- Dlaczego w umowie ramowej liczy się to, co w niej usuniemy?
- Co uwzględnić, gdy tworzymy lub negocjujemy umowę ramową?
- Dlaczego ograniczenie odpowiedzialności w umowie ramowej to nie jest decyzja oczywista?
Dlaczego w umowie ramowej liczy się to, co w niej usuniemy?
Gdy negocjujemy umowę ramową na dostawę towaru lub wykonywanie usług, to analizujemy cały proces współpracy kontrahentów i to co chcą biznesowo uzyskać. Warto podczas tej analizy też uwzględnić, który z mechanizmów kodeksowych należy z kontraktu usunąć, aby uzyskać pewność, że nie zadziała w sposób, którego nie akceptujemy – bo całkiem często bywa, że praktyka wykonywania umów ramowych jest sprzeczna z tym, co strony sobie założyły.
O czym warto pomyśleć?
Na przykład możemy uchylić w umowie stosowanie mechanizmów:
- Modyfikującego przyjęcia oferty, który pozwala przedsiębiorcy przyjąć ofertę z zastrzeżeniem zmian lub uzupełnień, o ile nie zmieniają istotnie jej treści.
Gdy klient składa zamówienie, to z reguły nie akceptuje jego zmiany i nie bardzo ma ochotę rozstrzygać spór o istotność modyfikacji wprowadzonych przez wykonawcę czy dostawcę.
- Milczącego przyjęcia oferty, który wymusza czujność, by nieakceptowalne zamówienie nie pozostało bez szybkiej odpowiedzi.
- Konkludentnego przyjęcia oferty, który może rozstrzygnąć o zawarciu umowy, w sytuacji gdy wykonawca (dostawca) nadgorliwie podejmie jakieś działa w kierunku realizacji zamówienia, którego warunki planuje jeszcze przenegocjować.
- Rozstrzygającego o chwili i miejscu zawarcia umowy-zamówienia przez wprowadzenie wyraźnych uzgodnień w tym zakresie.
A jeśli przedsiębiorcy działają w oparciu o oferty składane w postaci elektronicznej na stronie internetowej, można też rozważyć rezygnację z formalizmu procedury zawierania takiej umowy, który przewidują regulacje kodeksowe.
Powyższe kwestie nie są ani kontrowersyjne, ani nie wymagają specjalnych negocjacji – mogę to napisać, bo w praktyce nigdy nie spotkałam się z sytuacją, by prawnik drugiej strony zakwestionował moją propozycję uchylenia powyższych mechanizmów.
Co uwzględnić, gdy tworzymy lub negocjujemy umowę ramową?
Gdy negocjujemy umowę ramową na dostawę towaru czy usługi, to dla przedsiębiorcy jest to strategiczny kontrakt, bo planuje na nim oprzeć swój biznes. Z reguły klient ma ogólną wizję współpracy z kontrahentem, ale zazwyczaj nie ma refleksji, jak w szczegółach powinna ona wyglądać. I naszym zadaniem jako prawników jest przygotować się do takiej rozmowy tworząc kontraktową checklistę, która poprowadzi nas przez rozmowę z klientem a jednocześnie pomoże uchwycić oczekiwania Biznesu i ustalić, na jakich zasadach chce budować relacje ze swoim partnerem.
O czym warto pomyśleć?
- Czy dostawca/wykonawca może samodzielnie zmienić listę towarów/usług objętych umową ramową – ewentualnie kiedy i w jakiej procedurze?
- Czy jedna ze stron obiecuje współpracę na wyłączność?
- Czy wykonawca/dostawca musi przyjąć zamówienie; kiedy i w jakiej procedurze zawierana jest umowa-zamówienie? Jak szybko wykonawca/dostawca powinien zareagować?
- Jakie elementy powinno zawierać zamówienie? – dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy dostawca/wykonawca musi je zaakceptować lub jest to automatyczny mechanizm.
- Co wydarzy się, gdy zamówienie będzie niezgodne z umową?
- Jeśli załącznikiem do umowy są listy cenowe – czy dostawca/wykonawca może je samodzielnie zmienić i kiedy (oraz jak) może tego dokonać? Warto też potwierdzić, czy cennik stanowi informację poufną, w szczególności jeśli uwzględnia indywidualne rabaty lub marże.
- Na czyją korzyść zostały zastrzeżone terminy realizacji dostaw/usług?
- Czy można zamówienie realizować w częściach? Kodeksowe regulacje są mało praktyczne więc warto o tym pomyśleć.
- Czy zamówienie można wykonać przy użyciu podwykonawcy – i czy są tu jakieś ograniczenia?
- Kiedy następuje transfer własności towaru? Może chcemy zastrzec własność do chwili zapłaty ceny, procedurę odbioru, gwarancję lub uchylić czy zmodyfikować rękojmię.
- Jakie kanały komunikacji i współpracy strony ustalają? W jakiej formie mogą zmienić lub rozwiązać zamówienie i umowę ramową?
- Czy strony z góry ustalają terminy zapłaty i procedurę płatności? Czy jest zgoda na kredyt kupiecki lub oczekiwanie zabezpieczenia płatności?
- Kiedy następuje transfer kosztów, obowiązków i ryzyk? – można wybrać formułę Incoterms.
- Czy opóźnienie w zapłacie faktury wstrzymuje realizację pozostałych zamówień, wywołuje zakaz składania nowych zamówień lub inne konsekwencje z tym związane?
- Jak rozwiązanie umowy ramowej wpłynie na złożone zamówienia – w zależności od etapu ich zaawansowania?
- Czy kontrahenci stosują jakieś ogólne wzorce umowne?
Dlaczego ograniczenie odpowiedzialności w umowie ramowej to nie jest decyzja oczywista?
Jeśli Biznes planuje w umowie ramowej ograniczyć swoje ryzyko – to trzeba z nim porozmawiać o 3 problemach, aby mógł podjąć optymalną decyzję:
- Po pierwsze warto zastanowić się, czy ograniczenie, odpowiedzialności ma odnosić się do wartości całej umowy czy tylko wartości nienależycie realizowanego zamówienia. Jest to ważne bo bywa, że umowa ramowa obowiązuje 10 lat – wartość zamówionych towarów w tym okresie to dziesiątki milionów – a zamówienie, z którym jest problem, dotyczy produktu za tysiąc złotych.
Jeśli ustalimy ograniczenie odpowiedzialności sprzedawcy do 100% wartości umowy (wszystkich zamówionych towarów/usług) – to na pewno mamy problem. Biznes będzie myślał, że może spać spokojnie, a w praktyce jego odpowiedzialność będzie nieograniczona. Oczywiście wszystko jest jasne, jeśli ograniczenie odpowiedzialności to ustalona stała kwota np. milion złotych, bo wtedy jest to świadoma decyzja biznesowa.
- Drugi problem nad którym warto pochylić się dotyczy tego, jakie ryzyko chcemy ograniczyć – czy chodzi o ryzko związane z samym zamówieniem (np. z nieterminową realizacją lub wadami towaru) czy chcemy w ograniczeniu ująć także ryzyko zawarte w samej umowie ramowej. Na przykład z reguły umieszczamy w niej postanowienia o poufności czy obowiązek współpracy na wyłączność.
Nie musimy wcale dokonywać wyboru, bo można zbudować więcej niż jeden front zabezpieczenia. Na przykład jeśli roszczenie dotyczy zamówienia, to odpowiedzialność może być limitowana jego wartością. Natomiast gdy szkoda oparta jest na naruszeniu umowy ramowej, to ograniczenie może odnosić się do jej wartości lub konkretnej kwoty.
- Trzecia kwestia odnosi się do tego jaki limit ustalamy. Gdy ograniczamy odpowiedzialność do określonej kwoty lub procentu wartości zamówienia to nieporozumienia nie ma. Jednak gdy opieramy limit odpowiedzialności na wartości umowy ramowej, to mamy kilka opcji. Warto pomyśleć czy odnosimy się do wynagrodzenia szacowanego za cały lub pewien okres umowy, realnie zafakturowanego czy już zapłaconego. A może jest to wynagrodzenie za rok, w którym powstała szkoda lub za okres 12 miesięcy przed jej zgłoszeniem. Opcje i rozwiązania mogą być tu bardzo różne – dlatego warto o tym z Biznesem porozmawiać. Pokazać mu problem i pomóc podjąć optymalną decyzję.
Data publikacji: 24 listopad 2023 rok
Autor: Małgorzata Fitrzyk-Barral
