Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli jak zachować pełną kontrolę

• Jak panować nad wszystkimi elementami transakcji i mieć wpływ na każdy element kontraktu?

• Na co nie powinieneś się godzić i co warto robić, aby bezpiecznie zawrzeć umowę?

• Dlaczego nie możesz pozwolić kontrahentowi na samodzielną zmianę kontraktu?

• Czym różni się wypowiedzenie i odstąpienie? Dlaczego warto świadomie decydować, w jaki sposób rozwiązujesz transakcję?

• Czy jesteśmy w stanie skutecznie ukryć nasze negocjacyjne cele i kontrolować swoje niewerbalne sygnały? Czy dobrze się maskujemy i czy łatwo nas rozszyfrować?

Moduł Kontraktowy – ograniczone zaufanie w negocjacjach

W poprzednich odcinkach mówiłam o 3 negocjacyjnych regułach, które są moim zdaniem bardzo ważne i mają ogromny wpływ na sukces w naszych rozmowach kontraktowych.

Mówiłam o zasadach:

• starannego przygotowania,
• wytrwałości i dokładności oraz
• alternatywnych scenariuszach.

W tym podcaście opowiem Ci natomiast o tym, że w każdych – naprawdę w każdych negocjacjach – powinieneś także stosować ograniczone zaufanie. Czyli mieć pełną kontrolę nad tym co dzieje się z Twoim kontraktem.

Warto zachować tę ostrożność i dbałość o własne bezpieczeństwo na różnych poziomach.

Kontrola projektu kontraktu

Zacznę od wymiaru najbardziej technicznego i podstawowego, czyli od tego, że musisz zawsze wiedzieć, jakie modyfikacje Twój kontrahent wprowadza do projektu umowy. Powinieneś to kontrolować i regularnie sprawdzać na każdym etapie swoich negocjacji.

Dlatego, tak trochę ku przestrodze podzielę się z Tobą moją osobistą, negocjacyjną historią, która do dziś budzi moje emocje.

Wiele lat temu, gdy byłam na początku mojej zawodowej drogi, partner zarządzający kancelarią, w której pracowałam, wysłał mnie na negocjacje ze swoim zaprzyjaźnionym klientem. Uśmiechając się, powiedział, że ta umowa jest dla niego ważna i że dam radę. Ja to odebrałam jako sygnał, zrób wszystko co możesz, aby te negocjacje się udały.

Zestresowałam się, ale pojechałam z klientem do biura kontrahenta. Byliśmy tylko on i ja. Ja pełna mobilizacji, mój klient spięty i zdenerwowany. Niepewny, czy taki młody prawnik stanie na wysokości zadania. Przynajmniej tak to teraz postrzegam, z dzisiejszej perspektywy.

Rozmowy były trudne, bo po drugiej stronie stołu, było 5 doświadczonych negocjatorów. Czułam się zdominowana. Byłam mocno zdenerwowana i do granic możliwości spięta.

Ale udało się. To co sobie założył mój klient zostało wynegocjowane. Przynajmniej tak mi się wydawało. Do momentu…, w którym przed podpisaniem umowy poprosiłam o wydrukowanie całego kontraktu, abym mogła go nie tylko na ekranie, ale także na wydruku przeczytać.

Przeczytałam i niestety… znalazłam. Zapis, który był burzliwie dyskutowany, i na który nie wyraziłam zgody, został jednak wprowadzony do kontraktu. Ten szok, ten stres, to niedowierzanie – towarzyszą mi do dziś.

Najgorsze dla mnie z tej historii jest, nie to co się stało (nie pamiętam już nawet, czego dotyczył ten kontrowersyjny zapis) – ale najbardziej przerażająca jest myśl, że chciałam odpuścić. Bo byłam kompletnie fizycznie oraz emocjonalnie wyczerpana i wcale pierwotnie nie planowałam sczytywać umowy przed podpisaniem. No bo przecież razem, na spotkaniu, na żywo, na ekranie ją negocjowaliśmy – a wszyscy spieszyli się, byli zniecierpliwieni i mnie pośpieszali – bo był późny piątkowy wieczór.

Może powiesz: „jednorazowe doświadczenie” czy „wyjątek nie przesądza reguły”. I oczywiście się z tym zgadzam. Nie sugeruję, że powinieneś zakładać, że celem drugiej strony jest wykorzystanie Twojej nieuwagi i ukrycie zmian wprowadzanych przez nią do kontraktu.

Ale brak ujawnienia zmian w umowie może być też wynikiem nieuwagi, błędu czy technicznego psikusa.

Niestety prawda jest taka, że niejednokrotnie przesyłano mi tekst umowy, z którego w ogóle nie wynikało, że został zmodyfikowany lub dostawałam kontrakt, w którym pokazane były tylko niektóre zmiany.

Mam takie doświadczenia nawet z ostatnich lat i dotyczą one nie tylko negocjacji. Kilkakrotnie zdarzyło się, że już po zamknięciu rozmów (po potwierdzeniu przez wszystkich negocjatorów ostatecznej treści kontraktu), otrzymałam podpisany przez kontrahenta oryginał, który zawierał dodatkowe (nieuzgodnione wcześniej) postanowienia. Nie byłam także informowana, że umowa odbiega od ustalonej wersji.

Zmiany znalazłam tylko dzięki temu, że sprawdziłam tekst kontraktu przed jego parafowaniem. Robię to zawsze i bez wyjątku. Nie ma dla mnie znaczenia czy druga strona już złożyła swój podpis, czy jeszcze nie – bo do chwili podpisania kontraktu wszystko może wydarzyć się.

Dlatego bardzo zależy mi, abyś nie bagatelizował mojej rady i dokładnie sprawdzał swoje dokumenty. Powinieneś to zrobić, jeśli chcesz bezpiecznie zawrzeć umowę lub chcesz odpowiedzialnie rekomendować jej podpisanie, np. Twojemu szefowi, klientowi lub zarządowi.

Obecnie nie ma już potrzeby żmudnego sczytywania całego dokumentu, dlatego zachęcam Cię do porównywania każdego otrzymanego przez Ciebie tekstu z ostatnią wersją umowy, nad którą pracowałeś. Bez względu na to, czy otrzymujesz kontrakt z widocznymi korektami (czyli w trybie śledzenia zmian), czy też nie.

Funkcja automatycznego porównania tekstów, którą na pewno masz w swoim edytorze, jest łatwa do wykorzystania i jej aktywacja trwa kilkanaście sekund. Musisz ją tylko znaleźć. Także skan podpisanego już dokumentu można przekonwertować w edytowalny plik, który pozwoli na automatyczne porównanie podpisanego oryginału z ostatnią zaakceptowaną przez Ciebie wersją umowy.

Uważam, że każdy odpowiedzialny negocjator, bez względu na to czy jest prawnikiem, czy też nie – powinien zachować ostrożność i uważność. Sprawdzić, czy tekst, który otrzymuje, jest tym właściwym – to znaczy przez niego zaakceptowanym.

Jeśli zawierasz kontrakt bezpośrednio po ustnych negocjacjach – przeczytaj go uważnie, z dystansem i ze zrozumieniem. Porównaj z wcześniejszymi wersjami. Nie poddawaj się presji czasu i towarzyszącemu napięciu. Ja wiem, że one są. Ale do chwili podpisania kontraktu jest czas, aby wprowadzić korekty. Warto go wykorzystać, bo potem będzie już za późno i nie zmienisz tekstu Twojej umowy, bez zgody drugiej strony.

Ale zasada ograniczonego zaufania ma także drugi wymiar.

Kontrola precyzji zapisów umownych

Warto pamiętać, że umowę podpisujesz także na złe czasy. W szczególności na moment, gdy powstanie konflikt lub gdy jest ona źle wykonywana. Z reguły nie dokonuje się analizy kontraktu, gdy wszystko idzie zgodnie z planem. Dlatego, w trakcie negocjacji, nie powinny Twojej czujności usypiać zapewnienia drugiej strony, które bagatelizują Twoje obawy lub propozycje wprowadzenia zabezpieczających Cię klauzul lub doprecyzowań.

Nie ulegaj sugestiom typu:

• „To jest oczywiste, nie ma sensu tego zapisywać […]”,
• „My tak samo rozumiemy to postanowienie, nie ma potrzeby go uszczegóławiać […]”, albo
• „Taka sytuacja nigdy nie wydarzy się, po co zatem komplikować kontrakt – przecież sobie ufamy […]”.

To są dokładnie argumenty, z którymi spotkałam w trakcie negocjacji.

Jeśli coś jest jasne i oczywiste, a strony na to godzą się, to wprowadzenie odpowiedniego zapisu nie powinno być kontrowersyjne dla nikogo.

Może właśnie dzięki klauzuli, którą cierpliwie negocjowałeś i na której wprowadzenie nalegałeś – unikniesz nie tylko sporu sądowego, ale także przejścia na etap, w którym angażowani są prawnicy czy osoby zarządzające. Być może konflikt zatrzyma się na poziomie osoby wykonującej umowę (np. managera czy kierownika projektu), który przeczyta kontrakt i przyzna ci rację. Przecież w biznesie tak jest, że nie biegnie się z problemem od razu do prawnika czy zarządu. Najpierw umowę czytają osoby, które ją wykonują i dopiero jak nie mogą sobie poradzić z rozwiązaniem sytuacji, eskalują ją wyżej. Pytają inne osoby z organizacji o radę.

Jest to jeden z powodów, dla których warto w klauzulach kontraktowych zapisywać ustalenia, które wydają się „oczywiste”, a są dla Ciebie ważne. Dlatego ja też nie unikam takich postanowień, jeśli przewiduję, że mogą one okazać się istotne lub sporne.

Drugim argumentem, który powinieneś rozważyć, jest to, że może nie zawsze będziesz umiał ocenić rzeczywistą wagę zapisu, który proponujesz. To znaczy wiedział, czy kwestia podnoszona przez Ciebie jest naprawdę taka oczywista i niesporna. jak twierdzi to Twój kontrahent.

Dlatego jeśli czujesz, że zapis jest dla Ciebie ważny, nie poddawaj się i negocjuj go. Możesz się powołać na brak wsparcia prawnego czy potrzebę zapisania uzgodnień w sposób, który będzie dla Ciebie zrozumiały. Każdy argument jest dobry, jeśli zadziała i przekona drugą stronę.

Kontrola warunków transakcji

Zasada ograniczonego zaufania to także problem kontroli nad tym:

• jakie będą Twoje prawa i obowiązki kontraktowe oraz
• jakie prawa i obowiązki będzie miał Twój kontrahent.

Co mam na myśli?

Nie pozwalaj na to, aby druga strona mogła swobodnie dokonywać zmiany umowy, w jakimkolwiek jej aspekcie bez Twojej zgody. Dotyczy to tak modyfikacji terminu realizacji czy wynagrodzenia, jak i wszystkich innych elementów transakcji.

Chodzi po prostu o to, aby po podpisaniu kontraktu nie czekała Cię niemiła niespodzianka. Aby żadne nowe ustalenia lub żadna zmiana umowy nie mogły Ci zostać jednostronnie narzucone przez drugą stronę. Na przykład nie zgadzaj się na zapis:

• ustalający, że Twój kontrahent wyznaczy Ci swobodnie jakiś termin (np. termin: spotkania, dostarczenia dokumentu, wykonania etapu projektu, czy zrobienia raportu). Jeśli w chwili zawarcia kontraktu nie możesz ustalić konkretnej daty czy terminu – to chociaż napisz, że wyznaczony Ci przez drugą stronę termin nie będzie krótszy niż akceptowalny przez Ciebie okres minimalny (np. 5 dni). To będzie wtedy Twoje zabezpieczenie – minimalny okres, którego potrzebujesz, aby wywiązać się z umowy.
• mówiący, że Twój kontrahent ma prawo zlecić Ci prace dodatkowe i będziesz musiał je rozpocząć zanim ustalisz warunki ich realizacji (np. wynagrodzenie). Jak już swoją usługę wykonasz to negocjacje wynagrodzenia raczej dobrze Ci nie pójdą – bo nie będziesz miał elementu przetargowego lub powstanie konflikt na tym tle. To nie jest teoretyczna rada. Takie postanowienia pojawiają się naprawdę – w szczególności w bardziej skomplikowanych projektach – gdy nie wszystko można przewidzieć, a termin jest ważny i zamawiający chce mieć pewność, że wykonawca szybko zrealizuje prace.
• stanowiący, że Twój kontrahent ma prawo swobodnie obniżyć Twoje wynagrodzenie (według własnego uznania), np. gdy dostarczony towar będzie miał wady. To, czy i jak, Twoje wynagrodzenie zostanie obniżone, powinno być przedmiotem wspólnych uzgodnień, wynikiem kalkulacji opartej na obiektywnych czynnikach czy parametrach przewidzianych w umowie albo wynikać z oceny niezależnego eksperta.

To są tylko oczywiście niektóre rozwiązania – możliwości jest wiele i wszystko zależy od tego, co i w jakich warunkach negocjujesz.

Warto też unikać zapisów, które dają drugiej stronie prawo do nieograniczonego, samodzielnego decydowania, w jaki sposób masz umowę realizować.

Oczywiście zmawiający powinien mieć wpływ na sposób wykonania projektu – ale nie swobodnie, tylko w ramach uzgodnionych zapisami kontraktowymi. Bo przecież zmiana sposobu realizacji kontraktu może spowodować zwiększenie kosztów projektu i wydłużenie czasu jego wykonania (których podpisując umowę, nie uwzględniałeś).

Nie o wszystkich sytuacjach oczywiście powiedziałam, ale chodzi mi o ogólną myśl. O to, abyś w stosunku do wszystkich nieuzgodnionych w kontrakcie elementów – miał prawo się wypowiedzieć i aby druga strona musiała się z Twoim zdaniem liczyć, bo to jest bardzo ważne.

Może teraz – gdy słuchasz tego podcastu – wzruszasz ramionami i opisane przeze mnie sytuacje kontraktowe wydają Ci się dziwne, ale uwierz mi, że naprawdę w umowach całkiem często pojawiają się zapisy, które dają tylko jednej stronie prawo do samodzielnego decydowania o istotnych warunkach transakcji.

Czasem takie postanowienia wyglądają bardzo niewinnie i opierają się na zaufaniu stron, bo „przecież sobie ufamy i znajdziemy porozumienie”. Ale w sytuacji konfliktu, takie zapisy stają się groźnym narzędziem, które może zmusić Cię do czegoś, czego nie przewidziałeś i na co nie ma Twojej zgody.

Do jakiej ryzykownej sytuacji może to doprowadzić – pokażę Ci na praktycznym kazusie.

Kazus kontraktowy

Właściciel sieci sklepowej wynajął lokal w nowobudowanym centrum handlowym. Było dla niego kluczowe, aby sklep został otwarty w tym samym momencie, w którym centrum rozpocznie swoją działalność – bo taki miał warunek w umowie najmu. Nie znał jednak daty otwarcia centrum.

Aby mieć pewność, że sklep będzie gotowy na czas – przedsiębiorca postanowił zaraz po podpisaniu najmu zawrzeć kontrakt na wykończenie lokalu i budowę infrastruktury sklepowej. W trakcie negocjacji zażądał od wykonawcy, aby prace rozpoczęły się niezwłocznie po tym, jak odbiorze lokal od wynajmującego.

Wykonawca rozumiał sytuację właściciela, który nie znał dnia zakończenia budowy dlatego zgodził się, aby harmonogram wykonania nie został określony i był zależny od procesu budowlanego. Kontrahenci ustalili zakres prac, wynagrodzenie i podpisali kontrakt.

Z uwagi na problemy z systemem przeciwpożarowym, budowa centrum bardzo się opóźniła. Dopiero po 16 miesiącach właściciel sklepu zadzwonił do wykonawcy z żądaniem, aby w ciągu 2 dni rozpoczął projekt.

Dla wykonawcy taka sytuacja okazała się bardzo trudna, bo:

• od chwili zawarcia kontraktu ceny materiałów i wynagrodzenie minimalne pracowników znacznie wzrosły. Wykończenie sklepu za kwotę ustaloną w umowie oznaczało, że wykonawca tak naprawdę niewiele zarobi,
• w momencie, w którym wykonawca otrzymał wezwanie, był już w trakcie realizacji innych projektów i nie mógł od razu zacząć prac,
• na dostawę mebli sklepowych, które musiały być zrobione na zamówienie, czekało się kilka tygodni i nie było wiadomo, czy będą one gotowe na czas.

Z tych powodów między kontrahentami doszło do sporu.

Jakie rozwiązania wykonawca mógł zaproponować, gdy negocjował umowę? Jak mógł uniknąć tej sytuacji?

W praktyce jest tak, że przyznajemy drugiej stronie prawo do samodzielnego decydowania o istotnych elementach umowy nie tylko w sytuacji, gdy jesteśmy do tego zmuszeni, bo nie mamy wyboru. Ale czasem takie podejście akceptujemy, gdyż wydaje się ono rozsądne i uzasadnione.

Jednak niezależnie od tego, jaki jest powód Twojej zgody – to takie rozwiązanie nigdy nie będzie bezpieczne.

Dlaczego?

Gdyż spowoduje, że utracisz kontrolę nad warunkami umowy. Dlatego z reguły nie warto się na nie godzić. A na pewno nie powinieneś się godzić bez dokonania analizy – jakie ryzyka Ci grożą.

Mówię, że z reguły na takie rozwiązania nie powinieneś się godzić, bo oczywiście rozumiem, że możesz znaleźć się w sytuacji bez innej opcji. Wtedy jednak, warto ustalić obszar, na jakim druga strona może poruszać się – czyli ustalić warunki, na jakich może zrealizować swoje jednostronne uprawnienie.

W kazusie, który usłyszałeś wykonawca mógł efektywnie ograniczyć swoje ryzyko wynikające z prawa właściciela sklepu do narzucenia termin prac. Co mógł zaproponować?

• Wykonawca mógł ustalić, że zawiadomienie o rozpoczęciu robót musi mu zostać doręczone pisemnie co najmniej na 1 miesiąc wcześniej. Nie musiałby natychmiast reagować na telefon i miałby czas, aby zorganizować swoje prace i zamówić materiały.
• Strony mogły także uzgodnić termin graniczny na rozpoczęcie projektu (np. 6 miesięcy od podpisania kontraktu). W takiej sytuacji wykonawca miałby pewność, że klient nie zleci mu realizacji robót po tym czasie.
• Kontrahenci mogli także uzgodnić, że jeśli wykonawca nie otrzyma zawiadomienia o rozpoczęciu prac do określonej daty, to ma prawo rozwiązać kontrakt lub jego wynagrodzenie ulegnie automatycznemu podwyższeniu o ustaloną wartość.

Są także oczywiście możliwe inne opcje. Chodzi mi o to, abyś przemyślał czego potrzebujesz, na co się godzisz i co się wydarzy, gdy druga strona samodzielnie dokona zmiany ustaleń kontraktowych – tak naprawdę na Twoje własne życzenie, czyli na podstawie blankietowej zgody, którą jej sam dajesz.

Oczywiście rozumiem, że nie zawsze wszystko można z góry przewidzieć lub ustalić w drobnych szczegółach.

Doskonale też wiem że zapis kontraktowy typu: „Strony wspólnie ustalą, jak w sytuacji X rozwiązać problem Y” – jest bardzo ułomny i może być powodem konfliktu kontraktowego, jeśli wspólnego stanowiska nie uda się wypracować.

Ale nawet takie nieprecyzyjne postanowienie jest z reguły lepsze dla Ciebie niż rozwiązanie, które pozwala, aby (według własnego uznania) Twój kontrahent samodzielnie podjął decyzję – bo nie mam wątpliwości, że podejmując ją pomyśli przede wszystkim o własnych interesach, a nie o Tobie.

Dlatego zależy mi, abyś z dzisiejszego podcastu wyniósł przekonanie, że musisz zachować kontrolę nad warunkami Twojego kontraktu. Nie ma znaczenia co negocjujesz i jaką wartość ma Twoja umowa. Wysokość ryzyk kontraktowych wcale nie musi być zależna, proporcjonalna lub powiązana z tym, jaka jest wartość Twojej umowy. Niestety czasem sytuacja może niemile Cię zaskoczyć.

A teraz już czas, abym odpowiedziała na postawione wcześniej pytanie, czyli: jaka jest różnica między odstąpieniem a wypowiedzeniem? Jest to wiedza, która może diametralnie zmienić Twoją sytuację kontraktową, oczywiście gdy ją odpowiednio wykorzystasz w swoich negocjacjach.

Nieoczywiste Oczywistości – różnica między wypowiedzeniem a odstąpieniem

Na etapie negocjacji, perspektywa wygaszenia kontraktu wydaje się tak bardzo odległa i nierealna, że czasem strony w ogóle rezygnują z rozmowy na ten temat. Jednak umowę zawiera się między innymi na czas, w którym pojawiają się problemy. Wtedy właśnie zapisy o rozwiązaniu kontraktu mogą okazać się ważne, bo mogą Cię uratować lub pogrążyć.

Aby jednak rozmawiać o rozwiązaniu umowy, to powinieneś rozumieć, że z kontraktu możesz zasadniczo wycofać się na 2 sposoby:

• na mocy porozumienia stron lub
• w oparciu o samodzielną decyzje jednego z kontrahentów, którą może zrealizować: odstępując od umowy lub wypowiadając ją.

I ta druga sytuacja jest dla Ciebie szczególnie ważna, bo jeśli wycofujesz się na mocy porozumienia, to negocjujesz jego warunki i masz na nie wpływ. Takiego komfortu jednak nie masz, gdy Twój kontrahent rozwiązuje kontrakt bez Twojej zgody. To znaczy w drodze jednostronnego wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej.

A raczej konkretniej mówiąc, nie masz wpływu na takie jednostronne rozwiązanie w momencie, gdy dochodzi do wycofania się z umowy. Bo tak naprawdę wpływ na warunki rozwiązania kontraktu na pewno masz, w chwili jego zawierania. Wtedy możesz ustalić:

• kto (Ty czy druga strona) ma prawo rozwiązać transakcję,
• kiedy może to zrobić,
• na jakich warunkach (w jakiej procedurze) i
• z jakimi skutkami.

Aby jednak ten temat podjąć w negocjacjach, musisz wiedzieć, że wypowiedzenie i odstąpienie, to nie jest to samo i te pojęcia nie mogą być używane zamiennie. A zatem jaka jest różnica?

Podstawowa różnica między wypowiedzeniem i odstąpieniem – to skutek, jaki wywołują, czyli czy ingerują w kontraktową przeszłość, czy wywołują konsekwencje wyłącznie na przyszłość.

Wypowiedzenie rodzi skutek tylko na przyszłość i nie sięga w kontraktową przeszłość.

Inaczej natomiast funkcjonuje odstąpienie.

Odstąpienie działa zarówno na przyszłość, jak i zawiera w sobie moc wsteczną.

Jeśli kupujesz sprzęt do swojego biura, a on nie działa i okazał się wielką pomyłką, to zapewne będziesz chciał go zwrócić i odzyskać cenę. Sięgniesz zatem po odstąpienie, aby się z tej transakcji bezboleśnie wycofać.

Tak samo będzie, jeśli będąc konsumentem kompulsywnie kupiłeś online fikuśną marynarkę i po pierwszej przymiarce już wiesz, że ten odważny krój nie jest jednak dla Ciebie. Będziesz żądał zwrotu ceny – a sam odeślesz towar.

Natomiast jeśli angażujesz księgową, bierzesz lokal w najem lub zatrudniasz firmę do ochrony Twojego magazynu – to taką umowę rozwiążesz za wypowiedzeniem, czyli wyłącznie ze skutkiem na przyszłość. Bo przecież czasu cofnąć się nie da i z lokalu już realnie skorzystałeś a wykonanej usługi – po prostu zwrócić się nie da.

Nie zawsze, ale w wielu umowach możesz, podjąć decyzję czy chcesz od transakcji odstąpić, czy ją wypowiedzieć.

To znaczy, możesz zadecydować, czy dokonasz zapłaty częściowej i zabierzesz nieukończony projekt, aby go kontynuować z innym wykonawcą, czy też wolisz się w całości rozliczyć – wszystko zwrócić i tak trochę udać, że do transakcji nie doszło.

Na przykład jeśli chcesz, aby Twój kontrahent „sobie zabrał” nieudolnie budowaną stronę internetową i oddał Ci zaliczkę – to zastrzeżesz w umowie mechanizm odstąpienia. Natomiast, jeśli nie chcesz zaczynać projektu od początku – chcesz zatrzymać część prac i planujesz ukończyć stronę z innym programistą – to w takiej sytuacji, skorzystasz z mechanizmu wypowiedzenia.

Oczywiście to, która opcja będzie dla Ciebie lepsza, zależy od tego, jaki kontrakt zawierasz i po której jesteś stronie To znaczy czy jesteś rozczarowanym zamawiającym czy wykonawcą, któremu projekt się nie powiódł. Ale przede wszystkim Twoje prawa zależeć będą od tego, czy w trakcie negocjacji pochylisz się nad tematem rozwiązania kontraktu oraz co w tym zakresie ustalisz.

Chciałabym, abyś zrozumiał, że rozwiązanie to wcale nie jest sprawa oczywista i ma znaczenie, czy w trakcie negocjacji swojej transakcji akceptujesz: wypowiedzenie czy odstąpienie.

Temat rozwiązania umowy – z perspektywy praktyki biznesowej – kompleksowo i szczegółowo omawiam we Wsporniku Kontraktowym, bo uważam, że warto wiedzieć, jakie mamy uprawnienia zagwarantowane w Kodeksie cywilnym. Kiedy umowę możemy rozwiązać. Trzeba też rozumieć, jaka jest różnica między odstąpieniem ustawowym (wykonywanym na podstawie Kodeksu cywilnego), a odstąpieniem umownym.

Dobrze jest też wiedzieć, jak budować mechanizmy rozwiązania kontraktu. Na przykład, jak dać sobie drugą szansę, gdy realizacja projektu nie idzie dobrze i obawiamy się, że zamawiający wycofa się z umowy. Myślę że kluczowe jest także, aby rozumieć, kiedy można wycofać się z transakcji zawartej na czas określony (np. na 1 rok czy 2 lata). Nie jest to prosty temat, bo czasem będzie to dopuszczalne, a czasem nie wolno nam będzie tego zrobić.

We Wsporniku, wyjaśniam też, czym jest odstępne i co zrobić, gdy chcemy, od tak (gdy mamy potrzebę biznesową), wycofać się z transakcji oraz opowiadam o tym, czy ma sens zastrzeganie prawa do rozwiązania umowy na wypadek upadłości naszego kontrahenta.

A teraz czas na „Negocjacyjny Kącik Naukowy”. Powiem, czy łatwo dajemy się rozszyfrować i czy kontrahent może łatwo przejrzeć nasze negocjacyjne plany.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – ukrywanie negocjacyjnych celów

W negocjacjach często bywa tak, że chcemy ukryć swoje myśli, uczucia i emocje przed negocjacyjnym partnerem. Nie zawsze chcemy, aby wiedział na czym nam zależy lub czego się obawiamy.

Na przykład nie chcemy, aby odkrył, że jesteśmy w stanie zapłacić więcej lub zrobić coś szybciej. Albo nie chcemy się zdradzić, że mamy problem i nie wiemy jeszcze jak sobie z nim poradzić.

Kontrolujemy zatem swoje reakcje, mimikę, gesty i słowa oraz zastanawiamy się, czy to co rzeczywiście myślimy lub czujemy, jest bardzo widoczne – czyli czy jesteśmy mocno transparentni dla naszego partnera.

Ale oczywiście trudno jest samemu ustalić, jak widzą nas inni. Jakie komunikaty tak naprawdę wysyłamy i w efekcie nie wiemy, jak bardzo w sferze niewerbalnej się zdradzamy (odsłaniamy).

Dlatego profesor Leaf van Boven z Uniwersytetu Colorado postanowił eksperymentalnie sprawdzić, jak dobrze potrafimy ukryć swoje wewnętrzne stany (swoje emocje) i czy możemy sami obiektywnie ustalić, jak skutecznie się maskujemy.

I co się okazało?

Profesor van Boven wykazał, że jako negocjatorzy doświadczamy iluzji transparentności. Czyli ulegamy złudnemu przekonaniu, że niewerbalnym zachowaniem (np. reakcjami na otrzymane propozycje kontraktowe) odkrywamy swoje karty.

Profesor van Boven mówi wprost, że przeceniamy spostrzegawczość naszego partnera i błędnie zakładamy, że może nas łatwo zdemaskować poprzez odczytanie naszych intencji. Myślimy, że nasz rumieniec, odwrócony wzrok czy uśmiech zadowolenia – mówią kontrahentowi wszystko. A to nie jest prawda.

I to jest chyba świetna wiadomość dla Ciebie, jeśli rozpoczynasz dopiero swoją przygodę z negocjacjami i boisz się, że druga strona lub klient zobaczy Twój stres, niepewność czy niezdecydowanie. Prawdopodobnie w rzeczywistości będziesz jedyną osobą, która to odczuje.

Naukowców zaciekawiło także, czy na nasze przekonanie o własnej transparentności ma wpływ, to czy mamy silną, czy słabą negocjacyjną pozycję.

Profesor Stephen Garcia z Harward Law School wykazał, że ten wpływ rzeczywiście istnieje. To znaczy udowodnił, że kontrahenci o słabszym statusie negocjacyjnym doświadczają większej iluzji. Mocniej są przekonani, o tym, że widać po nich, co myślą i czują.

Po prostu ma znaczenie, czy jesteśmy:

• pracownikiem, który obawia się o pracę i negocjuje swoje wynagrodzenie – jest zestresowany, niepewny i przekonany, że to widać, czy
• przełożonym, który jest pewny siebie i przekonany, że panuje nad tym, jakie niewerbalne sygnały wysyła.

Naukowcy jednak mnie zaskoczyli, bo z badań wynikło, że nasza negocjacyjna moc – nie ma wpływu na to, jak bardzo nasze zachowanie jest czytelne dla innych osób.

Konkluzja ta zaskoczyła także samych badaczy, bo z reguły negocjatorzy, którzy są na silniejszej pozycji czują się swobodniej w rozmowach. Mniej wagi przykładają do ukrywania swoich niewerbalnych reakcji i bardziej manifestują swoje emocje.

Dlatego zapewne badania w tym kierunku będą szerzej prowadzone i myślę, że warto poczekać z wyciąganiem ostatecznych wniosków. Bo chyba rzeczywiście tak jest, że gdy mamy mocniejszą pozycję negocjacyjną – to jesteśmy naturalnie skłonni, aby się tak trochę… wyluzować. Myślimy, że panujemy nad tym, co się dzieje – i jesteśmy przekonani o tym, że wiemy co się wydarzy. Co moim zdaniem bywa jednak bardzo złudne i nieczęsto okazuje się prawdą.

Moje doświadczenie jest takie, że w negocjacjach rzadko można przewidzieć, w którą stronę potoczą się rozmowy. Zawsze można nas zaskoczyć lub możemy coś ważnego przeoczyć. Dlatego nawet gdy czujesz, że kontrolujesz sytuację, nie należy rozpraszać się i warto w pełni skupić się na tym procesie.

W następnym „Negocjacyjnym Kąciku Naukowym” będę kontynuować wątek emocji, ale w nieco innym aspekcie. Powiem o tym, jak emocje wpływają na wynik negocjacji i czy warto te emocje symulować, aby drugą stroną tak trochę pomanipulować.

W następnym podcaście podpowiem także:

• jak możesz, w prosty sposób, poradzić sobie z wewnętrzną niespójnością swojej umowy,
• jak warto wyjaśniać wątpliwości kontraktowe i
• co zrobić, aby Twoje umowy wyraźnie rozstrzygały o wszystkim, co jest dla Ciebie ważne.

Niech moc negocjacyjna będzie z Tobą. Życzę Ci owocnych negocjacji i do usłyszenia wkrótce.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 6 listopad 2021