Prowadzenie negocjacji Zanim rozpoczniesz negocjacje, zastanów się, czy klient powinien zawrzeć umowę o poufności albo porozumienie negocjacyjne lub podpisać list intencyjny. Przeprowadź szczegółową analizę wszystkich zapisów umownych, także załączników do kontraktu. Poszukaj powiązań między poszczególnymi postanowieniami umowy. Sprawdź, jakie mają znaczenie i konsekwencje. Zastanów się nad hierarchią dokumentów w umowie i czy warto skorzystać z klauzuli integralności. Przemyśl cały proces wykonania umowy – wszystkie jej etapy. Zastanów się, co powinno i co może się wydarzyć. Przeanalizuj, co jest istotą umowy i czy to zostało wyraźnie zapisane oraz co Twój klient chciałby (i w jaki sposób) za pomocą kontraktu osiągnąć. Zidentyfikuj zapisy, które są nieadekwatne do przedmiotu umowy, nieakceptowalne lub niezgodne z ustaleniami. Usuń je z projektu kontraktu lub skomentuj. Znajdź postanowienia, które są niezrozumiałe lub budzą Twój niepokój. Jeżeli jakiś zapis jest niejasny lub nie czujesz się z nim komfortowo, powinieneś doprowadzić do jego usunięcia albo zmiany. Zaznacz zapisy, które chciałbyś zmienić. Zastanów się, w jaki sposób powinieneś je zmodyfikować lub co chcesz za pomocą takiej zmiany osiągnąć. Pomyśl, które klauzule należy usunąć, a jakie warto dodać. Rozważ, czy wszystkie kwestie, które umowa powinna regulować, są ujęte w jej postanowieniach oraz czy wszystkie negocjacyjne uzgodnienia zostały zapisane. Sprawdź, czy sens wszystkich postanowień jest jednoznaczny. Rozważ, czy warto wprowadzić jakieś doprecyzowania. Pomyśl, jakie prawa musisz zabezpieczyć dla klienta lub jakie obowiązki nałożyć na jego kontrahenta. Ustal, gdzie pojawiają się ryzyka czy stan niepewności (a także, jak je uchylić lub zminimalizować). Pomyśl, czego Twój klient nie wie i jak ten brak wiedzy w zapisach umownych zaadresować. Rozważ, jakim językiem i pojęciami posługuje się kontrakt oraz jakie znaczenie nadają mu spójniki i wyliczenia. Sprawdź czy numeracja jednostek redakcyjnych jest prawidłowa. Zastanów się, jak uzyskać to, co jest ważne. Na co Twój klient jest gotowy się zgodzić, jeśli druga strona kategorycznie odrzuci Twoją propozycję. Jaką alternatywną opcję możesz zaproponować. Być może rozwiązaniem impasu będzie modyfikacja propozycji w sferze biznesowej. Zweryfikuj, czy umowa nie zawiera zobowiązania do przestrzegania zasad, reguł, norm lub dokumentów itd., których Twój klient nie zna, nie akceptuje, które są niezgodne z prawem lub pozostają w sprzeczności z innymi zobowiązaniami Twojego klienta. Pomyśl, czy potwierdzany przez Twojego klienta w umowie stan faktyczny lub prawny, okoliczności etc. są mu rzeczywiście znane i zgodne z prawdą. Upewnij się, że żadna z klauzul nie zezwala drugiej stronie na modyfikację umowy, w jakimkolwiek jej aspekcie, bez zgody Twojego klienta (chyba że takie rozwiązanie jest dla niego akceptowalne). Zastanów się, co jest dla klienta dealbreakerem – kiedy na zawarcie kontraktu nie może wyrazić zgody i musi zakończyć negocjacje. Porozmawiaj z klientem, o tym na jakich warunkach inni przedsiębiorcy zawierają umowy podobne do tej, którą negocjujecie – podpowiedz mu co jest standardem na rynku. Porozmawiaj z klientem o jego oczekiwaniach wobec Ciebie – jaka powinna być Twoja rola w negocjacjach. Ustal, kto weźmie udział w spotkaniu ze strony drugiego kontrahenta i odpowiednio przygotuj zespół negocjacyjny dla swojego klienta. Jeśli w negocjacjach ma wziąć udział 2 lub więcej prawników – potwierdź to z klientem. Zastanów się, czy będzie korzystne, abyś to Ty pierwszy zaproponował brzmienie klauzuli lub jakieś rozwiązanie. Rozważ, czy chcesz od razu przedstawić wszystkie argumenty na poparcie swojego stanowiska negocjacyjnego. Ustal, w jaki sposób lub w jakiej kolejności będziesz omawiał z drugą stroną sporne kwestie. Anatomia kontraktu Zwróć uwagę, czy tytuł umowy nie jest sprzeczny z jej istotą. Zastanów się, czy warto napisać preambułę. Jeżeli się na to zdecydujesz, zapisz, że stanowi integralną część umowy. Rozważ, czy przed zawarciem umowy druga strona składała jakieś zapewnienia, obietnice, gwarancje lub oświadczenia, które mają dla Twojego klienta znaczenie – zastanów się, czy chcesz je zapisać w umowie. Zobacz, czy definicje używane są w sposób konsekwentny i są precyzyjne. Czy termin zdefiniowany z dużej lub małej litery jest zawsze tak samo rozumiany. Popatrz, czy do definicji nie zostały wprowadzone jakieś ustalenia kontraktowe. Sprawdź, czy systematyka jednostek redakcyjnych jest konsekwentnie stosowana i zobacz, czy ich tytuły mają wpływ na interpretację kontraktu. Ustal, czy cały kontrakt (wraz z załącznikami) powinien mieć równorzędne znaczenie – ewentualnie wprowadź hierarchię ważności dokumentów. Rozważ, czy załączniki stanowią integralną część umowy. Pomyśl, czy chcesz uchylić wcześniejsze uzgodnienia negocjacyjne. Upewnij się, że druga strona nie zastrzega dla siebie prawa do wiążącej interpretacji umowy. Zwróć uwagę, jakimi spójnikami posługuje się kontrakt i jak spójniki wpływają na ustalenia umowy. Zastanów się, czy wyliczenia (listy) zawarte w umowie powinny mieć charakter zamknięty (wyczerpujący), czy otwarty (przykładowy). Rozważ wprowadzenie klauzuli salwatoryjnej – w szczególności, gdy masz wątpliwości co do ważności niektórych ustaleń. Jeżeli umowa ma co najmniej dwie wersje językowe, zadecyduj, która z nich ma rozstrzygające znaczenie. Sprawdź, czy Twój kontrakt zawiera wszystkie istotne elementy, które powinny być (ze względu na jego charakter i przepisy prawa) przedmiotem ustaleń. Sposób zawarcia transakcji Analizując propozycję zawarcia umowy, ustal, czy jest to oferta, czy zaproszenie do negocjacji. A jeżeli sam przygotowujesz taki dokument, zastanów się, co jest Twoją intencją: związanie klienta ofertą czy rozpoczęcie rozmów. W sytuacji gdy przygotowujesz ofertę, rozważ: kto ją składa, do kogo jest adresowana i co jest jej przedmiotem – określ wszystkie istotne elementy kontraktu i wyraź stanowczą chęć zawarcia umowy. Jeżeli chcesz, aby umowa została zawarta na określonych warunkach kontraktowych – załącz albo wprowadź do oferty projekt kontraktu lub OWU Twojego klienta. Jeśli oferta zawiera jakieś załączniki, to napisz, że stanowią jej integralną część. Pomyśl, w jakiej formie złożyć ofertę – musi być zgodna z wymogami kontraktu. Jeśli składasz ofertę w kilku wariantach, zaznacz, że wybór jednego z nich powoduje wygaśnięcie opcji alternatywnych. Wskaż okres oferty. Pomyśl, czy powinna być nieodwołalna. Rozważ, czy adresat oferty może wprowadzić do niej modyfikacje. Jeżeli klient nie wyraża na to zgody – zaznacz to w ofercie. Pomyśl, czy chcesz wprowadzić zapis wyłączający możliwość zawarcia umowy przez milczące lub konkludentne przyjęcie oferty. Zastanów się, czy chcesz do oferty wprowadzić procedurę zawarcia umowy. Jeżeli Twój klient otrzymał ofertę, ustal, czy akceptuje ją w całości, czy też chce wprowadzić do niej jakieś zmiany. Jeżeli pozostaje z kontrahentem w stałych relacjach gospodarczych (są przedsiębiorcami), to musi uważać, aby jego milczenie nie zostało uznane za akceptację oferty – jeżeli oferta mu nie odpowiada, niezwłocznie powinien ją odrzucić. Uczul klienta, aby nie rozpoczynał wykonania kontraktu, jeżeli nie ma jego zgody na wszystkie postanowienia oferty – aby jego działanie nie zostało uznane za jej akceptację. Rozpoczynając negocjacje, rozważ podpisanie listu intencyjnego lub porozumienia negocjacyjnego przez Twojego klienta. Jeśli się na to zdecyduje, sprawdź, czy dokument nie stanowi umowy przedwstępnej lub innego zobowiązania do zawarcia transakcji. Wprowadź klauzulę, która potwierdzi prawo Twojego klienta do rezygnacji z negocjacji. Przed przystąpieniem do negocjacji, pomyśl, czy warto podpisać umowę o poufności. Jeżeli Twój klient planuje zawrzeć kontrakt, biorąc udział w aukcji lub przetargu – zapoznaj się z ogłoszeniem oraz zasadami ich prowadzenia. Zwróć uwagę, czy organizator zastrzegł sobie prawo modyfikacji ogłoszenia lub warunków aukcji (przetargu). Sprawdź, czy wprowadził obowiązek ustanowienia jakiegoś zabezpieczenia (wadium) – na wypadek uchylania się przez Twojego klienta od zawarcia transakcji. Gdy Twój klient uczestniczy w aukcji (przetargu), której przebieg jest regulowany szczególnymi przepisami, zapoznaj go z nimi i rozważ, czy spełnia stawiane wymagania oraz akceptuje konsekwencje zawarcia umowy wynikające z regulacji ustawowych. Składając ofertę dla Twojego klienta w ramach aukcji (lub przetargu), pomyśl, czy spełnia ona wymogi przewidziane w regulaminie. Upewnij się, że dostarczasz ją w sposób, miejscu i czasie, które są zgodne z wymogami organizatora. Kup pełny dostęp