Przedmiot umowy – jak dobrze opisać przedmiot umowy i zabezpieczyć sobie cel kontraktowy?

• Co to jest przedmiot umowy?

• Jak dobrze opisać przedmiot umowy?

• Co jest celem opisu przedmiotu umowy?

• Kiedy opis przedmiotu umowy spełni swoją funkcję?

• Jak dobrze opisać przedmiot umowy i się nie napracować?

Przedmiot umowy

Mówimy, że umowę zawiera się na trudne czasy, gdy jest problem z jej wykonaniem. Tak na pewno – umowa jest w takiej sytuacji kluczowa, jednak przede wszystkim kontrakt zawiera się po to, aby coś nim osiągnąć lub coś dla siebie zabezpieczyć.

Po prostu, umowę zawieramy „po coś”.

To „po coś” jest celem, który nas motywuje do kontraktowych negocjacji – i ten cel jest punktem wyjścia dla każdej umowy, zanim jeszcze zostanie przez prawnika napisana. Dlatego nie ma problemu, gdy podczas negocjacji ustępujemy, zmieniamy strategię albo koncepcje kontraktowe – ale bez względu na to co robimy, nie powinniśmy tracić z oczu tego, co chcemy umową osiągnąć.

Tak po prawniczemu mówiąc – musimy pamiętać o przedmiocie naszej umowy, czyli o tym co zamawiamy (kupujemy) albo wykonujemy (sprzedajemy).

Jak dobrze opisać w umowie jej przedmiot? Co w praktyce warto zrobić?

Niestety może Cię teraz rozczaruję, ale nie ma na to pytanie uniwersalnej odpowiedzi – dlatego że każda umowa jest inna i jest często negocjowana w bardzo różnych uwarunkowaniach biznesowych oraz dla kontrahentów o specyficznych potrzebach. Ale oczywiście mam dla Ciebie kilka podpowiedzi.

Sposób opisu przedmiotu umowy

• Jeśli Twoim celem jest nabycie fizycznego obiektu (który istnieje, dopiero powstanie lub będzie zakupiony), należy opisać go, jak najdokładniej możesz. Warto wskazać jego stan, cechy i właściwości lub funkcjonalności, a także lokalizację i inne istotne dla Ciebie parametry. Wszystko to, co jest z Twojej perspektywy ważne, abyś uznał umowę za należycie wykonaną i żeby jej rezultat był dla Ciebie satysfakcjonujący.

• Gdy nabywany przedmiot ma jakieś oznaczenie (np. numer), certyfikaty, jest gdzieś zarejestrowany, ujawniony czy spisany – posłuż się oficjalnymi identyfikatorami. Jeżeli jest to samochód, to skorzystaj z informacji z dowodu rejestracyjnego.

• Jeżeli umowa dotyczy nieruchomości, opisz ją sięgając do księgi wieczystej. A jeżeli masz do czynienia z towarem, który jest skatalogowany, skopiuj jego numer z katalogu lub znajdź numer referencyjny producenta.

Pomyśl o tym, aby zapisać nie tylko ilość czy wagę, ale także warto sięgnąć do: wymiarów, producenta, koloru, wzoru, kształtu, materiału, kraju pochodzenia, rodzaju lub sposobu opakowania, modelu, daty produkcji, wersji, numeru seryjnego, typu, parametrów technicznych czy funkcjonalnych – jeśli tylko mają dla Ciebie znaczenie.

Jeśli to jest dla Ciebie ważne – a dla wielu przedsiębiorców jest ważne – pamiętaj, aby określić jakie normy, standardy czy przepisy powinny być stosowane podczas wykonywania umowy. Mogą to być na przykład normy: światowe, europejskie, polskie, branżowe lub konkretne normy jakości czy regulacje prawne. Oczywiście do Ciebie należy decyzja co zrobisz i oczywiście zależy to od potrzeb, jakie masz w tym zakresie – od tego, do czego rezultat umowy będzie wykorzystywany i jakie musi spełniać wymogi.

Na przykład jeśli chcesz eksportować produkt za granicę, to warto pomyśleć o tym, że powinien być zgodny z przepisami obowiązującymi tam, gdzie będziesz go dostarczał.

I wbrew powszechnym przekonaniom, potrzebujesz tego wszystkiego nie dla sądu na wypadek konfliktu – ale dla siebie samego – aby do procesu sądowego nie doszło.

Cel opisu przedmiotu umowy

Chociaż nie ma uniwersalnego przepisu na opis przedmiotu umowy, to jedno jest pewne – ten opis powinien umożliwiać kontrahentom wykonanie transakcji z sukcesem – czyli aby każdy z nich dokładnie wiedział:

• co,
• w jakim zakresie,
• w jakim celu,
• z jakim efektem,
• na jakich warunkach,
• kiedy,
• w jaki sposób i
• gdzie ma robić lub
• czego zrobić mu nie wolno oraz
• z jakimi konsekwencjami musi się liczyć.

Oczywiście łatwo takie idealne założenie zrobić, ale co to w praktyce – tak naprawdę oznacza?

Test na dobry opis przedmiotu umowy

Dla mnie najlepszym testem na sprawdzenie jakości opisu przedmiotu umowy, jest weryfikacja, czy zakres kontraktu nie budzi wątpliwości osoby, która zna się na tym, co zamawiamy lub kupujemy – najlepiej, aby była to osoba, która nie uczestniczyła w negocjacjach kontraktu i ma dystans do transakcji.

Przeanalizujmy prosty przykład.

Gdyby przyszedł do mnie kierownik administracji z umową na sprzątanie biura i w kontrakcie znalazłby się zapis, że wykonawca ma 5 razy w tygodniu wykonać usługę sprzątania, to:

• zapytałabym, czy sprzątanie może odbywać się w weekendy i święta – skoro umowa o tym nic nie mówi,
• badałabym czy usługa może być wykonywana w godzinach pracy biura i zespół sprzątający może przeszkadzać pracownikom,
• ustaliłabym, czy nocne prace wchodzą w grę – skoro nie ma nikogo kto pilnuje biura w nocy i mógłby wpuścić personel sprzątający,
• dopytywałabym, co konkretnie wchodzi w skład usługi – czy tylko: odkurzanie, wynoszenie śmieci, zbieranie szklanek z biurek, rozmrażanie lodówki, czyszczenie ekspresu do kawy, włączanie zmywarki. Może należałoby pomyśleć o czymś jeszcze… Zachęcałabym, aby kierownik biura zrobił sobie kontraktową checklistę, którą przedyskutuje z podmiotem sprzątającym. Ustalił co, i jak często, ma być wykonywane – bo przecież nie trzeba codziennie rozmrażać lodówki i podlewać kwiatów. Na pewno należałoby też transparentnie odpowiedzieć sobie na pytanie: czy biuro to także łazienka i kuchnia. Zapytałabym po prostu na czym konkretnie polega usługa sprzątania – bo mycie szyb okiennych także można uznać za jej element i
• chciałabym wiedzieć, kto dostarcza sprzęt oraz środki czyszczące – która strona bierze na siebie to zobowiązanie.

Prawda jest taka, że obie strony mają interes w tym, aby szczegółowo porozmawiać o zakresie usługi:

• podmiot sprzątający, który szybami, rozmrażaniem lodówki i podlewaniem kwiatów nie chce się zajmować oraz

• klient, który chce mieć pewność, że brudne kubki na kawę znajdą się rano na półce, że drzwi szklane zostaną wymyte i że w godzinach pracy biura, serwis sprzątający nie będzie pracownikom przeszkadzał.

Przystępując do negocjacji kontraktu warto sięgnąć do powodu zawarcia umowy – zastanowić, co jest dla Ciebie ważne i co chciałbyś osiągnąć – stworzyć własną negocjacyjną checklistę.

Choć cel umowy (kontraktowe „po co”) to najważniejszy element biznesowy – niestety paradoksalnie, w ferworze negocjacji, czasem pozostawia się ten parametr transakcji na koniec rozmów kontraktowych, kiedy zazwyczaj pojawia się presja czasu.

Jest to prosty krok w kierunku kontraktowych sporów. Tych nieprzyjemnych dyskusji w trakcie wykonywania umowy można by uniknąć, gdyby poświęcić celowi umowy odpowiednią dozę kontraktowej uwagi.

Ludzie biznesu są racjonalni, zmotywowani, kreatywni i odpowiedzialni. Jak coś zamawiają czy kupują, to o tym z wykonawcą lub dostawcą szczegółowo dyskutują. Czy na pewno się nada, jakie ma parametry czy cechy – czy jest najlepszy, czy się sprawdzi i czy na pewno jest to dobry wybór. Czasem są to miesiące rozmów, dziesiątki spotkań lub maili – aby uzyskać pewność, że usługa lub towar spełni biznesowe oczekiwania.

Ale niestety bywa tak, że jak już decyzja o zakupie lub zamówieniu jest podjęta i pojawia się kwestia umowy – to dzieje się rzecz magiczna. Nagle okazuje się, że te godziny rozmów, dziesiątki maili, uzgodnień, zapewnień i analiz nie mają większego znaczenia, nikt o nich nie pamięta i nikt ich w umowie nie uwzględnia.

Prawnik nic o wątpliwościach, zapewnieniach i problemach nie wie, a Biznes dokonał wyboru – proces decyzyjny zamknął, więc do umowy nie chce się mieszać. Ustalenia biznesowe zamykane są w kilku standardowych słowach. Na przykład mówią, że: „Zamawiający zamawia usługę X” lub „Kupujący kupuje przedmiot Y”.

I wszystko jest dobrze, jeśli jest dobrze. Gorzej, gdy dobrze nie jest – gdy zapewnienia sprzedawcy się nie sprawdzają, a nic o nich w umowie nie ma albo gdy sprzęt jednak nie funkcjonuje w środowisku produkcyjnym zmawiającego lub czegoś brakuje albo usługa nie ma jakości, o której rozmawialiśmy.

Oczywiście teraz sytuację przerysowuję i mam nadzieję, że się na mnie nie pogniewasz, jeśli reprezentujesz biznesową stronę transakcji, ale zależy mi, aby ten problem wyraźnie wybrzmiał.

Bo sukces umowy to wspólne dzieło prawnika i Biznesu, którzy powinni pracować na niego do samego końca negocjacji.

Po prostu zachęcam Cię – nie odpuszczaj tuż przed metą i szczegółowo negocjuj: nie tylko warunki prawne swojej umowy, ale także jej przedmiot.

Optymalny opis przedmiotu umowy – gdy nie masz czasu

Najlepiej oczywiście, abyś sam dokładnie opisał przedmiot umowy i wskazał na co się umówiłeś i czego oczekujesz lub co kupujesz. Ale nie zawsze mamy komfort czasowy i kompetencje merytoryczne, aby to zrobić – dlatego, jeśli nie masz czasu, nie masz wsparcia i musisz umowę szybko podpisać, to takim minimum, które możesz zrobić jest sięgnięcie do jednego z 3 rozwiązań:

• Możesz w umowie odwołać się wprost do korespondencji mailowej ze swoim kontrahentem i załączyć ją do kontraktu – powiedzieć, że zamawiane urządzenie lub usługa mają być zgodne z cechami, parametrami, założeniami, gwarancjami, ustaleniami etc., które zostały opisane w mailu z dnia X wysłanego z adresu Y na adres mailowy Z, i załączyć wydruk tej wiadomości do umowy.

• Jeśli przed negocjacjami otrzymałeś ofertę od wykonawcy, którą z nim omówiłeś i pewne ustalenia zostały zmienione czy doprecyzowane – możesz dokument oferty załączyć do kontraktu i powiedzieć, że opis tego co ma zostać wykonane znajduje się w załączniku do umowy, przy czym z uwzględnieniem zmian opisanych w umowie lub w mailu zawierającym treść ustaleń negocjacyjnych, który także zostanie włączony do kontraktu. Chodzi o to, aby wyraźnie powiedzieć, że oferta wykonawcy zostaje nadpisana przez późniejsze ustalenia wskazane w umowie.

• Czasem tak jest, że to co zmawiamy opisane jest w obszernych dokumentach. Niekiedy są to trójwymiarowe modele, czasem tasiemcowe tabele excelowe, bywa że rozbudowane procedury czy specyfikacje techniczne, które trudno załączyć do umowy. Wtedy możesz napisać, że te modele, specyfikacje, czy tabele są załącznikiem do umowy i opisują to co ma zostać wykonane lub dostarczone i że kontrahent potwierdza ich otrzymanie w określonym dniu przed zawarciem kontraktu na określony adres mailowy. Przy takim rozwiązaniu treść kontraktu (ilość kartek) nie pączkuje a masz komfort, że dokumenty, które były omawiane i dyskutowane stają się integralną częścią Twojej umowy. I powiem, że nie jest to wcale partyzanckie niszowe rozwiązanie, bo stosują je też duże korporacje na wielomilionowych i skomplikowanych projektach, gdy ekonomika procesu zawierania umowy jest ważna. Kluczowe jest jednak, abyś w tej sytuacji mail – w którym przesłane zostały dokumenty – zachował w swoim archiwum kontraktowym razem z umową. Oczywiście można też dokumenty umieścić w chmurze – zachować dowód że zostały ściągnięte i napisać w umowie, że kontrahent potwierdza ich otrzymanie.

Generalnie moja podpowiedź jest taka, że gdy nie masz możliwości osiągnięcia ideału – pięknych, kompletnych, sformatowanych załączników, na których wszyscy chcielibyśmy pracować – to wykorzystaj to co masz. A w dzisiejszych czasach rozwiązań jest naprawdę wiele.

Muszę jednak zrobić zastrzeżenie, że jeśli umowa powinna być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności – to ww. rozwiązanie będzie ryzykowne, bo na załącznikach nie znajdzie się podpis kontrahentów. Na szczęście prawo rzadko wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności i w znakomitej większości umów nie będzie to żadna przeszkoda.

Natomiast jeśli przedsiębiorcy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, to problemu nie ma, bo można zebrać wszystkie pliki i umowę zawrzeć w formie elektronicznej, która będzie mieć ten sam skutek co forma pisemna.

I teraz ku inspiracji prosty przykład z życia wzięty, którzy pokaże Ci, jak poradzić sobie z opisem przedmiotu umowy w sytuacji trudnej.

Praktyczny kazus – opis przedmiotu umowy

Załóżmy, że kupujesz mieszkanie wykończone w wysokim standardzie i wyposażenie ma dla Ciebie wartość. Oczywiście spisywanie, katalogowanie i opisywanie sprzętów i mebli oraz ich stanu zużycia jest najlepszym rozwiązaniem i ma ogromny sens. Ale rzadko bywa, że możemy wiele czasu spędzić w kupowanym mieszkaniu, bo z reguły agent, sprzedawca lub my sami mamy ograniczenia czasowe.

Jeśli znajdziesz się w takiej sytuacji, możesz po prostu zrobić zdjęcia mieszkania, jego sprzętów, numerów fabrycznych, stanu wykończenia i jego zużycia. A potem przesłać je sprzedawcy z informacją, że będzie to załącznik do Waszej umowy. Warto też uzyskać potwierdzenie, że mail do niego doszedł.

Można to wszystko sprawnie i szybko przeprowadzić na miejscu, gdy oglądasz mieszkanie i już wiesz, że podpiszesz umowę przedwstępną lub rezerwacyjną.

To co jest ważne, to abyś w umowie rezerwacyjnej, przedwstępnej i końcowej (podpisywanej u notariusza), wyraźnie powiedział, że:

• kupujesz mieszkanie oraz wyposażenie,

• cena za lokal uwzględnia wszystko,

• cena obejmuje sprzęty i wyposażenie w standardzie i zużyciu wynikającym ze zdjęć, które zostały przez Ciebie zrobione.

W ten sposób masz pewność, że stajesz się właścicielem mieszkania z wyposażeniem i wiadomo, w jakim stanie meble i wyposażenie dostaniesz.

Podobnie można zrobić, gdy bierzesz lokal w najem lub gdy kupujesz używany samochód, który odbierzesz w późniejszym terminie. Możesz zrobić zdjęcia lub filmik – wtedy będziesz wiedział, czy rysa, plama lub wgniecenie, na pewno istniały gdy samochód oglądałeś i podejmowałeś decyzję o jego zakupie

Takie podejście coraz częściej wykorzystywane jest przez przedsiębiorców na rynku, na przykład przez wypożyczalnie samochodów. Dostajemy klucze, nikt nam nie towarzyszy do samochodu i nie wypełniamy druczków, aby opisać rysy na karoserii. Jeśli coś jest uszkodzone, gdy wsiadamy do samochodu, wystarczy zrobić zdjęcia i przesłać je za pomocą aplikacji – wiadomo wtedy, że szkoda już wcześniej istniała i nie ponosimy za nią odpowiedzialności.

Warto odciąć się od formalistycznego myślenia o umowach i pamiętać, że znakomitym uzupełnieniem kontraktu są: rysunki, zdjęcia, screenshoty, filmy oraz wszelkie inne materiały, które skłoniły Cię do zawarcia kontraktu lub pokazują skutek, który chcesz uzyskać.

Chcesz, aby efekt umowy wyglądał tak, jak w katalogu lub na ekspozycji? Odwołaj się do nich lub załącz do kontraktu kopię katalogu lub zdjęcia.

Chcesz, aby usługa została wykonana w taki sam sposób, jak u znajomego, który Ci zarekomendował wykonawcę? Odwołaj się do tej realizacji.

Zdecydowałeś się na zawarcie umowy na podstawie opisu zawartego w mailu? Załącz wydruk wiadomości do umowy lub chociaż powołaj się na nią w kontrakcie.

Jeżeli nabywasz konkretną rzecz i boisz się, że od dnia zawarcia umowy do dnia dostawy, stan produktu może ulec pogorszeniu lub zmianie – zrób filmik, który pokaże wygląd, lokalizację, ilość, funkcje lub parametry produktu i wprowadź go do umowy (np. jako załącznik do maila, który przywołasz w kontrakcie).

Użyj wyobraźni i skorzystaj ze środków, które posiadasz. Każdy z nich jest dobry, jeśli prowadzi do celu, jakim jest uzgodnienie z drugą stroną – najdokładniej jak to możliwe – tego co ma zostać wykonane czy dostarczone.

Data publikacji: 7 kwietnia 2023 rok

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral