektywy prawnej, wystarczy, że wskażesz lokal i czynsz, jaki trzeba zapłacić. Natomiast, jeżeli chcesz ustalić 3-letni okres wypowiedzenia, uzgodnić, że w lokalu nie mogą mieszkać zwierzęta lub nie można w nim palić – to takie ustalenie, powinno znaleźć się w ofercie.

Test – czy propozycja jest ofertą?

No dobrze, ale tak w praktyce – co oznacza „stanowcza wola czy decyzja o zawarciu umowy”, której prawo w ofercie od nas oczekuje? O co tak naprawdę chodzi? Jak należy rozumieć dokument, zatytułowany „oferta”, zawierający zastrzeżenia typu:

• „niewiążąca oferta”,

•  „oferta wymaga potwierdzenia”,

•  „oferta nierodząca skutków prawnych”, lub

• o podobnym brzmieniu?

Czy do złożenia oferty doszło, czy też nie?

Z reguły odpowiedź na tę wątpliwość dostarczy wynik prostego testu.

Zadaj sobie pytanie, czy aby zawrzeć umowę na podstawie Twojego dokumentu, wystarczy tylko odpowiedzieć: „tak”, „akceptuję” lub „zgadzam się”. Czy też konieczne jest przeprowadzenie dalszych uzgodnień, otrzymanie dodatkowego potwierdzenia?

Jeśli zawarcie kontraktu wymaga dalszych ustaleń, potwierdzeń i nie wystarczy samo: „tak akceptuję” czy „świetnie przyjmuję” – to dokument jest zaproszeniem do negocjacji, a nie ofertą.

W podanych powyżej przykładach widać, że strona proponująca zawarcie transakcji, wprowadza zastrzeżenia. Potrzebuje dodatkowej aprobaty i nie ma determinacji (stanowczej woli) koniecznej do zawarcia umowy.

Podobna sytuacja będzie miała z reguły miejsce wtedy, gdy kontrahent posłuży się trybem warunkowym: „rozważałbym zawarcie umowy” lub „proponowałabym podpisać kontrakt” albo użyje inne sformułowanie wskazujące, że jest zainteresowany transakcją, ale nie podjął jeszcze ostatecznej decyzji o zawarciu kontraktu.

Nie ma rozstrzygającego znaczenia, że dokument ma tytuł: „oferta” lub czy słowo to zostało w ogóle użyte.

Tak samo będzie, gdy kontrahent napisze do Ciebie, że prosi o rozwiązanie umowy i prześle Ci wstępny projekt porozumienia, prosząc o Twoje uwagi czy komentarze i jednocześnie zadeklaruje gotowość do rozmów na temat warunków ostatecznego porozumienia. Z takiej komunikacji wynikać będzie, że jej celem nie jest wywołanie skutku prawnego (rozwiązanie kontraktu ), lecz podjęcie rozmów na ten temat.

Czy ogłoszenia, cenniki, katalogi, ulotki są ofertą?

Chyba najczęściej w praktyce – w kontekście oferty – pojawiają się wątpliwości, czy mamy do czynienia z ofertą, gdy przedsiębiorcy posługują się ogłoszeniami, cennikami, katalogami, folderami, ulotkami lub gazetkami, które są skierowane do potencjalnych klientów.

Dlatego mamy art. 71 Kodeks cywilnego, który rozstrzyga nam wprost, że ogłoszenia, reklamy, cenniki i inne informacje, skierowane do osób trzecich uznaje się, w razie wątpliwości, nie za ofertę, lecz za zaproszenie do zawarcia umowy.

Katalog dokumentów wskazanych w art. 71 Kodeksu cywilnego ma charakter otwarty (przykładowy) i obejmuje nie tylko materiały drukowane, lecz także oferowane w telewizji, radiu i Internecie czy pocztą elektroniczną.  

Jednak ta kodeksowa reguła ma tylko charakter subsydiarny. To znaczy ma zastosowanie tylko wtedy, gdy powstaje wątpliwość. Jeśli jest oczywiste, że w Twojej komunikacji (cenniku, katalogu czy ulotce) zawarta została oferta, to art. 71 Kodeksu cywilnego Ci nie pomoże – jeśli będziesz chciał wycofać się z oferty i twierdzić, że jej nie złożyłeś.

Prawda jest jednak taka – że pomimo kodeksowego rozstrzygnięcia – niekiedy powstaje wątpliwość, czy mamy do czynienia tylko z reklamą, czy już z konkretną ofertą, która nas wiąże lub z której chcemy skorzystać. Dlatego na tym tle powstają zarówno biznesowe, jak i prawne spory.

Jak różnicę pomiędzy reklamą a ofertą wychwycić? Pokażę Ci to na konkretnym kazusie sądowym.

Kazus z sali sądowej

Rolnik postanowił zakupić w hurtowni ogrodniczej kilka kilogramów nasion ogórków. Zależało mu na tym, aby wybrać odmianę, która zagwarantuje mu wysokie plony, bo miał nadzieję, że podpisze korzystny kontrakt z producentem przetworów warzywnych.  

Aby zachęcić rolnika do transakcji, sprzedawca hurtowni wręczył mu ulotkę reklamową, która zawierała wyniki badań naukowych, które potwierdzały wysoką wydajność rekomendowanej przez sprzedawcę odmiany ogórka. Z broszury wynikało, że plony mogą kształtować się na poziomie 67 ton z 1 hektara. Pracownik hurtowni nie tylko wręczył rolnikowi ulotkę reklamową, ale także osobiście potwierdził, że tak wysokie zbiory są realnie osiągalne.

Opierając się na otrzymanych od sprzedawcy informacjach, rolnik zakupił 7 kilogramów nasion i obsadził nimi 5 hektarów pola. Mając nadzieję na dobre plony, zawarł także umowę na dostawę 200 ton ogórków, w ramach której zaakceptował wysoką karę umowną, na wypadek gdyby zamówienia nie udało mu się zrealizować. 

Ogórki nie rozrosły jednak w optymalny sposób, a wolny wzrost spowodował późniejsze owocowanie. Pierwszy zbiór nastąpił z 2-tygodniowym opóźnieniem i z różnych przyczyn – między innymi związanych z pogodą oraz sposobem nawożenia – rolnik osiągnął drastycznie niski zbiór. W rezultacie nie wywiązał się z umowy dostawy i zapłacił karę umowną w wysokości 70.000 PLN. W sumie jego dochód z uprawy wyniósł nie 390.000 PLN – jak to sobie zakładał – ale 10-krotnie mniej. Zarobił tylko 39.000 PLN.

Kazus, który usłyszałeś jest oparty na prawdziwym stanie faktycznym, choć potraktujemy go wybiórczo i skoncentrujemy się tylko na elemencie związanym z ofertą. Nie będziemy zastanawiać się – tak jak czyniły to sądy – na ile błędy w uprawie czy złe warunki atmosferyczne, przyczyniły się do drastycznie niskich plonów i kto ponosi za to odpowiedzialność.

Wybrałam ten kazus, bo wydaje mi się, że jest obrazowy a jednocześnie możemy sobie podstawić w jego miejsce wiele podobnych sytuacji biznesowych – w których zachęca się klientów, w różnych materiałach reklamowych lub na spotkaniach, do skorzystania z usługi lub zakupu towaru. I powstaje wątpliwość, czy ta komunikacja jest ofertą i czy składane obietnice stanowią jej cześć.

W stanie faktycznym, który usłyszałeś, 3 sądy: Sąd Okręgowy, Sąd Apelacyjny i Sąd Najwyższy rozważały kwestię, czy do sprzedaży nasion doszło rzeczywiście w procedurze ofertowania i czy folder reklamowy i zapewnienia sprzedawcy o poziomie plonów (wydajności nasion) stanowił tylko luźną informację, czy wiążącą cześć oferty, złożonej przez hurtownię.

W jakim zatem kierunku poszło orzecznictwo sądowe?

Ani Sąd Okręgowy ani Sąd Apelacyjny, nie uznały folderu reklamowego za ofertę, lecz za informację – zaproszenie do zawarcia umowy. Sądy stwierdziły, że rolnik działał w zaufaniu do treści folderu i zapewnień pracownika hurtowni o plenności wybranej odmiany ogórka, uznały jednak, że jako doświadczony plantator, rolnik nie powinien opierać zakupu na informacjach z folderów. Nie powinien ufać zapewnieniom sprzedawcy o możliwości uzyskania tak wysokich plonów. Zdaniem sądów, dla każdego rozsądnie myślącego człowieka, jest oczywiste, iż wyniki uprawy zależą od wielu czynników, a zawarte w materiałach reklamowych dane, nie mogą być traktowane, jako zapewnienie, że rolnik takie wyniki rzeczywiście uzyska.

Inaczej jednak spojrzał na ten problem Sąd Najwyższy. Uznał, że prawidłowe odróżnienie oferty od zaproszenia do zawarcia umowy, wymaga przeprowadzenia oceny:

• czy w konkretnym wypadku, do kontrahenta kierowana jest tylko informacja o możliwości zawarcia umowy i płynących z niej korzyściach – i jeśli tak jest, to mamy do czynienia z zaproszeniem do zawarcia transakcji,

• czy została złożona jednoznaczna, konkretna propozycja zawarcia określonej umowy – jeśli tak, to oznacza, że złożona została oferta.

W naszym kazusie Sąd Najwyższy ustalił, że rolnik przybył do hurtowni ze skonkretyzowanym zamiarem nabycia nasion i sprzedawca z hurtowni pokazał mu towar, który miał spełniać jego wymagania. Sprzedawca podał cenę, sprecyzował cechy towaru (tzn. wysoką wydajność nasion) i zapewnił rolnika o dobrej ich jakości – nie tylko ustnie, ale także wręczając broszurę, zawierającą wyniki badań, które potwierdzały zapewnienia sprzedawcy. Sąd Najwyższy stwierdził, że to co mówił rolnikowi pracownik hurtowni, nosiło cechy oferty. Celem sprzedawcy była bowiem bezzwłoczna sprzedaż nasion i ten efekt został zrealizowany.

Kazus który usłyszałeś nie jest oczywiście jedynym sporem w kontekście: oferta vs. zaproszenie do negocjacji – którym zajmowały się sądy.  I na podstawie orzecznictwa, które mamy, można w sposób ogólny powiedzieć, jak rozróżnić ofertę od reklamy.

Różnica między ofertą i reklamą

Oferta musi zawierać wyraźną chęć zawarcia sprecyzowanego (konkretnego) kontraktu (a nie, jakiegokolwiek nieokreślonej umowy).

Natomiast reklama, zawiera w sobie element wartościowania w postaci: zachwalania, rekomendowania czy też zachęty do nabycia określonych produktów (czy skorzystania z określonych usług), i nie ma w niej stanowczej woli zawarcia transakcji, na określonych warunkach i przez określonych kontrahentów.

Zaproszenie do zawarcia umowy (na przykład przy użyciu ogłoszenia, cennika czy reklamy) nie rodzi po stronie zapraszającego, jakiegokolwiek zobowiązania w sensie prawnym. Nie ma takiego zobowiązania ani dla podmiotu, który składa zaproszenie, ani dla tego kto to zaproszenie otrzymuje. Podmiot, który zaprasza do zawarcia umowy – wcale nie ma obowiązku jej negocjowania czy podpisania. Może wycofać się  bezboleśnie z zaproszenia.

Ale wróćmy do problemów kontraktowych. Co z tego wszystkiego, o czym powiedziałam, wynika dla Ciebie w kontekście zawierania kontraktów?

Warto zwracać uwagę, jak budujesz swoją komunikację z kontrahentem. Świadomie decydować, czy:

• jesteś na etapie tylko luźnej rozmowy o transakcji (chcesz jedynie zareklamować swój towar lub usługę),

• chcesz rozpocząć negocjacje warunków umowy,

• zdecydowany jesteś zawrzeć umowę – złożyć lub przyjąć ofertę, która doprowadzi do powstania kontraktu.

Dlatego, jeśli robisz tylko wstępną wycenę (prowadzisz luźną komunikację na temat transakcji), to warto unikać sformułowań, które sugerować będą, że składasz ofertę lub jesteś gotowy zawrzeć kontrakt.

Aby uniknąć nieporozumienia, możesz też wyraźnie napisać, że Twoja wycena czy opis usługi, nie stanowi oferty lub jest jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy. Takie zastrzeżenia można nierzadko znaleźć w mailach czy wycenach przesyłanych przez przedsiębiorców

Warto o tym wszystkim pomyśleć, bo niekiedy tak jest, że ludzie biznesu prowadzą z klientem niewiążącą – w swoim przekonaniu – mailową komunikację i nagle pojawia się konsternacja, gdy kontrahent pisze, że ofertę przyjmuje – a przedsiębiorca jeszcze nie sprawdził, czy towar jest rzeczywiście dostępny u dostawcy, lub czy zakres usługi może być w danym momencie zrealizowany

Czasem przedsiębiorcy mają przekonanie, że w procedurze ofertowania, koniecznie musi pojawić termin „oferta” i dopóki się nim nie posłużą, to są po bezpiecznej stronie – prowadzą niewiążącą rozmowę z klientem.

Termin „oferta” nie ma żadnej magicznej mocy sprawczej i wcale nie musi się w ofercie pojawić – choć oczywiście w znakomitej większości wypadków Biznes się nim posługuje.

Innymi stosowanymi na rynku terminami są na przykład: „zamówienie”, „formularz sprzedaży” lub „zapytanie zakupowe czy sprzedażowe”.

Nie ma rozstrzygającego znaczenia jak nazywasz swój dokument – ważne jest, co i jak, swojemu kontrahentowi komunikujesz.

Zależy mi, abyś z dzisiejszego odcinka zapamiętał, że oferta to przydatny mechanizm do budowania rozwiązań kontraktowy i warto ją dla swoich biznesowych potrzeb wykorzystywać.

Zależy mi też, abyś pamiętał, jak odróżnić ofertę od zaproszenia do negocjacji i wiedział, gdzie leży ta granica i w sposób świadomy ją przekraczał. To znaczy tylko wtedy, gdy jesteś gotowy związać się kontraktem.

Wiem, że rzadko sytuacje biznesowe bywają czarno-białe, ale jestem przekonana, że jeśli będziesz uważny i wyczulony na to jak prowadzisz komunikację w swoim biznesie – co tak naprawdę chcesz powiedzieć – to unikniesz zaskoczenia i niepotrzebnego stresu, który może się pojawić, jeżeli nie będziesz transparentnie pisał swoich propozycji kontraktowych.

Jeśli temat oferty Cię interesuje, to zachęcam Cię do posłuchania następnych odcinków podcastu, w których będę ten temat kontynuować oraz zapraszam zachęcam Cię do skorzystania z bezpłatnej części Wspornika Kontraktowego. Omawiam w niej problematykę składania i przyjmowania oferty. Jeśli sięgniesz do Wspornika, to warto także, abyś skorzystał z „ofertowej checklisty” oraz przykładów klauzul, które znajdziesz we Wsporniku, a które możesz w swoich ofertach wykorzystywać.

Nieoczywiste Oczywistości – czy można umieścić logo klienta na swojej stronie internetowej

Znak towarowy to ogromna wartość dla każdego biznesu, który osiągnął sukces. Jeśli znak należy do nas, to dbamy o niego i go skrupulatnie chronimy. Natomiast jeśli mamy do czynienia z renomą i znakiem naszego klienta – to pojawia się pokusa, aby pogrzać się trochę w blasku jego sukcesu i sławy. Bo przecież dla niego pracowaliśmy i dobrze swoją usługę wykonaliśmy.

O tym, czy bez zawarcia umowy możemy logo lub nazwę naszego klienta umieścić na swojej stronie internetowej, porozmawiam z człowiekiem, który o znakach towarowych wie wszystko. Zarejestrował tysiące znaków towarowych dla swoich klientów i jest autorem nagrodzonego przez Urząd Patentowy bloga o znakach towarowych, który ma półtoramilionowe grono wiernych czytelników.  Kim jest ten spec od znaków? Moim gościem jest rzecznik patentowy Mikołaj Lech.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – kto najczęściej sięga po negocjacyjne kłamstwo

Negocjacje ze swojej natury są obszarem, w ramach którego mamy dużą motywację do działania na swoją korzyść i w którym chcemy zabezpieczać swoje interesy – co kusi kontrahentów, w sposób oczywisty, do mijania się z prawdą. Dlatego porozmawiamy o tym co sprawia, że ​​ludzie, którzy w życiu codziennym są na wskroś prawdomówni i zachowują się transparentnie oraz etycznie – niekoniecznie tacy są w trakcie negocjacji.

Nie ukrywam, że bardzo zdziwiła mnie duża ilość artykułów naukowych na ten temat, ale na potrzeby tego odcinka wybrałam badania, które przeprowadzono całkiem niedawno, bo zostały opublikowane w marcu 2021 roku przez profesora Leigh Thompson z Kellogg School of Management na Northwestern University.

Profesor Thomson przeprowadził kilka badań, aby sprawdzić – nie to, czy mijamy się z prawdą w negocjacjach (bo jak zrozumiałam z artykułu nie budzi to raczej wątpliwości naukowców) – ale, jak płeć kontrahentów i sytuacja negocjacyjna, wpływają na prawdomówność negocjatorów.

W swoim eksperymencie profesor Thompson umieścił uczestników badania w scenariuszu, w którym przyjęli oni rolę brokera rzadkich monet – zainteresowanego jak najkorzystniejszą ich sprzedażą. Celem badania było ustalenie, czy mężczyźni i kobiety – odgrywający rolę brokera – w ten sam sposób sięgną po kłamstwo, aby z sukcesem sprzedać towar. Czyli, czy tak samo będą mijać się z prawdą na temat tego, czy mają innego klienta, który gotowy jest zapłacić więcej niż kupujący, z którym prowadzone były negocjacje.

W eksperymencie zadbano o to, aby brokerzy odczuwali 3 różne stany emocjonalne wobec kupującego. Naukowcy chcieli ustalić, czy i jak, te stany wpłyną na prawdopodobieństwo kłamstwa. To znaczy, osoby odgrywające brokera zostały postawione w relacji:

• emocjonalnie neutralnej wobec nabywcy,

• zabarwionej elementem konkurencyjności (gdzie pojawiło się współzawodnictwo), oraz

•  w której pojawił się stan empatii.

I co okazało się?

Gdy strony prowadziły negocjacje w stanie neutralnym (gdy nie pojawiły się dodatkowe bodźce) zaobserwowano dramatyczne różnice, w skłonności do kłamstwa, między mężczyznami oraz kobietami. Aż 28% mężczyzn potwierdziło, że posłużyłoby się kłamstwem, aby korzystanie zamknąć transakcję. Natomiast tylko 11 % kobiet przyznało, że dopuściłoby się takiej manipulacji.

Sytuacja zmieniła się jednak diametralnie, gdy wprowadzono do eksperymentu element współzawodnictwa (konkurencyjności). Liczba mężczyzn, którzy byli gotowi na kłamstwo lekko wzrosła, bo już nie 28%, ale 36% mężczyzn gotowych było dopuścić się manipulacji. Natomiast jeśli chodzi o kobiety – element współzawodnictwa podwoił liczbę osób gotowych na ukrycie prawdy. Nie 11%, ale aż 24% kobiet, gotowe było powiedzieć, że ma innego kupca.

Inaczej natomiast wyglądała sytuacja, gdy pojawił się element empatii, ponieważ liczba osób skłonnych do kłamstwa znacząco spadła. W wypadku mężczyzn, liczba ta obniżyła aż 4-krotnie, bo tylko 6% mężczyzn było gotowych na ukrycie prawdy. Natomiast w wypadku kobiet – liczba ta obniżyła się o 50%. Czyli tylko 5% kobiet było skłonne do kłamstwa

Konkluzja eksperymentu jest zatem taka, że zasadniczo w sytuacji emocjonalnie neutralnej, mężczyźni są prawie 3-krotnie częściej, niż kobiety, gotowi na negocjacyjne kłamstwo. Ale wszystko diametralnie zmienia się, gdy pojawia się element współzawodnictwa – bo kobiety kłamią wtedy prawie tak samo często, jak mężczyźni. Z kolei w wypadku pojawienia się okoliczności, które wzbudzają empatię wobec kontrahenta – mężczyźni są prawie tak samo uczciwi i tak samo prawdomówni, jak kobiety.

I co z tych badań, tak w praktyce dla nas wynika?

Naukowcy mówią nam, że płeć negocjatorów ma znaczenie i ponieważ nie możemy tego zmienić, zachęcają nas do strategii „zaufaj, ale weryfikuj”. Jeśli będziemy negocjować z mężczyznami, to powinniśmy być bardziej czujni, bo wykazują oni większą skłonność do manipulowania prawdą.

Jednocześnie badacze pokazują, że ogromnie ważny jest element zewnętrzny – kontekst sytuacji negocjacyjnej w której się znajdujemy i na ten element mamy już wpływ. Bo rzadko negocjacje odbywają się w emocjonalnej próżni. W rzeczywistości większość negocjacji zawiera czynniki, które mogą wywołać rywalizację lub empatię. I to daje nam narzędzie do tego, aby wpłynąć na zachowanie naszego kontrahenta.

Możemy zarządzić sytuacją i zmienić kontekst naszych rozmów, aby wpłynąć na reakcję drugiej strony i zagwarantować sobie jej współpracę.

Na przykład, jeśli mamy spotykać się z kontrahentem, z którym prowadziliśmy trudne rozmowy w przeszłości, to warto odwołać się do miłych wspomnień. Przykładowo miłej kolacji, którą po trudnych negocjacjach wspólnie zjedliśmy lub sukcesu w postaci dobrze zrealizowanego wspólnego projektu. A jeśli mamy nowego kontrahenta, którego nigdy nie spotkaliśmy, badacze radzą nam, abyśmy znaleźli z nim jakąś wspólną płaszczyznę, o której możemy porozmawiać przed negocjacjami. Na przykład możemy pogawędzić o problemach z nastoletnimi dziećmi, jeśli dowiemy się, że kontrahent ma dzieci w tym samym wieku co nasze potomstwo.

W następnym kąciku będę mówić już nie o naszych kontrahentach, ale o nas samych. O naszych uprzedzeniach i o tym, jak one kształtują zachowania drugiej strony oraz jak to wpływa na nasze negocjacje.

Będę też opowiadać o tym, z jaką chwilą oferta zostaje złożona. Powiem także, czy faktura pro forma to oferta oraz kiedy możesz z oferty wycofać się. Od razu powiem, że czasem będziesz mógł to zrobić.

Życzę Ci wielu interesujących ofert w Twoim biznesie lub na zawodowej drodze i do zobaczenia – już wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 5 marca 2022 rok