Jak odnieść sukces w negocjacjach – czyli jak pokonać kontraktowy impas

• Jak znaleźć zapis umowny lub rozwiązanie akceptowalne dla obu kontrahentów, gdy rozmowy nie idą do przodu?

• Dlaczego czasem nie opłaca się być osobą decyzyjną w negocjacjach?

• Czemu (i kiedy) odłożenie decyzji na później jest dobrym rozwiązaniem?

• Dlaczego warto negocjować biznesowe kwestie w powiązaniu z treścią prawną kontraktu?

• Czy można zapłacić w złotówkach, gdy umowa ustala wynagrodzenie w walucie obcej?

• Co decyduje o negocjacyjnym sukcesie? Jakie są 4 kluczowe czynniki?

Moduł Kontraktowy – negocjacyjne kompromisy

Jeśli słuchałeś poprzednich podcastów, to wiesz, że omówiłam w nich 2 zasady prowadzenia negocjacji, czyli regułę starannego przygotowania oraz zasadę wytrwałości i dokładności. W dzisiejszym podcaście opowiem natomiast o zasadzie, którą nazywam regułą alternatywnych scenariuszy. Jest ona ważna, bo pozwala znaleźć transakcyjny konsensus.

Moje doświadczenie jest takie, że rzadko negocjując umowę w zakresie prawnym, stajemy przed alternatywą: zawrzeć czy nie zawierać umowy. Mówię o sytuacji, gdy obie strony chcą podpisać kontrakt i są zgodne, co do jego biznesowych warunków.

Chcę w ten sposób powiedzieć, że prawo daje nam dużą swobodę w kształtowaniu relacji i rozwiązań kontraktowych, co pozwala – oczywiście przy dobrej woli obu stron – na znalezienie konstrukcji kontraktowej (zapisu umownego), który jest akceptowalny dla obu partnerów.

Co zatem powinieneś zrobić?

Zrozum przyczyny odrzucenia Twojej propozycji kontraktowej

Po prostu warto zrozumieć, dlaczego spotkałeś się z odmową. Zastanowić się, co takiego możesz zaproponować, aby zmienić decyzję drugiej strony. Co przyniesie jej taką korzyść, że gotowa będzie ze swojego sprzeciwu zrezygnować.

Na przykład nalegasz na szybszą realizację umowy i druga strona się przed tym broni, bo nie wie, czy zamówione elementy zostaną dostarczone przez fabrykę na czas. Może są niestandardowe, a może produkowane są w Chinach i Twój kontrahent wie, że czas produkcji i transportu bywa nieprzewidywalny. Co możesz zaproponować?

Oczywiście możesz zaoferować wyższą cenę, ale to nie zawsze zadziała, jeśli Twój kontrahent obawia się, że terminu nie dotrzyma i naruszy kontrakt. W takiej sytuacji możesz jednak ustalić na przykład, że:

• nie ma znaczenia harmonogram projektu lub moment rozpoczęcia wykonania umowy, o ile data końcowa zostanie dotrzymana. Wykonawca będzie miał wtedy większą elastyczność w zarządzaniu przebiegiem projektu i możliwość odrobienia opóźnienia, jeśli dostawa nie dotrze na czas;

• termin wykonania umowy zaczyna biec dopiero, gdy urządzenia dotrą do Polski – pod warunkiem, że zostaną zamówione w ustalonym terminie.

A jeśli nie wpadniesz na dobry pomysł, który pomoże Ci przekonać kontrahenta do zmiany stanowiska, to zastanów się co spowoduje, że kontrowersyjny zapis okaże się dla drugiej strony na tyle niegroźny lub uzasadniony, że zmieni swoje zdanie i go zaakceptuje.

Na przykład być może druga strona zgodzi się ostatecznie na zapłatę zaliczki, której Ci odmawia, jeśli zabezpieczysz jej zwrot w jakiś sposób (np. gwarancją bankową) lub pokażesz, że wartość dostarczanych przez Ciebie produktów – jeszcze przed zapłatą zaliczki – jest od niej tak naprawdę wyższa.

Aby jednak znalezienie optymalnego i akceptowalnego dla obu stron rozwiązania było możliwe, to powinieneś uważnie słuchać drugiej strony i stawiać dobrze przemyślane pytania.

Uważam, że pytania, które zadajemy w trakcie negocjacji często nas definiują. To znaczy, czy są one egocentryczne (nakierowane tylko na Ciebie i Twoje potrzeby), czy uwzględniają korzyści dla obu stron. Mogą zadecydować o tym, czy Twój kontrahent będzie Cię postrzegać jako przeciwnika, czy jako partnera do wspólnego projektu.

Inny ma wydźwięk pytanie typu: „czy mogę poznać (czy mogę dowiedzieć się), bo chciałbym zrozumieć?”, niż pytania w rodzaju: „dlaczego nie akceptują Państwo?” lub „czemu nie zgadzają się Państwo?”.

Pierwszy model pytań nastawiony jest na diagnozę problemu. Pokazuje Twoją otwartą postawę i chęć zrozumienia sytuacji. A pytania typu: „czemu nie?”, „dlaczego nie?” – spychają raczej Twojego kontrahenta na pozycję defensywną. A na tym trudniej jest budować wspólne rozwiązania.

Nie chodzi o to, jakimi słowami konkretnie posługujesz się, ale o wydźwięk, jaki ma postawione przez Ciebie pytanie.

To jest takie bardzo ludzkie, że chcemy rozmawiać, chcemy negocjować w dobrej atmosferze i z ludźmi, których lubimy oraz którym ufamy (którzy dotrzymują słowa i próbują nas zrozumieć). Nie chcą nas wykorzystać lub oszukać – a chcą z nami lub dla nas, z sukcesem wykonać projekt, na którym nam zależy.

Oczywiście w negocjacjach zabezpieczamy dla siebie różne (lub przeciwstawne) interesy – ale to nie oznacza, że powinieneś tak bezkompromisowo, butnie nadużywać swojej negocjacyjnej siły, bo wiesz, że drugiej stronie mocno zależy. Może dziś jej zależy, ale w następnej transakcji sytuacja może się diametralnie zmienić i konfiguracja mocy negocjacyjnej się odwróci – czyli to dla Ciebie zawarcie kontraktu okaże się bardzo ważne.

Uczestniczyłam w negocjacjach, w trakcie których kontrahent zachowywał się mocno arogancko, pewny swej negocjacyjnej pozycji – do momentu gdy… zobaczył szansę na nowy duży projekt. Ale wtedy było już za późno – jego wcześniejsze zachowanie zdeterminowało to, jak został oceniony i nikt nie miał już ochoty rozmawiać z nim o następnej transakcji.

Twórz różne opcje transakcyjne

Zakładając, że Twój kontrahent rzeczywiście planuje zawrzeć umowę, to im więcej propozycji (rozwiązań kontraktowych) masz przygotowanych, tym większe jest prawdopodobieństwo, że unikniesz zdecydowanego „nie” i osiągniesz to, na czym Ci zależy.

I tu wracam do tego co mówiłam opowiadając Ci o regule starannego przygotowania się do negocjacji. Moje doświadczenie jest takie, że niekiedy spontanicznie w trakcie negocjacji wpadamy na świetne rozwiązania, ale z reguły najlepsze pomysły powstają, gdy przygotowujemy się do rozmów. Dlaczego? Bo na etapie przygotowań jest czas nie tylko na to, aby poszukać nowych opcji, ale także by sprawdzić i skonsultować, czy są to dobre dla nas rozwiązania.

Przyjmijmy, że zależy Ci na zawarciu 2-letniej umowy ramowej na dostawę komponentów dla Twojego biznesu – bo chcesz uprościć proces zakupów i uniknąć ryzyka zmiany cen. I przyjmijmy, że przewidujesz że dostawca może nie zgodzić się na Twoje rozwiązanie, bo rynek się zmienia i szaleje inflacja (ceny ciągle rosną).

A zatem przygotowując się do negocjacji powinieneś zastanowić, w którą stronę chcesz pójść. Wyobrażam sobie, że możesz wybrać 2 drogi: możesz zgodzić się na zmianę cen, ale w ograniczony sposób (lub w sposób, który będziesz kontrolować) albo Twoja propozycja może polegać na zagwarantowaniu dostawcy prawa do wcześniejszego wycofania się z transakcji, ale w ograniczony przez Ciebie sposób (na Twoich warunkach).

Dla przykładu podam 6 propozycji kontraktowych, które możesz zaproponować Podaję ich tak wiele, aby pokazać Ci, że naprawdę masz z czego wybierać.

• Możesz kontrahentowi zaproponować, że Wasza umowa zostanie zawarta na 2 lata, jednak ceny zostaną zaktualizowane po roku – ale nie swobodnie według uznania dostawcy, lecz z uwzględnieniem jakiegoś obiektywnego wskaźnika.
• Innym rozwiązaniem może być ustalenie, że co prawda umowa zostanie zawarta na 2 lata, ale po 12 miesiącach Twój kontrahent ma prawo przedstawić propozycję nowego cennika, na który możesz się zgodzić lub nie. Brak zgody na nowy poziom cen upoważni dostawcę do rozwiązania kontraktu w określonym czasie. W tym wariancie Twój kontrahent będzie musiał się zastanowić, czy rzeczywiście jego koszty wzrosły tak bardzo, że lepiej stracić klienta, niż utrzymać dotychczasowy poziom cen. Istnieje spora szansa, że zanim odpowie sobie na to pytanie i zakończy z Tobą negocjacje, upłynie okres, o który pierwotnie zabiegałeś. A może w ogóle zapomni o tym, że może renegocjować kontrakt.
• Kolejną opcją może być ustalenie, że co prawda kontrakt zostanie zawarty na czas nieokreślony, ale okres wypowiedzenia będzie dłuższy (np. 12 miesięcy). Ceny nie zmienią się zapewne zaraz po podpisaniu umowy, jest zatem szansa, że przy tak długim okresie wypowiedzenia efektywnie kontrakt będzie obowiązywał blisko 2 lata.
• Następnym pomysłem, mogłoby być uzgodnienie, że umowa zostanie zawarta na okres 1 roku – jednak po tym okresie przekształci się automatycznie w kontrakt na czas nieokreślony, który strony mogą rozwiązać za kilkumiesięcznym wypowiedzeniem. W takim scenariuszu, też zbliżasz się do okresu 2 lat.
• Innym rozwiązaniem może być ustalenie, że podpiszesz umowę na 1 rok, ale okres obowiązywania kontraktu przedłuży się automatycznie na następne 12 miesięcy, jeśli nie zostanie wypowiedziany w określonym terminie. Czyli możesz uzgodnić, że kontrakt zawarty 1 stycznia, który nie został wypowiedziany do końca listopada, ulegnie automatycznemu przedłużeniu na następny rok kalendarzowy.
• Ostatnią opcją mógłby być wariant, w którym kontrakt zostanie zawarty na 2 lata, ale ulegnie wcześniejszemu rozwiązaniu, gdy poziom jakiegoś ustalonego obiektywnego wskaźnika przekroczy określoną wartość.

Są to oczywiście tylko niektóre przykładowe propozycje. Które z nich będą dla Ciebie dobre i prawnie dostępne w danej sytuacji, zależy od rodzaju umowy i okoliczności w jakich zawierasz transakcję.

Dla mnie osobiście obok etapu tworzenia kontraktu, budowanie potencjalnych (alternatywnych) rozwiązań stanowi najbardziej interesująca część negocjacji. Daje przestrzeń na kreatywność i konstruktywne, praktyczne wykorzystanie naszej wiedzy, tak w aspekcie biznesowym, prawnym jak i operacyjnym.

Nauczyłam się jednak, że kreatywność w negocjacjach rodzi się z wiedzy, dlaczego druga strona podejmuje określone decyzje.

Wiem i rozumiem, że druga strona nie wszystko Ci transparentnie powie i nie zawsze poznasz całą prawdę, a czasem w ogóle prawdy nie usłyszysz. Sam też zapewne wielu informacji nie będziesz chciał ujawnić. Natomiast mówię tu o tym obszarze, w którym strony mogą i chcą się komunikować – bo zależy im na znalezieniu wyjścia z istniejącego impasu. Mówię też o tej szarej strefie, w której komunikacji między stronami nie ma, ale domyślasz się i zgadujesz, co myśli Twój kontrahent i co może blokować jego zgodę.

Aby nie poruszać się tylko w przestrzeni teoretycznej przejdźmy do studium przypadku i przeanalizujmy praktyczny kazus.

Kazus kontraktowy

Para małżonków zdecydowała się rozbudować swój dom. Byli mocno zawodowo zaangażowani, dlatego zależało im na tym, aby znaleźć przedsiębiorcę, który podejmie się całościowego wykonania wszystkich prac.

Po okresie intensywnych poszukiwań, małżeństwu udało się znaleźć idealnego wykonawcę. Rozpoczęto negocjacje kontraktu. Wszystkie warunki zostały ustalone, ale gdy małżeństwo usłyszało, że wykonawca realizuje większość usług za pomocą swoich podwykonawców – kategorycznie odmówiło zgody na takie rozwiązanie.

Zażądało osobistego wykonania umowy przez wykonawcę. On jednak nie mógł przyjąć na siebie takiego zobowiązania – miał inne projekty, zakres prac był różnorodny, a atrakcyjna cena wynikała z tego, że podzlecał część usług ukraińskim stolarzom i murarzom.

Strony zrezygnowały ze współpracy.

Czy musiało się tak stać? Jakie rozwiązania wykonawca mógł zaproponować, aby zadowolić klientów?

W przedstawionym kazusie, zabrakło u wykonawcy motywacji do zrozumienia jakie są obawy i potrzeby małżeństwa. Co powoduje, że małżeństwo nie godzi się na zaangażowanie podwykonawców. Gdyby wykonawca zapytał, to być może usłyszałby, że powodem odmowy jest:

• potrzeba aby małżeństwo miało bezpośredni kontakt i prowadziło wszystkie ustalenia z jedną osobą, która będzie kierownikiem projektu;

• obawa, że jeśli projekt zostanie źle wykonany lub coś w domu zostanie zniszczone, to wykonawca nie będzie odpowiedzialny za swoich podwykonawców;

• niechęć, aby podwykonawcą był jakiś konkretny podmiot;

• potrzeba, aby ekipa remontowa była stała – aby w domu nie pojawiały się nieustannie nieznane osoby.

Jeśli wykonawca dałby sobie szansę na poznanie obaw swojego nowego klienta, to mógłby się do nich skutecznie odnieść.

Jeśli strony rozpoczęłyby dialog, to mogłoby okazać się, że znaleźć można nie jedno, ale kilka alternatywnych rozwiązań dla powstałego impasu. Być może jak je poznasz, to wydadzą Ci się one oczywiste i nie zaprzeczam wcale, że takie są. Ale niekoniecznie oczywiste (proste) rozwiązania znajdujemy od razu – gdy słyszymy na spotkaniu zdecydowane „nie” – nie będąc do tego przygotowani i znajdując się w ferworze negocjacyjnych emocji. I ja powiem otwarcie, nie wiedziałam sama co mam zrobić, gdy pierwszy raz spotkałam się z tym problemem. To znaczy, gdy druga strona odmówiła zgody mojemu klientowi na zaangażowanie podwykonawcy.

 A zatem jakie rozwiązania wykonawca mógł zaproponować?

• Strony mogły ustalić zamkniętą listy podwykonawców, którzy będą brać udział w projekcie. Pozwoliłoby to małżeństwu zweryfikować i zaakceptować te podmioty już na etapie zawierania transakcji – zamawiający wiedzieliby kto zrealizuje projekt.

• Kontrahenci mogli ustalić, że podwykonawcą nie będzie określony podmiot – jeśli odmowa małżeństwa była spowodowana złymi doświadczeniami z określonym podwykonawcą w przeszłości.

• Wykonawca mógł przyznać małżonkom prawo do żądania zmiany podwykonawcy (lub nawet prawo do żądania osobistego zrealizowania umowy przez głównego wykonawcę) – gdyby remont był źle prowadzony.

• Strony mogły uzgodnić, że osoba podwykonawcy musi być zawsze z góry zaakceptowana przez małżeństwo. Jest to dobre posunięcie, jeśli w chwili zawierania transakcji nie wiadomo jeszcze, jaki podwykonawca będzie realizował projekt.

• Jeśli natomiast małżonkowie chcieli kontaktować się z głównym wykonawcą bezpośrednio lub chcieli, aby główny wykonawca osobiście zrealizował określoną cześć remontu – to można było uzgodnić, że tylko pewien etap projektu będzie wykonany przez podwykonawców (np. tylko meble i stolarka okienna będą powierzone ukraińskim rzemieślnikom) lub wszelkie spotkania i kontakty będą się odbywały bezpośrednio tylko z głównym wykonawcą.

• Wykonawca mógł także zaproponować, że w umowie potwierdzi wyraźnie swoją odpowiedzialność za wszystkie działania podwykonawców lub strony ustalą jakie kwalifikacje i doświadczenie powinni mieć podwykonawcy wykonujący określone prace.

Niewątpliwie istnieje wiele innych rozwiązań, wszystko zależy od konkretnej sytuacji i uwarunkowań w jakich negocjujesz swoją umowę.

Wykorzystaj parametry biznesowe w negocjacjach prawnych

Jeśli jednak, wszystkie Twoje propozycje spotykają się z odmową, to warto czasem spróbować innego podejścia i odnieść się do warstwy handlowej transakcji. I dlatego dobrze jest niekiedy negocjować kluczowe biznesowe kwestie, w szczególności takie jak cena czy termin, w powiązaniu z treścią umowy.

Niektórzy przedsiębiorcy posuwają się nawet do tego, że składają swoją wstępną ofertę cenową bardziej agresywnie (odpowiednio zawyżają lub zaniżają ją) po to, aby mieć margines na zmianę ceny – w zamian za ustępstwa w prawnej części kontraktu. Oczywiście rozumiem, że każda sytuacja jest inna i to Ty musisz w danych okolicznościach zadecydować, jaką zastosujesz taktykę. Pamiętaj jednak o tej możliwości.

Zaparkuj problem transakcyjny

Innym rozwiązaniem, które możesz zastosować w sytuacji, gdy druga strona odmawia swojej zgody na ustalenie, które jest dla Ciebie ważne i rozmowy nie idą do przodu – jest odłożenie dyskusji (przesunięcie decyzji) na później. Nazywam ten ruch: „parkowaniem problemu”.

Jeśli w jakimkolwiek punkcie negocjacji czujesz, że utknąłeś w miejscu i żadna ze stron nie ma pomysłu, jak znaleźć zapis akceptowalny dla wszystkich – zaproponuj odłożenie dyskusji nad sporną kwestią na później i kontynuuj negocjacje. Jest szansa, że w trakcie omawiania pozostałych zapisów umownych, pojawi się zgoda na kompromis (może nawet Twoja zgoda) w zamian za ustępstwo w innej sprawie, która okaże się bardziej kluczowa.

Może się też zdarzyć tak, że podczas zamykania negocjacji druga strona, zadowolona z ich wyniku lub tracąca energię negocjacyjną, zgodzi się na propozycję, której wcześniej nie akceptowała.

Jeżeli problemów nie będziesz rozwiązywał, tzn. systematycznie pozostawiał będziesz sporne kwestie do rozstrzygnięcia na później, to tak naprawdę nie będziesz przybliżał się do zamknięcia negocjacji. I to może spowodować frustrację drugiej strony – że traci swój czas – a rozmowy nie idą w rzeczywistości do przodu.

Druga strona może też uznać, że Wasze stanowiska w wielu kluczowych sprawach są zbyt rozbieżne – że nie możecie znaleźć wspólnego kompromisu – i stwierdzi, że musi zrezygnować z dalszych rozmów.

Korzystaj zatem z rozwagą z ruchu parkowania problemów.

W negocjacjach tak już jest, że nie zawsze uzyskasz to, na czym Ci zależy. Dlatego zmuszony będziesz dokonywać wyboru priorytetów. Będziesz umiał podjąć najlepszą w danej sytuacji decyzję tylko wtedy, gdy:

• starannie przygotowałeś się do rozmów,
• wiesz na czym Ci zależny,
• zidentyfikowałeś wszystkie ryzyka i
• zastanowiłeś się nad ich konsekwencjami.

Wtedy będzie dla Ciebie oczywiste, które opcje są akceptowalne i one wyznaczą Twoje negocjacyjne stanowisko. Wracam tu zatem do tego, o czym mówiłam w poprzednich podcastach. To znaczy, że przygotowywanie się do negocjacji ma ogromny sens.

Nie bądź wszechwiedzący w rozmowach kontraktowych

I na koniec dam Ci radę, abyś nie obawiał się mówić, że nie wiesz, że musisz się zastanowić czy poradzić swojego: prawnika, klienta, szefa lub partnera. Takie zachowanie naprawdę nie świadczy o Twojej niekompetencji. Wręcz przeciwnie, pokazuje, że Twoja decyzja jest przemyślana i zachowujesz profesjonalną ostrożność, a w konsekwencji można Ci zaufać.

Nie powiem nic nowego, odkrywczego – ale naprawdę tak jest, że czasem trzeba mieć dużą wiedzę i duże doświadczenie, aby zauważyć, że pojawił się problem, że czegoś nie wiemy (że coś trzeba sprawdzić).

Ja rozumiem, że może to być dla Ciebie czasem trudne – gdy jesteś pod presją – w szczególności, gdy inni twierdzą, że sprawa jest oczywista i nie warta czasu negocjacyjnego. Niemniej moim zdaniem jest to dużo lepsza strategia, niż podjęcie decyzji, gdy wiesz, że nie masz wystarczających informacji.

Czasem mamy potrzebę bycia wszechwiedzącymi i decyzyjnymi, a to nie zawsze opłaca się w negocjacjach.

Jest wiele sytuacji, w których lepiej jest wstrzymać podjęcie decyzji, zastanowić się, rozważyć wszystkie opcje i poznać swoje alternatywy. Lepiej to zrobić – niż szybko wyrazić zgodę, którą trzeba będzie później wycofać. Nie jest to niemożliwe, ale na pewno nie sprzyja dobrej atmosferze i podważa wiarygodność negocjatora. Niekiedy zmiana stanowiska może okazać się także mocno frustrująca dla kontrahenta i usztywnić jego negocjacyjną pozycję.

Magiczne jest to, że taka otwarta komunikacja – o tym, że czegoś nie wiemy – zdejmuje presję i rozbraja kontrargumenty naszego kontrahenta. Przynajmniej takie jest moje negocjacyjne doświadczenie. Skoro nie wiesz, to przecież nie można Cię przekonać do akceptacji określonego stanowiska, bo nie potrafisz go zweryfikować czy ocenić. Logiczne jest, że druga strona musi zgodzić się na rozwiązanie, które proponujesz lub poczekać, aż pozyskasz informację, która pozwoli Ci podjąć decyzję.

Przykładowo, taki zdawałoby się prosty i standardowy kontraktowo temat jak zadatek i zaliczka.

Jeśli proponujesz zaliczkę, a Twój kontrahent nalega, aby to jednak był zadatek i nie wiesz jaka jest różnica między tymi instrumentami kontraktowymi (co będzie dla Ciebie w danej sytuacji korzystniejsze) – to zapytaj się wprost drugą stronę, dlaczego nalega na tę zmianę i do jakiego efektu dąży. Daj sobie czas, aby zastanowić się i zweryfikować to, co usłyszysz. Przecież wprowadzając zadatek do umowy musisz zadecydować nie tylko o tym, czy zgadzasz się na zadatek jako taki, ale także rozstrzygnąć:

• w jakiej będzie on wysokości,
• kiedy zostanie zapłacony i
• jakie będzie mieć skutki dla obu stron transakcji.

Jak się nad tym tematem pochylisz, to zapewne dowiesz się, że:

• zadatek musi zostać zapłacony w określonym czasie,
• nie może też być zbyt wysoki i sądy dosyć jasno mówią nam jakiej wysokości nie możemy przekroczyć,
• nie ma wśród prawników zgody, czy możesz żądać odszkodowania przewyższającego wartość zadatku, jeśli Twoja szkoda jest wyższa, oraz
• masz wybór – możesz w kontrakcie sam ustalić skutki zadatku i wcale rozwiązanie z art. 394 Kodeksu cywilnego, to nie jest jedyna dostępna dla Ciebie opcja.

Sporo jest zatem elementów, o których warto pomyśleć przed akceptacją zadatku w transakcji. Dlatego jeśli o zadatku zbyt dużo nie wiesz, to warto dać sobie czas na przemyślenie swojej decyzji.

O „problemach zadatkowych” będę z pewnością kiedyś mówić w podcaście, bo zadatek i zaliczka są częstymi oraz ważnymi instrumentami kontraktowymi. Decydując się na nie warto wiedzieć, jak to zrobić, aby uzyskać efekt na którym Ci zależy.

Jak każdy chyba inny instrument kontraktowy – w zależności od sytuacji w jakiej jesteśmy – zadatek może chronić lub ograniczać nasze uprawnienia kontraktowe i dlatego mówię o nim szczegółowo także we Wsporniku Kontraktowym. Pokazuję w nim przykładowe klauzule umowne wprowadzające zadatek i zaliczkę do kontraktu, a we Wspornikowej Checkliście podpowiadam, nad czym warto zastanowić się, ustalając zadatek w postanowieniach umownych.

Jeszcze tak króciutko zanim przejdę dalej, już na sam koniec – zależy mi, abyś z tego odcinka zapamiętał, że z reguły w sytuacji trudnej najlepsze rozwiązania znajdujemy, gdy dobrze przygotujemy się do negocjacji.

A teraz odpowiem na pytanie, którego ludzie biznesu podczas negocjacji nigdy mi nie zadali, a powinni – bo jeśli ustalasz w transakcji kwotę należności w walucie obcej, to musisz wiedzieć, czy strona płacąca ma wybór. To znaczy, czy może sama zadecydować o tym, w jakiej walucie Ci zapłaci.

Nieoczywiste oczywistości – waluta płatności

Nie mam wątpliwości, że wiesz, iż masz wybór i możesz w swoim kontrakcie – realizowanym w Polsce – ustalić kwotę do zapłaty, albo w złotówkach, albo w walucie obcej. Czyli możesz swoją cenę, czynsz lub wynagrodzenie ustalić w euro, dolarach czy funtach – w zależności od Twoich potrzeb.

Jednak to, że na etapie zawierania umowy ustalasz należność pieniężną w określonej walucie wcale nie oznacza, że w tej walucie otrzymasz zapłatę lub – jeśli to Ty płacisz – że w tej walucie sam musisz dokonać płatności. Dlaczego?

Bo płacący (kupujący lub zamawiający) ma wybór, w jaki sposób dokona zapłaty.

Może to zrobić:

• w walucie obcej, w której ustalona jest cena lub
• w złotówkach.

Co to oznacza?

To znaczy, że ustalając należność w dolarach nie masz pewności, że w dolarach otrzymasz zapłatę. Oznacza to też, że wyboru waluty dokonuje wyłącznie płacący (dłużnik). Otrzymujący płatność (wierzyciel) nie ma na ten wybór żadnego wpływu – musi należność przyjąć.

Jeśli sprowadzasz towar z zagranicy i chcesz nim handlować w Polsce bez ryzyka kursowego, to zapewne będzie dla Ciebie ważne – abyś otrzymał zapłatę w walucie, w której sam za produkt zapłaciłeś. Co możesz zatem zrobić? Jak się obronić?

Po prostu pamiętaj o regule wyboru waluty z Kodeksu cywilnego i w swoim kontrakcie ustal, na jaki sposób zapłaty się godzisz. To znaczy zapisz, że należność (cena, czynsz czy wynagrodzenie) może zostać zapłacona wyłącznie w walucie, w jakiej jest ona ustalona i nie dopuszcza się zapłaty w walucie polskiej.

I być może nasuwa Ci się teraz pytanie, czy ta zasada działa także w drugą stronę. To znaczy, czy można zapłacić w dolarach, jeśli cena jest ustalona w złotówkach?

Nie, nie możesz tak zrobić, chyba że dopuścisz taką możliwość w swoim kontrakcie. Jak najbardziej masz prawo tak ustalić.

Możesz też zmienić regułę Kodeksu cywilnego w inny sposób. To znaczy uzgodnić, że to otrzymujący płatność (np. sprzedawca) podejmie decyzję, w jakiej walucie nastąpi zapłata.

Ponieważ mówimy o przeliczaniu walut obcych na złotówki, to pojawia się wątpliwość, po jakim kursie należy to zrobić. Kto ten kurs wybiera?

Kodeks cywilny daje nam tu jasne rozwiązanie. Wskazuje wyraźnie kurs przeliczenia waluty, jaki należy zastosować. Jeśli płatność dokonywana jest terminowo, to jest to średni kurs NBP z dnia wymagalności roszczenia o zapłatę, czyli w praktyce z dnia dokonywania płatności. Ale także to rozwiązanie kodeksowe (zawarte w art. 358 Kodeksu cywilnego) możesz zmienić – bo masz prawo ustalić, że będzie to zupełnie inny kurs.

I tutaj mam dla Ciebie podpowiedź. Jeśli ustalasz kursy wymiany walut w swoim kontrakcie – bez względu na to, w jakim celu to robisz – to bądź w tym ustaleniu precyzyjny. To znaczy:

• wskaż bank, którego kurs wykorzystujesz,
• ustal, jaki to jest kurs (np. czy jest to kurs średni, kurs sprzedaży czy kupna), oraz
• określ jego dzień (np. kurs ogłoszony w dniu wystawienia faktury lub wykonywania przelewu), a także
• wskaż godzinę, z jakiej kurs stosujesz – jeśli bank ogłasza klika kursów dziennie.

Po prostu jeśli umawiasz się na jakiś kurs, to nie rób tego w próżni lub na wyczucie – sprawdź w banku, który wybrałeś, jakie ma kursy i kiedy (oraz w jaki sposób) je ogłasza.

A teraz już czas na „Negocjacyjny Kącik Naukowy”, czyli opowiem jak wyniki eksperymentów naukowych mogą nam pomóc w osiągnięciu sukcesu w naszych negocjacjach.

Negocjacyjny Kącik Naukowy – mocna pozycja negocjacyjna

Zdaniem naukowców sukces przy negocjacyjnym stole zależy od negocjacyjnej przewagi, jaką mamy w trakcie naszych rozmów kontraktowych.

Czym jest i skąd pochodzi mocna pozycja w negocjacjach? W jaki sposób ją zbudować? Jak możemy ją wykorzystać w naszych rozmowach?

Na te wszystkie pytania odpowiedział nam profesor Adam Galinsky z Columbia Business School. Jego zdaniem mocna pozycja (przewaga) negocjacyjna, jest to po prostu prawdopodobieństwo z jakim negocjator uzyska to, na czym mu zależy.

Na przykład pracownik, który negocjuje podwyżkę ze swoim szefem i otrzymał atrakcyjną ofertę pracy w innym miejscu, ma większą szansę na uzyskanie tego o co prosi, niż gdyby:

• innej opcji zatrudnienia nie miał lub
• warunki nowej pracy nie były dla niego atrakcyjne.

Co zatem daje nam przewagę i silną moc negocjacyjną?

Źródła mocnej pozycji w negocjacjach

Naukowcy zidentyfikowali 4 kluczowe źródła negocjacyjnej mocy. Są to:

• alternatywa,
• informacja,
• status i
• społeczne kontakty.

Negocjacyjna alternatywa

Zacznę od alternatywny – czyli od najlepszej opcji jaką mamy w sytuacji, gdy do zawarcia kontraktu nie dojdzie.

Na przykład gdy negocjujemy zakup mieszkania, taką alternatywą może być budowa domu lub kupno innego mieszkania, które też nam się podoba lub jest dużo tańsze.

Badania wykazują, że kiedy mamy silną (tzn. atrakcyjną dla nas) alternatywę – to łatwiej nam wywrzeć presję na drugiej stronie, np. komunikując jej, że jesteśmy gotowi zerwać negocjacje, jeśli nie doprowadzą nas one do rezultatu, na którym nam zależy.

Profesor Galinsky przekonuje, że nawet jeśli alternatywa, którą mamy nie jest wyjątkowo dla nas atrakcyjna – to nasza mocna pozycja w negocjacjach może mieć swoje źródło w tym, że mamy tych alternatyw kilka.

Natomiast problem pojawia się wtedy, gdy mamy tylko jedną alternatywę i jest ona słaba. Dlaczego?

Bo nie jesteśmy zbyt pewni siebie i wystarczająco zmotywowani, aby przedstawiać agresywne propozycje (czyli żądać więcej). W takiej sytuacji mamy wystarczająco dobrą alternatywę, aby nie stresować się, ale nie na tyle atrakcyjną, by być stanowczym w negacjach. W konsekwencji często rezygnujemy z rozmów, gdy nie idą one po naszej myśli i odpuszczamy – zadowalamy się mniej korzystną inną opcją.

Ale alternatywa to nie jest jedyne źródło mocy negocjacyjnej. Drugi kluczowy element to informacja.

Negocjacyjna informacja

O jaką informację chodzi? O taką, które daje nam strategiczną przewagę. Na przykład:

• świadomość tego, co jest dla drugiej strony ważne (na czym jej zależy i co chce osiągnąć w negocjacjach),
• znajomość rynku (czy branży), której dotyczy kontrakt, oraz
• wiedza ogólna – czyli umiejętność prowadzenia negocjacji.

To mnie oczywiście bardzo cieszy, bo jeśli zaufamy naukowcom i wynikom ich badań to znaczy, że słuchając mojego podcastu automatycznie wzmacniasz swoją negocjacyjną moc.

Ale oczywiście nie chodzi tylko o posiadanie informacji, ale także ich odpowiednie wykorzystanie. Przykładowo jeżeli kupujący dowie się, że od zawarcia transakcji zależy roczny bonus sprzedawcy – to w sposób oczywisty daje mu to negocjacyjną przewagę.

Naukowcy poszli jednak dalej. Postawili sobie pytanie: „jak pozyskać informacje, które dadzą nam negocjacyjną moc?”. Podają nam kilka sposobów. Ja powiem Ci o 3 rozwiązaniach.

• Po pierwsze takim sposobem na pozyskanie informacji jest przygotowanie się do rozmów. Poznanie partnera, sposobu prowadzenia przez niego biznesu, zrozumienie jego branży czy rynku. Ja to rozumiem w ten sposób, że warto uzyskać na przykład informacje: na jakich warunkach kontrahent do tej pory podpisywał swoje umowy, czy stosuje swój własny standard kontraktu, na jakie odstępstwa od swoich standardowych czy korporacyjnych rozwiązań godził się w przeszłości lub czy ma jakieś zapisy, których nie akceptuje lub musi wprowadzić do kontraktu, aby go zawrzeć.

• Drugi sposób na pozyskania informacji, to sposób, o którym mówiłam w moim podcaście i cieszę się, że tutaj również mogę wesprzeć się autorytetem naukowców, aby zachęcić Cię do jego stosowania. Naukowcy mówią wprost – jeśli chcesz osiągnąć sukces w negocjacjach musisz słuchać swojego kontrahenta, jego argumentów i wyjaśnień oraz je prowokować (zadawać pytania).

• Natomiast trzecim źródłem informacji jest dedukcja i wnioskowanie. Możemy – na podstawie informacji, które mamy i dotychczasowych zachowań kontrahenta – przypuszczać jakie ma cele i priorytety. Na przykład, jeśli poznasz rynek nieruchomości i wartość mieszkania, które chcesz kupić, jeśli dowiesz się, że sprzedawca musi szybko sprzedać lokal oraz jeżeli wiesz się, że nie otrzymał, w ostatnim okresie żadnych ofert kupna – to możesz zaproponować cenę, która będzie dużo niższa niż żądana przez sprzedawcę, a mimo to prawdopodobieństwo przyjęcia Twojej oferty będzie wysokie.

Negocjacyjny status

Innym źródłem mocy negocjacyjnej – o którym mówią naukowcy – jest status. Status opiera się na szacunku, jakim darzymy naszego kontrahenta. Im kontrahent ma wyższy status, tym jego pozycja negocjacyjna jest lepsza.

Co to oznacza w praktyce? To znaczy, że jeśli z propozycją kontraktową wychodzi osoba o wysokim statusie to prawdopodobieństwo, że jej rozwiązanie zaakceptujemy jest większe, niż w sytuacji, gdyby takiego statusu nie miała.

I na koniec, ostatnie już źródło mocy negocjacyjnej, o którym mówią nam naukowcy – czyli społeczne kontakty, którymi dysponujemy.

Negocjacyjne kontakty

Wiele osób znajduje pracę przez przyjaciół, krewnych czy znajomych. Dzięki nim też pozyskujemy dodatkowe informacje, które nie są dostępne na rynku, np. czy transakcja jest dla naszego kontrahenta ważna lub czy dostał od kogoś innego lepszą ofertę.

Te społeczne kontakty, aby zadziałały korzystnie dla naszych negocjacji, nie muszą być bardzo bliskie – mogą to być luźne znajomości, po które możemy sięgnąć w sytuacji, gdy tego potrzebujemy.

A zatem podsumowując, eksperymenty naukowe pokazują, że źródła naszej mocy negocjacyjnej to: alternatywa, informacja, status oraz społeczne kontakty. Ale jak to działa? Dlaczego te czynniki zwiększają naszą moc negocjacyjną?

Wytłumaczenie jest dosyć proste. Mocna pozycja wpływa na naszą psychikę. Stajemy się bardziej ambitni – jesteśmy pewniejsi siebie i żądamy więcej.

Mocna pozycja chroni nas też przed presją i taktykami negocjacyjnymi drugiej strony. Na przykład nie ma na nas wpływu (lub ma mniejszy wpływ) fakt, że nasz kontrahent jest agresywny czy grozi zerwaniem negocjacji.

Ale uwaga! Musimy mieć świadomość, że naukowcy jasno mówią, iż moc negocjacyjna jest koncepcją relatywną. To znaczy, na naszą pozycję ma wpływ nie tylko to jakie my mamy atuty, ale także to, w jakiej sytuacji jest druga strona. Na przykład, czy ma inne alternatywy i czy są one silne, czy słabe.

Wracając do pracownika negocjującego podwyżkę, jego przewaga negocjacyjna będzie zależała nie tylko od tego, czy ma inną ofertę pracy, ale także od tego, czy pracodawca ma dobrego kandydata na jego miejsce.

Prawdopodobieństwo uzyskania tego, do czego dążymy w negocjacjach nie zależy tylko od nas, ale także od tego, jaką moc negocjacyjną ma nasz kontrahent.

Warto też zastanowić się, jak istotne są: alternatywa, informacja, status i społeczne kontakty dla wyniku negocjacji. Co lepiej mieć? W co lepiej zainwestować?

Naukowcy stawiają dosyć jasną tezę, że mocna alternatywa i posiadanie ważnych informacji odgrywają większą rolę, niż wysoki status czy bogata siatka kontaktów społecznych.

Dlaczego?

Bo alternatywa i informacje mogą być w sposób dużo bardziej bezpośredni wykorzystane w negocjacjach niż pozycja i kontakty, które ze swojej istoty mają tylko pośrednie przełożenie na rezultat rozmów.

I ja się z tym zgadzam, bo z doświadczenia wiem, że bardzo trudno negocjuje się bez alternatyw i informacji. To jest bardzo duże obciążenie, gdy mamy presję biznesową, aby umowę podpisać. Presja jest duża, bo nie chodzi przecież tylko o to, aby podpisać umowę, ale aby zawrzeć kontrakt na określonych warunkach (bez których nie możemy odpowiedzialnie przystąpić do transakcji). I nie chodzi tylko o warunki handlowe, ale także prawne, np. zasady odpowiedzialności na jakich zrealizujemy projekt. Czasem będzie to ograniczenie odpowiedzialności lub nawet jej wyłączenie – bo prawo daje nam w tym zakresie całkiem sporo swobody.

W trudnych negocjacjach (np. gdy nie mamy alternatyw i informacji) pojawia się nierzadko negocjacyjny stres i emocje. Trzeba nad nimi nie tylko zapanować – ale trzeba to zrobić w taki sposób, aby druga strona nie zauważyła tego, jak bardzo nam zależy (żeby nie wykorzystała naszej podbramkowej sytuacji). Dlatego szczególnie w takich sytuacjach pojawia się pytanie, czy jesteśmy w stanie skutecznie ukryć nasze emocje i kontrolować pozawerbalne sygnały, które wysyłamy. Może: drżący głos, może rumieniec, może uśmiech zadowolenia czy nerwowo pocierane dłonie.

I o tym właśnie, czy łatwo jest nas rozszyfrować, o tym jak bardzo zdradzamy nasze myśli i emocje w trakcie negocjacji – opowiem w następnym „Negocjacyjnym Kąciku Naukowym” i już teraz Cię na niego gorąco zapraszam.

W następnym podcaście mówić będę o tym, jak zachować kontrolę nad wszystkimi elementami transakcji i sprawić, abyś miał wpływ nie tylko na każdą zmianę umowy, ale też na sposób jej realizacji. Czyli powiem, jak w praktyce zadbać o to, aby nikt poza Tobą nie decydował, jakie będą Twoje prawa i obowiązki kontraktowe.

Trzymam mocno kciuki za Twoje negocjacje i mam nadzieję, że usłyszymy się w następnym odcinku.

Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral

Data publikacji podcastu: 30 październik 2021