Oznaczenie kontrahentów

Skoro informacja o kontrahencie (tzw. komparycja umowy) pojawia się standardowo na samym początku kontraktu, to można by zakładać, że także rozmowy o tym: kto i w jaki sposób reprezentuje strony – powinny otwierać negocjacje. Tak jednak nie jest. W praktyce takie dane wpisuje się dopiero wtedy, gdy umowa jest zamknięta. Nierzadko robi się to bez głębszej refleksji, traktując jako czynność czysto techniczną i banalną – dlatego czasem okazuje się, że kontrakt podpisała osoba, która nie jest do tego uprawniona lub w ogóle nie wiadomo, kto go zawarł.

O ile u notariusza, w urzędzie czy w sądzie legitymowanie się dowodem osobistym, pełnomocnictwem czy dokumentami korporacyjnymi jest powszechnie akceptowane, o tyle gdy podpisuje się umowę w warunkach biznesowych, niekiedy prośba o te same dane wydaje się kontrahentom niestosowna lub krępująca: „no bo przecież się znamy”, „mamy do siebie zaufanie” lub „nie wypada”. W żadnym wypadku nie ulegaj tej presji. Dbaj nie tylko o to, co podpisujesz, ale także dołóż starań, aby zyskać pewność, że ten, kto zawiera z Tobą umowę, może to skutecznie zrobić. Jednocześnie wykaż zrozumienie dla próśb kontrahenta o dostarczenie informacji, pozwalających zweryfikować Twoje uprawnienie do zawarcia transakcji. Świadczy to o jego profesjonalizmie, a nie o braku zaufania do Ciebie.