Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli jak zagwarantować sobie, to co ważne

• W jaki sposób zapisać w umowie, to co uzgodniłeś i zabezpieczyć sobie to, co Twój kontrahent Ci obiecał?

• Czemu ma znaczenie to, czego nie wiesz?

• Dlaczego ważne jest, czy umawiasz się na rezultat czy tylko obiecujesz starania – jak to rozróżnić i zapisać?

• Co zrobić, gdy umowa jest wewnętrznie sprzeczna? Czemu hierarchia dokumentów kontraktu (w tym załączników) jest ważna?

• Kiedy następuje zmiana właściciela (przeniesienie własności rzeczy)? Z chwilą zawarcia kontraktu, zapłaty ceny czy wtedy, gdy towar wydajesz?

• Jakie znaczenie mają emocje w negocjacjach, kiedy mogą nam pomóc a kiedy zaszkodzić?

• Czy warto emocje kontrolować lub może tak trochę je posymulować?

Moduł Kontraktowy – kompleksowe ustalanie warunków umownych

W tym odcinku tak trochę finiszujemy, oczywiście nie z podcastem, ale z regułami prowadzenia skutecznych negocjacji, bo moment, abym opowiedziała o ostatniej, 5-tej negocjacyjnej zasadzie, którą stosuję i z całego serca, szczerze Ci polecam. Mówię o niej jako ostatniej, ale tylko w wymiarze porządkowym – nie dlatego, że ma mniejsze znaczenie. Absolutnie nie, wcale tak nie uważam.

Tę ostatnią regułę nazwałam zasadą wyczerpujących i kompleksowych ustalań, bo za jej pomocą, chcę Cię zdopingować i zachęcić, żeby wszystkie Twoje ustalenia biznesowe znalazły się w kontrakcie. Bo czasem tak jest, że długo o projekcie dyskutujemy, a potem w umowie pojawia się tylko kilka standardowych klauzul – no bo, wszystko jest wiadome i wszystko zostało ustalone.

Kiedy w 2-gim odcinku podcastu rozmawialiśmy o przygotowaniu się do negocjacji, to omawialiśmy proces stawiania sobie różnych pytań. Rozważaliśmy scenariusze, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Ale oczywiście przygotowanie będzie miało sens tylko wtedy, gdy jego wynik znajdzie się w postanowieniach kontraktowych.

Jeśli problemy, które zauważysz i ustalenia, których będziesz potrzebował zignorujesz – nie porozmawiasz o nich ze swoim partnerem i nie wprowadzisz do kontraktu – no to, przygotowanie do negocjacji straci swój podstawowy cel.

Ale oczywiście z reguły tak jest, że przygotowując się do rozmów dokonujemy wyborów i decydujemy, o których kwestiach będziemy dyskutować i jeśli przemilczenie jakiegoś tematu jest Twoją świadomą decyzją, która wynika z tego, że:

• ustaliłeś sobie priorytety negocjacyjne,
• uznałeś, że pewne rzeczy są nieistotne lub
• akceptujesz określone ryzyko

– to jest to zrozumiałe i jest naturalnym efektem procesu przygotowywania się do rozmów kontraktowych.

Dlatego kiedy mówię, że ważne jest wyczerpujące i kompleksowe ustalenie wszystkich kwestii – to tak naprawdę mówię o tym wszystkim co Ty uznajesz za istotne i ważne. I mówię też, o tym wszystkim co trzeba ustalić, aby transakcja mogła być bezkonfliktowo i dobrze wykonana.

Bo w rozmowach kontraktowych przecież nie każde zagadnienie, nie każda kwestia jest kontrowersyjna, czy wymagająca negocjacji. Duża część zagadnień to po prostu obszar, w którym strony nie mają sprzecznych interesów i które powinny zostać tylko potwierdzone – omówione bez negocjacyjnych emocji.

Natomiast, jeśli się tych niekontrowersyjnych kwestii nie ustalisz – nie porozmawiasz o nich z kontrahentem – to sprzeczne interesy i niepotrzebne emocje mogą pojawić się na etapie realizacji projektu, bo może się okazać że założenia stron były inne.

Przykładowo często na etapie negocjacji nie ma znaczenia dla dostawcy czy wykonawcy, gdzie dostarczy towar w Polsce. Czy będzie to magazyn, sklep czy biuro, Kraków, Warszawa lub Gdańsk. Natomiast problem się pojawi, gdy produkt zostanie zawieziony do niewłaściwego miejsca, bo strony o tej kwestii nie porozmawiały i doszło do nieporozumienia. Może pojawić się wtedy spór:

• kto poniesie koszty dodatkowego transportu;
• który kontrahent ponosi ryzyko zniszczenia, utraty lub uszkodzenia towaru do chwili dostawy pod nowy adres, albo
• może pojawić się wątpliwość czy sprzedawca narusza termin dostawy, gdy towar nie zostaje dowieziony na czas z powodu organizacji dodatkowego transportu.

Tych ryzyk i stresu można by uniknąć, gdyby neutralny temat – temat miejsca dostawy – pojawił się w kontrakcie. Dlatego zachęcam Cię, abyś pilnował aby wszystko o czym:

• rozmawiałeś z Twoim partnerem i jest dla Ciebie ważne,
• wszystko co w związku z umową chcesz ustalić,
• co spowodowało, że przystępujesz do kontraktu

– zostało wprowadzone do umowy.

A więc jeśli dajesz klientowi kwotowy rabat, to warto jasno powiedzieć, nie tylko jaką ten rabat ma wysokość, ale także:

• których produktów upust nie dotyczy,
• jaki ma charakter: jednorazowy czy wielokrotny,
• warto wskazać czy udzielasz go od ceny brutto czy netto,
• trzeba ustalić czy łączy się z innymi bonusami,
• do kiedy klient może z rabatu skorzystać i
• czy inna osoba niż konkretny klient może tę zniżkę zastosować.

Jeśli aneksujesz kontrakt i przedłużasz spóźnionemu grafikowi termin na oddanie wstępnego projektu okładki – to warto wprost powiedzieć, że końcowa data wykonania umowy nie zostaje jednak zmieniona i grafik musi się pospieszyć.

Jeżeli podpisujesz ugodę i rezygnujesz z kar umownych za wadliwe wykonanie dzieła, to warto doprecyzować, że jednak oczekujesz pokrycia kosztów dodatkowych materiałów czy wykonanych poprawek.

Różnica między umową starannego działania i umową rezultatu

Bardzo istotne jest także to, aby z transakcji wynikało wyraźnie, czy jest ona obietnicą tylko starannego działania, czy zobowiązaniem do osiągnięcie określonego, konkretnego rezultatu.

W wypadku transakcji starannego działania podstawowym obowiązkiem wykonawcy – jest tak jak to sama nazwa sugeruje: dołożenie odpowiedniej – takiej należytej staranności przy wykonywaniu prac. Wykonawca powinien działać w określonym standardzie i jakości, ale nie odpowiada za osiągnięcie konkretnego skutku. Nie można go zatem rozliczyć z rezultatu.

O tej staranności – jak ją ustalać i mierzyć, będę w przyszłości mówić w odcinku, w którym omawiać będę kwestię odpowiedzialności i winy nieumyślnej. Dlatego tylko to zagadnienie sygnalizuję i do tej kwestii na pewno powrócimy.

A zatem typowymi kontraktami starannego działania są umowy o świadczenie usług, czyli na przykład umowa o szkolenie z tworzenia podcastu, umowa o naukę prowadzenia webinaru czy naukę języka obcego.

Natomiast w wypadku umowy rezultatu musi powstać wymierny skutek. Ustalony efekt musi zostać osiągnięty, bo w przeciwnym wypadku umowa nie jest prawidłowo – nie jest nienależycie zrealizowana – dołożenie starań nie jest w takiej sytuacji wystarczające.

Jeśli zamawiasz wykonanie logo, projektu aranżacji biura czy umawiasz się na wybudowanie domu – to starania wykonawcy Cię nie interesują. Chcesz otrzymać dzieło, na które się umówiłeś i jesteś w stanie zweryfikować czy to logo, projekt lub dom ma wady. To znaczy czy zostało stworzone zgodnie z opisem, instrukcjami czy projektem, które wykonawcy przekazałeś.

Jeśli pojawia się wątpliwość co do tego, czy masz do czynienia z umową rezultatu, czy starannego działania – powinieneś wyraźnie wskazać w umowie to, na co się umawiasz. Na przykład wprowadzić zapis potwierdzający, że kontrakt jest tylko umową starannego działania i wykonując go, zobowiązany jesteś jedynie do określonych działań, zachowań czy czynności.

Jeśli ustalenie jest inne, to znaczy transakcja, którą negocjujesz, ma doprowadzić do pewnego efektu (dzieła), powinieneś jasno wskazać, że jej istotą jest osiągnięcie rezultatu, za którego wady wykonawca odpowiada.

Takie dzieło powinno być określone w sposób, który nie pozwala na spekulacje i domysły co w efekcie realizacji umowy powinno powstać oraz dzieło powinno być w taki sposób opisane, aby nie było wątpliwości, kiedy nie zostało wykonane lub jest wadliwe.

Przykładowo jeśli dajesz wykonawcy projekt i zamawiasz wyprodukowanie baneru reklamowego dla swojego biznesu i na banerze Twoje logo jest umieszczone w złym miejscu, jest zniekształcone lub w złej kolorystyce – to wiadomo, na jaki efekt się umawiałeś i nie ma wątpliwości, że baner jest wadliwy.

Ale niestety w niektórych umowach ustalenie, czy zawierasz kontrakt rezultatu, czy staranności może okazać się niejasne a jednocześnie niezwykle ważne i warto tę kwestię doprecyzować.

Na przykład zegarmistrz może Ci powiedzieć, że nie wie czy uda mu się naprawić Twój pamiątkowy zegarek po pradziadku, ale z pewnością podejmie starania i spróbuje go uruchomić. Natomiast od serwisanta Twojego laptopa możesz oczekiwać gwarancji rezultatu, że laptop na pewno naprawi, bo w następnym dniu masz ważną prezentację.

Podobnie jest gdy oddajesz ulubiony płaszcz do pralni – możesz się umówić, że brzydka plama po kawie zostanie usunięta, lub że pralnia tylko spróbuje się jej pozbyć – i rezultatu Ci nie zagwarantuje. Jeśli umówisz się na usunięcie plamy i to się nie uda – to umowa nie zostanie wykonana, ale jeżeli uzgodnisz tylko podjęcie starania – to pralnia Cię przeprosi i powie, że nic poradzić nie może a swoje wynagrodzenie zatrzyma.

Tak naprawdę, to wśród prawników nie ma zgody czy usługa pralni i czy usługa naprawy, to jest umowa starannego działania czy rezultatu. Niestety to nie jest jedyny rodzaj umów, w których powstają na tym tle prawnicze spory – dlatego ważne jest jak skonstruujesz swoją umowę.

I jak przeczytasz regulamin wywieszony na ścianie w Twojej zaprzyjaźnionej pralni, to zapewne zobaczysz, że wcale nie gwarantuje Ci usunięcia plamy, a jedynie podjęcie profesjonalnych starań w tym kierunku.

Zachęcam Cię i proszę, zwracaj uwagę na charakter Twojej umowy i omawiaj go ze swoim kontrahentem – bez względu na to, czy jesteś zamawiającym, czy wykonawcą – dla obu stron to ustalenie jest na pewno ważne.

Jak taki zapis możesz zbudować?

Jeśli skutku nie chcesz obiecywać, to warto korzystać ze sformułowań wskazujących, że kontrahent: spróbuje, podejmie starania, podejmie próbę, wykona określone czynności, usługi czy działania – bez odnoszenia się do ich efektu.

Natomiast, jeżeli chcesz, aby został osiągnięty określony skutek czy dzieło – to zapisz co nim jest i opisz go w taki sposób, aby wykonawca dokładnie wiedział czego oczekujesz i aby było wiadomo, kiedy dzieło nie powstało lub kiedy jest wadliwe.

Przykładowo jeśli umawiasz się na wykonanie zabudowy meblowej do Twojego biura, to wybierasz: projekt, materiały i akcesoria – wiadomo zatem, co ma powstać i jakiego efektu oczekujesz. Jeśli mebel będzie różowy, a nie czarny, jeśli będzie z plastiku zamiast drewna lub będzie miał złe wymiary – to nie będzie wątpliwości, że umowa nie została prawidłowo wykonana.

Teraz natomiast chciałabym powiedzieć Ci o 2 konstrukcjach, które mogą Ci pomóc w sytuacji, gdy nie jesteś pewien swoich postanowień kontraktowych.

Preambuła kontraktowa

Takim mechanizmem, którym możesz posłużyć, gdy nie bardzo wiesz, jak oddać ducha negocjacji, sens Twoich ustaleń kontraktowych – jest preambuła.

Preambuła jest to wstęp do umowy, który umieszczamy na samym początku kontraktu, pokazując w niej powody, dla których zawarliśmy transakcję oraz cel, który chcemy w umowie osiągnąć.

Jest to ta część kontraktu, w której możesz odwołać się do swoich intencji i planów oraz pokazać kontekst sytuacyjny transakcji, a także wzmocnić przekaz postanowień kontraktowych. Preambuła jest miejscem, gdzie możesz powiedzieć o tym wszystkim, co skłoniło Cię do zawarcia umowy i czego od niej oczekujesz.

Dlatego jeśli nie jesteś pewien, czy z postanowień umownych jasno to wynika – to możesz dodatkowo w preambule potwierdzić, że zawierana umowa stanowi umowę rezultatu. To znaczy, że dla Ciebie jako zamawiającego kluczowe znaczenie ma osiągnięcie efektu opisanego w kontrakcie i wykonawca to akceptuje. Albo odwrotnie, możesz powiedzieć (jako wykonawca), że nie jesteś pewien czy projekt się uda i czy efekt zostanie osiągnięty.

Sposób, w jaki możesz posłużyć się preambułą i wykorzystać ją do swoich kontraktowych celów, omówimy na praktycznym studium przypadku.

Kazus kontraktowy

Mała spółka gastronomiczna zdecydowała, że w ramach franszyzowego konceptu wybuduje klimatyczny restauracyjny browar. Model biznesowy postanowiła oprzeć nie tylko na sprawdzonej recepturze warzenia piwa, ale także na określonej koncepcji sprzedaży. Aranżacja wnętrz, urządzenia produkcyjne, sprzęt i meble miały być wykonane ściśle według planów i instrukcji franszyzodawcy. Założenie było takie, aby każdy browar tej sieci wyglądał tak samo.

W trakcie rozmów o budowie browaru okazało się, że wykonawca nie jest pewien czy narzucone przez zagranicznego franszyzodawcę rozwiązania, spełniają polskie wymogi sanitarne. Miał też zastrzeżenia do proponowanych rozwiązań materiałowych, a w szczególności betonowej podłogi, która sprzyja pleśni i nie ma wymaganej w browarze odporności chemicznej. Wykonawca obawiał się także, że finezyjne szklane konstrukcje do składowania piwa, są zbyt słabe i martwił się czy zakończy projekt w terminie, jeśli sprzęt lub meble dostarczane przez franszyzodawcę – nie dotrą na czas.

Przedsiębiorca uznał jednak, że wykonawca przesadza ze swoimi obawami. Kilka miesięcy wcześniej był na otwarciu innego browaru tej samej sieci i wszystko było w porządku.

Co wykonawca mógł zrobić? Jak mógł pokazać, że problemy uczciwie sygnalizował, a spółka zaakceptowała franszyzowe rozwiązania na własne ryzyko?

Jeśli wykonawca zdecyduje się na wybudowanie browaru, to nie mam wątpliwości, że powinien w kontrakcie dokładnie ustalić, za jakie prace, dostawy i decyzje odpowiada, a gdzie jego odpowiedzialności nie ma i zapisać w umowie, że spółka gastronomiczna wzięła na siebie określone ryzyka.

Aby jednak utrwalić i pokazać kontekst sytuacyjny, w jakim strony dokonały swoich ustaleń, warto, aby wykonawca zaproponował sporządzenie preambuły, która wyznaczy kierunek interpretacji postanowień kontraktowych, gdyby powstała wątpliwość:

• na co kontrahenci tak naprawdę umówili się,
• o czym wiedzieli,
• co gwarantowali
• i jakie ryzyka akceptowali

Co warto byłoby w takiej preambule napisać?

Po pierwsze należałoby pokazać, że: projekt wykonania i aranżacji browaru, materiały i sprzęty zostały opracowane lub wybrane przez zamawiającego oraz że będą przez niego dostarczone. Warto byłoby zapisać, że tak naprawdę cały koncept wykończenia jest narzucony wykonawcy i jego zadaniem jest tylko przeprowadzenie prac na podstawie: planów, wytycznych i instrukcji, które zostały mu przekazane. Wykonawca nie ma wpływu na nie i nie jest za nie odpowiedzialny.

Po drugie warto byłoby napisać w preambule, że kluczowe dla terminowej realizacji jest, aby wszystkie materiały, plany i sprzęty zostały dostarczone przez przedsiębiorcę (czyli tak naprawdę jego franszyzodawcę) w ustalonym terminie i że data realizacji kontraktu została uzgodniona przez strony przy założeniu, że nie będzie żadnych tutaj opóźnień.

A przede wszystkim, warto, aby wykonawca jasno wskazał w umowie, że przed zawarciem kontraktu przekazał swoje zastrzeżenia do projektu, które zostały przez kontrahenta zignorowane i ryzyka związane z tymi zastrzeżeniami zostały przez spółkę gastronomiczną zaakceptowane, czyli wykonawca:

• powiedział, o tym, że niektóre z planowanych rozwiązań nie są zgodne z wymogami sanitarnymi,
• wyjaśnił, że dostarczane przez franszyzodawcę półki nie są skonstruowane wystarczająco mocno, aby utrzymać zakładany ciężar, a także
• sygnalizował iż betonowa podłoga będzie reagowała z piwem i taka powierzchnią nie powinna być stosowana w browarze lub beton powinien być pokryty warstwą zabezpieczającą.

Jeśli strony o tym wszystkim w preambule powiedzą, to wyznaczy ona kierunek rozumienia i interpretacji kontraktu – a o tym jak bardzo jest to ważne opowiem na naszym następnym spotkaniu.

Jak więc taka preambuła mogłaby wyglądać?

Warto byłoby powiedzieć, że:

• spółka gastronomiczna planuje wybudować restauracyjny browar zgodnie z koncepcją franszyzodawcy i nie wyraża zgody na żadne odstępstwa;
• wykonawca zainteresowany jest budową browaru w oparciu o koncept franszyzowy, przy założeniu, że nie ponosi odpowiedzialności za to, czy wybudowany obiekt spełniać będzie określone normy i wymogi prawa polskiego;
• spółka potwierdza, że wykonawca poinformował ją o swoich zastrzeżeniach, co do określonych rozwiązań projektowych, ale pomimo tego oczekuje wykonania projektu zgodnie z oryginalnymi założeniami franszyzodawcy i akceptuje ryzyka z tym związane;
• termin realizacji projektu został ustalony przy założeniu, że dostawa materiałów i sprzętu nastąpi zgodnie harmonogramem i zamawiający akceptuje, że jakiekolwiek naruszenie harmonogramu uniemożliwi wykonawcy terminową realizację projektu termin jego wykonanie ulegnie odpowiedniemu przesunięciu.

Można oczywiście tę samą treść powiedzieć inaczej, krócej lub dłużej – tak naprawdę chodzi o to, aby z tego wstępu wynikał duch ustaleń kontraktowych. Jeśli w umowie czegoś zabraknie lub coś będzie dwuznaczne, to będzie można powołać się na preambułę.

Na przykład jeśli w umowie pojawi się zapis, że browar musi zostać otwarty w pewnej dacie lub wykonawca musi usunąć wady na swój koszt w określonym terminie – to te zapisy będą interpretowane w świetle i z perspektywy preambuły – nawet jeśli zapisy te zostaną wynegocjowane z zastrzeżeniem kary umownej.

Ale preambuła nie jest jedynym rozwiązaniem które możesz wykorzystać w swojej transakcji, aby sobie pomóc.

Zapewnienia i oświadczenia kontraktowe

Aby pokazać co jest dla Ciebie ważne – możesz także posłużyć się konstrukcją zapewnień i oświadczeń. Czyli spowodować, aby Twój kontrahent potwierdził w zapisach kontraktowych swoje wcześniejsze gwarancje i deklaracje, które są dla Ciebie ważne i które sprawiły, że zdecydowałeś się przystąpić do transakcji.

W takich postanowieniach można potwierdzać określone fakty lub swoje kompetencje. Takie zapisy mogą wskazywać także na to, że określone okoliczności były znane drugiej stronie lub – wprost przeciwnie – mogą pokazywać, że kontrahent nie miał określonej wiedzy. Na przykład możesz w kontrakcie wymagać, aby druga strona potwierdziła, że:

• jest uprawniona do zawarcia transakcji w imieniu swojej spółki;
• ma doświadczenie, wykształcenie i kompetencje, o których powiedziała Ci w trakcie rozmów lub o których napisała w swojej ofercie – na przykład, że ma uprawnienia doradcy podatkowego od 15 lat, obsługuje klientów z branży, w której prowadzisz swoją działalność i nigdy nie miała sporu sądowego ze swoim klientem;
• ma wystarczające środku finansowe lub otrzymała kredyt konieczny do zaangażowania się z Tobą w określony projekt.

Często stosowane, jest też przez prawników zapewnienie o tym, że druga strona nie jest zaangażowania w spory czy postępowania sądowe lub egzekucyjne – bo z oczywistych względów nie wróży to dobrze nowemu projektowi.

Natomiast moim zdaniem kluczowymi oświadczeniami są zapewnienia kontrahentów dotyczące wykonania kontraktu i w szczególności do tego, abyś takie właśnie zapewnienia stosował bardzo Cię zachęcam.

Na przykład wykonawca może:

• oświadczyć, że widział miejsce realizacji projektu i nie ma do niego zastrzeżeń – w ten sposób unikniesz sytuacji, w której kontrahent Ci powie, że nie wiedział o tym, iż na działce na której ma budować Twój dom jest torf lub wysokie wody gruntowe i uzgodnionych prac w umówiony sposób zrobić się nie da – a na pewno nie za ustaloną cenę;
• potwierdzić, że sprawdził dokumentację lub materiały, które mu dostarczyłeś i uznał je za wystarczające oraz odpowiednie (kompletne i prawidłowe) do realizacji umowy. Jeśli Twój kontrahent da Ci takie kontraktowe potwierdzenie, to później trudno mu będzie twierdzić, że tych materiałów nie widział, są one nieodpowiednie i nie może na ich podstawie realizować projektu;
• powiedzieć, że jest w stanie w terminie zrealizować kontrakt nawet w złych warunkach atmosferycznych (przy niskiej temperaturze lub dużych ulewach), albo
• zagwarantować, że ma prawa autorskie do dostarczanej lub wykonanej dokumentacji, filmu lub projektu i może je na Ciebie przenieść.

Mówię Ci o preambule, oświadczeniach i zapewnieniach nie po to, abyś pisał długie elaboraty. Nie chcę też abyś pomyślał, że nie ma sensu z nich korzystać bo Twoja umowa ma jedną stronę i Ciebie ten problem nie dotyczy. Chodzi mi o to, abyś się zastanowił, czy widzisz taką potrzebę i wiedział, że czasem warto do umowy wprowadzić: preambułę, oświadczenia lub zapewnienia.

Przykładowo jeżeli świadczysz usługi IT (obsługujesz jakiś oprogramowanie) i Twój klient nie chce inwestować w nowe aktualizacje – to zastanów się, czy nie chcesz w umowie zapisać, że o dostępnych na rynku i koniecznych aktualizacjach oprogramowania Klienta informowałeś i wie, że jego wersja programu nie jest w pełni bezpieczna (np. może stracić swoje dane).

Ale preambuła, oświadczenia i zapewnienia nie są jedynymi elementami, które mogą wpłynąć na warunki umowy.

Znajomość wszystkich dokumentów transakcyjnych

Istotne jest to, abyś nie akceptował zapisów nakładających na Ciebie obowiązek przestrzegania norm, zasad, regulacji lub dokumentów, których nie znasz.

Po prostu nie zapewniaj, że o czymś wiesz lub coś jest ci znane, jeśli to nie jest prawda.

Zapoznaj się, a dopiero potem składaj zapewnienia, że masz określoną wiedzę lub godzisz się stosować określone zasady lub regulacje.

Jest to oczywiste i nie ma sensu o tym mówić?

Zdziwisz się, ale w rzeczywistości takie sytuacje się zdarzają i niestety może nawet Tobie.

Pomyśl, ile razy nie pojechałeś do klienta, aby coś zobaczyć lub sprawdzić, bo nie było czasu lub uznałeś, że i tak kontrakt wykonasz – no bo wydaje się prosty i na pewno dasz sobie radę?

Zastanów się, ile razy w banku czy zawierając umowę z operatorem telefonicznym, a może korzystając z serwisu internetowego – akceptowałeś dokumenty, których nie przeczytałeś, a może nawet ich nie dostałeś – różnego rodzaju regulaminy, polityki czy formularze.

Dlatego zachęcam Cię, abyś żądał dostarczenia Ci dokumentów, które będą częścią Twojej umowy, czytał je uważnie i archiwizował, abyś mógł do nich powrócić w przyszłości – jeśli zaistnieje taka potrzeba.

Hierarchia dokumentów kontraktowych

Kolejnym, niezwykle istotnym elementem, na który powinieneś – po prostu musisz – zwracać uwagę, jest hierarchia dokumentów i postanowień w Twoim kontrakcie.

Jeśli Twoja umowa składa się z więcej niż jednego elementu, na przykład tekstu głównego i jakiegoś załącznika, to warto zachować czujność – bo może pojawić się niespójność lub sprzeczność pomiędzy tymi dokumentami.

Jeśli znajdziesz się właśnie w takiej sytuacji, to nie ma powodu stresować się, bo masz co najmniej 4 wyjścia.

4 sposoby na sprzeczność w umowie

• Po pierwsze możesz z załącznika zrezygnować, bo to czy go umieścisz w kontrakcie jest także przedmiotem negocjacji – ale oczywiście rozumiem, że nie zawsze ta opcja będzie możliwa i nie zawsze będzie taka potrzeba.
• Po drugie możesz wprowadzić zmiany bezpośrednio do załącznika, czyli go wynegocjować – potraktować go tak samo jak główny tekst umowy i stworzyć jego nową wersję dostosowaną do potrzeb Twojej transakcji.
• Po trzecie, jeśli druga strona nie pozwala Ci nic zmienić w samym załączniku – twierdząc na przykład że jest to jej standardowy korporacyjny dokument, który jest niemodyfikowalny – to możesz zmiany do tego dokumentu wprowadzić drogą okrężną, czyli w samym tekście umowy głównej. Po prostu możesz wskazać w kontrakcie, których zapisów załącznika się nie stosuje, które postanowienia zmieniasz lub dodajesz. Jest to rozwiązanie często stosowane w biznesie.
• Po czwarte, jeśli powyższe rozwiązanie nie są dla Ciebie osiągalne i jesteś w negocjacyjnym impasie, to mamy jeszcze jedną praktyczną, choć mniej doskonałą alternatywę. Możesz w umowie wyraźnie powiedzieć, jaka jest waga (tzn. priorytet), poszczególnych dokumentów kontraktowych. Jeśli pojawi się niespójność lub sprzeczność, to będzie wiadomo, który dokument zadecyduje.

Mamy zasadę z art. 385 Kodeksu cywilnego. Reguła ta mówi, że – w razie sprzeczności kontraktu z wzorcem umowy, czyli standardowymi zapisami umownymi jednego z kontrahentów (regulaminami, politykami, formularzami czy procedurami) – kontrakt wynegocjowany indywidualnie ma pierwszeństwo, czyli jest rozstrzygający.

Jednak regulacja art. 385 Kodeksu cywilnego odnosi się do specyficznej sytuacji i nie zawsze Cię uratuje. Dlatego nie warto na nią liczyć i gdy pojawia się wątpliwość lub widzisz niespójność między dokumentami kontraktowymi warto w kontrakcie wprowadzić odpowiednie uregulowanie.

Wyraźnie zadecyduj, że tekst główny kontraktu ma pierwszeństwo i wyznacza ustalenia stron, gdy powstanie rozbieżność między nim a załącznikami. Jest to powszechnie stosowane w biznesie rozwiązanie.

Ale niestety nie zawsze będzie to wystarczające. Niekiedy sytuacja może okazać się bardziej skomplikowana. Tak się zdarzy, gdy pomiędzy samymi załącznikami do umowy ( jeśli jest ich więcej niż jeden) zaistnieją niespójności. Wtedy trzeba ustalić hierarchię ważności także pomiędzy samymi załącznikami, czyli powiedzieć na przykład, że w wypadku sprzeczności lub rozbieżności pomiędzy załącznikami do kontraktu, załącznik nr 1 ma pierwszeństwo przed załącznikiem nr 2 (lub odwrotnie).

Niekiedy taki „spór o pierwszeństwo” załączników ma miejsce w odniesieniu do opisu przedmiotu umowy, czyli tego co ma zostać wykonane, dostarczone lub zapewnione w ramach umowy. Zdarza się bowiem, że zamawiający w swoim zapytaniu ofertowym – czyli gdy pyta Cię, czy mu coś dostarczysz lub wykonasz i na jakich warunkach – opisuje zakres kontraktu w sposób możliwie szeroki lub ogólny (bo się nie zna i chce zabezpieczyć sobie realizację celu, dla którego zawiera umowę), a wykonawca uszczegóławia, to co ma zostać wykonane i zapisuje to w swojej ofercie. Ujmuje w niej tylko to co uwzględnił w swojej cenie.

Z reguły zapytanie ofertowe i oferta mówią o tym samym, ale w inny sposób i w konsekwencji czasem ich zakres nie pokrywa się. Jeżeli oba dokumenty (zapytanie ofertowe i oferta) mają zostać załączone do kontraktu, to wykonawca z reguły negocjuje, aby jego oferta miała pierwszeństwo, bo obawia się prac których nie wkalkulował w swoją cenę. Natomiast zamawiający oczywiście nalega, aby najważniejsze było zapytanie ofertowe, bo chce mieć pewność, że dostanie to na czym mu zależy.

Na przykład jeśli zamawiasz catering na swoją firmową imprezę na 50 osób, to w zapytaniu ofertowym wskażesz na pewno menu oraz liczbę swoich gości i zapewne będziesz chciał, aby jedzenia było dużo a posiłek został obsłużony sprawnie. Natomiast firma cateringowa być może będzie chciała w swojej ofercie zastrzec, że w ramach ustalonej ceny więcej niż 2 kelnerów zapewnić nie może, i że każdy Twój gość musi wybrać, którą: zupę, deser czy sałatkę dostanie – bo dostarczona ilość dań nie wystarczy dla wszystkich.

Jeśli Twoje zapytanie ofertowe i oferta cateringowa zostaną załączone do umowy i nie będziesz zadowolony z obsługi lub ilości dostarczonych posiłków, to gdy powstanie konflikt – strony sięgną do klauzuli pierwszeństwa załączników, traktując ją jako kluczowy argument.

W praktyce biznesowej analiza kontraktu pod kątem tego, który dokument umowy jest ważniejszy i rozstrzygający – zdarza się całkiem często i nieraz ratuje strony przed sporem sądowym.

Oczywiście można połączyć klauzulę pierwszeństwa umowy z klauzulą hierarchii załączników. Wtedy najważniejsza będzie umowa, a dopiero gdy ona nie rozstrzygnie sporu, strony posiłkować się będą załącznikami nadając im wagę zgodnie z ustaloną kolejnością.

Jak w praktyce, można taki zapis zbudować ?

Warto napisać, że tekst główny umowy ma pierwszeństwo przed załącznikami, a w wypadku sprzeczności lub rozbieżności pomiędzy samymi załącznikami, załącznik X ma rozstrzygające znaczenie.

Chciałabym także, abyś wiedział, że możesz się w kontrakcie umówić, iż pewne ustalenie (określona klauzula) ma pierwszeństwo przed innymi zapisami umowy. Przykładowo, możesz to zrobić, gdy ustalasz, że nie ponosisz odpowiedzialności za niektóre szkody lub Twoja odpowiedzialność jest w kontrakcie, w jakiś sposób ograniczona.

Na przykład Twój klient planuje ogromną akcję marketingową i nalega, abyś szybko, a przede wszystkim tanio, umieścił nadruk z jego logo na tysiącach koszulek i jakość produktu go nie interesuje, bo to ma być masowa produkcja na potrzeby jednego wydarzenia. A Ty wiesz, że materiał koszulek i technika druku są nieodpowiednie i nadruk nie wytrzyma prania. W takiej sytuacji z pewnością nie zawarłbyś umowy, gdybyś nie wyłączył swojej odpowiedzialności za złą jakość usługi. I jestem pewna, że chciałbyś aby to ograniczenie Twojej odpowiedzialności było nadrzędne wobec innych zapisów kontraktowych – np. dotyczących kar umownych, odszkodowań, czy innych roszczeń, które mogą się pojawić.

 O tym jak ograniczać swoją odpowiedzialność kontraktową, jakie mamy opcje (jest ich całkiem sporo), jak zbudować postanowienie o ograniczeniu odpowiedzialności i na co nie warto się godzić – szczegółowo wyjaśniam i pokazuję we Wsporniku Kontraktowym. Poświęciłam tej problematyce całą sekcję dotyczącą ograniczania ryzyk kontraktowych.

I tak już podsumowując to o czym, w tym podcaście powiedziałam, proszę:

• zwracaj uwagę, aby wszystko co jest wynikiem Twoich negocjacji oraz ich duch zostały zapisane w postanowieniach kontraktowych,
• nie akceptuj załączania do umowy dokumentów, których nie znasz i
• rozważnie buduj hierarchę dokumentów w Twoim kontrakcie.

Jestem przekonana, że takie podejście nie raz uratuje Cię przed sporem kontraktowym.

A teraz zapraszam Cię na „Nieoczywiste Oczywistości”, w których powiem, z jaką chwilą tracisz lub zyskujesz własność rzeczy, którą sprzedajesz lub kupujesz i jak można w prosty sposób zabezpieczyć terminową płatność ceny.

Nieoczywiste Oczywistości – sposób zabezpieczenia zapłaty

Pytanie o to, w którym momencie następuje transfer własności jakiegoś towaru – z reguły stawiane jest wtedy, gdy przy wykonaniu umowy pojawiają się kłopoty. Warto jednak zastanowić się nad tą kwestią znacznie wcześniej, może już nawet na etapie budowania biznesu, a na pewno jeszcze przed zawarciem kontraktu.

Ale niestety odpowiedź jakkolwiek intuicyjnie wydaje się prosta, to jednak taka nie jest, ponieważ moment zmiany właściciela zależeć będzie od tego co sprzedajesz (lub co kupujesz) w ramach Twojej transakcji. I od razu powiem, że kodeksowe reguły nie łączą transferu własności z chwilą zapłaty ceny.

Co zatem transfer własności determinuje?

Pierwszym i najważniejszym momentem jest chwila zawarcia umowy, czyli zasadą jest że do transferu własności dochodzi z chwilą zawarcia kontraktu. I ta reguła ma zastosowanie do zbywania (sprzedaży) rzeczy, które możesz zidentyfikować indywidualnie – czyli rzeczy, które są unikalne i mają cechy właściwe tylko dla jednego przedmiotu (np. antyk z Twojego strychu czy porcelana po prababci). Są one unikalne i niczym innym zastąpić się ich nie da.

Inaczej jest jednak, gdy sprzedajesz standardowy produkt. To znaczy, gdy dla klienta nie ma znaczenia, który egzemplarz (np. ekspresu do kawy, flakonu z perfumami czy książki) dostanie, bo mają te same cechy – charakterystyczne dla wielu przedmiotów.

W wypadku umów dotyczących takich standardowych (wymienialnych) rzeczy mamy inną zasadę. Tutaj transfer własności następuje gdy wystąpią 2 elementy:

• dojdzie do zawarcie umowy i
• dojdzie do przeniesienia posiadania rzeczy, czyli z reguły przekazania produktu nabywcy (kupującemu) – z tą chwilą dochodzi do zmiany właściciela.

Ta sama zasada dotyczy towaru, który dopiero powstanie w przyszłości, np. planujesz go stworzyć lub wyprodukować. Umowę możesz zawrzeć nawet kilka lat wcześniej, ale prawo własności przejdzie na nabywcę dopiero gdy produkt zostanie wydany.

Przykładowo jeśli kupujesz samochód w autoryzowanym salonie, to nabywasz auto o pewnych standardowych cechach – jest to samochód określonego producenta, o określonym kolorze, modelu i wyposażeniu – nie ma dla ciebie znaczenia, który pojazd wybierze sprzedawca –dlatego transfer własności ma miejsce dopiero gdy podpiszesz umowę i dostaniesz kluczyki. Natomiast jeśli sprzedajesz w komisie swój wysłużony samochód, to jest to jedyne takie auto na całym świecie, a więc wiadomo, który pojazd jest sprzedawany i jego własność przechodzi z chwilą zawarcia kontraktu

Z tych 2 reguł wynikają dwie ważne konkluzje:

• przepisy nie łączą transferu własności z chwilą zapłaty ceny – czyli płatność nie ma wpływu na to, czy i kiedy dochodzi do zmiany właściciela oraz
• moment przeniesienia własności zdeterminowany jest tym, czy nabywana rzecz jest jedyna na całym bo świecie, czy wymienialna (standardowa).

Dlaczego prawo wprowadza taki podział? Czemu własność rzeczy unikalnych (niepowtarzalnych) transferowana jest z chwilą zawarcia kontraktu, a rzeczy wymienialne muszą zostać wydane?

Wytłumaczenie jest proste i racjonalne. Własność jest prawem, które musi się odnosić do rzeczy, która istnieje i jest zidentyfikowana. Nie można być właścicielem obrazu, który jeszcze nie powstał czy którejkolwiek książki z magazynu sprzedawcy. W pierwszej sytuacji nie ma obrazu, w stosunku do którego właściciel może realizować swoje uprawnienia (powiesić go, zamalować, sprzedać czy nawet zniszczyć), a w drugi przykładzie nie wiadomo, którą książkę właściciel może sobie z magazynu zabrać, bo nie została ona zidentyfikowana – nastąpi to dopiero wtedy, gdy zostanie kupującemu przekazana.

Ale uwaga! Powinieneś zdawać sobie sprawę, że to czy dana rzecz jest jedna i unikalna, czy standardowa i wymienialna zależy nie tylko od jej cech zewnętrznych, ale także od Ciebie i Twojego kontrahenta.

Jeśli kupujesz u jubilera pierścionek zaręczynowy z reguły nabywasz jeden z wielu egzemplarzy, a więc jest on wymienialny i powtarzalny – bo jubiler ma kilka egzemplarzy. Jednak dla Twojej narzeczonej ten sam pierścionek – gdy go otrzyma – stanie się rzeczą bezcenną i unikalną i tylko ten konkretny pierścionek będzie chciała w przyszłości podarować Waszej córce.

Jakie przełożenie mają te rozwiązania prawne na Twoje transakcje i na Twój biznes?

Bardzo bezpośrednie i bardzo ważne – bo uświadamiają, że transfer własności rzeczy nie ma nic wspólnego z zapłatą ceny za towar i pokazują kiedy pojawia się ryzyko. Jeżeli nie dostaniesz płatności zanim przestaniesz być właścicielem produktu, czyli nie dostaniesz ceny:

• przed zawarciem umowy, gdy sprzedajesz swój ukochany tandem lub
• nie otrzymasz płatności przed wydaniem towaru, gdy sprzedajesz standardową kolarzówkę w Twoim sklepie rowerowym

– to ponosisz ryzyko czarnego scenariusza, że nie będziesz mieć ani pieniędzy ani prawa własności do sprzedanego produktu. Jeśli zatem w transakcji występujesz jako sprzedawca, to powinieneś sobie z tego problemu zdawać sprawę i chyba warto zastanowić się jak zaadresować to niebezpieczeństwo w rozwiązaniach kontraktowych, bo można to łatwo zrobić.

Oczywiście możesz zażądać zapłaty ceny przed zawarciem umowy lub możesz zabezpieczyć sobie płatność w inny sposób, bo prawo i biznes ma do zaproponowania tutaj wiele różnych rozwiązań, ale możesz też odejść od reguł kodeksowych. Wprowadzić odpowiednie zapisy do swojego kontraktu.

Możesz sprzedać produkt, nawet wydać go klientowi, ale jednocześnie wstrzymać transfer własności do chwili zapłaty pełnej ceny i jest to dla wielu biznesów i w wielu transakcjach dobre rozwiązanie. W takim scenariuszu dopiero po zapłacie należności na kupującego przejdzie własność i nastąpi to automatycznie – z mocy prawa.

Oczywiście zastrzeżenie własności nie jest skuteczne (jest bezprzedmiotowe), jeśli dokonasz go już po przejściu własności na kupującego, czyli gdy zawrzesz transakcję i towar wydasz – dlatego nie można z niego skorzystać zbyt późno.

W tym kontekście pojawia się praktyczne pytanie, które wynika z praktyki rynkowej: czy zastrzeżenie własności do chwili uiszczenia ceny sprzedawca może zrobić sam, tj. bez uzgodnienia ze swoim klientem?

Niestety nie mogę Ci dać odpowiedzialnie jednoznacznej odpowiedzi na te pytania, bo stanowiska prawników w tej sprawie, a nawet stanowiska sądów bywają rozbieżne. Natomiast powiem co ja o tym sądzę.

Moim zdaniem zastrzeżenie własności wymaga zgody obu kontrahentów, bo jest to istotny element transakcji – może rozstrzygnąć o tym, że kupujący uzna kontrakt za nieakceptowalny i wycofa się z niego.

Abstrahując od teoretycznych rozważań prawnych, uważam, że nie można pozbawiać kupującego prawa do takiej decyzji, dlatego moim zdaniem nie jest skutecznym rozwiązaniem wysyłanie klientowi faktury, w której sprzedawca jednostronnie zastrzega sobie własność towaru do chwili zapłaty ceny. Niemniej takie rozwiązania pojawiają się jednak na rynku

I tak już na sam koniec, chciałabym poruszyć kwestię sprzedaży nieruchomości, czyli np. gruntu czy lokalu. Ważne jest to, że prawo uznaje się nieruchomości za rzeczy niepowtarzalne (unikalne). Dlatego regułą jest, że sprzedaż mieszkania czy domu następuje z chwilą podpisania umowy.

Jest to oczywiście ogromne ryzyko dla sprzedawcy, jeśli przy podpisaniu kontraktu nie otrzymuje ceny. A z reguły sprzedawca nie otrzymuje ceny od razu w scenariuszu w którym zakup jest finansowany z kredytu bankowego. Ale niestety nie można w umowie sprzedaży nieruchomości wprowadzić zastrzeżenia własności do chwili zapłaty ceny, bo prawo zabrania nam warunkowego transferu własności nieruchomości. I jest to zakaz bezwzględny, bo rynek musi wiedzieć kto jest właścicielem tak ważnych dóbr jak grunty czy mieszkania i nie może być tu żadnych wątpliwości. A warunek zawsze wprowadza pewien stan niepewności – czy i kiedy do zapłaty dojdzie. Dlatego sprzedając mieszkanie musisz mieć świadomość ryzyka i poszukać innych rozwiązań. Warto w tej sprawie poradzić się notariusza, który prowadzi Twoją transakcję.

Jeśli chcesz więcej dowiedzieć się na temat sprzedaży z zastrzeżeniem prawa własności do chwili zapłaty ceny to regulacje kodeksowe na ten temat znajdziesz w art. 155 i art. 589 – art. 592 Kodeksu cywilnego. Jednak zanim sięgniesz do art. 155 Kodeksu cywilnego chciałabym Ci wyjaśnić, że ten przepis operuje dwoma terminami: pojęciem rzeczy oznaczonej co do tożsamości i rzeczy oznaczonej co do gatunku. Nie jest to nic innego jak to, o czym przed chwilą mówiłam.

Rzeczą oznaczoną co do gatunku jest standardowy – wymienialny produkt – czyli ekspres lub książka na półce sklepowej oraz jedna z wielu kolarzówek z Twojego magazynu. Natomiast rzeczą oznaczoną co do tożsamości jest produkt unikalny, jedyny i niezamieniany, czyli antyk z Twojego strychu, porcelana po prababci czy Twój 15-letni wysłużony samochód.

A teraz „Negocjacyjny Kącik Naukowy”, czyli spojrzymy na negocjacje z perspektywy wyników badań naukowych i tego jak emocje wpływają na wynik naszych negocjacji.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – rola emocji w negocjacjach

Jeszcze 20 lat temu niewielu naukowców zwracało uwagę na rolę emocji w negocjacjach. Nie było wielu badań na temat tego, jak uczucia wpływają na sposób, w jaki pokonujemy konflikty, osiągamy porozumienie i tworzymy wartość w kontaktach z drugą stroną. Badacze skupiali się głównie na strategiach i taktyce negocjacji. Jednak to się zmieniło.

Teraz naukowcy są ciekawi, jak nasze emocje (np. złość, smutek, rozczarowanie czy niepokój), wpływają na to jak zachowujemy się podczas rozmów kontraktowych. Analizują różnice między tym, co się dzieje, gdy odczuwamy emocje i je ukrywamy oraz tym co się wydarza, gdy pozwalamy sobie nasze uczucia uzewnętrzniać – komunikując je za pomocą słów lub czynów.

I myślę, że nie zdziwi Cię, gdy powiem, że naukowcy empirycznie wykazali, iż okazywanie emocji ma wpływ na przebieg rozmów kontraktowych. Powiem wprost – udowodniono nawet, że gniew drugiej strony sprawia, że jesteśmy spolegliwsi i bardziej skłonni do współpracy.

Eksperymenty naukowe pokazały, że złość onieśmiela nas i zmusza do ustępstw. Sprawia, że emanujący gniewem partner jest postrzegany przez nas jako osoba bezkompromisowa i nastawiona na ambitne cele – oczywiście jest to pewne uproszczenie – ale intuicyjnie zapewne czujesz o co chodzi.

I ponieważ negatywna emocja bardzo efektywnie wpływa na negocjacje, badacze zaczęli się także zastanawiać czy możemy złość lub gniew wykorzystać, aby uzyskać to na czym nam zależy w negocjacjach. Zaczęli badać co się dzieje, gdy zaczynamy manipulować zachowaniem drugiej strony, udając negatywne emocje, których w rzeczywistości nie czujemy. I w tym obszarze profesor Stephane Cote z Rotman School of Management na Uniwersytecie Toronto przeprowadził szereg doświadczeń.

Nie ukrywam, że zanim przeczytałam artykuł, w który profesor opisał swoje badania, bardzo ciekawiło mnie, jak można w celach eksperymentalnych udawać emocje. Jak uczestnicy badania będą symulować swoją złość czy gniew. Ale badacze dali im jasne instrukcje – uczestnicy mieli okazywać swoją pozorną złość wykorzystując: wyraz twarzy, ton głosu, obniżenie i ściągnięcie brwi oraz nawet zaciskanie zębów.

Jaki był rezultat eksperymentów?

Badania dowodzą, że manipulując emocjami tracimy zaufanie kontrahenta i w konsekwencji nasze udawane emocje prowadzą do usztywnienia stanowiska drugiej strony oraz blokują ją na ustępstwa kontraktowe.

Na skutek takiej symulacji, druga strona czuje się wykorzystywana, manipulowana i zagrożona. Badania pokazują także, że kontrahenci tracą zainteresowanie inicjacją następnych negocjacji z emocjonalnym oszustem.

Co oznaczają te wyniki? Jakie wnioski warto z nich wyciągnąć?

Prawdziwa (autentyczna) emocja gniewu wpływa na negocjacje i wywołuje ustępstwa, ale już próba emocjonalnej manipulacji prowadzi do porażki. Kontrahent przestaje ufać symulantowi i w rezultacie osiąga on gorsze rezultaty w negocjacjach, niż osoba, która nie doświadcza żadnych emocji lub swoje uczucia potrafi skrzętnie ukrywa.

Badania, o których powiedziałam oparte były na założeniu, że emocje które okazujemy w trakcie negocjacji, mają charakter statyczny. Natomiast badaczy zaciekawiło także, jakie skutki wywoła zmiana stanu emocjonalnego. To znaczy, co się dzieje z naszymi negocjacyjnymi relacjami, gdy jedna strona przechodzi z emocji jestem: zadowolony (szczęśliwy) do złości (czy gniewu).

Problemem tym zainteresowali się profesor Sigal Barsade i Shimul Melwani z Wharton School na Uniwersytecie Pensylwania. Z eksperymentów wynikło, że:

• negocjator, który początkowo komunikował pozytywne emocje (był zadowolony), a dopiero w trakcie rozmów stawał się zagniewany czy zły – uzyskiwał znacznie lepsze rezultaty, niż

• osoba, która była od początku spotkania rozgniewana i cały czas wyrażała negatywne emocje.

Co więcej negocjator, którego emocje się zmieniały – z pozytywnych na negatywne – był lepiej postrzegany (bardziej lubiany) niż osoba, która cały czas emanowała negatywnymi uczuciami.

Dlaczego tak się dzieje ? Dlaczego transformacja z emocji pozytywnej na negatywną ma taki duży wpływ na nas?

Badacze przypuszczają, że jeśli osoba, którą postrzegamy pozytywnie, po otrzymaniu niekorzystnej propozycji negocjacyjnej zmienia się i reaguje negatywnie – to automatycznie przypuszczamy, że taki gniew jest uzasadniony przez to co się dzieje w trakcie negocjacji, czyli jest bardziej „biznesowo akceptowalny”. W konsekwencji takie zachowanie będzie miało większy wpływ na nasze ustępstwa oraz bardziej polubimy takiego partnera niż osobę, która będzie cały czas negatywnie nastawiona i nie da nam szansy, aby ją poznać z dobrej strony.

Natomiast ja uważam, że okazywanie negatywnych emocji w negocjacjach źle świadczy o nas jak profesjonalistach i deprecjonuje nasze kompetencje w oczach drugiej strony. Ponadto trudno budować dobre relacje negocjacyjne lub biznesowe na negatywnych emocjach – bo przecież sami źle się czujemy z ludźmi, którzy tracą nad sobą kontrolę.

Lubimy rozmawiać, negocjować i pracować z osobami, którzy potrafią panować nad sobą, chcemy rozmawiać w dobrej atmosferze i z przewidywalnym emocjonalnie partnerem. Także niekiedy negatywne zachowania spotykają się z taką samą reakcją. To znaczy podniesiony głos i agresja – wywołują identyczną reakcję zwrotną, a w konsekwencji nie ma szansy na merytoryczną rozmowę.

Poza tym negocjacje, to często proces zespołowy – można zastraszyć gniewem lub agresją jedną osobę, ale trudno to zrobić z większa grupą. Z reguły przy stole zawsze znajdzie się osoba, która takiej presji się nie podda.

Uważam też, że negatywne emocje w negocjacjach – to oznaka słabości agresywnego kontrahenta. Świadczą o tym, że wyczerpał wachlarz merytorycznych argumentów i na nic więcej go nie stać. Dlatego jestem zdania, że absolutnie nie możesz sobie pozwolić na takie zachowanie.

Przy umowach o dużym znaczeniu czy wartości presja biznesowa nieuchronnie się pojawia i trzeba nad emocjami zapanować. Przy podpisywaniu umowy zapomina się o napięciu i nerwowych reakcjach negocjacyjnych. Pojawia się satysfakcja i zadowolenie z zamknięcia transakcji. Jednakże wrażenia o nas, jako profesjonalistach, pozostają u kontrahenta głównie w kontekście tego, jak zachowaliśmy się w trudnym momencie, gdy pojawiła się napięta atmosfera. Jak zareagowaliśmy na burzę przy negocjacyjnym stole. I to moim zdaniem może właśnie zadecydować o tym czy zbudujemy pozytywną relację z drugą stroną, która w przyszłości może zaprocentować czy to nowymi projektami, czy większym zrozumieniem dla naszych problemów, gdy realizacja kontraktu nam się nie powiedzie i będziemy negocjować wydłużenie terminu na ukończenie projektu lub rezygnację z kar umownych.

W następnym „Negocjacyjnym Kąciku Naukowym” przejdę od emocji do strategii negocjacyjnych, czyli powiem o tym – czy bycie sympatycznym w negocjacjach się opłaca. Kto – zdaniem naukowców – ma szansę na uzyskanie większych ustępstw: miły i przyjacielski, czy twardy i zdecydowany negocjator.

W tym odcinku zamknęłam temat 5 reguł prowadzenia skutecznych i optymalnych negocjacji, do których stosowania Cię zachęcam. Ale nie zamykam jeszcze wątku negocjacji – poświęcę mu 2 następne podcasty, bo chciałabym ująć problematykę rozmów kontraktowych z różnych stron i w sposób kompleksowy. 

Dlatego w następnym podcaście porozmawiamy o tym, o czym my prawnicy nie mamy wiele okazji, aby rozmawiać z naszymi klientami – z ludźmi biznesu. A raczej rozmawiamy z reguły o tej kwestii, gdy jest za późno – bo powstaje spór kontraktowy i szacujemy szanse na wygranie sporu sądowego. Dlatego w następnym odcinku porozmawiamy o tym, czy intencje się liczą i na ile  rozstrzygające jest literalne brzmienie umowy.

Zapraszam Cię na następne spotkanie – obiecuję, że postaram się, aby było ciekawie i praktycznie – nie obiecuję rezultatu, niemniej podejmę starania…

Życzę Ci emocjonujących negocjacji.  Do usłyszenia – wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 4 grudnia 2021